Cộng tác trên sổ làm việc Excel cùng lúc bằng tính năng đồng tác giả

Cộng tác trên sổ làm việc Excel cùng lúc bằng tính năng đồng tác giả

Trình duyệt của bạn không hỗ trợ video. Hãy cài đặt Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player hoặc Internet Explorer 9.

Bạn và đồng nghiệp có thể mở cũng như làm việc trên cùng một sổ làm việc Excel. Hoạt động này được gọi là đồng tác giả. Khi thực hiện đồng tác giả, các bạn có thể thấy thay đổi của nhau một cách nhanh chóng — trong vài giây. Và với một số phiên bản Excel, bạn sẽ thấy lựa chọn của những người khác trong những màu sắc khác nhau. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel có hỗ trợ đồng tác giả, hãy chọn Chia sẻ ở góc phía trên bên phải, nhập địa chỉ email, rồi chọn một vị trí trên đám mây. Tuy nhiên, nếu bạn cần biết thêm chi tiết, chẳng hạn như phiên bản nào được hỗ trợ và có thể lưu trữ tệp vào đâu thì bài viết này sẽ hướng dẫn bạn thực hiện quy trình.

Ghi chú: Tính năng này chỉ sẵn dùng nếu bạn có đăng ký Office 365. Nếu bạn là người đăng ký Office 365, hãy đảm bảo bạn có phiên bản mới nhất của Office.

Hãy dùng thử Office 365 hoặc phiên bản mới nhất của Excel

Để đồng tác giả trong Excel cho máy tính chạy Windows, bạn cần đảm bảo một số nội dung được thiết lập trước khi bắt đầu. Sau đó, chỉ cần thực hiện khoảng bốn bước để đồng tác giả với những người khác.

Bằng cách sử dụng trình duyệt web, hãy tải lên hoặc tạo sổ làm việc mới trên OneDrive, OneDrive for Business hoặc thư viện SharePoint Online. Xin lưu ý rằng các site SharePoint Tại Chỗ (site không được Microsoft lưu trữ), không hỗ trợ đồng tác giả. Nếu bạn không chắc chắn mình đang sử dụng site nào, hãy hỏi người phụ trách site hoặc phòng CNTT bên bạn.

  1. Nếu bạn đã tải lên tệp, bấm tên tệp để mở tệp. Sổ làm việc sẽ mở trong tab mới ở trình duyệt web của bạn.

  2. Bấm nút Chỉnh sửa trong Excel. Nếu bạn không có nút này, bấm Chỉnh sửa trong Trình duyệt, rồi bấm Chỉnh sửa trong Excel sau khi tải lại trang.

  3. Nếu bạn được nhắc chọn phiên bản Excel, bấm Excel 2016.

  4. Khi tệp mở trong chương trình Excel, bạn có thể thấy một thanh màu vàng thông báo rằng tệp đang ở trong Dạng xem Được bảo vệ. Bấm vào nút Cho phép Sửa nếu bạn gặp phải trường hợp này.

  5. Bấm vào Chia sẻ ở góc trên bên phải.

  6. Nhập địa chỉ email vào hộp Mời mọi người, rồi phân tách từng địa chỉ email bằng dấu chấm phẩy. Đảm bảo cũng chọn Có thể chỉnh sửa. Khi bạn thực hiện xong, bấm nút Chia sẻ.

    Mẹo: Nếu bạn muốn tự gửi liên kết, đừng bấm nút Chia sẻ. Thay vào đó, bấm Nhận liên kết chia sẻ ở cuối ngăn.

  7. Nếu bạn đã bấm nút Chia sẻ ở bước trước đó, thư email sẽ được gửi đến từng người. Thư sẽ được gửi từ địa chỉ email của bạn. Bạn cũng sẽ nhận được bản sao của thư, để bạn biết được thư đó trông như thế nào.

Nếu bạn đã bấm nút Chia sẻ, mọi người sẽ nhận được thư email mời mở tệp. Họ có thể bấm vào liên kết để mở sổ làm việc. Trình duyệt web sẽ mở và sổ làm việc sẽ mở trong Excel Online. Nếu họ muốn sử dụng ứng dụng Excel để đồng tác giả, họ có thể bấm Chỉnh sửa Sổ làm việc > Chỉnh sửa trong Excel. Tuy nhiên, họ sẽ cần phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ đồng tác giả. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile và Excel 2016 dành cho người đăng ký Office 365 là các phiên bản hiện có hỗ trợ đồng tác giả. Nếu họ không có phiên bản được hỗ trợ, họ có thể bấm Chỉnh sửa Sổ làm việc > Chỉnh sửa trong Trình duyệt để chỉnh sửa tệp.

Mẹo: Nếu họ đang dùng phiên bản mới nhất của Excel, PowerPoint hoặc Word thì có một cách dễ dàng hơn: Họ có thể bấm Tệp > Mở, rồi chọn Chia sẻ với Tôi.

Khi tệp vẫn mở trong Excel, đảm bảo rằng Lưu Tự động nằm ở góc trên bên trái. Khi những người khác cuối cùng mở tệp, các bạn sẽ đồng tác giả với nhau. Bạn sẽ biết mình đang đồng tác giả nếu bạn nhìn thấy ảnh của mọi người ở góc trên bên phải của cửa sổ Excel. (Bạn cũng có thể thấy tên viết tắt của những người đó, hoặc chữ "K" viết tắt của từ khách.)

Biểu tượng Mọi người, Khi có người khác thực hiện đồng tác giả, họ sẽ hiển thị ở đây

Mẹo đồng tác giả:

  • Bạn có thể thấy lựa chọn của những người khác ở các màu khác nhau. Điều này xảy ra nếu họ đang dùng Excel 2016 cho người đăng ký Office 365 hoặc Excel Online. Nếu họ đang dùng phiên bản khác, bạn sẽ không nhìn thấy các lựa chọn của họ nhưng thay đổi của họ sẽ xuất hiện khi họ đang làm việc.

  • Nếu bạn nhìn thấy lựa chọn của những người khác trong các màu khác nhau, những lựa chọn đó sẽ hiển thị dưới dạng màu lam, màu tím và các màu khác. Tuy nhiên, lựa chọn của bạn sẽ luôn có màu lục. Và trên màn hình của người khác, lựa chọn của riêng họ cũng sẽ có màu lục. Nếu bạn không có đủ thông tin ai là ai, hãy đặt con trỏ lên lựa chọn đó rồi tên người đó sẽ được hiển thị. Nếu bạn muốn chuyển đến vị trí ai đó đang làm việc, bấm vào ảnh hoặc tên viết tắt của họ rồi bấm tùy chọn Truy nhập.

Các câu hỏi thường gặp

Trong Excel 2016 dành cho người đăng ký Office 365, bạn có thể thấy Lưu Tự động ở góc trên bên trái. Lưu Tự động được bật khi tệp được lưu trữ trên OneDrive, OneDrive for Business hoặc SharePoint Online. Lưu Tự động tự động lưu thay đổi của bạn vào đám mây khi bạn đang làm việc. Và nếu những người khác đang làm việc trên cùng một tệp, Lưu Tự động cho phép họ xem các thay đổi của bạn chỉ trong vài giây. Để biết thêm thông tin về Lưu Tự động, xem mục Lưu Tự động là gì?

Bạn có thể thấy lựa chọn của những người khác trong các màu khác nhau, nhưng chỉ nếu bạn và những người khác đang sử dụng Excel 2016 dành cho người đăng ký Office 365 hoặc Excel Online. Ngoài ra, nếu mọi người đang sử dụng Excel 2016 dành cho người đăng ký Office 365 thì mọi người cần có Lưu Tự động để xem các lựa chọn được tô màu.

Nếu bất có người đang sử dụng phiên bản khác của ứng dụng Excel, sẽ không ai thấy lựa chọn của những người đó nhưng thay đổi của họ sẽ xuất hiện cho những người khác khi họ đang làm việc.

Để đồng tác giả và xem thay đổi của những người khác, mọi người cần sử dụng phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ đồng tác giả. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile và Excel 2016 dành cho người đăng ký Office 365 là các phiên bản hiện có hỗ trợ đồng tác giả. Nếu họ không có phiên bản được hỗ trợ, họ có thể luôn sử dụng Excel Online trong trình duyệt web của mình bằng cách bấm Chỉnh sửa Sổ làm việc > Chỉnh sửa trong Trình duyệt. Nếu điều đó không giải quyết được sự cố, hãy thử một hoặc nhiều thao tác sau đây:

  • Chờ một hoặc hai phút. Đôi khi, phải mất một lúc để Excel và đám mây mới có thể liên lạc với nhau.

  • Yêu cầu mọi người bấm nút Bật Chỉnh sửa nếu xuất hiện.

  • Đảm bảo rằng mọi người đang làm việc trong Excel 2016 cho người đăng ký Office 365 có Lưu Tự động ở góc trên bên trái của cửa sổ Excel.

  • Đảm bảo rằng những người đang làm việc trong Excel for Android đã bật Lưu Tự động. Họ có thể bật Lưu Tự động bằng cách nhấn Tệp > Nút Hình bánh răng > Lưu Tự động.

  • Đảm bảo rằng những người đang làm việc trong Excel for iOS đã bật Lưu Tự động. Họ có thể bật Lưu Tự động bằng cách nhấn Tệp Nút Tệp > Lưu Tự động.

  • Đảm bảo tệp không ở dạng chỉ đọc.

  • Trên PC chạy Windows, mở tệp rồi đi tới Tệp > Thông tin. Giải quyết bất kỳ lỗi nào có thể hiển thị ở đó.

Điều này đôi khi có thể xảy ra nếu người sử dụng tính năng Excel không được hỗ trợ đầy đủ trong đồng tác giả Excel. Điều này có thể làm dừng tạm thời quy trình đồng tác giả. Nếu bạn không có bất cứ thay đổi không được lưu nào, chỉ cần bấm Làm mới. Nếu bạn có những thay đổi không được lưu mà bạn không cần giữ lại, bạn có thể bấm Bỏ thay đổi. Đối với nội dung bạn cần giữ, bấm Lưu một Bản sao rồi lưu tệp dưới dạng một tên khác. Sau đó, chọn và sao chép các thay đổi mà bạn cần giữ. Cuối cùng, một bước cuối cùng: Mở lại tệp ban đầu trên đám mây rồi dán lại thay đổi của bạn.

Thông thường, thay đổi cuối cùng được lưu, bằng nút Lưu hoặc tự động với Lưu Tự động, là thay đổi "được chấp nhận". Có một số trường hợp ngoại lệ với điều này nhưng thông thường đó là cách thức hoạt động. Nếu bạn không muốn gặp xung đột với người khác, hãy gán khu vực hoặc các trang tính cho từng người. Bạn có thể giải thích các nhiệm vụ này khi gửi liên kết hoặc bạn có thể làm rõ các nhiệm vụ trong sổ làm việc bằng cách đặt tên của mọi người vào các ô tiêu đề hoặc đặt tên trang tính bằng tên của mọi người.

Có. Trong Excel 2016, bấm vào biểu tượng Hoạt động Biểu tượng hoạt động ở góc trên bên phải. Sau đó, tìm phiên bản cũ trong danh sách, rồi bấm Mở phiên bản. Phiên bản cũ sẽ mở ra. Nếu bạn muốn khôi phục phiên bản hiện tại, hãy chờ cho đến khi mọi người không còn đồng tác giả, rồi bấm Khôi phục.

Ghi chú: Tại thời điểm này, đồng tác giả không được hỗ trợ trên Excel for Mac. Tuy nhiên, bạn có thể dùng trình duyệt web của mình, rồi đồng tác giả bằng Excel Online. Xem thêm thông tin khác có sẵn tại đây.

Chỉ cần thực hiện bốn bước để đồng tác giả trong Excel Online.

Bằng cách sử dụng trình duyệt web, hãy tải lên hoặc tạo sổ làm việc mới trên OneDrive, OneDrive for Business hoặc thư viện SharePoint Online.

  1. Nếu bạn đã tải lên tệp, bấm tên tệp để mở tệp. Sổ làm việc sẽ mở trong tab mới ở trình duyệt web của bạn.

  2. Trong khu vực góc trên bên phải, bấm Chia sẻ >Chia sẻ với Mọi người.

  3. Nhập địa chỉ email vào hộp đầu tiên, rồi phân tách từng địa chỉ email bằng dấu chấm phẩy. Đảm bảo cũng chọn Có thể chỉnh sửa hoặc Người nhận có thể chỉnh sửa. Khi bạn thực hiện xong, bấm nút Chia sẻ.

    Mẹo: Nếu bạn muốn tự gửi liên kết, đừng bấm nút Chia sẻ. Thay vào đó, bấm Nhận liên kết ở phía bên trái.

  4. Nếu bạn đã bấm nút Chia sẻ ở bước trước đó, thư email sẽ được gửi đến từng người. Thư sẽ được gửi từ địa chỉ email của bạn. Bạn cũng sẽ nhận được bản sao của thư, để bạn biết được thư đó trông như thế nào.

Nếu bạn đã bấm nút Chia sẻ, mọi người sẽ nhận được thư email mời mở tệp. Họ có thể bấm vào liên kết để mở sổ làm việc. Trình duyệt web sẽ mở và sổ làm việc sẽ mở trong Excel Online. Nếu họ muốn sử dụng ứng dụng Excel để đồng tác giả, họ có thể bấm Chỉnh sửa Sổ làm việc > Chỉnh sửa trong Excel. Tuy nhiên, họ sẽ cần phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ đồng tác giả. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile và Excel 2016 dành cho người đăng ký Office 365 là các phiên bản hiện có hỗ trợ đồng tác giả. Nếu họ không có phiên bản được hỗ trợ, họ có thể bấm Chỉnh sửa Sổ làm việc > Chỉnh sửa trong Trình duyệt để chỉnh sửa tệp.

Bây giờ, bạn có thể đồng tác giả sổ làm việc đồng thời với những người khác. Bạn sẽ biết mình đang đồng tác giả với người khác nếu bạn thấy thông báo ở góc trên bên phải cho biết họ đang chỉnh sửa. Nếu có hai người khác trở lên đang chỉnh sửa, bạn sẽ thấy một thông báo khác cho biết số người đang đồng tác giả. Ví dụ: "2 người khác đang ở đây."

Mẹo đồng tác giả:

  • Nếu bạn muốn chuyển đến vị trí ai đó đang làm việc, bấm vào tên của họ rồi bấm Đang chỉnh sửa....

  • Bạn có thể thấy lựa chọn của những người khác ở các màu khác nhau. Điều này xảy ra nếu họ đang dùng Excel 2016 cho người đăng ký Office 365 hoặc Excel Online. Nếu họ đang dùng phiên bản khác, bạn sẽ không nhìn thấy các lựa chọn của họ nhưng thay đổi của họ sẽ xuất hiện khi họ đang làm việc.

  • Nếu bạn nhìn thấy lựa chọn của những người khác trong các màu khác nhau, những lựa chọn đó sẽ hiển thị dưới dạng màu lam, màu tím và các màu khác. Tuy nhiên, lựa chọn của bạn sẽ luôn có màu lục. Và trên màn hình của người khác, lựa chọn của riêng họ cũng sẽ có màu lục. Nếu bạn không có đủ thông tin ai là ai, hãy đặt con trỏ lên lựa chọn đó rồi tên người đó sẽ được hiển thị.

Các câu hỏi thường gặp

Bạn có thể thấy lựa chọn của những người khác trong các màu khác nhau, nhưng chỉ nếu bạn và những người khác đang sử dụng Excel 2016 dành cho người đăng ký Office 365 hoặc Excel Online. Ngoài ra, nếu mọi người đang sử dụng Excel 2016 thì mọi người cần bật Lưu Tự động để xem các lựa chọn có màu.

Nếu bất có người đang sử dụng phiên bản khác của ứng dụng Excel, sẽ không ai thấy lựa chọn của những người đó nhưng thay đổi của họ sẽ xuất hiện cho những người khác khi họ đang làm việc.

Để đồng tác giả và xem thay đổi của những người khác, mọi người cần sử dụng phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ đồng tác giả. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile và Excel 2016 dành cho người đăng ký Office 365 là các phiên bản hiện có hỗ trợ đồng tác giả. Nếu họ không có phiên bản được hỗ trợ, họ có thể luôn sử dụng Excel Online trong trình duyệt web của mình bằng cách bấm Chỉnh sửa Sổ làm việc > Chỉnh sửa trong Trình duyệt. Nếu điều đó không giải quyết được sự cố, hãy thử một hoặc nhiều thao tác sau đây:

  • Chờ một hoặc hai phút. Đôi khi, phải mất một lúc để Excel và đám mây mới có thể liên lạc với nhau.

  • Yêu cầu mọi người bấm nút Bật Chỉnh sửa nếu xuất hiện.

  • Đảm bảo rằng mọi người đang làm việc trong Excel 2016 cho người đăng ký Office 365 đã bật Lưu Tự động.

  • Đảm bảo rằng những người đang làm việc trong Excel for Android đã bật Lưu Tự động. Họ có thể bật Lưu Tự động bằng cách nhấn Tệp > Nút Hình bánh răng > Lưu Tự động.

  • Đảm bảo rằng những người đang làm việc trong Excel for iOS đã bật Lưu Tự động. Họ có thể bật Lưu Tự động bằng cách nhấn Tệp Nút Tệp > Lưu Tự động.

  • Đảm bảo tệp không ở dạng chỉ đọc.

  • Trên PC chạy Windows, mở tệp rồi đi tới Tệp > Thông tin. Giải quyết bất kỳ lỗi nào có thể hiển thị ở đó.

Điều này đôi khi có thể xảy ra nếu người sử dụng tính năng Excel không được hỗ trợ đầy đủ trong đồng tác giả Excel. Điều này có thể làm dừng tạm thời quy trình đồng tác giả. Nếu bạn không có bất cứ thay đổi không được lưu nào, chỉ cần bấm Làm mới. Nếu bạn có những thay đổi không được lưu mà bạn không cần giữ lại, bạn có thể bấm Bỏ thay đổi. Đối với nội dung bạn cần giữ, bấm Lưu một Bản sao rồi lưu tệp dưới dạng một tên khác. Sau đó, chọn và sao chép các thay đổi mà bạn cần giữ. Cuối cùng, một bước cuối cùng: Mở lại tệp ban đầu trên đám mây rồi dán lại thay đổi của bạn.

Thông thường, thay đổi cuối cùng được lưu, bằng nút Lưu hoặc tự động với Lưu Tự động, là thay đổi "được chấp nhận". Có một số trường hợp ngoại lệ với điều này nhưng thông thường đó là cách thức hoạt động. Nếu bạn không muốn gặp xung đột với người khác, hãy gán khu vực hoặc các trang tính cho từng người. Bạn có thể giải thích các nhiệm vụ này khi gửi liên kết hoặc bạn có thể làm rõ các nhiệm vụ trong sổ làm việc bằng cách đặt tên của mọi người vào các ô tiêu đề hoặc đặt tên trang tính bằng tên của mọi người.

Có. Trong Excel Online, truy nhập thư mục chứa tệp. Sau đó, bấm chuột phải vào tên tệp, rồi chọn Lịch sử phiên bản. Sau đó, bấm vào phiên bản cũ hơn ở phía bên trái, rồi phiên bản đó sẽ mở ra. Nếu bạn muốn khôi phục phiên bản hiện tại, hãy chờ cho đến khi mọi người không còn đồng tác giả, rồi bấm Khôi phục.

Để đồng tác giả trong Excel Android, bạn cần đảm bảo thiết lập một số nội dung trước khi bắt đầu. Sau đó, chỉ cần thực hiện khoảng bốn bước để đồng tác giả với những người khác.

  • Bạn cần cài đặt phiên bản mới nhất của Excel, đồng thời cũng cần đăng nhập vào Excel bằng tài khoản Microsoft. Đi tới Tệp > Mở rồi đảm bảo rằng tài khoản Microsoft của bạn được liệt kê ở đó. Nếu không, hãy nhấn Thêm vị trí để thêm tài khoản. Xin lưu ý rằng nếu bạn có điện thoại hoặc máy tính bảng lớn hơn 10,1 inch, bạn cần đăng nhập bằng tài khoản đăng ký Office 365.

  • Bạn cần sử dụng tệp .xlsx, .xlsm hoặc .xlsb. Nếu tệp của bạn không ở định dạng này, mở tệp trong phiên bản Excel trên máy tính (ví dụ: Excel 2016 hoặc 2013). Sau đó, nhấn Tệp > Lưu Dưới dạng > Duyệt > Lưu theo loại, rồi thay đổi định dạng thành .xlsx, .xlsm hoặc .xlsb.

  1. Tạo hoặc mở tệp, sau đó nhấn Tệp > Lưu Dưới dạng.

  2. Kiểm tra vị trí hiện tại của tệp. Nếu OneDrive hoặc SharePoint được chọn, hãy nhấn nút Quay lại, rồi đi đến bước tiếp theo. Nếu OneDrive hoặc SharePoint không được chọn, hãy nhấn OneDrive hoặc SharePoint ở phía bên trái, đặt tên tệp, rồi nhấn Lưu.

  1. Nhấn Biểu tượng Chia sẻ ở phía trên bên phải.

  2. Nhập địa chỉ email vào hộp Mời mọi người, rồi phân tách từng địa chỉ email bằng dấu chấm phẩy.

  3. Đảm bảo cũng chọn Có thể chỉnh sửa.

  4. Khi thực hiện xong, hãy nhấn nút Chia sẻ. Việc nhấn nút này sẽ gửi thư email đến mọi người cho bạn.

    Mẹo: Nếu bạn muốn tự gửi liên kết, đừng nhấn nút Chia sẻ. Thay vào đó, hãy nhấn Chia sẻ dưới dạng liên kết.

Nếu bạn đã nhấn nút Chia sẻ, mọi người sẽ nhận được thư email mời mở tệp. Họ có thể bấm vào liên kết để mở sổ làm việc. Trình duyệt web sẽ mở sổ làm việc trong Excel Online. Họ có thể đồng tác giả trong Excel Online ngay lập tức bằng cách bấm Chỉnh sửa Sổ làm việc > Chỉnh sửa trong Trình duyệt.

Nếu họ muốn sử dụng ứng dụng Excel và không phải Excel Online để đồng tác giả, họ có thể bấm Chỉnh sửa Sổ làm việc > Chỉnh sửa trong Excel. Tuy nhiên, họ sẽ cần phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ đồng tác giả. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile và Excel 2016 dành cho người đăng ký Office 365 là các phiên bản hiện có hỗ trợ đồng tác giả.

Bây giờ, bạn có thể đồng tác giả sổ làm việc đồng thời với những người khác. Để xem ai đang chỉnh sửa tệp với bạn, nhấn Chia sẻ ở góc trên bên phải, rồi nhấn vào Quản lý. Nếu còn có người khác đang làm việc trên tệp đồng thời với bạn, bạn sẽ thấy tên của họ được liệt kê. Nếu họ có nhãn Đang chỉnh sửa thì nghĩa là họ đang làm việc trên tệp.

Các câu hỏi thường gặp

Lựa chọn của những người khác sẽ không hiển thị trong Excel for Android tại thời điểm này. Các phiên bản hỗ trợ hiển thị lựa chọn là Excel 2016 đối với người đăng ký Office 365 và Excel Online.

Để đồng tác giả và xem thay đổi của những người khác, mọi người cần sử dụng phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ đồng tác giả. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile và Excel 2016 dành cho người đăng ký Office 365 là các phiên bản hiện có hỗ trợ đồng tác giả. Nếu họ không có phiên bản được hỗ trợ, họ có thể luôn sử dụng Excel Online trong trình duyệt web của mình bằng cách bấm Chỉnh sửa Sổ làm việc > Chỉnh sửa trong Trình duyệt. Nếu điều đó không giải quyết được sự cố, hãy thử một hoặc nhiều thao tác sau đây:

  • Chờ một hoặc hai phút. Đôi khi, phải mất một lúc để Excel và đám mây mới có thể liên lạc với nhau.

  • Yêu cầu mọi người bấm nút Bật Chỉnh sửa nếu xuất hiện.

  • Đảm bảo rằng mọi người đang làm việc trong Excel 2016 cho người đăng ký Office 365 có Lưu Tự động ở góc trên bên trái của cửa sổ Excel.

  • Đảm bảo rằng những người đang làm việc trong Excel for Android đã bật Lưu Tự động. Họ có thể bật Lưu Tự động bằng cách nhấn Tệp > Nút Hình bánh răng > Lưu Tự động.

  • Đảm bảo rằng những người đang làm việc trong Excel for iOS đã bật Lưu Tự động. Họ có thể bật Lưu Tự động bằng cách nhấn Tệp Nút Tệp > Lưu Tự động.

  • Đảm bảo tệp không ở dạng chỉ đọc.

  • Trên PC chạy Windows, mở tệp rồi đi tới Tệp > Thông tin. Giải quyết bất kỳ lỗi nào có thể hiển thị ở đó.

Điều này đôi khi có thể xảy ra nếu người sử dụng tính năng Excel không được hỗ trợ đầy đủ trong đồng tác giả Excel. Điều này có thể làm dừng tạm thời quy trình đồng tác giả. Nếu bạn không có bất cứ thay đổi không được lưu nào, chỉ cần nhấn Làm mới. Nếu bạn có những thay đổi không được lưu mà không cần giữ lại, bạn có thể nhấn Bỏ thay đổi. Đối với nội dung bạn cần giữ, nhấn Lưu một bản sao, rồi lưu tệp dưới dạng một tên khác. Sau đó, chọn và sao chép các thay đổi mà bạn cần giữ. Cuối cùng, một bước cuối cùng: Mở lại tệp ban đầu trên đám mây rồi dán lại thay đổi của bạn.

Thông thường, thay đổi cuối cùng được lưu, bằng nút Lưu hoặc tự động với Lưu Tự động, là thay đổi "được chấp nhận". Có một số trường hợp ngoại lệ với điều này nhưng thông thường đó là cách thức hoạt động. Nếu bạn không muốn gặp xung đột với người khác, hãy gán khu vực hoặc các trang tính cho từng người. Bạn có thể giải thích các nhiệm vụ này khi gửi liên kết hoặc bạn có thể làm rõ các nhiệm vụ trong sổ làm việc bằng cách đặt tên của mọi người vào các ô tiêu đề hoặc đặt tên trang tính bằng tên của mọi người.

Có. Trong Excel for Android, nhấn Tệp > Lịch sử. Sau đó, nhấn vào một phiên bản cũ, rồi tệp sẽ mở ra. Nếu bạn muốn khôi phục phiên bản hiện tại, hãy chờ cho đến khi mọi người không còn đồng tác giả, rồi nhấn Khôi phục phiên bản này.

Để đồng tác giả trong Excel for iOS, bạn cần đảm bảo thiết lập một số nội dung trước khi bắt đầu. Sau đó, chỉ cần thực hiện khoảng bốn bước để đồng tác giả với những người khác.

  • Bạn cần cài đặt phiên bản mới nhất của Excel, đồng thời cũng cần đăng nhập vào Excel bằng tài khoản Microsoft. Khi bạn mở Excel, nhấn Mở, rồi đảm bảo rằng tài khoản Microsoft của bạn được liệt kê ở đó. Nếu không, hãy nhấn Thêm vị trí để thêm tài khoản. Xin lưu ý rằng nếu bạn có điện thoại hoặc máy tính bảng lớn hơn 10,1 inch, bạn cần đăng nhập bằng tài khoản đăng ký Office 365.

  • Bạn cần sử dụng tệp .xlsx, .xlsm hoặc .xlsb. Nếu tệp của bạn không ở định dạng này, mở tệp trong phiên bản Excel trên máy tính (ví dụ: Excel 2016 hoặc 2013). Sau đó, bấm Tệp > Lưu Dưới dạng > Duyệt > Lưu theo loại rồi thay đổi định dạng thành .xlsx, .xlsm hoặc .xlsb.

Đồng tác giả yêu cầu bạn lưu sổ làm việc vào OneDrive, OneDrive for Business hoặc thư viện SharePoint Online. Xin lưu ý rằng các site SharePoint Tại Chỗ (site không được Microsoft lưu trữ), không hỗ trợ đồng tác giả. Nếu bạn không chắc chắn mình đang sử dụng site nào, hãy hỏi người phụ trách site hoặc phòng CNTT bên bạn.

  1. Tạo hoặc mở một tệp.

  2. Nếu bạn đã tạo tệp, nhấn Tệp Nút Tệp , nhấn Tên, rồi đặt tên tệp. Sau đó, chọn vị trí OneDrive, OneDrive for Business hoặc SharePoint Online ở phía bên trái, rồi nhấn Lưu.

  3. Nếu bạn mở tệp hiện có, nhấn Tệp Nút Tệp > Thuộc tính. Nếu đường dẫn Vị trí có từ "OneDrive," "d.docs.live.net" hoặc "SharePoint" thì có thể đã lưu vào một trong những vị trí này. Nếu không có các từ đó, nhấn Tệp > Lưu một Bản sao, rồi lưu vào OneDrive, OneDrive for Business hoặc SharePoint Trực tuyến.

  1. Nhấn Chia sẻ Nút Chia sẻ ở góc trên bên phải.

  2. Nếu bạn muốn tự gửi liên kết đến tệp, nhấn Sao chép Liên kết > Xem và Chỉnh sửa. Sau đó, dán liên kết vào thư email hoặc cửa sổ IM.

  3. Nếu bạn muốn Excel gửi liên kết cho bạn trong thư email, nhấn Mời Mọi người. Sau đó, nhập địa chỉ email vào hộp Mời mọi người, rồi nhấn trở về sau mỗi địa chỉ. Ngoài ra, hãy đảm bảo đã bật Có thể chỉnh sửa. Cuối cùng, nhấn Gửi.

Nếu bạn đã nhấn Gửi ở bước trước, mọi người sẽ nhận được thư email mời mở tệp. Họ có thể bấm vào liên kết để mở sổ làm việc. Trình duyệt web sẽ mở sổ làm việc trong Excel Online. Họ có thể đồng tác giả trong Excel Online ngay lập tức bằng cách bấm Chỉnh sửa Sổ làm việc > Chỉnh sửa trong Trình duyệt.

Nếu họ muốn sử dụng ứng dụng Excel và không phải Excel Online để đồng tác giả, họ có thể bấm Chỉnh sửa Sổ làm việc > Chỉnh sửa trong Excel. Tuy nhiên, họ sẽ cần phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ đồng tác giả. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile và Excel 2016 dành cho người đăng ký Office 365 là các phiên bản hiện có hỗ trợ đồng tác giả.

Bây giờ, bạn có thể đồng tác giả sổ làm việc đồng thời với những người khác. Để xem ai đang chỉnh sửa tệp với bạn, nhấn Chia sẻ Nút chia sẻ trong khi đồng tác giả ở góc trên bên phải, rồi nhấn vào Được chia sẻ Với. Nếu còn có người khác đang làm việc trên tệp đồng thời với bạn, bạn sẽ thấy tên của họ được liệt kê. Nếu họ có nhãn Đang chỉnh sửa... thì nghĩa là họ đang làm việc trên tệp.

Các câu hỏi thường gặp

Lựa chọn của những người khác không hiển thị trong Excel for iOS tại thời điểm này. Các phiên bản hỗ trợ hiển thị lựa chọn là Excel 2016 đối với người đăng ký Office 365 và Excel Online.

Để đồng tác giả và xem thay đổi của những người khác, mọi người cần sử dụng phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ đồng tác giả. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile và Excel 2016 dành cho người đăng ký Office 365 là các phiên bản hiện có hỗ trợ đồng tác giả. Nếu họ không có phiên bản được hỗ trợ, họ có thể luôn sử dụng Excel Online trong trình duyệt web của mình bằng cách bấm Chỉnh sửa Sổ làm việc > Chỉnh sửa trong Trình duyệt. Nếu điều đó không giải quyết được sự cố, hãy thử một hoặc nhiều thao tác sau đây:

  • Chờ một hoặc hai phút. Đôi khi, phải mất một lúc để Excel và đám mây mới có thể liên lạc với nhau.

  • Yêu cầu mọi người bấm nút Bật Chỉnh sửa nếu xuất hiện.

  • Đảm bảo rằng mọi người đang làm việc trong Excel 2016 cho người đăng ký Office 365 có Lưu Tự động ở góc trên bên trái của cửa sổ Excel.

  • Đảm bảo rằng những người đang làm việc trong Excel for Android đã bật Lưu Tự động. Họ có thể bật Lưu Tự động bằng cách nhấn Tệp > Nút Hình bánh răng > Lưu Tự động.

  • Đảm bảo rằng những người đang làm việc trong Excel for iOS đã bật Lưu Tự động. Họ có thể bật Lưu Tự động bằng cách nhấn Tệp Nút Tệp > Lưu Tự động.

  • Đảm bảo tệp không ở dạng chỉ đọc.

  • Trên PC chạy Windows, mở tệp rồi đi tới Tệp > Thông tin. Giải quyết bất kỳ lỗi nào có thể hiển thị ở đó.

Điều này đôi khi có thể xảy ra nếu người sử dụng tính năng Excel không được hỗ trợ đầy đủ trong đồng tác giả Excel. Điều này có thể làm dừng tạm thời quy trình đồng tác giả. Nếu bạn không có bất cứ thay đổi không được lưu nào, chỉ cần nhấn Làm mới. Nếu bạn có những thay đổi không được lưu mà không cần giữ lại, bạn có thể nhấn Bỏ thay đổi. Đối với nội dung bạn cần giữ, nhấn Lưu một bản sao, rồi lưu tệp dưới dạng một tên khác. Sau đó, chọn và sao chép các thay đổi mà bạn cần giữ. Cuối cùng, một bước cuối cùng: Mở lại tệp ban đầu trên đám mây rồi dán lại thay đổi của bạn.

Thông thường, thay đổi cuối cùng được lưu, bằng nút Lưu hoặc tự động với Lưu Tự động, là thay đổi "được chấp nhận". Có một số trường hợp ngoại lệ với điều này nhưng thông thường đó là cách thức hoạt động. Nếu bạn không muốn gặp xung đột với người khác, hãy gán khu vực hoặc các trang tính cho từng người. Bạn có thể giải thích các nhiệm vụ này khi gửi liên kết hoặc bạn có thể làm rõ các nhiệm vụ trong sổ làm việc bằng cách đặt tên của mọi người vào các ô tiêu đề hoặc đặt tên trang tính bằng tên của mọi người.

Nếu bạn muốn khôi phục tệp về phiên bản cũ, chờ cho đến khi mọi người không còn đồng tác giả. Sau đó, nhấn Tệp Nút Tệp > Khôi phục > Xem Lịch sử Phiên bản Trực tuyến. Một trình duyệt web sẽ mở với các phiên bản trước phiên bản của tệp. Nếu bạn đang sử dụng OneDrive, nhấn vào một phiên bản ở bên trái, rồi nhấn Khôi phục. Nếu bạn đang sử dụng OneDrive for Business hoặc SharePoint Online, nhấn vào một phiên bản ngày và thời gian, nhấn vào mũi tên xuống, rồi nhấn Khôi phục. Sau đó, quay lại Excel for iOS rồi mở lại tệp.

Để đồng tác giả trong Excel Mobile, bạn cần đảm bảo thiết lập một số nội dung trước khi bắt đầu. Sau đó, chỉ cần thực hiện khoảng bốn bước để đồng tác giả với những người khác.

  • Bạn cần cài đặt phiên bản mới nhất của Excel Mobile trên máy tính bảng hoặc điện thoại, đồng thời cần đăng nhập vào Excel bằng tài khoản Microsoft. Đi tới Tệp > Thiết đặt > Tài khoản, rồi đảm bảo tài khoản Office 365 của bạn được liệt kê ở đó. Nếu không, nhấn Thêm tài khoản. Xin lưu ý rằng nếu bạn có điện thoại hoặc máy tính bảng lớn hơn 10,1 inch, bạn cần đăng nhập bằng tài khoản đăng ký Office 365.

  • Bạn cần sử dụng tệp .xlsx, .xlsm hoặc .xlsb. Nếu tệp của bạn không ở định dạng này, mở tệp trong phiên bản Excel trên máy tính (ví dụ: Excel 2016 hoặc 2013). Sau đó, bấm Tệp > Lưu Dưới dạng > Duyệt > Lưu theo loại rồi thay đổi định dạng thành .xlsx, .xlsm hoặc .xlsb.

  1. Tạo hoặc mở tệp, rồi nhấn Tệp > Lưu.

  2. Kiểm tra vị trí hiện tại của tệp. Dưới tên tệp, kiểm tra xem liệu các từ OneDrive hoặc SharePoint có nằm trong đường dẫn tệp không. Nếu có, nhấn nút Quay lại, rồi đi đến bước tiếp theo. Nếu một trong những từ này không có trong đường dẫn, hãy nhấn Lưu bản sao của tệp này, rồi lưu tệp vào vị trí OneDrive, OneDrive for Business hoặc SharePoint Online. Xin lưu ý rằng các site SharePoint Tại Chỗ (site không được Microsoft lưu trữ), không hỗ trợ đồng tác giả. Nếu bạn không chắc chắn mình đang sử dụng site nào, hãy hỏi người phụ trách site hoặc phòng CNTT bên bạn.

  1. Nhấn Biểu tượng Chia sẻ ở phía trên bên phải.

  2. Nhập địa chỉ email vào hộp Mời mọi người, rồi phân tách từng địa chỉ email bằng dấu chấm phẩy.

  3. Đảm bảo cũng chọn Có thể chỉnh sửa.

  4. Khi thực hiện xong, hãy nhấn nút Chia sẻ. Việc nhấn nút này sẽ gửi thư email đến mọi người cho bạn.

    Mẹo: Nếu bạn muốn tự gửi liên kết, đừng nhấn nút Chia sẻ. Thay vào đó, nhấn Nhận liên kết chia sẻ ở cuối ngăn.

Nếu bạn đã nhấn nút Chia sẻ, mọi người sẽ nhận được thư email mời mở tệp. Họ có thể bấm vào liên kết để mở sổ làm việc. Trình duyệt web sẽ mở sổ làm việc trong Excel Online. Họ có thể đồng tác giả trong Excel Online ngay lập tức bằng cách bấm Chỉnh sửa Sổ làm việc > Chỉnh sửa trong Trình duyệt.

Nếu họ muốn sử dụng ứng dụng Excel và không phải Excel Online để đồng tác giả, họ có thể bấm Chỉnh sửa Sổ làm việc > Chỉnh sửa trong Excel. Tuy nhiên, họ sẽ cần phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ đồng tác giả. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile và Excel 2016 dành cho người đăng ký Office 365 là các phiên bản hiện có hỗ trợ đồng tác giả.

Bây giờ, bạn có thể đồng tác giả sổ làm việc đồng thời với những người khác. Để xem ai đang chỉnh sửa tệp với bạn, nhấn Chia sẻ ở góc trên bên phải. Nếu còn có người khác đang làm việc trên tệp đồng thời với bạn, bạn sẽ thấy tên của họ được liệt kê. Nếu họ có nhãn Đang chỉnh sửa, họ đang làm việc trên tệp.

Các câu hỏi thường gặp

Lựa chọn của những người khác không hiển thị trong Excel Mobile tại thời điểm này. Các phiên bản hỗ trợ hiển thị lựa chọn là Excel 2016 đối với người đăng ký Office 365 và Excel Online.

Để đồng tác giả và xem thay đổi của những người khác, mọi người cần sử dụng phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ đồng tác giả. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile và Excel 2016 dành cho người đăng ký Office 365 là các phiên bản hiện có hỗ trợ đồng tác giả. Nếu họ không có phiên bản được hỗ trợ, họ có thể luôn sử dụng Excel Online trong trình duyệt web của mình bằng cách bấm Chỉnh sửa Sổ làm việc > Chỉnh sửa trong Trình duyệt. Nếu điều đó không giải quyết được sự cố, hãy thử một hoặc nhiều thao tác sau đây:

  • Chờ một hoặc hai phút. Đôi khi, phải mất một lúc để Excel và đám mây mới có thể liên lạc với nhau.

  • Yêu cầu mọi người bấm nút Bật Chỉnh sửa nếu xuất hiện.

  • Đảm bảo rằng mọi người đang làm việc trong Excel 2016 cho người đăng ký Office 365 có Lưu Tự động ở góc trên bên trái của cửa sổ Excel.

  • Đảm bảo rằng những người đang làm việc trong Excel for Android đã bật Lưu Tự động. Họ có thể bật Lưu Tự động bằng cách nhấn Tệp > Nút Hình bánh răng > Lưu Tự động.

  • Đảm bảo rằng những người đang làm việc trong Excel for iOS đã bật Lưu Tự động. Họ có thể bật Lưu Tự động bằng cách nhấn Tệp Nút Tệp > Lưu Tự động.

  • Đảm bảo tệp không ở dạng chỉ đọc.

  • Trên PC chạy Windows, mở tệp rồi đi tới Tệp > Thông tin. Giải quyết bất kỳ lỗi nào có thể hiển thị ở đó.

Điều này đôi khi có thể xảy ra nếu người sử dụng tính năng Excel không được hỗ trợ đầy đủ trong đồng tác giả Excel. Điều này có thể làm dừng tạm thời quy trình đồng tác giả. Nếu bạn không có bất cứ thay đổi không được lưu nào, chỉ cần nhấn Làm mới. Nếu bạn có những thay đổi không được lưu mà không cần giữ lại, bạn có thể nhấn Bỏ thay đổi. Đối với nội dung bạn cần giữ, nhấn Lưu một bản sao, rồi lưu tệp dưới dạng một tên khác. Sau đó, chọn và sao chép các thay đổi mà bạn cần giữ. Cuối cùng, một bước cuối cùng: Mở lại tệp ban đầu trên đám mây rồi dán lại thay đổi của bạn.

Thông thường, thay đổi cuối cùng được lưu, bằng nút Lưu hoặc tự động với Lưu Tự động, là thay đổi "được chấp nhận". Có một số trường hợp ngoại lệ với điều này nhưng thông thường đó là cách thức hoạt động. Nếu bạn không muốn gặp xung đột với người khác, hãy gán khu vực hoặc các trang tính cho từng người. Bạn có thể giải thích các nhiệm vụ này khi gửi liên kết hoặc bạn có thể làm rõ các nhiệm vụ trong sổ làm việc bằng cách đặt tên của mọi người vào các ô tiêu đề hoặc đặt tên trang tính bằng tên của mọi người.

Trong Excel Mobile, nhấn Tệp > Lịch sử. Sau đó, nhấn vào một phiên bản cũ, rồi tệp sẽ mở ra. Nếu bạn muốn khôi phục phiên bản hiện tại, hãy chờ cho đến khi mọi người không còn đồng tác giả, rồi nhấn Khôi phục phiên bản này.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×