Cộng tác trên email trong Office 365

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Office 365 khuyến khích cộng tác qua nhóm trong Outlook, phân phối danh sách (còn gọi là nhóm phân phối), chia sẻ hộp thư và thư mục công cộng. Mỗi tùy chọn này có mục đích khác nhau, trải nghiệm người dùng và tính năng thiết lập. Sử dụng gì tùy thuộc vào những gì người dùng cần làm và mà công cụ tổ chức của bạn cung cấp.

Tóm tắt về các tùy chọn cộng tác

Bảng này giải thích nhiều tùy chọn cộng tác khác nhau sẵn có cho bạn dùng với Office 365.

Công cụ cộng tác

Mô tả

Nhóm trong Outlook

Không gian chung phù khắp tất cả các ứng dụng trong Office 365. Bao gồm một hộp thư đến được chia sẻ, lịch và OneDrive cho doanh nghiệp trang để lưu trữ tệp. Người dùng có thể tạo, tìm và gia nhập nhóm trong Outlook ngay từ email hoặc lịch của họ. Người dùng mới và hiện có với một Exchange Online hoặc thuê bao Office 365 có thể sử dụng nhóm trong Outlook.

Hộp thư chia sẻ

Một hộp thư cho người dùng chọn lọc đọc và gửi email và chia sẻ lịch chung. Hộp thư chia sẻ cũng có thể có vai trò là một địa chỉ email chung (chẳng hạn như info@contoso.com hay sales@contoso.com) mà khách hàng có thể dùng để hỏi thông tin về công ty bạn. Khi quyền Gửi Như được bật trên hộp thư chia sẻ, thì email gửi đi từ hộp thư này sẽ dùng địa chỉ chung đó (ví dụ như sales@contoso.com).

Danh sách phân phối (còn được gọi là nhóm phân phối)

Được dùng để phân phối email đến hai hay nhiều người cùng một lúc. Nhóm phân phối được còn được biết là nhóm phân phối được hỗ trợ thư. Một biến thể của nhóm phân phối, được gọi là nhóm phân phối động, là một đối tượng nhóm Active Directory được hỗ trợ thư vốn được dùng để gửi email đến một nhóm người nhận lớn và đang phát triển. Những người nhận chuẩn ở đây được xác định bằng bộ lọc và điều kiện mà bạn chỉ định, chẳng hạn như tất cả các thành viên của một vùng địa phương đặc thù hoặc là tất cả các nhân viên toàn thời gian.

Nhóm Office 365 trong Outlook cung cấp giải pháp hiệu quả hơn cho cộng tác với nhóm phân phối. Để tìm hiểu thêm, hãy xem tại sao bạn cần nâng cấp danh sách phân phối của bạn cho các nhóm trong Outlookdanh sách phân phối di chuyển đến nhóm Office 365.

Thư mục công cộng

Được thiết kế cho truy nhập được chia sẻ, thư mục công cộng cung cấp một cách dễ dàng và hiệu quả để thu thập, sắp xếp, và chia sẻ thông tin với những người khác trong tổ chức của bạn. Thư mục công cộng tổ chức nội dung trong một cấu trúc phân cấp sâu là dễ dàng để duyệt và luôn hiển thị trong dạng xem thư mục Outlook. Thư mục công cộng có thể được hỗ trợ thư và thêm làm thành viên của nhóm phân phối. Email được gửi đến nhóm phân phối được tự động thêm vào thư mục công cộng để tham khảo lưu trữ hoặc mới hơn. Thư mục công cộng cũng cung cấp tài liệu đơn giản chia sẻ khi bạn không có thuê bao SharePoint Online.

Cần dùng công cụ cộng tác nào?

Bảng sau đây cung cấp cho bạn cái nhìn lướt qua những kiểu nhóm khác nhau và giải thích thời điểm và cách thức dùng chúng với những tính năng cộng tác khác nhau của Office 365.

Nhóm trong Outlook

Danh sách phân phối

Hộp thư chia sẻ

Thư mục công cộng

Ai sử dụng?

Những người dùng muốn một không gian làm việc cộng tác cho thư, tệp, và lịch của nhóm họ, những cái này vốn được tích hợp với các dịch vụ Office 365 mà họ đã dùng rồi (Outlook Web App, OneDrive for Business)

Những người dùng cần gửi email đến một nhóm người nhận có cùng một sở thích hay đặc điểm.

Hộp thư chung là một cách tuyệt vời để xử lý các email thắc mắc của khách hàng vì nhiều người trong tổ chức của bạn có thể chia sẻ trách nhiệm theo dõi hộp thư và trả lời các câu hỏi. Các câu hỏi của khách hàng sẽ được trả lời nhanh hơn và tất cả email có liên quan đều được lưu trong một hộp thư.

Các đại diện làm việc thay mặt cho căn cước ảo, chẳng hạn support@contoso.com. Các đại diện có thể hồi đáp email ở dạng căn cước hộp thư chia sẻ.

Với các quyền thích hợp, mọi người trong tổ chức của bạn đều có thể truy nhập và tìm kiếm thư mục công cộng. Đó là chỗ lý tưởng để lưu trữ email hoặc chia sẻ tài liệu.

Kích cỡ lý tưởng của nhóm

BẤT KỲ

LỚN

NHỎ

LỚN

Truy nhập

Exchange Online và người dùng Office 365

Cho nhóm phân phối, thành viên phải được thêm thủ công. Đối với các nhóm phân phối động, sẽ được thêm thành viên dựa trên các tiêu chí lọc.

Người dùng có thể được cấp Quyền truy nhập Đầy đủ và/hoặc quyền Gửi Như. Nếu được cấp Quyền truy nhập Đầy đủ, người dùng còn phải thêm vào hộp thư chia sẻ vào hồ sơ Outlook của mình để truy nhập được hộp thư chia sẻ đó.

Bất kỳ ai trong tổ chức bạn đều có thể truy nhập

Lịch chia sẻ?

Không

Email đến trong Hộp thư đến cá nhân của người dùng?

Không. Người dùng có thể đăng ký vào một nhóm và sau đó chuyển tiếp toàn bộ thư Nhóm vào hộp thư đến của họ

Được. Email đến hộp thư đến của tất cả các thành viên nhóm phân phối.

Không. Email đến hộp thư đến của hộp thư chia sẻ.

Không. Email đến thư mục công cộng.

Máy khách được hỗ trợ

  • Outlook 2016

  • Outlook 2013 (chuyển tiếp sau khi đăng ký)

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010 (chuyển tiếp sau khi đăng ký)

  • Outlook 2007 (chuyển tiếp sau khi đăng ký)

  • Outlook 2016

  • Outlook 2013

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010

  • Outlook 2007

  • Outlook 2016

  • Outlook 2013

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010

  • Outlook 2007

  • Outlook 2016

  • Outlook 2013

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010

  • Outlook 2007

Nút Đầu trang Đầu trang

Chủ đề liên quan

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×