Chuyển báo giá thành hóa đơn đã thanh toán bằng mẫu Cơ sở dữ liệu Web Dịch vụ

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Mẫu cơ sở dữ liệu web Dịch vụ Access 2010 sẽ tạo ra một cơ sở dữ liệu sẵn dùng vốn sẽ cho phép bạn theo dõi báo giá, hóa đơn, khách hàng và các dữ liệu khác liên kết với việc điều hành nghiệp vụ dịch vụ.

Video sau đây Hiển thị một kịch bản ngắn gọn về cách có thể dùng mẫu này.

Trình duyệt của bạn không hỗ trợ video. Hãy cài đặt Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player hoặc Internet Explorer 9.

Nếu bạn vẫn chưa, hãy tải xuống mẫu dịch vụ.

Đọc tiếp để tìm hiểu cách dùng mẫu để tự tạo cơ sở dữ liệu riêng cho bạn và bắt đầu dùng nó để giúp điều hành công việc của bạn.

Ghi chú: Bài viết này không áp dụng cho ứng dụng web Access – dạng mới hơn của cơ sở dữ liệu bạn thiết kế với Access 2013 (hoặc cao hơn) và phát hành trực tuyến. Hãy xem tạo ứng dụng web Access để biết thêm thông tin.

Trong bài viết này

Lần đầu tiên khởi động cơ sở dữ liệu

Bước đầu làm quen: Thêm dữ liệu hiện có vào cơ sở dữ liệu dịch vụ của bạn

Chào mừng: trợ giúp và các nguồn tài nguyên

Tab thông tin công ty: nhập thông tin công ty của bạn

Tab nhân viên: nhập thông tin nhân viên

Tab Dịch vụ: nhập thông tin dịch vụ

Thêm dữ liệu dịch vụ mà bạn đã lưu trong Excel

Hoán đổi dữ liệu Excel từ hàng thành cột

Sắp xếp lại các cột dữ liệu Excel có trật tự khác với dữ liệu dịch vụ

Dán dữ liệu từ cột có cùng trật tự như trên biểu dữ liệu dịch vụ

Thêm từng dịch vụ mỗi lần

Tab sản phẩm: nhập thông tin sản phẩm

Thêm dữ liệu sản phẩm mà bạn đã lưu trong Excel

Hoán đổi dữ liệu Excel từ hàng thành cột

Sắp xếp lại các cột Excel có trật tự khác với biểu dữ liệu sản phẩm

Dán dữ liệu từ cột có cùng trật tự như trên biểu dữ liệu sản phẩm

Thêm từng sản phẩm mỗi lần

Tab báo giá & hóa đơn: nhập báo giá và hóa đơn

Bảng điều khiển: Theo dõi các hoạt động báo giá và hóa đơn

Xem chi tiết về một báo giá hay hóa đơn

Tạo một báo giá hay hóa đơn

Báo giá: Quản lý tất cả các báo giá của bạn

Xem chi tiết về một báo giá

Biểu mẫu chi tiết báo giá

Tạo một báo giá mới

Gửi báo giá để phê duyệt

Phê duyệt hoặc từ chối một báo giá đã gửi

Chuyển một báo giá đã phê duyệt thành một hóa đơn

In hoặc gửi email một báo giá

Hóa đơn: Quản lý tất cả các hóa đơn của bạn

Xem chi tiết về một hóa đơn

Biểu mẫu chi tiết hóa đơn

Tạo một hóa đơn mới

Gửi hóa đơn để thanh toán

In hoặc gửi email một hóa đơn

Đánh dấu một hóa đơn đã thanh toán

Trung tâm báo cáo: Xem và in báo cáo

Nâng cao: Quản lý Dịch vụ, sản phẩm, nhân viên và khách hàng

Bước tiếp theo

Lần đầu tiên khởi động cơ sở dữ liệu

Một hộp thoại sẽ xuất hiện và sẽ cho phép bạn chọn liệu có nên giữ dữ liệu mẫu không hay xóa bỏ nó để bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu riêng của bạn:

Biểu mẫu khởi động trong mẫu cơ sở dữ liệu Dịch vụ

Bấm nút ở bên trái để mở cơ sở dữ liệu và làm việc với dữ liệu mẫu. Access sẽ nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Dịch vụ từ công ty ảo Northwind Traders.

Bấm nút ở bên phải để xóa bỏ dữ liệu mẫu để bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu của bạn.

Ghi chú:  Việc xóa bỏ dữ liệu mẫu cũng sẽ ngăn cản việc xuất hiện trở lại của hộp thoại sau đó.

Xóa hộp kiểm để ngăn sự xuất hiện trở lại của hộp thoại lần sau.

Ghi chú: Tất cả các trường và điều khiển trong mẫu Dịch vụ hiển thị dữ liệu tiền tệ dùng dấu hiệu đô-la ($) làm biểu tượng tiền tệ. Nếu vùng của bạn dùng một biểu tượng tiền tệ khác, bạn cần xét đến việc điều chỉnh các trường bị ảnh hưởng trước khi loại bỏ dữ liệu mẫu. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Xem thêm.

Bước đầu làm quen: Thêm dữ liệu hiện có vào cơ sở dữ liệu dịch vụ của bạn

Tab Bước đầu Làm quen bao gồm các tab khác sau đây sẽ giúp bạn sắp xếp dữ liệu kinh doanh của mình vào đúng vị trí và sẵn sàng để bắt đầu:

Các tab Bước đầu Làm quen

Các tính năng

Chào mừng

Các nối kết tới các nguồn hữu ích

Thông tin công ty

Các trường để lưu thông tin về công ty của bạn để dùng trên hóa đơn và các báo cáo khác

Nhân viên

Dạng xem biểu dữ liệu về nhân viên. Nhân viên đã đăng nhập được ghi lại trên báo giá và hóa đơn mới

Dịch vụ

Dạng xem biểu dữ liệu về các dịch vụ bạn có thể thêm vào báo giá và hóa đơn

Sản phẩm

Dạng xem biểu dữ liệu về nguyên vật liệu bạn bán lại hoặc dùng. Bạn có thể thêm nhãn các sản phẩm vào báo giá và hóa đơn

Báo giá & hóa đơn

Hai dạng xem biểu dữ liệu: báo giá và hóa đơn của bạn

Khi bạn bấm Bắt đầu nhập dữ liệu của tôi trên hộp thoại khởi động, Access sẽ chuyển bạn tới tab Chào mừng tới Bước đầu làm quen, nơi bạn có thể bắt đầu tiến trình nhập dữ liệu của mình vào một cơ sở dữ liệu Dịch vụ mới.

Tab Bước đầu Làm quen trong mẫu Cơ sở dữ liệu Web Dịch vụ

Bạn không phải dùng tab Bước đầu Làm quen để nhập tất cả các dữ liệu của bạn. Tab có ở đó để thuận tiện cho bạn nhanh chóng làm quen. Hầu hết các thông tin bạn có thể nhập trên các tab Bước đầu Làm quen cũng có thể được nhập trên các tab chính, chẳng hạn như tab Báo giá hoặc tab Hóa đơn. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể nhập thông tin công ty của bạn (thông tin này sẽ xuất hiện trên báo giá và hóa đơn) bằng cách dùng tab Thông tin Công ty.

Chào mừng: trợ giúp và các nguồn tài nguyên

Các nối kết trên tab Chào mừng sẽ trỏ tới hầu hết các tài nguyên hiện tại nhằm giúp bạn tận dụng triệt để cơ sở dữ liệu Dịch vụ của bạn. Mặc dù các nối kết không thay đổi, nhưng các đích của nối kết được cập nhật ở dạng tài nguyên mới sẽ trở nên sẵn dùng.

  • Khi bạn kết thúc việc xem thông tin trên tab Chào mừng, bấm Tiếp để tiếp tục với tab Thông tin Công ty.

Tab thông tin công ty: nhập thông tin công ty của bạn

Trên tab Thông tin Công ty, bạn có thể nhập thông tin về công ty, chẳng hạn như tên, địa điểm, điện thoại và địa chỉ email. Thông tin này sẽ được hiển thị trên hóa đơn và các báo cáo khác do cơ sở dữ liệu tạo ra.

Tab Thông tin Công ty trong mẫu cơ sở dữ liệu Dịch vụ

  • Nhập thông tin công ty vào các hộp, rồi bấm Tiếp.

Tab nhân viên: nhập thông tin nhân viên

Trên tab Nhân viên, bạn có thể bắt đầu thêm các nhân viên vào cơ sở dữ liệu. Điều này sẽ giúp bạn theo dõi được nhânn viên nào đã làm những gì. Ví dụ: khi một báo giá mới được tạo ra, nhân viên đã đăng nhập sẽ được ghi lại như là một phần của báo giá mới.

  • Nhập từng thông tin của nhân viên vào biểu dữ liệu, rồi bấm Tiếp.

    Bạn còn có thể xem, sửa và thêm nhân viên trên tab chính Nhân viên.

Tab Dịch vụ: nhập thông tin dịch vụ

Trên tab Dịch vụ, hãy thêm thông tin về các dịch vụ bạn cung cấp, chẳng hạn như giá theo giờ cho từng dịch vụ. Bạn còn có thể loại bỏ các dịch vụ bằng cách xóa bỏ chúng hay đánh dấu là ngừng chúng. Bạn chỉ có thể xóa bỏ một dịch vụ nếu nó không xuất hiện trong bất kỳ báo giá hay hóa đơn nào.

Ghi chú:  Khi bạn thêm một dịch vụ vào một báo giá hay hóa đơn, đơn giá theo giờ mặc định cho dịch vụ đó sẽ được thêm vào báo giá hoặc hóa đơn. Tuy nhiên, bạn có thể điều chỉnh đơn giá theo giờ cho bất kỳ dịch vụ nào trước khi bạn gửi bất kỳ báo giá hoặc hóa đơn riêng nào. Việc điều chỉnh đơn giá trên một báo giá hoặc một hóa đơn sẽ không ảnh hưởng tới đơn giá theo giờ mặc định của dịch vụ đó.

Thêm dữ liệu dịch vụ bạn đã lưu trong Excel

Bạn có thể sao chép và dán dữ liệu từ Excel vào một biểu dữ liệu Access. Việc sao chép và dán dữ liệu có thể tiết kiệm thời gian cho bạn, đặc biệt nếu dữ liệu trong Excel đã nằm trong các hàng hoặc các cột giống hệt hoặc tương tự với các cột trên biểu dữ liệu.

Có hai lưu ý chính khi bạn chuẩn bị sao chép dữ liệu Excel rồi dán nó vào trong Access:

  • Nếu dữ liệu Excel được sắp xếp theo hàng (khác với các cột), bạn phải hoán đổi dữ liệu trong Excel trước khi bạn dán nó vào trong Access.

  • Nếu các cột Excel không nằm trong cùng một đơn với các cột trên biểu dữ liệu Access, bạn nên sắp xếp lại các cột trong Excel trước khi bạn dán chúng vào Access

Quan trọng:  Cột Mã Dịch vụ phải có một giá trị dành cho mọi dịch vụ và giá trị phải là duy nhất – ví dụ: hai hoặc nhiều dịch vụ không thể mang cùng một tên.

Ghi chú:  Các bước trong phần này sẽ giả định là bạn có dữ liệu dành cho cả bốn cột trong biểu dữ liệu Dịch vụ. Nếu bạn không có dữ liệu cho tất cả chúng, bạn có thể sao chép dữ liệu bạn thực sự có. Cột duy nhất cần và phải có các giá trị duy nhất chính là Mã Dịch vụ.

Hoán đổi dữ liệu Excel data từ hàng thành cột

Mẹo:  Nếu dữ liệu của bạn không được sắp xếp giống với các cột trong biểu dữ liệu Access, hãy xét đến việc chèn một trang tính Excel và hoán đổi dữ liệu trên một trang tính mới. Việc dùng một trang tính mới có thể khiến việc sắp xếp dữ liệu dễ dàng hơn theo cùng một trật tự giống với các cột trong biểu dữ liệu Access.

  1. Trong Excel, hãy chọn dữ liệu, rồi nhấn CTRL+C.

Để chọn một vài nhóm ô không kề nhau, nhấn giữ phím CTRL trong khi bạn chọn.

  1. Bấm chuột phải vào ô nằm ngoài dữ liệu đã chọn của bạn (ví dụ, một ô bên dưới hàng thấp nhất trong vùng chọn của bạn), và dưới Tùy chọn dán, hãy bấm nút hoán đổi :
    Dán Hoán đổi

Sắp xếp lại các cột dữ liệu Excel có trật tự khác với biểu dữ liệu Dịch vụ
  1. Mở sổ làm việc Excel có chứa dữ liệu về các dịch vụ của bạn.

  2. Chèn một trang tính mới. Để được trợ giúp với bước này, hãy xem bài viết Excel chèn hoặc xóa một trang tính.

  3. Trên trang tính mới:

    1. Nhập hoặc dán Mã dịch vụ vào ô A1.

    2. Nhập hoặc dán Mô tả Dịch vụ trong ô B1.

    3. Nhập hoặc dán Giá theo giờ mặc định trong ô C1.

    4. Nhập hoặc dán ghi chú vào ô D1.

  4. Sao chép tên hoặc mã của các dịch vụ vào cột A:

    1. Bấm tab trong trang tính nơi tên hay mã được liệt kê.

    2. Chọn danh sách tên hoặc mã rồi nhấn CTRL+C

    3. Bấm tab trong trang tính mới.

    4. Chọn ô A2, rồi nhấn CTRL+V.

  5. Sao chép các mô tả về dịch vụ vào cột B:

    1. Bấm ô B2 rồi nhập một dấu bằng (=).

    2. Bấm tab trong trang tính nơi các mô tả được liệt kê.

    3. Bấm ô chứa mô tả đầu tiên, rồi nhấn ENTER.
      Excel sẽ dán tham chiếu ô vào ô B2 trên trang tính mới.

    4. Trên trang tính mới, bấm lại ô B2 và sau đó bấm đúp vào núm điều khiển điền Núm điều khiển điền .
      Excel sẽ dán tham chiếu ô cho phần còn lại của danh sách vào cột B.

  6. Lặp lại bước 5 nhưng dùng cột C rồi sao chép đơn giá theo giờ mặc định của các dịch vụ.

  7. Lặp lại bước 5 nhưng dùng cột D rồi sao chép ghi chú của các dịch vụ.

Dán dữ liệu từ các cột nằm trong cùng một đơn với các cột trên biểu dữ liệu Dịch vụ
  1. Trong Excel, chọn dữ liệu, rồi nhấn CTRL+C.

Để chọn nhiều nhóm ô không kề nhau, nhấn giữ phím CTRL trong khi bạn chọn.)

  1. Trong Access, trên tab dịch vụ , bấm chuột phải vào dấu sao trên biểu dữ liệu, sau đó bấm dán.
    Menu lối tắt trên biểu dữ liệu Dịch vụ

Thêm từng dịch vụ mỗi lần

  • Bấm Thêm Dịch vụ Mới để mở biểu mẫu Chi tiết Dịch vụ rồi nhập thông tin về dịch vụ.
    - hoặc –

  • Nhập dữ liệu vào biểu dữ liệu trên tab Dịch vụ.

Tab sản phẩm: nhập thông tin sản phẩm

Trên tab Sản phẩm, thêm thông tin về các sản phẩm bạn bán lại hoặc dùng trong hoạt động dịch vụ.

Ghi chú: Khi bạn thêm một sản phẩm vào một báo giá hay hóa đơn, giá đơn vị sẽ được ghi lại như một phần của báo giá hoặc hóa đơn. Tuy nhiên, bạn có thể điều chỉnh giá đơn vị cho bất kỳ sản phẩm nào trước khi bạn gửi bất kỳ báo giá hoặc hóa đơn riêng nào. Việc điều chỉnh đơn giá trên một báo giá hoặc một hóa đơn sẽ không ảnh hưởng tới giá đơn vị của sản phẩm.

Thêm dữ liệu sản phẩm bạn đã lưu trong Excel

Bạn có thể sao chép và dán dữ liệu từ Excel vào một biểu dữ liệu Access. Việc sao chép và dán dữ liệu có thể tiết kiệm thời gian cho bạn, đặc biệt nếu dữ liệu trong Excel đã nằm trong các hàng hoặc các cột giống hệt hoặc tương tự với các cột trên biểu dữ liệu.

Có hai lưu ý chính khi bạn chuẩn bị sao chép dữ liệu Excel rồi dán nó vào trong Access:

  • Nếu dữ liệu Excel được sắp xếp theo hàng (khác với các cột), bạn phải hoán đổi dữ liệu trong Excel trước khi bạn dán nó vào trong Access.

  • Nếu các cột Excel không nằm trong cùng một đơn với các cột trên biểu dữ liệu Access, bạn nên sắp xếp lại các cột trong Excel trước khi bạn dán chúng vào Access

Quan trọng:  Cột Mã Sản phẩm phải có một giá trị dành cho mọi dịch vụ và giá trị phải là duy nhất – ví dụ: hai hoặc nhiều dịch vụ không thể mang cùng một tên.

Ghi chú:  Các bước trong phần này sẽ giả sử là bạn có dữ liệu dành cho cả bốn cột trong biểu dữ liệu Sản phẩm. Nếu bạn không có dữ liệu cho tất cả chúng, bạn có thể sao chép dữ liệu bạn thực sự có. Cột duy nhất cần và phải có các giá trị duy nhất chính là Mã Sản phẩm.

Hoán đổi dữ liệu Excel data từ hàng thành cột

Nếu dữ liệu của bạn được sắp xếp trong các hàng (khác với các cột), hãy hoán đổi dữ liệu trong Excel trước khi bạn dán nó vào trong Access.

Mẹo:  Nếu dữ liệu của bạn không được sắp xếp giống với các cột trong biểu dữ liệu Access, hãy xét đến việc chèn một trang tính Excel và hoán đổi dữ liệu trên một trang tính mới. Việc dùng một trang tính mới có thể khiến việc sắp xếp dữ liệu dễ dàng hơn theo cùng một trật tự giống với các cột trong biểu dữ liệu Access.

  1. Trong Excel, hãy chọn dữ liệu, rồi nhấn CTRL+C.

Để chọn một vài nhóm ô không kề nhau, nhấn giữ phím CTRL trong khi bạn chọn.

  1. Bấm chuột phải vào ô nằm ngoài dữ liệu đã chọn của bạn (ví dụ, một ô bên dưới hàng thấp nhất trong vùng chọn của bạn), và dưới Tùy chọn dán, hãy bấm nút hoán đổi :
    Dán Hoán đổi

Sắp xếp lại các cột Excel có trật tự khác với biểu dữ liệu Sản phẩm
  1. Mở sổ làm việc Excel có chứa dữ liệu về các sản phẩm của bạn.

  2. Chèn một trang tính mới. Để được trợ giúp với bước này, hãy xem bài viết Excel chèn hoặc xóa một trang tính.

  3. Trên trang tính mới:

    1. Nhập hoặc dán Mã sản phẩm vào ô A1.

    2. Nhập hoặc dán Mô tả sản phẩm vào ô B1.

    3. Nhập hoặc dán Giá đơn vị vào ô C1.

    4. Nhập hoặc dán Số lượng Mỗi Đơn vị vào ô D1.

    5. Nhập hoặc dán ghi chú vào ô E1.

  4. Sao chép tên hoặc mã của các sản phẩm vào cột A:

    1. Bấm tab trong trang tính nơi tên hay mã được liệt kê.

    2. Chọn danh sách tên hoặc mã rồi nhấn CTRL+C

    3. Bấm tab trong trang tính mới.

    4. Chọn ô A2, rồi nhấn CTRL+V.

  5. Sao chép mô tả sản phẩm vào cột B:

    1. Bấm ô B2 rồi nhập một dấu bằng (=).

    2. Bấm tab trong trang tính nơi các mô tả được liệt kê.

    3. Bấm ô chứa mô tả đầu tiên, rồi nhấn ENTER.
      Excel sẽ dán tham chiếu ô vào ô B2 trên trang tính mới.

    4. Trên trang tính mới, bấm lại ô B2 và sau đó bấm đúp vào núm điều khiển điền Núm điều khiển điền .
      Excel sẽ dán tham chiếu ô cho phần còn lại của danh sách vào cột B.

  6. Lặp lại bước 5 nhưng dùng cột C rồi sao chép giá đơn vị của các sản phẩm.

  7. Lặp lại bước 5 nhưng dùng cột D rồi sao chép số lượng mỗi đơn vị của các sản phẩm.

  8. Lặp lại bước 5 nhưng dùng cột E rồi sao chép ghi chú của các sản phẩm.

Dán dữ liệu từ các cột nằm trong cùng một đơn với các cột trên biểu dữ liệu Sản phẩm
  1. Trong Excel, chọn dữ liệu, rồi nhấn CTRL+C.

    Để chọn nhiều nhóm ô không kề nhau, nhấn giữ phím CTRL trong khi bạn chọn.)

  2. Trong Access, trên tab sản phẩm , bấm chuột phải vào dấu sao trên biểu dữ liệu, sau đó bấm dán.
    Menu lối tắt trên biểu dữ liệu Dịch vụ

Thêm từng sản phẩm mỗi lần

  • Bấm Thêm Sản phẩm Mới để mở biểu mẫu Chi tiết Sản phẩm rồi nhập thông tin sản phẩm.
    - hoặc –

  • Nhập dữ liệu vào biểu dữ liệu trên tab Sản phẩm.

Tab báo giá & hóa đơn: nhập báo giá và hóa đơn

Nếu bạn đã có sẵn một số một báo giá và hóa đơn, thì bạn có thể nhập chúng vào các biểu dữ liệu trên tab Báo giá & Hóa đơn.

  1. Để nhập một báo giá, bấm Thêm Báo giá Mới. Để nhập một hóa đơn, bấm Thêm Hóa đơn Mới.

  2. Trong biểu mẫu chi tiết đang mở, nhập thông tin bạn có, chẳng hạn như trạng thái, nhân viên đã tạo báo giá hoặc hóa đơn và khách hàng.

  3. Nếu bạn nhập một khách hàng vốn không nằm trong cơ sở dữ liệu, Access sẽ nhắc bạn nhập khách hàng mới. Bấm Có, rồi điền thông tin bạn có về khách hàng mới. Khi bạn đóng biểu dữ liệu, khách hàng sẽ sẵn dùng trong danh sách thả xuống Khách hàng.

  4. Bấm Lưu & Đóng sau khi bạn đã kết thúc mỗi báo giá hay hóa đơn. Dữ liệu sẽ được lưu và biểu mẫu sẽ đóng lại.

  5. Khi bạn kết thúc việc thêm các báo giá và hóa đơn có sẵn, hãy bấm Tiếp.

Bảng điều khiển: Theo dõi các hoạt động báo giá và hóa đơn

Tab Bảng điều khiển sẽ cung cấp một nơi tiện lợi để theo dõi các báo giá mở và các hóa đơn chưa thanh toán và để thêm báo giá hoặc hóa đơn mới.

Tab Bảng điều khiển trong mẫu cơ sở dữ liệu Dịch vụ

Xem chi tiết về một báo giá hay hóa đơn

  • Bấm một giá trị bên dưới Số Báo giá để mở biểu mẫu Chi tiết Báo giá cho báo giá đó.

    Bạn có thể sửa các chi tiết của một báo giá trước khi gửi đi – ví dụ: nếu trạng tháimới.

  • Bấm một giá trị bên dưới Số Hóa đơn để mở biểu mẫu Chi tiết Hóa đơn cho hóa đơn đó.

Tạo một báo giá hay hóa đơn

  • Bấm Báo giá Mới hoặc Hóa đơn Mới, rồi điền vào biểu mẫu xuất hiện.

    Nếu bạn không đăng nhập cơ sở dữ liệu, chọn tên của bạn từ danh sách thả xuống Nhân viên bán hàng để thêm tên bạn vào báo giá hay hóa đơn.

Báo giá: Quản lý tất cả các báo giá của bạn

Tab Báo giá sẽ cung cấp các dạng xem giúp bạn quản lý các báo giá dựa vào trạng thái của chúng.

Tab Báo giá trong mẫu cơ sở dữ liệu Dịch vụ

Các báo giá được liệt kê trên các tab sau đây:

  • Hiện hoạt    Liệt kê các báo giá chưa được lập hóa đơn, bị từ chối hoặc hết hạn.

  • Phê duyệt    Liệt kê các báo giá đã được phê duyệt hoặc lập hóa đơn.

  • Lập hóa đơn    Liệt kê các báo giá đã được lập hóa đơn. Bạn có thể xem hóa đơn của một báo giá được liệt kê.

  • Hết hạn    Liệt kê các báo giá mà đã hết hạn mà không cần được lập hóa đơn.

  • Từ chối    Liệt kê các báo giá mà đã bị từ chối. Bạn có thể phê duyệt một báo giá bị từ chối để làm nó sẵn dùng cho hóa đơn.

Xem chi tiết về một báo giá

  • Bấm một giá trị bên dưới Số Báo giá để mở biểu mẫu Chi tiết Báo giá cho báo giá đó.

    Bạn có thể sửa các chi tiết của một báo giá trước khi gửi đi – ví dụ: nếu trạng tháimới.

Biểu mẫu Chi tiết Báo giá

Số và trạng thái báo giá sẽ xuất hiện ở góc trên bên trái của biểu mẫu Chi tiết Báo giá.

Dùng các nút ở đầu biểu mẫu Chi tiết Báo giá để gửi, phê duyệt, từ chối hoặc lập hóa đơn cho một báo giá, để tạo một bản sao của báo giá và xem một báo giá đang chuẩn bị để in.

Thông tin chung về một báo giá nằm trong các hộp ngay bên dưới các nút ở đầu biểu mẫu Chi tiết Báo giá.

Các tab ở giữa biểu mẫu Chi tiết Báo giá là để dành cho các chi tiết về báo giá: các khoản mục đường (dịch vụ và sản phẩm), vị trí dịch vụ, thuế, thời hạn và ghi chú. Bạn có thể điều chỉnh giá và giá đơn vị cho các khoản mục đường trên bất kỳ báo giá nào mà không làm ảnh hưởng đến giá trị mặc định đối với dịch vụ hoặc sản phẩm liên quan.

Tổng số về các dịch vụ, sản phẩm và thuế sẽ được hiển thị ở góc phải phía dưới của biểu mẫu Chi tiết Báo giá. Nếu bạn cập nhật chi tiết trên tab Khoản mục Đường hoặc tab Thuế & Thời hạn, hãy bấm Làm mới Tổng cộng để cập nhật số lượng hiện trong vùng này.

Tạo một báo giá mới

  • Trên tab Báo giá, hãy bấm Báo giá Mới, rồi điền vào biểu mẫu Chi tiết Báo giá.

    Nếu bạn không đăng nhập cơ sở dữ liệu, chọn tên của bạn từ danh sách thả xuống Nhân viên bán hàng để thêm tên bạn vào báo giá.

Gửi báo giá để phê duyệt

Báo giá đã được gửi không có một số báo giá; giá trị […] được hiển thị bên dưới số báo giá.

  1. Trên tab Báo giá, hãy bấm […] trong hàng chứa báo giá bạn muốn gửi.
    Access sẽ mở biểu mẫu Chi tiết Báo giá và hiển thị báo giá.

  2. Xem lại thông tin và chi tiết chung về báo giá và thực hiện các thay đổi cần thiết, chẳng hạn như thêm hoặc loại bỏ các khoản mục đường, điều chỉnh giá hoặc giá đơn vị cho một khoản mục đường hoặc thêm ghi chú.

  3. Ở đầu biểu mẫu Chi tiết Báo giá, bấm Gửi.

Phê duyệt hoặc từ chối một báo giá đã gửi

  1. Trên tab Báo giá, bấm một giá trị bên dưới Số Báo giá để mở biểu mẫu Chi tiết Báo giá và hiển thị báo giá đó.

  2. Xem lại thông tin của báo giá rồi thực hiện một trong các thao tác sau đây:

    • Nếu báo giá chấp nhận được, bấm Phê duyệt ở đầu biểu mẫu Chi tiết Báo giá.

    • Nếu báo giá chấp nhận được nhưng cần sửa đổi nhỏ, bấm Bản sao ở đầu biểu mẫu Chi tiết Báo giá. Access sẽ tạo ra một báo giá mới căn cứ trên báo giá gốc. Sau đó bạn có thể sửa và nộp báo giá mới, rồi phê duyệt nó.

    • Nếu không thể chấp nhận báo giá , bấm Từ chối ở đầu biểu mẫu Chi tiết Báo giá.

Chuyển một báo giá đã phê duyệt thành một hóa đơn

  1. Trên tab Báo giá, bấm tab Phê duyệt.
    Access sẽ hiển thị các báo giá đã được phê duyệt, bao gồm các báo giá đã được lập thành hóa đơn.

  2. Bấm một giá trị bên dưới Số Báo giá để mở biểu mẫu Chi tiết Báo giá cho báo giá đó.

  3. Xem lại các thông tin về báo giá.

    Ghi chú: Bạn không thể thay đổi bất kỳ chi tiết nào của một báo giá đã được phê duyệt. Tuy nhiên, bạn có thể tạo ra một báo giá trùng lặp bằng cách bấm Bản sao, rồi sửa và gửi báo giá trùng lặp, rồi sau đó phê duyệt và dùng báo giá đó để tạo một hóa đơn mới.

  4. Ở đầu biểu mẫu Chi tiết Báo giá, bấm Hóa đơn.

In hoặc gửi một báo giá qua email

  1. Trên tab Báo giá, hãy bấm một giá trị bên dưới Số Báo giá để mở biểu mẫu Chi tiết Báo giá và hiển thị báo giá đó.

  2. Ở đầu biểu mẫu Chi tiết Báo giá, hãy bấm Xem Báo giá.
    Access sẽ mở báo giá ở biểu mẫu trong đó nó sẽ được in ra.

    Các nút ở đầu báo giá không xuất hiện trên bản sao cuối cùng.

  3. Bấm nút thích hợp ở đầu báo giá.

Hóa đơn: Quản lý tất cả các hóa đơn của bạn

Trên tab Hóa đơn, bạn có thể tạo các hóa đơn mới và xem lại tình trạng của chúng.

Tab Hóa đơn trong mẫu cơ sở dữ liệu Dịch vụ

Các Hóa đơn được liệt kê trên các tab sau đây:

  • Chưa thanh toán    Liệt kê các hóa đơn chưa được thanh toán nhưng vẫn chưa quá hạn.

  • Quá hạn   Liệt kê các hóa đơn chưa được thanh toán và đã quá hạn.

  • Đã thanh toán   Liệt kê các hóa đơn đã được thanh toán.

Xem chi tiết về một hóa đơn

  • Bấm một giá trị bên dưới Số Hóa đơn để mở biểu mẫu Chi tiết Hóa đơn cho hóa đơn đó.

    Bạn có thể sửa chi tiết hóa đơn trước khi gửi đi – ví dụ: nếu trạng tháimới.

Biểu mẫu Chi tiết Hóa đơn

Biểu mẫu Chi tiết Hóa đơn

Số và trạng thái hóa đơn sẽ xuất hiện ở góc trên bên trái của biểu mẫu Chi tiết Hóa đơn.

Dùng các nút ở đầu biểu mẫu Chi tiết Hóa đơn để gửi một hóa đơn hoặc đánh dấu là đã thanh toán, để tạo một bản sao của hóa đơn, để xem một hóa đơn trông sẽ như thế nào khi được in và lưu các thay đổi đối với một hóa đơn và đóng biểu mẫu Chi tiết Hóa đơn.

Thông tin chung về một hóa đơn nằm trong các hộp ngay bên dưới các nút ở đầu biểu mẫu Chi tiết Hóa đơn . Nếu hóa đơn đã được tạo ra từ một báo giá thì hóa đơn sẽ kế tục thông tin này từ báo giá đó, nhưng bạn có thể thực hiện thay đổi đối với hóa đơn mà không ảnh hưởng tới báo giá gốc.

Các tab ở giữa biểu mẫu Chi tiết Hóa đơn là để dành cho các chi tiết về hóa đơn : khoản mục đường (dịch vụ và sản phẩm), vị trí dịch vụ, thuế, thời hạn và ghi chú. Nếu hóa đơn đã được tạo ra từ một báo giá thì hóa đơn sẽ kế tục các chi tiết này từ báo giá đó, nhưng bạn có thể thực hiện thay đổi đối với chi tiết của hóa đơn mà không ảnh hưởng tới báo giá gốc. Bạn cũng có thể điều chỉnh giá và giá đơn vị cho các khoản mục đường trên bất kỳ hóa đơn nào mà không làm ảnh hưởng đến giá trị mặc định đối với dịch vụ hoặc sản phẩm liên quan.

Tổng số về các dịch vụ, sản phẩm và thuế sẽ được hiển thị ở góc phải phía dưới của biểu mẫu Chi tiết Hóa đơn. Nếu bạn cập nhật chi tiết trên tab Khoản mục Đường hoặc tab Thuế & Thời hạn,bấm Làm mới Tổng cộng để cập nhật số lượng hiện trong vùng này.

Tạo một hóa đơn mới

  • Bấm Hóa đơn Mới và điền vào biểu mẫu Chi tiết Hóa đơn.

    Nếu bạn không đăng nhập cơ sở dữ liệu, chọn tên của bạn từ danh sách thả xuống Nhân viên bán hàng để thêm tên bạn vào báo giá.

Gửi hóa đơn để thanh toán

Hóa đơn đã được gửi không có số hóa đơn; giá trị […] được hiển thị bên dướisố hóa đơn.

  1. Trên tab Hóa đơn, bấm […] trong hàng chứa hóa đơn bạn muốn gửi để thanh toán.
    Access sẽ mở biểu mẫu Chi tiết Hóa đơn và hiển thị hóa đơn.

  2. Xem lại thông tin và chi tiết chung về hóa đơn và thực hiện các thay đổi cần thiết, chẳng hạn như thêm hoặc loại bỏ các khoản mục đường, điều chỉnh giá hoặc giá đơn vị cho một khoản mục đường hoặc thêm ghi chú.

  3. Ở đầu biểu mẫu Chi tiết Hóa đơn, hãy bấm Gửi.

In hoặc gửi một hóa đơn qua email

  1. Trên tab Hóa đơn, hãy bấm một giá trị bên dưới Số Hóa đơn để mở biểu mẫu Chi tiết Hóa đơn và hiển thị hóa đơn đó.

  2. Ở đầu biểu mẫu Chi tiết Hóa đơn, hãy bấm Xem Hóa đơn.
    Access sẽ mở hóa đơn ở biểu mẫu trong đó nó sẽ được in ra.

    Các nút ở đầu hóa đơn không xuất hiện trên bản sao cuối cùng.

  3. Bấm nút thích hợp ở đầu hóa đơn.

Đánh dấu hóa đơn đã thanh toán

  1. Trên tab Hóa đơn, trên tab Chưa thanh toán, hãy bấm một giá trị bên dưới Số Hóa đơn để mở biểu mẫu Chi tiết Hóa đơn và hiển thị hóa đơn đó.

  2. Ở đầu biểu mẫu Chi tiết Hóa đơn, hãy bấm Đánh dấu Đã thanh toán.

Trung tâm báo cáo: Xem và in báo cáo

Mẫu cơ sở dữ liệu Dịch vụ sẽ bao gồm bốn loại báo cáo: danh sách khách hàng và ba báo cáo bán hàng (hàng tháng, hàng quý và hàng năm).

Tab Trung tâm Báo cáo trong mẫu cơ sở dữ liệu Dịch vụ

Để xem trước một báo cáo:

  • Bấm tab Trung tâm Báo cáo, rồi bên dưới Chọn Báo cáo, bấm báo cáo bạn muốn xem.
    Access sẽ hiển thị báo cáo ở ngăn xem trước.

Bạn có thể tùy trình dạng xem trước của bạn bằng cách dùng tùy chọn xuất hiện ở đầu của ngăn xem trước. Tùy chọn xuất hiện phụ thuộc vào báo cáo nào bạn sẽ xem trước

Để in một báo cáo:

  1. Xem trước báo cáo bạn muốn in.

  2. Trên tab Trung tâm Báo cáo, hãy bấm Mở trong Tab Mới, rồi nhấn CTRL+P.

Nâng cao: Quản lý Dịch vụ, sản phẩm, nhân viên và khách hàng

Tab Nâng cao sẽ cung cấp một vị trí tiện lợi để quản lý các danh sách sau đây:

  • Khách hàng

  • Nhân viên

  • Sản phẩm

  • Dịch vụ

Mỗi danh sách hiển thị ở dạng biểu dữ liệu, tại đây có thể nhận ra tính không nhất quán và thực hiện thay đổi với số lượng lớn với dữ liệu dễ dàng hơn.

Tab nâng cao của mẫu cơ sở dữ liệu Dịch vụ

Bước Tiếp theo

Khi bạn bắt đầu dùng cơ sở dữ liệu Dịch vụ để quản lý công việc kinh doanh của bạn, bạn có thể sẽ nghĩ tới những phương pháp mới trong đó bạn muốn truy vấn hoặc lọc dữ liệu của mình. Bạn cũng có thể nhận ra là mình muốn sửa cơ sở dữ liệu cho tốt hơn để phù hợp với nhu cầu của bạn. Các nối kết trong bài viết này sẽ mang lại cho bạn nhiều thông tin hơn về các tác vụ và những sửa đổi điển hình mà bạn có thể thực hiện.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×