Cách thực hành tốt nhất cho Outlook 2010

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bài viết này được viết bởi nhóm sản phẩm đã tạo ra Microsoft Outlook 2010 vì lý do tốt nhất có thể — do khách hàng của chúng tôi yêu cầu. Outlook 2010 được thiết kế để lượng lớn khán giả với nhiều nhu cầu và phong cách làm việc có thể sử dụng. Mặc dù không có "cách thức đúng đắn", nhưng có một số cách làm việc trong chương trình mà chúng tôi biết là sẽ dễ dàng hơn những cách khác. Chúng tôi hy vọng khi biết những cách thực hành tốt nhất, bạn sẽ có trải nghiệm tốt nhất có thể khi dùng Outlook.

Hướng dẫn này trình bày lời khuyên của chúng tôi về cách tận dụng tối đa Outlook 2010. Tuy nhiên, đây không phải là hướng dẫn toàn diện. Một số kịch bản cốt lõi được đề cập để giúp bạn tận dụng Outlook cho nhu cầu quản lý thông tin của mình.

Hướng dẫn này dành cho những người:

  • Làm việc cho công ty lớn có bộ phận CNTT.

  • Nhận hơn 30 email mỗi ngày.

  • Dành nhiều thời gian hàng ngày cho việc sử dụng Outlook 2010 để gửi và nhận thư và thiết lập hoặc tham dự cuộc họp.

  • Đang sử dụng Outlook 2010 với tài khoản Microsoft Exchange Server.

Bất kể thiết lập máy chủ của bạn hoặc quy mô tổ chức của bạn là gì, tài liệu này sẽ hữu ích cho bạn.

Đối với người quản trị CNTT

Các câu có logo Office 2010 Logo Office 2010 ở phía trước là tham chiếu đến các sản phẩm khác Microsoft Office 2010, chẳng hạn như Microsoft OneNote 2010 và Microsoft SharePoint Server. Các câu đề cập đến Tự Lưu trữ và Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) được đánh dấu bằng biểu tượng tủ hồ sơ Biểu tượng Lưu trữ . Nếu tổ chức của bạn không triển khai các sản phẩm hoặc tính năng này, thì có thể bỏ qua những câu này mà không ảnh hưởng đến tài liệu và dòng công việc tổng thể.

Trong bài viết này

Các nguyên tắc cơ bản để quản lý thời gian tốt

Thiết lập Outlook 2010: Bố trí

Thư mục

Quy tắc

Thanh Việc Cần Làm

Thông báo

Thể loại

Bước Nhanh

Chinh phục Hộp thư đến của bạn với bốn chữ D

Xem lại hàng ngày: Quản lý thời gian và nhiệm vụ của bạn

Nhiệm vụ: Thực hiện công việc của bạn

Tìm thư đó: Tìm kiếm hiệu quả

Cách tìm thư từ một người cụ thể

Viết thông điệp email tuyệt vời

Lịch và cuộc họp

Liên hệ

Câu hỏi thường gặp

Tham khảo

Giới thiệu về tác giả

Các nguyên tắc cơ bản để quản lý thời gian tốt

Outlook 2010 là một công cụ để giúp bạn quản lý thông điệp email, lịch, liên hệ và nhiệm vụ của mình. Như vậy, công cụ này không chỉ nằm ở trung tâm của việc liên lạc mà cả việc quản lý thời gian của bạn. Để tận dụng tối đa Outlook 2010, chúng tôi đề xuất một số nguyên tắc cơ bản:

  • Giảm số lượng vị trí bạn đọc thư. Lọc tất cả thư bạn cần đọc vào một nơi — Hộp thư đến của bạn bằng cách sử dụng một chuỗi quy tắc.

  • Cho phép một số thư đi qua. Sử dụng quy tắc để gửi thư mà bạn cần đọc vào Hộp thư đến của bạn, rồi để phần còn lại di chuyển nguyên trạng vào Nhóm Liên hệ hoặc danh sách phân phối, thư mục (thư mục Nhóm Liên hệ). Bạn không cần phải — và trong trường hợp số lượng lớn có thể sẽ không có khả năng — đọc tất cả thư được gửi cho bạn. Chỉ thư quan trọng mới nên đi vào Hộp thư đến. Các thư còn lại có thể cần lưu giữ — trong trường hợp bạn có liên quan đến một vấn đề chẳng hạn.

  • Giảm số lượng vị trí bạn lưu trữ thư thủ công. Giảm lượng công việc lưu trữ nhức đầu bằng cách dựa vào tìm kiếm để xác định vị trí thư.

  • Xử lý thư của bạn bằng cách dùng Bốn chữ D. Khi đọc thư, hãy quyết định xem có nên:

    • Xóa thư (Delete it).

    • Thao tác trên thư (Do it) (phản hồi hoặc lưu trữ để tham khảo).

    • Ủy nhiệm thư (Delegate it) (chuyển tiếp).

    • Trì hoãn thư (Defer it) (bằng cách sử dụng thể loại và cờ) để xem lại lần thứ hai trong danh sách nhiệm vụ của bạn.

  • Giảm danh sách việc cần làm của bạn thành một danh sách. Dùng một danh sách việc cần làm duy nhất và một lịch duy nhất để quản lý những điều bạn cần làm.

  • Làm việc theo lô. Dùng thể loại để giúp bạn nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau.

  • Cân nhắc kỹ khi gửi thư. Tuân thủ những việc nên và không nên làm để viết thư tốt.

  • Xem lại lịch và nhiệm vụ của bạn thường xuyên.

Ngay cả khi bạn không sử dụng tất cả các cách thực hành tốt nhất được mô tả ở đây, thì việc chỉ thực hiện một số cách vẫn sẽ cải thiện trải nghiệm của bạn với Outlook 2010.

Đầu Trang

Thiết lập Outlook 2010: Bố trí

Bước đầu tiên trong việc thực hiện các cách thực hành tốt nhất là thiết lập hệ thống để tối ưu hóa cách bạn sử dụng Outlook 2010. Cách thực hành tốt nhất được cho là nên có:

Để biết chi tiết về cách thiết lập bố trí được khuyên dùng, hãy xem phần Câu hỏi thường gặp.

Đầu Trang

Thư mục

Cách thực hành tốt nhất được cho là nên có:

  • Hộp thư đến cho các thư mà bạn cần xử lý (giải quyết). Hộp thư đến của bạn dành cho thư được gửi trực tiếp đến bạn hoặc bạn rất cần phải đọc.

Nếu bạn nhận được nhiều thư vốn di chuyển tới lui giữa một vài người khác nhau, hay thay đổi sang dạng xem Hội thoại. Nếu không, hãy sử dụng cách sắp xếp theo ngày (cách sắp xếp mặc định). Sử dụng quy tắc định dạng tự động để chuyển tất cả thư gửi cho riêng bạn sang màu lam.

  • Một thư mục tham khảo riêng lẻ, bên dưới Hộp thư đến, dành cho tất cả tài liệu tham khảo mà bạn có thể muốn tham khảo lại sau này. Không có nội dung nào được tự động lưu trữ (tức là bằng quy tắc) vào thư mục này. Đặt tên thư mục này là 1-Tham khảo. (Thêm 1- sẽ biến mục này thành mục đầu tiên bên dưới Hộp thư đến.) Thư mục này được tạo bên dưới Hộp thư đến để bạn có thể thu gọn Hộp thư đến và loại bỏ khỏi tầm nhìn.

Biểu tượng Lưu trữ Đặt để thư mục này tự động lưu trữ hàng năm.

Ghi chú:  Nếu thư mục này trở nên quá lớn (10.000 mục trở lên), Outlook 2010 có thể trở nên chậm khi chuyển sang thư mục này.

  • Một thư mục cho thư cá nhân, liên quan đến công việc và riêng tư. Việc có một thư mục riêng biệt cho thông tin cá nhân và liên quan đến công việc sẽ cho phép bạn tự do tìm kiếm thư trong khi người khác đang đứng gần bạn mà không phải lo lắng về việc thư nhạy cảm về mặt cá nhân sẽ xuất hiện. Đặt tên thư mục này là 2-Cá nhân. Người quản lý có thể có một thư mục riêng lẻ cho phản hồi về nhân viên của họ tên là 3-Quản lý.

Biểu tượng Lưu trữ Đặt để các thư mục này tự động lưu trữ hàng năm.

  • Một tập hợp thư mục cho thư của Nhóm Liên hệ. Không nhất thiết phải đọc tất cả thư gửi đến Nhóm Liên hệ (còn gọi là máy chủ danh sách, danh sách gửi thư hoặc danh sách phân phối). Tập hợp thư mục này là kho lưu trữ cho tất cả thư của Nhóm Liên hệ mà không tự động được chuyển đến Hộp thư đến của bạn. Tạo một thư mục mức cao nhất riêng lẻ dưới Hộp thư đến của bạn tên là Nhóm Liên hệ, rồi tạo một thư mục con cho mỗi chủ đề của Nhóm Liên hệ. Thông thường, một thư mục cho mỗi Nhóm Liên hệ là đã đủ rồi, nhưng nếu bạn đang ở trong một số Nhóm Liên hệ liên quan, hãy xem xét việc chuyển tất cả thư vào cùng một thư mục.

Thu gọn thư mục Nhóm Liên hệ mức cao nhất để bạn không bị xao nhãng bởi các thư chưa đọc trong thư mục bên dưới nó.

Ghi chú:  Nếu bạn cần đọc mọi thư trên một Nhóm Liên hệ, thì đừng tạo thư mục cho nhóm đó. Những thư này nên chuyển trực tiếp vào Hộp thư đến của bạn.

Biểu tượng Lưu trữ Đặt để thư mục Nhóm Liên hệ của bạn tự động lưu trữ mỗi sáu tháng hoặc thường xuyên hơn nếu chúng có tính nhạy cảm theo thời gian — chẳng hạn, một Nhóm Liên hệ để tìm chuyến đi chung xe nên được lưu trữ hàng ngày.

  • Một tập hợp thư mục cho Nguồn cấp RSS. Giống như tập hợp thư mục cho Nhóm Liên hệ, RSS đại diện cho một tập dữ liệu khác mà đôi khi có thể có thông tin thú vị, nhưng không cần phải đọc một cách nhất quán hoặc khẩn cấp như thư gửi trực tiếp đến bạn. Outlook 2010 tự động tạo các thư mục này.

Search Folders

Thư mục tìm kiếm hữu ích cho việc thu thập thông tin từ các thư mục thư và RSS khác nhau. Thư mục tìm kiếm có thể đặc biệt hữu ích khi bạn cần thu thập thông tin được lưu trong các thư mục khác nhau — chẳng hạn như khi chuẩn bị cho cuộc họp hàng quý.

Nếu bạn nhận được khối lượng lớn thư (hơn 200 thư một ngày), thì thư mục tìm kiếm có thể là một cách hữu ích để bạn phân tích thư từ những người gửi khác nhau.

Phần Yêu thích trong Ngăn Dẫn hướng

Yêu thích (tùy chọn)

Yêu thích cho phép nhìn thấy các thư mục mà sẽ bị chôn sâu trong danh sách thư mục thư của bạn nếu không có tính năng này.

Yêu thích, một tập hợp con của các thư mục thư, xuất hiện ở phía trên cùng của ngăn dẫn hướng. Việc sử dụng Yêu thích không phải là yêu cầu để hệ thống này hoạt động, nhưng nếu bạn có một màn hình nhỏ, bạn có thể thu nhỏ cực tiểu Ngăn Dẫn hướng và vẫn lưu trữ thư của mình thành công bằng cách kéo thư vào thanh đã thu nhỏ, thực hiện tìm kiếm thông thường, rồi dẫn hướng tới Lịch, Liên hệNhiệm vụ.

Cách thực hành tốt nhất được cho là nên có những thư mục sau đây trong Yêu thích của bạn: Hộp thư đến, 1-Tham khảo, Các mục Đã gửiCác mục Đã xoá.

Đầu Trang

Quy tắc

Mục đích của việc tổ chức Outlook của bạn là để giảm lượng "thông tin nhiễu" không cần thiết trong Hộp thư đến của bạn và hiển thị các mục quan trọng nhất lên trên cùng. Quy tắc trợ giúp quy trình này bằng cách di chuyển thư vào thư mục dựa trên các tiêu chí mà bạn đặt. Quy tắc sẽ lọc các thư gửi vào Hộp thư đến của bạn để chỉ cho phép các mục cần phải đọc.

Cách thực hành tốt nhất được cho là nên có các quy tắc sau đây (chi tiết về cách thiết lập các quy tắc này nằm trong Câu hỏi thường gặp ở cuối tài liệu này):

  • Trả lời Tự động    Di chuyển tất cả phản hồi về cuộc họp vốn không có nội dung đến Các mục Đã xóa. Bạn có thể xem ai đã chấp nhận bằng cách kiểm tra tab theo dõi bên trong cửa sổ cuộc họp.

  • Tới: Tôi    Mọi thư được gửi trực tiếp cho bạn hoặc có bạn trên dòng Cc sẽ được gửi đến Hộp thư đến và không được quy tắc khác xử lý, ngay cả khi thư cũng được gửi đến một Nhóm Liên hệ.

  • Yêu cầu họp được Gửi đến Hộp thư đến    Tất cả yêu cầu họp, ngay cả khi được gửi tới một Nhóm Liên hệ, nên được gửi đến Hộp thư đến.

  • Trì hoãn Các mục Đã gửi    Quy tắc này sẽ trì hoãn việc gửi thư trong một phút hoặc lâu hơn. Khi sử dụng quy tắc này, hãy đảm bảo thư của bạn đã được gửi đi trước khi bạn tắt máy tính.

Ghi chú:  Logo Office 2010 Đây là quy tắc chỉ ở phía máy khách; nó sẽ không hoạt động trên Outlook Web App (OWA).

  • Nhóm Liên hệ    Mọi thông điệp email được gửi đến một Nhóm Liên hệ sẽ được gửi đến một thư mục Nhóm Liên hệ — trừ khi các từ khóa của nó gợi ý rằng thư quan trọng đối với bạn, mà trong trường hợp đó thư sẽ được gửi đến Hộp thư đến của bạn. Nhiều Nhóm Liên hệ tương tự như nhau nên sử dụng cùng một quy tắc và được lưu trữ trong cùng một thư mục. Nếu bạn là thành viên của một Nhóm Liên hệ mà bạn cần đọc mọi thư, thì đừng tạo quy tắc cho nhóm đó. Tất cả thư mà bạn phải đọc nên đi trực tiếp vào Hộp thư đến của bạn.

Bộ quy tắc của bạn sẽ trông như sau khi bạn hoàn tất việc tổ chức chúng.

Đầu Trang

Thanh Việc Cần Làm

Thanh Việc Cần Làm là panel ở phía bên phải của Outlook 2010. Nó hiển thị cho bạn một lịch, các cuộc hẹn sắp tới và danh sách nhiệm vụ hợp nhất của bạn, trong đó chứa:

  • Thư bạn cần phản hồi (thư được gắn cờ).

  • Liên hệ bạn cần gọi (liên hệ được gắn cờ).

  • Nhiệm vụ phát sinh ngẫu nhiên.

Cách thực hành tốt nhất để thiết lập Thanh Việc Cần Làm là:

  • Hiển thị một Bộ điều hướng Ngày tháng (được bật theo mặc định).

  • Chỉ hiển thị ba cuộc hẹn nếu bạn có độ phân giải màn hình thấp hoặc bạn không có nhiều cuộc họp vào một ngày nhất định (mặc định).

  • Hiển thị năm cuộc hẹn nếu bạn có độ phân giải màn hình cao hoặc bạn có nhiều cuộc họp mỗi ngày (từ năm trở lên).

  • Hiển thị nhiệm vụ (được bật theo mặc định).

  • Logo Office 2010 Hiển thị Liên hệ Nhanh (sẵn có và được bật theo mặc định nếu bạn có Microsoft Office Communicator 2007 R2).

Cách sắp xếp nhiệm vụ mặc định là theo Ngày Đến hạn, nhưng bạn có thể cân nhắc thay đổi cách sắp xếp theo Ngày Bắt đầu, tùy thuộc vào khi cách bạn sử dụng cờ. Nếu bạn muốn xem nhiệm vụ mà bạn đã chuyển sang tuần tới vào Thứ hai, hãy sắp xếp theo Ngày Bắt đầu. Nếu bạn muốn xem nhiệm vụ vào ngày đến hạn của chúng, hãy sắp xếp theo Ngày Đến hạn.

Cờ Mặc định

Cách thực hành tốt nhất được cho là nên đặt cờ bấm nhanh của bạn thành Hôm nay (mặc định).

Đầu Trang

Thông báo

Nếu bạn nhận được nhiều thư hoặc dễ dàng bị xao nhãn bởi âm thanh thông báo vốn phát để báo thư đến, chúng tôi khuyên bạn nên tắt các tùy chọn sau đây:

Cảnh báo trên màn hình nền của Outlook

  • Biểu tượng phong bì xuất hiện trên biểu tượng Outlook trong thanh tác vụ Windows

Thông báo thư mới trên thanh tác vụ

  • Con trỏ thay đổi thành phong bì trong giây lát

  • Âm thanh đi kèm với tất cả thiết đặt phía trên

Để thay đổi các thiết đặt này, hãy bấm vào nút Tệp, bấm Tùy chọn, rồi bấm Thư.

Bên dưới Thư đến, hãy xóa chọn tất cả hộp kiểm.

Thiết đặt Thư đến trong dạng xem Backstage

Đầu Trang

Thể loại

Thể loại trong Outlook 2010 cho phép bạn quản lý các mục theo nhiều cách khác nhau. Có ba kiểu thể loại chính mà chúng tôi khuyên nên tạo:

  • Dự án (có thể bao gồm người)

  • Chủ đề

  • Vị trí hoặc hoạt động

Thể loại không phải là khía cạnh bắt buộc của hệ thống này, nhưng chúng sẽ giúp mọi việc dễ dàng hơn nếu bạn chú tâm đến việc sử dụng chúng. Chẳng hạn, chúng có thể giúp bạn dễ dàng hơn khi xác định điều bạn có thể làm ngay bây giờ và giúp bạn nhóm các nhiệm vụ tương tự như nhau để bạn có thể thực hiện tất cả nhiệm vụ cùng lúc.

Để tạo thể loại, hãy làm như sau:

  • Trong dạng xem bất kỳ, trên tab Nhà, trong nhóm Thẻ, bấm Phân loại, rồi bấm vào Tất cả Thể loại.

Cách thực hành tốt nhất được cho là nên có một thể loại cho:

  • Mỗi nhân viên dưới quyền và người quản lý của bạn cho các mục mà bạn muốn xem lại vào buổi họp tới (chẳng hạn như một thể loại có tên 1:1 Người quản lý).

  • Mỗi vị trí hoặc loại hoạt động chính mà bạn thực hiện, để bạn có thể thực hiện các hành động hàng loạt (một phần hữu ích của việc quản lý nhiệm vụ của bạn), ví dụ:

    • @Di chuyển cho các nhiệm vụ mà bạn có thể thực hiện trên đường từ cơ quan về nhà.

    • @Email cho các nhiệm vụ liên quan đến thông điệp email, cuộc họp hoặc bất kỳ khía cạnh nào khác của Outlook 2010.

    • @Nhà cho các nhiệm vụ mà bạn chỉ có thể thực hiện ở nhà.

    • @Cuộc họp cho các mục mà bạn cần để chuẩn bị cho một cuộc họp.

    • @Ngoại tuyến cho các nhiệm vụ khiến bạn rời khỏi máy tính, chẳng hạn như sao chép tài liệu.

    • @Trực tuyến cho các nhiệm vụ mà bạn chỉ có thể thực hiện trực tuyến hoặc thông qua trình duyệt Web.

    • @Điện thoại cho các cuộc gọi bạn mà phải thực hiện hoặc nhận.

    • @Đọc cho các nhiệm vụ chỉ cần đọc — không cần phản hồi. Thể loại này hữu ích cho các thư hoặc phần đính kèm dài mà bạn cần đọc nhưng không thể xem ngay lập tức.

    • @Đang đợi cho các nhiệm vụ hay thư mà bạn đang chờ phản hồi, nhưng không có hành động tiếp theo rõ ràng cho bạn.

Hộp thoại Thể loại Màu

Ghi chú:  Việc sử dụng biểu tượng @ giúp làm nổi bật thể loại trong danh sách thể loại của bạn. Việc đánh dấu @ phía trước một số thể loại nhất định giúp giữ những thể loại này ở phía trên cùng của danh sách thể loại và nhắc bạn về vị trí bạn nên có mặt khi thực hiện nhiệm vụ này (ví dụ như @Điện thoại là "ở chỗ điện thoại").

  • Mỗi chủ đề hoặc dự án quan trọng để bạn có thể dễ dàng tìm thấy thư trên một chủ đề nhất định — đặc biệt là khi không có từ nào trong nội dung hoặc chủ đề của thư giúp cho thư xuất hiện trong tìm kiếm.

  • Các mục quan trọng phải hoàn thành trong hôm nay và không thể chuyển sang ngày khác.

Bạn có thể áp dụng nhiều thể loại cho một mục đơn — ngược với việc lưu trữ, trong đó các mục chỉ có thể nằm trong một thư mục duy nhất tại một thời điểm. Chẳng hạn, một thư quan trọng mà bạn muốn thảo luận với người quản lý của mình trước khi phản hồi có thể được phân loại với cả thể loại @Email và thể loại 1:1 Người quản lý.

Nhiệm vụ với nhiều thể loại

Thể loại Bấm Nhanh của bạn nên là thể loại mà bạn áp dụng thường xuyên nhất.

Để đặt thể loại Bấm Nhanh của bạn, hãy làm như sau:

  • Trong dạng xem bất kỳ, trên tab Nhà, trong nhóm Thẻ, bấm Phân loại, rồi bấm vào Đặt Bấm Nhanh.

Như bạn sẽ thấy, thể loại giúp làm nổi bật thư và nhiệm vụ trong Thanh Việc Cần Làm của bạn, giúp tìm kiếm hiệu quả hơn và giúp bạn chuẩn bị sẵn sàng cho cuộc họp.

Ghi chú:  Hãy thận trọng khi phân loại thư gửi đi — người nhận của bạn có thể nhìn thấy thể loại của bạn. Nếu người nhận của bạn không sử dụng Outlook 2010 hoặc Exchange Server 2010, họ sẽ có thể nhìn thấy thể loại mà bạn đặt.

Đầu Trang

Các bước nhanh

Bộ sưu tập Các bước Nhanh Mới thêm vào Outlook 2010, Bước Nhanh cung cấp cho bạn khả năng thực hiện nhiều hành động trong một lần bấm. Chúng là một công cụ hữu ích để giúp bạn duy trì hộp thư đến gọn gàng và nhìn chung sẽ hiệu quả hơn khi dùng Outlook. Bất kỳ lúc nào bạn nhận thấy mình thực hiện các bước giống nhau nhiều lần trong Outlook, hãy thử tạo một Bước Nhanh.

Ghi chú:  Bước Nhanh chỉ áp dụng cho thư.

Cách thực hành tốt nhất được cho là nên có các Bước Nhanh sau đây. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tự động hóa các nhiệm vụ thông thường hoặc lặp lại với Bước Nhanh:

Bước Nhanh

Hành động diễn ra

Lúc sử dụng

Tham khảo

Đánh dấu thư là đã đọc.

Chuyển đến thư mục 1-Tham khảo của bạn.

Đây là nút lưu trữ với một lần bấm của bạn.

Cá nhân

Đánh dấu thư là đã đọc.

Chuyển đến thư mục 2-Cá nhân của bạn.

Để lưu trữ thư cá nhân.

Xong

Đánh dấu thư là đã đọc.

Đánh dấu thư là đã hoàn thành.

Chuyển đến thư mục 1-Tham khảo của bạn.

Đối với các thư tham khảo mà bạn đã phản hồi hoặc xử lý theo cách khác.

Trì hoãn*

Đánh dấu thư là đã đọc.

Gắn cờ cho thư là một nhiệm vụ trong Hôm nay

Chuyển đến thư mục 1-Tham khảo của bạn.

Đối với thư mà bạn muốn xử lý sau.

*Bước Nhanh Cá nhân và Trì hoãn không phải là các Bước Nhanh mặc định.

Bước Nhanh Tùy chọn

Ngoài các Bước Nhanh liệt kê ở trên, tùy thuộc vào công việc và các hoạt động hàng ngày của mình, bạn có thể muốn tạo các loại Bước Nhanh sau đây:

Bước Nhanh

Hành động diễn ra

Lúc sử dụng

Phân loại & Di chuyển

Đánh dấu thư là đã đọc.

Phân loại thư.

Chuyển đến thư mục 1-Tham khảo của bạn.

Bạn phân loại nhiều thư của mình trước khi lưu trữ thư để giúp bạn tìm thấy chúng sau này. Tạo một thư mục cho mỗi thể loại mà bạn thường dùng.

Gắn cờ & Di chuyển

Đánh dấu thư là đã đọc.

Gắn cờ cho thư.

Chuyển đến thư mục 1-Tham khảo của bạn.

Bạn gắn cờ mọi thứ vào các ngày khác nhau, chẳng hạn như Ngày mai, Tuần Này, v.v. Hãy tạo một ngày cho mỗi cờ bạn thường dùng.

Gắn cờ, Phân loại & Di chuyển

Đánh dấu thư là đã đọc.

Gắn cờ cho thư.

Phân loại thư.

Chuyển đến thư mục 1-Tham khảo của bạn.

Bạn dùng một vài thể loại để giúp mình hiểu ngữ cảnh của nhiệm vụ. Ví dụ: @Đọc: Cờ cho ngày mai, phân loại với thể loại @Đọc.

Thông tin cho bạn & Di chuyển

Đánh dấu thư là đã đọc.

Tạo một thư chuyển tiếp dưới dạng thư Thông tin cho bạn

Chuyển đến thư mục 1-Tham khảo của bạn.

Bạn thường chuyển tiếp email đến người khác (bài viết, v.v.)

Ủy nhiệm

Đánh dấu thư là đã đọc.

Tạo một thư chuyển tiếp đến một người cụ thể

Chuyển đến thư mục 1-Tham khảo của bạn.

Bạn nhận thư vốn dành cho người khác.

Nhiệm vụ

Tạo một nhiệm vụ với phần đính kèm

Xóa thư

Bạn cần thêm ngữ cảnh cho thư được gắn cờ.

Nhóm Liên hệ

Đánh dấu thư là đã đọc.

Chuyển tới thư mục Nhóm Liên hệ của bạn (hoặc đến một thư mục Nhóm Liên hệ cụ thể).

Bạn nhận được một số thư từ các Nhóm Liên hệ trong Hộp thư đến của bạn do các quy tắc một cách ngoài ý muốn. Ví dụ: Bạn có một quy tắc để lưu trữ tất cả thư từ thư mục Nhóm Liên hệ vào một thư mục, trừ khi thư có từ thanh ở vị trí bất kỳ trong nội dung. Đôi khi, ai đó sẽ gửi thư đến thư mục Nhóm Liên hệ có chứa từ thanh, nhưng đây không phải là điều liên quan đến bạn.

Trả lời & Xóa

Mở cửa sổ trả lời.

Xóa thư gốc

Bạn thường nhận được thư nhanh mà bạn cần phản hồi, nhưng sau đó thì bạn không cần thư gốc nữa. Ví dụ: "Này, bạn có muốn ăn trưa cùng không?" Phản hồi của bạn: "Dĩ nhiên rồi!"

Sau khi bạn bắt đầu tạo Bước Nhanh, bạn sẽ thấy rằng có thể có các cách khác để tối ưu hóa số lần bấm cần thiết để hoàn thành điều gì đó. Bất kỳ lúc nào bạn nhận thấy mình thực hiện cùng một việc nhiều lần, hãy thử tạo một Bước Nhanh. Và khi dự án thay đổi, hãy cập nhật Bước Nhanh của bạn để chúng là những điều duy nhất mà bạn thực sự làm.

Đầu Trang

Chinh phục Hộp thư đến của bạn với bốn chữ D

Sau khi thiết lập hệ thống của mình, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu quản lý thư đến. Bằng cách biến Hộp thư đến của bạn thành vị trí trung tâm để nhận thư quan trọng, bạn có thể xem qua nó với sự tin tưởng rằng mỗi mục đều là điều bạn cần xử lý.

Đối với mỗi thư trong Hộp thư đến của bạn:

  • Nếu thư không quan trọng, hãy xóa ngay (delete it).

  • Nếu có thể thao tác trên thư trong một hoặc hai phút, hãy thực hiện (trả lời, lưu trữ, gọi, v.v.) (do it).

  • Nếu thư không phải dành cho bạn hoặc nếu bạn có thể, hãy ủy nhiệm (chuyển tiếp) thư (delegate it).

  • Nếu bạn cần thao tác trên thư, nhưng mất nhiều hơn hai phút (kể cả đọc), hãy trì hoãn thư (defer it).

Nếu bạn cần thư để tham khảo (ngay cả khi bạn đã quyết định trì hoãn thư), hãy di chuyển thư vào thư mục tham khảo của bạn. Mục tiêu là giảm số lần bạn phải xem mỗi thư.

Xóa thư (Delete it)

Xóa thư mà bạn không cần đọc. Nếu đó là thư rác, hãy xoá thư.

Nếu bạn không bao giờ muốn nhận thư khác như một phần của hội thoại này, hãy bỏ qua thư.

Lệnh Bỏ qua Hội thoại

Thao tác trên thư (Do it): Thực tập 2 phút

Thật đáng ngạc nhiên về những điều có thể làm được trong hai phút. Chẳng hạn, có thể phản hồi nhiều thư trong 2 phút trở xuống. Nhưng nếu một thư cần nhiều hơn hai phút để xử lý, hãy trì hoãn thư. Để có cảm nhận về khoảng thời gian hai phút, hãy thử đo thời gian cho chính bạn.

Sau khi bạn xử lý thư, hãy thực hiện một trong những thao tác sau:

  • Xóa thư nếu thư ít quan trọng.

  • Lưu trữ thư ở một trong các thư mục tham khảo của bạn (chẳng hạn như 1-Tham khảo) bằng cách dùng một Bước Nhanh.

Để lưu giữ bản ghi về những điều mà bạn đã thực hiện, nhất là cho mục đích nhận xét vào gần thời điểm đánh giá hàng năm, v.v., hãy sử dụng Bước Nhanh Xong, vốn cũng đánh dấu thư là đã hoàn thành.

Ủy nhiệm thư (Delegate it)

Đôi khi bạn nhận được thư vốn thật ra là dành cho người khác xử lý. Trong trường hợp này, hãy trả lời và bao gồm người mà bạn đang ủy nhiệm thư trên dòng Tới. Nếu bạn nhận thấy mình làm điều này thường xuyên, hãy cân nhắc việc tạo Bước Nhanh để trả lời và thêm người ủy nhiệm vào dòng Tới.

Nếu bạn muốn theo dõi sau này, gắn cờ cho chính bạn trước khi gửi. Trong thanh việc cần làm của bạn, đánh dấu nhiệm vụ với thể loại @Waiting .

Trì hoãn thư (Defer it)

Khi nào nên trì hoãn thư

Việc trì hoãn thư nghĩa là bạn sẽ xem lại thư sau, khi có thời gian.

Lý do để trì hoãn thư:

  • Không thể xử lý thư trong vòng dưới hai phút.

  • Mất nhiều thời gian để đọc thư.

  • Thư cần có phản hồi được soạn thảo cẩn thận.

  • Thư cần có hành động bổ sung trong chương trình khác (chẳng hạn như "Cần thêm vào tài liệu <tên>").

Cách trì hoãn thư: Gắn cờ cho thư

Khi bạn quyết định rằng mình không có thời gian để xử lý một thư ngay lập tức, bạn có thể gắn cờ cho thư:

  • Nếu bạn cần thao tác trên thư trong hôm nay, hãy gắn cờ Hôm nay (chỉ cần bấm chuột trái vào cờ).

  • Nếu bạn có thể trì hoãn lâu hơn, hãy bấm chuột phải vào thư và gắn cờ ngày muộn hơn.

  • Nếu bạn sẽ cần tham khảo đến thư nhiều hơn một lần và bạn muốn có thể dễ dàng truy nhập vào thư, hãy kéo thư đến nhóm Sau này trong Thanh Việc Cần Làm. Nếu bạn không có nhóm Sau này, hãy đặt cờ Ngày Bắt đầu trên nhiệm vụ thành 100 năm trong tương lai. (Hạn chế sử dụng cờ này để nó không trở thành cờ đa năng quá tải.)

  • Nếu bạn sẽ cần thư trong tương lai gần, gắn cờ Không có Ngày để thư xuất hiện ở phía trên cùng của Thanh Việc Cần Làm. Hạn chế sử dụng nhóm này và xóa thường xuyên, vì nó nằm ở phía trên cùng của danh sách nhiệm vụ của bạn.

Ngoài việc gắn cờ cho thư, bạn có thể:

  • Thêm các thể loại phù hợp.

  • Bấm vào Bước Nhanh Tham khảo của bạn để đánh dấu thư là đã đọc, nếu thư chưa được đánh dấu là đã đọc và lưu trữ thư vào thư mục tham khảo của bạn (1-Tham khảo).

Nếu bạn thấy rằng mình đang áp dụng thể loại và cờ giống nhau nhiều lần, hãy tạo Bước Nhanh mới để gắn cờ, phân loại và lưu trữ.

Sau khi một mục được gắn cờ, mục đó sẽ xuất hiện trong Thanh Việc Cần Làm. Bằng cách gắn cờ cho thư và lưu trữ thư vào thư mục tham khảo của mình, bạn đã xử lý thư và bây giờ có thể đưa thư ra khỏi tầm nhìn. Tuy nhiên, vì nó nằm trong danh sách nhiệm vụ của bạn, bạn có thể chuyển sang thư tiếp theo và biết rằng bạn sẽ trở lại mục được gắn cờ sau.

Nếu bạn muốn thêm thông tin vào mục được gắn cờ

Nếu dòng Chủ đề của thư không cung cấp cho bạn đầy đủ ngữ cảnh, bạn có thể thực hiện một trong hai thao tác sau, tùy thuộc vào lượng thông tin bạn cần thêm:

  • Đổi tên nhiệm vụ bằng cách bấm vào nhiệm vụ trong Thanh Việc Cần Làm hoặc bấm chuột phải vào nó và chọn Đổi tên Nhiệm vụ. Việc đổi tên nhiệm vụ sẽ không thay đổi chủ đề của thư, nhưng giúp bạn dễ hiểu nhiệm vụ tiếp theo của mình là gì.

  • Tạo một nhiệm vụ với thư ở dạng phần đính kèm.

Bạn cũng có thể thêm thể loại để giúp mình xem nhanh vị trí của hành động tiếp theo. Việc xem lướt qua Thanh Việc Cần Làm chứa các nhiệm vụ được phân loại sẽ cho bạn biết điều bạn có thể thực hiện ngay (@Văn phòng), nhiệm vụ nào bạn đang chờ người khác (@Đang đợi) và nội dung sẽ họp @Cuộc họp).

Khi nào bạn xử lý các nhiệm vụ mà bạn đã trì hoãn?

Sau khi xử lý thư, bạn có thể xử lý danh sách nhiệm vụ của mình. Đây là khi bạn trả lời các thư mà bạn đã trì hoãn.

Chỉ cần lưu trữ thư

Đôi khi bạn nhận được thư mà bạn không cần phải thao tác, nhưng là thư mà bạn có thể cần đến vào một ngày trong tương lai. Một ví dụ hay là thư chứa hướng dẫn. Lưu trữ những thư này trong thư mục tham khảo của bạn (1-Tham khảo) bằng cách bấm vào Bước Nhanh Tham khảo. Việc thêm thể loại sẽ giúp dễ tìm thư hơn sau này nếu bạn cần đến (chẳng hạn như @Dự án). Thực hiện điều này trước khi lưu trữ với Bước Nhanh.

Sau khi hoàn tất việc xử lý thư, bạn sẽ có một Hộp thư đến gọn gàng và có thể tập trung vào lịch và nhiệm vụ của bạn.

Đầu Trang

Xem lại hàng ngày: Quản lý thời gian và nhiệm vụ của bạn

Cách thực hành tốt nhất được cho là nên dành thời gian vào mỗi buổi sáng để quản lý danh sách nhiệm vụ và lịch của bạn. Điều này bao gồm:

  • Xem lại các cuộc hẹn và cuộc họp của bạn trong ngày và tuần sắp tới.

  • Xem lại các nhiệm vụ của bạn và thực hiện điều chỉnh.

  • Thêm cuộc hẹn vào lịch của bạn để dành thời gian hoàn thành công việc.

Từ chối

Khi bạn xem lại lịch và danh sách nhiệm vụ của mình, hãy thực tế về những điều bạn có thể thực hiện. Đôi khi điều này có nghĩa là phải từ chối. Dưới đây là một số cách để lấy lại thời gian bằng cách từ chối:

  • Từ chối cuộc họp mà bạn không cần phải tham dự. Vâng, bạn có thể làm điều này.

  • Xoá nhiệm vụ mà bạn không cần phải làm hoặc bạn biết là mình sẽ không làm.

  • Gửi thư để cho người khác biết rằng bạn đang suy nghĩ về phản hồi (và đảm bảo gắn cờ chính bạn vào thư khi gửi). Nên báo cho người khác biết rằng bạn sẽ phản hồi vào một ngày thực tế thì tốt hơn là để người đó nghĩ rằng bạn đã quên yêu cầu.

Quản lý lịch

Thực tế là nếu bạn có một ngày chứa đầy cuộc họp, thì bạn sẽ có ít thời gian hơn để hoàn thành nhiệm vụ và viết thư, vì vậy hãy di chuyển nhiệm vụ sang ngày khác.

Nếu một nhiệm vụ sẽ chiếm thời gian dài hoặc nếu đó là điều bạn phải làm (ngược với nhiệm vụ mà bạn quyết định rằng mình không cần làm), hãy kéo nó từ Danh sách Nhiệm vụ Hàng ngày lên lịch để dành thời gian.

Các cách để tạo nhiệm vụ

Khi bạn đi đến lịch và nhiệm vụ của bạn, chắc chắn bạn sẽ bắt đầu suy nghĩ về những điều khác mà bạn cần làm. Dưới đây là một số cách để tạo nhiệm vụ trong Outlook:

  • Gắn cờ cho thư.

  • Nhập vào hộp Nhập nhiệm vụ mới ở phía trên cùng của danh sách nhiệm vụ.

  • Dùng lối tắt bàn phím Ctrl+Shift+K để tạo nhiệm vụ mới.

  • Nếu bạn đang lái xe và có thể làm điều sau đây một cách hợp pháp và an toàn, hãy dùng chức năng ghi nhớ thoại trên thiết bị di động hoặc điện thoại di động để ghi âm nhiệm vụ của bạn và phiên âm sau đó vào Danh sách Việc Cần Làm.

  • Logo Office 2010 Nếu bạn đang họp, hãy ghi chú trong OneNote. Các mục được gắn cờ trong OneNote xuất hiện trong danh sách nhiệm vụ Outlook 2010.

Các cách để quản lý nhiệm vụ

Dưới đây là các cách bạn có thể giúp mình xử lý nhiệm vụ:

  • Thêm nhiệm vụ khi chúng phát sinh bằng cách nhập vào hộp Nhập nhiệm vụ mới trong Thanh Việc Cần Làm hoặc ở trên cùng của danh sách Nhiệm vụ, trong chỗ trống trên Danh sách Nhiệm vụ Hàng ngày hoặc bằng cách bấm Nhiệm vụ Mới trong ribbon.

  • Dọn dẹp nhiệm vụ mà bạn không cần làm. Danh sách nhiệm vụ là không gian quan trọng của bạn — đừng để nó lộn xộn, nếu không sự hữu ích của nó sẽ mất đi. Đối với các thư được gắn cờ mà bạn muốn giữ lại, hãy bấm Loại bỏ khỏi Danh sách, hoặc chỉ cần Xóa.

  • Đánh dấu hoàn thành cho nhiệm vụ đã hoàn thành để loại bỏ chúng khỏi Thanh Việc Cần Làm.

  • Giúp nhiệm vụ dễ thực hiện hơn bằng cách đổi chủ đề nhiệm vụ của thư được gắn cờ. Chẳng hạn, thư được gắn cờ có dòng chủ đề Không thể thay đổi tư cách thành viên nhóm qua bàn phím nên được đổi tên thành Trả lời Ryan, vốn là hành động tiếp theo trong nhiệm vụ này. Để thay đổi chủ đề nhiệm vụ, hãy bấm vào mục trong Thanh Việc Cần Làm và nhập chủ đề mới hoặc bấm chuột phải và bấm Đổi tên Nhiệm vụ. Việc thay đổi chủ đề nhiệm vụ không làm thay đổi chủ đề của thư. Chỉ có chủ đề mà bạn thấy trong danh sách nhiệm vụ sẽ thay đổi.

  • Áp dụng thể loại để giúp bạn xác định nơi bạn cần thực hiện bước tiếp theo và làm nổi bật một số nhiệm vụ.

  • Sắp xếp lại các nhiệm vụ của bạn để nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau, chẳng hạn như các nhiệm vụ có cùng một thể loại. Để di chuyển nhiệm vụ, hãy bấm vào nhiệm vụ trong danh sách nhiệm vụ và kéo nó. Bằng cách này, bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ tương tự cùng nhau.

  • Kéo nhiệm vụ trong Danh sách Nhiệm vụ Hàng ngày và trong Thanh Việc Cần Làm đến ngày mà bạn dự định thực hiện nhiệm vụ. Đối với các nhiệm vụ mất nhiều thời gian, hãy kéo nhiệm vụ lên lịch để dành thời gian hoàn thành những nhiệm vụ này.

Mặc dù nên giữ ngăn nắp, nhưng đừng dành nhiều thời gian ưu tiên và quản lý danh sách nhiệm vụ của bạn. Quá trình quản lý danh sách nhiệm vụ không nên chiếm trọn cuộc sống của bạn!

Sử dụng lịch của bạn: Tạo cuộc hẹn để quản lý thời gian

Ghi nhớ: Luôn có nhiều việc cần làm hơn là thời gian để làm.

Một phần trong việc quản lý thời gian hiệu quả là bạn cần thời gian để xử lý thư, quản lý cuộc hẹn và nhiệm vụ của mình và suy nhĩ về điều bạn phải làm.

Bạn có thể lên lịch thời gian này cho chính mình với các cuộc hẹn và cuộc họp thường xuyên trên lịch của bạn. Nên xem lịch của bạn là kế hoạch thực sự cho thời gian của bạn — nếu bạn đã lên lịch một việc thì đó là điều bạn cam kết thực hiện vào lúc đó.

Dành thời gian để:

  • Xử lý thư của bạn. Việc dành thời gian để xử lý thư đặc biệt quan trọng nếu bạn nhận được nhiều thư. Ngay cả khi bạn đã thiết lập quy tắc để chỉ có các thư quan trọng xuất hiện trong Hộp thư đến của mình, bạn vẫn cần thời gian để xử lý các thư đó.

Mẹo:  Khi xử lý và đọc thư, hãy dọn thông thoáng tầm nhìn bằng cách thu nhỏ Ngăn Dẫn hướng, Thanh Việc Cần Làm và ribbon bằng cách bấm vào nút Đọc Lệnh dạng xem chỉ đọc trên thanh trạng thái trên thanh trạng thái. Để mở lại mọi thứ, hãy bấm Thông thường Lệnh dạng xem thường trên thanh trạng thái (ngay bên trái Đọc).

  • Thực hiện đánh giá các nhiệm vụ và cuộc hẹn của bạn hàng ngày và hàng tuần. Xem lịch và nhiệm vụ của bạn rồi đánh giá các cuộc hẹn và nhiệm vụ so với mức độ ưu tiên của bạn. Nếu bạn có lịch bận rộn, thì đây là lúc:

  • Xóa các cuộc hẹn xung đột, vì bạn không thể ở hai nơi cùng lúc.

  • Lên lịch thời gian để làm việc.

  • Suy nghĩ về điều bạn đang làm, liệu điều đó có phải là cách dùng thời gian hợp lý hay không và liệu bạn có đang đặt đúng sự ưu tiên hay không.

  • Họp thường xuyên với người quản lý của bạn. Việc họp thường xuyên với người quản lý của bạn có thể giúp bạn giải thích công việc bạn đang thực hiện và đặt lại sự ưu tiên vào nơi cần thiết. Để thiết lập cuộc họp thường xuyên hoặc định kỳ, hãy bấm Lặp lại Ảnh nút .

Đầu Trang

Nhiệm vụ: Thực hiện công việc của bạn

Đánh giá hàng tuần

Việc nhìn toàn cảnh thời gian và nhiệm vụ của bạn sẽ giúp bạn ưu tiên những công việc quan trọng cao hơn các nhiệm vụ ít khẩn cấp hơn. Điều này sẽ giúp bạn giải thích rõ ràng với người khác về những điều họ có thể và không thể mong muốn bạn thực hiện trên thực tế. Việc xem lại tuần trước và tuần tới cũng là một cách hữu ích để giúp bạn chuẩn bị cho cuộc họp hàng tuần với người quản lý hoặc giúp bạn chuẩn bị thông điệp email báo cáo tình hình.

Nơi thực hiện công việc của bạn

Sau khi bạn đã xử lý thư của mình, nơi tốt nhất để thực hiện công việc trong Outlook (trả lời thư và các thao tác khác) là trong Nhiệm vụ. Bằng cách chuyển sang Nhiệm vụ, bạn sẽ không bị xao nhãng khi thư đi vào Hộp thư đến của bạn.

Xử lý hàng loạt nhiệm vụ của bạn

Khi bạn xem qua danh sách nhiệm vụ và lịch của bạn, hãy thực hiện các nhiệm vụ tương tự cùng nhau. Chẳng hạn, nếu bạn chỉ có vài phút, hãy thực hiện tất cả cuộc gọi điện thoại của bạn (nếu bạn chỉ có vài cuộc). Xử lý các nhiệm vụ tốn nhiều năng lượng (đối với vài người, điều này có thể là trả lời thư) khi bạn có nhiều năng lượng hơn. Xử lý nhiệm vụ tốn ít năng lượng, chẳng hạn như đọc thư báo cáo tình hình, vào cuối ngày hoặc bất cứ khi nào năng lượng của bạn thấp hơn. Bằng cách "xử lý hàng loạt" nhiệm vụ, bạn sẽ đạt tiến độ trên tất cả các dự án của mình cùng một lúc.

Một cách để xử lý hàng loạt nhiệm vụ là thay đổi cách sắp xếp từ Sắp xếp Theo: Ngày Bắt đầu thành Sắp xếp Theo: Thể loại. Để thực hiện điều này, hãy bấm vào đầu đề Sắp xếp Theo, rồi bấm Thể loại.

Ghi chú:  Nếu bạn có nhiệm vụ vốn đang ngăn chặn người khác hoàn thành công việc của họ, hãy thực hiện những nhiệm vụ này trước tiên.

Menu Sắp xếp

Hoàn tất nhiệm vụ của bạn

Khi bạn hoàn tất nhiệm vụ của mình, hãy đánh dấu hoàn thành cho chúng. Outlook 2010 tự động giữ lại danh sách nhiệm vụ đã hoàn thành của bạn. Đây có thể là bản tóm tắt hữu ích về những điều bạn đã thực hiện. Nếu bạn không cần lưu giữ bản ghi nhiệm vụ hoặc thư, hãy xoá nó hoặc xóa cờ.

Lệnh Đánh dấu Hoàn thành trên ribbon

Làm việc ngoại tuyến

Nếu bạn có nhiều việc cần làm, hãy xem xét việc chuyển sang chế độ ngoại tuyến để tránh bị xao nhãng khi có nhiều thư đến.

Khi bạn chuyển đổi giữa chế độ làm việc trực tuyến và ngoại tuyến, tất cả tài khoản email trong hồ sơ Outlook của bạn sẽ thay đổi.

  • Trên tab Gửi / Nhận, trong nhóm Tùy chọn, hãy bấm Làm việc Ngoại tuyến.

Lệnh Làm việc Ngoại tuyến trên ribbon chỉ báo Trực tuyến

Lệnh Làm việc Ngoại tuyến được tô sáng khi bạn đang làm việc ngoại tuyến.

Lệnh Làm việc Ngoại tuyến trên ribbon chỉ báo Trực tuyến đang bật

Bấm Làm việc Ngoại tuyến được tô sáng để trở lại chế độ Trực tuyến.

Đầu Trang

Tìm thư đó: Tìm kiếm hiệu quả

Cách tìm thư từ một người cụ thể

Nếu bạn muốn tìm một thư từ một người cụ thể, hãy bấm vào hộp Tìm kiếm trong thư mục tham khảo của bạn (chẳng hạn như 1-Tham khảo), rồi trên tab Tìm kiếm, bấm Từ.

Lệnh Từ lại trên ribbon

Gõ tên người đó.

Tìm kiếm Tức thì với tiêu chí tìm kiếm là Từ

Hoặc bắt đầu bằng cách nhập tên, rồi nhấn phím mũi tên xuống để chọn Từ để thu hẹp kết quả.

Tìm kiếm Tức thì với tiêu chí được đề xuất

Cách tìm thư có phần đính kèm

Để tìm thư có phần đính kèm, hãy bấm vào hộp Tìm kiếm và trên tab Tìm kiếm, hãy bấm Có Phần đính kèm.

Lệnh Có Phần đính kèm trên ribbon

Tất cả thuật ngữ tìm kiếm đều có tính cộng dồn, vì vậy nếu bạn muốn tìm một thư từ một người nào đó có phần đính kèm, hãy bấm vào các lệnh trên ribbon (Từ, Có Phần đính kèm) để xây dựng tìm kiếm của bạn.

Ví dụ về Tìm kiếm Tức thì với nhiều tiêu chí tìm kiếm

Để tìm thư trên toàn bộ hộp thư của bạn

Đôi khi bạn không thể tìm thấy thư chỉ bằng cách tìm kiếm trong riêng thư mục tham khảo — đó có thể là thư mà bạn đã gửi hoặc đã bị lưu trữ nhầm. Trong trường hợp này, hãy bắt đầu bằng cách tìm kiếm trong thư mục bất kỳ (Hộp thư đến, 1-Tham khảo, v.v.), rồi bấm Thử tìm kiếm lại trong Tất cả Mục Thư.

Tìm kiếm Tức thì không có kết quả

Bạn cũng có thể bấm Tất cả Mục Thư trên tab Tìm kiếm.

Tất cả Mục Thư trên ribbon

Nếu bạn nghi ngờ điều mình đang tìm kiếm có thể nằm trong yêu cầu họp đã chấp nhận (và do đó nằm trên lịch của bạn), hãy thử mở rộng phạm vi sang Tất cả Mục Outlook.

Nếu bạn thấy rằng mình thường thực hiện tìm kiếm trên toàn bộ hộp thư, bạn có thể đặt phạm vi tìm kiếm mặc định để luôn tìm kiếm trên tất cả các thư mục bằng cách đi đến dạng xem Backstage.

  1. Bấm thẻ Tệp, sau đó bấm Tùy chọn.

  2. Bấm Tìm kiếm.

  3. Dưới Kết quả, bấm Tất cả thư mục.

Tùy chọn Tìm kiếm Tức thì trong dạng xem Backstage

Để ngừng tìm kiếm

Sau khi bạn đã tìm thấy mục mà bạn đang tìm kiếm và sẵn sàng chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo, hãy bấm vào Nút Đóng Tìm kiếm bên cạnh hộp Tìm kiếm Tức thì trên tab Tìm kiếm, trong nhóm Đóng, hãy bấm Đóng Tìm kiếm.

Lệnh Đóng Tìm kiếm cho Tìm kiếm Tức thì

Viết thông điệp email tuyệt vời

Các quy tắc sau đây sẽ giúp bạn trông thật chuyên nghiệp và truyền đạt được thông điệp của mình.

Các quy tắc cơ bản của thư hiệu quả: Điều nên làm

  • Đọc thư của bạn trước khi gửi đi.

  • Làm cho chủ đề có tính mô tả và hướng đến hành động. Ví dụ: Nhóm Bán hàng: Vui lòng gửi Ngày Họp Hội đồng đề xuất, trong đó Nhóm Bán hàng là tên của nhóm và Vui lòng gửi là hành động. Các tiền tố hữu ích khác bao gồm Thông tin cho bạn: và Yêu cầu Hành động.

  • Nếu cần phải hành động, hãy nêu điều bạn muốn trong hộp Chủ đề.

  • Thay đổi chủ đề của thư nếu chủ đề của hội thoại thay đổi.

  • Giữ cho tất cả thư ngắn gọn và đúng trọng tâm.

  • Tổ chức nội dung của thư từ mức quan trọng cao nhất đến thấp nhất.

  • Xem xét việc in đậm thông tin quan trọng.

  • Đặt các mục hành động hoặc câu hỏi trên các dòng riêng biệt để chúng trở nên nổi bật và dễ nhận thấy.

  • In đậm tên của mọi người khi đặt câu hỏi. Ví dụ: "Ryan: Tình hình dự án thế nào?

  • Giới hạn số người mà bạn gửi thư chỉ trong phạm vi những người cần đọc thư.

  • Đặt những người cần được thông báo trên dòng Cc.

  • Đặt những người cần phản hồi hoặc hành động trên dòng Tới.

  • Sử dụng chữ ký nếu thích hợp, nhưng giữ cho chữ ký của bạn đơn giản, ngắn gọn, chuyên nghiệp và nếu có thể thì không chứa đồ họa.

  • Nếu bạn muốn nhận phản hồi ngay lập tức, thì đừng gửi thư. Hãy gọi điện hoặc Logo Office 2010 gửi tin nhắn tức thời.

  • Nếu bạn đang tham gia hội thoại email có hơn 10 thư mà không có giải pháp, thì hãy cân nhắc việc thiết lập một cuộc họp để thảo luận về vấn đề. Email không phải lúc nào cũng là phương pháp hiệu quả để giải quyết vấn đề phức tạp. Trong khi chọn thư, trên tab Nhà, trong nhóm Phản hồi, hãy bấm Cuộc họp.

Lệnh Trả lời với Yêu cầu họp

  • Xác nhận những thư yêu cầu phản hồi chi tiết hơn. Nếu bạn đang quá bận nên không thể phản hồi đầy đủ ngay lập tức, hãy báo cho người gửi rằng bạn đang xem xét vấn đề và sẽ phản hồi vào một thời điểm hoặc ngày nhất định. Gắn cờ chính bạn vào thư để thực hiện sau.

  • Hạn chế sử dụng Mức quan trọng Cao Biểu tượng Mức quan trọng Cao .

Nhóm Thẻ trên ribbon

  • Nếu bạn đang đặt câu hỏi và có một vài người có thể trả lời, hãy chọn chỉ một người thay vì gửi câu hỏi của bạn cho một nhóm.

Theo dõi: Gắn cờ khi gửi

Khi bạn gửi thư cho ai đó mà bạn cần phản hồi từ họ, hãy làm như sau:

  • Gắn cờ chính bạn vào thư khi gửi.

  • Thay đổi tên của nhiệm vụ thư được gắn cờ trong Thanh Việc Cần Làm để bắt đầu bằng Theo dõi.

  • Đánh dấu thư bằng thể loại @Đang đợi.

  • Khi bạn thực hiện ba bước này, bạn biết rằng hành động tiếp theo của mình là gửi một thư khác hoặc chờ phản hồi.

Mẹo:  Việc tự nhắc mình gửi một thư khác thường sẽ hiệu quả hơn gắn cờ người nhận vào thư. Tương tự, khi bạn hứa làm điều gì đó trong thư, hãy gắn cờ chính bạn vào thư để bạn có một nhiệm vụ trong Thanh Việc Cần Làm để nhắc nhở mình.

Các quy tắc cơ bản của thư hiệu quả: Điều không nên làm

  • Không dùng mẫu nền thư.

  • Không bao gồm người quản lý của bạn trong mọi thư bạn gửi đi.

  • Không gửi thư khi tức giận. Tốt hơn nên viết thư, lưu thư vào thư mục thư nháp của bạn rồi xem lại sau.

  • Không mong chờ phản hồi nhanh khi gửi thư dài (hơn hai đoạn văn).

  • Không gửi thư theo dõi trong vòng không quá một ngày sau thư đầu tiên. Nếu bạn không nhận phản hồi kịp thời, hãy thử sử dụng điện thoại hoặc Logo Office 2010 Nhắn tin Tức thời.

  • Không sử dụng thư báo đã đọc hoặc thư báo chuyển phát trên mọi thư bạn gửi. Chỉ sử dụng chúng nếu bạn không chắc chắn liệu người nhận có nhận được thư hay không.

  • Không đính kèm cờ hoặc Biểu tượng Mức quan trọng Cao vào mọi thư bạn gửi. Người nhận sẽ bỏ qua chúng.

  • Không sử dụng CHỮ HOA TOÀN BỘ.

  • Không gửi phần đính kèm — thay vào đó hãy gửi nối kết. Quy tắc này áp dụng đặc biệt cho yêu cầu họp, trong đó phần đính kèm có thể chiếm hạn ngạch máy chủ đáng kể.

  • Không mở rộng danh sách phân phối. Việc mở rộng danh sách phân phối khiến thư khó đọc hơn và đi vào các thư mục thư không đúng đối với người sử dụng quy tắc.

  • Không châm biếm. Sự hài hước của bạn có thể bị hiểu nhầm.

  • Không ghi nội dung mà bạn không muốn mọi người trong công ty đọc được. Bạn không bao giờ biết được thư của mình sẽ đi đến đâu.

  • Không sử dụng phông chữ uốn lượn hoặc "vui nhộn" gây khó đọc.

  • Không sử dụng phông màu đỏ, vì phông này có thể khó đọc và có thể được diễn giải là có tính chỉ trích.

  • Không sử dụng Trả lời Tất cả cho một Nhóm Liên hệ vốn đang yêu cầu được loại bỏ. Tuyệt đối.

Lời khuyên cho Nhóm Liên hệ (trước đây gọi là Danh sách Phân phối)

Nếu bạn đang phản hồi cho một Nhóm Liên hệ lớn, hãy tuân thủ tất cả những điều nên và không nên làm với thư.

Nếu bạn cần biết thêm thông tin hoặc đang điều tra vấn đề một cách riêng lẻ, hãy phản hồi cho toàn bộ Nhóm Liên hệ để báo cho mọi người biết rằng bạn đang phản hồi rồi trả lời riêng biệt cho từng cá nhân. Đảm bảo phản hồi cho Nhóm Liên hệ sau khi vấn đề được giải quyết bằng giải pháp. Bằng cách này, người khác trong Nhóm Liên hệ có thể tham khảo giải pháp.

Cách chuyển hướng mọi người

Nếu người nào đó gửi thư cho một Nhóm Liên hệ mà bạn là thành viên và người khác hoặc Nhóm Liên hệ khác nên trả lời thư, hãy làm như sau:

  • Trả lời với Nhóm Liên hệ hoặc người chính xác trên dòng Tới.

  • Gửi trả lời tới đúng Nhóm Liên hệ hoặc người.

  • Không đặt Nhóm Liên hệ ban đầu trên dòng Bcc, vì thư của bạn sẽ không được quy tắc của người khác lọc. Thay vào đó, hãy đặt Nhóm Liên hệ trên dòng Tới hoặc Cc.

  • Nếu bạn đang chuyển sang vai trò mới và nhận thấy rằng bạn đang chuyển hướng mọi người thường xuyên, hãy thiết lập một Bước Nhanh.

Cách để được loại bỏ khỏi Nhóm Liên hệ

Nếu bạn nhận thư từ một Nhóm Liên hệ mà bạn không muốn là thành viên, hãy gửi thư đến người quản trị mạng của bạn hoặc đến chủ sở hữu của Nhóm Liên hệ và yêu cầu được loại bỏ. Không trả lời cho toàn bộ Nhóm Liên hệ. Để tìm chủ sở hữu Nhóm Liên hệ, hãy bấm đúp vào tên Nhóm Liên hệ trên dòng Tới.

Cách sử dụng chú thích tại chỗ

Thêm chú thích tại chỗ vào thư mà bạn nhận là một cách thuận tiện để trả lời các câu hỏi và phản hồi trực tiếp về vấn đề. Cách thực hành tốt nhất được cho là nên làm như sau:

  1. Trong thư của bạn, đề cập rằng bạn đang chú thích tại chỗ. Chẳng hạn, hãy ghi "Xem chú thích bổ sung bên dưới."

  2. Phân biệt văn bản của bạn với thư gốc. Một số gợi ý bao gồm:

    • Đổi màu phông chữ.

    • Thêm tên hoặc chữ viết tắt tên của bạn trong dấu ngoặc vuông vào phía trước, chẳng hạn như [Scott Mitchell].

      Hình ảnh

    • Thay đổi phông chữ thành nghiêng, đậm hoặc cả hai.

  3. Không xóa bất kỳ nội dung nào không phải do bạn viết.

Nếu bạn chỉ muốn nhận xét về một phần nhỏ của một thư dài hơn, hãy sao chép phần đó của thư vào phản hồi của bạn, bằng cách dùng một màu khác và thêm dấu ngoặc kép vào đoạn trích, sau đó gõ phản hồi của bạn.

Khi nào nên dùng Bcc

Khi bạn thêm tên của một người nhận vào hộp gửi riêng Bcc trong thư, bản sao của thư sẽ được gửi đến người nhận này, nhưng những người nhận khác của thư sẽ không nhìn thấy tên của người nhận này.

Sử dụng tính năng Bcc để loại bỏ những người dư thừa ra khỏi hội thoại email khi bạn cho rằng họ không còn cần email bổ sung này hoặc nếu chủ đề hội thoại đã thay đổi.

Chẳng hạn, nếu bạn là một trong năm người nhận câu hỏi và bạn muốn trả lời nó, hãy chuyển bốn người kia vào dòng Bcc và viết một điều gì đó chẳng hạn như "Bcc Joe, Jeff, James và Jennifer. Đây là câu trả lời…" Sau đó các thư trong tương lai sẽ chỉ bao gồm bạn và người gửi ban đầu.

Không dùng Bcc để cho bên thứ ba (chẳng hạn như người quản lý của bạn) biết về thư nhạy cảm. Người nhận Bcc có thể không nhận ra rằng họ đã nhận thư Bcc và có thể trả lời cho tất cả mọi người, tiết lộ rằng họ đã nhận được thư Bcc. Điều này có thể bị xem là hành vi lén lút về phía bạn.

Thay vì sử dụng Bcc để thông báo cho bên thứ ba về vấn đề, hãy chuyển tiếp thư sau khi bạn gửi đi.

Đầu Trang

Lịch và cuộc họp

Khi nào thích hợp để tổ chức cuộc họp?

Tổ chức cuộc họp khi:

  • Một nhóm người mới đang làm việc cùng nhau lần đầu.

  • Nhiều hơn 10 thư khá dài đã chuyển tới lui giữa một vài người.

  • Cần thảo luận, hội ý hoặc cộng tác.

  • Tổ chức cuộc họp khi đó là cách hiệu quả nhất để có tiến triển và làm rõ mục tiêu của cuộc họp trước khi bạn tổ chức cuộc họp.

Nên mời ai

Chỉ mời những người cần tham gia. Mỗi người mà bạn mời họp đều làm tăng mức độ phức tạp của cuộc họp, khiến cuộc họp khó kiểm soát hơn. Mặt khác, nếu cần phải ra một quyết định, hãy đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan chủ chốt đều có mặt, nếu không cuộc họp sẽ lãng phí thời gian và tài nguyên.

Cách chọn thời gian họp

Chọn thời gian mà mọi người có thể họp bằng cách xem thông tin rỗi/bận của khách mời trong Lịch. Sử dụng Trợ lý Lập lịch biểu để xem toàn bộ trạng thái sẵn sàng của những người dự họp.

Lưới rỗi/bận thể hiện trạng thái sẵn sàng của người dự. Đường kẻ dọc màu lục thể hiện thời điểm bắt đầu cuộc họp. Đường kẻ dọc màu đỏ thể hiện thời điểm kết thúc cuộc họp.

Lưới Rảnh/Bận trong Outlook

Để xem Trợ lý Lập lịch biểu khi soạn yêu cầu họp, hãy làm như sau:

  • Trên tab Cuộc họp, trong nhóm Hiện, bấm Trợ lý Lập lịch biểu.

Ngăn Trình tìm Phòng chứa thời gian gợi ý thích hợp nhất cho cuộc họp của bạn (khi hầu hết người dự đều sẵn sàng). Để chọn thời gian họp, hãy bấm vào gợi ý thời gian ở ngăn Trình tìm Phòng trong phần Thời gian đề xuất hoặc chọn một thời gian từ lưới rỗi/bận.

Ngăn Thời gian đề xuất cho yêu cầu họp

Ghi chú:  Nếu ngăn Trình tìm Phòng không xuất hiện, trên tab Cuộc họp, trong nhóm Tùy chọn, hãy bấm Trình tìm Phòng.

Lệnh Trình tìm Phòng trên ribbon

Nếu bạn thấy rằng mình thường xuyên tạo cuộc họp với cùng một nhóm người, hãy tạo một nhóm trong Ngăn Dẫn hướng để bạn có thể dễ dàng xem thông tin rỗi-bận của mọi người. Các nhóm này cũng có thể bao gồm phòng để có thể giúp bạn dễ dàng hơn khi tìm phòng trống để họp.

Để tạo Nhóm Lịch, hãy làm như sau:

  • Trong Lịch, trên tab Nhà, trong nhóm Quản lý Lịch, hãy bấm Nhóm Lịch, rồi bấm Tạo Nhóm Lịch Mới.

Khi nào nên gặp trực tiếp hoặc từ xa

Gặp trực tiếp nếu:

  • Đây là lần đầu tiên nhóm này làm việc cùng nhau.

  • Sẽ trình bày hoặc phân phát các mục không phải dạng điện tử.

  • Đây là cuộc họp hội ý.

  • Đây là cuộc họp cần cộng tác nhiều.

  • Không phải mọi người đều có điện thoại, Logo Office 2010 Cuộc họp Trực tiếp trong Office hoặc phần mềm và thiết bị họp điện tử phù hợp.

Nếu không, hãy cân nhắc sử dụng Cuộc họp Trực tiếp hoặc cuộc họp qua điện thoại.

Mẹo:  Nếu bạn sẽ di chuyển đến địa điểm họp, hãy lên lịch thời gian di chuyển trên lịch của bạn trước và sau khi họp.

Cách xử lý tài liệu liên quan

Khi chuẩn bị cho một cuộc họp, thường có các tài liệu sẽ được chia sẻ trước hoặc trong khi họp.

Logo Office 2010 Nếu tất cả người dự đều kết nối với mạng công ty của bạn, hãy đặt các tài liệu trên site SharePoint hoặc trên ổ đĩa mạng chung.

Logo Office 2010 Nếu bất kỳ người dự nào đến từ bên ngoài công ty của bạn (chẳng hạn như nhà cung cấp không có quyền truy nhập vào mạng nội bộ của bạn), hãy cân nhắc sử dụng Không gian làm việc SharePoint.

Không gửi phần đính kèm trong yêu cầu họp của bạn.

Chuẩn bị chương trình họp: Hãy để nhiệm vụ trợ giúp

  • @Cuộc họp là vị trí trung tâm cho các mục chương trình họp   .

Tạo một nhiệm vụ đơn, đánh dấu với thể loại @Cuộc họp và đặt Ngày Bắt đầu hoặc Ngày Đến hạn thành ngày họp. Khi ngày họp đến gần và các điểm cần thảo luận phát sinh, hãy thêm chú thích, dấu đầu dòng và suy nghĩ vào nhiệm vụ khi bạn nghĩ ra. Nhiệm vụ này sẽ trở thành chương trình cho cuộc họp.

Sau khi họp, hãy đánh dấu nhiệm vụ hoàn thành và tạo nhiệm vụ mới cho các mục hành động của bạn.

  • Nếu bạn muốn thảo luận về một tập hợp các thư hoặc chỉ một thư…   

Nếu bạn có một thư mà bạn muốn thảo luận tại cuộc họp, hãy gắn cờ ngày họp vào thư và đánh dấu với thể loại @Cuộc họp.

Nếu bạn có nhiều hơn ba thư cần thảo luận, thì đừng gắn cờ cho mỗi thư vì chúng sẽ xáo trộn danh sách nhiệm vụ của bạn. Thay vào đó, hãy tạo một nhiệm vụ mới với tên của cuộc họp; bấm chuột phải rồi kéo các thư vào nhiệm vụ đó (sao chép khi di chuyển). Đánh dấu nhiệm vụ này với thể loại @Cuộc họp.

  • Nếu bạn muốn có thêm không gian cho suy nghĩ của mình...   

Logo Office 2010 Nếu bạn đang cộng tác với người khác hoặc chỉ đang cần thêm không gian cho suy nghĩ của mình, hãy cân nhắc dùng sổ ghi chép OneNote, vốn có thể chia sẻ qua site SharePoint hoặc trên máy chủ cục bộ. OneNote 2010 cung cấp trải nghiệm ghi chú phong phú hơn nhiệm vụ Outlook 2010.

Trong khi họp: Cách cộng tác

Công cụ mà bạn sử dụng để cộng tác trong khi họp phụ thuộc vào vị trí và quyền truy nhập của người dự.

Nếu bạn sẽ cộng tác trên một tài liệu và mọi người đều ở trong cùng phòng, hãy dùng tính năng Theo dõi Thay đổi và Chú thích trong Word.

Logo Office 2010 Nếu bạn sẽ trình bày và một số người ở chế độ từ xa, hãy sử dụng cuộc họp trực tuyến và các tính năng trò chuyện của Microsoft Skype for Business hoặc đối với cuộc họp ít trang trọng hơn, hãy kết nối mọi người bằng một cuộc trò chuyện nhóm Microsoft Skype for Business và chia sẻ màn hình nền của bạn hoặc màn hình phụ:

Cửa sổ Microsoft Lync với các tùy chọn chia sẻ màn hình

Logo Office 2010 Nếu bạn muốn cộng tác theo cách đặc biệt hơn, bạn có thể dùng OneNote để ghi chú cùng nhau trong một sổ ghi chép duy nhất. Nếu sổ ghi chép không phải là sổ ghi chép chia sẻ, hãy gửi ghi chú trong một thư sau khi họp.

Logo Office 2010 Nếu bạn sẽ ghi chú hoặc ghi biên bản họp cho cuộc họp, bạn cũng có thể dùng OneNote để chèn chi tiết cuộc họp từ Outlook vào ghi chú của bạn. Sau khi họp, bạn có thể gửi ghi chú của mình đến người dự dưới dạng thư.

Cách kết thúc cuộc họp định kỳ

Khi một chuỗi cuộc họp đã tiến hành theo kế hoạch, thì thay vì hủy cuộc họp, vốn sẽ loại bỏ tất cả phiên bản lịch sử của cuộc họp, hãy thay đổi kiểu lặp lại để kết thúc vào buổi họp cuối cùng. Để thực hiện điều này, hãy bấm nút Lặp lại và thay đổi ngày kết thúc.

Thời điểm và cách chia sẻ lịch của bạn

Bạn có thể không cần chia sẻ lịch của mình, vì mọi người trong tổ chức của bạn đều có thể thấy thời điểm bạn rỗi hoặc bận nhưng không nhất thiết phải xem nội dung hoặc chủ đề của các cuộc họp và cuộc hẹn. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng chia sẻ lịch của mình với nhóm của bạn nếu bạn muốn họ có thể xem tất cả các cuộc họp và cuộc hẹn của bạn.

Bạn có thể muốn người khác quản lý lịch của mình thay cho bạn, chẳng hạn như trợ lý mà có thể chấp nhận hoặc từ chối cuộc họp cho bạn. Trong trường hợp đó, bạn có thể ủy nhiệm lịch của mình. Nếu bạn ủy nhiệm lịch của mình, hãy chọn chỉ một người: Đừng biến mọi người thành đại diện của lịch của bạn. Việc có nhiều hơn một đại diện có thể gây ra lỗi trong lịch của bạn.

Logo Office 2010 Tạo lịch SharePoint cho các hoạt động nhóm mà mọi người có quyền truy nhập, thay vì chia sẻ lịch của bạn. Chẳng hạn, hãy tạo lịch trên site SharePoint để theo dõi lịch nghỉ phép của nhóm.

Gửi lịch của bạn qua thư khi bạn thiết lập cuộc họp với những người không thể xem thông tin rỗi/bận của bạn, chẳng hạn như những người bên ngoài công ty bạn.

Ghi chú:  Việc lịch của bạn có được chia sẻ hay không phụ thuộc vào phiên bản Microsoft Exchange Server mà hệ thống của bạn đang chạy và cách người quản trị của bạn đã cấu hình máy chủ.

Đầu Trang

Liên hệ

Khi nào nên sử dụng Liên hệ Outlook 2010 trong môi trường công ty

Ngay cả khi bạn làm việc cho công ty có danh sách Địa chỉ Toàn cầu, nhưng sẽ có những lúc bạn muốn giữ lại một liên hệ trong Outlook 2010. Tạo liên hệ cho:

  • Người bên ngoài công ty bạn.

  • Người mà bạn muốn ghi nhớ điều gì đó hoặc thêm thông tin vào liên hệ của họ, chẳng hạn như sinh nhật của họ.

  • Người mà bạn muốn đồng bộ với điện thoại di động của mình, nhất là nếu điện thoại của bạn không được kết nối với sổ địa chỉ công ty hoặc trong trường hợp bạn không có kết nối.

Khi nào nên tạo Nhóm Liên hệ trong Outlook 2010

Tạo Nhóm Liên hệ (trước đây gọi là danh sách phân phối cá nhân) trong Outlook 2010 khi bạn muốn gửi thư dễ dàng hơn đến một nhóm người bên ngoài công ty của bạn. Đối với tất cả các nhóm bên trong công ty bạn, hãy tạo một Nhóm Liên hệ công cộng (hỏi người quản trị CNTT của bạn về cách làm điều này).

Đầu Trang

Câu hỏi thường gặp

Bước Nhanh là gì?

Mới thêm vào Outlook 2010, Bước Nhanh cung cấp cho bạn khả năng thực hiện nhiều hành động trong một lần bấm. Chúng là một công cụ hữu ích để giúp bạn duy trì hộp thư đến gọn gàng và nhìn chung sẽ hiệu quả hơn khi dùng Outlook. Bất kỳ lúc nào bạn nhận thấy mình thực hiện các bước giống nhau nhiều lần trong Outlook, hãy thử tạo một Bước Nhanh.

Ghi chú:  Bước Nhanh chỉ áp dụng cho các mục thư (ví dụ như các mục trong Hộp thư đến của bạn).

Tại sao hiển thị Ngăn Đọc ở bên phải thay vì ở cuối (hoặc tắt đi)?

Việc đọc cột văn bản hẹp dài sẽ dễ hơn đọc phần văn bản ngắn và rộng. Điều này là do việc di chuyển mắt của bạn xuống dưới dễ dàng hơn từ trái sang phải qua khoảng cách dài, vốn có thể khiến bạn di chuyển đầu và cổ rồi dẫn đến mệt mỏi. Tốt hơn nên bật Ngăn Đọc, để bạn không cần phải mở từng thư để đọc nội dung thư.

Nên làm gì với các thư mục mà tôi không cần nữa?

Danh sách thư mục trong Ngăn Dẫn hướng nên dành cho các thư mục mà bạn thường dùng. Nếu nó chứa đầy các thư mục mà bạn thậm chí còn không nhận ra, hãy di chuyển tất cả thư vào thư mục tham khảo và xoá thư mục hiện có.

Làm thế nào để tôi có thể chuyển tất cả thư chỉ gửi cho tôi thành màu lam?

  1. Trên tab Dạng xem, trong nhóm Dạng xem Hiện tại, bấm Thiết đặt Dạng xem.

Lệnh Xem Thiết đặt trên ribbon

  1. Trong hộp thoại Thiết đặt Dạng xem Nâng cao, bấm Định dạng có Điều kiện.

Hộp thoại Thiết đặt Dạng xem Nâng cao

  1. Trong hộp thoại Định dạng có Điều kiện, hãy bấm Thêm.

  2. Trong hộp Tên, nhập Tôi, rồi bấm Phông chữ.

  3. Trong hộp thoại Phông chữ, dưới Màu, bấm Lam, rồi bấm OK.

  4. Trong hộp thoại Định dạng có Điều kiện, hãy bấm Điều kiện.

  5. Trong hộp thoại Bộ lọc, chọn hộp kiểm Vị trí của tôi bên cạnh Người duy nhất trên dòng Tới, rồi bấm OK trên mỗi hộp thoại mở ra.

Khi nào thì tôi nên sử dụng dạng xem hội thoại?

Dạng xem hội thoại sẽ hữu ích khi:

  • Bạn kiểm tra thư của mình ít thường xuyên hơn và do đó có nhiều thư hơn để xem mỗi lần.

  • Bạn có nhiều chuỗi thư vốn có rất nhiều thảo luận tới lui.

  • Bạn cần biết ngữ cảnh xem ai đã trả lời cho ai.

  • Bạn nhận được rất nhiều thư.

Bằng cách xem thư của bạn trong dạng xem hội thoại, bạn có thể dễ dàng xem các cuộc hội thoại nào có thảo luận tới lui nhiều nhất. Trong trường hợp này, bạn có thể muốn đọc và trả lời chỉ cho thư cuối cùng trong hội thoại. Bạn cũng có thể chọn toàn bộ hội thoại và thao tác trên đó. Chẳng hạn, có thể có một chuỗi thư rất dài mà trong đó thư cuối cùng chỉ đơn giản cho biết "Xin cảm ơn, điều đó đã giải đáp câu hỏi của tôi", vì vậy bạn có thể xóa toàn bộ hội thoại.

Bạn cũng có thể xem thư từ các thư mục khác khi bạn ở trong dạng xem hội thoại, điều này rất hữu ích khi bạn nhận được thư mới trên hội thoại rất dài — bạn có thể xem toàn bộ lịch sử, bao gồm thư trả lời của bạn.

Tôi có nên lưu giữ thư cá nhân và công việc cùng nhau không?

Giảm số lượng vị trí đọc thư không có nghĩa là bạn nên trộn lẫn thư công việc và thư cá nhân. Cách thực hành tốt nhất là nên sử dụng các tài khoản thư riêng biệt cho thông tin liên lạc công việc và cá nhân. Tuy nhiên, bạn nên giảm số lượng địa chỉ email mà bạn phải xử lý. May mắn là với Outlook 2010, bạn có thể xem nhiều tài khoản cùng lúc. Bạn có thể xem thư công việc của mình (Exchange Server) trong một tệp dữ liệu và tài khoản Outlook.com của mình (với Trình kết nối Outlook) và tài khoản Gmail Google trong tệp dữ liệu khác, tất cả trong khi làm việc trên cùng một hồ sơ trong Outlook 2010.

Trạng thái đã đọc và chưa đọc giúp ích gì cho tôi?

Trạng thái đã đọc và chưa đọc trong Outlook 2010 giúp ích bằng cách hiển thị nhanh cho bạn thư nào đã được đọc ít nhất một lần và thư nào chưa đọc. Tuy nhiên, trạng thái đã đọc và chưa đọc thư có thể dễ dàng được kích hoạt bằng cách bấm xung quanh thư, vì vậy đây không phải là bản ghi hoàn hảo — mà chỉ là một công cụ.

Để nhanh chóng đánh dấu thư là đã đọc, hãy nhấn lối tắt bàn phím Ctrl+Q. Để đánh dấu là chưa đọc, hãy nhấn Ctrl+U.

Tại sao trạng thái đã đọc/chưa đọc vẫn không đủ?

Một số người tìm cách sử dụng trạng thái đã đọc và chưa đọc để chỉ báo liệu thư là thư mới hay là mục tham khảo. Nhưng trạng thái chưa đọc không đáng tin cậy, vì ngay khi thư mất đi vị trí trung tâm (khi bạn bấm vào thư khác), nó tự động được đánh dấu là đã đọc và các thiết bị khác (ví dụ như điện thoại) rất thường xuyên đánh dấu thư là đã đọc. Đương nhiên thư sẽ được đọc lại và bạn lại phải nhức đầu khi tìm hiểu xem mình cần làm gì. Việc sử dụng trạng thái chưa đọc/đã đọc như "ranh giới" giữa các mục "nhiệm vụ" trong Hộp thư đến của bạn và các mục chưa xử lý thường sẽ bị gián đoạn khi bạn nhận được nhiều thư, mà bạn sẽ không bao giờ đọc một số thư trong đó vì chỉ cần xem chủ đề thì bạn đã biết là mình không cần đọc chúng. Một kế hoạch Hộp thư đến hiệu quả hơn là xem qua các thư của bạn và quyết định nên làm gì với từng thư. Sau đó, thư nên rời khỏi Hộp thư đến của bạn — thay vì giữ nguyên trạng thái "chưa đọc".

Tại sao tôi nên lưu trữ thư của mình?

Cách thực hành tốt nhất là nên có một kho lưu trữ trung tâm cho các thư của bạn, để bạn có thể tham khảo thư sau khi đã "xử lý" chúng. Khi có một số lượng thư mục hạn chế để tìm (1-Tham khảo2-Cá nhân), bạn không cần phải lo lắng về việc lưu trữ thư nhầm hoặc cần sao chép thư vào nhiều thư mục nếu nó áp dụng cho nhiều chủ đề hoặc dự án.

Điều đó không có nghĩa là không cần duyệt qua các thư trên một chủ đề hoặc dự án cụ thể. Outlook 2010 cung cấp các công cụ tốt hơn — chẳng hạn như thể loại và thư mục tìm kiếm — để bạn có thể tìm kiếm hiệu quả.

Tại sao tôi chỉ nên có một thư mục tham khảo?

Khi có một thư mục duy nhất, bạn không cần phải nghĩ về việc thư mục nào chứa thư nào và bạn biết rằng mọi thứ trong thư mục này là thứ bạn đã xem trước đây và muốn giữ lại.

Việc có nhiều thư mục nghĩa là mỗi lần bạn lưu trữ thư, bạn buộc phải quyết định xem nên dùng thư mục nào. Điều này sẽ trở nên phức tạp hơn nếu có nhiều thư mục thích hợp cho mỗi thư. Vì nhiều thư mục không được sử dụng khi có nhiều lựa chọn, điều này sẽ gây ra sự lộn xộn.

Mặc dù có vẻ như việc để tất cả thư trong Hộp thư đến là điều quan trọng, nhưng có một cái giá tiềm ẩn mà bạn phải trả mỗi khi nhìn vào một thư và tự hỏi "Đây là điều tôi cần xử lý hay chỉ để tham khảo?" Việc chỉ chứa thư mới trong Hộp thư đến cũng phần nào thoải mái hơn. Hộp thư đến của bạn là nơi người khác có thể thao túng; còn những điều bạn đưa vào thư mục tham khảo của mình hoàn toàn phụ thuộc vào bạn.

Tại sao tôi cần có các thư mục khác nhau cho các Nhóm Liên hệ?

  • Biểu tượng Lưu trữ Mức lưu trữ khác nhau    Bạn nên có các thư mục khác nhau cho các Nhóm Liên hệ khác nhau dựa trên chủ đề và tần suất Tự Lưu trữ. Chẳng hạn, nếu bạn đang ở trong Nhóm Liên hệ đi chung xe, thì thư trong thư mục Đi chung xe nên bị xóa hàng ngày. Nhóm Liên hệ đề cập đến chủ đề liên quan đến công việc nên được lưu trữ ít thường xuyên hơn, chẳng hạn như hàng năm.

  • Nhóm hội thoại hiệu quả    Khi bạn có các thư mục riêng cho các Nhóm Liên hệ theo chủ đề, bạn có thể thấy toàn bộ các cuộc hội thoại được nhóm lại với nhau. Nên cần, bạn có thể tìm kiếm trong một thư mục hiệu quả hơn.

Tại sao tôi cần có các thư mục riêng biệt cho Nhóm Liên hệ và RSS?

Các thư được gửi tới danh sách phân phối lớn và nguồn cấp RSS có thể dễ dàng làm ngập Hộp thư đến của bạn. Hãy xem các dòng thông tin này với mức độ như một tờ báo lớn — có thể có một bài viết hữu ích hoặc thú vị, nhưng việc đọc toàn bộ tờ báo sẽ tốn thời gian đáng kể. Cho phép quy tắc giúp bạn đọc những điều thú vị và phù hợp nhất với bạn.

Nhóm Liên hệ nào nên đi vào thư mục thay vì Hộp thư đến của tôi?

Những ứng viên tốt cho quy tắc danh sách phân phối và thư mục là các danh sách phân phối:

  • Nhận rất nhiều thư.

  • Được chuyển hướng đến nhiều người.

Các thư ở cấp công ty chứa tin tức quan trọng (ví dụ như từ Tổng Giám đốc) và thư đến từ bộ phận CNTT về thời gian ngừng hoạt động máy chủ không nên đi vào thư mục. Các thư gửi đến một Nhóm Liên hệ mà chỉ thỉnh thoảng chứa nội dung hữu ích hoặc thú vị, bất kể tần suất, nên có một quy tắc và một thư mục.

Làm thế nào để tôi thiết lập quy tắc cho RSS?

Nếu bạn đăng ký một số Nguồn cấp RSS, hãy xem chúng như một danh sách phân phối khác. Di chuyển các mục RSS thú vị (dựa trên từ khóa) vào Hộp thư đến; nếu không, hãy cho phép chúng được tự động lưu trữ vào thư mục RSS.

Nếu tôi có chính sách duy trì hoặc Lưu trữ Trực tuyến Exchange Server thì sao?

Sử dụng giải pháp của tổ chức bạn thay cho Tự Lưu trữ và như thường lệ, hãy tuân thủ chính sách công ty của bạn. Nếu chính sách công ty của bạn yêu cầu bạn có nhiều thư mục cho mỗi loại mục, hãy tuân thủ chính sách đó.

Làm thế nào để tôi thiết lập quy tắc "trả lời tự động"?

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.

  3. Trong hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, bấm Quy tắc Mới.

  4. Trong Trình hướng dẫn Quy tắc, dưới Bắt đầu từ Quy tắc Trống,, hãy chọn Áp dụng quy tắc cho thư tôi nhận, rồi bấm Tiếp.

  5. Dưới Bước 1, hãy chọn hộp kiểm Sử dụng hình thức tên biểu mẫu. (Bạn có thể cần phải cuộn xuống dưới để tìm thấy tùy chọn này.)

  6. Trong Bước 2, hãy bấm Tên biểu mẫu, rồi chọn Chấp nhận Phúc đáp Cuộc họp và Phúc đáp Cuộc họp Tạm thời. Sau khi bạn thêm hai biểu mẫu, hãy bấm Đóng, rồi Tiếp trong cửa sổ chính của Trình hướng dẫn Quy tắc. Đảm bảo bạn chọn Biểu mẫu Áp dụng từ danh sách ở phía trên cùng của hộp thoại, nếu không bạn có thể bỏ lỡ Chấp nhận Phúc đáp Cuộc họp và Phúc đáp Cuộc họp Tạm thời.

Hộp thoại Chọn Biểu mẫu

  1. Chọn ngoại lệ sau: Ngoại trừ khi nội dung chứa các từ cụ thể.

  2. Trong Bước 2, bấm vào Từ cụ thể, nhập một khoảng trắng, rồi bấm Thêm rồi OK.

  3. Bấm Hoàn tất.

Làm thế nào để tôi thiết lập quy tắc "Tới: tôi"?

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.

  3. Trong hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, bấm Quy tắc Mới.

  4. Trong Trình hướng dẫn Quy tắc, dưới Bắt đầu từ Quy tắc Trống,, hãy chọn Áp dụng quy tắc cho thư tôi nhận, rồi bấm Tiếp.

  5. Chọn hộp kiểm Khi tên tôi nằm trong hộp Tới hoặc Cc, rồi bấm Tiếp.

  6. Chọn điều kiện Dừng xử lý thêm quy tắc (bạn có thể cần phải cuộn xuống dưới để tìm thấy tùy chọn này), sau đó bấm Hoàn tất.

Làm thế nào để tôi thiết lập quy tắc "lời mời họp gửi đến Hộp thư đến"?

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.

  3. Trong hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, bấm Quy tắc Mới.

  4. Trong Trình hướng dẫn Quy tắc, dưới Bắt đầu từ Quy tắc Trống,, hãy chọn Áp dụng quy tắc cho thư tôi nhận, rồi bấm Tiếp.

  5. Chọn điều kiện Là lời mời hoặc cập nhật về cuộc họp (bạn có thể cần phải cuộn xuống dưới để tìm thấy tùy chọn này), sau đó bấm Tiếp.

  6. Chọn hành động Dừng xử lý thêm quy tắc (bạn có thể cần phải cuộn xuống dưới để tìm thấy tùy chọn này), sau đó bấm Hoàn tất.

Làm thế nào để tôi thiết lập quy tắc "trì hoãn mục đã gửi"?

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.

  3. Trong hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, bấm Quy tắc Mới.

  4. Trong Trình hướng dẫn Quy tắc, dưới Bắt đầu từ Quy tắc Trống,, hãy chọn Áp dụng quy tắc cho thư tôi gửi, rồi bấm Tiếp.

  5. Bấm Tiếp lần nữa, thao tác này sẽ áp dụng quy tắc này cho tất cả thư bạn gửi.

  6. Chọn Trì hoãn việc chuyển phát sau một số phút.

  7. Trong Bước 2, bấm vào Một số rồi bấm OK trong hộp thoại Chuyển phát Trì hoãn. (Hộp Phút hiển thị mặc định là 1.)

  8. Bấm Tiếp.

  9. Chọn ngoại lệ sau: Ngoại trừ khi được đánh dấu là Quan trọng.

  10. Trong Bước 2, hãy bấm Quan trọng rồi chọn Mức quan trọng cao.

  11. Bấm Tiếp và đặt tên quy tắc này là Các mục Đã gửi.

  12. Bấm Hoàn tất.

Ghi chú:  Đây là quy tắc chỉ dành cho máy khách, nghĩa là nó sẽ không hoạt động khi Outlook 2010 không chạy.

Làm thế nào để tôi thiết lập quy tắc "danh sách phân phối"?

Đối với mỗi danh sách phân phối hoặc nhóm liên hệ mà bạn là thành viên và bạn không cần phải đọc mọi thư, hãy tạo một quy tắc.

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.

  3. Trong hộp thoại Quy tắc & Cảnh báo, trên tab Quy tắc Email, hãy bấm Quy tắc Mới.

  4. Trong Trình hướng dẫn Quy tắc, dưới Giữ Ngăn nắp, chọn Di chuyển thư từ một ai đó đến một thư mục, rồi bấm Tiếp.

  5. Chọn hộp kiểm từ người hoặc nhóm.

  6. Trong Bước 2, hãy bấm người hoặc nhóm công cộng, thêm nhóm liên hệ, rồi bấm Tiếp.

  7. Chọn hộp kiểm Di chuyển vào thư mục đã xác địnhDừng xử lý thêm quy tắc. (Bạn có thể cần phải cuộn xuống dưới để tìm thấy tùy chọn này.)

  8. Trong Bước 2, hãy bấm Đã xác định và chọn thư mục danh sách phân phối thích hợp, rồi bấm Tiếp.

  9. Chọn ngoại lệ sau đây: Ngoại trừ khi tên tôi nằm trong hộp Tới hoặc CcNgoại trừ khi chủ đề hoặc nội dung chứa các từ cụ thể.

  10. Trong Bước 2, bấm vào Từ cụ thể và nhập tất cả từ khóa có thể khiến bạn muốn đọc thư. Chẳng hạn, nếu bạn đang nằm trong một danh sách phân phối cho các vấn đề chung, nhưng có một số vấn đề mà chỉ mình bạn xử lý, hãy nhập các từ khóa cho vấn đề của bạn. Bấm Thêm, rồi bấm OK.

  11. Bấm Hoàn tất.

Mẹo:  Nếu bạn có thể nghĩ ra lý do khiến bạn muốn chuyển thông điệp email đã gửi đến nhóm liên hệ này vào Hộp thư đến của bạn, hãy cân nhắc việc yêu cầu bị loại bỏ khỏi Nhóm Liên hệ.

Ghi chú: Lặp lại bước 2 đến 10 cho mỗi bộ danh sách phân phối (một quy tắc mỗi thư mục).

Tại sao tôi nên dùng quy tắc?

Khi thời gian trôi qua, bạn có thể nhận ngày càng nhiều thư. Bạn không thể đọc mọi thư mình nhận được — và cũng không nên cố gắng đọc. Thay vào đó, chỉ cần đọc những thư mà bạn rất cần đọc. Quy tắc sẽ giúp bạn ưu tiên những thư quan trọng và giảm thiểu sự xao nhãng.

Mẹo:  Chỉ vì thư đã được gửi cho bạn (hoặc cho danh sách phân phối mà bạn đăng ký), không có nghĩa là bạn phải đọc hay phản hồi thư đó.

Cờ đặt những ngày nào

Bước Nhanh

Hành động diễn ra

Lúc sử dụng

Hôm nay

Hôm nay

Hôm nay

Ngày mai

Ngày mai

Ngày mai

Tuần Này

Hai ngày tới kể từ bây giờ hoặc ngày cuối cùng trong tuần làm việc, tính theo ngày đến trước. (Với các thiết đặt mặc định, vào Thứ hai, hôm nay là Thứ tư; vào Thứ ba, hôm nay là Thứ năm.)

Ngày cuối cùng trong tuần làm việc

Tuần Sau

Ngày đầu tiên trong tuần làm việc tiếp theo

Ngày cuối cùng trong tuần làm việc tiếp theo

Tôi nên làm gì với các nhiệm vụ và thư được gắn cờ từ nhiều năm trước trong Thanh Việc Cần Làm của mình?

Nếu bạn không thường xuyên sử dụng nhiệm vụ hoặc cờ cho bất kỳ mục đích nào, hãy chọn tất cả các mục, bấm chuột phải rồi chọn Xoá. Hành động này sẽ xoá nhiệm vụ cũ và loại bỏ cờ khỏi thư và liên hệ được gắn cờ mà không xoá mục.

Tôi nên làm gì với các thể loại không dùng tới?

Xoá tất cả các thể loại mà bạn không có dự định dùng. Cùng một bộ thể loại áp dụng cho tất cả các mục, vì vậy nếu bạn sử dụng một thể loại cho liên hệ, hãy giữ nó.

Cách tốt nhất để chọn màu là gì?

Khi tạo thể loại màu, hãy cân nhắc kỹ về lựa chọn màu của bạn. Chẳng hạn, đừng chọn màu giống nhau cho @điện thoại@email, nhưng hãy chọn các màu tương tự nhau (các sắc thái màu lục chẳng hạn) cho tất cả các thể loại 1:1 của bạn. Qua thời gian, bạn sẽ có thể xem danh sách nhiệm vụ của mình và chỉ cần nhìn màu để xác định xem nhiệm vụ hiện tại có thể thực hiện hay không. Chẳng hạn, nếu @Nhà có màu tím và bạn đang ở nơi làm việc, thì bạn không thể thực hiện bất kỳ nhiệm vụ màu tím nào.

Tại sao cần lên lịch thời gian cho chính mình?

Bằng cách lên lịch thời gian cho chính mình trên lịch của bạn, thông tin rỗi/bận của bạn sẽ được cập nhật và mọi người sẽ ít có khả năng lên lịch cho bạn trong thời gian đó. Nếu bạn có lịch bận rộn, thì đây có thể là cách duy nhất để bạn có thể dành thời gian thực hiện công việc.

Nó cũng giúp bạn cam kết thực hiện công việc — nếu bạn đưa một việc vào lịch thì bạn nên cam kết thực hiện việc đó vào lúc đó. Nếu ai đó lên lịch trùng với thời gian làm việc của bạn, hãy đảm bảo lên lịch lại cho thời gian của bạn. Đừng tự lừa mình!

Làm thế nào để tôi xử lý 10.000 thư trong Hộp thư đến của mình?

Nếu bạn có hơn 20 mục trong Hộp thư đến của mình, hãy xử lý thư trong tuần trước rồi chọn các thư còn lại và di chuyển chúng vào thư mục 1-Tham khảo của bạn. Vâng, bạn có thể làm điều này, và cảm giác đó rất tuyệt.

Tại sao tôi nhận được quá nhiều thư?

Nếu bạn cảm thấy choáng ngộp vì thư, thì có thể bạn đang nhận được nhiều hơn mức bạn có thể xử lý và có thể bạn cần phải thiết lập quy tắc nghiêm ngặt hơn. Thử phân tích nguồn của thư bằng cách sắp xếp thư theo Từ rồi thu gọn tất cả tiêu đề. Có phải bạn đang đọc Nhóm Liên hệ mà bạn không cần phải đọc? Nếu vậy, hãy tạo quy tắc. Nếu bạn thay đổi dạng xem của mình, hãy nhớ đổi lại!

Tôi có 10 phút: Tôi nên đọc cái nào trước trong Hộp thư đến của mình?

Nếu bạn có ít thời gian, chẳng hạn như giữa các cuộc họp, bạn có thể đọc thư màu lam — thư gửi trực tiếp đến bạn. Thường thì những thư này đang chờ bạn hành động bước tiếp theo và là thư quan trọng nhất.

Tôi nên đọc thư với tần suất như thế nào?

Đối với nhiều người trong chúng ta, việc đọc thư gần như là hành vi nghiện. Hãy dành 20 phút vào buổi sáng để xem qua thư của bạn, rồi chuyển sự chú ý sang việc thực hiện đánh giá danh sách nhiệm vụ hàng ngày. Sau đó hãy tiếp tục ngày của bạn! Việc giới hạn thời gian dành để đọc thư chỉ một lần vào buổi sáng và một lần vào cuối ngày có thể cải thiện năng suất của bạn đáng kể. Hãy thử làm trong cả tuần và tự cảm nhận.

Làm thế nào để tôi có thể quản lý các nhiệm vụ phức tạp?

Logo Office 2010 Một số nhiệm vụ cần có thêm không gian để lập kế hoạch. Đối với các nhiệm vụ này, hãy dùng OneNote. Chẳng hạn, nếu bạn đang lập kế hoạch dự án gồm nhiều bước, nhiệm vụ lồng nhau v.v. thì OneNote là công cụ thích hợp hơn.

Nếu bạn chỉ muốn ghi nhớ một số nhiệm vụ liên quan, hãy liệt kê trong phần nội dung của nhiệm vụ. Nếu có các thư liên quan, hãy kéo chúng vào nhiệm vụ.

Tôi có nên lưu giữ nhiệm vụ cá nhân và công việc cùng nhau không?

Nếu có thể, hãy lưu giữ nhiệm vụ cá nhân và công việc ở cùng một chỗ. Việc lưu giữ một danh sách sẽ giảm số lượng vị trí mà bạn cần tìm những điều cần phải thực hiện. Ngay cả khi bạn đã có chỉ một danh sách, hãy dùng các thể loại để phân loại nhiệm vụ cá nhân khỏi nhiệm vụ công việc và quản lý danh sách của bạn một cách hiệu quả. Nhiệm vụ cá nhân của bạn sẽ được lưu trữ trên Exchange Server của công ty bạn và có thể hiển thị cho bộ phận CNTT, vì vậy hãy chỉ đặt nhiệm vụ cá nhân thích hợp trong danh sách của bạn.

Có gì không ổn nếu lưu giữ nhiệm vụ trong đầu?

Việc lưu giữ nhiệm vụ trong đầu không hiệu quả. Sẽ thoải mái hơn khi dựa vào Outlook 2010 thay vì bộ não quá tải của bạn để theo dõi nhiệm vụ. Bạn có thể ngừng tiêu hao năng lượng não bộ vào việc tự nhắc mình về các nhiệm vụ ("Được rồi, nhớ gửi thư cho John về mẫu, gửi thư cho John về mẫu…") và tập trung vào hoạt động hiện tại.

Tại sao nên lưu giữ nhiệm vụ của tôi trong Outlook 2010?

Lý do danh sách nhiệm vụ trong Outlook 2010 hoạt động tốt hơn danh sách giấy:

  • Danh sách giấy không thể tự động cập nhật.

  • Danh sách giấy không thể sắp xếp lại dễ dàng.

  • Bạn có thể dùng Outlook Web App để xem danh sách nhiệm vụ từ bất kỳ vị trí nào.

  • Logo Office 2010 Outlook 2010 tích hợp với OneNote 2010 và Microsoft SharePoint Server và điện thoại/thiết bị di động của bạn.

  • Danh sách giấy có thể dễ bị mất.

Nâng cao: Làm thế nào để tôi tạo Thư mục Tìm kiếm cho thông điệp email?

Bạn có thể có thể dễ dàng truy nhập vào một tập hợp thư trên một chủ đề cụ thể cho một cuộc họp. Tạo một thể loại cho cuộc họp của bạn, rồi tạo một Thư mục Tìm kiếm với tiêu chí sau đây: <tên> thể loại và chưa hoàn thành và từ một khoảng thời gian nhất định. Khi bạn nhận được thư trên chủ đề đó, hãy đánh dấu chúng bằng thể loại. Khi bạn họp, hãy đánh dấu hoàn thành vào các thư mà bạn đã thảo luận.

Đầu Trang

Tham khảo

Có nhiều sách và triết lý tuyệt vời về quản lý thời gian từ các nguồn sau đây:

Sách và tài nguyên khác

Các tài nguyên trực tuyến khác

Đầu Trang

Về tác giả

Melissa MacBeth là Trưởng nhóm Quản lý Chương trình trong nhóm sản phẩm Office tại Microsoft. Cô đã làm việc trong một vài tính năng quản lý thời gian cho Outlook, bao gồm Thanh Việc Cần Làm, cờ, gắn cờ khi gửi và Danh sách Nhiệm vụ Hàng ngày. Cô sống ở Seattle và thích làm vườn.

Đầu Trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×