Chọn tùy chọn văn phong và ngữ pháp trong Office 2016

Chọn tùy chọn văn phong và ngữ pháp trong Office 2016

Bài viết này giải thích về các tùy chọn văn phong và ngữ pháp mà bạn có thể chọn trong hộp thoại Thiết đặt Ngữ pháp cho tài liệu trong Microsoft Word và Microsoft Outlook.

Ghi chú: Ngày 19 tháng 7 năm 2016: Khi truy nhập vào tùy chọn menu Tệp > Tùy chọn > Soát lỗi > Khi sửa lỗi chính tả và ngữ pháp trong Word > Văn phong trong Word 2016, Văn phong & Ngữ pháp bị thiếu. Chúng tôi đã biết về sự cố này và dự định khắc phục sự cố trong bản cập nhật sắp tới. Khi có bản cập nhật, chúng tôi sẽ đăng tại đây cùng với thông tin về cách tải bản cập nhật.

Ghi chú:  Nếu bạn chọn các tùy chọn cho văn bản được viết bằng ngôn ngữ khác với phiên bản ngôn ngữ trong Word và Outlook, các tùy chọn có thể khác nhau. Ví dụ, một số tên nhóm có thể khác và một số mục khác, chẳng hạn như Yêu cầu, có thể không xuất hiện.

Bạn muốn làm gì?

Hiển thị hộp thoại Thiết đặt Ngữ pháp

Chọn cách phát hiện lỗi chấm câu

Chọn các lỗi ngữ pháp cần phát hiện

Chọn các lỗi văn phong cần phát hiện

Phục hồi các thiết đặt quy tắc ban đầu

Hiển thị hộp thoại Thiết đặt Ngữ pháp

Outlook

  1. Tạo hoặc mở một mục.

  2. Hãy bấm tab Tệp, rồi bấm Tùy chọn.

  3. Bấm Thư rồi bấm Tùy chọn Bộ soạn thảo.

  4. Bấm Soát lỗi.

  5. Dưới mục Khi sửa chính tả trong Outlook, bấm Thiết đặt.

Đầu Trang

Word

  1. Hãy bấm tab Tệp, rồi bấm Tùy chọn.

  2. Bấm Soát lỗi.

  3. Dưới mục Khi sửa chính tả và ngữ pháp trong Word, bấm Thiết đặt.

Đầu Trang

Chọn cách phát hiện lỗi chấm câu

Sau khi hiển thị hộp thoại Thiết đặt Ngữ pháp, bạn có thể chỉnh sửa các thiết đặt sau đây.

  • Yêu cầu có dấu phẩy trước mục cuối cùng được liệt kê

Chọn một trong các tùy chọn sau:

  • không kiểm tra    Chọn tùy chọn này nếu bạn không muốn trình soát ngữ pháp kiểm tra vấn đề này.

  • không bao giờ    Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn trình soát ngữ pháp gắn cờ báo lỗi cho bất kỳ câu nào có chứa dấu phẩy trước mục cuối cùng. Dưới đây là ví dụ về câu mà trình soát ngữ pháp coi là sai theo thiết đặt này: Please buy milk, crackers, and bananas.

  • luôn luôn    Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn trình soát ngữ pháp gắn cờ báo lỗi bất kỳ câu nào thiếu dấu phẩy trước mục cuối cùng. Dưới đây là ví dụ về câu mà trình soát ngữ pháp coi là sai theo thiết đặt này: Please buy milk, crackers and bananas.

  • Yêu cầu có chấm câu với dấu ngoặc kép

Chọn một trong các tùy chọn sau:

  • không kiểm tra      Chọn tùy chọn này nếu bạn không muốn trình soát ngữ pháp kiểm tra vấn đề này.

  • bên trong      Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn trình soát ngữ pháp gắn cờ báo lỗi mọi cụm từ trong ngoặc kép có dấu phẩy đặt ở ngoài dấu ngoặc kép. Dưới đây là ví dụ về câu mà trình soát ngữ pháp coi là sai theo thiết đặt này: While critics call the acting "inspired", they point out inconsistencies in the plot.

  • bên ngoài      Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn trình soát ngữ pháp gắn cờ báo lỗi mọi cụm từ trong ngoặc kép có dấu phẩy đặt ở trong dấu ngoặc kép. Dưới đây là ví dụ về câu mà trình soát ngữ pháp coi là sai theo thiết đặt này: While critics call the acting "inspired," they point out inconsistencies in the plot.

    • Yêu cầu có dấu cách giữa các câu

Chọn một trong các tùy chọn sau:

  • không kiểm tra      Chọn tùy chọn này nếu bạn không muốn trình soát ngữ pháp kiểm tra vấn đề này.

  • 1 (khoảng trắng)     Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn trình soát ngữ pháp gắn cờ báo lỗi bất kỳ câu nào có nhiều hơn một khoảng trắng sau dấu chấm câu.

  • 2 (khoảng trắng)     Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn trình soát ngữ pháp gắn cờ báo lỗi bất kỳ câu nào có một khoảng trắng hoặc nhiều hơn hai khoảng trắng sau dấu chấm câu.

Đầu Trang

Chọn các lỗi ngữ pháp cần phát hiện

Sau khi hiển thị hộp thoại Thiết đặt Ngữ pháp, bạn có thể chỉnh sửa các thiết đặt sau đây.

Cách viết hoa    Các vấn đề về viết hoa, chẳng hạn như danh từ riêng ("Mr. jones" đúng ra phải là "Mr. Jones) hoặc tước hiệu đứng trước tên riêng ("aunt Helen" đúng ra phải là "Aunt Helen"). Ngoài ra trình soát ngữ pháp cũng phát hiện việc viết hoa thừa.

Câu không đầy đủ hoặc câu không ngắt    Những câu không đầy đủ thành phần ngữ pháp và câu viết liên tiếp không ngắt.

Dùng từ sai    Sử dụng sai tính từ và trạng từ, so sánh tương đối và so sánh tuyệt đối, dùng "like" làm liên từ, dùng "nor" và "or," "what" và "which," "who" và "whom", đơn vị đo lường, liên từ, giới từ và đại từ.

Dạng phủ định    Dùng nhiều phủ định.

Cụm danh từ    Cụm danh từ sai; dùng a/an không chính xác, các vấn đề về số của danh từ trong cụm danh từ ("five machine" thay vì "five machines").

Sở hữu cách và số nhiều    Dùng sở hữu cách thay cho số nhiều và ngược lại. Trình soát ngữ pháp cũng phát hiện thiếu dấu lược trong sở hữu cách.

Dấu câu    Dấu câu sai, bao gồm dấu phẩy, dấu hai chấm, dấu kết thúc câu, dấu chấm câu đặt trong ngoặc kép, nhiều dấu cách giữa các từ, hoặc dùng dấu chấm phẩy thay cho dấu phẩy hoặc dấu hai chấm.

Câu hỏi    Câu hỏi không theo chuẩn, chẳng hạn như "He asked if there was any coffee left?", "Which makes an offer a good solution?" và "She asked did you go after all?".

Mệnh đề quan hệ    Dùng sai đại từ quan hệ và dấu chấm câu, bao gồm dùng "who" thay cho "which" để nói đến đồ vật, dùng "which" thay cho "who" để nói đến người, dùng "that" không cần thiết với "whatever" và "whichever," hoặc dùng "that's" thay cho "whose."

Sự tương hợp giữa chủ ngữ và động từ    Không tương hợp giữa chủ ngữ và động từ, bao gồm tương hợp giữa chủ ngữ và động từ với đại từ và lượng từ (ví dụ "All of the students has left" thay vì "All of the students have left").

Cụm động từ    Cụm động từ sai, dùng sai thời của động từ, dùng ngoại động từ làm nội động từ.

Đầu Trang

Chọn các lỗi văn phong cần phát hiện

Sau khi hiển thị hộp thoại Thiết đặt Ngữ pháp, bạn có thể chỉnh sửa các thiết đặt sau đây.

Sáo ngữ, từ thông tục và tiếng lóng

  • Những từ hoặc cụm từ được xác định là sáo ngữ trong từ điển.

  • Những câu có chứa từ và cụm từ thông tục, bao gồm "real," "awfully," và "plenty" dùng như trạng từ; hai sở hữu cách liên tiếp; dùng "get" ở dạng bị động; dùng "kind of" thay cho "somewhat"; dùng "scared of" thay cho "afraid of"; và dùng "how come" thay cho "why."

  • Dùng biệt ngữ trong kỹ thuật, kinh doanh hoặc ngành.

Từ rút gọn    Dùng từ rút gọn mà từ đó đáng ra phải được viết đầy đủ hoặc được coi là không trang trọng đối với một văn phong cụ thể — ví dụ "We won't leave 'til tomorrow" thay vì "We will not leave until tomorrow."

Câu không đầy đủ — gợi ý về cách viết    Những câu không đầy đủ mà bạn có thể muốn tránh trong văn bản chính thức, chẳng hạn như "A beautiful day!" hoặc "Why?".

Những từ mang hàm ý giới tính    Ngôn ngữ mang hàm ý giới tính, chẳng hạn như "councilman" và "councilwoman."

Dấu gạch nối và từ ghép    Những từ gạch nối mà đáng ra không cần gạch nối và ngược lại. Ngoài ra trình soát ngữ pháp cũng phát hiện những từ ghép dạng đóng mà đáng ra phải có dạng mở và ngược lại.

Dùng từ sai — gợi ý về cách viết    Những từ không chuẩn như "ain't" cũng như sử dụng lẫn các từ như "angry at" thay cho "angry with."

Số    Những số phải viết ra dưới dạng chữ (viết chín thay cho 9) và ngược lại (12 thay cho mười hai). Trình soát ngữ pháp cũng phát hiện việc sử dụng sai "%" thay cho "percentage."

Câu bị động    Câu viết ở dạng bị động. Khi có thể, các câu gợi ý được viết lại ở dạng chủ động.

Sở hữu cách và số nhiều — gợi ý về cách viết    Cách dùng sở hữu cách không hẳn là sai nhưng gây thắc mắc, chẳng hạn như "Her memory is like an elephant's" hoặc "I stopped by John's."

Dấu câu — gợi ý về cách viết    Dùng dấu phẩy không cần thiết trong những cụm từ ngày tháng, dấu chấm câu liên tiếp không đúng, thiếu dấu phẩy trước dấu ngoặc kép — ví dụ "She said 'He is due at noon.'"

Mệnh đề quan hệ — gợi ý về cách viết    Sử dụng "that" hoặc "which" không đúng.

Độ dài câu (dài quá 60 từ)    Những câu có nhiều hơn 60 từ.

Cấu trúc câu    Câu không đầy đủ, câu viết liên tiếp không ngắt, sử dụng thừa liên từ (như "and" và "or"), cấu trúc câu không tương đồng (chẳng hạn như đổi giữa dạng chủ động và bị động trong một câu), sử dụng sai cấu trúc câu hỏi và đặt từ bổ nghĩa không đúng chỗ.

Những câu bắt đầu với từ "And", "But" hoặc "Hopefully"    Dùng liên từ và trạng từ ở đầu câu, hoặc dùng "plus" làm liên từ giữa hai mệnh đề độc lập.

Danh từ liên tiếp (quá ba danh từ)    Những chuỗi gồm nhiều danh từ có thể không rõ nghĩa — ví dụ "The income tax office business practices remained the same".

Cụm giới từ liên tiếp (nhiều hơn ba giới từ)    Các chuỗi giới từ — ví dụ "The book on the shelf in the corner at the library on the edge of town was checked out".

Cách viết không rõ    Cách viết không rõ ràng — ví dụ sau "more" là một tính từ và một danh từ số nhiều ("We need more thorough employees" thay vì "We need more employees who are thorough") — hoặc câu có nhiều tham chiếu cho một đại từ ("All of the departments did not file a report" thay vì "Not all of the departments filed a report").

Dùng ngôi thứ nhất    Không nên dùng đại từ Tôi trong các bài viết khoa học hoặc kỹ thuật.

Cụm động từ — gợi ý cách viết    Dùng động từ ở dạng biểu thị trong khi nên dùng thể giả định, cụm động từ bị chia tách và cụm động từ bị động — ví dụ "The pepper is able to be chopped without burning fingers".

Viết dài dòng    Những mệnh đề quan hệ dài dòng hoặc bổ nghĩa tối nghĩa (ví dụ như "fairly" hoặc "pretty"), dùng thừa trạng từ, quá nhiều dạng phủ định, dùng "or not" không cần thiết trong mệnh đề "whether or not" hoặc dùng "possible … may" thay cho "possible … will".

Động từ dạng nguyên thể chia tách (nhiều từ chia tách)    Hai hoặc nhiều từ nằm giữa "to" và động từ nguyên thể — ví dụ "to very boldly enter the market."

Đầu Trang

Phục hồi các thiết đặt quy tắc ban đầu

Sau khi bạn hiển thị hộp thoại Thiết đặt Ngữ pháp và sửa nhiều thiết đặt, bạn có thể quyết định khôi phục thiết đặt về trạng thái mặc định của chúng. Để làm điều này, hãy bấm Đặt lại Tất cả.

Đầu Trang

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×