Cho phép người khác quản lý thư và lịch của bạn

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Tương tự như gặp một trợ giúp bộ trợ giúp bạn quản lý giấy thư đến của mình, bạn có thể dùng Microsoft Outlook để cho phép người khác, được gọi là một đại diện, nhận và trả lời các thư và yêu cầu họp và phản hồi thay mặt email. Bạn cũng có thể cấp quyền truy nhập bổ sung cho phép người đại diện của bạn để đọc, tạo hoặc có quyền mục Thêm điều khiển trong Microsoft Exchange Server của bạn hộp thư.

Ghi chú: Yêu cầu có tài khoản Microsoft Exchange Server .

Bạn là người đại diện? Tìm hiểu thêm về việc quản lý mục lịch và thư của người khác.

Trong bài viết này

Về truy nhập đại diện

Bật truy nhập đại diện

Thay đổi quyền cho người đại diện của bạn

Thay đổi truy nhập đại diện cho các mục riêng tư

Về truy nhập đại diện

Ngoài chỉ chia sẻ thư mục Outlook, truy nhập đại diện cho phép bạn cấp quyền truy nhập khác, chẳng hạn như cho phép đại diện có thể tạo thông điệp email hoặc trả lời yêu cầu thay mặt cuộc họp.

Ghi chú: 

  • Là người quản lý, thư của bạn phải được chuyển tới hộp thư của bạn trên máy chủ Exchange, không phải vào tệp dữ liệu Outlook (.pst) trên máy tính của bạn.

  • Bạn và người đại diện phải dùng cùng phiên bản Outlook.

Là người cấp quyền, bạn sẽ xác định mức độ truy nhập mà người đại diện có đối với các thư mục của mình. Bạn có thể cấp quyền cho người đại diện để đọc các mục trong thư mục của mình hoặc để đọc, tạo, thay đổi và xóa bỏ các mục. Theo mặc định, khi bạn thêm người đại diện, thì người đại diện đó có quyền truy nhập đầy đủ vào thư mục Lịch và Tác vụ của bạn. Người đại diện cũng có thể trả lời yêu cầu họp thay mặt bạn.

Có các mức quyền đại diện nào?

  • Người xem lại     Với quyền này, người đại diện có thể đọc mục trong thư mục của người quản lý.

  • Tác giả     Với quyền này, người đại diện có thể đọc và tạo các mục, và thay đổi và xóa bỏ các mục mà người đó sẽ tạo ra. Ví dụ, đại diện có thể tạo nhiệm vụ yêu cầu và yêu cầu cuộc họp trực tiếp trong thư mục nhiệm vụ hoặc lịch của người quản lý và sau đó gửi mục của người quản lý thay mặt.

  • Trình soạn thảo     Với quyền này, người đại diện có thể làm mọi thứ mà tác giả có quyền làm và ngoài ra có thể thay đổi và xóa bỏ các mục mà trình quản lý đã tạo.

Đầu trang

Bật truy nhập đại diện

Đại diện tự động nhận được gửi trên thay mặt quyền. Theo mặc định, người đại diện có thể đọc chỉ yêu cầu họp và phản hồi gửi đến người quản lý. Người đại diện không có quyền truy nhập đọc bất kỳ thư nào khác trong hộp thư đếncủa bạn.

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm Thiết đặt Tài khoản, rồi bấm Truy cập Đại diện.

  3. Bấm Thêm.

    Tôi không thấy nút Thêm

    • Nút Thêm sẽ không nhìn thấy được vì một hoặc nhiều thao tác sau:

    • Kết nối hoạt động không tồn tại giữa Outlook và Exchange. Thanh trạng thái Outlook sẽ hiển thị đã kết nối với Microsoft Exchange hoặc trực tuyến.

    • Thư của bạn không đang được chuyển phát vào hộp thư Exchange của bạn. Email của bạn phải được chuyển phát vào hộp thư Exchange của bạn, không phải vào tệp dữ liệu Outlook (.pst) trên ổ đĩa cứng máy tính của bạn.

  4. Hãy nhập tên người mà bạn muốn chỉ định làm người đại diện của mình hoặc tìm kiếm rồi bấm vào tên trong danh sách kết quả tìm kiếm.

    Ghi chú: Người đại diện phải là người trong Danh sách Địa chỉ Toàn cục Exchange của tổ chức bạn.

  5. Bấm Thêm rồi bấm OK.

  6. Trong hộp thoại Quyền đại diện , bạn có thể chấp nhận thiết đặt quyền mặc định hoặc chọn mức truy nhập tùy chỉnh cho thư mục Exchange.

    Nếu người đại diện cần quyền để làm việc chỉ với yêu cầu họp và phản hồi, thiết đặt quyền mặc định, bao gồm các đại diện nhận được các bản sao của thư liên quan đến cuộc họp được gửi cho tôi, có đủ. Bạn có thể bỏ thiết đặt quyền hộp thư đến tại không có. Cuộc họp yêu cầu và phản hồi sẽ đi trực tiếp đến của người đại diện hộp thư đến.

    Ghi chú: Theo mặc định, người đại diện được cấp quyền Người biên tập (có thể đọc, tạo và thay đổi các mục) đối với thư mục Lịch của bạn. Khi người đại diện trả lời cuộc họp thay mặt bạn, cuộc họp đó sẽ được tự động thêm vào thư mục Lịch của bạn.

  7. Để gửi thư thông báo cho người đại diện về quyền đã thay đổi, bạn hãy chọn hộp kiểm Tự động gửi thông báo cho đại diện tóm tắt những quyền này.

  8. Nếu muốn, bạn hãy chọn hộp kiểm Người đại diện có thể xem những mục riêng tư của tôi.

    Quan trọng: Đây là một thiết đặt toàn cầu ảnh hưởng tới tất cả các thư mục Exchange của bạn, bao gồm tất cả các thư mục thư, liên hệ, lịch, nhiệm vụ, ghi chú và Nhật ký. Bạn không thể cho phép truy nhập các mục riêng tư trong chỉ có một thư mục.

  9. Bấm OK.

    Ghi chú: Thư được gửi với gửi trên thay mặt quyền bao gồm tên của người đại diện và của người quản lý bên cạnh từ. Khi thư được gửi với quyền gửi dưới dạng, chỉ của người quản lý tên xuất hiện.

Đầu trang

Thay đổi quyền cho người đại diện của bạn

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm Thiết đặt Tài khoản, rồi bấm Truy cập Đại diện.

  3. Bấm vào tên người đại diện mà bạn muốn thay đổi quyền cho người đó, rồi bấm Quyền.

    Ghi chú: Nếu bạn muốn loại bỏ tất cả các quyền truy nhập đại diện, không bấm quyền nhưng thay vào đó hãy bấm loại bỏ và bỏ qua phần còn lại của các bước sau đây.

  4. Thay đổi quyền cho bất kỳ thư mục Outlook nào người đại diện có quyền truy nhập.

  5. Để gửi thư thông báo cho người đại diện về quyền đã thay đổi, bạn hãy chọn hộp kiểm Tự động gửi thông báo cho đại diện tóm tắt những quyền này.

Ghi chú: Nếu bạn muốn các bản sao của yêu cầu họp và phản hồi mà bạn nhận được gửi đến người đại diện, hãy đảm bảo người đại diện được gán trình soạn thảo (có thể đọc, tạo và sửa đổi mục) quyền thư mục lịch của bạn, và sau đó chọn hộp kiểm người đại diện nhận được các bản sao của thư liên quan đến cuộc họp được gửi cho tôi .

Đầu trang

Thay đổi truy nhập đại diện cho các mục riêng tư

Nếu bạn đã gán quyền cho đại diện để mà người đó có thể truy nhập các thư mục Outlook, bạn có thể ẩn các thông tin cá nhân trong cuộc hẹn, cuộc họp, nhiệm vụ và liên hệ. Mở mỗi mục cá nhân, và trên tab Công cụ lịch , trong nhóm thẻ , bấm riêng tư.

Nếu bạn muốn cấp quyền truy nhập đại diện để xem các mục riêng tư, hãy làm như sau:

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm Thiết đặt Tài khoản, rồi bấm Truy cập Đại diện.

  3. Bấm vào tên của người đại diện mà bạn muốn thay đổi truy quyền cập đối với cuộc hẹn riêng tư của bạn, rồi bấm Quyền.

  4. Chọn hộp kiểm Người đại diện có thể xem những mục riêng tư của tôi.

Quan trọng: Bạn không nên dựa vào tính năng riêng tư để ngăn không cho người khác truy nhập vào chi tiết của cuộc hẹn, liên hệ hoặc tác vụ của bạn. Để bảo đảm bảo rằng người khác không thể đọc các mục mà bạn đánh dấu là riêng tư, không cấp cho họ quyền người xem lại (có thể đọc mục) thư mục lịch, liên hệhoặc tác vụ của bạn.

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Xem Thêm

Chia sẻ lịch Outlook với người khác

Mở lịch Exchange của người khác

Thiết lập email Outlook

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×