Chia sẻ site Office 365 của bạn với người dùng bên ngoài

Những người cần xem hoặc làm việc với nội dung site của bạn nhưng không có tài khoản người dùng cho môi trường SharePoint Online hoặc Office 365 của bạn được gọi là "người dùng bên ngoài". Bạn có thể chia sẻ các site và tài liệu của mình với người dùng bên ngoài hoặc trên toàn cầu, tức là cho tất cả các site trong đối tượng thuê, hoặc cho mỗi tuyển tập site riêng lẻ.

Sau khi đã bật chia sẻ cho đối tượng thuê và các tuyển tập site riêng lẻ, người quản trị tuyển tập site có thể mở rộng thư mời đến những người dùng cụ thể. Xem mục Chia sẻ site hoặc tài liệu với người bên ngoài tổ chức của bạn để được hướng dẫn.

Quyết định cách thức chia sẻ nội dung của bạn

Khi xem xét bạn có muốn chia sẻ nội dung ra bên ngoài hay không và cách thức chia sẻ như thế nào, hãy cân nhắc về những điều sau đây:

  • Bạn muốn cấp quyền truy nhập nội dung trên site Nhóm và site con cho ai và bạn muốn họ có thể làm gì?

  • Bạn muốn cấp quyền chia sẻ nội dung ngoài cho ai trong tổ chức của mình?

  • Có nội dung nào mà bạn cần đảm bảo không bao giờ để những người bên ngoài tổ chức của mình xem được không?

Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp bạn lập chiến lược chia sẻ nội dung.

Hãy thử làm điều này:

Nếu bạn cần…

Chia sẻ trang. Nếu bạn muốn chia sẻ một trang nhưng bạn cũng muốn hạn chế người dùng bên ngoài truy nhập vào một số nội dung nội bộ trong tổ chức của mình, hãy xem xét việc tạo ra một trang con với quyền duy nhất mà bạn dành riêng cho mục đích chia sẻ ra bên ngoài.

Cấp cho ai đó bên ngoài tổ chức quyền truy nhập liên tục vào thông tin và nội dung trên site. Họ phải có khả năng thực hiện giống như người dùng có toàn quyền trên site của bạn để tạo, chỉnh sửa và xem nội dung.

Chia sẻ tài liệu và yêu cầu đăng nhập.

Cấp cho một hoặc vài người bên ngoài tổ chức quyền truy nhập bảo mật vào một tài liệu cụ thể để duyệt hoặc cộng tác, tuy nhiên những người này không cần truy nhập liên tục vào nội dung khác trên site nội bộ của bạn.

Chia sẻ tài liệu nhưng không yêu cầu đăng nhập.

Chia sẻ nối kết tới tài liệu không nhạy cảm hoặc không bảo mật với những người bên ngoài tổ chức để họ có thể hoặc xem hoặc cập nhật phản hồi. Những người này không cần truy nhập liên tục vào nội dung trên site nội bộ của bạn.

Ghi chú Bảo mật : 

  • Khi bạn bỏ kích hoạt chia sẻ bên ngoài, bất kỳ người dùng bên ngoài nào đã truy nhập vào site lúc tính năng này bị bỏ kích hoạt sẽ bị từ chối truy nhập vào site và không thể gửi thư mời trong tương lai. Nếu tính năng này được kích hoạt lại với những người dùng bên ngoài trong các nhóm quyền SharePoint, thì những người dùng này sẽ tự động được truy nhập lại vào site. Để ngăn chặn vĩnh viễn người dùng truy nhập vào site SharePoint, bạn có thể loại bỏ họ ra khỏi danh sách người dùng bên ngoài.

  • Nếu tắt chia sẻ với bên ngoài trên toàn cầu thì mọi liên kết dành cho khách đã chia sẻ đều sẽ ngừng hoạt động. Nếu tính năng được kích hoạt lại sau đó thì các liên kết này sẽ tiếp tục hoạt động.

Bật tính năng chia sẻ với bên ngoài đối với tất cả các site SharePoint trong Trung tâm quản trị Office 365

Khả năng mời người dùng bên ngoài vào các site SharePoint được bật theo mặc định, do đó người sở hữu và người quản trị tuyển tập site có thể chia sẻ site nhóm và site con với người dùng bên ngoài bất cứ lúc nào.

  1. Đăng nhập vào Office 365 bằng tài khoản công ty hoặc trường học của bạn.

  2. Đi đến Trung tâm quản trị Office 365.

    Ô Quản trị Office 365 được tô sáng
  3. Trong Trung tâm quản trị Office 365, nhập bên ngoài vào hộp tìm kiếm trên Trang chủ, rồi chọn Chia sẻ với bên ngoài site.

    Ảnh chụp màn hình đang nhập chia sẻ với bên ngoài trong hộp Tìm kiếm trên Trang chủ Trung tâm Quản trị
  4. Bên cạnh mục Cho phép người ở bên ngoài tổ chức của bạn truy nhập site của bạn, hãy trượt con trượt thành Bật để bật chia sẻ với bên ngoài.

    Ảnh chụp màn hình hộp thoại Chia sẻ với Bên ngoài khi tắt thiết đặt "Cho phép người ở bên ngoài tổ chức của bạn truy nhập site".
  5. Để Cho phép người dùng của bạn gửi liên kết dành cho khách để truy nhập vào site và tài liệu thuộc tổ chức của bạn, hãy trượt con trượt để tùy chọn này chuyển thành Bật.

    Ảnh chụp màn hình đã bật Chia sẻ với bên ngoài trong trung tâm quản trị.

    Chuyển con trượt thành Tắt nếu bạn muốn yêu cầu người dùng đăng nhập bằng tên người dùng và mật khẩu. (Để biết thêm thông tin về ID người dùng cho tài khoản cơ quan hoặc trường học, hãy xem mục ID người dùng của tôi là gì và tại sao tôi lại cần ID đó?)

  6. Chọn Lưu.

Tinh chỉnh thiết đặt cho các site đơn lẻ

Khi bạn bật chia sẻ trên site SharePoint, chia sẻ sẽ được bật cho tất cả các site của đối tượng thuê. Nhưng từ Trung tâm quản trị Office 365, bạn có thể tinh chỉnh thiết đặt chia sẻ để không cho phép chia sẻ trên những site cần kiểm soát nghiêm ngặt hơn hoặc để thu hồi quyền truy nhập người dùng cá nhân vào các site cụ thể.

Ghi chú: Nếu tắt chia sẻ bên ngoài đối với toàn bộ môi trường SharePoint Online, bạn sẽ không thể bật lại cho các tuyển tập site cụ thể.

Trên trang site của thiết đặt chia sẻ (Trung tâm quản trị Office 365), bạn có thể thấy danh sách tất cả các tuyển tập site hiện hoạt ở đối tượng thuê của bạn cùng với các thiết đặt chia sẻ cho mỗi tuyển tập site.

  1. Đăng nhập vào Office 365 bằng tài khoản công ty hoặc trường học của bạn.

  2. Đi đến Trung tâm quản trị Office 365.

    Ô Quản trị Office 365 được tô sáng
  3. Dẫn hướng đến Tài nguyên > Site.

    Menu tài nguyên trong Trung tâm quản trị Office 365 với Site được chọn
  4. Chọn trạng thái chia sẻ (Chia sẻ liên kết và thư mời hoặc Không được phép) bên cạnh tuyển tập site mong muốn.

    Danh sách các tuyển tập site SharePoint có trạng thái chia sẻ với bên ngoài cho từng tuyển tập site
  5. Trong hộp thoại chia sẻ, bên cạnh mục Trạng thái chia sẻ, bấm vào Chỉnh sửa.

    Hộp thoại trạng thái chia sẻ cho một tuyển tập site cụ thể với tính năng chia sẻ đã tắt.
  6. Bên cạnh mục Cho phép người ở bên ngoài tổ chức của bạn truy nhập site của bạn, hãy trượt con trượt thành Bật để bật chia sẻ với bên ngoài.

    Ảnh chụp màn hình hộp thoại Chia sẻ với Bên ngoài khi tắt thiết đặt "Cho phép người ở bên ngoài tổ chức của bạn truy nhập site".
  7. Để Cho phép người dùng của bạn gửi liên kết dành cho khách để truy nhập vào site và tài liệu thuộc tổ chức của bạn, hãy trượt con trượt để tùy chọn này chuyển thành Bật.

    Ảnh chụp màn hình đã bật Chia sẻ với bên ngoài trong trung tâm quản trị.

    Chuyển con trượt thành Tắt nếu bạn muốn yêu cầu người dùng đăng nhập bằng tên người dùng và mật khẩu. (Để biết thêm thông tin về ID người dùng cho tài khoản cơ quan hoặc trường học, hãy xem mục ID người dùng của tôi là gì và tại sao tôi lại cần ID đó?)

  8. Bấm Lưu.

  1. Nếu bạn chưa ở màn hình Site Chia sẻ với Bên ngoài, hãy thực hiện các bước 1-4 được thể hiện trong mục chỉnh sửa thiết đặt chia sẻ của tuyển tập site cụ thể trong Trung tâm quản trị Office 365.

  2. Chọn trạng thái chia sẻ (Chia sẻ liên kết và thư mời hoặc Không được phép) bên cạnh tuyển tập site mong muốn.

  3. Trong hộp thoại chia sẻ, bên cạnh mục Các thành viên bên ngoài, bấm vào Chỉnh sửa.

  4. Bên dưới mục Loại bỏ thành viên bên ngoài, tìm kiếm các thành viên cần loại bỏ.

    Hộp thoại để loại bỏ thành viên bên ngoài khỏi một tuyển tập site
  5. Bên cạnh tên của thành viên, chọn Loại bỏ.

  6. Bấm vào Lưu để xác nhận xóa. Lưu ý rằng một khi bạn bấm Lưu, (những) người dùng này sẽ không còn có quyền truy nhập vào site được chọn. Mọi liên kết dành cho khách đã cung cấp đều sẽ bị vô hiệu hóa.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×