Các tác vụ cơ bản trong Outlook

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Outlook tổ chức email, lịch, liên hệ, nhiệm vụ và danh sách việc cần làm, tất cả ở cùng một chỗ. Tổ chức đó bắt đầu với tài khoản email của bạn. Từ đó bạn có thể bắt đầu làm việc với email, chuyển chúng vào nhiệm vụ hoặc cuộc hẹn và lưu trữ thông tin về những người mà bạn tương tác trong liên hệ của bạn để bạn không bao giờ phải nhớ địa chỉ email hoặc số điện thoại. Hãy cùng một hướng dẫn nhanh của một số tác vụ cơ bản.

Bắt đầu

Hành động đầu tiên của bạn là thiết lập tài khoản Outlook của bạn. Sau đó, bạn sẽ có sẵn sàng để bắt đầu nhận và gửi email, lịch sử dụng, tạo liên hệ, và làm việc với các tác vụ Outlook .

Thiết lập được tự động nếu bạn đã sử dụng phiên bản trước của Outlook trên cùng một máy tính. Nếu bạn không, thiết lập tài khoản tự động sẽ khởi động lần đầu tiên bạn bắt đầu Outlook và hướng dẫn bạn qua quy trình.

Bạn sẽ được yêu cầu cho tên, địa chỉ email và mật khẩu. Đó là đủ thường, nhưng nếu tự động thiết lập không thành công, Outlook sẽ yêu cầu cho một vài phần biết thêm thông tin, chẳng hạn như tên máy chủ thư. Nếu bạn không có thông tin đó, nhà cung cấp email của bạn có thể cung cấp cho bạn các chi tiết.

Nút Thêm Tài khoản ở dạng xem Backstage

Ghi chú: Nếu bạn muốn thêm tài khoản email khác sau này, khi bạn đã sẵn sàng chọn tệp > Thêm tài khoản để bắt đầu thiết lập tài khoản tự động.

Thanh truy nhập nhanh

Trên thanh truy nhập nhanh là một phần quan trọng của trải nghiệm Outlook của bạn. Và nó là một cách dễ dàng để di chuyển giữa các tính năng hàng đầu Outlook — thư, lịch, mọi người và tác vụ. Thanh nằm ngoài các tab tiêu chuẩn và Ribbon cung cấp cho bạn một cách sắp xếp các công cụ và các tùy chọn để giúp bạn sử dụng và quản lý Outlook.

Thường nằm ở dưới cùng của cửa sổ Outlook , truy nhập nhanh thanh hiển thị — tùy thuộc vào thiết đặt được chọn — tên nút (trái ảnh) hoặc biểu tượng (bên phải ảnh) được liên kết với các tính năng tên.

Truy nhập nhanh của Outlook thanh hiển thị, bằng tên, nút thư, lịch, mọi người và tác vụ, và nhiều hơn nữa (ba dấu chấm hoặc dấu chấm lửng) tùy chọn

Truy nhập nhanh của Outlook thanh hiển thị thư, lịch, mọi người, nhiệm vụ và thêm tùy chọn biểu tượng

Thay đổi nội dung Hiển thị trên thanh truy nhập nhanh

Bạn có thể kiểm soát những nút (hoặc biểu tượng) xuất hiện trên thanh truy nhập nhanh và thậm chí theo thứ tự nào chúng xuất hiện.

  1. Chọn Thêm Tùy chọn khác > tùy chọn dẫn hướng.

    Bấm Thêm (ba dấu chấm) trên thanh truy nhập nhanh để xem các tùy chọn dẫn hướng

  2. Trong hộp thoại Tùy chọn dẫn hướng , hãy thực hiện các thao tác sau:

    Truy nhập nhanh thanh hộp thoại tùy chọn dẫn hướng

    • Để thay đổi số lượng các nút hoặc các biểu tượng xuất hiện trên thanh, tăng hoặc giảm thiết đặt mặc định của 4 cho tối đa số mục nhìn thấy được.

    • Để xem các biểu tượng thay vì tên, hãy chọn hộp kiểm Dẫn hướng thu gọn .

    • Để sắp xếp lại cách nút hoặc biểu tượng được liệt kê, hãy chọn một mục trong hộp Hiển thị theo thứ tự này , sau đó chọn Di chuyển lên hoặc Di chuyển xuống.

  3. Chọn OK.

    Mẹo: Nếu bạn không thích các thay đổi bạn đã thực hiện, hoặc chỉ muốn bắt đầu lại, chọn đặt lại.

Email kết nối bạn với người bên trong và bên ngoài tổ chức của bạn. Bạn có thể thêm chữ ký điện tử và phần đính kèm vào thông điệp email của bạn.

Tạo email mới

  1. Từ bất kỳ thư mục thư (chẳng hạn như hộp thư đến của bạn), hãy chọn Email mới.

    Email mới

    Lối tắt bàn phím:    Để tạo một thông điệp email, hãy nhấn Ctrl + Shift + M.

  2. Khi bạn hoàn tất việc soạn email của bạn, hãy chọn gửi.

Để biết thêm thông tin, hãy xem tạo thông điệp email.

Thêm chữ ký email vào thư

Tạo chữ ký cá nhân hóa xuất hiện ở cuối thư của bạn. Chữ ký có thể bao gồm văn bản, hình ảnh, Danh Thiếp Điện tửcủa bạn, logo, hoặc thậm chí là ảnh chữ ký viết tay của bạn.

Tạo chữ ký

  1. Trong thư mới, hãy chọn chữ ký >chữ ký.

    Chữ ký

  2. Trên tab Chữ ký Email , chọn mới.

  3. Kiểu anamesau đó chọn OK.

  4. Dưới Chọn chữ ký mặc định, thực hiện như sau:

    • Trong danh sách Tài khoản e-mail, chọn tài khoản email để liên kết với chữ ký.

    • Trong danh sách thư mới , hãy chọn chữ ký mà bạn muốn được thêm tự động vào tất cả các thông điệp email mới. Nếu bạn không muốn tự động đăng thông điệp email của bạn, bạn có thể bỏ qua các tùy chọn này khi (không) là giá trị mặc định.

    • Trong danh sách Trả lời/chuyển tiếp, chọn chữ ký mà bạn muốn tự động được thêm (tự động ký) khi bạn trả lời hoặc chuyển tiếp thư. Nếu không, hãy chấp nhận tùy chọn mặc định là (không có).

  5. Dưới sửa chữ ký, hãy nhập vàoChữ ký, rồi chọn OK.

Thêm chữ ký

  • Trong thư mới, chọn chữ ký, sau đó chọn chữ ký mà bạn muốn.

    Chữ ký

Để biết thêm thông tin, hãy xem tạo và thêm chữ ký email.

Chuyển tiếp hoặc trả lời email

  1. Trên ruy-băng hoặc trong ngăn đọc, chọn trả lời, Trả lời tất cả, hoặc chuyển tiếp

    Trả lời

  2. Trong ô đến, Cc, hoặc Bcc , thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Để thêm người nhận, hãy bấm vào hộp thích hợp và nhập tên của người nhận.

    • Để loại bỏ người nhận, hãy bấm vào hộp thích hợp, chọn tên của người nhận, và sau đó nhấn phím Delete.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Trả lời hoặc chuyển tiếp email.

Thêm phần đính kèm vào email

Chia sẻ tệp, bạn có thể đính kèm nó vào thư của bạn. Bạn cũng có thể đính kèm mục Outlook khác, chẳng hạn như thư, liên hệ hoặc tác vụ.

  1. Tạo thư mới, hoặc chọn thư hiện có và chọn trả lời, Trả lời tất cả, hoặc chuyển tiếp.

  2. Trong cửa sổ thư, hãy chọn thư > Đính kèm tệp.

    Đính kèm Tệp

Để biết thêm thông tin, hãy xem Đính kèm tệp, thư, liên hệ hoặc tác vụ vào email.

Mở và lưu phần đính kèm của email

Bạn có thể mở phần đính kèm từ ngăn đọc hoặc khỏi thư đang mở. Sau khi mở và xem phần đính kèm, bạn có thể lưu nó. Nếu thư có nhiều hơn một phần đính kèm, bạn có thể lưu chúng dưới dạng một nhóm hoặc một người tại một thời gian.

Mở phần đính kèm

Tùy thuộc vào phiên bản Outlook bạn đang dùng, có thể có nhiều tùy chọn sẵn có để mở phần đính kèm.

  • Bấm đúp vào phần đính kèm.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Mở phần đính kèm.

Lưu phần đính kèm

  1. Chọn phần đính kèm trong ngăn đọc hoặc thư đang mở.

  2. Trên tab phần đính kèm , trong nhóm hành động , chọn Lưu dưới dạng. Bạn có thể bấm chuột phải vào phần đính kèm, sau đó chọn Lưu dưới dạng.

    Lưu Như Phần đính kèm

Để biết thêm thông tin, hãy xem Lưu phần đính kèm.

Cuộc hẹn và cuộc họp là một sản phẩm phụ cuộc sống cá nhân và công việc và lịch của bạn là hoàn hảo phương tiện cho quản lý cả hai. Với Outlook bạn cũng có thể đặt lời nhắc của sự kiện đã lên lịch.

Tạo cuộc hẹn trong lịch

Trong Outlook, cuộc hẹn không giống như cuộc họp. Cuộc hẹn đang hoạt động mà bạn trong lịch của bạn mà không liên quan đến mời những người khác hoặc giữ chỗ các tài nguyên, chẳng hạn như phòng hội thảo hoặc thiết bị.

Bấm vào Lịch

  • Trong một thư mục lịch , hãy chọn Cuộc hẹn mới. Bạn có thể bấm chuột phải một khối thời gian trong lưới lịch của bạn, sau đó chọn Cuộc hẹn mới.

    Cuộc hẹn Mới trong Lịch

    Lối tắt bàn phím:    Để tạo một cuộc hẹn, nhấn Ctrl + Shift + A.

Để biết thêm thông tin, mời bạn xem Lên lịch cuộc hẹn.

Lên lịch cuộc họp

Trong Outlook, cuộc họp bao gồm những người khác và có thể bao gồm các tài nguyên chẳng hạn như phòng hội thảo. Bạn sẽ nhận được phản hồi các yêu cầu cuộc họp của bạn trong hộp thư đến của bạn.

  • Trong một thư mục lịch , hãy chọn Cuộc họp mới.

    Cuộc họp Mới trong Lịch

Lối tắt bàn phím:    Để tạo một yêu cầu họp mới từ bất kỳ thư mục nào trong Outlook, nhấn Ctrl + Shift + Q.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Lên lịch cuộc họp với những người khác.

Đặt lời nhắc

Lời nhắc bật lên trong cửa sổ cảnh báo để bạn không bỏ lỡ một hạn chót quan trọng. Bạn có thể đặt hoặc loại bỏ lời nhắc cho hầu như mọi thứ trong Outlook, bao gồm thông điệp email, cuộc hẹn và liên hệ.

Đối với các cuộc hẹn hoặc cuộc họp

  • Mở cuộc hẹn hoặc cuộc họp, sau đó trong hộp danh sách lời nhắc , chọn khoảng thời gian trước cuộc hẹn hoặc cuộc họp khi bạn muốn lời nhắc xuất hiện. Để tắt lời nhắc, hãy chọn không có.

Đối với email, liên hệ và tác vụ

  • Chọn theo dõi > Thêm lời nhắc.

Mẹo: Bạn có thể nhanh chóng gắn cờ cho thông điệp email dưới dạng các mục cần làm bằng cách sử dụng lời nhắc. Lời nhắc những đảm thư xuất hiện trong danh sách việc cần làm và trong thư mục nhiệm vụ, nhưng không tự động thêm lời nhắc. Bấm chuột phải vào cờ trong danh sách thư để thêm lời nhắc. Hoặc, nếu bạn có thư mở, hãy chọn Theo dõi > Thêm lời nhắc.

Theo dõi

Mọi người

Mọi người là tên nhóm cho những người — và các công ty — người biểu mẫu liên hệ cá nhân và doanh nghiệp của bạn. Ai bạn thêm làm liên hệ hoàn toàn tùy và các hạn chế chỉ có thể áp dụng như người bạn có thể hoặc không thể thêm là các hạn chế áp đặt bạn hoặc công ty của bạn. Công ty của bạn, ví dụ, có thể có các quy tắc về thư với các địa chỉ email bên ngoài.

Tạo liên hệ

Liên hệ có thể đơn giản như một địa chỉ email và tên, hoặc bạn có thể bao gồm, ví dụ, chi tiết như địa chỉ đường phố, các số điện thoại, ảnh và sinh nhật. Bạn sẽ tìm thấy liên hệ của bạn bên dưới tùy chọn mọi người trong thanh lối tắt, ở góc dưới bên trái của cửa sổ Outlook .

Mọi người

  • Trong người, hãy chọn Liên hệ mới.

    Liên hệ Mới

    Lối tắt bàn phím:    Để tạo một liên hệ từ bất kỳ thư mục nào trong Outlook, nhấn Ctrl + Shift + C.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo hoặc thêm liên hệ.

Có danh sách các liên hệ trong sổ địa chỉ Outlook của bạn

Lưu bản sao của liên hệ trong sổ địa chỉ của bạn là một thực hành tốt. Trong Outlook 2013 hoặc Outlook 2016 cho Windows, bạn có thể tải xuống một tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (.csv) của liên hệ của bạn vào thiết bị của bạn và mở nó trong Excel.

  1. Mở Outlook, chọn tệp > mở & xuất > Nhập/xuất.

    Chọn mở & xuất, rồi chọn nhập/xuất.

  2. Trong hướng dẫn xuất và nhập, hãy chọn xuất ra tệp > tiếp theo.

  3. Chọn Giá trị phân tách bằng dấu phẩy , sau đó trên trang xuất ra tệp , chọn liên hệ dưới dạng thư mục để xuất từ tài khoản của bạn.

    Cuộn lên và sau đó chọn thư mục liên hệ bạn muốn xuất.

    Quan trọng: Trước khi tiếp tục, đảm bảo rằng thư mục liên hệ bạn chọn được đính kèm vào tài khoản email của bạn. Đây là đặc biệt quan trọng nếu bạn đang thực hiện các bước này từ máy tính của người khác.

  4. Chọn tiếp theo > duyệt, và sau đó đi đến vị trí mà bạn muốn lưu trữ tệp giá trị riêng biệt bằng dấu phẩy (.csv).

  5. Nhập tên tệp, sau đó chọn OK > tiếp theo.

    Lưu sổ địa chỉ liên hệ của bạn dưới dạng tệp .csv

  6. Chọn kết thúc đến bắt đầu quá trình xuất.

    Ghi chú: Outlook không hiển thị một thông báo khi trình xuất đã hoàn thành.

Mở tệp .csv liên hệ của bạn

Giá trị phân tách bằng dấu phẩy (.csv) tệp đã xuất liên hệ của mình thông thường được mở trong Excel.

  1. Duyệt đến vị trí mà bạn đã lưu tệp .csv và mở nó.

  2. Xác nhận liên hệ của bạn được liệt kê trong tệp.

    Ví dụ về tệp .csv Outlook đã mở trong Excel

    Ghi chú: Có thể có ô trống. Đó là bình thường.

  3. Đóng tệp mà không cần thực hiện bất kỳ thay đổi để tránh vấn đề tiềm năng nhập tệp trên thiết bị khác nhau có cùng phiên bản Outlook hoặc một dịch vụ email khác.

Tạo nhiệm vụ

Nhiều người giữ cho danh sách việc cần làm — trên tài liệu, trong bảng tính, hoặc với một tổ hợp giấy và phương pháp điện tử. Trong Outlook, bạn có thể kết hợp các danh sách khác nhau vào một, nhận được lời nhắc và theo dõi tiến độ nhiệm vụ.

  1. Mở Outlook, và trên tab nhà , trong nhóm mới , chọn Mục mới.

  2. Chọn nhiệm vụ, điền vào biểu mẫu nhiệm vụ khi cần thiết, sau đó chọn lưu & đóng.

Lối tắt bàn phím:    Để tạo một nhiệm vụ mới, hãy nhấn Ctrl + Shift + K.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo tác vụ và các mục cần làm.

Giao nhiệm vụ

  1. Chọn Biểu tượng nhiệm vụ trên thanh truy nhập nhanh của Outlook trên thanh truy nhập nhanh hoặc nhiệm vụ trên thanh điều hướng.

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Chọn Biểu tượng nhiệm vụ mới trên ruy-băng hoặc nhấn Ctrl + Shift + K để tạo một nhiệm vụ.

      hoặc

    • Mở một nhiệm vụ hiện có.

  3. Chọn giao nhiệm vụ.

    Lệnh Giao nhiệm vụ trên ruy-băng

  4. Trong biểu mẫu nhiệm vụ, hãy làm như sau:

    • Trong hộp đến , nhập tên hoặc địa chỉ email.

    • Thêm một chủ đề, chọn một ngày bắt đầungày đến hạnvà đặt ưu tiêntrạng thái khi cần thiết.

      Các thuộc tính Ngày Bắt đầu và Kết thúc cho một nhiệm vụ đã giao

    • Chấp nhận hoặc bỏ chọn lựa chọn mặc định của các hộp kiểm hai: giữ một bản sao Cập Nhật của nhiệm vụ này trên danh sách nhiệm vụ của tôi gửi cho tôi một báo cáo trạng thái khi nhiệm vụ này là hoàn thành.

    • Nếu cần thiết, hãy nhập một thông báo trong khối nội dung bên dưới các hộp kiểm.

  5. Nếu bạn muốn nhiệm vụ lặp lại, hãy chọn lặp lại trên ruy-băng, hãy chọn các tùy chọn bạn muốn trong hộp thoại Lặp lại nhiệm vụ , sau đó chọn OK.

    Ghi chú: Nếu bạn giao nhiệm vụ định kỳ, một bản sao của nhiệm vụ vẫn nằm trong danh sách nhiệm vụ của bạn, nhưng không bao giờ Cập Nhật. Nếu bạn chọn hộp kiểm gửi cho tôi một báo cáo trạng thái khi nhiệm vụ này đã hoàn tất , bạn nhận được báo cáo trạng thái cho mỗi lần xuất hiện đã hoàn thành nhiệm vụ.

  6. Chọn gửi.

Mẹo: Outlook có thể theo dõi tiến độ nhiệm vụ được gán cho một người. Nếu bạn muốn nhiều người làm việc với một nhiệm vụ, chia nhiệm vụ vào phần nhỏ hơn hoặc giao từng nhiệm vụ riêng lẻ. Ví dụ, để theo dõi các báo cáo được viết bằng ba nhà văn, tạo ba nhiệm vụ riêng biệt và giao từng nhiệm vụ cá nhân cho người viết phù hợp.

Chấp nhận hoặc từ chối một nhiệm vụ được phân công

Khi một nhiệm vụ được tạo và giao cho bạn, nó sẽ xuất hiện trong hộp thư đến của bạn.

Bạn nhìn thấy Lệnh Chấp nhận hoặc Từ chối trong yêu cầu nhiệm vụ trong Ngăn Đọc

  • Trong ngăn đọc, hãy chọn chấp nhận hoặc từ chối.

    hoặc

    Mở nhiệm vụ, chọn chấp nhận hoặc từ chối trên ruy-băng, bất kể tùy chọn mà bạn đã chọn, chọn sửa câu trả lời trước khi gửi hoặc gửi phản hồi ngay bây giờvà sau đó chọn OK.

    Ghi chú: Các tác vụ đã chấp nhận xuất hiện trong danh sách tác vụ Outlook .

Nếu bạn mở một nhiệm vụ, bạn có thể trả lời, trả lời tất cảhoặc chuyển tiếp cho người đã gán nhiệm vụ cho bạn và để người khác phù hợp. Bạn cũng có thể bao gồm các chú thích trong khối thư.

Xem một nhiệm vụ

  1. Mở Outlook, và trên thanh công cụ truy nhập nhanh, hãy chọn Biểu tượng nhiệm vụ trên thanh truy nhập nhanh của Outlook .

  2. Trong danh sách Việc cần làm danh sách hoặc nhiệm vụ của bạn, bấm đúp vào một mục để xem biểu mẫu đầy đủ.

Bạn có thể thay đổi cách xem các tác vụ ở bất kỳ lúc nào.

  • Trên trang đầu tab, trong nhóm Dạng xem hiện tại , hãy chọn dạng xem khác.

    Tùy chọn dạng xem hiện tại cho các nhiệm vụ .

In một nhiệm vụ

Bạn có thể chọn cách bạn xem nhiệm vụ của bạn, và sau đó, dựa trên những gì bạn chọn in, trong định dạng nào — kiểu bảng hoặc bản ghi nhớ kiểu — nhiệm vụ được in ra. Nếu bạn chọn một nhiệm vụ đơn để in, ví dụ, sau đó in chỉ đặt sẵn dùng là bản ghi nhớ kiểu. Nhưng nếu bạn chọn danh sách, chẳng hạn như danh sách việc cần làm, định dạng in kiểu bảng cũng được cung cấp.

  1. Chọn Biểu tượng nhiệm vụ trên thanh truy nhập nhanh của Outlook trên thanh truy nhập nhanh.

    Thanh truy nhập nhanh của Outlook

  2. Chọn một nhiệm vụ đơn lẻ trong một thư mục — danh sách nhiệm vụ hoặcDanh sách việc cần làm — hoặc chọn một thư mục.

  3. Chọn tệp > in và chọn định dạng (nếu có) bên dưới thiết đặt.

In một thông điệp email, liên hệ hoặc mục lịch

Trong Outlook, bạn có thể in các mục chẳng hạn như thông điệp email, liên hệ, mục lịch hoặc dạng xem lớn hơn, chẳng hạn như lịch, sổ địa chỉ hoặc danh sách nội dung cho thư mục thư.

  1. Chọn một mục hoặc thư mục trong Outlook mà bạn muốn in.

  2. Chọn tệp > in.

In

Để biết thêm thông tin, hãy xem In các mục trong Outlook.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Chia sẻ Facebook Facebook Twitter Twitter Email Email

Thông tin này có hữu ích không?

Thật tuyệt! Bạn có còn phản hồi nào khác không?

Chúng tôi có thể cải thiện bằng cách nào?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

×