Các tác vụ cơ bản sử dụng bộ đọc màn hình với Excel

Các tác vụ cơ bản sử dụng bộ đọc màn hình với Excel

Ký hiệu Đọc to với nội dung nhãn Bộ đọc màn hình. Chủ đề này nói về cách sử dụng bộ đọc màn hình với Office

Bài viết này dành cho những người sử dụng chương trình đọc màn hình với các sản phẩm của Office và là một phần trong bộ nội dung của Office Accessibility. Để biết thêm trợ giúp chung, hãy xem Trang chủ Trợ giúp Office.

Sử dụng Excel 2016 bằng bàn phím và bộ đọc màn hình như JAWS hoặc Trình tường thuật, bộ đọc màn hình tích hợp sẵn trên Windows để thực hiện các tác vụ cơ bản trong Excel 2016. Khởi động ứng dụng và tạo một sổ làm việc mới để chèn dữ liệu của bạn. Tạo công thức đơn giản, sắp xếp hoặc lọc dữ liệu và thêm các biểu đồ để hiển thị ý nghĩa dữ liệu của bạn.

Ghi chú: 

Trong chủ đề này

Khởi động Excel

Để khởi động Excel 2016, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

  • Nhấn phím logo Windows, nhập "Excel", rồi nhấn Enter.

  • Trên thiết bị hoặc lưu trữ tệp bạn đang sử dụng, dẫn hướng đến sổ làm việc Excel 2016 bạn muốn mở, rồi nhấn Enter. Sổ làm việc sẽ mở trong Excel.

Tạo sổ làm việc mới

Các tệp Excel được gọi là sổ làm việc. Mỗi sổ làm việc đều chứa các trang tính, thường được gọi là bảng tính hay trang tính. Bạn có thể thêm số trang tính theo ý mình vào một sổ làm việc hoặc tạo các sổ làm việc mới để tách biệt dữ liệu.

  1. Trong Excel, để bắt đầu tạo sổ làm việc mới, hãy nhấn Alt+F, N.

  2. Để mở một sổ làm việc trống, hãy nhấn L.

Nhập dữ liệu của bạn

Khi nhập dữ liệu vào trang tính, bạn sẽ thao tác với hàng, cột và ô. Các ô được tham chiếu theo vị trí của ô trong hàng và cột trên trang tính, như vậy, ô A1 nằm ở hàng đầu tiên của cột A. Trên trang tính mới, ô A1 là lựa chọn mặc định.

  1. Để chọn một ô trống bạn muốn bắt đầu nhập dữ liệu, hãy nhấn các phím mũi tên. Khi bạn di chuyển tới các ô trong sổ làm việc bằng JAWS, bạn sẽ nghe thấy tham chiếu ô và nội dung ô. Khi bạn chọn một ô trống, bạn sẽ nghe thấy, ví dụ: “Blank, G4” (Trống, G4). Trong Trình tường thuật, bạn sẽ nghe thấy tham chiếu ô chứ không phải nội dung ô.

  2. Hãy nhập văn bản hoặc số vào ô.

  3. Để nhập nội dung vào ô và di chuyển tới ô tiếp theo trong cột, hãy nhấn Enter. Để di chuyển tới ô tiếp theo trong hàng, hãy nhấn phím Tab. Bạn cũng có thể sử dụng các phím mũi tên.

Sử dụng tính năng Tự Tính tổng để thêm dữ liệu

Bạn có thể sử dụng hàm Tự Tính tổng để nhanh chóng thêm số bạn đã nhập vào trang tính.

  1. Chọn ô bạn muốn đặt tổng. Thông thường, tổng nằm ở bên phải hoặc bên dưới những số bạn đang thêm vào.

  2. Để nhập hàm Tự Tính tổng vào ô, hãy nhấn Alt+H, U, rồi S.

    Mẹo: Bạn có thể thay đổi các ô được chọn cho hàm Tự Tính tổng. Để chọn dải ô bạn muốn thêm, nhấn và giữ phím Shift rồi nhấn các phím mũi tên.

  3. Khi bạn xác nhận rằng hàm Tự Tính tổng đang tạo công thức cho những ô bạn muốn, hãy nhấn Enter. Hàm Tự Tính tổng sẽ cộng các số trong các ô đã chọn, rồi tổng sẽ xuất hiện trong ô bạn chọn.

  4. Để nghe kết quả phép tính Tự Tính tổng, hãy di chuyển trở lại ô chứa hàm Tự Tính tổng. Bạn sẽ nghe thấy số đó, thực tế, đây là kết quả của một công thức và tham chiếu ô, ví dụ: “538, Có công thức, G6”.

Tạo một công thức đơn giản

Bạn có thể nhập các công thức đơn giản để cộng, trừ, nhân hoặc chia các số trong trang tính của mình. Bạn tạo công thức bằng cách kết hợp tham chiếu ô (như B4 hay D6) chứa các số bạn muốn tính toán với toán tử toán học. Các toán tử là dấu cộng (+) để cộng, dấu trừ (-) để trừ, dấu sao (*) để nhân và dấu sổ chéo (/) để chia.

  1. Chọn ô bạn muốn đặt kết quả của công thức. Thông thường, tổng nằm ở bên phải hoặc bên dưới các số bạn đang tính toán.

  2. Nhập dấu bằng (=). Một công thức Excel luôn bắt đầu với dấu bằng.

  3. Để tạo công thức của bạn, hãy nhập tổ hợp tham chiếu ô (như B4 hay D6) và các toán tử toán học. Ví dụ: =B4+B5, =B4-B5, =B4*B5 hay =B4/B5.

    Mẹo: Để thực hiện các phép tính nhanh, thay vì tham chiếu ô, bạn có thể nhập số vào công thức của mình, ví dụ: =20 + 10, =20-10, =20 * 10 hay =20/10 .

  4. Nhấn Enter. Các số được tính toán và kết quả sẽ xuất hiện trong ô bạn chọn.

    Mẹo: Nếu bạn muốn con trỏ nằm trong ô hiện hoạt, hãy nhấn Ctrl+Enter.

Áp dụng định dạng số

Để phân biệt giữa các loại số khác nhau, hãy thêm định dạng số như tiền tệ, phần trăm hay ngày tháng.

  1. Chọn những ô chứa các số bạn muốn định dạng.

  2. Để mở hộp tổ hợp định dạng số, nhấn Alt+H, N.

  3. Để duyệt qua các định dạng số sẵn có, hãy nhấn phím Mũi tên Xuống hoặc phím Mũi tên Lên.

    Mẹo: Nếu định dạng số bạn muốn, như Đặc biệt hoặc Tùy chỉnh, không nằm trong danh sách này, để thoát khỏi danh sách định dạng số, hãy nhấn Esc. Để mở tab Số trong hộp thoại Định dạng Ô, nhấn Alt+H, O, rồi E. Để duyệt qua danh sách định dạng số sẵn có, hãy nhấn phím Tab rồi nhấn phím Mũi tên Lên hoặc phím Mũi tên Xuống.

  4. Để áp dụng định dạng số đã chọn vào các ô được chọn, hãy nhấn Enter.

Lọc hoặc sắp xếp dữ liệu trong bảng

Khi tạo bảng từ dữ liệu của bạn trong một trang tính, bạn có thể phân tích dữ liệu theo nhiều cách khác nhau, bao gồm lọc hoặc sắp xếp một cách nhanh chóng.

  1. Để chọn nhóm dữ liệu bạn muốn phân tích dưới dạng bảng, hãy chọn ô đầu tiên. Sau đó, để di chuyển tới ô dữ liệu cuối cùng (thường ở góc đối diện của nhóm ô), nhấn xuống phím Shift rồi nhấn các phím mũi tên. Sau khi chọn nhóm ô, bạn sẽ nghe thấy tham chiếu ô và nội dung của ô đầu tiên trong dải ô, sau đó là tham chiếu ô cùng nội dung của ô cuối cùng trong dải ô. (Trong Trình tường thuật, bạn sẽ nghe thấy tham chiếu ô và nội dung của ô đầu tiên trong dải ô.)

  2. Để mở công cụ Phân tích Nhanh, hãy nhấn Ctrl+Q.

  3. Để di chuyển tới tab Bảng, nhấn T.

  4. Để chọn lưới Bảng, nhấn phím Tab, rồi nhấn Enter. Dữ liệu bạn chọn sẽ được định dạng dưới dạng bảng. Đầu đề cột được thêm vào và các hàng sẽ được định dạng theo các màu thay đổi.

  5. Lọc bảng theo nội dung cột.

    1. Di chuyển tới đầu đề cột chứa dữ liệu bạn muốn lọc theo.

    2. Chọn mũi tên trong đầu đề cột.

    3. Nhấn phím Tab cho tới khi bạn nghe thấy “Select All, Checked” (“Chọn Tất cả, Đã kiểm tra”).

    4. Để xóa hộp kiểm này, hãy nhấn Phím cách.

    5. Để duyệt qua các lựa chọn bộ lọc, nhấn phím Mũi tên Xuống rồi chọn hộp kiểm chứa dữ liệu bạn muốn lọc theo, sau đó nhấn Phím cách. Nhấn Enter.

    6. Để loại bỏ bộ lọc và hiển thị lại mọi dữ liệu, hãy lặp lại các bước từ a-c. Để chọn hộp kiểm Chọn Tất cả , hãy nhấn Phím cách. Nhấn Enter.

  6. Sắp xếp bảng.

    1. Di chuyển tới đầu đề của cột bạn muốn sắp xếp bảng theo đó.

    2. Chọn mũi tên trong đầu đề cột.

    3. Để chọn Sắp xếp từ Nhỏ nhất đến Lớn nhất (đối với các số) hoặc Sắp xếp từ A đến Z (đối với văn bản), nhấn S. Để chọn Sắp xếp từ Lớn nhất đến Nhỏ nhất hoặc Sắp xếp từ Z đến A, nhấn O.

Tính toán số trong bảng

Với các công cụ Phân tích Nhanh, bạn có thể tính toán các số một cách nhanh chóng. Dù đó là tính tổng, tính trung bình hay phép đếm, Excel đều hiển thị các kết quả tính toán ở bên dưới hoặc bên cạnh các số trong bảng.

  1. Để chọn nhóm dữ liệu bạn muốn tính toán dưới dạng bảng, hãy chọn ô đầu tiên. Sau đó, để di chuyển tới ô dữ liệu cuối cùng (thường ở góc đối diện của nhóm ô), nhấn và giữ phím Shift rồi nhấn các phím mũi tên.

  2. Để mở công cụ Phân tích Nhanh, hãy nhấn Ctrl+Q.

  3. Để di chuyển tới tab Tổng, nhấn O, rồi nhấn phím Tab.

  4. Để duyệt qua các tùy chọn tính toán, bao gồm Tổng, Trung bình, Đếm, % TổngChạy cho dữ liệu nằm ngang hay dữ liệu nằm dọc, nhấn phím Mũi tên Phải.

  5. Chọn một tùy chọn tính toán, rồi nhấn Enter. Nhóm dữ liệu đã chọn được tính toán như đã xác định.

  6. Để nghe các kết quả, hãy chọn từng ô chứa công thức. Bạn sẽ nghe thấy kết quả công thức, thực tế là ô chứa công thức và tham chiếu ô.

Định dạng hoặc tô sáng dữ liệu dưới dạng bảng

Định dạng có điều kiện hoặc biểu đồ thu nhỏ có thể tô sáng dữ liệu quan trọng nhất của bạn hoặc hiển thị xu hướng dữ liệu. Bạn có thể sử dụng công cụ Phân tích Nhanh để nhanh chóng áp dụng những tô sáng này.

  1. Để chọn nhóm dữ liệu bạn muốn tô sáng bằng định dạng có điều kiện hoặc biểu đồ thu nhỏ, chọn ô đầu tiên. Sau đó, để di chuyển tới ô dữ liệu cuối cùng (thường ở góc đối diện của nhóm ô), nhấn và giữ phím Shift rồi nhấn các phím mũi tên.

  2. Để mở công cụ Phân tích Nhanh, hãy nhấn Ctrl+Q.

  3. Để di chuyển tới tab Định dạng tab, nhấn F. Để di chuyển tới menu Biểu đồ thu nhỏ, nhấn S. Để di chuyển tới tùy chọn tab, nhấn phím Tab.

  4. Để duyệt qua các tùy chọn định dạng hoặc định dạng biểu đồ thu nhỏ, hãy nhấn phím Mũi tên Phải hoặc phím Mũi tên Trái. Tùy chọn định dạng dành cho số gồm Thanh Dữ liệu, Màu, Bộ Biểu tượng cùng nhiều tùy chọn khác. Các tùy chọn định dạng dành cho văn bản bao gồm Văn bản Chứa, Giá trị Trùng lặp, Giá trị Duy nhất, Bằng Xóa Định dạng. Các tùy chọn biểu đồ thu nhỏ gồm Đường, CộtThắng/Thua, cũng như chỉ sẵn dùng khi các số đã được chọn.

  5. Chọn một tùy chọn định dạng hoặc tùy chọn biểu đồ thu nhỏ, rồi nhấn Enter. Nhóm dữ liệu bạn đã chọn sẽ được tính toán như đã xác định.

Hiển thị dữ liệu của bạn trong biểu đồ

Công cụ Phân tích Nhanh sẽ đề xuất một biểu đồ cụ thể và nhanh chóng tạo bản trình bày trực quan về dữ liệu của bạn.

  1. Để chọn nhóm chứa các số và nhãn bạn muốn trình bày trong biểu đồ, chọn ô đầu tiên. Sau đó, để di chuyển tới ô dữ liệu cuối cùng (thường ở góc đối diện của nhóm ô), nhấn và giữ phím Shift rồi nhấn các phím mũi tên.

  2. Để mở công cụ Phân tích Nhanh, hãy nhấn Ctrl+Q.

  3. Để di chuyển tới tab Biểu đồ, nhấn C, rồi nhấn phím Tab.

  4. Để duyệt qua các tùy chọn định dạng biểu đồ, nhấn phím Mũi tên Phải hoặc phím Mũi tên Trái.

  5. Chọn kiểu biểu đồ bạn muốn, rồi nhấn Enter. Biểu đồ trình bày nhóm bạn đã chọn sẽ được thêm vào trang tính dưới dạng một đối tượng nhúng.

Ghi chú: Tìm hiểu về các cách khác để Tạo biểu đồ trong Excel 2016 for Windows.

Lưu công việc của bạn

  1. Nhấn Ctrl+S. Nếu đây là lần đầu bạn lưu sổ làm việc này, trong dạng xem Backstage Lưu Như vừa mở, hãy chọn và đặt tên cho vị trí lưu trữ.

  2. Để di chuyến tới các lựa chọn vị trí Lưu Như, hãy nhấn phím Tab.

  3. Để chọn vị trí lưu trữ cho sổ làm việc, như OneDrive hoặc PC này, hãy nhấn phím Mũi tên Lên hoặc phím Mũi tên Xuống. Hoặc để mở hộp thoại Lưu Như, hãy di chuyển tới Duyệt, rồi nhấn Enter.

  4. Để duyệt tới thư mục trong vị trí lưu trữ bạn đã chọn, hãy nhấn phím Tab. Để di chuyển tới thư mục cao hơn trong cấu trúc phân cấp, chọn Lên Một Mức. Để di chuyển tới danh sách thư mục, hãy nhấn phím Tab nhiều lần. Để di chuyển qua danh sách, hãy nhấn phím Tab hoặc các phím mũi tên. Để chọn thư mục, hãy nhấn Enter.

  5. Nhấn phím Tab tới hộp Nhập tên tệp tại đây rồi nhập tên cho sổ làm việc của bạn.

  6. Nhấn Tab tới nút Lưu, rồi nhấn Enter.

In công việc của bạn

  1. Để mở dạng xem Backstage In, nhấn Ctrl+P.

  2. Nhấn Tab qua cài đặt in, gồm Thuộc tính In, In Một Mặt, Hướng Dọc, Lề ChuẩnThiết lập Trang. Để thay đổi một cài đặt đã chọn, hãy nhấn Enter. Để chọn một cài đặt khác, nhấn phím Mũi tên Lên hoặc phím Mũi tên Xuống, rồi nhấn Enter.

  3. Khi các cài đặt in đã được như ý bạn, hãy chọn In, nhấn Shift+Tab cho đến khi bạn nghe thấy “Print” (“In”). Nhấn Enter. Máy in của bạn sẽ in sổ làm việc.

Xem thêm

Sử dụng bộ đọc màn hình để tạo sổ làm việc trong Excel

Sử dụng bộ đọc màn hình để tìm và thay thế dữ liệu trong Excel

Các phím tắt và phím chức năng Excel dành cho Windows

Thiết lập thiết bị để hoạt động với trợ năng trong Office 365

Tìm hiểu cách dẫn hướng trong Excel bằng các tính năng trợ năng

Hỗ trợ kỹ thuật dành cho khách hàng là người khuyết tật

Microsoft muốn mang tới trải nghiệm tốt nhất có thể cho toàn bộ khách hàng của mình. Nếu bạn là người khuyết tật hoặc có câu hỏi liên quan tới trợ năng, vui lòng liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để được hỗ trợ kỹ thuật. Nhóm hỗ trợ Answer Desk dành cho Người khuyết tật được đào tạo để sử dụng rất nhiều công nghệ hỗ trợ phổ biến và có thể hỗ trợ bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp và Ngôn ngữ Ký hiệu Hoa Kỳ. Vui lòng truy nhập site Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để biết các chi tiết liên hệ cho khu vực của bạn.

Nếu bạn là người dùng chính phủ, thương mại hoặc người dùng doanh nghiệp, hãy liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật trong doanh nghiệp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×