Chuẩn bị nguồn dữ liệu Excel của bạn cho phối thư Word

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Một bước cần thiết trong quy trình phối thư Word được thiết lập và chuẩn bị nguồn dữ liệu. Bạn có thể sử dụng nguồn dữ liệu hiện có Excel , hoặc xây dựng mới bằng cách nhập phân tách bằng tab (.txt) hoặc tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (.csv). Sau khi bạn đã thiết lập và chuẩn bị nguồn dữ liệu của bạn, bạn có thể thực hiện phối thư bằng cách dùng Trao đổi Dữ liệu Động (DDE) với trình hướng dẫn từng bước phối thư hoặc bằng cách dùng phương pháp phối thư theo cách thủ công.

Nếu bạn không dùng nguồn dữ liệu hiện có Excel cho phối thư của bạn, bạn có thể sử dụng danh sách liên hệ hoặc một sổ địa chỉ trong một tệp .csvhoặc .txt một. Trình hướng dẫn nhập văn bản hướng dẫn bạn qua các bước để lấy dữ liệu trong một .txt hoặc tệp .csv vào Excel.

  1. Mở Excel.

  2. Trên tab dữ liệu , hãy chọn Lấy dữ liệu ngoài > Từ văn bản.

    Tùy chọn Từ Văn bản được tô sáng trên tab Dữ liệu.

  3. Chọn tệp .csv hoặc .txt bạn muốn, sau đó chọn nhập.

  4. Trong Trình hướng dẫn nhập văn bản, trong ngăn kiểu dữ liệu gốc , hãy chọn dấu tách.

    Excel lấy dữ liệu ngoài từ văn bản, trình hướng dẫn nhập văn bản, bước 1 / 3

  5. Chọn hộp kiểm dữ liệu của tôi có tiêu đề ở phía trên ngăn bản xem trước nếu tệp mà bạn đang nhập có tiêu đề, sau đó chọn tiếp theo.

  6. Trong ngăn dấu tách , hãy chọn hộp kiểm khớp với dấu phân tách (chẳng hạn như một Tab hoặc dấu phẩy) sử dụng dữ liệu của bạn, sau đó chọn tiếp theo.

    Các tùy chọn cho Dấu tách được tô sáng trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản.

    Mẹo: Ngăn xem trước dữ liệu cho biết kết quả sẽ trông giống như trong một định dạng bảng.

  7. Bên dưới bản xem trước dữ liệu, chọn cột chứa mã ZIP hoặc mã bưu điện, và bên dưới định dạng dữ liệu cột, chọn văn bản.

    Tùy chọn Văn bản cho định dạng dữ liệu Cột được tô sáng trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản.

    Lưu ý: 

    • Định dạng sẵn có là tổng quát, văn bảnngày. Mỗi khi bạn áp dụng định dạng dữ liệu cho một cột, tên của định dạng sẽ xuất hiện trong tiêu đề bảng cho cột đó.

    • Một cột chứa các dữ liệu số chẳng hạn như tỉ lệ phần trăm hoặc một giá trị tiền tệ, ví dụ, có thể chỉ được định dạng sau khi tệp được nhập. Hãy xem "Định dạng dữ liệu số trong Excel"Section sau để biết thêm thông tin.

  8. Lặp lại bước 7 theo nhu cầu, chọn cột mà bạn muốn thay đổi và định dạng dữ liệu bạn muốn áp dụng.

  9. Chọn Hoàn tất.

  10. Trong hộp thoại Nhập dữ liệu , chấp nhận thiết đặt mặc định của trang tính hiện có và địa chỉ ô, sau đó chọn OK.

    Trong hộp thoại nhập dữ liệu, chọn đặt dữ liệu trong một trang tính hiện có, mặc định thiết đặt, hoặc trong một trang tính mới

    Thận trọng: Địa chỉ ô trong hộp thoại Nhập dữ liệu cho ô đang được chọn. Dữ liệu được nhập bắt đầu bằng địa chỉ đã đặt tên ô.

  11. Khi làm xong, hãy lưu nguồn dữ liệu của bạn với một tên tệp mới.

Định dạng dữ liệu số trong Excel

Định dạng bất kỳ dữ liệu số như tỷ lệ phần trăm hoặc giá trị tiền tệ trong bất kỳ nguồn dữ liệu mới hoặc hiện có trong Excel mà bạn có ý định sử dụng trong phối thư Word . Để giữ nguyên dữ liệu dạng số mà bạn đã định dạng dưới dạng tỉ lệ phần trăm hoặc dưới dạng tiền tệ trong quá trình phối thư, hãy làm theo các hướng dẫn trong các "bước 2: sử dụng động trao đổi dữ liệu (động DDE) cho phối thư" phần.

Trong Excel nguồn dữ liệu mà bạn sẽ sử dụng cho một danh sách gửi thư trong phối thư Word , hãy đảm bảo bạn định dạng cột của dữ liệu số chính xác. Định dạng một cột bằng các số từ, ví dụ, để khớp với một thể loại cụ thể như tiền tệ.

  1. Mở Excel nguồn dữ liệu của bạn.

  2. Chọn cột mà bạn muốn định dạng.

  3. Trên trang đầu tab, trong nhóm số , chọn hộp Định dạng số (chung) mũi tên xuống, sau đó chọn một tùy chọn trong danh sách.

    Trong Excel, trên tab trang đầu, trong nhóm số, chọn mũi tên xuống trong hộp chung để chọn định dạng số để sử dụng.

  4. Lặp lại bước 2 và 3 khi cần thiết.

  5. Khi thực hiện xong, hãy chọn lưu.

Khi bạn có một nguồn dữ liệu Excel chứa các số được định dạng như tỷ lệ phần trăm và giá trị tiền tệ, một số dữ liệu số không có thể giữ nguyên định dạng của nó trong quá trình phối thư. Bạn sẽ nhận được các kết quả phối thư bạn muốn và có thể giữ nguyên định dạng dữ liệu số theo Excel bằng cách dùng DDE.

Định dạng dữ liệu Excel so với việc phối trường bằng cách dùng hoặc không dùng động trao đổi dữ liệu

Lưu ý: Nếu bạn quyết định không sử dụng DDE, hãy làm theo hướng dẫn trong dùng phối thư để gửi thông điệp email hàng loạt.

  1. Mở Word, chọn tệp > tùy chọn > nâng cao.

  2. Bên dưới chung, và chọn xác nhận chuyển đổi tệp định dạng khi mở hộp kiểm.

    Tùy chọn Xác nhận chuyển đổi dạng thức tệp khi mở

  3. Chọn OK.

  4. Trên tab gửi thư , hãy chọn bắt đầu phối thư > hướng dẫn từng bước phối thư.

    Trong Word, trên tab gửi thư, chọn bắt đầu phối thư, sau đó chọn hướng dẫn từng bước phối thư

  5. Trong ngăn phối thư , bên dưới chọn người nhận, chọn sử dụng danh sách hiện có.

    Trong Word, ngăn tác vụ phối thư mà sẽ mở ra khi bạn chọn trình hướng dẫn từng bước phối thư trong nhóm phối thư

  6. Bên dưới sử dụng danh sách hiện có, chọn duyệt, sau đó mở bảng tính của bạn đã định dạng.

  7. Trong hộp thoại Xác nhận nguồn dữ liệu , hãy chọn hộp kiểm hiện tất cả , chọn Trang tính MS Excel qua DDE (*.xls) > OK.

    Hộp thoại Xác nhận Nguồn Dữ liệu

  8. Trong hộp thoại Microsoft Excel , hãy chọn Toàn bộ bảng tính > OK.

    Hộp thoại Microsoft Excel trong Word

  9. Khi hộp thoại Người nhận phối thư mở ra, hãy chọn OK.

    Hộp thoại người nhận phối thư Hiển thị nội dung của một bảng tính Excel được dùng làm nguồn dữ liệu cho một danh sách gửi thư

  10. Tiếp tục với phối thư, thông điệp email, nhãnhoặc phong bì của bạn.

Mẹo: Bạn có thể ngăn không cho đang được nhắc Word mỗi khi bạn mở một tệp dữ liệu. Sau khi bạn kết nối với danh sách gửi thư của bạn, hãy vào tệp > tùy chọn > nâng cao. Dưới chung, hãy xóa hộp kiểm xác nhận chuyển đổi tệp định dạng khi mở .

Lưu ý: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×