Các hướng dẫn thực hành tốt nhất khi dùng Lịch Outlook

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Lịch Outlook được tích hợp đầy đủ với email, liên hệ và các tính năng khác. Sự tích hợp này khiến thành phần Lịch trở thành một trong những tính năng phổ biến nhất của Outlook. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách dùng nhiều chức năng khác nhau của Lịch. Ngoài ra, chúng tôi sẽ giới thiệu với bạn về những cải tiến của lịch được thiết kế nhằm mục tiêu cụ thể là giúp bạn trải nghiệm các tính năng lịch nhất quán hơn.

Ghi chú: Nhiều cải tiến lịch đã được thêm vào Outlook 2007 gói dịch vụ. Vì lý do này, chúng tôi đề nghị đầu tiên là bạn hãy chắc chắn để sử dụng Outlook 2007 Service Pack 3 (SP3) hoặc sau đó. Các phần dưới đây giả định rằng bạn đang sử dụng Outlook 2007 SP3, Outlook 2010, Outlook 2013 hoặc Outlook 2016.

Chuyển tiếp yêu cầu cuộc họp

Nếu bạn đang dùng Outlook 2007, bạn không nên chuyển tiếp yêu cầu cuộc họp. Điều này có thể làm cuộc họp bị mất hay không khớp. Thay vào đó, hãy yêu cầu người tổ chức cuộc họp thêm người dự vào yêu cầu cuộc họp gốc.

Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2010 hoặc mới hơn và bạn là một người tham dự cuộc họp, bạn có thể chuyển tiếp một cuộc họp cho người khác những người đang sử dụng Outlook 2010 hoặc mới hơn với các tính năng thông báo chuyển tiếp cuộc họp. Khi bạn sử dụng Outlook 2010 hoặc mới hơn để chuyển tiếp cuộc họp cho những người đã không ban đầu được mời đến cuộc họp, Outlook sẽ gửi một thông báo chuyển tiếp cuộc họp để tổ chức cuộc họp. Khi người tổ chức nhận được thông báo cuộc họp, người tham dự mới được thêm vào cho người tổ chức cuộc họp. Nếu những người tham gia sẵn có cần phải biết rằng người tham dự bổ sung được thêm vào cuộc gặp, sau đó các tổ chức phải mở cuộc họp và gửi một Cập Nhật cuộc họp cho tất cả những người tham dự.

Ghi chú: Nếu bạn muốn để cho một người nào đó biết về một cuộc họp, nhưng không mời họ, chỉ đơn giản là kéo đề nghị cuộc họp khỏi lịch của bạn với biểu tượng thư bên trái thấp hơn của Outlook. Điều này sẽ mở ra một email với các thông tin về cuộc họp mà bạn có thể gửi. Lưu ý rằng email này không thêm các nhaän vào cuộc họp, và nó chỉ chứa thông tin cuộc họp chẳng hạn như ngày, thời gian, chủ đề, và chương trình nghị sự.

Dành cho người dùng Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Server 2007 cũng giới thiệu cuộc họp chuyển tiếp thông báo như là một phần của tính năng lịch Attendant. Nếu bạn sử dụng Outlook để kết nối với một hộp thư trên một máy chủ Exchange tổ chức, cuộc họp chuyển tiếp thông báo hành vi có thể tùy thuộc vào cài đặt Exchange, nếu cấu hình bởi người quản trị Exchange. Ví dụ, người quản trị Exchange có thể ngăn chặn cuộc họp chuyển tiếp thông báo được gửi đến miền từ xa.

Nói chung, chúng tôi khuyên người dự không nên chuyển tiếp cuộc họp nếu họ không ở cùng tổ chức Exchange với người tổ chức cuộc họp, trừ phi tất cả những điều kiện sau đều thỏa:

  • Người dự đang dùng Microsoft Outlook 2010 hay phiên bản mới hơn.

  • Người quản trị Exchange của người dự cho phép gửi thông báo chuyển tiếp cuộc họp tới tên miền từ xa.

  • Người tổ chức đang dùng máy khách Microsoft Outlook.

Trong trường hợp người tham dự những người sử dụng một hệ thống phòng không trao đổi thư, chúng tôi thường khuyên bạn nên không chuyển tiếp cuộc họp, trừ khi tất cả các điều kiện sau là đúng:

  • Người dự đang dùng Microsoft Outlook 2010 hay phiên bản mới hơn.

  • Người tổ chức đang dùng máy khách Microsoft Outlook.

Nếu vì bất kỳ lý do các tổ chức không nhận được thông báo chuyển tiếp cuộc họp, những người tham dự cuộc họp không được thêm vào cho người tổ chức cuộc họp. Nếu các tổ chức sau đó thay đổi cuộc họp và gửi ra một Cập Nhật, bản Cập Nhật chỉ được gửi đến invitees ban đầu. Những người tham dự đã trước đó nhận được các bản sao chuyển tiếp của cuộc họp sẽ không nhận được Cập Nhật.

Nếu các giới hạn trên ngăn cản bạn thành công và thống nhất giao nhận lời mời cuộc họp, nó là tốt nhất để chỉ đơn giản là yêu cầu tổ chức cuộc họp để thêm những người tham dự mong muốn. Nó là quan trọng để yêu cầu tổ chức cuộc họp để thêm những người tham dự mong muốn nếu bạn không chắc chắn rằng cả hai của bạn và những người tham dự mong muốn môi trường đáp ứng các điều kiện ở trên.

Ghi chú: Đại diện Outlook không nhận được Thông báo Chuyển tiếp Cuộc họp.

Xử lý tất cả mọi yêu cầu và hủy cuộc họp

Mặc dù bạn có thể xoá một yêu cầu gặp mặt trực tiếp từ hộp thư đến của bạn, bạn nên đúng cách xử lý yêu cầu gặp mặt bằng cách chấp nhận hoặc từ chối nó. Luôn luôn sử dụng loại bỏ khỏi lịch lệnh để xử lý hủy bỏ cuộc họp khỏi hộp thư đến của bạn. Tránh cuộc họp xử lý trực tiếp từ các mô-đun lịch.

Làm việc với cuộc họp lặp lại

Thiết đặt ngày kết thúc và giới hạn số lần lặp lại

Outlook làm cho nó dễ dàng để sắp xếp một cuộc họp đã nhiều lần xuất hiện thường xuyên. Chúng tôi đề nghị rằng bạn luôn luôn đặt ngày kết thúc và giới hạn dòng định kỳ để một số cụ thể của các sự kiện. Cuộc họp định kỳ, rất có thể sẽ yêu cầu sửa đổi tại một số điểm. Ví dụ, những người tham dự sẽ được thêm vào hoặc gỡ bỏ từ một sự xuất hiện duy nhất, hoặc địa điểm cuộc họp hoặc thời gian sẽ thay đổi vì ngày nghỉ hoặc hoàn cảnh bất khả kháng. Outlook lưu mỗi người trong số những thay đổi này độc đáo như là một ngoại lệ cuộc họp. Các cuộc họp với một số rất lớn các trường hợp ngoại lệ cho kết quả trong một loạt cuộc họp là khó khăn để quản lý. Ngoài ra, nó có thể giới thiệu hành vi bất ngờ. Bạn luôn luôn có thể tạo ra một loạt cuộc họp mới khi một trong hiện tại kết thúc. Khi suy nghĩ về số lần xuất hiện, hãy xem xét tần số. Khoảng một năm, một cuộc họp hai lần lượt sẽ có khoảng 90 lần xuất hiện nhiều hơn một cuộc họp hàng tháng trong cùng thời kỳ.

Kết thúc cuộc họp lặp lại trước ngày kết thúc gốc

Mặc dù bạn có thể hủy một cuộc họp định kỳ, nhưng bạn vẫn nên thay đổi ngày kết thúc cho chuỗi lặp lại đó. Điều này cho phép bạn và người dự giữ lại được bản ghi cuộc họp trước đây. Nếu bạn hủy toàn bộ cuộc họp định kỳ, lịch sử đó sẽ bị mất. Tốt nhất là nên đặt một ngày kết thúc mới rồi gửi cập nhật tới tất cả người dự. Điều này sẽ kết thúc chuỗi họp sớm trong khi vẫn giữ được bản ghi các cuộc họp trước đây.

Ghi chú: Nếu bạn kết thúc loạt cuộc họp sớm, ngoại lệ liên kết với cuộc họp lặp lại bị mất. Để tìm hiểu thêm về trường hợp ngoại lệ, xem "các thiết lập cuối ngày và giới hạn số lần xuất hiện" ở trên.

Để biết thêm thông tin về huỷ tất cả cuộc họp trong tương lai của chuỗi, hãy xem: Hủy tất cả cuộc họp trong tương lai của chuỗi

Thay đổi người tổ chức

Outlook không cung cấp cách thay đổi người tổ chức cuộc họp. Để thay đổi người tổ chức cuộc họp định kỳ, hãy kết thúc cuộc họp đó. Để thực hiện điều này, hãy đặt ngày kết thúc sớm hơn và gửi cập nhật tới tất cả người dự. Sau khi bạn hoàn thành bước này, người tổ chức mới nên tạo một cuộc họp định kỳ mới.

Để biết thêm chi tiết về thiết lập ngày kết thúc trước đó, hãy xem huỷ cuộc họp.

Tránh dùng cuộc họp lặp lại để chia sẻ phần đính kèm

Phần đính kèm làm cho ngoại lệ của cuộc họp lặp lại thêm phức tạp. Mỗi ngoại lệ đều chứa bản sao đính kèm riêng. Vì ngoại lệ được thêm vào cuộc họp lặp lại, bản sao mới của phần đính kèm cũng được tạo ra. Nếu bạn thay đổi một bộ đính kèm thì thay đổi này sẽ không ảnh hưởng đến những ngoại lệ khác. Nếu bạn yêu cầu tất cả người dự phải có bản sao thay đổi mới nhất của bất kỳ cuộc họp nhất định nào, hãy chia sẻ tài liệu thông qua dịch vụ chia sẻ, chẳng hạn như OneDrive. Người dùng doanh nghiệp có thể tận dụng lợi ích của SharePoint hay máy chủ tệp chia sẻ khác trên mạng.

Tránh sao chép cuộc họp

Bởi thiết kế, Outlook loại bỏ bất kỳ liên kết nào giữa một cuộc họp sao chép và cuộc họp Ban đầu. Điều này sẽ giúp ngăn chặn các mâu thuẫn. Các phiên bản mới hơn của Outlook thêm chuỗi văn bản "bản sao:" đến chủ đề. Điều này làm cho nó dễ dàng để xác định cuộc họp bản sao.

Hành động liên quan đến cuộc họp sao chép mang lại kết quả không mong muốn, do đó, chúng tôi khuyên bạn nên tránh sao chép cuộc họp. Điều này áp dụng cho cả hai cuộc họp đã sao chép từ lịch của người dùng khác, cũng như những người sao chép từ một thư mục lịch bạn sở hữu.

Để biết thêm thông tin về cách di chuyển cuộc họp mà bạn đã tổ chức sang thư mục lịch khác, hãy xem:

Làm cách nào để di chuyển cuộc họp Outlook mà không bị mất tùy chọn "Gửi Cập nhật"

Duy trì thiết bị kết nối với lịch

Đảm bảo rằng tất cả các thiết bị kết nối với Lịch đều đã cài đặt phiên bản cập nhật mới nhất. Một số thiết bị dùng Exchange ActiveSync để đồng bộ hoá Lịch và thư mục khác. Những thiết bị này bao gồm Windows Phone, Windows RT, Apple iOS và các thiết bị của Android. Thiết bị di động BlackBerry của Research in Motion (RIM) và thiết bị khác cũng có thể đồng bộ hoá với Lịch.

Để biết thêm chi tiết về một số vấn đề đã gặp, hãy xem:Vấn đề hiện hành với Microsoft Exchange ActiveSync và thiết bị bên thứ ba.

Ghi chú: Trong một số trường hợp, nhiều máy khách Outlook và các thiết bị có thể sửa đổi mục cùng một lúc, có thể giới thiệu những cuộc xung đột. Để giảm thiểu khả năng, không xử lý mặt cùng vào hai hoặc nhiều khách hàng hoặc các thiết bị trong vòng một khoảng thời gian tương đối ngắn.

Giữ lại bổ trợ tích hợp với Outlook

Hầu hết, nếu không muốn nói là tất cả các bổ trợ của Outlook, đều truy nhập dữ liệu Outlook. Bổ trợ có thể thay đổi mục của Outlook ngay trong lúc bạn đang sửa trên Outlook hoặc trên thiết bị khác. Điều này có thể gây ra xung đột. Để giảm đến mức thấp nhất khả năng xảy ra xung đột, hãy đảm bảo chắc chắn rằng bạn đã cài đặt phiên bản cập nhật mới nhất cho tất cả các bổ trợ hay chương trình được tích hợp với Outlook. Dỡ cài đặt hay tắt bất kỳ chương trình nào trong số những chương trình và bổ trợ mà bạn không dùng hay không cần tích hợp với Outlook.

Ghi chú: Trong một số trường hợp, nhiều máy khách Outlook và các thiết bị có thể sửa đổi mục cùng một lúc, có thể giới thiệu những cuộc xung đột. Để giảm thiểu khả năng, không xử lý mặt cùng vào hai hoặc nhiều khách hàng hoặc các thiết bị trong vòng một khoảng thời gian tương đối ngắn.

Đề xuất thêm đối với người dùng Microsoft Exchange

Làm việc trong kịch bản người quản lý/đại diện

Nếu tổ chức của bạn cho phép làm việc trong kịch bản người quản lý/đại diện, hãy cấu hình Outlook để kết nối với hộp thư Exchange bằng cách dùng Chế độ Thư tín Lưu trữ Trung gian của Microsoft Exchange. Việc này cho phép bạn làm việc hiệu quả nhất.

Phiên bản sau của Microsoft Outlook, Microsoft Entourage và Microsoft Outlook dành cho Mac có nhiều điểm cải tiến ở tính năng đại diện. Để biết thêm thông tin về những phiên bản này, hãy xem:

Tính năng đại diện Outlook trong phiên bản hỗn hợp của Microsoft Outlook và Entourage

Giới hạn số lượng đại diện

Outlook không giới hạn số lượng đại diện mà bạn thêm vào. Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn chỉ nên trao quyền Người biên tập cho một (1) đại diện mà thôi. Điều này cho phép bạn theo dõi cuộc họp được xử lý khi nào và như thế nào. Trong trường hợp một đại diện có thể dùng nhiều thiết bị để truy nhập dữ liệu của bạn, việc trao quyền Người biên tập cho nhiều đại diện sẽ khiến cho bạn rất khó xác định lý do tại sao cuộc họp bị bỏ lỡ hay hết hạn.

Ngay cả khi bạn chỉ cấp biên tập viên cấp phép cho một đại biểu, tránh thêm một số lớn các đại biểu với quyền truy cập người xem hoặc cộng tác viên . Điều này là bởi vì việc thêm một số lượng lớn các đại biểu có thể thải tài nguyên khác. Ví dụ, giới hạn kích thước cho dữ liệu quy tắc có thể được đạt tới. Khi bạn thêm một đại biểu, các thay đổi diễn ra:

  • Outlook sẽ áp dụng quyền cho thư mục liên quan.

  • Thuộc tính Thư mục Hiện hoạt PublicDelegates sẽ được cập nhật để thêm cho đại diện quyền "Gửi với tư cách Đại diện cho".

  • Outlook thêm đại diện vào quy tắc chuyển tiếp trong hộp thư của người quản lý. Điều này giúp chuyển tiếp yêu cầu cuộc họp tới đại diện.

  • Outlook lưu thông tin đại diện bổ sung trong hộp thư của người quản lý.

Mỗi vùng trong số những vùng cấu phần này có thể có giới hạn khác nhau. Việc chạm đến gần giới hạn này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất và tính ổn định.

Ghi chú: Trong giai đoạn phát triển và chạy thử sản phẩm, Microsoft dùng tối đa bốn (4) đại diện. Ngoài ra, các đại diện này chỉ dùng Outlook. Thiết bị không được dùng trong quá trình chạy thử.

Nếu đại diện có quyền Người biên tập bị buộc phải thay thế tạm thời hay vĩnh viễn, hãy thay đổi quyền Người biên tập thành quyền Người xem lại hoặc thành không có quyền nào. Sau đó, trao quyền Người biên tập cho đại diện mới hay đại diện dự khuyết.

Xem thêm

Thông tin Công cụ Phân tích Cấu hình Office

Thông tin về Công cụ Kiểm tra Lịch dành cho Outlook (CalCheck)

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.



Thông tin này có hữu ích không?

Chúng tôi có thể cải thiện như thế nào?

Chúng tôi có thể cải thiện như thế nào?

Để bảo vệ sự riêng tư của bạn, vui lòng không đưa thông tin liên hệ trong phản hồi của bạn. Xem xét chính sách về quyền riêng tư.

Cảm ơn phản hồi của bạn!