Các tác vụ cơ bản trong SharePoint Server 2010

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bắt đầu với Office 2010 Dưới đây là một số tác vụ cơ bản và các thông tin để giúp bạn tìm hiểu cách dùng Microsoft SharePoint Server 2010.

Trong bài viết này

Tổng quan về SharePoint Foundation và SharePoint Server

Tính năng của SharePoint Server

Các phần của một site SharePoint

Đặc trưng site ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn

Thêm nội dung vào site

Quản lý và làm việc với nội dung trang

Tổng quan về SharePoint Foundation và SharePoint Server

SharePoint Foundation 2010 là công nghệ cơ bản cho các site SharePoint có sẵn miễn phí và được gọi là Windows SharePoint Services trong các phiên bản trước đó. SharePoint Server 2010 dựa trên công nghệ SharePoint Foundation cung cấp một nhất quán, quen thuộc framework cho danh sách và thư viện, quản trị trang, và tùy chỉnh trang. Bất kỳ tính năng nào sẵn dùng trong SharePoint Foundation đều có trong SharePoint Server 2010.

Tuy nhiên, SharePoint Server 2010 sẽ mở rộng SharePoint Foundation bằng cách cung cấp và chức năng bổ sung. Ví dụ, SharePoint Server và SharePoint Foundation bao gồm các mẫu site để cộng tác với đồng nghiệp trên site nhóm, blogs và không gian làm việc cuộc họp. Tuy nhiên, máy chủ SharePoint bao gồm nâng cao tính năng xã hội máy tính chẳng hạn như nguồn cấp tin tức và gắn thẻ giúp mọi người trong tổ chức của bạn để khám phá, tổ chức, dẫn hướng, và chia sẻ thông tin với đồng nghiệp. Tương tự, máy chủ SharePoint tăng cường khả năng tìm kiếm nghệ từ SharePoint Foundation để bao gồm các tính năng hữu ích cho nhân viên trong tổ chức quy mô lớn, chẳng hạn như khả năng tìm kiếm dữ liệu nghiệp vụ trong SAP, Siebel và các ứng dụng kinh doanh.

SharePoint Foundation và SharePoint Server được thiết kế để làm việc hiệu quả với chương trình khác, máy chủ và công nghệ, bao gồm những người trong hệ thống Microsoft Office. Ví dụ, bạn có thể thực hiện một trang web, danh sách hoặc thư viện ngoại tuyến trong SharePoint Workspace, làm việc với nội dung trang trong khi bạn đang bị ngắt kết nối từ mạng của bạn và sau đó tự động đồng bộ hóa thay đổi của bạn khi bạn kết nối lại. Bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ SharePoint nhiều từ trong chương trình Microsoft Office quen thuộc. Ví dụ, bạn có thể bắt đầu hoặc tham gia vào dòng công việc phê duyệt báo cáo chi phí từ bên trong Microsoft Word.

Tính năng của SharePoint Server

Các tính năng của SharePoint Server 2010 được tập trung trong sáu khu vực. Bài viết này mô tả ngắn giới thiệu mỗi của các chức năng và sau đó là nối kết đến bài viết liên quan, nơi bạn có thể tìm hiểu thêm.

Cộng tác và điện toán xã hội

SharePoint Server 2010 sẽ mở rộng các tính năng cộng tác của SharePoint Foundation bằng quảng bá dễ dàng tác giả từ trình duyệt hoặc từ các ứng dụng quen thuộc như Microsoft Word, giúp người dùng liên quan tài nguyên với tính năng gắn thẻ và tính năng xếp hạng và giúp mọi người tìm thấy câu trả lời nhanh hơn qua nguồn cấp tin tức và mọi người tìm kiếm.

Một trong các vị trí chính nơi bạn có thể tận dụng các chức năng nằm trên Site của tôi của bạn. Site của tôi là trang SharePoint của riêng bạn, nơi bạn có thể chia sẻ tài liệu, nối kết và thông tin về bản thân bạn trong một hồ sơ trực tuyến. Bạn cũng có thể blog về các chủ đề lãi hoặc tìm kiếm thông tin bạn cần phải thực hiện công việc của bạn.

Hồ sơ WN

Bạn quyết định thông tin nào bạn muốn chia sẻ và thông tin nào bạn muốn giữ riêng tư trên Site của tôi của bạn. Bạn có thể rồi thẻ nối kết đến thông tin và tìm thông tin đó thẻ người khác hoặc chia sẻ trên nguồn cấp tin tức của họ. Để tìm hiểu thêm về việc quản lý thông tin trên trang của tôi của bạn, hãy xem quản lý thông tin bạn chia sẻ thông qua Site của tôi và hồ sơ của bạn.

SharePoint Server 2010 cũng cho phép tham dự bất kỳ chỗ nào bằng cách cung cấp một trải nghiệm SharePoint Workspace phong phú trong khi trực tuyến hoặc bị ngắt kết nối từ mạng của bạn và giải phóng người dùng để cộng tác di chuyển.

Quản lý nội dung doanh nghiệp

Enterprise nội dung quản lý (ECM) từ Microsoft giúp khắc phục những thách thức gây ra bởi không được quản lý nội dung lượng lớn các tổ chức. SharePoint Server 2010 là một phần trung tâm của giải pháp Microsoft ECM, mở rộng quản lý nội dung tới mỗi nhân viên trong tổ chức thông qua tích hợp với các công cụ quen thuộc như hệ thống Microsoft Office. Giải pháp Microsoft ECM cung cấp khả năng quản lý vòng đời toàn bộ nội dung — từ tạo, sửa và cộng tác, để hết hạn — trên nền tảng hợp nhất một đơn.

SharePoint Server 2010 giúp tổ chức quản lý vòng đời toàn bộ nội dung bằng cách cung cấp các tập hợp riêng biệt của tính năng cho phép các tổ chức để đạt được mục tiêu sau đây:

  • Quản lý nội dung đa dạng    Các tính năng quản lý tài liệu trong SharePoint Server 2010 giúp tổ chức hợp nhất các nội dung đa dạng từ nhiều vị trí vào kho lưu giữ được quản lý tập trung nhất quán phân loại. Tài liệu mới sẽ đặt tính năng cho phép tổ chức của bạn để tạo và quản lý việc sản phẩm dàn trải qua nhiều tài liệu. Chức năng tìm kiếm được tích hợp giúp mọi người tìm thấy, chia sẻ và sử dụng thông tin này. Chức năng quản lý siêu dữ liệu chẳng hạn như tính năng kho thuật ngữ mới có thể giúp tổ chức để quản lý tập trung siêu dữ liệu trên trang web. Siêu dữ liệu là thông tin về dữ liệu được dùng để giúp xác định, cấu trúc, khám phá và quản lý thông tin. Hỗ trợ mới cho siêu dữ liệu-hướng dẫn hướng, và khả năng nhúng trường siêu dữ liệu trong tài liệu cải thiện thông tin tìm kiếm và khám phá. Nội dung cũng có thể được bảo vệ từ truy nhập trái phép. Công cụ cộng tác, chẳng hạn như dòng công việc, giúp mọi người làm việc tốt hơn với nhau để tạo, xem lại và phê duyệt tài liệu theo cách có cấu trúc.

  • Thỏa mãn tuân thủ và yêu cầu pháp lý    Các tính năng quản lý bản ghi trong SharePoint Server 2010 cho phép tổ chức lưu trữ và bảo vệ ghi kinh doanh, một trong hai tại chỗ bên cạnh bản ghi trong tiến trình hoặc trong một kho lưu trữ Trung tâm bị khóa xuống. Các tổ chức có thể áp dụng chính sách hết hạn cho bản ghi để đảm bảo rằng chúng được giữ lại cho khoảng thời gian phù hợp để tuân thủ quy định hoặc chính sách công ty kinh doanh, theo đó giảm nhẹ rủi ro pháp lý để tổ chức. Kiểm nghiệm lỗ cung cấp chứng minh để kiểm toán nội bộ và bên ngoài ghi được giữ lại thích hợp. Có thể đặt nội dung tạm giữ khi các bản ghi cụ thể dưới khám phá pháp lý để ngăn không cho phá hủy của họ.

  • Một cách hiệu quả quản lý nhiều trang Web    Các tính năng quản lý nội dung Web trong SharePoint Server 2010 cho phép mọi người phát hành nội dung Web với nội dung dễ dàng sử dụng một biên soạn công cụ và quy trình phê duyệt dựng sẵn. Nhân viên có thể tải lên nội dung — bao gồm hình ảnh, âm thanh và video — để trang Web kịp mà không hỗ trợ mở rộng từ nó nhân viên. Hỗ trợ mới cho phương tiện phong phú bao gồm một thư viện tài nguyên mới, với các dạng xem có định dạng và bộ chọn; hỗ trợ cho video là một kiểu nội dung SharePoint; một cơ sở hạ tầng truyền video, và một skinable Silverlight media player. Mẫu trong biểu mẫu của trang cái và bố trí trang cho phép các tổ chức để áp dụng thương hiệu nhất quán cho các trang. Các tính năng phân tích Web cài sẵn cung cấp hỗ trợ cho lưu lượng, tìm kiếm và kiểm kê các báo cáo phân tích. SharePoint Server 2010 cũng sẽ cung cấp một đơn triển khai và quản lý cơ sở hạ tầng mạng nội bộ, mạng bên ngoài, và trang Internet, cũng như cho trang đa ngữ.

Tìm kiếm doanh nghiệp

SharePoint Server 2010 mang đến một cơ sở hạ tầng mạnh mẽ tìm bổ sung cho các chức năng nghiệp vụ hiệu suất như quản lý nội dung doanh nghiệp và cộng tác để giúp mọi người có tốt hơn câu trả lời nhanh hơn và tăng cường ảnh hưởng của kiến thức và chuyên môn.

Tìm kiếm sẽ đưa vào tài khoản ngữ cảnh cá nhân của bạn và giúp bạn tinh chỉnh tìm kiếm của bạn bằng cách dùng dẫn hướng tương tác để giúp hướng dẫn bạn thông tin bạn cần. SharePoint Server sẽ mở rộng phạm vi tìm kiếm trên nhiều nguồn nội dung và các kiểu nội dung để kết nối với tất cả thông tin trong doanh nghiệp của bạn — bao gồm enterprise ứng dụng như SAP, Siebel hoặc cơ sở dữ liệu tùy chỉnh — và hiển thị thông tin cho mọi người cần đến nó.

Nghiệp vụ thông minh

Nghiệp vụ thông minh là một tập hợp các phương pháp, công nghệ và quy trình sẽ đưa thông tin được lưu trữ trong hệ thống tổ chức và làm thể thao tác bằng cách đưa vào bàn tay của những người cần nó nhất sao cho họ có thể đưa ra quyết định Cập nhật thông tin. Làm một phần chính của nền hệ thống Microsoft nghiệp vụ thông minh, SharePoint Server 2010 có thể giúp mở rộng chức năng nghiệp vụ thông minh cho mọi người trong tổ chức, sao cho tất cả mọi người có thể truy nhập dữ liệu bên phải để đưa ra quyết định bên phải.

Tổ chức của bạn có thể lưu trữ dữ liệu trong nhiều định dạng, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu, thông điệp email và các tệp bảng tính. SharePoint Server 2010 sẽ giúp bạn trích xuất dữ liệu từ nhiều nguồn và trình bày dữ liệu đó trong các cách giúp dễ dàng phân tích và quyết định.

Excel Services giúp quyết định để phát hành, chia sẻ và quản lý sổ làm việc Excel trên SharePoint site. Những người khác trong tổ chức đó có thể thay đổi giá trị ô, công thức và định dạng từ trình duyệt khi họ phân tích dữ liệu.

Dịch vụ PerformancePoint trong SharePoint Server 2010 có thể tăng khả năng hiển thị vào tổ chức mục tiêu và số đo và bật phong phú hơn sâu phân tích và cái nhìn rõ. Bạn hoặc người khác trong tổ chức của bạn có thể tạo và sử dụng bảng điều khiển tương tác với báo cáo, phiếu ghi điểm và bộ lọc để tìm thấy xu hướng. Bạn cũng có thể thêm biểu đồ có định dạng vào các site SharePoint và kết nối các biểu đồ với dữ liệu từ nhiều nguồn, chẳng hạn như danh sách SharePoint, danh sách dữ liệu ngoài, kết nối nghiệp vụ, Excel Services, hoặc các phần Web khác.

Cổng

Với SharePoint Server 2010, các tổ chức có thể xây dựng và duy trì trang cổng thông tin cho mọi khía cạnh của doanh nghiệp của mình (cổng mạng nội bộ doanh nghiệp, trang Internet Web công ty và trang cổng thông tin phân chia). Enterprise mạng nội bộ và phân chia cổng có thể kết nối site riêng lẻ trong tổ chức và hợp nhất các quyền truy nhập vào ứng dụng nghiệp vụ hiện có. Nhóm và cá nhân trong tổ chức có thể dùng một trang cổng thông tin để truy nhập ý kiến chuyên môn, thông tin và ứng dụng kinh doanh mà họ cần để thực hiện công việc của họ.

Cá nhân trong tổ chức sử dụng trang cổng thông tin có thể tận dụng các trang web trang của tôi của họ. Trang của tôi là trang cá nhân để cung cấp cho bạn vị trí trung tâm quản lý và lưu trữ tài liệu, nội dung, nối kết và liên hệ của bạn. Site của tôi đóng vai trò như một điểm của các liên hệ cho người dùng khác trong tổ chức của bạn để tìm thông tin về bạn, kỹ năng của bạn, và sở thích của bạn. Site của tôi bao gồm các tính năng xã hội tính toán được đề cập trước trong bài viết này.

SharePoint Server 2010 cũng bao gồm các tính năng mà tổ chức có thể dùng để cá nhân hóa trải nghiệm của một trang cổng thông tin cho người dùng cá nhân, chẳng hạn như hướng tới nội dung cụ thể loại của người dùng. Tổ chức của bạn có thể tùy chỉnh thêm trang cổng thông tin bằng cách sử dụng một chương trình thiết kế Web tương thích với SharePoint chẳng hạn như SharePoint Server 2010.

Quy trình kinh doanh và biểu mẫu

SharePoint Server 2010 cung cấp nhiều tính năng có thể giúp bạn tích hợp và hợp lý hóa quy trình kinh doanh của bạn. Dòng công việc có thể hợp lý hóa việc chi phí của phối hợp quy trình kinh doanh phổ biến, chẳng hạn như dự án phê duyệt tài liệu hoặc xem lại, bằng cách quản lý và theo dõi các nhiệm vụ liên quan đến những quy trình. SharePoint Server 2010 có một vài dòng công việc đã xác định trước mà bạn có thể dùng khi họ hoặc tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng SharePoint Designer để tạo dòng công việc tùy chỉnh hỗ trợ quy trình kinh doanh duy nhất của bạn.

Bạn cũng có thể tạo biểu mẫu dựa trên trình duyệt và thu thập dữ liệu từ các tổ chức không dùng Microsoft InfoPath 2010.

Các phần của một site SharePoint

Một trang web là một nhóm liên quan đến các trang Web nơi tổ chức của bạn có thể làm việc trên dự án, tiến hành cuộc họp và chia sẻ thông tin. Ví dụ, nhóm của bạn có thể có trang web của chính nó, vị trí cất lịch biểu, tệp và thông tin về quy trình. Site nhóm của bạn có thể là một phần của một trang web cổng thông tin tổ chức lớn mà bộ phận chẳng hạn như nhân sự ghi và phát hành thông tin và tài nguyên cho phần còn lại của tổ chức.

Tất cả các trang SharePoint có các thành phần thông thường bạn nên biết về để bắt đầu: danh sách, thư viện, phần Web và dạng xem.

Site Nhóm

Danh sách    Danh sách là một cấu phần Web site mà tổ chức của bạn có thể lưu trữ, chia sẻ và quản lý thông tin. Ví dụ, bạn có thể tạo danh sách nhiệm vụ để theo dõi công việc gán hoặc theo dõi các sự kiện nhóm vào lịch. Bạn cũng có thể tiến hành một thảo luận khảo sát hoặc máy chủ lưu trữ trên một bảng thảo luận.

Thư viện    Thư viện là một kiểu đặc biệt danh sách lưu trữ tệp cũng như thông tin về tệp. Bạn có thể kiểm soát cách tệp đang xem, theo dõi, quản lý và được tạo trong thư viện.

Dạng xem    Bạn có thể dùng các dạng xem để xem các mục trong danh sách hoặc thư viện mà là quan trọng nhất cho bạn hoặc mà nhất phù hợp với mục đích. Ví dụ, bạn có thể tạo dạng xem của tất cả các mục trong danh sách áp dụng cho một vùng cụ thể, hoặc để tô sáng các tài liệu cụ thể trong một thư viện. Bạn có thể tạo nhiều dạng xem của danh sách hoặc thư viện mà mọi người có thể chọn từ. Bạn cũng có thể dùng phần Web để hiển thị một dạng xem của danh sách hoặc thư viện trên một trang riêng biệt của trang web của bạn.

Dạng xem Nhiệm vụ của Tôi

Phần web    Phần Web là một đơn vị mô-đun thông tin biểu mẫu một khối dựng cơ bản của hầu hết các trang trên một trang web. Nếu bạn có quyền chỉnh sửa trang trên trang web của bạn, bạn có thể dùng phần Web để tùy chỉnh trang web của bạn để hiển thị ảnh và biểu đồ, phần của các trang Web, danh sách các tài liệu, tùy chỉnh dạng xem của dữ liệu nghiệp vụ, và nhiều hơn nữa.

Phần Web

Đặc trưng site ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn

Đặc trưng của quá trình cài đặt và cấu hình SharePoint của bạn ảnh hưởng đến những gì bạn nhìn thấy và tùy chọn nào sẵn dùng cho bạn trên site của bạn.

Quyền    Nếu bạn được giao cho mức cấp phép toàn quyền kiểm soát mặc định, bạn có phạm vi đầy đủ của các tùy chọn để quản lý trang web. Nếu bạn được giao cho mức cấp phép đóng góp hoặc đọc, tùy chọn và truy nhập nội dung trang web của bạn bị giới hạn hơn. Nhiều tùy chọn thảo luận trong bài viết này sẽ không sẵn dùng cho người dùng với mức cấp phép đọc, cho phép người dùng đọc nội dung nhưng không thay đổi. Vì quyền được thiết kế để linh hoạt và có thể tùy chỉnh, tổ chức của bạn có thể thiết đặt duy nhất của chính nó.

Tùy chỉnh    Tổ chức của bạn có thể có đã tùy chỉnh các quyền và thương hiệu của site, hoặc ngay cả tùy chỉnh dẫn hướng trang và di chuyển điều khiển chẳng hạn như menu Hành động trang đến vị trí khác trên trang. Tương tự, tổ chức của bạn có thể quyết định không sử dụng các chức năng ruy-băng giới thiệu trong SharePoint 2010.

Phiên bản của SharePoint    Bài viết này đề cập đến việc làm thế nào để bắt đầu trong SharePoint Server 2010. Nếu tổ chức của bạn đang dùng SharePoint Foundation 2010, hãy xem bắt đầu với SharePoint Foundation 2010. Nếu bạn đang dùng phiên bản trước của SharePoint, hãy xem trợ giúp cho phiên bản đó.

Thêm nội dung vào site

Bạn có thể thêm mục vào danh sách và tệp vào thư viện bằng cách sử dụng một trình duyệt Web. Các nút bạn dùng để thực hiện các hành động phổ biến nhất là trên ruy-băng, gần phía trên cùng của trang trên hầu hết các trang của trang.

Ribbon WN

Nút trên ruy-băng có thể được tô xám vì các lý do sau đây:

  • Hành động này không áp dụng hoặc nó tùy thuộc vào một số hành động khác. Ví dụ, bạn phải chọn hộp kiểm cho tài liệu trước khi bạn có thể kiểm xuất.

  • Bạn không có quyền để hoàn thành nhiệm vụ.

  • Tính năng không được kích hoạt cho site. Ví dụ, dòng công việc có thể không được bật trên site.

Bạn cũng có thể lưu tệp vào thư viện từ một số ứng dụng khách chương trình tương thích với SharePoint Server. Ví dụ, bạn có thể lưu tài liệu Microsoft Word vào một thư viện trên SharePoint site trong khi bạn làm việc trong Word.

Để thêm mục vào danh sách hoặc một tệp vào thư viện, bạn phải có quyền đóng góp vào danh sách hoặc thư viện. Để biết thêm thông tin về cách tổ chức của bạn sử dụng các quyền và mức cấp phép, hãy yêu cầu người sở hữu trang hoặc người quản trị của bạn.

Khi bạn thêm mục hoặc tệp, những người khác có quyền đọc danh sách có thể xem các mục hoặc tệp, trừ khi nó yêu cầu phê duyệt. Nếu mục hoặc tệp yêu cầu phê duyệt, sau đó sẽ được lưu trữ ở trạng thái đang chờ trong danh sách hoặc thư viện, cho đến khi người có quyền thích hợp phê duyệt nó. Nếu bạn đang đã xem danh sách hoặc thư viện khi một mục hoặc tệp được thêm vào, bạn có thể cần làm mới trình duyệt của bạn để xem mục mới hoặc tệp.

Danh sách và thư viện cũng có thể tận dụng lợi thế của tính năng email, nếu thư đến hoặc đi thư được bật trên site của bạn. Một số danh sách, chẳng hạn như lịch, thông báo, blogs và bảng thảo luận, có thể được thiết để mọi người có thể thêm nội dung vào chúng bằng cách gửi email. Danh sách khác, chẳng hạn như nhiệm vụ và danh sách theo dõi vấn đề, có thể được thiết lập để gửi email đến người khi mục được gán cho họ.

Ngoài việc thêm nội dung vào danh sách hiện có và thư viện, bạn có thể có quyền tạo danh sách mới và thư viện. Các mẫu danh sách và thư viện cung cấp cho bạn bắt đầu. Tùy thuộc vào mức cấp phép của bạn, bạn cũng có thể tạo và tùy chỉnh trang mới và các site.

Danh sách

Mặc dù có những kiểu khác nhau của danh sách, thủ tục để thêm mục vào chúng là tương tự, vì vậy bạn không cần phải tìm hiểu một số kỹ thuật mới để làm việc với các loại danh sách. Mục trong danh sách chứa văn bản trong một chuỗi các cột, nhưng một số danh sách có thể cho phép các phần đính kèm cần thêm vào mục đó.

Thêm mục vào danh sách

  1. Trong danh sách mà bạn muốn thêm mục, hãy bấm vào tab mục trên ruy-băng. (Nó là tab sự kiện cho lịch.)

  2. Bấm Mục mới (Sự kiện mới cho lịch).

    Mẹo: Một cách nhanh chóng để thêm một sự kiện vào lịch là để trỏ tới ngày trên lịch, và sau đó bấm Thêm.

  3. Hoàn thành trường bắt buộc và bất kỳ người khác mà bạn muốn hoàn thành.

  4. Bấm Lưu.

Sửa hoặc xóa mục trong danh sách

  1. Trỏ tới một mục và sau đó chọn hộp kiểm xuất hiện bên cạnh mục.

    Mẹo: Bạn có thể thực hiện hành động trên nhiều mục bằng cách chọn nhiều hộp kiểm.

  2. Trên tab mục trên ruy-băng, bấm Sửa mục hoặc Xóa bỏ mục, phù hợp.

Trên nhiều kiểu của trang, một số danh sách được tạo ra cho bạn. Danh sách phạm vi mặc định từ một bảng thảo luận vào một danh sách lịch. Nếu bạn có quyền, bạn cũng có thể tạo danh sách từ một số loại mẫu danh sách, cung cấp cấu trúc và các thiết đặt để cung cấp cho bạn bắt đầu.

Tạo danh sách

  1. Để tạo danh sách, bấm menu Hành động Site Menu Hành động Site , sau đó bấm thêm tạo tùy chọn.

    Ghi chú: Nếu bạn không nhìn thấy menu Hành động trang , hoặc nếu tùy chọn để tạo ra không xuất hiện, bạn có thể không có quyền để tạo danh sách.

  2. Trên trang tạo, bấm vào kiểu danh sách bạn muốn tạo. Ví dụ, nối kết.

  3. Nhập tên cho danh sách, hoàn thành bất kỳ trường nào khác bạn muốn hoàn thành, và sau đó bấm tạo.

Thư viện

Thư viện là một vị trí trên một trang nơi bạn có thể tạo, thu thập, Cập Nhật và quản lý các tệp với thành viên nhóm. Thư viện mỗi hiển thị danh sách các tệp và thông tin quan trọng về tệp, giúp mọi người dùng các tệp làm việc cùng nhau.

Bạn có thể thêm một tệp vào thư viện bằng cách tải nó từ trình duyệt Web của bạn. Sau khi bạn thêm tệp vào thư viện, người khác có quyền thích hợp có thể xem tệp. Nếu bạn đã xem thư viện khi tệp được thêm vào, bạn có thể cần làm mới trình duyệt của bạn để xem tệp mới.

Nếu bạn đang dùng chương trình tương thích với SharePoint Server, bạn có thể tạo tệp mới dựa trên mẫu trong khi bạn đang làm việc trong thư viện. Bạn cũng có thể lưu tệp vào thư viện từ các chương trình khác chẳng hạn như SharePoint Workspace hoặc Microsoft Word.

Thêm tệp vào thư viện

  1. Trong thư viện nơi bạn muốn thêm tệp, bấm vào tab tài liệu trên ruy-băng.

  2. Bấm tải lên tài liệu.

  3. Duyệt đến tài liệu và sau đó bấm OK.

Mẹo: Nếu bạn đang sử dụng một chương trình tương thích với SharePoint Server 2010, chẳng hạn như Microsoft Word 2010, bạn có thể kéo và thả tài liệu từ file Explorer vào hộp thoại Tải lên tài liệu .

Sửa hoặc xóa tệp trong thư viện

  1. Trỏ đến một tệp và sau đó chọn hộp kiểm xuất hiện bên cạnh tệp.

  2. Trên tab tài liệu trên ruy-băng, bấm Sửa tài liệu hoặc Xóa tài liệu, phù hợp.

Thư viện mặc định, được gọi là Chia sẻ tài liệu, được tạo cho bạn khi bạn tạo ra nhiều kiểu của trang. Chia sẻ tài liệu là một thư viện tài liệu mà bạn có thể dùng để lưu trữ một số loại tệp. Bạn có thể tạo thư viện khác, chẳng hạn như một thư viện ảnh lưu trữ các hình ảnh, nếu bạn có quyền để quản lý danh sách.

Tạo thư viện tài liệu

  1. Để tạo thư viện tài liệu, hãy bấm menu Hành động Site Menu Hành động Site và sau đó bấm Thư viện tài liệu mới.

    Ghi chú: Nếu bạn không nhìn thấy menu Hành động trang , hoặc nếu tùy chọn để tạo ra không xuất hiện, bạn có thể không có quyền để tạo một thư viện.

  2. Nhập tên cho thư viện, hoàn thành bất kỳ trường nào khác bạn muốn hoàn thành, và sau đó bấm tạo.

Để xem các kiểu khác của thư viện, bạn có thể tạo, bấm Hành động trang, sau đó bấm thêm tạo tùy chọn. Trỏ tới một tùy chọn thư viện để xem mô tả của nó.

Tạo kiểu khác của thư viện

  1. Để tạo một thư viện, bấm menu Hành động Site Menu Hành động Site , sau đó bấm Thêm tùy chọn.

    Ghi chú: Nếu bạn không nhìn thấy menu Hành động trang , hoặc nếu tùy chọn để tạo ra không xuất hiện, bạn có thể không có quyền để tạo một thư viện.

  2. Trỏ tới một tùy chọn thư viện để xem mô tả của nó.

  3. Nhập tên cho thư viện, hoàn thành bất kỳ trường nào khác bạn muốn hoàn thành, và sau đó bấm tạo.

    Để đặt các tùy chọn chẳng hạn như việc vào thư viện xuất hiện trên thanh khởi động nhanh, bấm Tùy chọn khác trước khi bạn bấm tạo.

Trang web và trang

Một trang web có thể phục vụ mục đích chung, chẳng hạn như lưu trữ lịch biểu, hướng dẫn, tệp và thông tin khác mà nhóm của bạn tham chiếu đến thường xuyên. Hoặc một site có thể phục vụ mục đích cụ thể hơn, chẳng hạn như theo dõi các cuộc họp, hoặc lưu trữ blog, nơi thành viên của tổ chức của bạn thường xuyên bài đăng tin tức và ý tưởng.

Site Blog

Tổ chức của bạn có thể sử dụng trang, site con và site mức cao nhất để chia nội dung trang vào các trang riêng biệt, khả năng quản lý riêng biệt. Ví dụ, mỗi bộ phận trong tổ chức của bạn có thể có các site nhóm của chính nó là một phần của một trang cổng thông tin lớn hơn.

Bạn có thể thêm nội dung site bằng cách thêm danh sách và thư viện. Nếu bạn có quyền, bạn cũng có thể thêm trang vào trang web của bạn. Bạn có thể xem xét thêm trang phần Web, cho phép bạn sử dụng phần Web để thêm nội dung động nhanh.

Nếu bạn cần để tạo trang mới, bạn có thể chọn từ một số loại mẫu trang để cung cấp cho bạn một khởi đầu trên tạo trang mới. Cho dù bạn có thể tạo site và site con phụ thuộc vào cách tổ chức của bạn đã thiết lập các trang và các quyền để tạo chúng. Để biết thêm thông tin về cách tổ chức của bạn quản lý quyền site, hãy xem chủ sở hữu trang hoặc người quản trị của bạn.

Tạo site

  1. Để tạo một trang, bấm menu Hành động Site Menu Hành động Site , sau đó bấm trang mới.

    Ghi chú: Nếu bạn không nhìn thấy menu Hành động trang , hoặc nếu tùy chọn để tạo ra không xuất hiện, bạn có thể không có quyền tạo trang.

  2. Nhập tiêu đềtên URL cho site.

  3. Bên dưới Chọn mẫu, hãy chọn một mẫu site.

  4. Chọn bất kỳ tùy chọn bạn muốn, sau đó bấm tạo.

Tạo một trang

Ghi chú: Các bước để tạo một trang của tôi thay đổi tùy theo loại site bạn đang ở trên, có tính năng phát hành là bật và việc phê duyệt là bắt buộc để phát hành trang.

  1. Để tạo một trang, bấm menu Hành động Site Menu Hành động Site , sau đó bấm Trang mới.

    Ghi chú: Nếu bạn không nhìn thấy menu Hành động trang , hoặc nếu tùy chọn để tạo ra không xuất hiện, bạn có thể không có quyền tạo trang.

  2. Nhập tên cho trang, và sau đó bấm tạo.

  3. Trên trang mới mà bạn đã tạo, hãy thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau:

    • Để thêm văn bản, hãy nhập hoặc sao chép văn bản vào hộp văn bản.

    • Định dạng văn bản của bạn, hãy bấm vào tab Định dạng văn bản trên ruy-băng và chọn một nút.

    • Để chèn phần Web hoặc danh sách hiện có, bấm tab chèn , bấm vào nút thích hợp, hãy chọn phần Web hoặc danh sách bạn muốn và sau đó bấm Thêm.

    • Để chèn một danh sách mới, bấm tab chèn , nhập tiêu đề cho danh sách của bạn, bấm một kiểu danh sách để chọn nó và sau đó bấm OK.

  4. Khi bạn hoàn tất sửa trang, bấm lưu trên ruy-băng.

Sửa một trang

  1. Để sửa một trang, hãy bấm nút sửa trên ruy-băng.

    Ghi chú: Nếu bạn không nhìn thấy nút sửa , bạn có thể không có quyền chỉnh sửa một trang.

  2. Bạn hãy thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau:

    • Để thêm văn bản, hãy nhập hoặc sao chép văn bản vào hộp văn bản.

    • Định dạng văn bản của bạn, hãy bấm vào tab Định dạng văn bản trên ruy-băng và chọn một nút.

    • Để chèn phần Web hoặc danh sách hiện có, hãy bấm vào tab chèn , bấm vào nút thích hợp, chọn phần Web hoặc danh sách bạn muốn và sau đó bấm Thêm.

    • Để chèn một danh sách mới, bấm tab chèn , nhập tiêu đề cho danh sách của bạn, bấm một kiểu danh sách để chọn nó và sau đó bấm OK.

  3. Khi bạn hoàn tất sửa trang, bấm lưu trên ruy-băng.

Quản lý và làm việc với nội dung trang

Để giúp nhóm của bạn hoạt động hiệu quả hơn, có một số cách bạn có thể quản lý và mở rộng nội dung trong danh sách, thư viện và trang web. Một số tính năng giúp nhóm của bạn để tìm và làm việc hiệu quả hơn với thông tin. Các tính năng giúp bạn quản lý quyền truy nhập vào thông tin.

Dẫn hướng đến nội dung

Các yếu tố dẫn hướng giúp mọi người duyệt qua nội dung mà họ cần. Hai mục dẫn hướng mà bạn có thể tùy chỉnh là thanh nối kết trên cùng và Khởi động Nhanh.

Bằng cách sử dụng trang thiết đặt cho mỗi danh sách hoặc thư viện, bạn có thể chọn mà danh sách và thư viện xuất hiện trên thanh khởi động nhanh. Bạn có thể cũng thay đổi thứ tự của các nối kết, thêm hoặc xóa bỏ nối kết, và thêm hoặc xóa bỏ các phần mà các nối kết được sắp xếp. Ví dụ, nếu bạn có quá nhiều danh sách trong phần danh sách , bạn có thể thêm một phần mới cho Danh sách nhiệm vụ mà bạn có thể bao gồm nối kết đến danh sách nhiệm vụ của bạn. Bạn có thể thực hiện tất cả các thay đổi để khởi động nhanh từ bên trong trình duyệt tương thích với SharePoint Server 2010. Bạn thậm chí có thể thêm nối kết vào trang bên ngoài vào trang.

Khởi động Nhanh

Thanh nối kết giúp người dùng trang của bạn vào các trang khác trong tuyển tập trang bằng cách hiển thị một dòng tab trên đầu mỗi trang. Khi bạn tạo một trang mới, bạn có thể chọn hoặc thêm trang đó vào thanh nối kết trên cùng của trang mẹ hoặc dùng thanh nối kết trên cùng từ trang mẹ.

Thanh Nối kết hàng đầu

Nếu trang web của bạn đang dùng một thanh nối kết trên cùng duy nhất, bạn có thể tùy chỉnh nối kết xuất hiện trên thanh nối kết trên cùng cho site. Bất kỳ site nào được tạo trong trang web mẹ cũng có thể được hiển thị trên thanh nối kết trên cùng, giả sử rằng các site được cấu hình để thừa kế thanh nối kết trên cùng của trang mẹ. Bạn cũng có thể bao gồm các nối kết đến các site bên ngoài của tuyển tập trang.

Quản lý truy nhập nội dung

Người sở hữu trang hoặc người quản trị có thể cấp cho mức cấp phép cho người dùng và nhóm SharePoint, bao gồm người dùng. Các quyền có thể áp dụng vào một trang web, danh sách và thư viện trên một trang web, và các mục trong danh sách và thư viện.

Bạn có thể gán các mức cấp phép khác nhau cho đối tượng khác nhau, chẳng hạn như một trang cụ thể, danh sách, thư viện, thư mục trong danh sách hoặc thư viện, mục danh sách hoặc tài liệu.

Sắp xếp danh sách và thư viện

Việc sắp xếp danh sách và thư viện của bạn phụ thuộc trên nhu cầu của nhóm của bạn và làm thế nào bạn muốn lưu trữ và tìm kiếm thông tin của bạn. Lập kế hoạch một số có thể giúp bạn thiết lập cấu trúc hoạt động tốt nhất cho tổ chức của bạn.

Thông tin trong danh sách và thư viện được lưu trữ trong cột, chẳng hạn như tiêu đề, họ, hoặc công ty. Bạn có thể dùng cột để sắp xếp và lọc mục dưới dạng bạn muốn trong bảng tính bằng cách bấm vào đầu đề cột trong danh sách hoặc thư viện. Bạn cũng có thể dùng các dạng xem để xem các mục trong danh sách hoặc thư viện nhất quan trọng đối với bạn.

Thay đổi dạng xem danh sách hoặc thư viện

  1. Trong danh sách hoặc thư viện mà bạn muốn thay đổi dạng xem, hãy bấm vào tab danh sách hoặc Thư viện trên ruy-băng.

  2. Trong nhóm Quản lý dạng xem , dưới Dạng xem hiện tại, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh danh sách dạng xem, sau đó chọn một dạng xem.

Dạng xem Nhiệm vụ của Tôi

Nếu bạn cần phải lưu trữ thông tin thêm về danh sách mục hoặc tệp trong thư viện, bạn có thể thêm cột để giúp bạn sắp xếp, nhóm, và tạo nhiều dạng xem của danh sách của bạn. Ví dụ, bạn có thể sắp xếp một danh sách theo ngày đến hạn ngày hoặc nhóm mục theo tên bộ phận.

Bạn có một vài tùy chọn cho kiểu cột mà bạn tạo, bao gồm một dòng văn bản, một danh sách thả xuống tùy chọn, một số được tính toán từ các cột khác, hoặc thậm chí tên và ảnh của một người trên site của bạn.

Tạo một cột

  1. Trong danh sách hoặc thư viện mà bạn muốn thêm tệp, bấm vào tab danh sách hoặc Thư viện trên ruy-băng.

  2. Bấm Tạo cột.

  3. Nhập tên cho cột và chọn một kiểu cột.

  4. Chọn bất kỳ thiết đặt bổ sung nào và sau đó bấm OK.

Bạn cũng có thể dùng các cột trong danh sách hoặc thư viện để tạo dạng xem để giúp bộ phận cụ thể thấy thông tin mà họ quan tâm nhất, chẳng hạn như các nhiệm vụ với mức ưu tiên cao nhất hoặc tất cả các mục được gán cho từng người. Để biết thông tin về cách tạo và sửa đổi dạng xem, hãy xem tạo, sửa đổi, hoặc xóa dạng xem.

Một số tính năng của danh sách có thể giúp nhóm của bạn để tạo và quản lý mục hiệu quả qua một số danh sách hoặc thư viện. Ví dụ, bạn có thể tạo một cột cung cấp thông tin về các mục danh sách và sau đó chia sẻ qua danh sách khác. Hoặc, nếu bạn muốn tạo một tệp có sẵn trong nhiều thư viện, bạn có thể dễ dàng sao chép nó vào các thư viện trên site của bạn. Bạn có thể được nhắc Cập Nhật nếu tệp đã thay đổi.

Để biết thông tin về việc quản lý danh sách lớn và thư viện, hãy xem quản lý danh sách và thư viện có nhiều mục.

Sử dụng tính năng khả năng truy nhập

Site được thiết kế sao cho danh sách, thư viện và các tính năng khác có thể được truy nhập bằng cách dùng chỉ phím nhấn. Một chế độ dễ truy nhập thêm cho phép người dùng của công nghệ có thể truy nhập dễ dàng tương tác với menu và điều khiển khác nhau. Nối kết đến nội dung chính thẳng cho phép người dùng bàn phím để bỏ qua các nối kết dẫn hướng lặp lại nội dung có ý nghĩa hơn trên một trang.

Đánh dấu đầu đề được thiết kế tốt hơn xác định cấu trúc và cải thiện dẫn hướng cho những người dùng bộ đọc màn hình. Hình ảnh được tải lên site cho phép để tùy chỉnh văn bản thay thế để được xác định. Ví dụ, bạn có thể gán tùy chỉnh văn bản thay thế vào hình ảnh xuất hiện trên trang chủ, trong phần Web hình ảnh trang hoặc vào ảnh mà bạn thêm vào thư viện ảnh. Để xem trang, các tùy chọn độ tương phản cao trong Windows hoạt động tốt cho người dùng nào có thị lực yếu.

Theo dõi phiên bản

Danh sách hoặc thư viện của bạn có thể được thiết để theo dõi phiên bản, để bạn có thể khôi phục Phiên bản trước đó nếu bạn bị nhầm và xem lịch sử Phiên bản của các thay đổi. Khi phiên bản được theo dõi, chỉnh sửa các mục hoặc tệp và thuộc tính của họ được lưu trữ. Điều này cho phép bạn quản lý tốt hơn nội dung khi nó được sửa đổi và thậm chí để khôi phục Phiên bản trước đó nếu bạn kéo nhầm trong phiên bản hiện tại. Lập phiên bản đặc biệt hữu ích khi vài người làm việc cùng nhau trên dự án hoặc khi thông tin đi qua nhiều giai đoạn của phát triển và xem lại.

Lịch sử Phiên bản

1. Phiên bản chính đã phát hành hiện tại được tô sáng và phiên bản số là số nguyên.

2. một phiên bản được tạo khi thuộc tính hoặc siêu dữ liệu thay đổi.

3. Phiên bản đầu tiên của một tệp luôn là số phiên bản phụ 0,1.

Lập phiên bản sẵn dùng cho mục danh sách trong tất cả các kiểu danh sách mặc định — bao gồm lịch, danh sách theo dõi vấn đề và danh sách tùy chỉnh — và cho tất cả tệp kiểu có thể được lưu trữ trong thư viện, bao gồm trang phần Web.

Đồng tác giả tài liệu

Hai hoặc nhiều người dùng có thể sửa tài liệu Word hoặc bản trình bày PowerPoint cùng một lúc. Tính năng mới này cho phép bạn đọc và viết các phần của một tệp được lưu trữ trong SharePoint. Ví dụ, bạn có thể làm việc trên một đoạn văn bản trong Word tài liệu trong khi đồng nghiệp hoạt động trên đoạn văn khác trong cùng một tài liệu và cùng một lúc.

Duy trì Cập Nhật trên thay đổi

RSS cung cấp cách thuận tiện để bạn phân phối và nhận được thông tin trong một định dạng chuẩn hóa, bao gồm các Cập Nhật vào danh sách và thư viện. Định dạng tệp XML được chuẩn hóa cho phép thông tin để xem được nhiều chương trình khác nhau. Bạn có thể cũng đăng ký cho danh sách và thư viện bằng cách thiết đặt cảnh báo, để bạn biết khi nội dung đã thay đổi.

Một nhóm có thể sử dụng nguồn cấp của họ dưới dạng một cách để tùy chỉnh nội dung của họ cho thành viên nhóm người đăng ký nguồn cấp của họ và cung cấp dịch vụ nối kết trở lại trang Web của họ. Nguồn cấp RSS là một cách dễ dàng để theo dõi các Cập Nhật tiến độ và dự án nhóm. Thay vì duyệt nhiều nhóm trang Web, bạn nhận được các tin tức mới nhất hoặc Cập Nhật từ các trang tự động.

Quản lý dòng công việc

Dòng công việc giúp mọi người để cộng tác trên tài liệu và quản lý nhiệm vụ dự án bằng cách thực hiện quy trình kinh doanh cụ thể trên tài liệu và các mục trong một trang web. Dòng công việc giúp tổ chức phải tuân theo quy trình kinh doanh nhất quán. Dòng công việc cũng có thể cải thiện hiệu suất tổ chức và hiệu suất bằng quản lý nhiệm vụ và các bước liên quan đến quy trình kinh doanh cụ thể. Điều này cho phép những người thực hiện các tác vụ để tập trung trên thực hiện việc thay vì quản lý dòng công việc.

Dòng công việc có thể hợp lý hóa việc chi phí và thời gian cần thiết để phối hợp quy trình kinh doanh phổ biến, chẳng hạn như dự án phê duyệt tài liệu hoặc xem lại, bằng cách quản lý và theo dõi các nhiệm vụ con người liên quan đến quy trình này. Ví dụ, một tổ chức có thể dùng một dòng công việc phê duyệt đã xác định trước hoặc tạo và triển khai một dòng công việc tùy chỉnh để quản lý quy trình kinh doanh khác.

Làm việc với kiểu nội dung

Danh sách hoặc thư viện của bạn có thể hỗ trợ nhiều kiểu nội dung. Các kiểu nội dung cho phép tổ chức quy mô tổ chức, quản lý và xử lý số lượng lớn nội dung hiệu quả hơn. Nếu danh sách hoặc thư viện của bạn được thiết lập để cho phép nhiều kiểu nội dung, bạn có thể thêm kiểu nội dung từ một danh sách các tùy chọn sẵn có tổ chức của bạn sử dụng thường xuyên, chẳng hạn như Bản trình bày tiếp thị hoặc hợp đồng.

Sau khi bạn thêm kiểu nội dung vào danh sách hoặc thư viện, bạn thực hiện có thể có cho danh sách hoặc thư viện để chứa mục thuộc loại đó. Người dùng có thể dùng nút Mới mục trong danh sách hoặc thư viện để tạo mục mới của loại đó.

Một trong những lợi thế chính của kiểu nội dung cho danh sách và thư viện là chúng làm cho nó có thể có cho một danh sách hoặc thư viện để chứa nhiều loại mục hoặc các loại tài liệu, mỗi đều có thể có siêu dữ liệu duy nhất, chính sách, hoặc hành vi. Để biết thêm thông tin về cách làm việc với kiểu nội dung, hãy xem giới thiệu về kiểu nội dung và phát hành kiểu nội dung.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×