Chính sách duy trì và lưu trữ trong Outlook trên web dành cho doanh nghiệp

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Dùng tab Chính sách duy trì để xem và sửa đổi danh sách các chính sách duy trì và chính sách lưu trữ có sẵn để áp dụng cho thư của bạn. Chính sách duy trì kiểm soát thời gian lưu thư của bạn. Chính sách lưu trữ kiểm soát thời gian thư được giữ lại trong một thư mục email trước khi chúng được chuyển vào một kho lưu trữ.

Bạn có thể thêm hoặc loại bỏ các chính sách duy trì và chính sách lưu trữ tùy chọn mà người quản lý hộp thư của bạn đã thiết lập. Không thể loại bỏ các chính sách bắt buộc.

Ghi chú: Quản lý Chính sách duy trì cho tài khoản của bạn là một tính năng tùy chọn và có thể không có sẵn cho bạn.

Trong bài viết này

Quản lý chính sách duy trì

Gán chính sách duy trì và lưu trữ

Điều gì xảy ra vào các thư được loại bỏ?

Tôi cần biết thêm gì nữa?

Quản lý chính sách duy trì

Để quản lý danh sách các chính sách duy trì mà bạn có thể dùng:

  1. Trong trình duyệt web, đăng nhập vào Outlook Web App bằng URL do người quản lý email cho tổ chức của bạn cung cấp. Nhập tên người dùng và mật khẩu của bạn, rồi bấm vào Đăng nhập.

  2. Trên đầu trang, chọn Outlook (hoặc Thư). Hoặc, chọn công cụ khởi động ứng dụng Biểu tượng khởi động ứng dụng Office 365 > Thư.

    Tùy chọn dẫn hướng Office 365
  3. Ở đầu trang, chọn Thiết đặt Biểu tượng Thiết đặt >Tùy chọn.

  4. Trong Tùy chọn, hãy chọn Sắp xếp email > chính sách duy trì. Hoặc, trong Tùy chọn, hãy chọn thư >Tự động xử lý > Chính sách Duy trì.

Bảng dưới đây bao gồm thông tin chi tiết về các chính sách có thể được áp dụng cho các mục trong các thư mục thư của bạn. Để thêm các chính sách bổ sung, hãy bấm mới . Để loại bỏ một chính sách tùy chọn khỏi danh sách của bạn, hãy chọn chính sách, sau đó bấm bỏ .

Cột

Mô tả

Tên

Tên chính sách, thường mang tính mô tả.

Hành động duy trì

Điều sẽ xảy ra với thư khi hết thời gian duy trì. Thư có thể được lưu trữ hoặc xóa bỏ.

Thời hạn duy trì

Thời gian một thư sẽ được giữ lại trong hộp thư của bạn trước khi chính sách được áp dụng.

Để xem chi tiết đầy đủ về một chính sách duy trì, hãy bấm vào chính sách đó để hiển thị các chi tiết. Ngăn chi tiết sẽ hiển thị cho biết chính sách đó có phải là bắt buộc không, thời gian thư sẽ được giữ, nơi thư sẽ đến sau thời hạn duy trì và bất kỳ chú thích nào.

Đầu Trang

Gán chính sách duy trì và lưu trữ

Bạn có thể nhìn thấy các chính sách lưu trữ có sẵn cho bạn trong Outlook Web App tùy chọn. Trong Tùy chọn, hãy chọn Sắp xếp email > chính sách duy trì. Hoặc, trong Tùy chọn, hãy chọn thư >Tự động xử lý > Chính sách Duy trì.

Để gán chính sách duy trì cho thông báo hoặc thư mục, bạn phải để đi đến thư của bạn.

  1. Trong trình duyệt web, đăng nhập vào Outlook Web App bằng URL do người quản lý email cho tổ chức của bạn cung cấp. Nhập tên người dùng và mật khẩu của bạn, rồi bấm vào Đăng nhập.

  2. Trên đầu trang, chọn Outlook (hoặc Thư). Hoặc, chọn công cụ khởi động ứng dụng Biểu tượng khởi động ứng dụng Office 365 > Thư.

    Tùy chọn dẫn hướng Office 365
  3. Trong ngăn thư mục, bấm chuột phải vào thư hoặc thư mục mà bạn muốn áp dụng một chính sách cho và chọn Gán chính sách.

  4. Chọn chính sách bạn muốn gán. Bạn cũng có thể chọn Dùng chính sách thư mục cha. Các chính sách sẵn dùng đều được kiểm soát bởi tổ chức của bạn.

Đầu Trang

Điều gì xảy ra vào các thư được loại bỏ?

Chính sách lưu trữ có thể vĩnh viễn xóa bỏ thư, hoặc nó có thể di chuyển chúng vào thư mục Khoản mục đã Xóa của bạn. Nếu mô tả chính sách duy trì nói rằng Xóa (tạm thời có thể khôi phục lại được) bạn có thể sử dụng Khôi phục các khoản mục đã xóa bỏ để phục hồi các thư. Khoảng thời gian mà các mục có thể khôi phục lại được quản lý bởi người quản trị của tổ chức của bạn. Khoảng thời gian mặc định là 30 ngày. Hãy xem Phục hồi một khoản mục sẽ không còn trong thư mục Khoản mục đã Xóa của bạn trong Khôi phục các mục đã xóa hoặc email trong Outlook Web App.

Khi bạn khôi phục lại một mục đã bị loại bỏ do một chính sách lưu giữ hoặc lưu trữ, bạn, có đặt nó trong thư mục không có chính sách được liên kết với nó hoặc loại bỏ chính sách từ mục đó sau khi bạn khôi phục mật khẩu; nếu không, mục này có thể bị loại bỏ lại.

Đầu Trang

Tôi cần biết thêm gì nữa?

  • Bạn không thể quản lý chính sách duy trì cho Lịch của bạn.

  • Chính sách duy trì được tạo ra và được quản lý bởi người quản trị của tổ chức của bạn.

  • Chính sách duy trì và lưu trữ được xử lý một lần theo bảy ngày qua.

  • Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách quản lý thư mục trong Outlook Web App trong Làm việc với thư mục thư.

Đầu Trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×