Chia sẻ site hoặc tài liệu với người bên ngoài tổ chức của bạn

Chia sẻ site hoặc tài liệu với người bên ngoài tổ chức của bạn

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Nếu tổ chức của bạn thực hiện công việc liên quan tới việc chia sẻ tài liệu hoặc cộng tác trực tiếp với các nhà cung cấp hoặc khách hàng, thì bạn có thể muốn dùng các tính năng chia sẻ bên ngoài của SharePoint Online để chia sẻ nội dung với những người bên ngoài không có giấy phép đăng ký Microsoft Office 365 của tổ chức bạn.

Có vài cách để bạn có thể làm điều này:

Ghi chú: Chỉ có một người có thể đăng nhập để truy nhập vào site của bạn hoặc tài liệu bằng cách dùng thư mời mà bạn gửi. Tuy nhiên, người nhận được lời mời của bạn có thể quyết định không dùng nó và thay vào đó chuyển tiếp thư mời cho người khác ai đó có thể đăng nhập bằng tài khoản Microsoft hoặc tài khoản công ty của họ để truy nhập tài liệu hoặc trang.

Ghi chú: Người quản trị toàn cầu của bạn phải bật tính năng chia sẻ bên ngoài và đặt các quyền thích hợp trước khi bạn có thể chia sẻ site hoặc tài liệu. Hãy xem Quản lý tính năng chia sẻ bên ngoài dành cho môi trường SharePoint online của bạn để biết thêm thông tin.

Người dùng bên ngoài là gì?

Người dùng bên ngoài là người nào đó bên ngoài tổ chức của bạn ai có thể truy nhập site SharePoint Online và tài liệu nhưng không có giấy phép cho thuê bao SharePoint Online hoặc Microsoft Office 365 của bạn. Người dùng bên ngoài không phải là nhân viên, nhà thầu hoặc tại chỗ đại diện cho bạn hoặc công ty con của bạn.

Ghi chú: Nếu tổ chức của bạn có các đối tượng thuê Office 365 riêng biệt, người dùng được cấp phép từ một đối tượng thuê có thể sử dụng tính năng chia sẻ với bên ngoài cùng với người dùng được cấp phép từ đối tượng thuê khác.

Người dùng bên ngoài kế thừa quyền sử dụng của khách hàng SharePoint Online được mời cộng tác trên trang web. Nghĩa là nếu một tổ chức mua gói Enterprise E3 và xây dựng site bằng các tính năng doanh nghiệp, người dùng bên ngoài sẽ được cấp quyền sử dụng và/hoặc xem các tính năng doanh nghiệp trong tuyển tập site mà họ được mời đến. Mặc dù người dùng bên ngoài có thể được mời với tư cách là thành viên bổ sung của dự án để thực hiện một phạm vi hành động đầy đủ trên site, nhưng họ sẽ không có đầy đủ các khả năng như một thành viên có giấy phép được trả đầy đủ trong tổ chức của bạn. Hãy xem Quản lý chia sẻ bên ngoài cho môi trường SharePoint Online của bạn để biết thêm thông tin.

Chia sẻ site

Khi bạn chia sẻ một site với người dùng bên ngoài, bạn gửi cho họ một thư mời mà họ có thể dùng để đăng nhập vào site của bạn. Bạn có thể gửi thư mời này tới bất kỳ địa chỉ email nào. Khi người nhận nhận được thư mời, họ có thể đăng nhập bằng tài khoản Microsoft hoặc tài khoản công việc hay trường học. Khi bạn chia sẻ một site, bạn có thể chọn kiểu quyền mà bạn muốn người kia có đối với site này.

Bạn phải là Người sở hữu Site hoặc có toàn quyền điều khiển thì mới có thể chia sẻ site với người dùng bên ngoài.

  1. Đăng nhập vào Office 365 bằng tài khoản công ty hoặc trường học của bạn.

  2. Trong góc trên bên trái của trang, chọn biểu tượng công cụ khởi động ứng dụng Biểu tượng công cụ khởi động ứng dụng Office 365 và sau đó chọn lát xếp SharePoint (trước đây là các lát xếp site ) hoặc bấm SharePoint (trước đây là trang) ở phía trên cùng của trang.

  3. Hãy đi tới site mà bạn muốn chia sẻ với người dùng bên ngoài.

  4. Ở góc trên bên phải của màn hình, hãy bấm Chia sẻ.

    Hình ảnh của lệnh Chia sẻ ở góc trên bên phải màn hình.

  5. Trong hộp thoại chia sẻ , hãy nhập tên người dùng bên ngoài bạn muốn mời. Ví dụ: someone@outlook.com hoặc someone@contoso.com.

    Ghi chú: Bạn cũng có thể dùng lệnh chia sẻ để cấp quyền truy nhập trang nội bộ người dùng được cấp phép. Nếu bạn muốn thực hiện điều này, chỉ cần nhập tên của những người bạn muốn mời.

  6. Bấm Chia sẻ.

    Ghi chú: Nếu bạn nhận được thông báo lỗi không khớp người dùng khi bạn nhập một tên và địa chỉ email, trang web của bạn có thể không được hỗ trợ để cho phép người dùng bên ngoài. Kiểm tra với người quản trị của bạn để kích hoạt nó.

  7. Nhập nội dung trong thư mời.

  8. Theo mặc định, thư mời email được gửi tự động. Để tắt tính năng mời qua email, bấm Hiện tùy chọnvà bỏ chọn gửi thư mời qua email

Theo mặc định, bất kỳ thư mời mà bạn gửi cho người dùng bên ngoài sẽ hết hạn trong 90 ngày. Nếu một khách mời không chấp nhận thư mời trong vòng 90 ngày, và bạn vẫn muốn người đó có quyền truy nhập vào site của bạn, bạn sẽ cần phải gửi thư mời mới.

Khi người dùng bên ngoài nhận được lời mời của họ, họ chọn một nút đưa chúng đến một trang nơi họ đăng nhập vào trang SharePoint Online của bạn bằng cách sử dụng tài khoản Microsoft hoặc một tài khoản công ty hoặc trường học. Nếu người dùng không có ít nhất một tài khoản Microsoft, họ có thể đăng ký một miễn phí tài khoản Microsoft.

Chia sẻ tài liệu bằng cách gửi hoặc đăng nối kết dành cho khách ẩn danh

Bạn có thể tạo nối kết dành cho khách ẩn danh, sau đó chia sẻ nối kết bằng cách dùng bất kỳ phương tiện nào phù hợp với bạn. Ví dụ, đăng lên trang đa phương tiện xã hội, hoặc dán vào email. Bạn có thể tạo nối kết dành cho khách cung cấp quyền sửa hoặc chỉ xem.

Bạn phải là Người sở hữu Trang hoặc có toàn quyền điều khiển thì mới có thể chia sẻ trang với người dùng bên ngoài. Ngoài ra, tính năng chia sẻ ra bên ngoài phải được bật trong Thiết đặt Dịch vụ Office 365 hoặc trung tâm quản trị SharePoint Online (tùy thuộc vào gói đăng ký mà bạn có). Tính năng chia sẻ ra bên ngoài cũng phải được bật cho tuyển tập trang của bạn (chỉ đối với các gói đăng ký doanh nghiệp).

  1. Đăng nhập vào Office 365 bằng tài khoản công ty hoặc trường học của bạn.

  2. Trong góc trên bên trái của trang, chọn biểu tượng công cụ khởi động ứng dụng Biểu tượng công cụ khởi động ứng dụng Office 365 và sau đó chọn lát xếp SharePoint (trước đây là các lát xếp site ) hoặc bấm SharePoint (trước đây là trang) ở phía trên cùng của trang.

  3. Bấm vào dấu chấm lửng ... bên cạnh tài liệu, sau đó bấm chia sẻ.

    Bắt đầu chia sẻ tài liệu trong thư viện SharePoint

  4. Trong hộp thoại chia sẻ, bấm lấy nối kết.

  5. Chọn loại quyền mà bạn muốn cấp: hạn đối với nối kết, nối kết xem hoặc sửa nối kết.
    Nối kết dành cho khách được tạo ra.

  6. Hãy chọn và sao chép URL nối kết dành cho khách.
    Tạo và sao chép nối kết dành cho khách ẩn danh
    Bây giờ bạn có thể dán URL nối kết dành cho khách vào đa phương tiện mà bạn chọn.

  • Nếu tài liệu trong thư viện trang nhóm, thành viên trang khác có thể tìm thấy nối kết dành cho khách trong hộp thoại Chia sẻ và gửi tới những người khác.

  • Nếu tệp mà bạn đang tìm cách chia sẻ nằm trong một thư viện đang sử dụng Quản lý Quyền Thông tin, thì bạn sẽ không chia sẻ được tệp đó ra bên ngoài.

  • Nối kết khách ẩn danh có thể được chuyển tiếp hoặc chia sẻ với người khác và người đó cũng có thể xem hoặc sửa nội dung mà không cần đăng nhập. Hãy tránh sử dụng nối kết khách ẩn danh cho những nội dung nhạy cảm.

  • Những người được mời truy nhập vào tài liệu bằng nối kết khách ẩn danh sẽ chỉ có thể xem hoặc đọc các tệp trong Office Online phù hợp. Họ sẽ không thể mở tệp trong phiên bản chương trình Office trên máy tính tương ứng.

  • Nếu tính năng chia sẻ ra bên ngoài được tắt toàn bộ trong Thiết đặt Dịch vụ Office 365 hoặc trong trung tâm Quản trị SharePoint Online, thì mọi nối kết chia sẻ sẽ ngừng hoạt động. Nếu sau đó tính năng này được kích hoạt lại, thì những nối kết này sẽ khôi phục hoạt động. Cũng có thể tắt các nối kết riêng lẻ đã được chia sẻ nếu bạn muốn thu hồi quyền truy nhập vào một tài liệu cụ thể. Hãy xem Tắt nối kết khách ẩn danh.

  • Nếu bạn chia sẻ sổ làm việc Excel bao gồm các trang tính Power View với những người bên ngoài tổ chức của bạn, họ sẽ không thể để xem trang tính Power View trong sổ làm việc đó.

  • Nếu bạn chia sẻ thư mục, loại quyền mà bạn có thể cấp quyền, chỉ là nối kết bị hạn chế.

Cho phép mọi người tạo nối kết dành cho khách với tài liệu mà bạn đã chia sẻ với họ

Bạn có thể sẵn sàng chia sẻ rộng rãi một số tài liệu và trên thực tế, bạn có thể muốn khuyến khích mọi người tiếp tục chia sẻ. Đối với tài liệu mà bạn có thể cho phép mọi người để tạo nối kết dành cho khách ẩn danh với tài liệu mà bạn chia sẻ với họ.

Để cho phép khả năng này, bạn phải có cấp phép Toàn quyền Điều khiển.

  1. Đăng nhập vào Office 365 bằng tài khoản công ty hoặc trường học của bạn.

  2. Trong góc trên bên trái của trang, chọn biểu tượng công cụ khởi động ứng dụng Biểu tượng công cụ khởi động ứng dụng Office 365 và sau đó chọn lát xếp SharePoint (trước đây là các lát xếp site ) hoặc bấm SharePoint (trước đây là trang) ở phía trên cùng của trang.

  3. Đi đến thư viện mà bạn muốn cho phép mọi người tạo nối kết dành cho khách.

  4. Bấm thiết đặt Nút Thiết đặt Office 365 và sau đó bấm thiết đặt trang.

  5. Bấm vào quyền trang bên dưới phần người dùng và quyền .

  6. Bấm yêu cầu truy nhập thiết đặt.

    Ghi chú: Nếu bạn không thấy Thiết đặt yêu cầu truy nhập, bấm Quản lý mẹ bên dưới tab quyền , sau đó bấm Thiết đặt yêu cầu truy nhập.

    Nút thiết đặt yêu cầu truy nhập trong tab cấp phép.
  7. Trong Truy nhập Thiết đặt Yêu cầu kiểm tra hộp thoại, cho phép các thành viên để chia sẻ trang và tệp và thư mục riêng lẻ.

  8. Hoặc bạn có thể kiểm tra các yêu cầu cho phép truy nhập và thêm một địa chỉ email sẽ nhận được yêu cầu truy nhập.

  9. Bấm OK.

Giờ đây khi mọi người chọn tài liệu mà bạn đã chia sẻ với họ và mở hộp thoại Chia sẻ, họ có thể tạo nối kết dành cho khách. Tuy nhiên hãy lưu ý rằng họ chỉ có thể tạo nối kết dành cho khách cho phép khách sửa tài liệu nếu bạn đã cấp phép chỉnh sửa khi chia sẻ tài liệu lúc đầu. Nếu họ chỉ có quyền xem, họ chỉ có thể tạo nối kết dành cho khách có quyền xem.

Ghi chú: Nếu bạn bỏ chọn cho phép thành viên để chia sẻ site và cá nhân tệp và thư mục để tắt tính năng khả năng này, menu chia sẻ sẽ vẫn sẵn có cho người dùng, nhưng thông báo lỗi sẽ được hiển thị khi một thành viên nhóm cố gắng chia sẻ.

Để có thông tin tổng quan về các Thiết đặt Yêu cầu quyền Truy nhập, hãy xem Video: Chia sẻ trang mà không cần yêu cầu truy nhập.

Chia sẻ tài liệu yêu cầu đăng nhập vào trang của bạn

Bạn phải là Người sở hữu Trang hoặc có toàn quyền điều khiển thì mới có thể chia sẻ trang với người dùng bên ngoài. Ngoài ra, tính năng chia sẻ ra bên ngoài phải được bật trong Thiết đặt Dịch vụ Office 365 hoặc trung tâm quản trị SharePoint Online (tùy thuộc vào gói đăng ký mà bạn có). Tính năng chia sẻ ra bên ngoài cũng phải được bật cho tuyển tập trang của bạn (chỉ đối với các gói đăng ký doanh nghiệp).

  1. Đăng nhập vào Office 365 bằng tài khoản công ty hoặc trường học của bạn.

  2. Trong góc trên bên trái của trang, chọn biểu tượng công cụ khởi động ứng dụng Biểu tượng công cụ khởi động ứng dụng Office 365 và sau đó chọn lát xếp SharePoint (trước đây là các lát xếp site ) hoặc bấm SharePoint (trước đây là trang) ở phía trên cùng của trang.

  3. Dẫn hướng đến site và tài liệu bạn muốn chia sẻ.

  4. Bấm vào dấu chấm lửng () bên cạnh tài liệu, sau đó bấm chia sẻ.
    Bắt đầu chia sẻ tài liệu trong thư viện SharePoint

  5. Bấm mời mọi người nếu nó chưa được chọn, sau đó nhập địa chỉ email của người bạn mời để chia sẻ tài liệu. Ví dụ: someone@outlook.com, hoặc somebody@gmail.comhoặc externaluser@contoso.com.

  6. Trong danh sách thả xuống, hãy chọn mức quyền mà bạn muốn cấp cho những người dùng này Có thể sửa hoặc Có thể xem.

  7. Nếu bạn muốn, hãy nhập thông báo đưa vào trong email. Thông báo có thể bao gồm thông tin hoặc chỉ dẫn về tài liệu mà bạn đã chia sẻ.

  8. Bấm Hiện Tùy chọn.

  9. Kiểm tra yêu cầu đăng nhập.

    Một số trang được tùy chỉnh và có thể không hiển thị yêu cầu đăng nhập. Nếu bạn cần tùy chọn này, hãy liên hệ với người quản trị trang web của bạn.

    Ghi chú: Nếu bạn không chọn hộp kiểm Yêu cầu đăng nhập, email sẽ chứa nối kết dành cho khách ẩn danh với tài liệu. Nối kết dành cho khách ẩn danh có thể được chuyển tiếp hoặc chia sẻ với những người có thể xem hoặc sửa nội dung mà không cần đăng nhập.

  10. Bấm gửi thư mời qua email.

  11. Bấm Chia sẻ.

Ghi chú: Tìm hiểu về những thay đổi địa chỉ email thông báo SharePoint để ngăn không cho email đến thư mục Email rác của người nhận.

Xem ai có quyền truy nhập vào một tài liệu hoặc trang cụ thể

Bạn cũng có thể dùng lệnh Chia sẻ để xem nhanh danh sách những người đã được chia sẻ một tài liệu.

Hãy thực hiện một trong những thao tác sau:

  • Để xem ai có quyền truy nhập vào site, bấm chia sẻ ở phía trên cùng bên phải của trang. Bấm vào nối kết sau khi chia sẻ với trong hộp thoại chia sẻ để xem danh sách những người có quyền truy nhập vào site.

  • Để xem ai có quyền truy nhập vào một tài liệu, thư mục hoặc tập tài liệu, hãy bấm vào dấu chấm lửng ... bên cạnh tài liệu, hãy bấm chia sẻ. sau đó bấm Chia sẻ với.

Thu hồi quyền truy nhập của người dùng vào một site

Nếu trang đã được chia sẻ với người dùng bên ngoài và bạn muốn thu hồi quyền truy nhập của người dùng này vào trang đó, bạn có thể làm vậy bằng cách loại bỏ quyền của người này đối với trang đó.

  1. Đăng nhập vào Office 365 bằng tài khoản công ty hoặc trường học của bạn.

  2. Trong góc trên bên trái của trang, chọn biểu tượng công cụ khởi động ứng dụng Biểu tượng công cụ khởi động ứng dụng Office 365 và sau đó chọn lát xếp SharePoint (trước đây là các lát xếp site ) hoặc bấm SharePoint (trước đây là trang) ở phía trên cùng của trang.

  3. Đến trang bạn muốn rút lại thư mời.

  4. bấm thiết đặt Nút Thiết đặt Office 365 và sau đó bấm Thiết đặt trang.

  5. Bấm người và nhóm bên dưới người dùng và quyền.

  6. Chọn Nhóm từ thanh Khởi động nhanh ở bên trái mà bạn muốn loại bỏ người dùng.

  7. Chọn người dùng bạn muốn loại bỏ, bấm hành động và sau đó bấm Loại bỏ người dùng khỏi nhóm.

    Dạng xem của thanh khởi động nhanh với các nhóm và menu hành động mở với loại bỏ người dùng khỏi nhóm được chọn.
  8. Bấm OK.

Tắt nối kết dành cho khách ẩn danh

Bạn có thể xem tài liệu đã được chia sẻ thông qua nối kết dành cho khách bằng cách kiểm tra menu thuộc tính cho tài liệu.

  1. Đăng nhập vào Office 365 bằng tài khoản công ty hoặc trường học của bạn.

  2. Trong góc trên bên trái của trang, chọn biểu tượng công cụ khởi động ứng dụng Biểu tượng công cụ khởi động ứng dụng Office 365 và sau đó chọn lát xếp SharePoint (trước đây là các lát xếp site ) hoặc bấm SharePoint (trước đây là trang) ở phía trên cùng của trang.

  3. Đi đến thư viện có chứa tài liệu mà bạn muốn loại bỏ nối kết dành cho khách.

  4. Bấm vào dấu chấm lửng ... bên cạnh tài liệu, sau đó bấm chia sẻ.
    Bắt đầu chia sẻ tài liệu trong thư viện SharePoint

  5. Trong hộp thoại chia sẻ, bấm lấy nối kết.

  6. Bấm loại bỏ. (Nếu loại bỏ bị vô hiệu hóa, tài liệu của bạn có thể thiết lập để cho phép người dùng chỉ với một tên người dùng và mật khẩu.)

  7. Khi được hỏi bạn có muốn tắt nối kết không, hãy bấm Tắt Nối kết.

    Hộp thoại hỏi liệu bạn có muốn tắt nối kết dành cho khách đối với tài liệu đã được chia sẻ để nối kết không còn hoạt động không.

  8. Bấm Đóng.

Khi người bên ngoài tổ chức của bạn cố truy nhập nội dung bằng nối kết dành cho khách đó, họ sẽ nhìn thấy một thông báo cho biết họ không thể truy nhập.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×