Chèn Trường Phối thư

Khi bạn có nguồn dữ liệu kết nối với tài liệu của bạn, thêm trường phối là cách để cá nhân hoá tài liệu của bạn với thông tin từ nguồn dữ liệu. Trường phối đến từ tiêu đề cột trong nguồn dữ liệu.

Đây là ví dụ cách bộ sưu tập các trường phối là Khối địa chỉ và Dòng lời chào có thể kéo dữ liệu từ bảng tính Excel sang một biểu mẫu thư.

Dữ liệu được kéo vào trường phối thư

Các trường Khối địa chỉ và Dòng lời chào là bộ sưu tập các trường phối.

Lưu ý: Nếu các lệnh trường phối xuất hiện bị mờ đi, hãy bấm chọn người nhận và chọn loại danh sách gửi thư mà bạn đang sử dụng. Nếu bạn chưa có danh sách gửi thư, hãy bấm vào Nhập danh sách mới để tạo danh sách của bạn trong Word.

Thêm Khối địa chỉ

  1. Bấm hoặc gõ nhẹ vào vị trí bạn muốn thêm khối địa chỉ vào tài liệu của bạn.

  2. Trên tab Gửi thư, chọn Khối địa chỉ

Word cho bạn các tùy chọn để chọn mức độ trang trọng cho tên trong địa chỉ.

Thêm Dòng lời chào

  1. Bấm hoặc gõ nhẹ vào nơi bạn muốn thêm lời chào vào tài liệu của bạn.

  2. Chọn Dòng lời chào.

  3. Chọn kiểu tên bạn muốn dùng và đặt tùy chọn khác.

    Tùy chọn Dòng lời chào

Thêm trường phối riêng lẻ

Để thêm dữ liệu như số điện thoại và địa chỉ email, bạn cần chèn cụ thể từng trường phối này. Ngoài ra, trường phối như Tên không thể là một phần trong Khối địa chỉ hoặc Dòng lời chào. Nếu bạn muốn cá nhân hoá tài liệu bằng cách thêm tên người nhận, chèn trường phối Tên vào ngay trong tài liệu đó.

  1. Bấm hoặc gõ nhẹ vào vị trí bạn muốn trường phối.

  2. Chọn mũi tên xuống dưới Chèn Trường Phối, và chọn một trường.

    Menu Chèn trường phối của các trường có sẵn

  3. Nếu bạn không thấy tên trường của bạn trong danh sách, chọn Chèn Trường Phối.

  4. Chọn Trường cơ sở dữ liệu để xem danh sách các trường trong nguồn dữ liệu của bạn.

  5. Chọn Chèn.

Lưu ý: Nếu định dạng của số, tiền tệ hoặc ngày không chính xác, xem mục Chuẩn bị nguồn dữ liệu Excel để phối thư trong Word.

Sử dụng quy tắc để cá nhân hoá tinh vi hơn 

Bạn có thể muốn thay đổi thông điệp của bạn theo một số trường nhất định trong nguồn dữ liệu của bạn. Ví dụ: hoá đơn có thể có thêm chữ “Quá hạn” đối với khách hàng có giá trị trường Ngày Tới Hạn là ngày trong quá khứ.

Mức độ tinh vi này phụ thuộc vào cách thiết lập các quy tắc và mã trường. Trên tab Gửi thư, trong nhóm Viết & Chèn Trường, chọn Quy tắc, và chọn loại quy tắc bạn muốn thêm.

Để biết thêm thông tin về cách bạn có thể sử dụng quy tắc trong phối thư, xem mục Thiết lập quy tắc phối thư.

Thêm trường phối riêng lẻ

Để thêm dữ liệu như số điện thoại và địa chỉ email, bạn cần chèn cụ thể từng trường phối này. Ngoài ra, trường phối như Tên không thể là một phần trong Khối địa chỉ hoặc Dòng lời chào. Nếu bạn muốn cá nhân hoá tài liệu bằng cách thêm tên người nhận, chèn trường phối Tên vào ngay trong tài liệu đó.

  1. Bấm hoặc gõ nhẹ vào vị trí bạn muốn trường phối.

  2. Chọn mũi tên xuống dưới Chèn Trường Phối, và chọn một trường.

Lưu ý: Nếu định dạng của số, tiền tệ hoặc ngày không chính xác, xem mục Chuẩn bị nguồn dữ liệu Excel để phối thư trong Word.

Sử dụng quy tắc để cá nhân hoá tinh vi hơn 

Bạn có thể muốn thay đổi thông điệp của bạn theo một số trường nhất định trong nguồn dữ liệu của bạn. Ví dụ: hoá đơn có thể có thêm chữ “Quá hạn” đối với khách hàng có giá trị trường Ngày Tới Hạn là ngày trong quá khứ.

Mức độ tinh vi này phụ thuộc vào cách thiết lập các quy tắc và mã trường. Trên tab gửi thư, chọn quy tắc, rồi chọn loại quy tắc mà bạn muốn thêm.

Để biết thêm thông tin về cách bạn có thể sử dụng quy tắc trong phối thư, xem mục Thiết lập quy tắc phối thư.

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×