Cấu hình Trình sắp xếp Nội dung để định tuyến tài liệu

Cấu hình Trình sắp xếp Nội dung để định tuyến tài liệu

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Trình sắp xếp Nội dung là một tính năng của SharePoint, tính năng này có thể tự động quản lý một số tác vụ thư viện quan trọng. Điều này không chỉ tiết kiệm được thời gian mà còn giúp đảm bảo thư viện tài liệu được quản lý nhất quán.

Trình sắp xếp Nội dung có thể làm những gì?

Trình sắp xếp Nội dung có thể tự động thực hiện các tác vụ sau:

  • Định tuyến tài liệu tới các thư viện và thư mục khác nhau    Trên thực tế, Trình sắp xếp Nội dung sẽ hoạt động như một người gác cổng cho tài liệu. Mỗi lần một tài liệu được tải lên, Trình sắp xếp Nội dung sẽ dùng các quy tắc mà bạn đã tạo để xác định nơi nó sẽ di chuyển tài liệu đến. Sau đó, tính năng này sẽ định tuyến tài liệu đến thư viện hoặc thư mục thích hợp, mà thư viện hoặc thư mục đó có thể nằm ở một tuyển tập site khác. Các quy tắc có thể dựa trên sự kết hợp giữa các kiểu nội dung và siêu dữ liệu.

  • Tải lên tất cả tài liệu vào thả tắt thư viện    Bạn có thể cấu hình trình sắp xếp nội dung để đặt đã tải lên tất cả tài liệu trong một thả tắt thư viện, nơi siêu dữ liệu có thể nhập và tiến trình gửi đã hoàn thành.

  • Quản lý kích cỡ thư mục    Bạn có thể cấu hình Trình sắp xếp Nội dung để kiểm soát số lượng mục trong các thư mục và đảm bảo không có thư mục nào chứa quá số lượng các mục đã xác định. Theo mặc định, giới hạn này là 2500 mục và khi đạt đến số lượng mục là 2501, Trình sắp xếp Nội dung sẽ tự động tạo một thư mục mới và đặt tài liệu vào đó. Bạn có thể chỉ rõ số lượng các mục mà Trình sắp xếp Nội dung cho phép trong một thư mục đơn lẻ.

  • Quản lý gửi trùng lặp    Khi tài liệu được tải lên đã tồn tại trong thư viện, bạn có thể sắp xếp nội dung hoặc sử dụng phiên bản SharePoint , hoặc thay đổi tên tệp bằng cách thêm các ký tự duy nhất. Điều này đảm bảo rằng tài liệu hiện có và trùng lặp được giữ nguyên.

  • Duy trì nhật ký kiểm tra    Trình sắp xếp Nội dung có thể giữ các nhật ký kiểm tra về một tài liệu được lưu cùng với tài liệu đó sau khi được định tuyến.

Kích hoạt tính năng Trình Sắp xếp Nội dung trên một site

Tối thiểu bạn phải có quyền Sở hữu Site để thực hiện tác vụ này.

Để kích hoạt tính năng Trình sắp xếp Nội dung cho một site

  1. Dẫn hướng đến site mà bạn muốn cấu hình.

  2. Bấm thiết đặt Biểu tượng Thiết đặt và sau đó chọn thiết đặt Site từ menu thả xuống.

    Cho SharePoint Online, bấm thiết đặt Biểu tượng Thiết đặt , bấm nội dung trang, sau đó bấm thiết đặt trang.

  3. Trên Trang thiết đặt trang, trong nhóm Hành động trang , bấm quản lý tính năng trang.

  4. Bên cạnh tên tính năng của Trình sắp xếp Nội dung, bấm Kích hoạt. Khi tính năng đó được kích hoạt, từ Hiện hoạt sẽ xuất hiện trong cột Trạng thái.

    nút bật nội dung organzier

Cấu hình Trình sắp xếp Nội dung để định tuyến tài liệu

Ghi chú: Tối thiểu bạn phải có quyền Sở hữu Site để cấu hình Trình sắp xếp Nội dung.

  1. Dẫn hướng đến site mà bạn muốn cấu hình Trình sắp xếp Nội dung để định tuyến tự động các tài liệu tới các vị trí đã xác định.

  2. Bấm thiết đặt Biểu tượng Thiết đặt và sau đó chọn thiết đặt Site từ menu thả xuống.

    Cho SharePoint Online, bấm thiết đặt Biểu tượng Thiết đặt , bấm nội dung trang, sau đó bấm thiết đặt trang.

  3. Trong nhóm Quản trị Site, chọn Thiết đặt Trình sắp xếp Nội dung.

    Ghi chú: Nối kết thiết đặt Trình sắp xếp Nội dung chỉ xuất hiện khi tính năng này được kích hoạt cho site này.

  4. Trong phần Chuyển hướng Người dùng đến Thư viện Tự động Định tuyến, chọn hộp kiểm để thực thi Trình sắp xếp Nội dung. Điều này sẽ tự động chuyển hướng người dùng đến Thư viện Tự động Định tuyến khi họ tìm cách tải lên một tài liệu.

  5. Trong phần Gửi đến Site Khác, hãy chọn hộp kiểm nếu bạn muốn cho phép các quy tắc định tuyến tài liệu đến một site khác.

  6. Trong phần Phân chia Thư mục, hãy chọn hộp kiểm Tạo các thư mục con khi một vị trí đích có quá nhiều mục để tự động tạo ra các thư mục con khi một vị trí có quá số lượng các mục đã xác định.

    • Trong ô Số lượng các mục trong một thư mục đơn lẻ, hãy nhập số lượng tài liệu có thể được lưu trong một thư mục trước khi một thư mục mới được tạo ra.

    • Trong ô Định dạng tên thư mục, hãy chỉ rõ quy ước đặt tên cho bất kỳ thư mục mới nào được tạo ra.

  7. Trong phần Bản gửi nộp Trùng lặp, hãy chọn xem bạn có muốn các bản trùng lặp sử dụng tính năng lập phiên bản hay không, hoặc các bản trùng lặp phải luôn có các ký tự duy nhất nối vào tên tệp của mục hay không.

  8. Trong phần Lưu giữ Ngữ cảnh, hãy chọn hộp kiểm nếu bạn muốn lưu các bản nhật ký kiểm tra hoặc siêu dữ liệu dưới dạng một mục nhập kiểm tra trên mục hoặc tài liệu được gửi nộp

  9. Trong phần Người quản lý quy tắc , hãy nhập tên người dùng là người quản lý quy tắc trong tổ chức của bạn. Người quản lý quy tắc phải có trang Web quản lý quyền truy nhập các quy tắc sắp xếp nội dung thiết đặt trang. Để biết thêm thông tin, hãy xem tạo sắp xếp nội dung quy tắc định tuyến tài liệu.

  10. Chọn các hộp kiểm thích hợp để cho phép các email được gửi tự động đến các nhà quản lý quy tắc. Trình sắp xếp Nội dung có thể gửi email khi một bản trình nộp không khớp với một quy tắc, hoặc khi bất kỳ nội dung nào được trình nộp cho Trình sắp xếp Nội dung.

    Ghi chú: Email phải được cấu hình bằng SharePoint hoặc mạng người quản trị của máy chủ hoặc các dịch vụ cho các hộp kiểm này được bật.

  11. Trong phần Các điểm Trình Nộp, hãy nhập thông tin về các site khác hoặc phần mềm gửi email mà có thể gửi nội dung đến site hiện tại.

    Mẹo: Phần này cung cấp cho bạn địa chỉ URL của dịch vụ web để gửi nội dung đến site đó trong trường hợp bạn muốn tạo một dòng công việc hoặc tạo một giải pháp tùy chỉnh để gửi tài liệu từ một hệ thống email.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×