Chuẩn bị nguồn dữ liệu Excel của bạn cho phối thư Word

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Một bước cần thiết trong quy trình phối thư Word được thiết lập và chuẩn bị nguồn dữ liệu. Bạn có thể sử dụng nguồn dữ liệu hiện có Excel hoặc xây dựng mới bằng cách nhập phân tách bằng tab (.txt) hoặc tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (.csv). Sau khi bạn đã thiết lập và chuẩn bị nguồn dữ liệu của bạn, bạn có thể thực hiện phối thư bằng cách dùng Trao đổi Dữ liệu Động (DDE) với trình hướng dẫn từng bước phối thư hoặc bằng cách dùng phương pháp phối thư theo cách thủ công.

Nếu bạn không dùng nguồn dữ liệu hiện có Excel cho phối thư của bạn, bạn có thể sử dụng danh sách liên hệ hoặc một sổ địa chỉ trong tệp .csvhoặc .txt. Trình hướng dẫn nhập văn bản hướng dẫn bạn qua các bước để lấy dữ liệu trong một tệp .csv hoặc .txt vào Excel.

  1. Mở Excel.

  2. Trên tab dữ liệu , hãy chọn Từ văn bản/CSV.

  3. Chọn tệp .csv hoặc .txt bạn muốn, sau đó chọn nhập.

  4. Trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, ở ngăn Kiểu dữ liệu gốc, chọn Tách biệt.

    Excel Lấy Dữ liệu Ngoài từ Văn bản, Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, Bước 1 trên 3

  5. Chọn hộp kiểm Dữ liệu của tôi có tiêu đề ở trên ngăn Xem trước nếu tệp bạn nhập có tiêu đề, rồi chọn Tiếp theo.

  6. Trong ngăn Dấu tách, chọn hộp kiểm khớp với dấu tách (như Tab hoặc Dấu phẩy) mà dữ liệu của bạn sử dụng, rồi chọn Tiếp theo.

    Các tùy chọn cho Dấu tách được tô sáng trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản.

    Mẹo: Ngăn Xem trước dữ liệu hiển thị kết quả sẽ có dạng như thế nào trong một định dạng bảng.

  7. Bên dưới mục Xem trước dữ liệu, chọn cột có chứa Mã ZIP hoặc mã bưu chính, rồi bên dưới Định dạng dữ liệu cột, chọn Văn bản.

    Tùy chọn Văn bản cho định dạng dữ liệu Cột được tô sáng trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản.

    Lưu ý: 

    • Định dạng sẵn có là tổng quát, văn bảnngày. Mỗi khi bạn áp dụng định dạng dữ liệu cho một cột, tên của định dạng sẽ xuất hiện trong tiêu đề bảng cho cột đó.

    • Một cột chứa các dữ liệu số chẳng hạn như tỉ lệ phần trăm hoặc một giá trị tiền tệ, ví dụ, có thể chỉ được định dạng sau khi tệp được nhập. Hãy xem "Định dạng dữ liệu số trong Excel"Section sau để biết thêm thông tin.

  8. Làm lại bước 7 nếu cần, chọn cột bạn muốn thay đổi và định dạng dữ liệu bạn muốn áp dụng.

  9. Chọn Hoàn tất.

  10. Trong hộp thoại Nhập Dữ liệu, chấp nhận thiết đặt mặc định của Trang tính hiện có và địa chỉ ô, rồi chọn OK.

    Trong hộp thoại Nhập Dữ liệu, hãy chọn đặt dữ liệu vào trang tính hiện có, thiết đặt mặc định, hoặc vào một trang tính mới

    Thận trọng: Địa chỉ ô trong hộp thoại Nhập Dữ liệu sẽ hiển thị ô được chọn hiện tại. Dữ liệu được nhập sẽ bắt đầu với địa chỉ ô đã có tên.

  11. Khi làm xong, hãy lưu nguồn dữ liệu của bạn với một tên tệp mới.

Định dạng dữ liệu số trong Excel

Định dạng bất kỳ dữ liệu số như tỷ lệ phần trăm hoặc giá trị tiền tệ trong bất kỳ nguồn dữ liệu mới hoặc hiện có trong Excel mà bạn có ý định sử dụng trong phối thư Word . Để giữ nguyên dữ liệu dạng số mà bạn đã định dạng dưới dạng tỉ lệ phần trăm hoặc dưới dạng tiền tệ trong quá trình phối thư, hãy làm theo các hướng dẫn trong các "bước 2: sử dụng động trao đổi dữ liệu (động DDE) cho phối thư" phần.

Trong Excel nguồn dữ liệu mà bạn sẽ sử dụng cho một danh sách gửi thư trong phối thư Word , hãy đảm bảo bạn định dạng cột của dữ liệu số chính xác. Định dạng một cột bằng các số từ, ví dụ, để khớp với một thể loại cụ thể như tiền tệ.

  1. Mở Excel nguồn dữ liệu của bạn.

  2. Chọn cột mà bạn muốn định dạng.

  3. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Số, hãy chọn mũi tên xuống trong hộp (Chung) Định dạng Số, rồi chọn một tùy chọn trong danh sách.

    Trong Excel, trên tab Trang đầu, ở nhóm Số, hãy chọn mũi tên xuống trong hộp Chung để chọn định dạng số cần sử dụng.

  4. Lặp lại bước 2 và 3 khi cần thiết.

  5. Khi thực hiện xong, hãy chọn lưu.

Khi bạn có một nguồn dữ liệu Excel chứa các số được định dạng như tỷ lệ phần trăm và giá trị tiền tệ, một số dữ liệu số không có thể giữ nguyên định dạng của nó trong quá trình phối thư. Bạn sẽ nhận được các kết quả phối thư bạn muốn và có thể giữ nguyên định dạng dữ liệu số theo Excel bằng cách dùng DDE.

Định dạng dữ liệu Excel so với việc phối trường bằng cách dùng hoặc không dùng động trao đổi dữ liệu

Lưu ý: Nếu bạn quyết định không sử dụng DDE, hãy làm theo hướng dẫn trong dùng phối thư để gửi thông điệp email hàng loạt.

  1. Mở Word, chọn tệp > tùy chọn > nâng cao.

  2. Bên dưới chung, chọn hộp kiểm xác nhận chuyển đổi tệp định dạng khi mở .

    Tùy chọn Xác nhận chuyển đổi dạng thức tệp khi mở

  3. Chọn OK.

  4. Trên tab gửi thư , hãy chọn bắt đầu phối thư > hướng dẫn từng bước phối thư.

    Trong Word, trên tab gửi thư, chọn bắt đầu phối thư, sau đó chọn hướng dẫn từng bước phối thư

  5. Trong ngăn phối thư , bên dưới chọn người nhận, chọn sử dụng danh sách hiện có.

    Trong Word, ngăn tác vụ phối thư mà sẽ mở ra khi bạn chọn trình hướng dẫn từng bước phối thư trong nhóm phối thư

  6. Bên dưới sử dụng danh sách hiện có, chọn duyệt, sau đó mở bảng tính của bạn đã định dạng.

  7. Trong hộp thoại Xác nhận nguồn dữ liệu , hãy chọn hộp kiểm hiện tất cả , và chọn Trang tính MS Excel qua DDE (*.xls) > OK.

    Hộp thoại Xác nhận Nguồn Dữ liệu

  8. Trong hộp thoại Microsoft Excel , hãy chọn Toàn bộ bảng tính > OK.

    Hộp thoại Microsoft Excel trong Word

  9. Khi hộp thoại Người nhận phối thư mở ra, hãy chọn OK.

    Hộp thoại người nhận phối thư Hiển thị nội dung của một bảng tính Excel được dùng làm nguồn dữ liệu cho một danh sách gửi thư

  10. Tiếp tục với phối thư, thông điệp email, nhãnhoặc phong bì của bạn.

Mẹo: Bạn có thể ngăn không cho đang được nhắc Word mỗi khi bạn mở một tệp dữ liệu. Sau khi bạn kết nối với danh sách gửi thư của bạn, hãy vào tệp > tùy chọn > nâng cao. Dưới chung, hãy xóa hộp kiểm xác nhận chuyển đổi tệp định dạng khi mở .

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×