Chuẩn bị nguồn dữ liệu Excel 2016 để phối thư trong Word

Chuẩn bị nguồn dữ liệu Excel 2016 để phối thư trong Word

Bạn đã xây dựng một danh sách các liên hệ và dữ liệu khác mà bạn muốn sử dụng cho việc phối thư trong Word. Nếu nguồn dữ liệu của bạn là một bảng tính Excel hiện có thì bạn chỉ cần chuẩn bị dữ liệu cho việc phối thư. Nhưng nếu nguồn dữ liệu của bạn là một tệp ngăn cách bằng dấu tab (.txt) hoặc tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (.csv) thì trước tiên, bạn cần phải nhập dữ liệu vào Excel, rồi chuẩn bị cho việc phối thư.

Ghi chú: Ở phiên bản Excel cũ hơn, có thể bạn đã sử dụng tính năng Trao đổi Dữ liệu Động (DDE) kết hợp với Trình hướng dẫn Phối Thư Theo bước trong Word. Excel không còn hỗ trợ DDE nữa. Nếu bạn muốn chúng tôi cân nhắc đưa tính năng này vào phiên bản tiếp theo của Excel, hãy viết chú thích cho chúng tôi trong Hộp Đề xuất Excel.

Bước 1: Thiết lập nguồn dữ liệu của bạn trong Excel

Nếu bạn đã đang sử dụng một bảng tính Excel làm nguồn dữ liệu của mình để phối thư trong Word, hãy đi đến Bước 2 trong chủ đề này. Nếu nguồn dữ liệu là một tệp .txt hoặc tệp .csv chứa danh bạ Gmail của bạn, ví dụ: sử dụng Trình hướng dẫn Nhập Văn bản để thiết lập dữ liệu của bạn trong Excel.

  1. Mở Excel.

  2. Trên tab Dữ liệu, chọn Lấy Dữ liệu Ngoài > Từ Văn bản.

    Tùy chọn Từ Văn bản được tô sáng trên tab Dữ liệu.

  3. Chọn tệp .txt hoặc tệp .csv bạn muốn, rồi chọn Nhập.

  4. Trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, ở ngăn Kiểu dữ liệu gốc, chọn Tách biệt.

    Excel Lấy Dữ liệu Ngoài từ Văn bản, Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, Bước 1 trên 3

  5. Chọn hộp kiểm Dữ liệu của tôi có tiêu đề ở trên ngăn Xem trước nếu tệp bạn nhập có tiêu đề, rồi chọn Tiếp theo.

  6. Trong ngăn Dấu tách, chọn hộp kiểm khớp với dấu tách (như Tab hoặc Dấu phẩy) mà dữ liệu của bạn sử dụng, rồi chọn Tiếp theo.

    Các tùy chọn cho Dấu tách được tô sáng trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản.

    Mẹo: Ngăn Xem trước dữ liệu hiển thị kết quả sẽ có dạng như thế nào trong một định dạng bảng.

  7. Bên dưới mục Xem trước dữ liệu, chọn cột có chứa Mã ZIP hoặc mã bưu chính, rồi bên dưới Định dạng dữ liệu cột, chọn Văn bản.

    Tùy chọn Văn bản cho định dạng dữ liệu Cột được tô sáng trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản.

    Ghi chú: Mỗi lần bạn áp dụng một định dạng dữ liệu—Chung, Văn bản hoặc Ngày—cho một cột, tên của định dạng sẽ xuất hiện trong tiêu đề bảng cho cột đó.

  8. Làm lại bước 7 nếu cần, chọn cột bạn muốn thay đổi và định dạng dữ liệu bạn muốn áp dụng.

  9. Chọn Hoàn tất.

  10. Trong hộp thoại Nhập Dữ liệu, chấp nhận thiết đặt mặc định của Trang tính hiện có và địa chỉ ô, rồi chọn OK.

    Trong hộp thoại Nhập Dữ liệu, hãy chọn đặt dữ liệu vào trang tính hiện có, thiết đặt mặc định, hoặc vào một trang tính mới

    Thận trọng: Địa chỉ ô trong hộp thoại Nhập Dữ liệu sẽ hiển thị ô được chọn hiện tại. Dữ liệu được nhập sẽ bắt đầu với địa chỉ ô đã có tên.

  11. Lưu bảng tính của bạn với tên tệp mới.

Sau khi bạn nhập thành công một tệp .txt hoặc tệp .csv, hãy đi tới Bước 2.

Bước 2: Chuẩn bị nguồn dữ liệu của bạn

Trong nguồn dữ liệu Excel mà bạn sẽ sử dụng cho danh sách gửi thư ở phối thư trong Word, hãy đảm bảo bạn định dạng chính xác các cột dữ liệu số. Định dạng một cột với số, ví dụ: để khớp với một danh mục cụ thể như tiền tệ.

Nếu bạn chọn phần trăm làm danh mục, lưu ý rằng định dạng phần trăm sẽ nhân giá trị ô với 100. Định dạng một cột phần trăm dưới dạng văn bản nếu bạn muốn tránh thừa số nhân đó. Ngoài ra, một cột chứa Mã ZIP hoặc mã bưu chính cần được định dạng dưới dạng văn bản để bảo toàn dữ liệu trong khi phối thư. Số không đứng đầu—ví dụ: 00399—trong mã sẽ biến mất trong quá trình phối thư nếu chúng không được định dạng dưới dạng văn bản.

  1. Mở nguồn dữ liệu Excel của bạn, rồi chọn cột có chứa Mã ZIP hoặc mã bưu chính.

  2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Số, hãy chọn mũi tên xuống trong hộp (Chung) Định dạng Số, rồi chọn một tùy chọn trong danh sách.

    Trong Excel, trên tab Trang đầu, ở nhóm Số, hãy chọn mũi tên xuống trong hộp Chung để chọn định dạng số cần sử dụng.

Hãy đảm bảo bạn thêm ký hiệu phù hợp trước hoặc sau trường phối. Ví dụ: đây là cách các giá trị tiền tệ và phần trăm sẽ hiển thị nếu bạn bỏ các ký hiệu.

Tài liệu phối thư cho biết "số tiền đóng góp của bạn là $50,00" và "tặng bạn một khoản chiết khấu 20 %".

Nếu bạn đưa các ký hiệu vào thì các số sẽ có ý nghĩa hơn.

Tài liệu kết quả phối thư cho biết "số tiền đóng góp của bạn là $50,00" và "tặng bạn một khoản chiết khấu 20 %".

Trong tài liệu phối thư của bạn, bạn thêm các ký hiệu trước hoặc sau các trường phối, như sau:

Tạo mẫu tài liệu phối thư, trong đó trường Quyên góp có ký hiệu đô la đứng trước và trường Phần trăm có ký hiệu phần trăm đứng sau.

Xem thêm

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×