Bản thiết kế cho việc dùng dữ liệu trong SharePoint Server

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bằng cách kết hợp Office SharePoint Server 2007, hệ thống Microsoft Office 2007 và dữ liệu trong doanh nghiệp của bạn, bạn có thể tạo ra một giải pháp kinh doanh mà sẽ giúp bạn cảm thấy như đang ở nhà.

Hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng dữ liệu trong SharePoint Server

Trong bài viết này

Việc xây dựng giải pháp kinh doanh giống như xây một ngôi nhà

Hiểu về nền tảng dữ liệu

Tận dụng dữ liệu trong Office SharePoint Server 2007

Sử dụng dữ liệu từ các chương trình hệ thống Office với Office SharePoint Server 2007

Bắt đầu với mẫu và kịch bản

Việc xây dựng giải pháp kinh doanh giống như xây một ngôi nhà

Giả sử bạn muốn xây dựng một ngôi nhà chất lượng. Nếu bạn có nhiều thời gian và tiền bạc, bạn có thể chọn tùy chọn A: Mua một khu đất chưa phát triển, không có đường dây tiện ích, thuê một kiến trúc sư để thiết kế nhà và thuê một nhà thầu (mà sẽ sử dụng nhà thầu phụ) để cần mẫn xây dựng nhà từ đầu. Nếu bạn không có nhiều thời gian và tiền bạc, bạn có thể chọn tùy chọn B: Mua một ngôi nhà kiểu mô-đun, chọn kiểu kiến trúc và sơ đồ sàn được thiết kế sẵn và thuê một nhà thầu để nhanh chóng xây dựng nhà trên khu đất đã phát triển, có đường dây tiện ích.

Để xây dựng giải pháp kinh doanh chất lượng, hệ thống Microsoft Office và Office SharePoint Server 2007 cung cấp cả hai tùy chọn này. Tùy chọn A cần có ngân sách, mã hóa, phát triển và thông thường tốt nhất là nên dành cho các chuyên gia CNTT. Tùy chọn B kết hợp hệ thống Microsoft Office (kiến trúc sư) với Office SharePoint Server 2007 (nhà kiểu mô-đun, khu đất đã phát triển và đường dây tiện ích), một nhân viên thông tin nhiệt tình (nhà thầu), các mẫu và kịch bản (kiểu kiến trúc và sơ đồ sàn).

Nếu bạn muốn được trợ giúp về việc xây dựng giải pháp kinh doanh chất lượng bằng cách sử dụng tùy chọn B, thì bạn đã đến đúng chỗ rồi. Bài viết này cung cấp tổng quan về việc sử dụng dữ liệu trong Office SharePoint Server 2007, cùng với nhiều nối kết đến thông tin bổ sung để giúp bạn hiểu chi tiết về nhiều tính năng được thảo luận và có thể giúp bạn thực thi giải pháp.

Đầu Trang

Hiểu về nền tảng dữ liệu

Nền tảng của mọi giải pháp kinh doanh tự động hóa dựa trên hệ thống Microsoft Office, bất kể là ở cấp độ doanh nghiệp, bộ phận hay nhóm làm việc, là dữ liệu và các cách thức cơ bản mà bạn có thể làm việc với dữ liệu.

Đầu Trang

Ba kiểu dữ liệu

Thông tin là rất quan trọng để điều hành hiệu quả bất kỳ doanh nghiệp nào và dữ liệu là đường huyết mạch hỗ trợ cho nó. Hầu hết các doanh nghiệp dành nhiều tài nguyên lớn cho việc thu thập, lưu trữ, cập nhật, truy nhập, phân tích, báo cáo và quản lý dữ liệu. Dữ liệu này có ba dạng:

  • Dữ liệu có cấu trúc    Kiểu dữ liệu này có thể được tổ chức thành các bảng và dễ dàng cập nhật, sắp xếp, lọc và truy vấn, và thường được lưu trữ trong tệp phẳng và cơ sở dữ liệu. Dữ liệu có cấu trúc cũng bao gồm siêu dữ liệu, thường được định nghĩa là "dữ liệu về dữ liệu". Siêu dữ liệu cung cấp ý nghĩa cũng như ràng buộc cho dữ liệu, đồng thời bao gồm tiêu đề cột, kiểu và định dạng dữ liệu, quy tắc xác thực. Ví dụ về dữ liệu có cấu trúc bao gồm đơn đặt hàng, thống kê, hàng tồn kho, ngân sách và doanh số.

  • Dữ liệu phi cấu trúc    Kiểu dữ liệu này là thông tin được lưu trữ trong tài liệu và bản trình bày, đồng thời không thể được tự động chuyển đổi thành dữ liệu có cấu trúc. Ví dụ về dữ liệu phi cấu trúc bao gồm ghi nhớ, thư từ, ấn phẩm, chính sách, đề xuất, đặc tả, trang chiếu và sơ yếu lý lịch.

  • Dữ liệu bán cấu trúc    Kiểu dữ liệu này chứa dữ liệu có cấu trúc kết hợp với một lượng nhỏ dữ liệu phi cấu trúc, chẳng hạn như các trường chú thích và ghi nhớ, phần đính kèm tài liệu và đồ họa. Ví dụ về dữ liệu phi cấu trúc bao gồm báo cáo tình trạng, tài liệu Yêu cầu Đề xuất (RFP) hình thức hóa, đánh giá hiệu suất và danh mục sản phẩm.

Bạn có thể làm việc với cả ba loại dữ liệu bằng cách sử dụng hệ thống Microsoft Office và Office SharePoint Server 2007, nhưng trọng tâm của bài viết này là dữ liệu có cấu trúc và bán cấu trúc.

Đầu Trang

Tạo kết nối đến dữ liệu

Dữ liệu có cấu trúc và bán cấu trúc xuất phát từ nguồn dữ liệu ngoài, chẳng hạn như tệp XML, sổ làm việc hoặc cơ sở dữ liệu. Nguồn dữ liệu ngoài này được kết nối đến chương trình của bạn thông qua một kết nối dữ liệu, vốn là một bộ thông tin mô tả cách định vị, đăng nhập và truy nhập vào nguồn dữ liệu ngoài.

Thông tin kết nối cũng có thể được lưu trữ trong tệp kết nối, chẳng hạn như tệp Kết nối Dữ liệu Office (ODC) (.odc). Tệp ODC sử dụng thẻ HTML và XML tùy chỉnh để lưu trữ thông tin kết nối và được hầu hết chương trình Office sử dụng. Office InfoPath 2007 sử dụng tệp Kết nối Dữ liệu Phổ biến (UDC) (.udc) tương tự. Tệp kết nối đặc biệt hữu ích để chia sẻ kết nối trên cơ sở nhất quán, giúp kết nối dễ khám phá hơn, giúp cải thiện độ bảo mật và tạo thuận lợi cho việc quản trị nguồn dữ liệu. Cách tốt nhất để chia sẻ tệp kết nối là đặt chúng tại một vị trí tin cậy và bảo mật, chẳng hạn như thư viện Kết nối Dữ liệu SharePoint, nơi người dùng và chương trình thích hợp có thể đọc tệp, nhưng chỉ có người dùng đã chỉ định mới có thể sửa đổi tệp.

Kết nối với dữ liệu ngoài

1. Có hàng loạt nguồn dữ liệu đa dạng mà bạn có thể kết nối đến: Microsoft SQL Server, Microsoft Office Access 2007, Office Excel 2007 và các tệp văn bản.

2. Mỗi nguồn dữ liệu có một trình điều khiển ODBC hoặc nhà cung cấp OLE DB liên kết.

3. Tệp kết nối xác định tất cả thông tin mà bạn cần để truy nhập và truy xuất dữ liệu từ một nguồn dữ liệu.

4. Thông tin kết nối được sao chép từ tệp kết nối vào chương trình của bạn.

Cấu phần Truy nhập Dữ liệu Microsoft (MDAC) 2.8, vốn được cài đặt cùng với Microsoft Windows, cho phép kết nối đến hàng loạt nguồn dữ liệu quan hệ và không quan hệ bằng cách dùng trình điều khiển Kết nối Cơ sở dữ liệu Mở (ODBC) hoặc nhà cung cấp Cơ sở dữ liệu Nối kết và Nhúng Đối tượng (OLE DB). Khi bạn cài đặt hệ thống Microsoft Office, trình điều khiển ODBC và nhà cung cấp OLE DB bổ sung sẽ được thêm vào máy tính của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng trình điều khiển ODBC và nhà cung cấp OLE DB từ các nhà sản xuất khác để lấy thông tin từ các nguồn khác ngoài nguồn dữ liệu của Microsoft. Để biết thông tin về cách cài đặt trình điều khiển ODBC hoặc nhà cung cấp OLE DB, hãy kiểm tra tài liệu dành cho cơ sở dữ liệu, hoặc liên hệ với nhà cung cấp cơ sở dữ liệu của bạn.

Sử dụng hệ thống Microsoft Office, bạn có thể tạo kết nối trong nhiều chương trình Office và sử dụng Trình hướng dẫn Kết nối Dữ liệu để kết nối với các nguồn dữ liệu mới. Bạn cũng có thể xem hoặc sửa nội dung tệp ODC hiệu quả nhất bằng cách sử dụng Office Excel 2007.

Thông tin khác

Nhập dữ liệu vào Office Publisher, Visio hoặc Word bằng cách sử dụng Trình hướng dẫn Kết nối Dữ liệu

Tổng quan về kết nối (nhập) dữ liệu

Đầu Trang

Sử dụng lưới dữ liệu để làm việc với dữ liệu

Cách đơn giản nhất để làm việc với dữ liệu thường là sử dụng lưới dữ liệu. Lưới dữ liệu là hiển thị dữ liệu dạng bảng theo các cột và hàng, cho phép bạn dễ dàng sắp xếp, lọc, truy vấn và thao tác trên dữ liệu. Lưới dữ liệu cũng cung cấp một cách thức để lấy đúng tập dữ liệu cho giải pháp kinh doanh của bạn từ một vài nguồn dữ liệu. Đối với một vài người dùng, lưới dữ liệu đã đủ để làm việc hiệu quả với dữ liệu. Đối với những người dùng khác, bạn cần các cách quản lý dữ liệu thân thiện với người dùng hơn, chẳng hạn như biểu mẫu, báo cáo và bảng điều khiển.

Bảng Nhân viên trong dạng xem Biểu dữ liệu

Sử dụng hệ thống Microsoft Office và Office SharePoint Server 2007, bạn có thể tạo và sử dụng lưới dữ liệu bằng cách sử dụng Biểu dữ liệu Web Access, biểu dữ liệu Access và bảng Excel.

Đầu Trang

Sử dụng biểu mẫu để thay đổi dữ liệu một cách hiệu quả

nhiều biểu mẫu con lồng vào nhau Dữ liệu có cấu trúc và bán cấu trúc thường cần cập nhật và thay đổi, và đây là lý do cần đến biểu mẫu. Biểu mẫu, bất kể ở dạng in hay trực tuyến, là một cấu phần tài liệu hoặc chương trình được thiết kế với cấu trúc và định dạng chuẩn giúp tạo thuận lợi cho việc thu thập, ghi lại, tổ chức và sửa dữ liệu. Biểu mẫu là các cửa sổ mà qua đó người dùng xem và truy nhập dữ liệu của bạn. Biểu mẫu trực tuyến chứa các hướng dẫn, định dạng, nhãn và khoảng trống để nhập dữ liệu, giống như biểu mẫu in. Biểu mẫu trực tuyến cũng chứa các điều khiển giúp hiển thị dữ liệu hoặc giúp người dùng dễ dàng hơn khi nhập hoặc sửa dữ liệu, thực hiện một hành động hoặc chọn một lựa chọn, chẳng hạn như hộp danh sách, nút tùy chọn và nút lệnh. Biểu mẫu dễ nhìn sẽ giúp người dùng làm việc với dữ liệu thoải mái và hiệu quả hơn, cũng như giúp ngăn việc nhập dữ liệu không chính xác.

Sử dụng hệ thống Microsoft Office và Office SharePoint Server 2007, bạn có thể tạo và sử dụng biểu mẫu bằng cách sử dụng biểu mẫu Access, biểu mẫu InfoPath, biểu mẫu danh sách SharePoint, Dạng xem Dữ liệu được chèn dưới dạng biểu mẫu và Phần Web Biểu mẫu.

Đầu Trang

Sử dụng báo cáo để trình bày dữ liệu và ra quyết định

Báo cáo có thể cung cấp thông tin tổng quan về dữ liệu của bạn Dữ liệu có cấu trúc và bán cấu trúc thường sẵn dùng cho người dùng thông qua báo cáo kinh doanh. Báo cáo là bản trình bày dữ liệu được chuyển đổi thành thông tin đã định dạng và tổ chức theo các yêu cầu kinh doanh cụ thể. Ví dụ về báo cáo bao gồm dự báo ngân sách, tóm tắt doanh số, danh bạ điện thoại, nhãn thư và danh mục sản phẩm. Báo cáo có thể là bản tóm lược đơn giản trong một trang hoặc hiển thị phân cấp của dữ liệu chuyên sâu. Báo cáo cũng có thể chứa báo cáo con, thay đổi theo các tham số được truyền đến báo cáo và có tính tương tác cao để người dùng có thể sắp xếp, lọc và truy sâu xuống hoặc thậm chí truy qua dữ liệu.

Bằng cách dùng báo cáo, nhân viên thông tin có thể ra quyết định kinh doanh sáng suốt bằng cách giúp họ trả lời câu hỏi, tập trung vào mục tiêu, tìm lựa chọn thay thế tốt nhất, đề ra chiến lược và chiến thuật chính xác, xác định hệ quả và sự đánh đổi, đánh giá ẩn số và rủi ro.

Có thể phân loại người dùng báo cáo theo cách thức sau đây.

Loại người dùng

Ví dụ

Hành động báo cáo

Người dùng Cao cấp

Người phân tích dữ liệu và kinh doanh

Tạo và tùy chỉnh các báo cáo, làm việc với báo cáo PivotTable Xử lý Phân tích Trực tuyến (OLAP), dùng công cụ biên soạn báo cáo, thực hiện phân tích thống kê và thực hiện phân tích bằng công cụ khai thác dữ liệu.

Người dùng trung bình

Người quản lý và các nhân viên thông tin khác

Đọc báo cáo chi tiết, tùy chỉnh và tương tác với báo cáo bằng cách lọc, sắp xếp, đặt tham số, tạo truy vấn và báo cáo đột xuất.

Người dùng thông thường

Nhân viên tiên phong

Đọc báo cáo chuẩn, đơn giản và truy nhập báo cáo thông qua hiển thị đơn giản, chẳng hạn như lưu đồ.

Sử dụng hệ thống Microsoft Office, Office SharePoint Server 2007 và SQL Server, bạn có thể tạo và sử dụng hàng loạt báo cáo bằng cách sử dụng Access, Excel, SQL Server Reporting Services, InfoPath (bằng cách sử dụng sáp nhập biểu mẫu) và Office SharePoint Designer 2007 (bằng cách sử dụng Dạng xem Dữ liệu chỉ đọc).

Đầu Trang

Sử dụng bảng điều khiển và KPI để thao tác trên dữ liệu

Trí tuệ Thương nghiệp là một nỗ lực phổ biến trong toàn ngành, được thiết kế để thu thập, quản lý và sử dụng dữ liệu; nhận biết mẫu hình và ý nghĩa; ra quyết định, phản hồi và hành động; và nhờ đó cải thiện hiệu suất của doanh nghiệp của bạn. Bảng điều khiển và các chỉ số hiệu suất then chốt (KPI) là trọng tâm của nỗ lực này.

Sử dụng bảng điều khiển

Bảng điều khiển (còn gọi là phiếu ghi điểm) là một kỹ thuật trí tuệ thương nghiệp quan trọng, kết hợp báo cáo và phân tích để trực quan hóa thông tin quan trọng ở cấp độ doanh nghiệp, bộ phận và nhóm.

Bảng điều khiển Doanh số

Có ba loại bảng điều khiển: bảng điều khiển hoạt động dùng để theo dõi công việc hàng ngày của nhân viên, bảng điều khiển chiến thuật để phân tích dữ liệu và theo dõi hoạt động hàng tháng và hàng quý, và bảng điều khiển chiến lược để quản lý doanh nghiệp dài hạn. Dữ liệu bảng điều khiển có thể thuộc dạng định lượng, chẳng hạn như số đơn hàng, thị phần, lợi nhuận, số cuộc gọi hỗ trợ, số lỗi sản xuất hoặc lượt truy cập trang Web. Hoặc dữ liệu bảng điều khiển có thể thuộc dạng định tính, chẳng hạn như 10 khách hàng dẫn đầu, các vấn đề then chốt, nhiệm vụ hiện tại đang chờ hoàn thành và cập nhật tin tức quan trọng.

Sử dụng chỉ số hiệu suất then chốt (KPI)

Một thành phần thiết yếu của bảng điều khiển là chỉ số hiệu suất then chốt (KPI), vốn là một chỉ báo trực quan (chẳng hạn như mũi tên lên và xuống, đèn báo ngừng và vòng tròn nhiều màu) giúp truyền tải tiến độ thực hiện trong quá trình đạt đến một mục tiêu kinh doanh quan trọng. KPI là số đo có thể định lượng được, chẳng hạn như lãi gộp hàng tháng hoặc số lượng nhân viên luân chuyển, dùng để theo dõi hiệu suất của một tổ chức. KPI có giá trị đối với các nhóm, người quản lý và doanh nghiệp trong việc đánh giá nhanh tiến độ thực hiện so với mục tiêu có thể đo lường và ra quyết định sáng suốt dựa trên ba câu hỏi cơ bản: "Tôi vượt trước hay chậm trễ ở phần nào?", "Tôi vượt trước hay chậm trễ đến mức nào?" và "Tôi đã hoàn thành tối thiểu là bao nhiêu?".

Chỉ số Hiệu suất Bán hàng Mỗi KPI có một mục tiêu, tình trạng và xu hướng. Chẳng hạn, một KPI thông thường là doanh số trong tháng của bộ phận. Sau khi lên kế hoạch cẩn thận, một mục tiêu (hay mục đích) doanh số hàng quý được xác định cho mỗi bộ phận. Bảng điều khiển hoặc phiếu ghi điểm hiển thị tình trạng hàng tuần của mục tiêu này, việc mục tiêu đang kịp tiến độ, vượt trước hay chậm trễ, có thể bằng cách sử dụng màu hoặc biểu tượng chuẩn do công ty xác định. Xu hướng trong những năm trước đây cũng có thể được tóm tắt trong biểu đồ, đôi khi còn được dự báo cho năm tiếp theo.

Đầu Trang

Tận dụng dữ liệu trong Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 hỗ trợ cộng tác với nhân viên khác bằng cách tạo thuận lợi cho việc quản lý và chia sẻ tài liệu, site và không gian làm việc, cũng như bằng cách hỗ trợ các hoạt động kinh doanh thông thường mà sử dụng cả ba kiểu dữ liệu được mô tả ở phần trước. Các ví dụ bao gồm:

  • Nhóm làm việc và các bộ phận cần cộng tác trong các dự án, truyền đạt mục đích kinh doanh, đo mức độ thành công, tổ chức các nhóm và nhiệm vụ, phát triển và theo dõi lịch biểu và mốc thời gian, xác định chi phí và cung cấp kết quả chuyển giao.

  • Doanh nghiệp cần quản lý nhiều tài liệu, quy trình kiểm tra, truyền đạt chính sách và lưu giữ, đánh nhãn và xác định vị trí các bản ghi rất lớn.

Office SharePoint Server 2007 cũng tạo một cơ sở hạ tầng chắc chắn để phát triển các giải pháp kinh doanh bổ sung sử dụng cả ba kiểu dữ liệu. Đối với nhân viên thông tin, cấu phần Office SharePoint Server 2007 sau đây nổi bật với vai trò là thành phần quan trọng trong việc xây dựng giải pháp kinh doanh tự động hóa dựa trên dữ liệu có cấu trúc và bán cấu trúc với ít mã hoặc không có mã. Những cấu phần này, vốn hoạt động độc lập hoặc hoạt động tốt cùng nhau, là các "mô-đun nhà, khu đất đã phát triển và đường dây tiện ích" có thể giúp bạn nhanh chóng xây dựng giải pháp kinh doanh.

Các cấu phần của dữ liệu có cấu trúc trong SharePoint

1. Sử dụng hệ thống Microsoft Office và Office SharePoint Server 2007, bạn có thể làm việc với nhiều loại dữ liệu ngoài, bao gồm dữ liệu dòng nghiệp vụ (LOB), nguồn dữ liệu Office và tệp phẳng.

2. Office SharePoint Server 2007 có nhiều cấu phần được thiết kế để thao tác trên dữ liệu ngoài theo nhiều cách khác nhau.

3. Bạn có thể truy nhập dữ liệu ngoài này thông qua chương trình Office trên máy tính hoặc trình duyệt, chẳng hạn như Windows Internet Explorer.

Đầu Trang

Danh sách SharePoint

Một site SharePoint thường bao gồm nhiều danh sách mặc định, bao gồm Nối kết, Thông báo, Liên hệ, Theo dõi Vấn đề, Khảo sát và Nhiệm vụ mà bạn có thể dùng làm tâm điểm cho giải pháp kinh doanh. Trong nhiều trường hợp, các danh sách mặc định này có thể cung cấp giải pháp nhanh chóng và hiệu quả mà không cần sửa đổi hoặc sửa đổi rất ít. Chẳng hạn, bạn có thể dùng: Khảo sát, vốn bao gồm tính năng phân nhánh có điều kiện và ngắt trang, để đánh giá sự hài lòng của nhân viên và khách hàng và Theo dõi Vấn đề, vốn có bộ nhớ lập phiên bản và lịch sử phiên bản để phân tích sâu hơn về dự án nhóm làm việc và các nhiệm vụ công việc thường gặp.

Danh sách Nhiệm vụ Dự án

Danh sách phong phú, linh hoạt và có nhiều tính năng dựng sẵn cung cấp một cách thức hiệu quả để lưu trữ, chia sẻ và làm việc với dữ liệu có cấu trúc và bán cấu trúc. Bạn có thể:

  • Bao gồm nhiều kiểu dữ liệu, chẳng hạn như ngày, ảnh, công thức và phép tính dựa trên các cột khác, trường chỉ chắp thêm (hữu ích cho việc ghi nhật ký và theo dõi ứng dụng) và các trường tra cứu nơi bạn có thể chọn một giá trị từ danh sách trường khác.

  • Tạo dạng xem danh sách để tổ chức, sắp xếp, lọc dữ liệu theo nhiều cách cụ thể và khác nhau; thay đổi siêu dữ liệu, chẳng hạn như thêm và xóa cột, sửa đổi quy tắc xác thực; dùng danh sách nhất quán trên các site với các loại nội dung, cột site và mẫu.

  • Tạo danh sách tùy chỉnh, hiển thị dữ liệu trong Phần Web và Trang Phần Web và xuất, nhập và nối kết đến dữ liệu từ các chương trình khác, chẳng hạn như Excel và Access.

  • Theo dõi phiên bản và lịch sử chi tiết, cần phê duyệt để sửa đổi dữ liệu, dùng bảo mật theo mức mục và thư mục, kiểm nhập và kiểm xuất, duy trì cập nhật tự động về những thay đổi bằng cách dùng cảnh báo và nguồn cấp RSS.

  • Tổ chức nội dung trong một danh sách duy nhất thành các thư mục để tạo sự tiện lợi hơn và hiệu suất tốt hơn, cải thiện hiệu suất nói chung với danh sách lớn bằng cách dùng chỉ mục.

Biểu dữ liệu Web Access (trước đây gọi là dạng xem Biểu dữ liệu) cung cấp lưới dữ liệu để xem và sửa dữ liệu cho nhiều loại danh sách. Bạn có thể nhận thấy Biểu dữ liệu Web Access thuận tiện hơn và mạnh mẽ hơn dạng xem danh sách chuẩn. Nó hiển thị nội dung của danh sách hoặc thư viện tài liệu theo các hàng và cột. Bạn có thể thêm và sửa hàng và cột, áp dụng bộ lọc và thứ tự sắp xếp, hiển thị các giá trị được tính và tổng, cũng như dễ dàng sửa dữ liệu trong ô lưới.

Ví dụ về dạng xem biểu dữ liệu

Ghi chú: Biểu dữ liệu Web Access yêu cầu cài đặt Office Access 2007 trên máy tính khách và trình duyệt hỗ trợ điều khiển ActiveX.

Ngăn tác vụ Biểu dữ liệu Web Access cũng chứa một vài lệnh bổ sung giúp dễ dàng tương tác với Excel và Access.

Lệnh

Hành động

Theo dõi danh sách này trong Access

Tạo bảng đã nối kết trong Access mà cũng nối kết đến dạng xem Biểu dữ liệu và bạn có thể làm mới và cập nhật (Chỉ sẵn có trong Office Access 2007).

Xuất sang Access

Xuất dạng xem sang bảng trong cơ sở dữ liệu.

Báo cáo với Access

Tạo bảng đã nối kết trong Access và tạo báo cáo.

Truy vấn danh sách với Excel

Xuất dữ liệu sang Excel mà bạn có thể làm mới trong Excel. (Hành vi giống như lệnh Xuất sang Excel sẵn có trên menu Hành động trong dạng xem danh sách chuẩn).

In với Excel

Xuất dữ liệu sang Excel mà bạn có thể in trong Excel.

Lập biểu đồ với Excel

Xuất dữ liệu sang Excel để bạn có thể lập biểu đồ trong Excel bằng cách dùng Trình hướng dẫn Biểu đồ.

Tạo báo cáo PivotTable trong Excel

Xuất dữ liệu sang Excel để bạn có thể tạo báo cáo PivotTable trong Excel.

Đầu Trang

Thư viện SharePoint

Thư viện SharePoint là một vị trí trên site SharePoint mà bạn có thể tạo, thu thập, cập nhật và quản lý tài liệu với các thành viên nhóm và nhân viên khác. Mỗi thư viện hiển thị một danh sách tài liệu và siêu dữ liệu then chốt về những tài liệu này để giúp mọi người sử dụng tệp cũng như làm việc cùng nhau, mỗi thư viện cung cấp các tính năng hữu ích như kiểm nhập và kiểm xuất tài liệu, tạo đánh số và theo dõi cho phiên bản chính và phụ, đồng thời sử dụng các tính năng chính sách, kiểm tra và dòng công việc phong phú. Bạn cũng có thể tạo và quản lý tài liệu, ảnh, bản trình bày, biểu mẫu và các loại tệp khác trong thư viện. Cuối cùng, bạn có thể sử dụng thư viện Tài liệu Chia sẻ, tùy chỉnh thư viện này theo mục đích của mình hoặc có thể tạo thư viện bổ sung của riêng bạn.

Thư viện Tài liệu

Có ba loại thư viện — Thư viện Tài liệu, Thư viện Biểu mẫu và Thư viện Kết nối Dữ liệu — có thể hoạt động với tất cả các kiểu dữ liệu.

Thư viện tài liệu     Bạn có thể dùng thư viện tài liệu để lưu trữ, truy nhập và quản lý hàng loạt tệp bao gồm tài liệu Office, bảng tính, báo cáo, biểu mẫu, cơ sở dữ liệu Office Access 2007 và tệp văn bản.

Thư viện biểu mẫu     Bạn có thể lưu trữ và làm việc với biểu mẫu Office InfoPath 2007 trong thư viện biểu mẫu. Thư viện biểu mẫu cung cấp một vị trí trung tâm nơi người dùng có thể điền và lưu trữ các biểu mẫu dựa trên cùng một mẫu. Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng InfoPath để tạo một giải pháp theo dõi tài nguyên mà lưu trữ mẫu biểu mẫu (.xsn) và các tệp XML (.xml) biểu mẫu trong một thư viện biểu mẫu SharePoint.

Thư viện Kết nối Dữ liệu    Thư viện Kết nối Dữ liệu (DCL) là một thư viện đặc biệt, có thể được định nghĩa là một vị trí tin cậy giúp dễ dàng lưu trữ, bảo mật, chia sẻ và quản lý tệp ODC và UDC. Người quản trị có thể kiểm soát quyền truy nhập vào những kết nối này để chỉ những người dùng tin cậy, có đặc quyền mới có thể sử dụng những kết nối này. Có thể thiết lập Excel Services để chỉ có thể dùng kết nối tin cậy. Người quản trị cũng có thể cần phải di chuyển cơ sở dữ liệu từ máy chủ kiểm tra đến máy chủ sản xuất hoặc cập nhật truy vấn truy nhập vào dữ liệu. Bằng cách dùng một tệp ODC được lưu trong DCL, việc quản trị thông tin kết nối này sẽ dễ dàng hơn nhiều và việc người dùng truy nhập vào dữ liệu sẽ thuận tiện hơn vì tất cả sổ làm việc đều sử dụng cùng một tệp kết nối và thao tác làm mới, bất kể trên máy khách hoặc máy chủ, đều lấy được những thay đổi cập nhật cho tệp kết nối đó. Bạn thậm chí có thể thiết lập Office SharePoint Server 2007 và một máy tính khách của người dùng để tự động phát hiện thay đổi đối với tệp kết nối và sử dụng phiên bản cập nhật mới nhất của tệp kết nối đó. Tóm lại, Thư viện Kết nối Dữ liệu đơn giản hóa đáng kể việc bảo trì và quản lý kết nối dữ liệu.

Đầu Trang

Phần Web và Trang Phần Web

Phần Web là một đơn vị thông tin mô-đun hình thành khối dựng cơ bản của Trang Phần Web. Bạn có thể thêm Phần Web vào vùng Phần Web trong Trang Phần Web rồi tùy chỉnh các Phần Web riêng lẻ để tạo một trang duy nhất cho người dùng site của bạn. Trang Phần Web là một kiểu trang Web đặc biệt, trong đó bạn có thể sử dụng các Phần Web để hợp nhất dữ liệu, chẳng hạn như danh sách, biểu đồ và nội dung Web, chẳng hạn như văn bản và ảnh, thành một hiển thị thông tin linh động được xây dựng xung quanh một nhiệm vụ thông thường hoặc mối quan tâm đặc biệt.

Bạn có thể sử dụng một Trang Phần Web để trình bày nhiều thông tin có cấu trúc và phi cấu trúc theo một cách gọn gàng, hữu ích và thuận tiện. Các Trang Phần Web thường chứa một số Phần Web được kết nối để bạn có thể hiển thị dữ liệu và nội dung linh động để xem kết quả mà bạn muốn.

Chẳng hạn, bạn có thể tạo ra một Trang Phần Web gọi là Đơn hàng của Khách hàng mà bạn sử dụng để hiển thị thông tin quan trọng. Bạn sẽ nhận được một cuộc gọi từ một khách hàng có câu hỏi về đơn hàng và không nhớ số mã số đơn hàng nhưng nhớ ngày đặt hàng. Bạn có thể sử dụng Trang Phần Web để thực hiện các thao tác sau đây.

trang phần web thứ tự tùy chỉnh với một số phần web

1. Tra cứu một đơn hàng theo mã số đơn hàng số hoặc, trong trường hợp này là ngày đặt hàng.

2. Hiển thị tất cả các đơn hàng theo ngày.

3. Chọn đúng đơn hàng, dựa theo tên khách hàng và tra cứu chi tiết đơn hàng cũng như các chi tiết khách hàng.

4. Chọn mục dòng trong đơn hàng (trong trường hợp này là đèn) và hiển thị ảnh sản phẩm để xác nhận câu hỏi của khách hàng.

5. Quét để tìm tin tức doanh nghiệp mới nhất phù hợp với đơn hàng của khách hàng.

Bạn có thể sử dụng Trang Phần Web để:

  • Tổng hợp dữ liệu từ các nguồn dữ liệu khác nhau và tạo báo cáo.

  • Phân tích và tổng hợp dữ liệu (ví dụ, tính tổng, tổng số hoặc đếm số lượng).

  • Tóm tắt thông tin KPI then chốt mà bạn muốn xem đầu mỗi ngày.

  • Ưu tiên và làm nổi bật dữ liệu dự án hoặc dữ liệu khách hàng trong bảng điều khiển để giúp bạn đưa ra quyết định hiệu quả.

  • Hiển thị lịch biểu công việc và thông tin cuộc họp cập nhật để nhanh chóng lên kế hoạch cho ngày của bạn.

  • Truy nhập nhanh vào tin tức kinh doanh, thời tiết địa phương và trang Web ưa thích của bạn để tập trung việc duyệt Web của bạn.

Sau đây là Phần Web then chốt mà có thể được kết nối và hiển thị dữ liệu có cấu trúc và bán cấu trúc.

Phần Web

Mô tả

Dạng xem Danh sách

Hiển thị dữ liệu danh sách và siêu dữ liệu thư viện

Biểu mẫu

Hiển thị dữ liệu bằng cách sử dụng điều khiển biểu mẫu HTML

Ảnh

Hiển thị ảnh

Excel Web Access

Hiển thị sổ làm việc Excel

Trình xem Báo cáo

Hiển thị báo cáo được tạo từ Dịch vụ Báo cáo SQL Server

Dạng xem Dữ liệu

Hiển thị và sửa dữ liệu từ hàng loạt nguồn dữ liệu đa dạng

KPI

Hiển thị dữ liệu và biểu tượng chỉ số hiệu suất then chốt (KPI) từ danh sách KPI

Chi tiết KPI

Hiển thị dữ liệu KPI cho một mục và ký hiệu từ danh sách KPI

Mục Dữ liệu Nghiệp vụ

Hiển thị chi tiết về một mục dữ liệu nghiệp vụ đơn lẻ

Danh sách Dữ liệu Nghiệp vụ

Hiển thị bản tóm tắt dữ liệu nghiệp vụ trong một danh sách

Hành động Dữ liệu Nghiệp vụ

Kết nối các Phần Web để cấu hình hành động ứng dụng nghiệp vụ

Danh sách Liên quan của Dữ liệu Nghiệp vụ

Kết nối các Phần Web để hiển thị mục nghiệp vụ liên quan

Bộ dựng Mục Dữ liệu Nghiệp vụ

Tạo một mục dữ liệu nghiệp vụ từ các tham số trong chuỗi truy vấn để dùng trong trang hồ sơ dữ liệu nghiệp vụ.

Bộ lọc

Lọc dữ liệu Phần Web theo nhiều cách khác nhau

Thông tin khác

Làm việc với Phần Web bộ lọc

Đầu Trang

Danh mục Dữ liệu Nghiệp vụ

Danh mục Dữ liệu Nghiệp vụ (BDC) là một cấu phần cung cấp hỗ trợ dựng sẵn để hiển thị dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu dòng nghiệp vụ (LOB) như SAP, Siebel và SQL Server. Thông thường, các hệ thống LOB này quản lý những thông tin và quy trình nghiệp vụ quan trọng như dữ liệu khách hàng, hàng tồn kho, thanh toán và vòng đời sản phẩm. Thông thường, các hệ thống này yêu cầu phải đào tạo chuyên sâu, khó sử dụng và chỉ sẵn có cho một vài đối tượng nhất định. BDC giúp dữ liệu LOB này sẵn dùng đối với nhiều người hơn, những người cần truy nhập vào dữ liệu và cần làm việc với dữ liệu theo các cách thức khác nhau và linh hoạt hơn. Chẳng hạn, có thể dùng biểu mẫu đơn đặt hàng InfoPath để hiển thị dữ liệu khách hàng từ một hệ thống, chi tiết sản phẩm từ hệ thống khác và chi tiết tài chính từ hệ thống thứ ba.

Sau đây là bản tóm tắt các vai trò và nhiệm vụ khi làm việc với Danh mục Dữ liệu Nghiệp vụ.

Vai trò

Tác vụ

Người phân tích kinh doanh

Xác định các tính năng và tạo giải pháp được xác định trước

Người biên soạn siêu dữ liệu

Biên soạn và kiểm tra siêu dữ liệu

Người quản trị

Nhập định nghĩa ứng dụng và cấu hình quyền truy nhập vào dữ liệu

Thành viên site

Kết hợp dữ liệu nghiệp vụ vào các Phần Web, trang và danh sách

Nhà phát triển

Tạo các giải pháp Trang Phần Web tùy chỉnh

Khách truy cập site

Sử dụng dữ liệu nghiệp vụ

Hiển thị dữ liệu nghiệp vụ trong Phần Web Danh sách Dữ liệu Nghiệp vụ

Sau khi bạn trích xuất dữ liệu nghiệp vụ từ nguồn dữ liệu, có bốn tính năng danh mục Dữ liệu Nghiệp vụ mà bạn có thể sử dụng:

  • Dữ liệu nghiệp vụ trong danh sách    Bạn có thể kết hợp dữ liệu vào mọi danh sách SharePoint hoặc thư viện tài liệu hiện có bằng cách thêm cột dữ liệu nghiệp vụ dưới dạng kiểu trường. Các kịch bản thường gặp bao gồm: liên kết tài liệu với các bản ghi khách hàng, chẳng hạn như đề xuất; hợp đồng và bản trình bày; bổ sung dữ liệu với các cột tùy chỉnh, chẳng hạn như chú thích; và chọn dữ liệu từ một danh sách, chẳng hạn như mã bưu điện.

  • Hành động dữ liệu nghiệp vụ    Hành động dữ liệu nghiệp vụ là các nối kết xuất hiện bên cạnh đối tượng nghiệp vụ. Các nối kết này có thể mở trang Web, hiển thị giao diện người dùng của ứng dụng nghiệp vụ hoặc mở biểu mẫu InfoPath chẳng hạn. Hành động dữ liệu nghiệp vụ cũng xuất hiện dưới dạng nối kết trong danh sách SharePoint và kết quả tìm kiếm. Bằng cách sử dụng các nối kết này, bạn có thể dễ dàng cập nhật một mục hoặc xem dữ liệu liên quan.

  • Phần Web dữ liệu nghiệp vụ   Office SharePoint Server 2007 bao gồm một số Phần Web dữ liệu nghiệp vụ có thể hiển thị mọi thực thể từ BDC. Bạn có thể sử dụng Phần Web dữ liệu nghiệp vụ để tùy chỉnh cách hiển thị dữ liệu nghiệp vụ trên site của mình. Bạn cũng có thể kết nối các Phần Web này để khi bạn thực hiện một hành động trong một Phần Web, nó sẽ thay đổi nội dung của Phần Web khác.

  • Dữ liệu nghiệp vụ trong hồ sơ người dùng    Để nâng cao thông tin người dùng trong Office SharePoint Server 2007, hồ sơ dữ liệu nghiệp vụ sẽ được tạo theo mặc định khi đăng ký một ứng dụng trong BDC.

Thông tin khác

Hiển thị dữ liệu nghiệp vụ trên site SharePoint

Danh mục Dữ liệu Nghiệp vụ

Đầu Trang

Danh sách KPI

KPI doanh số hàng quý Một danh sách sẵn dùng ngay giúp việc kết hợp KPI vào giải pháp kinh doanh của bạn dễ dàng hơn nhiều. Có bốn cách để sử dụng danh sách KPI, mỗi cách phù hợp với một nguồn giá trị KPI phổ biến và cách thức kết hợp những giá trị này vào site SharePoint:

  • Dữ liệu trong danh sách SharePoint    Khi danh sách SharePoint chứa các mục mà bạn có thể đếm, các mục là một phần của dòng công việc hoặc mục chứa ngày tháng, thì bạn có thể sử dụng KPI để theo dõi khoảng thời gian đã mở vấn đề hoặc nhiệm vụ, số lượng đang mở và phần trăm hoàn thành nhiệm vụ. Bạn cũng có thể theo dõi các tổng, chẳng hạn như khoảng thời gian đã mở một vấn đề hoặc tổng số doanh số trong một khu vực.

  • Dữ liệu trong sổ làm việc Excel    Bạn có thể thiết lập một KPI trong sổ làm việc Excel trong thư viện tài liệu và nối kết đến KPI từ Office SharePoint Server 2007. Khi dữ liệu trong sổ làm việc thay đổi, KPI sẽ tự động được cập nhật. Bạn cũng có thể chọn hiển thị sổ làm việc trên cùng một trang Web bằng cách sử dụng Phần Web Office Excel Web Access.

  • Dữ liệu từ Dịch vụ Phân tích Microsoft SQL Server 2005   Office SharePoint Server 2007 có thể sử dụng KPI từ Dịch vụ Phân tích, một cấu phần của Microsoft SQL Server 2005. Người quản trị hệ thống hoặc người phân tích cơ sở dữ liệu thường thiết lập các KPI này và đăng ký kết nối dữ liệu với Office SharePoint Server 2007. Sau đó, bất kỳ ai có quyền thích hợp đều có thể truy nhập vào cơ sở dữ liệu và nối kết tới KPI Dịch vụ Phân tích.

  • Thông tin đã nhập thủ công    Trong trường hợp chưa thiết lập hệ thống chính thức hoặc bạn có dự án dùng một lần cần theo dõi, thì bạn có thể nhập tiêu chí theo cách thủ công. Danh sách KPI này sẽ hữu ích cho việc hiển thị thông tin được truyền đạt trong email hoặc hệ thống nào đó khác.

Dòng công việc

Lưu đồ dòng công việc Phê duyệt Nhiều quy trình quan trọng trong mọi tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào người. Việc tự động hóa các tương tác giữa những người tham gia vào một quy trình có thể cải thiện hiệu quả của nó. Các quy trình này đôi khi được gọi là dòng công việc của con người. Với Office SharePoint Server 2007 bạn có thể sử dụng dòng công việc được xác định trước hoặc với Office SharePoint Designer 2007 bạn có thể tạo giải pháp dòng công việc mới dựa trên danh sách và mục thư viện. Trong Office SharePoint Designer 2007, Trình thiết kế Dòng công việc dựa trên quy tắc giúp dễ dàng xây dựng dòng công việc chứa phân nhánh có điều kiện và nhiều bước.

Dòng công việc có trong Office SharePoint Server 2007 sẽ cung cấp tích hợp chặt chẽ với các chương trình trong Bản phát hành Office 2007. Bạn có thể dùng Office Outlook 2007 để trao đổi về nhiệm vụ và tình trạng với người dùng. Bạn có thể dùng Office Access 2007 để sửa đổi dòng công việc liên kết với danh sách nối kết và tạo báo cáo dòng công việc để đánh giá tình trạng dự án và đánh giá quy trình kinh doanh của bạn tốt hơn. Dòng công việc có thể sử dụng biểu mẫu tùy chỉnh đã tạo bằng Office InfoPath 2007 để tương tác với người dùng thông qua các chương trình Office khác, chẳng hạn như Office Word 2007.

Thông tin khác

Thiết kế biểu mẫu để phản hồi tình trạng dòng công việc

Demo: Hợp lý hóa quy trình kinh doanh với biểu mẫu và dòng công việc

Đầu Trang

SQL Server Reporting Services

SQL Server Reporting Services là một dịch vụ quản lý và phân phối báo cáo hoàn chỉnh trên toàn doanh nghiệp bao gồm thiết kế, xây dựng, chuyển phát, bảo mật và hiển thị báo cáo ở nhiều định dạng khác nhau. Với SQL Server 2005 Gói Dịch vụ 2, bạn có thể sử dụng các dịch vụ báo cáo trong Chế độ Tích hợp SharePoint để có thể:

  • Sử dụng thư viện SharePoint để lưu trữ báo cáo, nguồn dữ liệu và mô hình báo cáo. Việc lưu trữ báo cáo trong thư viện tài liệu cũng cho phép báo cáo sử dụng các tính năng Office SharePoint Server 2007, chẳng hạn như dòng công việc, lập phiên bản và bảo mật. Bạn cũng có thể thêm báo cáo vào Trung tâm Báo cáo.

  • Đồng bộ báo cáo và tất cả tài nguyên liên kết được lưu trữ trong Office SharePoint Server 2007 với cùng báo cáo được lưu trữ và thực thi từ máy chủ báo cáo.

  • Sử dụng giao diện người dùng nhất quán để quản lý và xem báo cáo. Một thanh công cụ thuận tiện trên Phần Web Trình xem Báo cáo cho phép bạn xem và sửa thuộc tính; quản lý quyền và thuê bao; sửa trong Trình lập Báo cáo; cấu hình nguồn dữ liệu, tham số, hiện trạng và thời gian chờ; xem Lịch sử phiên bản và báo cáo; cũng như phát hành phiên bản chính.

Báo cáo mẫu

Bạn có thể dùng Phần Web Trình xem Báo cáo để xem, dẫn hướng, in và xuất báo cáo trên máy chủ báo cáo. Phần Web Trình xem Báo cáo được liên kết với tệp định nghĩa báo cáo (.rdl) vốn được một máy chủ báo cáo xử lý. Bạn có thể đặt thuộc tính trên Phần Web để kiểm soát diện mạo của thanh công cụ, khu vực xem và để nối kết Phần Web đến một báo cáo cụ thể. Báo cáo trong thư viện báo cáo được kết xuất bằng cách dùng Phần Web Trình xem Báo cáo. Bạn cũng có thể sửa đổi mọi Trang Phần Web để hiển thị báo cáo bằng Phần Web Trình xem Báo cáo và có thể kết nối với Phần Web bộ lọc để giới hạn dữ liệu hiển thị trong báo cáo.

Việc tích hợp Reporting Services với SharePoint Server yêu cầu phải cài đặt các cấu phần sau đây: SQL Server Reporting Services 2005, vốn lưu trữ báo cáo Reporting Services và giao tiếp với SharePoint Server bằng cách dùng một giao diện Dịch vụ Web; SQL Server 2005 Gói Dịch vụ 2, vốn cho phép tích hợp SharePoint Server và Dịch vụ Báo cáo trên máy chủ báo cáo; và Bổ trợ Dịch vụ Báo cáo Microsoft SQL Server 2005 cho Công nghệ Microsoft SharePoint, vốn bao gồm Phần Web Trình xem Báo cáo và giao diện người dùng quản lý báo cáo mới.

Đầu Trang

Trung tâm Báo cáo

Trung tâm Báo cáo là mẫu site chứa một tuyển tập được xác định trước gồm các thư viện báo cáo, Thư viện Kết nối Dữ liệu, danh sách SharePoint, Phần Web bao gồm các Phần Web bộ lọc và KPI mà bạn có thể tùy chỉnh và nâng cao cho mục đích của riêng mình. Hãy xem Trung tâm Báo cáo như một hub trung tâm, cung cấp một vị trí và môi trường báo cáo chung, bảo mật, đơn giản để người dùng dẫn hướng, xác định vị trí và nhận báo cáo cập nhật, cho dù là cho truy vấn đột xuất hay hiện trang định kỳ theo lịch biểu. Bằng cách sử dụng Trung tâm Báo cáo, bạn có thể giảm sự phụ thuộc vào phần đính kèm email trong việc chuyển phát báo cáo và giúp loại bỏ tình trạng nghẽn mạng. Bạn có thể lưu giữ hàng loạt báo cáo trong Trung tâm Báo cáo bao gồm bảng tính, hiện trạng Access, báo cáo Dịch vụ Báo cáo SQL và tệp PDF.

Trung tâm Báo cáo Doanh số

Thông tin khác

Giới thiệu về Trung tâm Báo cáo

Làm việc với site Trung tâm Báo cáo

Đầu Trang

Sử dụng dữ liệu từ các chương trình hệ thống Office với Office SharePoint Server 2007

Đương nhiên, bạn có thể tạo một giải pháp kinh doanh sử dụng tất cả các kiểu dữ liệu chỉ bằng cách sử dụng Office SharePoint Server 2007. Tuy nhiên, Bản phát hành Office 2007 có nhiều điểm tích hợp hữu ích với Office SharePoint Server 2007, giúp bạn dễ dàng hơn khi làm việc với dữ liệu có cấu trúc và bán cấu trúc cũng như có thể giúp giải pháp kinh doanh của bạn trở nên hiệu quả hơn và thiết kế tốt hơn rất nhiều. Với bàn tay của nhân viên thông tin có năng lực, "nhà thầu" của bạn, nghĩa là các chương trình Bản phát hành Office 2007 sau đây đóng vai trò là "kiến trúc sư" của một giải pháp kinh doanh được thiết kế tốt và đạt yêu cầu.

Chương trình

Mục đích

Kiểu Dữ liệu

Excel (cùng với công nghệ Excel Services)

Phân tích và trực quan hóa dữ liệu số và dữ liệu khác ở định dạng bảng tính, tạo biểu đồ có diện mạo chuyên nghiệp và làm việc với dữ liệu phân cấp bằng cách sử dụng báo cáo PivotTable.

Có cấu trúc

InfoPath

Thu thập và xử lý dữ liệu dựa trên XML.

Dữ liệu có cấu trúc và bán cấu trúc

Access

Hợp nhất, nhập, lưu trữ, báo cáo và quản lý dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.

Dữ liệu có cấu trúc và bán cấu trúc

SharePoint Designer

Tùy chỉnh trang Web và site SharePoint được điều chỉnh theo dữ liệu và tạo Dạng xem Dữ liệu.

Có cấu trúc, bán cấu trúc và phi cấu trúc

Word

Biên soạn tài liệu chuyên nghiệp nhanh chóng và hiệu quả

Phi cấu trúc

Visio

Trực quan hóa và truyền đạt thông tin, hệ thống và quy trình phức tạp.

Phi cấu trúc

Outlook

Liên lạc qua email và quản lý liên hệ, lịch biểu và nhiệm vụ.

Phi cấu trúc

Publisher

Tạo ấn phẩm và tài liệu tiếp thị có diện mạo chuyên nghiệp.

Phi cấu trúc

PowerPoint

Tạo bản trình bày linh động bằng cách dùng hoạt hình, đồ họa và đa phương tiện.

Phi cấu trúc

Đầu Trang

Excel và Excel Services

Sử dụng Excel và Excel Services khi bạn muốn:

  • Chạy phép tính và so sánh thống kê trên dữ liệu của mình.

  • Tạo và sử dụng báo cáo PivotTable để xem dữ liệu phân cấp trong bố trí linh hoạt nhỏ gọn.

  • Làm nổi bật dữ liệu về mặt trực quan bằng cách sử dụng biểu đồ có diện mạo chuyên nghiệp, các biểu tượng định dạng có điều kiện, thanh dữ liệu và thang màu.

  • Thực hiện các thao tác phân tích tình huống giả thiết phức tạp trên dữ liệu của bạn, chẳng hạn như phân tích thống kê, kỹ thuật và hồi quy.

Excel cung cấp các điểm tích hợp tập trung vào dữ liệu sau đây với Office SharePoint Server 2007.

Các điểm tích hợp tập trung vào dữ liệu của Excel

1. Thực hiện nhập một lần dữ liệu trang tính Excel vào danh sách SharePoint hoặc xuất dữ liệu trang tính Excel sang danh sách SharePoint để tạo kết nối dữ liệu một chiều cố định.

2. Sử dụng kết nối dữ liệu một chiều cố định để làm mới dữ liệu trong trang tính Excel từ danh sách SharePoint.

3. Phát hành sổ làm việc Excel đến Excel Services, hiển thị và tương tác với dữ liệu bằng cách sử dụng Phần Web Office Excel Web Access.

4. Nhập dữ liệu vào sổ làm việc Excel từ máy chủ OLAP, cơ sở dữ liệu SQL Server và Access, tệp phẳng.

Nhập dữ liệu Excel vào danh sách SharePoint

Nếu muốn tải dữ liệu hiện có sang danh sách SharePoint, bạn có thể nhập dữ liệu từ trang tính Excel, phạm vi ô, phạm vi đã đặt tên hoặc bảng Excel vào danh sách SharePoint bằng cách sử dụng lệnh Nhập trên menu Hành động của danh sách SharePoint.

Xuất dữ liệu Danh sách SharePoint sang bảng Excel

Bạn có thể xuất dữ liệu Danh sách SharePoint sang Bảng Excel, thao tác này tạo kết nối dữ liệu một chiều giữa Excel và danh sách SharePoint. Khi bạn cập nhật dữ liệu từ danh sách SharePoint và làm mới dữ liệu trong Excel, Excel sẽ thay thế dữ liệu Excel bằng dữ liệu danh sách SharePoint mới nhất, ghi đè lên mọi thay đổi mà bạn đã thực hiện cho dữ liệu đó. Vì kết nối dữ liệu chỉ có một chiều, nên những thay đổi bạn đã thực hiện trong Excel không được phản ánh trong danh sách trên site SharePoint.

Ghi chú: Bạn không thể đồng bộ dữ liệu giữa sổ làm việc Office Excel 2007 và danh sách SharePoint. Chức năng này trước đây sẵn có trong Microsoft Excel 2003 và vẫn sẵn có khi sử dụng sổ làm việc Excel 2003 hoặc Visual Basic cho Ứng dụng (VBA). Tuy nhiên, giờ đây Office Access 2007 là phương pháp được ưa chuộng khi đồng bộ dữ liệu giữa chương trình Office và danh sách SharePoint với kết nối hai chiều.

Xuất Bảng Excel sang Danh sách SharePoint

Khi xuất dữ liệu bảng từ Excel sang danh sách SharePoint bằng cách sử dụng Trình Hướng Dẫn Xuất Bảng sang Danh sách SharePoint, bạn đang sử dụng một cách khác để tạo kết nối dữ liệu một chiều giữa Excel và danh sách SharePoint.

Nếu bạn không muốn duy trì cập nhật dữ liệu bảng trong trang tính Excel với các thay đổi được thực hiện cho danh sách SharePoint, thì bạn cũng có thể xuất dữ liệu mà không kết nối đến danh sách SharePoint.

Phát hành đến Excel Services

Bạn có thể phát hành sổ làm việc đến Office SharePoint Server 2007 để người dùng khác có thể truy nhập vào tất cả hoặc một phần dữ liệu mà nó chứa bằng cách sử dụng Phần Web Office Excel Web Access. Khi bạn phát hành sổ làm việc đến Excel Services, toàn bộ sổ làm việc sẽ được phát hành trên máy chủ, nhưng bạn có thể xác định các phần của sổ làm việc (chẳng hạn như trang tính riêng lẻ, phạm vi đã đặt tên hoặc biểu đồ) mà bạn muốn Excel Services hiển thị trong Phần Web Office Excel Web Access. Bằng cách hiển thị chỉ những phần cụ thể của sổ làm việc và sử dụng quyền Office SharePoint Server 2007 để giúp bảo vệ sổ làm việc khỏi truy nhập trái phép, bạn có thể bảo mật dữ liệu trong sổ làm việc đồng thời cho phép người dùng được ủy quyền làm mới, tính toán lại và tương tác với dữ liệu có thể xem. Nếu bạn đặt tham số cho ô đã đặt tên trong sổ làm việc trước khi phát hành, thì người dùng cũng có thể sửa những ô này và xác định giá trị.

Người dùng khác có thể xem và phân tích dữ liệu trang tính được hiển thị. Họ có thể tương tác với dữ liệu bằng cách sử dụng một số chức năng của Excel, chẳng hạn như sắp xếp và lọc dữ liệu, hoặc bằng cách sử dụng các tính năng truy sâu xuống của PivotTable. Nếu bạn đặt tham số cho ô đã đặt tên trong sổ làm việc, thì người dùng cũng có thể sửa những ô này và xác định giá trị.

Sử dụng Excel Web Access để chia sẻ sổ làm việc Excel 1. Phần trên cùng chứa tiêu đề và một thanh công cụ, trong đó có một số menu, lệnh và một danh sách thả xuống.

2. Cửa sổ chính hiển thị một hoặc nhiều trang tính trong dạng xem Trang tính, một mục đã đặt tên, chẳng hạn như biểu đồ hoặc bảng Excel trong dạng xem Mục đã Đặt tên và có thể có một khu vực đại cương.

3. Ngăn tác vụ Tham số có các nhãn tham số, hộp văn bản để nhập dữ liệu và mẹo công cụ tùy chọn giúp cung cấp thêm thông tin về mỗi tham số.

4. Phần dưới cùng hiển thị thông báo làm mới dữ liệu.

Ghi chú: Không phải tất cả các tính năng của Excel đều được Excel Services hỗ trợ.

Thông tin khác

Tạo danh sách dựa trên bảng tính

Nhập dữ liệu từ danh sách SharePoint

Xuất bảng Excel sang danh sách SharePoint

Lập kế hoạch kết nối dữ liệu bên ngoài cho Excel Services

Đầu Trang

InfoPath

Sử dụng InfoPath khi bạn muốn:

  • Thu thập dữ liệu nghiệp vụ trên cơ sở định kỳ, bao gồm báo cáo chi phí, sổ chấm công, khảo sát và biểu mẫu bảo hiểm.

  • Thiết kế biểu mẫu điện tử từ đơn giản đến phức tạp bằng cách dùng các điều khiển chuẩn, chẳng hạn như hộp văn bản, hộp danh sách và các điều khiển linh hoạt chẳng hạn như bảng lặp, nhóm lựa chọn, phần tùy chọn và nhiều dạng xem.

  • Đảm bảo dữ liệu nhất quán, chính xác.

  • Tạo báo cáo bằng cách sáp nhập các biểu mẫu thành một biểu mẫu.

InfoPath cung cấp các điểm tích hợp tập trung vào dữ liệu sau đây với Office SharePoint Server 2007.

Các điiểm tích hợp tập trung vào dữ liệu của InfoPath

1. Phát hành mẫu biểu mẫu lên thư viện biểu mẫu ở dạng mẫu và loại nội dung.

2. Đọc và ghi tệp XML biểu mẫu được lưu trữ trong thư viện biểu mẫu.

3. Sử dụng tệp biểu mẫu XML, đọc dữ liệu từ danh sách và trang tính Excel, đọc và ghi dữ liệu từ cơ sở dữ liệu SQL Server và Access.

4. Cho phép sửa dữ liệu dạng xem danh sách dựa trên thuộc tính biểu mẫu.

5. Hiển thị biểu mẫu InfoPath trong trình duyệt bằng cách sử dụng mẫu biểu mẫu tương thích với trình duyệt.

Gửi dữ liệu đến site SharePoint và điền dữ liệu SharePoint vào các điều khiển biểu mẫu

Để cho phép người dùng gửi biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu của bạn đến một thư viện tài liệu, bạn có thể thêm kết nối dữ liệu thứ cấp đến mẫu biểu mẫu gửi dữ liệu đó. Sau khi thêm kết nối dữ liệu gửi, bạn có thể cấu hình mẫu biểu mẫu để cho phép người dùng gửi dữ liệu biểu mẫu của họ đến thư viện tài liệu.

Phát hành mẫu biểu mẫu lên thư viện Biểu mẫu

Bạn có thể phát hành mẫu biểu mẫu lên Office SharePoint Server 2007, lưu trữ và làm việc với biểu mẫu Office InfoPath 2007 trong thư viện biểu mẫu. Thư viện biểu mẫu cung cấp một vị trí trung tâm nơi người dùng có thể điền và lưu trữ các biểu mẫu dựa trên cùng một mẫu. Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng InfoPath để tạo một giải pháp theo dõi tài nguyên mà lưu trữ mẫu biểu mẫu (.xsn) và các tệp XML (.xml) biểu mẫu trong một thư viện biểu mẫu.

Tạo và dùng mẫu có hỗ trợ trình duyệt

Khi thiết kế mẫu biểu mẫu Office InfoPath 2007, bạn có thể chọn tạo mẫu biểu mẫu mà có thể mở hoặc điền vào trong trình duyệt Web. Loại mẫu biểu mẫu này được gọi là mẫu biểu mẫu tương thích với trình duyệt. Sau khi hoàn thành việc thiết kế mẫu biểu mẫu tương thích với trình duyệt, bạn dùng Trình hướng dẫn Phát hành để phát hành biểu mẫu này lên máy chủ chạy InfoPath Forms Services.

Phát hành mẫu biểu mẫu dưới dạng một loại nội dung site

Khi phát hành một mẫu biểu mẫu dưới dạng một loại nội dung site, bạn cho phép người dùng gán nhiều mẫu biểu mẫu cho một thư viện tài liệu hoặc gán mẫu biểu mẫu cho nhiều thư viện trên một tuyển tập site. Tuyển tập site là một tập hợp Website trên một máy chủ ảo có cùng một chủ sở hữu và dùng chung thiết đặt quản trị. Mỗi tuyển tập site chứa một Website mức cao nhất và có thể chứa một hoặc nhiều site con. Có thể có nhiều tuyển tập site trên mỗi máy chủ ảo. Dùng một loại nội dung site khi bạn muốn dùng lại thông tin trên diện rộng hoặc cho phép việc thu thập dữ liệu từ nhiều biểu mẫu trong một vị trí.

Cho phép người dùng sửa trường bằng cách sử dụng dạng xem danh sách

Bạn có thể cho phép người dùng thêm hoặc sửa dữ liệu cho một trường bằng cách sử dụng dạng xem danh sách hoặc bằng cách sửa thuộc tính cho một biểu mẫu trong thư viện biểu mẫu. Điều này cho phép người dùng sử dụng danh sách SharePoint để thêm hoặc cập nhật dữ liệu cho một hoặc nhiều biểu mẫu mà không cần mở biểu mẫu.

Đầu Trang

Access

Sử dụng Access khi bạn cần:

  • Chia sẻ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu quan hệ.

  • Xử lý cập nhật hiệu quả bằng cách dùng tính năng khóa ghi và giải quyết xung đột.

  • Làm việc với nhiều bảng.

  • Tạo truy vấn phức tạp để nối bảng với nhau.

  • Tạo biểu mẫu và báo cáo.

Access cung cấp các điểm tích hợp tập trung vào dữ liệu sau đây với Office SharePoint Server 2007.

Các điiểm tích hợp tập trung vào dữ liệu của Access

1. Thực hiện nhập hoặc xuất dữ liệu một lần giữa các dạng xem Access và một danh sách SharePoint.

2. Nối kết dữ liệu giữa bảng Access và danh sách SharePoint bằng cách tạo kết nối hai chiều cố định (Dữ liệu danh sách được cập nhật có thể xem được trong bảng Access; dữ liệu bảng Access cập nhật có thể xem được trong danh sách).

3. Đưa dữ liệu danh sách sang chế độ ngoại tuyến, cập nhật trong Access, đưa lại về chế độ trực tuyến, đồng bộ cập nhật và giải quyết xung đột.

4. Hiển thị và sửa dữ liệu danh sách trong dạng xem biểu dữ liệu, biểu mẫu và báo cáo Access.

5. Phát hành cơ sở dữ liệu Access lên Office SharePoint Server 2007.

Các tính năng tích hợp danh sách SharePoint mới trong Office Access 2007

Các tính năng mới sau đây trong Office Access 2007 giúp việc tích hợp Office SharePoint Server 2007 dễ dàng và linh hoạt hơn:

  • Ánh xạ kiểu dữ liệu SharePoint nâng cao    Với hỗ trợ mới cho các trường đa giá trị và phần đính kèm, Office Access 2007 hiện hỗ trợ thêm nhiều loại dữ liệu tìm thấy trên site SharePoint, đơn giản hóa đáng kể việc thiết kế và xây dựng ứng dụng chia sẻ.

  • Theo dõi lịch sử trường Ghi nhớ    Trường Ghi nhớ rất hữu ích để lưu trữ một lượng lớn thông tin. Bạn có thể đặt một thuộc tính cho phép Office Access 2007 giữ lại lịch sử của tất cả thay đổi đối với trường Ghi nhớ. Sau đó bạn có thể xem lịch sử của những thay đổi đó. Tính năng này cũng hỗ trợ tính năng lập phiên bản trên site SharePoint, để bạn cũng có thể sử dụng Office Access 2007 để xem thay đổi được thực hiện cho danh sách SharePoint.

  • Bảng tra cứu     Khi bạn nối kết đến một danh sách SharePoint, Office Access 2007 sẽ tự động tạo bảng đã nối kết cho tất cả danh sách tra cứu (trừ khi danh sách tra cứu đã được nối kết tới cơ sở dữ liệu). Nếu danh sách tra cứu chứa cột mà sẽ tra cứu các danh sách khác, thì các danh sách đó cũng được đưa vào thao tác nối kết, để danh sách tra cứu của mọi bảng đã nối kết đều có một bảng đã nối kết tương ứng trong cơ sở dữ liệu. Access cũng tạo quan hệ giữa các bảng đã nối kết này.

Nhập và xuất dữ liệu sang danh sách SharePoint

Bạn có thể chuyển danh sách SharePoint vào Office Access 2007 bằng cách nhập danh sách. Việc nhập danh sách SharePoint sẽ tạo bản sao của danh sách trong một cơ sở dữ liệu Office Access 2007.

Khi bạn xuất dữ liệu, Office Access 2007 sẽ tạo một bản sao của đối tượng cơ sở dữ liệu bảng hoặc truy vấn đã chọn và lưu trữ bản sao dưới dạng danh sách. Chẳng hạn, bạn có thể muốn chia sẻ dữ liệu giữa Office Access 2007 và site SharePoint trên cơ sở liên tục, nhưng dữ liệu hiện đang được lưu trữ trong Access. Bạn dùng truy vấn trong cơ sở dữ liệu Office Access 2007 để tạo báo cáo tình trạng hàng ngày hoặc hàng tuần, sau đó bạn đăng kết quả lên một trong các site SharePoint của mình theo định kỳ.

Nối kết tới một danh sách SharePoint

Việc nối kết cho phép bạn kết nối tới dữ liệu trong danh sách mà không cần nhập thông tin đó, để bạn có thể tạo kết nối hai chiều tới để xem và sửa dữ liệu mới nhất ở cả danh sách và cơ sở dữ liệu Office Access 2007 của mình. Khi bạn nối kết đến danh sách SharePoint, Office Access 2007 sẽ tạo một bảng đã nối kết vốn phản ánh cấu trúc và nội dung của danh sách nguồn. Không giống như nhập, thao tác nối kết chỉ tạo nối kết đến danh sách, chứ không phải đến bất kỳ dạng xem cụ thể nào của danh sách. Tuy nhiên, nếu muốn thực hiện thay đổi cấu trúc, chẳng hạn như loại bỏ hoặc thay đổi cột, bạn phải mở danh sách trên site SharePoint. Bạn cũng không thể thêm, xóa hoặc sửa đổi trường trong bảng đã nối kết khi làm việc trong Office Access 2007.

Đưa danh sách SharePoint đã nối kết sang chế độ ngoại tuyến với Office Access 2007

Nếu bạn cần mang theo một số công việc về nhà hay trên đường đi, bạn có thể đưa danh sách SharePoint đã nối kết sang chế độ ngoại tuyến chỉ với một lần bấm chuột bằng cách sử dụng Office Access 2007. Bạn có thể làm việc với dữ liệu của mình trong Office Access 2007 rồi đồng bộ các thay đổi hoặc kết nối lại với site SharePoint sau đó. Chẳng hạn, có thể bạn cần phải cung cấp danh mục linh kiện cho khách hàng trong khi đang đi trên đường. Nếu bạn đã nối kết danh sách SharePoint đến bảng Office Access 2007, thì bạn có thể đưa dữ liệu sang chế độ ngoại tuyến và sau cùng lại đưa dữ liệu trở về chế độ trực tuyến. Nếu xung đột xảy ra — ví dụ như nếu người khác cập nhật cùng một bản ghi trên máy chủ hoặc trong khi người đó cũng đang làm việc ngoại tuyến — thì bạn có thể giải quyết xung đột khi đồng bộ.

Mở biểu mẫu và báo cáo Office Access 2007 từ site SharePoint

Bạn có thể mở danh sách trong các dạng xem Office Access 2007 phong phú từ site SharePoint. Biểu mẫu, báo cáo và biểu dữ liệu Office Access 2007 có thể xuất hiện cùng với các dạng xem khác trên site SharePoint. Khi bạn chọn một dạng xem, Office Access 2007 khởi động và mở biểu mẫu, báo cáo hoặc biểu dữ liệu được yêu cầu. Điều này giúp bạn dễ dàng chạy báo cáo phong phú trên site SharePoint mà trước đó không cần khởi động Office Access 2007 hoặc dẫn hướng đến đối tượng phù hợp.

Ghi chú: Người dùng cần phải cài đặt Office Access 2007 trên máy tính của mình để tạo, sử dụng hoặc sửa đổi dạng xem Office Access 2007 trên site SharePoint.

Phát hành cơ sở dữ liệu Office Access 2007 lên site SharePoint

Bạn có thể phát hành (còn gọi là di chuyển và tăng kích thước) cơ sở dữ liệu Office Access 2007 của mình lên Office SharePoint Server 2007. Khi phát hành cơ sở dữ liệu từ Office Access 2007 lên site SharePoint, bạn sẽ tạo danh sách trên site SharePoint mà được nối kết dưới dạng bảng trong cơ sở dữ liệu của mình. Khi một cơ sở dữ liệu được di chuyển, Office Access 2007 sẽ tạo một ứng dụng ngoại vi mới vốn có tất cả biểu mẫu và báo cáo cũ cũng như bảng đã nối kết mới vừa được xuất. Trình hướng dẫn Di chuyển đến Site SharePoint sẽ giúp bạn di chuyển dữ liệu từ tất cả bảng của mình cùng lúc. Sau đó có thể tùy chọn tải cơ sở dữ liệu Office Access 2007 vào thư viện tài liệu SharePoint.

Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng mẫu Theo dõi Truy nhập vốn tương tác trực tiếp với mẫu Theo dõi Vấn đề trên site SharePoint để theo dõi dữ liệu, vấn đề và dòng công việc của tổ chức bạn. Khi mọi người làm việc với những danh sách này trên site SharePoint, họ có thể mở truy vấn và báo cáo Office Access 2007 từ menu Dạng xem cho danh sách SharePoint. Nếu muốn xem và in báo cáo vấn đề Access cho cuộc họp hàng tháng, thì bạn có thể làm điều đó trực tiếp từ danh sách SharePoint.

Sau khi tạo danh sách SharePoint, mọi người có thể làm việc với danh sách trên site SharePoint hoặc trong bảng đã nối kết trong Office Access 2007 khi họ sử dụng tính năng của site SharePoint để quản lý dữ liệu và luôn được cập nhật về các thay đổi. Là người quản trị, bạn có thể quản lý quyền đối với dữ liệu và các phiên bản dữ liệu để có thể xem ai đã thay đổi dữ liệu hoặc khôi phục dữ liệu trước đó.

Đầu Trang

SharePoint Designer

Sử dụng Office SharePoint Designer 2007 khi bạn muốn:

  • Tạo và tùy chỉnh Website.

  • Thiết kế dòng công việc mà không cần phải sử dụng ngôn ngữ hoặc kỹ thuật mã hóa thủ tục truyền thống.

  • Tạo dạng xem tùy chỉnh của dữ liệu trực tiếp bằng cách thiết kế Dạng xem Dữ liệu.

  • Tạo biểu mẫu ghi ngược về nguồn dữ liệu bằng cách chèn Dạng xem Dữ liệu dưới dạng biểu mẫu.

Office SharePoint Designer 2007 cung cấp các điểm tích hợp tập trung vào dữ liệu sau đây với Office SharePoint Server 2007.

Các điểm tích hợp tập trung vào dữ liệu của SharePoint Designer

1. Tạo Dạng xem Dữ liệu bằng cách sử dụng Office SharePoint Designer 2007.

2. Đọc, kết hợp và cập nhật dữ liệu từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau trong Dạng xem Dữ liệu, vốn là một Phần Web mà bạn chỉ có thể tạo trong Office SharePoint Designer 2007.

3. Hiển thị và sửa dữ liệu trong Dạng xem Dữ liệu trên trang Web.

Dạng xem Dữ liệu

Dạng xem Dữ liệu mẫu

Dạng xem Dữ liệu là một dạng xem trực tiếp, có thể tùy chỉnh của nguồn dữ liệu dưới dạng Extensible Markup Language (XML) và hiển thị dữ liệu đó bằng cách sử dụng Chuyển đổi Ngôn ngữ Biểu phong cách Mở rộng (XSLT). Bằng cách sử dụng Dạng xem Dữ liệu, bạn có thể:

  • Hiển thị và sửa dữ liệu từ hàng loạt nguồn dữ liệu, bao gồm truy vấn cơ sở dữ liệu, tài liệu XML, danh sách và thư viện SharePoint và biên soạn dữ liệu từ nhiều nguồn dữ liệu để tạo các dạng xem và báo cáo linh hoạt, tùy chỉnh.

  • Trình bày dạng xem dữ liệu trực tiếp mà bạn có thể lọc, sắp xếp hoặc nhóm và xây dựng dạng xem có điều kiện.

  • Xây dựng các trang Phần Web và kết nối các Phần Web để tạo giải pháp kinh doanh.

  • Tạo biểu mẫu tùy chỉnh phong phú.

Thông tin khác

Giới thiệu về việc xây dựng ứng dụng SharePoint

Đầu Trang

Các chương trình hệ thống Office khác

Mặc dù các chương trình hệ thống Office khác không tập trung vào dữ liệu, nhưng có các cách bổ sung để kết hợp dữ liệu có cấu trúc và bán cấu trúc vào một giải pháp sử dụng các chương trình khác này.

Sơ đồ dữ liệu Visio

Bạn có thể hiển thị sơ đồ Visio trên Trang Web bằng cách sử dụng Trình xem Microsoft Visio hoặc bằng cách lưu sơ đồ dưới dạng Trang Web. Sơ đồ có thể giúp bạn trực quan hóa, sắp xếp, tìm hiểu và trình bày dữ liệu được lưu trữ trong danh sách, sổ làm việc hoặc cơ sở dữ liệu, trong hình Visio bằng cách sử dụng nối kết dữ liệu. Chẳng hạn, bạn có thể hiển thị dữ liệu doanh số cho một khu vực khác để dễ dàng so sánh kết quả doanh số giữa các khu vực, cho cả năm nay và các năm trước.

Hiển thị trạng thái với cờ

Phối thư

Các loại ấn phẩm khác nhau có thể được tạo bằng cách phối danh mục Bạn có thể sử dụng Word, Publisher và Outlook để tạo giải pháp gửi thư hàng loạt bằng cách dùng phối thư để tạo thư, phong bì, nhãn và thông điệp email cá nhân hóa gửi đến các khách hàng hoặc máy khách. Chẳng hạn, bạn có thể lưu trữ một tài liệu Word hoặc Publisher trong một thư viện SharePoint và sử dụng danh sách Liên hệ (trong số nhiều nguồn dữ liệu có thể có khác) làm nguồn dữ liệu cho thao tác phối thư. Bạn thậm chí có thể dùng dòng công việc để bắt đầu phối thư như một phần của chiến dịch tiếp thị nhắm tới các khách hàng cụ thể.

Ngăn Thông tin Tài liệu trong Word, PowerPoint và Excel

Việc tìm kiếm bằng từ khoá đơn giản thường không đủ chính xác để đáp ứng yêu cầu về bản ghi kinh doanh liên kết với các dự án, thực thể kinh doanh hoặc các tài khoản nhất định. Ngăn Thông tin Tài liệu sẵn có trong các chương trình Bản phát hành Office 2007 này: Word, Excel và PowerPoint. Ngăn Thông tin Tài liệu là cơ chế ghi lại siêu dữ liệu vốn dễ dàng cấu hình mà không cần phải viết mã chương trình. Ngăn Thông tin Tài liệu thu thập và truy xuất siêu dữ liệu để cung cấp ngữ cảnh cho tài liệu và tăng khả năng tìm kiếm tài liệu trong toàn bộ site SharePoint.

Ngăn Thông tin Tài liệu Vì Ngăn Thông tin Tài liệu là biểu mẫu XML, nó hoàn toàn có thể tùy chỉnh bằng cách sử dụng InfoPath. Với các chức năng kết nối dữ liệu của InfoPath, thậm chí bạn có thể tạo một Ngăn Thông tin Tài liệu để đưa dữ liệu LOB vào biểu mẫu. Chẳng hạn, bạn có thể điền vào các trường dữ liệu khách hàng với dữ liệu từ hệ thống quản lý bản ghi khách hàng (CRM). Trước khi đóng tài liệu, người dùng khi đó sẽ thêm các thông tin tài liệu quan trọng bất kỳ như nối kết đến tài liệu liên quan. Do đó siêu dữ liệu được ghi lại theo cách thức thuận tiện hơn rất nhiều và dễ dàng được liên kết với một tập hợp khách hàng, sản phẩm và tài liệu liên quan.

Thông tin khác

Giới thiệu về việc thiết kế Ngăn Thông tin Tài liệu bằng cách sử dụng InfoPath

Thiết kế Ngăn Thông tin Tài liệu bằng cách sử dụng InfoPath

Xem hoặc thay đổi các thuộc tính cho tài liệu Office

Nhiệm vụ và liên hệ Outlook 2007

Outlook có nhiều điểm tích hợp với Office SharePoint Server 2007. Bạn có thể gửi email bằng cách sử dụng danh sách Liên hệ SharePoint, hiển thị lịch SharePoint và Outlook 2007 song song, quản lý các cảnh báo SharePoint và nguồn cấp RSS, tạo không gian làm việc cuộc họp và sử dụng dòng công việc. Bạn cũng có thể đưa thư viện tài liệu sang chế độ ngoại tuyến, đưa trở về chế độ trực tuyến và đồng bộ thư viện bằng cách dùng Outlook 2007. Hai điểm tích hợp tập trung vào dữ liệu bổ sung liên quan đến việc sử dụng dữ liệu có cấu trúc.

Bạn có thể làm việc với cả danh sách nhiệm vụ chuẩn lẫn danh sách nhiệm vụ dự án bằng cách đưa danh sách nhiệm vụ sang chế độ ngoại tuyến, đưa trở về chế độ trực tuyến và đồng bộ danh sách; xem, cập nhật và thêm nhiệm vụ mới vào site SharePoint mà không cần rời khỏi Outlook; tạo và gán nhiệm vụ cho thành viên nhóm.

Danh sách liên hệ Bạn cũng có thể lưu trữ, chia sẻ và quản lý các liên hệ SharePoint hiệu quả hơn trong Outlook. Sau khi bạn đã kết nối với Outlook 2007, liên hệ SharePoint sẽ hoạt động giống như liên hệ Outlook cá nhân của bạn. Bạn có thể xem, sửa, in và thậm chí gọi đến những liên hệ này bằng cách dùng Microsoft Office Communicator. Bạn có thể gửi thông điệp email và yêu cầu họp, sử dụng các thể loại màu, lưu trữ nhiều số điện thoại và địa chỉ email và đưa vào ảnh liên hệ, Danh thiếp Điện tử cũng như thông tin sinh nhật và ngày kỷ niệm. Thậm chí bạn có thể sử dụng Phần Web Liên hệ để hiển thị các liên hệ Outlook trên Trang Phần Web.

Đầu Trang

Bắt đầu với mẫu và kịch bản

Để giúp bạn đến gần hơn với giải pháp kinh doanh của mình, Microsoft cung cấp hàng loạt mẫu sẵn dùng ngay, giúp bạn nhanh chóng xây dựng các giải pháp thông thường. Phần sau đây mô tả các mẫu hữu ích, vốn là tài liệu hoặc site được xác định trước, có chức năng, kiểu và bố trí đáp ứng các nhu cầu phổ biến, cũng như các kịch bản điển hình, vốn là mô tả về những giải pháp kinh doanh mà có thể tương tự như nhu cầu giải pháp của bạn. Mẫu và kịch bản là "kiểu kiến trúc và sơ đồ sàn được thiết kế sẵn" để giúp bạn chọn thiết kế tốt nhất cho nhu cầu giải pháp kinh doanh của mình.

Sử dụng các mẫu và kịch bản này làm điểm bắt đầu để tùy chỉnh và tạo giải pháp kinh doanh của riêng bạn. Sử dụng Office SharePoint Designer 2007 để thêm hoặc sửa dạng xem dữ liệu trong site SharePoint, tùy chỉnh trang cái của site SharePoint để phù hợp với tiêu chuẩn site của bạn, cũng như tích hợp dữ liệu ngoài từ các nguồn dữ liệu của bạn. Thêm hoặc tùy chỉnh lô-gic kinh doanh hiện có để phù hợp hơn với các quy trình và dòng công việc của tổ chức bạn. Sử dụng BDC để tích hợp dữ liệu LOB của bạn vào giải pháp kinh doanh. Tận dụng nhiều điểm tích hợp tập trung vào dữ liệu được cung cấp bởi Access, InfoPath và Excel để tiếp tục nâng cao các mẫu và kịch bản này theo cách bạn muốn. Khả năng là vô hạn.

Đầu Trang

Mẫu site SharePoint

Microsoft cung cấp các mẫu site vốn mang lại các kịch bản tuỳ chỉnh sẵn dùng ngay được thiết kế để giải quyết nhu cầu và yêu cầu của các quy trình kinh doanh hoặc tập hợp nhiệm vụ cụ thể trong tổ chức thuộc mọi quy mô. Các mẫu site này dựa trên Windows SharePoint Services 3.0 và tương thích với Office SharePoint Designer 2007 để giúp tùy chỉnh dễ dàng hơn.

Mẫu Quản lý và Tài chính

Ban Giám đốc    Cung cấp một vị trí duy nhất cho các ghi chú cuộc họp hội đồng, nhiệm vụ, vấn đề và sự kiện.

Báo cáo Hiệu suất Doanh nghiệp     Giúp theo dõi sự hài lòng của khách hàng thông qua khảo sát và các cuộc thảo luận trực tuyến.

Site Hỗ trợ Quy trình Tuân thủ     Giúp cả nhóm lẫn người bảo trợ điều hành quản lý các nỗ lực thực thi tính tuân thủ bằng cách xác định các tác vụ kiểm soát và quản lý thư viện tài liệu.

Quản lý Hóa đơn Tranh chấp     Giúp bộ phận phụ trách tài khoản phải trả theo dõi thông tin về hóa đơn đáo hạn cho nhà cung cấp, bao gồm giá trị của khoản thanh toán sớm và lý do thanh toán trễ.

Bồi hoàn và Phê duyệt Chi phí     Quản lý các thành phần của quy trình phê duyệt chi phí, giúp tiết kiệm thời gian cho người phê duyệt.

Yêu cầu Đề xuất     Giúp quản lý quy trình tạo và phân phát Yêu cầu Đề xuất (RFP) cũng như thu thập các bản đề xuất đã gửi và thông báo chấp nhận.

Nhân sự

Quản lý Yêu cầu Vắng mặt và Lịch biểu Nghỉ phép     Giúp nhân viên quản lý các yêu cầu nghỉ phép, bao gồm liệt kê những ngày mà họ sẽ không sẵn sàng và người sẽ nhận trách nhiệm của họ trong khi họ vắng mặt.

Site Hoạt động của Nhân viên     Giúp nhân viên tạo và đăng ký tham gia hoạt động và sự kiện do công ty tài trợ.

Lợi ích Tự Phục vụ cho Nhân viên    Cho phép nhân viên xác định vị trí và đăng ký nhận lợi ích mà chủ thuê của họ cung cấp.

Lên lịch và Tài liệu Đào tạo Nhân viên     Giúp lên lịch đào tạo cũng như cung cấp vị trí để nhân viên đăng ký và nhận tài liệu khóa học.

Quản lý Yêu cầu Tuyển dụng và Phỏng vấn    Cho phép nhóm tuyển dụng của bạn hợp lý hóa quy trình quản lý yêu cầu tuyển dụng và lấp đầy các vị trí trống.

CNTT và Vận hành

Cơ sở dữ liệu Lỗi     Giúp nhóm phát triển thu thập và theo dõi thông tin về lỗi trong mã của họ bao gồm các bước tái tạo, thể loại, chú thích, ưu tiên và mức độ nghiêm trọng của lỗi.

Tổng đài Điện thoại     Giúp cá nhân quản lý quy trình xử lý yêu cầu về dịch vụ khách hàng từ việc xác định vấn đề cho đến phân tích nguyên nhân và giải pháp.

Bộ phận Trợ giúp     Giúp nhóm quản lý quy trình xử lý yêu cầu dịch vụ, bao gồm quản lý mã định danh của nguyên nhân gốc và theo dõi tình trạng.

Theo dõi Hàng tồn kho     Giúp tổ chức theo dõi các thành phần liên kết với hàng tồn kho bằng cách ghi lại mục nhập thủ công về thông tin hàng tồn kho cập nhật và thông báo cho người dùng khi mỗi bộ phận đạt đến số lượng đặt hàng lại.

Không gian làm việc Nhóm CNTT     Giúp nhóm quản lý việc phát triển, triển khai và hỗ trợ dự án phần mềm bằng cách cập nhật nhiệm vụ dự án, vấn đề, mốc thời gian và lỗi.

Thư viện Vay mượn     Giúp quản lý các tài nguyên vật lý trong thư viện của tổ chức bằng chức năng kiểm xuất / nhập và thông báo quá hạn tự động hoá.

Theo dõi và Quản lý Tài nguyên Vật lý     Giúp nhóm quản lý các yêu cầu và theo dõi tài nguyên vật lý chẳng hạn như vị trí, tình trạng, nhà sản xuất, kiểu, chủ sở hữu hiện tại và giá trị ước tính.

Đặt trước Phòng và Thiết bị    Cho phép nhóm quản lý việc sử dụng phòng họp và thiết bị chung.

Theo dõi và Quản lý

Lập ngân sách và Theo dõi Nhiều Dự án     Giúp theo dõi và lập ngân sách cho nhiều tập hợp hoạt động liên quan với nhau bằng các công cụ tạo dự án, nhiệm vụ, biểu đồ Gantt và trình chỉ định tình trạng thông thường.

Thay đổi Yêu cầu Quản lý     Giúp người dùng theo dõi các rủi ro liên kết với thay đổi về thiết kế, bao gồm khả năng phê duyệt hoặc bác bỏ thay đổi.

Cơ sở dữ liệu Thảo luận    Đẩy mạnh cộng tác bằng cách giúp nhóm chủ đề thảo luận trực tuyến hoặc thông qua các chức năng RSS Office Outlook 2007.

Thư viện và Xem lại Tài liệu     Giúp nhóm quản lý chu kỳ xem lại tài liệu với thư viện tài liệu theo dõi phiên bản bao gồm một cuộc thảo luận theo chuỗi để cung cấp phản hồi.

Cơ sở Tri thức    Cho phép nhân viên chia sẻ kiến thức nằm trong tổ chức của mình.

Không gian làm việc Theo dõi Dự án     Giúp nhóm nhỏ quản lý các thông tin dự án như vấn đề về dự án, nhiệm vụ và tình trạng dự án.

Site Làm việc Nhóm    Cho phép nhóm dự án lưu trữ tập trung các tài liệu nền, theo dõi sự kiện lịch và gửi mục hành động xuất phát từ các cuộc họp nhóm.

Quản lý Sổ chấm công     Giúp đơn giản hóa quy trình theo dõi giờ đã dành cho nhiều dự án thông qua chức năng "ghi thời gian vào / ra" của nhân viên, báo cáo công việc đang thực hiện và số giờ đã làm việc trên dự án tính đến hiện tại.

Bán hàng và Tiếp thị

Site Phân tích Cạnh tranh     Giúp tổ chức kết quả của các dịch vụ của đối thủ cạnh tranh thông qua mẫu kỹ thuật phân tích cạnh tranh hữu ích.

Quản lý Liên hệ     Giúp nhóm quản lý thông tin liên hệ giữa các thành viên nhóm, bao gồm đồng bộ với Office Outlook 2007.

Theo dõi Chiến dịch Tiếp thị Tích hợp     Cho phép theo dõi hiệu suất của chiến dịch tiếp thị.

Lập kế hoạch cho Yêu cầu về Sản phẩm và Tiếp thị     Giúp tổ chức quy trình phát triển sản phẩm và nội dung tiếp thị mới thông qua các mẫu lập kế hoạch và công cụ cộng tác hữu ích.

Đầu mối Bán hàng đang triển khai     Giúp nhóm quản lý hệ thống nguồn bán hàng đang triển khai bằng cách theo dõi đầu mối, cơ hội, liên hệ và tài khoản.

Chuyên môn

Đội Thể thao    Quản lý đội bóng chày của công ty, bao gồm cầu thủ, đội trưởng, lịch biểu và thống kê.

Quản lý Lớp học     Giúp giáo viên lưu trữ và tổ chức nội dung khóa học, mục lịch và thông báo.

Nghiên cứu Vốn chủ sở hữu    Cung cấp một vị trí tập trung để giúp tổng hợp các nghiên cứu đã hoàn thành nhằm đánh giá vốn chủ sở hữu tài chính.

Quản lý Vụ việc cho Cơ quan Chính phủ     Giúp quản lý nhiệm vụ, tài liệu và bổ nhiệm liên quan đến các vụ việc của chính phủ.

Khởi tạo và Quản lý Thử nghiệm Lâm sàng     Giúp quản lý tài liệu, nhiệm vụ, vấn đề và cuộc thảo luận cần thiết để chạy thử nghiệm lâm sàng.

Quản lý Quy trình Sản xuất     Giúp cho phép nhóm kỹ thuật sản xuất theo dõi quy trình sản xuất tuyến tính, cũng như các vấn đề ngăn chặn sự hoàn thành một nhiệm vụ sản xuất.

Tổ chức Sự kiện     Giúp nhóm tổ chức sự kiện bằng cách sử dụng tính năng đăng ký, lịch biểu, liên lạc và phản hồi trực tuyến.

Mở Cửa hàng Mới     Giúp nhóm quản lý quy trình mở cửa hàng mới, bao gồm các công cụ dự án và quản lý nhiệm vụ.

Thông tin khác

Giới thiệu về việc xây dựng ứng dụng SharePoint

Mẫu ứng dụng cho Windows SharePoint Services 3.0

Đầu Trang

Dòng công việc SharePoint

Office SharePoint Server 2007 bao gồm các dòng công việc định sẵn sau đây mà bạn có thể dùng để tự động hóa một quy trình kinh doanh dành cho hoặc để sử dụng trong các tình huống nhóm làm việc thông thường.

Dòng công việc Phê duyệt    Dòng công việc Phê duyệt định tuyến tài liệu hoặc mục đã lưu vào một danh sách hoặc thư viện tới một nhóm người để phê duyệt. Theo mặc định, dòng công việc Phê duyệt được liên kết với loại nội dung Tài liệu và do đó nó tự động sẵn có trong thư viện tài liệu.

Dòng công việc Thu thập Phản hồi    Dòng công việc Thu thập Phản hồi định tuyến tài liệu hoặc mục đã lưu vào một danh sách hoặc thư viện tới một nhóm người để thu thập phản hồi của họ. Theo mặc định, dòng công việc Thu thập Phản hồi được liên kết với loại nội dung Tài liệu và do đó nó tự động sẵn có trong thư viện tài liệu.

Dòng công việc Thu thập Chữ ký    Dòng công việc Thu thập Chữ ký định tuyến tài liệu Office đã lưu vào một danh sách hoặc thư viện tới một nhóm người để thu thập chữ ký số của họ. Dòng công việc Thu thập Chữ ký chỉ hoạt động với tài liệu Office Word 2007 hoặc Office Excel 2007 chứa một hoặc nhiều dòng chữ ký. Theo mặc định, dòng công việc Thu thập Chữ ký được liên kết với loại nội dung Tài liệu và do đó nó tự động sẵn có trong thư viện tài liệu đối với các tài liệu hoặc sổ làm việc chứa dòng chữ ký.

Dòng công việc Phê duyệt Bố trí    Dòng công việc Phê duyệt Bố trí được thiết kế để hỗ trợ nhu cầu quản lý bản ghi trong tổ chức. Dòng công việc này quản lý quy trình hết hạn và lưu giữ tài liệu bằng cách cho phép người dự quyết định nên lưu giữ hay xóa tài liệu hoặc mục đã hết hạn.

Dòng công việc Quản lý Phiên dịch    Dòng công việc Quản lý Dịch thuật tạo và định tuyến các bản sao của tài liệu nguồn trong thư viện Quản lý Phiên dịch đến người dịch được chỉ định để dịch. Dòng công việc Quản lý Phiên dịch chỉ sẵn dùng cho thư viện Quản lý Phiên dịch.

Kịch bản phê duyệt đơn đặt hàng    Một quy trình kinh doanh thường gặp là quy trình phê duyệt đơn đặt hàng mà có thể kết hợp bốn dòng công việc mặc định:

  • Xem lại tình trạng ngân sách hiện tại (dòng công việc Thu thập Phản hồi)

  • Xác nhận hàng tồn kho (dòng công việc Phê duyệt Bố trí)

  • Nhận sự phê duyệt của người quản lý nếu vượt quá giới hạn phê duyệt (dòng công việc Thu thập Chữ ký)

  • Phê duyệt đơn đặt hàng (dòng công việc Phê duyệt)

Kịch bản gửi thư thông báo    Nhóm của bạn sử dụng thư viện Tài liệu Chia sẻ để cộng tác trên tài liệu và nhóm của bạn sử dụng cột Đã gán Cho để theo dõi tài liệu được gán cho ai. Thay vì để cho tất cả thành viên nhóm liên tục kiểm tra site nhóm để xem liệu họ có tài liệu mới nào được gán cho mình hay không, bạn muốn tạo một dòng công việc để tự động gửi thông điệp email đến thành viên nhóm bất kỳ khi họ nhận được phần gán. Bạn có thể nhanh chóng thực hiện điều này bằng cách tạo dòng công việc một bước.

Tạo nhiệm vụ từ mục thảo luận    Nhóm của bạn sử dụng danh sách Thảo luận Nhóm để xử lý các vấn đề và sự cố mà nhóm phải giải quyết. Thông thường trong quá trình thảo luận, một vấn đề hoặc mục công việc sẽ phát sinh mà một thành viên nhóm phải theo dõi. Bạn muốn có thể dễ dàng tạo mục nhiệm vụ từ mục thảo luận nhóm. Bạn quyết định tạo một dòng công việc để nhóm của bạn có thể chỉ cần bấm vào một nút trong danh sách Thảo luận Nhóm để tạo nhiệm vụ trong danh sách Nhiệm vụ. Nhiệm vụ đã tạo sẽ tự động chứa thông tin từ mục thảo luận liên quan và nhiệm vụ sẽ tự động được gán cho người đã tạo mục thảo luận ban đầu.

Định tuyến báo cáo chi phí để xem lại    Nhóm của bạn điền các báo cáo chi phí hàng tháng vốn là biểu mẫu được thiết kế bằng Office InfoPath 2007. Nhóm của bạn điền và lưu trữ các biểu mẫu này trong một thư viện biểu mẫu trên site SharePoint của bạn. Khi báo cáo chi phí vượt quá một số nhất định, bạn sẽ muốn tự động thông báo cho người thích hợp để xem lại báo cáo. Bạn có thể nhanh chóng tự động hóa quy trình này với dòng công việc một bước.

Thông tin khác

Sử dụng dòng công việc Phê duyệt

Sử dụng dòng công việc Thu thập Phản hồi

Sử dụng dòng công việc Thu thập Chữ ký

Sử dụng dòng công việc Phê duyệt Bố trí

Sử dụng dòng công việc Quản lý Phiên dịch

Ví dụ về dòng công việc: Gửi thư thông báo

Ví dụ về dòng công việc: Tạo nhiệm vụ từ mục thảo luận

Ví dụ về dòng công việc: Định tuyến báo cáo chi phí để xem lại

Đầu Trang

Mẫu và kịch bản hệ thống Office

Mẫu Office Online là nơi tuyệt vời để bắt đầu khi bạn đang tìm kiếm mẫu Office, tại đó bạn sẽ tìm thấy hàng trăm mẫu cho nhiều mục đích sử dụng khác nhau từ Chương trình làm việc cho đến Sở thú.

Mặc dù có thể dùng Excel 2007, Excel Services, Access 2007 và InfoPath 2007 theo nhiều cách để giải quyết nhiều vấn đề, nhưng các mẫu và kịch bản sau đây giải quyết các giải pháp kinh doanh phổ biến và có thể được điều chỉnh để sử dụng với SharePoint Server.

Kịch bản Excel 2007

Kế toán    Bạn có thể sử dụng các tính năng tính toán mạnh mẽ của Excel trong nhiều báo cáo kế toán tài chính, chẳng hạn như báo cáo lưu chuyển tiền mặt, báo cáo thu nhập hoặc báo cáo lãi lỗ.

Lập ngân sách    Cho dù nhu cầu của bạn có liên quan đến cá nhân hay công việc, bạn có thể tạo bất kỳ loại ngân sách nào trong Excel, chẳng hạn như kế hoạch ngân sách tiếp thị, ngân sách sự kiện hoặc ngân sách hưu trí.

Thanh toán và bán hàng    Excel cũng rất hữu ích cho việc quản lý dữ liệu thanh toán và bán hàng và bạn có thể dễ dàng tạo các biểu mẫu mà mình cần, chẳng hạn như hoá đơn bán hàng, phiếu đóng gói hoặc đơn đặt hàng.

Báo cáo     Bạn có thể tạo nhiều loại báo cáo đa dạng trong Excel giúp phản ánh thông tin phân tích dữ liệu hoặc tóm tắt dữ liệu, ví dụ như báo cáo đo hiệu suất dự án, dự báo dữ liệu hoặc trình bày dữ liệu phương sai.

Lập kế hoạch    Excel là một công cụ tuyệt vời để tạo ra các kế hoạch chuyên nghiệp hoặc trình lập kế hoạch hữu ích, chẳng hạn như kế hoạch học tập hàng tuần, kế hoạch nghiên cứu thị trường, kế hoạch thuế cuối năm hoặc trình lập kế hoạch giúp bạn tổ chức các bữa ăn hàng tuần, các bữa tiệc hoặc kỳ nghỉ.

Kịch bản Excel Services

Bảng điều khiển trí tuệ thương nghiệp    Ban kiểm soát có quyền truy nhập vào một số bảng điều khiển công ty vốn đóng vai trò như phiếu ghi điểm tài chính cập nhật cho công ty. Để liên tục đánh giá hiệu suất của công ty, bảng điều khiển chính tóm tắt KPI, chẳng hạn như các mục tiêu kinh doanh, doanh thu mục tiêu và biên lợi nhuận trên cơ sở hàng tháng. Bảng điều khiển bổ sung tóm tắt các tin tức thị trường nhằm giúp phân tích rủi ro tài chính cho các dự án hiện tại và mới và nhằm hiển thị biểu đồ dữ liệu tài chính quan trọng để giúp đánh giá các danh mục đầu tư khác nhau.

Hệ thống thông tin phân tích tiếp thị    Bộ phận tiếp thị trong công ty chuyên bán quần áo và thiết bị thể thao duy trì một trang cổng công tin để tóm tắt dữ liệu nhân khẩu then chốt, chẳng hạn như giới tính, tuổi, khu vực, mức thu nhập và hoạt động giải trí ưa thích. Hầu hết nhân viên trong bộ phận tiếp thị có thể tùy chọn mở sổ làm việc Excel trên máy tính của họ và thực hiện phân tích tình huống giả thiết cho tất cả dữ liệu hoặc in báo cáo được định dạng tốt. Qua thời gian, người dùng cũng có thể dễ dàng thêm báo cáo để người khác chia sẻ.

Thống kê về vận động viên thể thao chuyên nghiệp     Một tổ chức liên đoàn thể thao lớn chia sẻ các số liệu thống kê trong quá khứ và hiện tại về thành tích và mức lương của tất cả các vận động viên. Dữ liệu này được sử dụng để thực hiện giao dịch và thương lượng hợp đồng tiền lương. Báo cáo và phân tích mới được chủ sở hữu tạo, sửa và chia sẻ, đặc biệt là trong thời gian trước mùa giải.

Công cụ ra quyết định của cửa hàng bán lẻ    Một chuỗi cửa hàng bán lẻ tóm tắt dữ liệu doanh số quan trọng tại điểm bán hàng trên cơ sở hàng tuần và chia sẻ với nhà cung cấp, người phân tích tài chính và quản lý khu vực. Báo cáo bao gồm các mục hiện tại bên dưới hàng tồn kho, 20 mục bán chạy nhất theo thể loại bán hàng, dữ liệu thời vụ quan trọng và số lượng giao dịch theo từng cửa hàng.

Hệ thống báo cáo quản lý tài khoản bán hàng     Một nhóm bán hàng truy nhập vào một bộ báo cáo ngắn gọn, ghi lại những dữ liệu then chốt chẳng hạn như các nhân viên bán hàng dẫn đầu, tiến độ đạt đến mục tiêu doanh số hàng tháng, chương trình bán hàng thành công và kênh phân phối có hiệu suất thấp. Báo cáo bổ sung tóm tắt doanh số theo các biến số then chốt, chẳng hạn như khu vực, dòng sản phẩm và tháng, cuộc gọi bán hàng mỗi tuần và số lượng cuộc gọi đã đóng. Khi nhân viên bán hàng riêng lẻ hiển thị các báo cáo này, họ có thể tự động nhìn thấy số lượng doanh số của mình vì hệ thống xác định chúng dựa theo tên người dùng của họ.

Tóm tắt kỹ thuật hàng ngày về dự án     Một nhóm kỹ thuật phát triển một Trang Phần Web tóm tắt các dữ liệu lịch biểu dự án then chốt chẳng hạn như số lỗi, tình trạng đặc tả, sơ đồ tiến độ, xu hướng và ưu tiên tính năng, nối kết đến tài nguyên và liên hệ then chốt. Dữ liệu được lấy từ một vài nguồn dữ liệu ngoài, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu dự án và danh sách đặc tả.

Mô hình tính toán phân tích tài chính độc quyền    Một tổ chức tài chính lớn đã nghiên cứu và phát triển một mô hình định giá vốn là sản phẩm trí tuệ tư hữu. Kết quả của công thức cần được chia sẻ với một số nhà quản lý đầu tư, nhưng công thức được dùng để tính toán mô hình định giá phải được bảo mật và không bao giờ được tiết lộ công khai. Mô hình định giá này cực kỳ phức tạp và cần nhiều thời gian để tính toán. Mỗi đêm, báo cáo mô hình định giá được tính toán và tạo ra trên một máy chủ nhanh, lưu vào một vị trí tin cậy và hiển thị trên Trang Phần Web, nhưng chỉ cho những người có quyền thích hợp.

Mẫu Access 2007

Tài nguyên    Tạo cơ sở dữ liệu tài nguyên để theo dõi các tài nguyên, bao gồm chi tiết và chủ sở hữu tài nguyên. Bạn có thể đưa tài nguyên vào các thể loại và ghi lại tình trạng của chúng, ngày thu mua, vị trí, chủ sở hữu và các đặc điểm khác.

Quản lý liên hệ    Bạn có thể quản lý các liên hệ và địa chỉ gửi thư của mình, sau đó tạo báo cáo trong Access hoặc phối dữ liệu với Word để in thư mẫu, phong bì hoặc nhãn thư. Tạo cơ sở dữ liệu liên hệ để quản lý thông tin về những người mà nhóm của bạn làm việc cùng, chẳng hạn như khách hàng và đối tác. Bạn có thể theo dõi thông tin tên và địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email và thậm chí cả đính kèm ảnh.

Kiểm kê và theo dõi tài nguyên     Bạn có thể tạo bảng kiểm kê các mục tại nhà hoặc doanh nghiệp của bạn và lưu trữ ảnh hoặc các tài liệu liên quan khác cùng với dữ liệu.

Theo dõi đơn hàng    Bạn có thể nhập thông tin về sản phẩm, khách hàng và đơn hàng, sau đó tạo báo cáo cho biết doanh số theo nhân viên, khu vực, khoảng thời gian hoặc giá trị nào đó khác.

Theo dõi nhiệm vụ, vấn đề và dự án     Bạn có thể theo dõi nhiệm vụ cho một nhóm người và nhập nhiệm vụ mới vào cùng một lúc người khác đang cập nhật nhiệm vụ hiện có của họ trong cùng một cơ sở dữ liệu. Theo dõi nhóm mục công việc mà bạn hoặc nhóm của bạn cần hoàn thành. Tạo cơ sở dữ liệu vấn đề để quản lý một tập hợp vấn đề hoặc sự cố. Bạn có thể gán, đặt ưu tiên và theo dõi tiến độ của các vấn đề từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc. Quản lý nhiệm vụ và theo dõi ngân sách cho một hoặc nhiều dự án.

Dự án tiếp thị và nguồn bán hàng đang triển khai     Tạo cơ sở dữ liệu nguồn bán hàng đang triển khai để theo dõi tiến độ của giao dịch bán hàng tiềm năng trong một nhóm nhỏ gồm các chuyên gia bán hàng. Theo dõi chi tiết của một dự án tiếp thị, đồng thời lên lịch và theo dõi kết quả chuyển giao của dự án.

Tổ chức sự kiện    Bạn có thể nhập thông tin về ngày, vị trí và người dự sự kiện, sau đó in lịch biểu hoặc tóm tắt về sự kiện. Tạo cơ sở dữ liệu sự kiện khi bạn muốn theo dõi các cuộc họp, hạn chót và sự kiện quan trọng khác sắp tới. Ghi lại tiêu đề, vị trí, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, mô tả và đính kèm ảnh.

Giảng viên và sinh viên    Tạo cơ sở dữ liệu để theo dõi thông tin quan trọng về giảng viên, chẳng hạn như thông tin điện thoại và địa chỉ, thông tin liên hệ khẩn cấp và dữ liệu tuyển dụng. Tạo cơ sở dữ liệu sinh viên để theo dõi thông tin về sinh viên của bạn, bao gồm liên hệ khẩn cấp, thông tin y tế và thông tin về người giám hộ.

Mẫu và kịch bản InfoPath 2007

Mẫu Theo dõi Tài nguyên    Theo dõi chi tiết và vị trí của tài nguyên doanh nghiệp, chẳng hạn như thiết bị máy tính.

Mẫu của Chương trình Họp    Sắp xếp và tóm tắt cuộc họp kinh doanh. Dùng mẫu biểu mẫu này để liệt kê các mục chương trình họp và ghi lại biên bản, quyết định và các mục hành động của cuộc họp.

Mẫu Báo cáo Tình trạng     Theo dõi tiến độ và vấn đề cho các dự án và nhiệm vụ của một thành viên nhóm. Các báo cáo tình trạng riêng lẻ có thể được kết hợp thành một báo cáo duy nhất để người quản lý có thể tạo một báo cáo tình trạng toàn diện cho nhóm của họ.

Mẫu Yêu cầu Du lịch    Yêu cầu tổ chức du lịch, chẳng hạn như chuyến bay và phòng khách sạn, cho một chuyến công tác.

Mẫu báo cáo chi phí    Điền vào biểu mẫu báo cáo chi phí với lô-gic quy tắc kinh doanh xác thực dữ liệu chuyên sâu dựng sẵn trong chế độ trực tuyến hoặc ngoại tuyến, điều này đặc biệt hữu ích đối với nhân viên thường di chuyển.

Kịch bản Yêu cầu bồi thường Bảo hiểm     Cho phép khách hàng, đại lý bảo hiểm và các doanh nghiệp liên quan dùng biểu mẫu trực tuyến để xử lý yêu cầu bồi thường bảo hiểm của họ. Ngoài việc gửi yêu cầu qua điện thoại, khách hàng có thể gửi yêu cầu bằng cách điền vào biểu mẫu trên Web. Sử dụng dòng công việc phê duyệt tích hợp để cho phép đại diện nhanh chóng xem tình trạng của các bên khác đang xử lý yêu cầu và xem liệu chuyên viên phân bổ tổn thất đã hoàn tất quy trình phê duyệt chưa.

Kịch bản đơn xin phép    Điền đơn xin phép trong trình duyệt Web, để quy trình cấp phép dễ dàng và thuận tiện hơn và nhà thầu không còn phải đến văn phòng chính phủ để nộp đơn xin phép.

Kịch bản quản lý hàng tồn kho     Truy vấn mạng lưới nhà cung cấp mở rộng dễ dàng và hiệu quả về hàng tồn kho và cải thiện độ chính xác của giá trị ước lượng hàng tồn kho.

Kịch bản nghiên cứu thị trường     Hỗ trợ các hoạt động nghiên cứu thị trường bằng cách dùng một mẫu biểu mẫu để thu thập và ghi lại phản hồi của khách hàng và đảm bảo sự tổ chức và hình thức hoá thông tin nhất quán.

Thông tin khác

Tôi tìm mẫu Office ở đâu?

Hướng dẫn về mẫu Access 2007

Kịch bản để sử dụng InfoPath và InfoPath Forms Services

Đầu Trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×