Chuẩn bị cho việc sử dụng hộp thư của trang trong Office 365

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Quan trọng: Tính năng hộp thư của trang trong SharePoint Online không được được chấp nhận bắt đầu trong tháng 3, 2017. Tính năng này sẽ bị loại bỏ hoàn toàn trong bản phát hành trong tương lai. Các tổ chức SharePoint Online mới không còn có quyền truy nhập vào các tính năng hộp thư của trang. Các tổ chức SharePoint Online hiện có không còn có thể tạo hộp thư của trang mới. Bất kỳ hộp thư của trang nào mà đã được thiết lập và triển khai trước tháng 3, 2017 sẽ tiếp tục hoạt động.

Chúng tôi sẽ cung cấp một quy trình để giúp chuyển tiếp site của bạn hiện có trang hộp thư đến một nhóm Office 365 trong tháng 9, 2017. Nếu bạn hiện đang sử dụng tính năng hộp thư của trang trong SharePoint Online, bạn nên cân nhắc thay đổi thành nhóm Office 365 thay vào đó để hỗ trợ các kịch bản cộng tác email của bạn.

Có thể dùng hộp thư của site từ một site nhóm SharePoint để lưu trữ và tổ chức email nhóm. Cũng có thể dùng hộp thư đó từ Outlook 2013 bao gồm trong Office 365 ProPlus hoặc Office Professional Plus hoặc Office Professional Plus cho email nhóm, và dùng làm cách nhanh chóng để lưu trữ các phần đính kèm và truy xuất tài liệu từ site nhóm.

Trước khi bạn dùng hộp thư của site tại tổ chức của mình, nhất là nếu bạn có kế hoạch dùng hộp thư từ Outlook, hãy đọc bài viết này để tìm hiểu các yêu cầu và cân nhắc thiết lập. Xem Các câu hỏi thường gặp để tìm hiểu các vấn đề người dùng có thể hỏi và để khắc phục các sự cố gặp phải khi truy nhập.

Trong bài viết này

Khi nào và làm thế nào để sử dụng hộp thư của site

Các quyền và yêu cầu

Các câu hỏi thường gặp về việc quản lý hộp thư của site

Cách sử dụng hộp thư của site

Cách làm việc với tài liệu từ Outlook

Cách tạo và loại bỏ các hộp thư của site

Khắc phục sự cố truy nhập vào hộp thư của site

Khi nào và làm thế nào để sử dụng hộp thư của site

Để bắt đầu, hãy tìm hiểu cách hộp thư của site có thể giúp một nhóm cùng cộng tác. Khi bạn sẵn sàng thiết lập và dùng một hộp thư của site, hãy xem các bước sau đây:

Các quyền và yêu cầu

Kiểm soát quyền làm việc với các hộp thư của site bằng cách thêm người cho các nhóm cụ thể trên site SharePoint. Sau đây là bảng cho biết ai có thể làm gì.

Tác vụ

Ai có thể làm việc đó

Gửi email đến địa chỉ email hộp thư của site.

Bất cứ ai.

Tạo một hộp thư của site trên site.

Bất cứ ai trong nhóm người sở hữu SharePoint đối với site.

Đọc, tổ chức, trả lời hoặc xóa bỏ email khỏi hộp thư của site trong SharePoint.

  • Bất cứ ai trong nhóm người sở hữu mặc định hoặc nhóm thành viên mặc định đối với site (bất cứ ai có quyền Đóng góp) đều có thể dùng hộp thư của site từ SharePoint. Liệt kê người có thể nằm trong nhóm người sở hữu hoặc nhóm thành viên là các cá nhân hoặc là một phần của nhóm bảo mật.

  • Các thành viên nhóm bên ngoài không thể truy nhập vào hộp thư của site.

  • Mỗi người phải có một giấy phép cho cả SharePoint và Exchange trong cùng gói đăng ký Office 365.

Dùng hộp thư của site từ Outlook 2013 bao gồm trong Office 365 ProPlus hoặc Office Professional Plus hoặc Office Professional Plus.

Quan trọng: Hãy tìm hiểu những điều sau đây:

  • Outlook 2013 bao gồm trong Office 365 ProPlus hoặc Office Professional Plus hoặc Office Professional Plus được yêu cầu.

  • Không có phiên bản nào khác của Outlook cho phép bạn dùng hộp thư của site như mô tả ở đây.

  • Outlook 2013 bao gồm trong Office 365 ProPlus hoặc Office Professional Plus sẵn dùng chỉ trong một số gói thuê bao Office 365.

  • Tên người dùng cá nhân của người dùng phải được liệt kê trong nhóm người sở hữu hoặc nhóm thành viên mặc định SharePoint.

  • Nếu bạn thêm một nhóm bảo mật với người dùng đã có trong đó vào nhóm SharePoint, họ không thể nhìn thấy hộp thư của site trong Outlook, mặc dù họ có thể dùng hộp thư của site từ SharePoint.

Đối với các cấu hình hỗn hợp, để xem hộp thư của site trong Outlook, hộp thư của người dùng phải được lưu trữ trên Exchange 2013, hoặc trên Office 365.

Gửi email từ địa chỉ email hộp thư của site.

Theo mặc định, email được gửi từ hộp thư của site có một địa chỉ từ của cá nhân đã gửi email. Để cho phép người dùng sử dụng địa chỉ email hộp thư của trang dưới dạng địa chỉ từ , bạn có thể cung cấp cho người dùng quyền gửi dưới tên cho địa chỉ email hộp thư của trang.

Các câu hỏi thường gặp về việc quản lý hộp thư của site

Dưới đây là những câu trả lời cho các câu hỏi phổ biến có thể gặp khi bạn bắt đầu dùng hộp thư của site trong tổ chức của mình.

Cách sử dụng hộp thư của site

Làm thế nào thành viên của site có thể tìm ra người có thể nhìn thấy hộp thư của site?

Trong Outlook, bấm chuột phải vào tên tài khoản của bạn trên ngăn dẫn hướng rồi bấm Quản lý Tất cả Hộp thư của Site. Một cửa sổ mới sẽ mở ra liệt kê tất cả các hộp thư của site cho bạn truy nhập vào. Bấm đúp vào hộp thư của site sau đó bấm vào người dùng.

Bạn cũng có thể dùng Outlook Web App. Ở góc trên bên phải, bấm Thiết đặt Thiết đặt: cập nhật hồ sơ của bạn, cài đặt phần mềm rồi kết nối phần mềm với đám mây , bấm Tùy chọn, bấm hộp thư của site, Bấm đúp vào hộp thư của site, sau đó bấm người dùng.

Tôi có thể sao chép email vào hộp thư của site trong Outlook, thay vì di chuyển email đó được không?

Khi bạn kéo email từ hộp thư của bạn vào hộp thư của site, email đó sẽ được chuyển đến hộp thư của site. Để sao chép email, bấm chuột phải vào email để kéo nó vào hộp thư của site, sau đó bấm Sao chép.

Điều gì sẽ xảy ra nếu có hai người đang cố tải lên cùng một tài liệu vào hộp thư của site bằng cách sử dụng Outlook?

Mỗi tài liệu phải có một tên tệp duy nhất. Người dùng thứ hai nhận được email, nói rằng không thể thêm tệp vào bởi vì đã tồn tại một tệp có cùng tên. Email có phần đính kèm.

Điều gì sẽ xảy ra nếu có hai người đồng thời sửa một bản thảo email trong hộp thư của site bằng cách dùng Ứng dụng Hộp thư của Site của site SharePoint?

Các chỉnh sửa của người thứ hai sẽ ghi đè lên những thay đổi của người thứ nhất.

Cách làm việc với tài liệu từ OutlookOutlook

Người dùng có thể kiểm xuất một tệp từ Outlook không?

Không. Để kiểm xuất một tệp, bạn phải vào site nhóm trong SharePoint.

Nếu dòng công việc SharePoint của bạn yêu cầu kiểm xuất tài liệu, thì không thể chỉnh sửa các tài liệu đó từ Outlook.

Điều gì sẽ xảy ra nếu có hai người chỉnh sửa cùng một tài liệu từ một hộp thư của site trong Outlook?

SharePoint quản lý các chỉnh sửa và kết hợp những thay đổi.

Siêu dữ liệu SharePoint được thiết đặt như thế nào khi người dùng kéo tài liệu hoặc phần đính kèm đến hộp thư của site?

Khi người dùng kéo phần đính kèm hoặc tài liệu vào một hộp thư của site trong Outlook, dữ liệu của phần đính kèm hoặc tài liệu sẽ được lưu. Bảng dưới đây cho thấy thuộc tính Outlook được lưu dưới dạng siêu dữ liệu SharePoint.

Tên Thuộc tính Outlook

Siêu dữ liệu SharePoint

Chủ đề

Tên tệp

Từ

Sửa đổi lần cuối bởi

Sửa đổi Lần cuối Bởi

Sửa đổi lần cuối bởi

Thời gian Nhận

Sửa đổi lần cuối vào lúc

Kích cỡ tài liệu

Kích cỡ tài liệu

Được kiểm xuất cho

Được kiểm xuất cho

Nếu thư viện tài liệu của bạn yêu cầu thêm siêu dữ liệu và người dùng kéo tài liệu vào một site bằng cách sử dụng Outlook, tài liệu hiển thị là đã kiểm xuất trong SharePoint cho đến khi người đó đến SharePoint và thêm siêu dữ liệu được yêu cầu.

Bao lâu thì Outlook mới đồng bộ hóa một lần với hộp thư của site?

Khi mở hộp thư của site trong Outlook hoặc trong SharePoint, dữ liệu sẽ được đồng bộ hóa 15 phút một lần. Outlook thông tin hộp thư của site được đồng bộ hóa mỗi lần Outlook được mở.

Nếu cần đồng bộ hóa bằng thủ công, bất kỳ người dùng nào cũng có thể bắt đầu đồng bộ hóa từ Outlook hoặc Outlook Web App. Trong Outlook, bấm chuột phải vào tên tài khoản của bạn trên ngăn dẫn hướng rồi bấm Quản lý Tất cả Hộp thư của Site. Một cửa sổ mới sẽ mở ra với một danh sách gồm tất cả các hộp thư của site mà bạn được quyền truy nhập vào. Bấm đúp vào hộp thư của site, bấm trạng thái đồng bộ, sau đó bấm bắt đầu đồng bộ . Trong Outlook Web App, ở góc trên bên phải, bấm Thiết đặt Thiết đặt: cập nhật hồ sơ của bạn, cài đặt phần mềm rồi kết nối phần mềm với đám mây , bấm Tùy chọn, rồi bấm hộp thư của site. Bấm đúp vào hộp thư của site, bấm trạng thái đồng bộ, sau đó bấm bắt đầu đồng bộ .

Điều gì xảy ra nếu tôi kéo phần đính kèm hoặc tài liệu trong Outlook vào hộp thư của site và SharePoint không thể lưu tài liệu?

Nếu một tài liệu có thể được lưu vào thư viện tài liệu SharePoint, thì tài liệu đó được lưu. Nếu không thể lưu, bạn sẽ nhận được một email chứa tài liệu được lưu dưới dạng phần đính kèm.

Tôi nên làm gì nếu thấy một thư mục Vấn đề Đồng bộ trong hộp thư của site của tôi?

Thư mục Vấn đề Đồng bộ xuất hiện nếu đồng bộ hóa không thành công hoặc không thể tải hay xóa một tài liệu. Nếu bạn không thể tải lên hay xóa tệp từ Outlook, hãy thử dùng site SharePoint để tải lên hay xóa tệp của bạn trên site SharePoint. Để đến site SharePoint, từ hộp thư của site trong Outlook, bấm chuột phải vào thư mục tài liệu của bạn, sau đó bấm vào Mở trong Trình duyệt Web.

Nếu một tài liệu đồng bộ không thành công từ site SharePoint đến hộp thư của site trong Outlook, hãy thử đồng bộ hóa theo cách thủ công để xem liệu có thể giải quyết được vấn đề không. Đồng bộ hóa theo cách thủ công phải thực hiện từ Outlook Web App cho tài khoản của bạn, không phải từ SharePoint. Trong Outlook Web App, bấm Thiết đặt Thiết đặt: cập nhật hồ sơ của bạn, cài đặt phần mềm rồi kết nối phần mềm với đám mây , bấm Tùy chọn, sau đó bấm hộp thư của site. Bấm đúp vào hộp thư của site, bấm trạng thái đồng bộ, sau đó bấm bắt đầu đồng bộ . Nếu vẫn không thành công, hãy bấm gửi email chi tiết cho tôi, khắc phục sự cố của bạn, sau đó liên hệ với bộ phận Hỗ trợ nếu cần thiết.

Cách tạo và loại bỏ các hộp thư của site

Tôi có cần phải gán giấy phép vào địa chỉ email hộp thư của site không?

Không. Địa chỉ email của site không yêu cầu cấp phép Exchange.

Có những tình huống yêu cầu không nên sử dụng hộp thư của site không?

Có những lúc hộp thư của site có thể không thích hợp:

  • Cân nhắc bảo mật - bất kỳ thành viên nào của site đều có thể đọc hoặc chuyển tiếp bất kỳ email nào trong một hộp thư của site.

  • Bởi vì hộp thư của site là một không gian làm việc được chia sẻ, bất kỳ người dùng hộp thư của site nào đều có thể sắp xếp lại và xóa email.

Tôi có thể đổi tên hộp thư của site không?

Tên hiển thị của một hộp thư của site là tên hiển thị của site nhóm SharePoint. Nếu bạn thay đổi tên hiển thị của site trong SharePoint, thì tên hiển thị cũng thay đổi trong Outlook. Tuy nhiên, địa chỉ email của site sẽ không bị thay đổi.

Tôi có thể thêm một tiền tố vào địa chỉ email hộp thư của site cho các site mới được không?

Bạn có thể dùng lệnh ghép ngắn Set-SiteMailboxProvisioningPolicyExchange OnlineWindows PowerShell với aliasprefix để tạo ra một tiền tố sử dụng với tất cả hộp thư của trang mới.

Tôi có thể xóa hộp thư của site không?

Khi đóng hay xóa bỏ một site theo cách thủ công hoặc do chính sách đóng cửa site, hộp thư của site cũng bị đóng cửa hoặc bị xóa.

Bạn có thể ngăn không cho người dùng tạo hộp thư của site bằng cách bỏ chọn Hộp thư Nhóm của Tôi trong chính sách mặc định về việc gán vai trò. Sau đó, bạn có thể tạo một hộp thư mới của site cho người dùng nào yêu cầu cấp phép tạo hộp thư của site.

Tôi có thể tự động tạo ra các hộp thư của site không?

Có.

  1. Để tạo một hộp thư của site cho một site SharePoint hiện tại bằng cách sử dụng hệ thống cung cấp tự động của bạn, hãy cài đặt Ứng dụng Hộp thư của Site.

  2. Dùng Windows PowerShell với lệnh ghép ngắn Exchange Online , chạy lệnh sau đây để tạo ra hộp thư của site và đặt tên hiển thị:

    New-SiteMailbox –DisplayName “<Site display name>” –SharePointUrl https://domain.sharepoint.com/sites/<site_name>

Dưới đây là một ví dụ về việc làm thế nào để thiết lập hộp thư của site mới trên site nhóm tiếp thị:

New-SiteMailbox –DisplayName “Marketing” –SharePointUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/marketing

Để biết thêm thông tin về lệnh ghép ngắn được sử dụng để quản lý hộp thư của trang, hãy xem lệnh ghép ngắn chia sẻ và cộng tác.

Làm thế nào để kiểm soát kích cỡ tối đa của hộp thư?

Bạn có thể dùng lệnh ghép ngắn Set-SiteMailboxProvisioningPolicyExchange OnlineWindows PowerShell để kiểm soát kích cỡ tối đa của email có thể nhận được, khi cảnh báo kích cỡ hộp thư được đưa ra và kích cỡ tối đa hộp thư.

Số liệu thống kê việc sử dụng hộp thư của site có sẵn dùng không?

Có. Bạn có thể dùng lệnh ghép ngắn sau đây Windows PowerShell để có được thông tin sử dụng:

  • Get-SiteMailbox: Lấy thông tin cơ bản về một hộp thư.

  • Get-MailboxFolderStatistics: Xem số lượng các mục và kích cỡ thư mục.

  • Get-MailboxStatistics: Xem thời gian đăng nhập gần nhất.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng các lệnh ghép ngắn, hãy xem lệnh ghép ngắn chia sẻ và cộng tác.

Khắc phục sự cố truy nhập vào hộp thư của site

Tại sao người dùng không thể xem hộp thư của site trong Outlook mặc dù họ có thể xem nó trong SharePoint?

Có vài lý do tại sao người dùng có thể xem hộp thư của site trong SharePoint nhưng không xem được trong Outlook. Cách kiểm tra như sau:

  • Hãy chắc chắn rằng người dùng đang sử dụng một phiên bản được hỗ trợ của Outlook.

  • Chắc chắn rằng người dùng đã được thêm vào nhóm người sở hữu site hoặc nhóm thành viên của site với tư cách một người dùng cá nhân, chứ không phải là một phần của một nhóm bảo mật.

  • Chỉ có thể sử dụng đồng thời 10 hộp thư của site trong Outlook. Nếu người dùng đã có 10 hộp thư của site được thiết lập và muốn có thêm, trước tiên người dùng cần để ẩn một số hộp thư của site. Để biết thông tin về việc làm thế nào để xóa hộp kiểm Hiển thị trong Outlook, hãy xem Truy nhập email và tài liệu của dự án từ một nơi.

Tại sao người dùng có thể xem tài liệu trong SharePoint, nhưng không xem được trong hộp thư của site trong Outlook?

Để tài liệu được hiển thị trong hộp thư của site trong Outlook, thì thư viện tài liệu chứa các tài liệu phải được ghim vào nút Khởi động Nhanh của site.

Tại sao người dùng có thể thấy được một tài liệu trong hộp thư của site trong Outlook, nhưng không phải trong SharePoint?

Outlook liệt kê tất cả các tài liệu, nhưng SharePoint chỉ liệt kê các tài liệu mà người dùng có quyền đọc. Nếu một người dùng không có quyền đọc đối với một tài liệu cụ thể, thì tên của tài liệu sẽ hiển thị trong hộp thư của site trong Outlook, nhưng người dùng Outlook không thể mở tài liệu đó.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×