Bảng điều khiển tương tác bằng cách dùng PowerPoint và Excel

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Nghiệp vụ thông minh với kiểu và chức năng

Của Glenna Shaw, PowerPoint MVP

Bảng điều khiển tương tác là gì và cách bạn có thể dùng bảng điều khiển để truyền đạt thông tin quan trọng để khán giả của bạn? Bài viết này đề cập đến việc làm thế nào để thiết kế và sử dụng bảng điều khiển tương tác và cung cấp các nối kết đến tệp mẫu và bản trình bày.

Trong bài viết này

Giới thiệu về bảng điều khiển

Bảng điều khiển nền

Bảng điều khiển thành phần

Bảng điều khiển tương tác

Chia sẻ bảng điều khiển của bạn

Kết luận

Giới thiệu về bảng điều khiển

Nghiệp vụ thông minh là một hàng hóa nóng trong thế giới hôm nay và bảng điều khiển là nhất dùng thường xuyên phương thức cung cấp thông tin đó.

Vậy chính xác là gì một bảng điều khiển? Định nghĩa yêu thích của tôi đến từ Stephen vài, "một bảng điều khiển là hiển thị trực quan quan trọng nhất thông tin cần thiết để đạt được một hoặc nhiều mục tiêu vốn phù hợp với hoàn toàn trên một màn hình máy tính để nó có thể được theo dõi một cách nhanh chóng." Đây vang một chủ đề mà tôi một lần nghe trong một phiên làm việc dẫn bởi David Paradi tại hội thảo trực tiếp PowerPoint về cách sử dụng GAR nguyên tắc (cách nhanh chóng, Absorb và trở lại.). Rick Altman, máy chủ trang của bản trình bày đỉnh có từ bi đồng ý để cho phép tôi dùng dữ liệu từ hội thảo của mình để tạo bảng điều khiển mẫu dùng cho bài viết này. Lưu ý rằng tôi đã dùng bí danh cho chủ đề và diễn giả để bảo vệ thông tin nhạy cảm doanh nghiệp và quyền riêng tư của diễn giả.

SharePoint và Excel có các phương tiện Microsoft nhất thường dùng để tạo bảng điều khiển (hãy xem bài viết trợ giúp Microsoft: giới thiệu về tính năng nghiệp vụ thông minh). Mặc dù thường bị bỏ qua, PowerPoint kết hợp với Excel cung cấp giải pháp dễ dàng để tạo bảng điều khiển thanh lịch và chức năng. Ngoài ra, PowerPoint sẽ cung cấp một tính năng tương tác dụng của tính năng không sẵn dùng trong ứng dụng khác.

Khi tạo bảng điều khiển bất kỳ, quy tắc cơ bản đầu tiên là dữ liệu là ngôi sao. Rối màn hình với các cấu phần sẽ phân tâm từ thông tin được hiển thị, vì vậy một phương pháp hôn (giữ nó đơn giản Stupid) là tốt nhất. Bạn sẽ muốn cân giữa thực hiện bảng điều khiển hấp dẫn giữ của khán giả của bạn quan tâm, nhưng không vậy điệu nó che khuất thông tin được hiển thị. Thực hành tốt nhất là để tránh 3D biểu đồ và nếu thông tin có thể được hiển thị rõ hơn trong một bảng với biểu đồ bảng nó phải ở trong một bảng. Excel có một tính năng định dạng có điều kiện tuyệt vời cho phép bạn có cả hai: một đồ họa Hiển thị trong một bảng.

Bảng điều khiển nền

Điều đầu tiên bạn sẽ muốn thực hiện là tạo nền của bạn cho nhà của bạn thành phần của bảng điều khiển. Tôi đã chọn để đặt hình dạng tùy chỉnh màu xám trên nền màu xanh lam đậm. Ngoài ra, tôi đã áp dụng hiệu ứng đổ bóng bên trong Trung tâm cho hình dạng. Điều này cho ra diện mạo của một hộp lõm đến nhà của tôi thành phần của bảng điều khiển. Lợi thế của việc này là nó vẽ mắt vào bên trong của hình dạng, đặt tiêu điểm của trang chiếu trên các thành phần của bảng điều khiển.

Bảng điều khiển tương tác

Bảng điều khiển thành phần

Khi bạn đã tạo nền của bạn, bạn sẽ cần phải quyết định những thành phần mà bạn sẽ bao gồm trong bảng điều khiển của bạn. Hãy nhớ rằng bảng điều khiển của bạn nên hiển thị dữ liệu sẽ đáp ứng một hoặc nhiều mục tiêu doanh nghiệp. Trong ví dụ của tôi, tôi đã chọn Hiển thị so sánh các chi phí, ngày, các chủ đề và loa cho bộ bản trình bày đỉnh. Khi bạn đã có mục tiêu chính của bạn bạn có thể thử nghiệm với các phần tử tốt nhất Hiển thị thông tin trong một định dạng dễ hiểu bằng khán giả của bạn. Tôi đã chọn để hoạt động với bảng đơn giản và biểu đồ và tận dụng lợi thế của Excel của định dạng có điều kiện cho bảng của tôi.

Bảng trong bảng điều khiển

Bảng này hiển thị tần suất trong các phiên bằng đồ họa và tính năng xếp hạng của phiên và loa với chỉ báo. Tôi đã chọn dùng thiết đặt mặc định của chỉ báo định dạng có điều kiện dựa đặc trên một đường cong hình chuông. Sử dụng các tính năng của Excel, bạn có thể hiển thị thông tin của bạn bằng cách dùng phân tích thống kê phức tạp (xem Trợ giúp Microsoft và bài viết hướng dẫn), nhưng bạn nên luôn Hãy khán giả của bạn nhớ. Một phần tử trên bảng điều khiển phục vụ mục đích không nếu khán giả của bạn không thể tìm hiểu về nó.

Sau khi bạn quyết định trên thành phần của bạn, bạn sẽ muốn gom nhóm các yếu tố để nó được rõ ràng để khán giả cách họ liên quan với nhau. Không có nhiều phương pháp để thực hiện điều này. Tôi đã chọn để dùng màu, sự lân cận và enclosure trong ví dụ của tôi. Thành phần được nhóm bằng cách đặt chúng gần nhau, bằng cách dùng cùng một màu trên biểu đồ và cách đặt chúng bằng cách dùng một màu viền ngoài. Chi phí được đặt trong lượng khán giả màu xanh, trong chủ đề màu xanh lá cây, trong loa màu tím, màu cam và chuyên so với chủ đề chung là turquoise. Lưu ý rằng tôi không dùng màu xanh và màu đỏ. Phần đáng kể của tập hợp là mù màu đỏ, xanh lá cây và sẽ không thể để cho biết sự khác biệt giữa hai.

Cuối cùng, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng văn bản trên bảng điều khiển của bạn dễ đọc. Vì bảng điều khiển có dạng xem trên một màn hình máy tính riêng lẻ, bạn có nhiều khả năng linh hoạt hơn với một bản chiếu dự kiến truyền thống, nhưng nó vẫn có thể được thử thách. Bản dùng thử và lỗi bằng cách dùng các nút tăng kích cỡ phông giảm kích cỡ phông trên ruy-băng giúp làm điều này dễ dàng hơn một chút.

Nhóm phông trong Excel

Bảng điều khiển tương tác

Một trong các tính năng mạnh mẽ nhất của PowerPoint là khả năng dễ dàng thêm tính năng tương tác mà không cần lập trình phức tạp. Tính năng tương tác trong một bảng điều khiển có thể là một thành phần gặp khó khăn. Thông thường là tính năng tương tác được thêm vào dưới dạng một "truy sâu xuống" để cho phép người xem để xem thêm chi tiết về một thành phần cụ thể. Ở bên xuống là rất khó để dễ dàng hấp thụ thông tin khi bạn thay đổi từ một cửa sổ khác. Đó thường xuyên yêu cầu khán giả của bạn để lật lui. PowerPoint cung cấp khả năng duy nhất để khắc phục các hạn chế này mà tôi muốn gọi "bảng điều khiển trong di chuyển."

Ví dụ của tôi, tôi đã tạo các nút ở phía trên cùng của màn hình để cho phép Rick để truy sâu xuống đến bảng điều khiển cách hiển thị cùng thông tin cho các năm riêng lẻ. Các nút nối kết đến một trang chiếu riêng biệt để biết chi tiết hàng năm tương ứng. Tôi đã áp dụng một hiệu ứng đổ bóng để cho biết nút nào đã được nhấn. Bạn cũng có thể nối kết trực tiếp từ các thành phần của bảng điều khiển (ví dụ: bấm vào biểu đồ để biết thêm chi tiết.) Để biết thêm về tính năng tương tác PowerPoint hãy xem hướng dẫn của tôi trên Động PowerPoint.

Bảng điều khiển tương tác

Tôi đã cố ý rất hiển thị cùng một dữ liệu chính xác trên mỗi trang chiếu chi tiết hàng năm và biểu đồ được thiết lập cẩn thận để có cùng trục chính xác. Khán giả có thể ngay chi xem chi tiết cụ thể cho bất kỳ năm nào duy nhất. Tuy nhiên, điều này không thực sự là phần tốt nhất. Bằng cách tập trung vào một thành phần duy nhất của các trang chiếu chi tiết hàng năm, khán giả có thể di chuyển tới lui giữa các trang chiếu (bằng cách dùng bảng điều khiển nút, các phím mũi tên lên/trang xuống nút cuộn hoặc phím) và có thể theo dõi các thay đổi hàng năm cho thành phần đó. Các biểu đồ có dạng chữ di chuyển.

So sánh biểu đồ

Đây là một đặc điểm duy nhất vào PowerPoint và handily khắc phục vấn đề với hấp thụ thông tin trên nhiều trang chiếu/cửa sổ. Nếu bạn đã chọn dùng phương pháp này, hãy đảm bảo để đặt thành phần của bạn trong cùng một vị trí chính xác trên trang chiếu của bạn và trục biểu đồ được nhất quán trên các trang chiếu. Điều này đảm bảo rằng bạn đang so sánh như để chẳng hạn như, nếu không kết quả có thể là sai.

Chia sẻ bảng điều khiển của bạn

Sau khi bảng điều khiển của bạn đã hoàn tất, lưu nó dưới dạng bản chiếu PowerPoint (*.ppsx.) Điều này sẽ tự động mở bảng điều khiển khi khán giả của bạn bấm vào nó. Bạn có thể lưu tệp vào ổ đĩa mạng chung hoặc gửi nó trong email. Nếu bạn sẽ đặt bảng điều khiển của bạn trực tuyến, nó không nhận được nhiều hơn mới Office Online. Tính năng này được xây dựng vào lưu & gửi tùy chọn trong PowerPoint 2010, nhưng nếu bạn vẫn đang dùng PowerPoint 2007 tất cả cần là một tài khoản Windows Live . Với tài khoản Windows Live của bạn, bạn sẽ nhận được quyền truy nhập vào OneDrive nơi bạn có thể đăng và chia sẻ tài liệu.

Kết luận

Bảng điều khiển bất là chỉ giá trị giá trị của thông tin có thể được lấy từ đó, vì vậy đã Rick của bảng điều khiển cho biết những gì chúng tôi? Vui bảng điều khiển hiển thị bộ bản trình bày đỉnh là một hội thảo mạnh kinh nghiệm tăng trưởng hàng năm và một mức độ cao sự hài lòng của khách hàng trong khi điều chi phí thấp. Dưới dạng một khao khát người dự và ủng hộ của hội thảo, đây là không còn điều ngạc nhiên cho tôi nhưng nó đã đẹp cung cấp Rick bảng điều khiển chứng minh những gì chúng tôi đã trực giác biết.

Ảnh của Glenna Shaw

Glenna Shaw là một đặt giá trị Professional (MVP) cho PowerPoint và người sở hữu của Glenna Shaw trực quan liên lạcVisualology blog. Cô ấy giữ chứng chỉ trong công nghệ thông tin có thể truy nhập, thiết kế đồ họa và viết kỹ thuật chuyên nghiệp.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×