Báo cáo Office 365 trong Trung tâm Quản trị - Sử dụng hộp thư

Báo cáo sử dụng hộp thư mới cung cấp thông tin về người dùng có hộp thư người dùng và mức độ hoạt động theo từng người dùng dựa trên hoạt động gửi và đọc email. Báo cáo cũng cung cấp thông tin về số dung lượng lưu trữ đã sử dụng của từng hộp thư người dùng và số hộp thư người dùng sắp đến hạn mức lưu trữ.

Ghi chú: Bạn phải là người quản trị toàn cầu trong Office 365 hoặc người quản trị Exchange, SharePoint, Skype for Business hoặc người đọc báo cáo mới có thể xem được báo cáo Office 365.

Cách nhận báo cáo sử dụng hộp thư

  1. Truy nhập trung tâm quản trị Office 365 > Báo cáo

  2. Chọn mục Sử dụng hộp thư trong danh sách thả xuống.

    Báo cáo Office 365 có sẵn lựa chọn

Diễn giải báo cáo sử dụng hộp thư

Bạn có thể xem Sử dụng hộp thư của tổ chức mình bằng cách xem Hộp thư, Lưu trữ, rồi biểu đồHạn mức.

1

Bạn có thể xem báo cáo Sử dụng hộp thư để biết các xu hướng trong 7 ngày, 30 ngày, 90 ngày hoặc 180 ngày qua.

2

Mỗi báo cáo đều có một ngày cho thời điểm tạo báo cáo này. Các báo cáo thường phản ánh độ trễ 24 đến 48 giờ kể từ thời điểm hoạt động.

3

Biểu đồ Hộp thư hiển thị cho bạn tổng số hộp thư người dùng trong tổ chức của bạn và tổng số hiện hoạt vào ngày nhất định bất kỳ trong kỳ báo cáo. Hộp thư người dùng được coi là hiện hoạt nếu đã có hoạt động gửi hoặc đọc email.

4

Biểu đồ Dung lượng lưu trữ hiển thị cho bạn dung lượng lưu trữ được sử dụng trong tổ chức của bạn.

5

Biểu đồ Hạn mức hiển thị cho bạn số lượng hộp thư người dùng trong từng thể loại hạn mức. Có bốn thể loại hạn mức:

  • Tốt – số lượng người dùng có dung lượng lưu trữ được sử dụng dưới hạn mức cảnh báo sự cố.

  • Cảnh báo – số lượng người dùng có dung lượng lưu trữ được sử dụng tại hoặc trên hạn mức cảnh báo sự cố nhưng dưới hạn mức cấm gửi

  • Không thể gửi – số lượng người dùng có dung lượng lưu trữ được sử dụng tại hoặc trên hạn mức cấm gửi nhưng dưới hạn mức cấm gửi/nhận

  • Không thể gửi/nhận – số lượng người dùng có dung lượng lưu trữ được sử dụng tại hoặc trên hạn mức cấm gửi/nhận

6

  • Trên biểu đồ Hộp thư, trục Y là số lượng hộp thư người dùng.

  • Trên biểu đồ Dung lượng lưu trữ, trục Y là dung lượng lưu trữ đang được sử dụng của hộp thư người dùng trong tổ chức của bạn.

  • Trên biểu đồ Hạn mức, trục Y là số lượng hộp thư người dùng trong từng hạn mức lưu trữ.

  • Trục X trên biểu đồ Hộp thư và Dung lượng lưu trữ là phạm vi ngày được chọn cho báo cáo cụ thể này.

  • Trục X trên biểu đồ Hạn mức là thể loại hạn mức.

7

Bạn có thể lọc biểu đồ bạn thấy bằng cách bấm vào một mục trong chú giải.

8

Bảng hiển thị cho bạn bản phân tích về sử dụng hộp thư ở mức từng người dùng. Bạn có thể thêm cột bổ sung vào bảng.

  • Tên người dùng là địa chỉ email của người dùng.

  • Tên Hiển thị là tên đầy đủ của người dùng.

  • Đã xóa tham chiếu tới hộp thư có trạng thái hiện tại là đã xóa nhưng vẫn hiện hoạt ở một số phần trong kỳ báo cáo của báo cáo.

  • Ngày xóa là ngày mà hộp thư bị xóa.

  • Ngày tạo ngày hộp thư được tạo.

  • Ngày hoạt động gần nhất tham chiếu tới ngày hộp thư có hoạt động gửi hoặc đọc email.

  • Số lượng mục tham chiếu tới tổng số mục trong hộp thư.

  • Dung lượng lưu trữ đã sử dụng (MB) tham chiếu tới tổng dung lượng lưu trữ đã sử dụng.

  • Hạn mức cảnh báo sự cố (MB) tham chiếu tới giới hạn lưu trữ khi chủ sở hữu hộp thư nhận được cảnh báo về việc sắp đạt đến hạn mức lưu trữ.

  • Hạn mức cấm gửi (MB) tham chiếu tới giới hạn lưu trữ khi hộp thư không còn có thể gửi email.

  • Hạn mức cấm gửi nhận (MB) tham chiếu tới giới hạn lưu trữ khi hộp thư không còn có thể gửi hoặc nhận email.

Nếu chính sách tổ chức bên bạn ngăn không cho bạn xem báo cáo chứa thông tin người dùng có thể nhận dạng, bạn có thể thay đổi cài đặt quyền riêng tư cho tất cả các báo cáo này. Xem qua mục Ẩn chi tiết người dùng trong báo cáo trong mục Báo cáo Hoạt động trong Trung tâm Quản trị Office 365.

9

Bạn cũng có thể xuất dữ liệu báo cáo vào tệp .csv của Excel bằng cách bấm hoặc nhấn vào liên kết Xuất.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×