Các hướng dẫn thực hành tốt nhất khi dùng Lịch Outlook

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Lịch Outlook được tích hợp đầy đủ với email, liên hệ và các tính năng khác. Sự tích hợp này khiến thành phần Lịch trở thành một trong những tính năng phổ biến nhất của Outlook. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách dùng nhiều chức năng khác nhau của Lịch. Ngoài ra, chúng tôi sẽ giới thiệu với bạn về những cải tiến của lịch được thiết kế nhằm mục tiêu cụ thể là giúp bạn trải nghiệm các tính năng lịch nhất quán hơn.

Ghi chú: Nhiều lịch cải tiến được thêm vào Outlook 2007 gói dịch vụ. Vì lý do này, chúng tôi đề xuất đầu tiên là bạn chắc chắn sử dụng Outlook 2007 gói dịch vụ 3 (SP3) trở lên. Các phần dưới đây giả định rằng bạn đang dùng Outlook 2007 SP3, Outlook 2010, Outlook 2013 hoặc Outlook 2016.

Chuyển tiếp yêu cầu cuộc họp

Nếu bạn đang dùng Outlook 2007, bạn không nên chuyển tiếp yêu cầu cuộc họp. Điều này có thể làm cuộc họp bị mất hay không khớp. Thay vào đó, hãy yêu cầu người tổ chức cuộc họp thêm người dự vào yêu cầu cuộc họp gốc.

Nếu bạn đang dùng Outlook 2010 hoặc mới hơn và bạn là một người dự cuộc họp, bạn có thể chuyển tiếp cuộc họp để người khác đang dùng Outlook 2010 hoặc mới hơn với tính năng thông báo chuyển tiếp cuộc họp. Khi bạn dùng Outlook 2010 hoặc mới hơn để chuyển tiếp cuộc họp với người nào đó được không ban đầu được mời đến cuộc họp, Outlook sẽ gửi một thông báo chuyển tiếp cuộc họp cho tổ chức cuộc họp. Khi người tổ chức nhận được thông báo họp, người dự mới được thêm vào cuộc họp của người tổ chức. Nếu hiện có người dự cần biết rằng người dự khác đã được thêm vào cuộc họp, sau đó người tổ chức phải mở cuộc họp và gửi Cập Nhật cuộc họp cho tất cả người dự.

Ghi chú: Nếu bạn muốn cho phép người khác biết về cuộc họp, nhưng không mời họ, chỉ cần kéo yêu cầu cuộc họp khỏi lịch của bạn đến biểu tượng thư phía dưới bên trái của Outlook. Mở một email với thông tin về cuộc họp mà bạn có thể gửi xuất. Lưu ý rằng email này không thêm nhaän các cuộc họp và chỉ chứa thông tin cuộc họp, chẳng hạn như ngày, thời gian, chủ đề và chương trình họp.

Dành cho người dùng Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Server 2007 cũng giới thiệu cuộc họp thông báo chuyển tiếp như là một phần của tính năng tổng đài lịch. Nếu bạn dùng Outlook để kết nối với một hộp thư trên một tổ chức Exchange Server, hành vi thông báo chuyển tiếp cuộc họp có thể phải chịu thiết đặt Exchange, nếu được cấu hình người quản trị Exchange. Ví dụ, người quản trị Exchange có thể ngăn không cho thông báo chuyển tiếp cuộc họp từ được gửi tới tên miền từ xa.

Nói chung, chúng tôi khuyên người dự không nên chuyển tiếp cuộc họp nếu họ không ở cùng tổ chức Exchange với người tổ chức cuộc họp, trừ phi tất cả những điều kiện sau đều thỏa:

  • Người dự đang dùng Microsoft Outlook 2010 hay phiên bản mới hơn.

  • Người quản trị Exchange của người dự cho phép gửi thông báo chuyển tiếp cuộc họp tới tên miền từ xa.

  • Người tổ chức đang dùng máy khách Microsoft Outlook.

Trong trường hợp của một người dự dùng hệ thống thư Exchange, nhìn chung không chuyển tiếp cuộc họp, trừ phi tất cả các điều kiện sau là đúng:

  • Người dự đang dùng Microsoft Outlook 2010 hay phiên bản mới hơn.

  • Người tổ chức đang dùng máy khách Microsoft Outlook.

Nếu vì lý do bất kỳ người tổ chức không nhận được thông báo chuyển tiếp cuộc họp, người dự cuộc họp sẽ không được thêm của người tổ chức cuộc họp. Nếu người tổ chức sau đó chuyển cuộc họp và gửi một bản Cập Nhật, Cập Nhật chỉ được gửi đến những người được mời ban đầu. Người dự phiên bản cũ hơn nhận bản sao đã chuyển tiếp cuộc họp sẽ không nhận được Cập Nhật.

Nếu các hạn chế ở trên ngăn bạn thành công và nhất quán chuyển tiếp thư mời cuộc họp, tốt nhất là chỉ cần yêu cầu tổ chức cuộc họp để thêm người dự mong muốn. Quan trọng cần yêu cầu tổ chức cuộc họp để thêm người dự mong muốn nếu bạn không chắc chắn rằng cả của bạn và môi trường của người dự mong muốn đáp ứng các điều kiện trên đây.

Ghi chú: Đại diện Outlook không nhận được Thông báo Chuyển tiếp Cuộc họp.

Xử lý tất cả mọi yêu cầu và hủy cuộc họp

Mặc dù bạn có thể xóa bỏ một yêu cầu cuộc họp trực tiếp từ hộp thư đến của bạn, bạn nên đúng cách xử lý yêu cầu cuộc họp bằng cách chấp nhận hoặc từ chối nó. Luôn sử dụng loại bỏ khỏi lịch lệnh để xử lý hủy cuộc họp từ hộp thư đến của bạn. Tránh xử lý cuộc họp trực tiếp từ mô-đun lịch.

Làm việc với cuộc họp lặp lại

Thiết đặt ngày kết thúc và giới hạn số lần lặp lại

Outlook giúp dễ dàng để lên lịch cuộc họp có nhiều lần xuất hiện thông thường. Chúng tôi khuyên bạn luôn đặt ngày kết thúc và giới hạn chuỗi lặp lại một số cụ thể của các lần xuất hiện. Yếu, lặp lại cuộc họp sẽ yêu cầu sửa đổi ở một số điểm. Ví dụ, người dự sẽ được thêm vào hoặc loại bỏ khỏi một sự kiện đơn, hoặc vị trí cuộc họp hoặc thời gian sẽ thay đổi do kỳ nghỉ ngày hoặc các trường hợp bất ngờ. Outlook lưu những thay đổi duy nhất mỗi dưới dạng một ngoại lệ cuộc họp. Cuộc họp với một số rất lớn các ngoại lệ kết quả trong một chuỗi cuộc họp được khó để quản lý. Ngoài ra, nó có thể giới thiệu về hành vi không mong muốn. Bạn luôn có thể tạo một chuỗi cuộc họp mới khi kết thúc hiện tại. Khi suy nghĩ về số lần xuất hiện, hãy cân nhắc tần suất. Trong kỳ hạn một năm, cuộc họp hai lần lượt sẽ có khoảng 90 lần xuất hiện nhiều hơn một cuộc họp hàng tháng trong cùng một thời gian đó.

Kết thúc cuộc họp lặp lại trước ngày kết thúc gốc

Mặc dù bạn có thể hủy một cuộc họp định kỳ, nhưng bạn vẫn nên thay đổi ngày kết thúc cho chuỗi lặp lại đó. Điều này cho phép bạn và người dự giữ lại được bản ghi cuộc họp trước đây. Nếu bạn hủy toàn bộ cuộc họp định kỳ, lịch sử đó sẽ bị mất. Tốt nhất là nên đặt một ngày kết thúc mới rồi gửi cập nhật tới tất cả người dự. Điều này sẽ kết thúc chuỗi họp sớm trong khi vẫn giữ được bản ghi các cuộc họp trước đây.

Ghi chú: Nếu bạn kết thúc sớm chuỗi cuộc họp, ngoại lệ liên kết với cuộc họp định kỳ bị mất. Để tìm hiểu thêm về ngoại lệ, hãy xem "ngày đặt kết thúc và giới hạn số lần lặp lại" ở trên.

Để biết thêm thông tin về huỷ tất cả cuộc họp trong tương lai của chuỗi, hãy xem: Hủy tất cả cuộc họp trong tương lai của chuỗi

Thay đổi người tổ chức

Outlook không cung cấp cách thay đổi người tổ chức cuộc họp. Để thay đổi người tổ chức cuộc họp định kỳ, hãy kết thúc cuộc họp đó. Để thực hiện điều này, hãy đặt ngày kết thúc sớm hơn và gửi cập nhật tới tất cả người dự. Sau khi bạn hoàn thành bước này, người tổ chức mới nên tạo một cuộc họp định kỳ mới.

Để biết thêm thông tin về thiết đặt ngày kết thúc sớm hơn, hãy xem hủy bỏ cuộc họp.

Tránh dùng cuộc họp lặp lại để chia sẻ phần đính kèm

Phần đính kèm làm cho ngoại lệ của cuộc họp lặp lại thêm phức tạp. Mỗi ngoại lệ đều chứa bản sao đính kèm riêng. Vì ngoại lệ được thêm vào cuộc họp lặp lại, bản sao mới của phần đính kèm cũng được tạo ra. Nếu bạn thay đổi một bộ đính kèm thì thay đổi này sẽ không ảnh hưởng đến những ngoại lệ khác. Nếu bạn yêu cầu tất cả người dự phải có bản sao thay đổi mới nhất của bất kỳ cuộc họp nhất định nào, hãy chia sẻ tài liệu thông qua dịch vụ chia sẻ, chẳng hạn như OneDrive. Người dùng doanh nghiệp có thể tận dụng lợi ích của SharePoint hay máy chủ tệp chia sẻ khác trên mạng.

Tránh sao chép cuộc họp

Bằng cách thiết kế, Outlook sẽ loại bỏ bất kỳ nối kết giữa các cuộc họp được sao chép và cuộc họp Ban đầu. Điều này giúp ngăn chặn sự không nhất quán. Các phiên bản mới hơn của Outlook thêm chuỗi văn bản "sao:" để chủ đề. Điều này giúp dễ dàng xác định bản sao cuộc họp.

Hành động liên quan đến cuộc họp được sao chép yield lỗi không mong đợi, vì vậy chúng tôi khuyên bạn nên tránh sao chép cuộc họp. Điều này áp dụng cho cả cuộc họp đã sao chép từ lịch của người dùng khác, cũng như sao chép từ thư mục lịch khác mà bạn sở hữu.

Để biết thêm thông tin về cách di chuyển cuộc họp mà bạn đã tổ chức sang thư mục lịch khác, hãy xem:

Làm cách nào để di chuyển cuộc họp Outlook mà không bị mất tùy chọn "Gửi Cập nhật"

Duy trì thiết bị kết nối với lịch

Đảm bảo rằng bất kỳ thiết bị kết nối với lịch của bạn có tất cả các bản cập nhật mới nhất được cài đặt. Một số thiết bị sử dụng Exchange ActiveSync để đồng bộ hóa lịch và thư mục khác. Các thiết bị này bao gồm điện thoại Windows, Windows RT, Apple iOS và Android thiết bị. Thiết bị BlackBerry Research In Motion (RIM) và những người khác cũng có thể đồng bộ với lịch.

Để biết thêm chi tiết về một số vấn đề đã gặp, hãy xem:Vấn đề hiện hành với Microsoft Exchange ActiveSync và thiết bị bên thứ ba.

Ghi chú: Trong một số trường hợp, nhiều thiết bị và máy khách Outlook có thể sửa đổi mục cùng một lúc, mà có thể giới thiệu các xung đột. Để giảm thiểu các khả năng, không xử lý cùng một mục trên hai hoặc nhiều máy khách hoặc thiết bị trong một khoảng thời gian ngắn tương đối.

Giữ lại bổ trợ tích hợp với Outlook

Nhất, nếu không phải tất cả, Outlook bổ trợ truy nhập dữ liệu Outlook. Bổ trợ có thể thay đổi một mục Outlook mà bạn đang chỉnh sửa cùng một lúc, xem trong Outlook hoặc trên thiết bị khác. Điều này có thể giới thiệu các xung đột. Để giảm thiểu các khả năng, hãy đảm bảo cài đặt các bản cập nhật mới nhất cho bất kỳ bổ trợ hoặc các chương trình tích hợp với Outlook. Dỡ cài đặt hoặc vô hiệu hóa bất kỳ các chương trình và bổ trợ mà bạn không sử dụng hoặc mà không cần phải tích hợp với Outlook.

Ghi chú: Trong một số trường hợp, nhiều thiết bị và máy khách Outlook có thể sửa đổi mục cùng một lúc, mà có thể giới thiệu các xung đột. Để giảm thiểu các khả năng, không xử lý cùng một mục trên hai hoặc nhiều máy khách hoặc thiết bị trong một khoảng thời gian ngắn tương đối.

Đề xuất thêm đối với người dùng Microsoft Exchange

Làm việc trong kịch bản người quản lý/đại diện

Nếu tổ chức của bạn cho phép làm việc trong kịch bản người quản lý/đại diện, hãy cấu hình Outlook để kết nối với hộp thư Exchange bằng cách dùng Chế độ Thư tín Lưu trữ Trung gian của Microsoft Exchange. Việc này cho phép bạn làm việc hiệu quả nhất.

Phiên bản sau của Microsoft Outlook, Microsoft Entourage và Microsoft Outlook dành cho Mac có nhiều điểm cải tiến ở tính năng đại diện. Để biết thêm thông tin về những phiên bản này, hãy xem:

Tính năng đại diện Outlook trong phiên bản hỗn hợp của Microsoft Outlook và Entourage

Giới hạn số lượng đại diện

Outlook không giới hạn số lượng đại diện mà bạn thêm vào. Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn chỉ nên trao quyền Người biên tập cho một (1) đại diện mà thôi. Điều này cho phép bạn theo dõi cuộc họp được xử lý khi nào và như thế nào. Trong trường hợp một đại diện có thể dùng nhiều thiết bị để truy nhập dữ liệu của bạn, việc trao quyền Người biên tập cho nhiều đại diện sẽ khiến cho bạn rất khó xác định lý do tại sao cuộc họp bị bỏ lỡ hay hết hạn.

Ngay cả khi bạn chỉ có thể cấp quyền trình soạn thảo cho một đại diện, tránh thêm một lượng lớn các đại diện với quyền người xem lại hoặc người đóng góp . Đây là vì việc thêm các số lớn của đại diện có thể thoát khí tài nguyên khác. Ví dụ, giới hạn kích cỡ đối với quy tắc dữ liệu có thể đến được này. Khi bạn thêm một đại diện, thay đổi khác nhau diễn ra:

  • Outlook sẽ áp dụng quyền cho thư mục liên quan.

  • Thuộc tính Thư mục Hiện hoạt PublicDelegates sẽ được cập nhật để thêm cho đại diện quyền "Gửi với tư cách Đại diện cho".

  • Outlook thêm đại diện vào quy tắc chuyển tiếp trong hộp thư của người quản lý. Điều này giúp chuyển tiếp yêu cầu cuộc họp tới đại diện.

  • Outlook lưu thông tin đại diện bổ sung trong hộp thư của người quản lý.

Mỗi vùng trong số những vùng cấu phần này có thể có giới hạn khác nhau. Việc chạm đến gần giới hạn này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất và tính ổn định.

Ghi chú: Trong giai đoạn phát triển và chạy thử sản phẩm, Microsoft dùng tối đa bốn (4) đại diện. Ngoài ra, các đại diện này chỉ dùng Outlook. Thiết bị không được dùng trong quá trình chạy thử.

Nếu đại diện có quyền Người biên tập bị buộc phải thay thế tạm thời hay vĩnh viễn, hãy thay đổi quyền Người biên tập thành quyền Người xem lại hoặc thành không có quyền nào. Sau đó, trao quyền Người biên tập cho đại diện mới hay đại diện dự khuyết.

Xem thêm

Thông tin Công cụ Phân tích Cấu hình Office

Thông tin về Công cụ Kiểm tra Lịch dành cho Outlook (CalCheck)

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Thông tin này có hữu ích không?

Chúng tôi có thể cải thiện như thế nào?

Chúng tôi có thể cải thiện như thế nào?

Để bảo vệ sự riêng tư của bạn, vui lòng không đưa thông tin liên hệ trong phản hồi của bạn. Xem xét chính sách về quyền riêng tư.

Cảm ơn phản hồi của bạn!