Dùng công thức trong bảng Word hoặc Outlook

Bạn có thể thực hiện các phép tính và so sánh lô-gic trong một bảng bằng cách sử dụng các công thức. Lệnh Công thức được bố trí ở tab Công cụ Bảng, Bố trí trong nhóm Dữ liệu.

Nhóm Dữ liệu của tab Bố trí Công cụ Bảng trong ribbon Word 2010

Công thức trong Word sẽ tự động cập nhật khi bạn mở tài liệu có chứa công thức. Bạn cũng có thể cập nhật kết quả công thức theo cách thủ công. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Cập nhật kết quả công thức.

Ghi chú:  Công thức trong bảng của Word hoặc Outlook là một loại mã trường. Để biết thêm thông tin về mã trường, hãy xem mục Xem Thêm.

Trong bài viết này

Chèn công thức vào một ô trong bảng

Cập nhật kết quả công thức

Cập nhật kết quả của công thức cụ thể

Cập nhật tất cả các kết quả công thức trong một bảng

Cập nhật tất cả các công thức trong một tài liệu

Ví dụ: Tính tổng các số trong một bảng bằng cách sử dụng các tham đối vị trí

Hàm sẵn dùng

Sử dụng tên thẻ đánh dấu hoặc tham chiếu ô trong một công thức

Tham chiếu RnCn

Tham chiếu A1

Chèn công thức vào một ô trong bảng

  1. Chọn ô trong bảng mà bạn muốn có kết quả. Nếu ô không trống, hãy xóa nội dung của ô.

  2. Công cụ Bảng, tab Bố trí, trong nhóm Dữ liệu, bấm Công thức.

  3. Sử dụng hộp thoại Công thức để tạo công thức của bạn. Bạn có thể nhập vào hộp Công thức, chọn định dạng số từ danh sách Định dạng Số, rồi dán vào hàm và thẻ đánh dấu bằng danh sách Dán HàmDán Thẻ đánh dấu.

Cập nhật kết quả công thức

Trong Word, kết quả của công thức được tính toán khi công thức được chèn và khi tài liệu có chứa công thức mở. Trong Outlook, kết quả của công thức chỉ được tính toán khi công thức được chèn và sẽ không có hiệu lực để người nhận email chỉnh sửa.

Bạn cũng có thể cập nhật theo cách thủ công:

  • Kết quả của một hoặc nhiều công thức cụ thể

  • Kết quả của tất cả công thức trong một bảng cụ thể

  • Tất cả các mã trường trong một tài liệu, bao gồm các công thức

Cập nhật kết quả của các công thức cụ thể

  1. Chọn những công thức bạn muốn cập nhật. Bạn có thể chọn nhiều công thức bằng cách nhấn giữ phím CTRL trong khi thực hiện lựa chọn.

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Bấm chuột phải vào công thức, rồi bấm Cập nhật trường.

    • Nhấn F9.

Cập nhật tất cả các kết quả công thức trong một bảng

  • Chọn bảng có chứa kết quả công thức mà bạn muốn cập nhật, rồi nhấn F9.

Cập nhật tất cả các công thức trong một tài liệu

Quan trọng:  Quy trình này sẽ cập nhật tất cả các mã trường trong một tài liệu, chứ không chỉ các công thức.

  1. Nhấn CTRL+A.

  2. Nhấn F9.

Ví dụ: Tính tổng các số trong một bảng bằng cách sử dụng các tham đối vị trí

Bạn có thể sử dụng các tham đối vị trí (LEFT, RIGHT, ABOVE, BELOW) cùng với các hàm này:

  • AVERAGE

  • COUNT

  • MAX

  • MIN

  • PRODUCT

  • SUM

Ví dụ: hãy cân nhắc quy trình sau đây để thêm các số bằng cách dùng hàm SUM và các tham đối vị trí.

Quan trọng:  Để tránh lỗi khi tính tổng một bảng bằng cách sử dụng các tham đối vị trí, hãy nhập số không (0) vào mọi ô trống sẽ nằm trong vùng tính toán.

  1. Chọn ô trong bảng mà bạn muốn có kết quả. Nếu ô không trống, hãy xóa nội dung của ô.

  2. Công cụ Bảng, tab Bố trí, trong nhóm Dữ liệu, bấm Công thức.

  3. Trong hộp thoại Công thức, thực hiện một trong các thao tác sau:

Để thêm các số...

Nhập hàm này vào hộp Công thức

Ở trên ô

=SUM(ABOVE)

Ở dưới ô

=SUM(BELOW)

Ở trên và dưới ô

=SUM(ABOVE,BELOW)

Bên trái ô

=SUM(LEFT)

Bên phải ô

=SUM(RIGHT)

Bên trái và bên phải ô

=SUM(LEFT,RIGHT)

Bên trái và bên trên ô

=SUM(LEFT,ABOVE)

Bên phải và bên trên ô

=SUM(RIGHT,ABOVE)

Bên trái và bên dưới ô

=SUM(LEFT,BELOW)

Bên phải và bên dưới ô

=SUM(RIGHT,BELOW)

  1. Bấm OK.

Hàm sẵn dùng

Ghi chú:  Công thức sử dụng các tham đối vị trí (ví dụ: LEFT) không chứa các giá trị ở hàng tiêu đề.

Các hàm sau đây khả dụng để sử dụng trong công thức bảng của Word và Outlook:

Hàm

Hành động diễn ra

Ví dụ

Trả về

ABS()

Tính toán giá trị tuyệt đối của giá trị bên trong dấu ngoặc đơn

=ABS(-22)

22

AND()

Đánh giá xem tất cả các tham đối bên trong dấu ngoặc đơn đều là TRUE hay không.

=AND(SUM(LEFT)<10,SUM(ABOVE)>=5)

Bằng 1 nếu tổng các giá trị ở bên trái của công thức (trong cùng hàng) nhỏ hơn 10 tổng các giá trị ở bên trên công thức (trong cùng cột, ngoại trừ mọi ô tiêu đề) lớn hơn hoặc bằng 5; nếu không thì bằng 0.

AVERAGE()

Tính trung bình các mục được xác định bên trong dấu ngoặc đơn.

=AVERAGE(RIGHT)

Trung bình của tất cả các giá trị ở bên phải ô công thức, trong cùng hàng.

COUNT()

Tính toán số lượng các mục được xác định bên trong dấu ngoặc đơn.

=COUNT(LEFT)

Số lượng các giá trị ở bên trái của ô công thức, trong cùng hàng.

DEFINED()

Đánh giá các tham đối bên trong dấu ngoặc đơn là xác định hay không. Trả về 1 nếu tham đối đã được xác định và đánh giá không có lỗi, 0 nếu tham đối chưa được xác định hoặc trả về lỗi.

=DEFINED(gross_income)

Bằng 1 nếu gross_income đã được xác định và đánh giá không có lỗi; nếu không thì bằng 0.

FALSE

Không có tham đối. Luôn luôn trả về 0.

=FALSE

0

IF()

Đánh giá tham đối đầu tiên. Trả về tham đối thứ hai nếu tham đối thứ nhất là true; trả về tham đối thứ ba nếu tham đối thứ nhất là false.

Ghi chú:  Cần đầy đủ ba tham đối.

=IF(SUM(LEFT)>=10,10,0)

Bằng 10 nếu tổng các giá trị ở bên trái của công thức tối thiểu là 10; nếu không thì bằng 0.

INT()

Làm tròn xuống giá trị bên trong dấu ngoặc đơn đến số nguyên gần nhất.

=INT(5.67)

5

MAX()

Trả về giá trị tối đa của các mục được xác định bên trong dấu ngoặc đơn.

=MAX(ABOVE)

Giá trị tối đa tìm được trong các ô ở bên trên công thức (ngoại trừ mọi hàng tiêu đề).

MIN()

Trả về giá trị tối thiểu của các mục được xác định bên trong dấu ngoặc đơn.

=MIN(ABOVE)

Giá trị tối thiểu tìm được trong các ô ở bên trên công thức (ngoại trừ mọi hàng tiêu đề).

MOD()

Có hai tham đối (phải là số hoặc trả về thành số). Trả về số dư sau khi chia tham đối thứ nhất cho tham đối thứ hai. Nếu số dư là 0 (không) thì trả về 0,0.

=MOD(4,2)

0,0

NOT()

Có một tham đối. Đánh giá tham đối là true hay không. Trả về 0 nếu tham đối là true, 1 nếu tham đối là false. Chủ yếu được sử dụng bên trong công thức IF.

=NOT(1=1)

0

OR()

Có hai tham đối. Nếu một trong hai là true, trả về 1. Nếu cả hai đều false, trả về 0. Chủ yếu được sử dụng bên trong công thức IF.

=OR(1=1,1=5)

1

PRODUCT()

Tính toán tích số các mục được xác định bên trong dấu ngoặc đơn.

=PRODUCT(LEFT)

Tích số nhân tất cả các giá trị tìm được trong các ô ở bên trái công thức.

ROUND()

Có hai tham đối (tham đối thứ nhất phải là số hoặc trả về thành số; tham đối thứ hai phải là số nguyên hoặc trả về thành số nguyên). Làm tròn tham đối thứ nhất đến số chữ số do tham đối thứ hai quy định. Nếu tham đối thứ hai lớn hơn không (0), tham đối thứ nhất được làm tròn xuống đến số chữ số đã quy định. Nếu tham đối thứ hai bằng không (0), tham đối thứ nhất được làm tròn xuống đến số nguyên gần nhất. Nếu tham đối thứ hai là số âm, tham đối thứ nhất được làm tròn xuống đến bên trái thập phân.

=ROUND(123.456, 2)

=ROUND(123.456, 0)

=ROUND(123.456, -2)

123,46

123

100

SIGN()

Có một tham đối phải là số hoặc trả về thành số. Đánh giá mục đã xác định trong dấu ngoặc đơn lớn hơn, bằng hoặc nhỏ hơn không (0). Trả về 1 nếu lớn hơn không, 0 nếu bằng không, -1 nếu nhỏ hơn không.

=SIGN(-11)

-1

SUM()

Tính tổng các mục được xác định bên trong dấu ngoặc đơn.

=SUM(RIGHT)

Tổng giá trị của các ô ở bên phải công thức.

TRUE()

Có một tham đối. Đánh giá tham đối là true hay không. Trả về 1 nếu tham đối là true, 0 nếu tham đối là false. Chủ yếu được sử dụng bên trong công thức IF.

=TRUE(1=0)

0

Sử dụng tên thẻ đánh dấu hoặc tham chiếu ô trong công thức

Bạn có thể tham chiếu tới một ô đã đánh dấu bằng cách sử dụng tên thẻ đánh dấu của ô trong công thức. Ví dụ: nếu bạn đã đánh dấu một ô chứa hoặc trả về số có tên thẻ đánh dấu là gross_income, công thức =ROUND(gross_income,0) sẽ làm tròn xuống giá trị của ô đó đến số nguyên gần nhất.

Bạn cũng có thể sử dụng tham chiếu cột và hàng trong công thức. Có hai loại tham chiếu: RnCn và A1.

Ghi chú:  Ô chứa công thức không được nằm trong vùng tính toán sử dụng tham chiếu. Nếu ô không phải là một phần của tham chiếu, ô đó sẽ được bỏ qua.

Tham chiếu RnCn

Bạn có thể tham chiếu đến hàng, cột hoặc ô của bảng trong công thức bằng cách sử dụng quy ước tham chiếu RnCn. Trong quy ước này, Rn tham chiếu đến hàng thứ n, Cn tham chiếu đến cột thứ n. Ví dụ: R1C2 tham chiếu đến ô ở hàng thứ nhất và cột thứ hai. Bảng sau đây có chứa các ví dụ về kiểu tham chiếu này.

Để tham chiếu đến...

...sử dụng kiểu tham chiếu này

Toàn bộ cột

Cn

Toàn bộ hàng

Rn

Một ô cụ thể

RnCn

Hàng chứa công thức

R

Cột chứa công thức

C

Tất cả các ô giữa hai ô đã xác định

RnCn:RnCn

Một ô trong bảng đã đánh dấu

Tên thẻ đánh dấu RnCn

Một dải ô trong bảng đã đánh dấu

Tên thẻ đánh dấu RnCn:RnCn

Tham chiếu A1

Bạn có thể tham chiếu đến một ô, một tập hợp nhiều ô hoặc một dải ô bằng cách sử dụng quy ước tham chiếu A1. Trong quy ước này, chữ cái tham chiếu đến ô của cột và số tham chiếu đến ô của hàng. Cột đầu tiên trong một bảng là cột A; hàng đầu tiên là hàng 1. Bảng sau đây có chứa các ví dụ về kiểu tham chiếu này.

Để tham chiếu đến...

...sử dụng tham chiếu này

Ô ở cột đầu tiên và hàng thứ hai

A2

Hai ô đầu tiên ở hàng thứ nhất

A1,B1

Tất cả các ô ở cột đầu tiên, hai ô đầu tiên ở cột thứ hai

A1:B2

Cập nhật gần nhất 29/08/2015

Xem Thêm

Mã trường trong Word và Outlook

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×