Access 2010: Các tác vụ cơ sở dữ liệu

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Dưới đây là một số tác vụ cơ sở dữ liệu cơ bản mà bạn có thể làm để giúp bạn tìm hiểu cách sử dụng Microsoft Access 2010.

 

Trong bài viết này

Truy nhập là gì?

Quan hệ cơ sở dữ liệu trong Access

Khi bạn mở truy nhập

Tìm và áp dụng mẫu

Tạo cơ sở dữ liệu từ đầu

Mở cơ sở dữ liệu Access hiện có

Bắt đầu sử dụng cơ sở dữ liệu mới

Thêm một bảng

Dán dữ liệu từ nguồn khác vào bảng Access

Nhập hoặc nối kết đến dữ liệu từ nguồn khác

Bước tiếp theo

Nhập dữ liệu từ bảng tính hoặc chương trình khác

Nhập một trang tính Excel vào Access

Nhập một trang tính Excel dưới dạng bảng trong cơ sở dữ liệu mới

Dùng trình hướng dẫn phân tích bảng để sắp xếp dữ liệu của bạn

Làm việc với dữ liệu từ các chương trình khác

Sử dụng cơ sở dữ liệu Phiên bản cũ trong một số phiên bản Access

Sử dụng một tệp cơ sở dữ liệu Access trong một số phiên bản Access

Bước 1: Tạo bản sao của cơ sở dữ liệu hiện có, và lưu nó ở định dạng mới

Bước 2: Tách cơ sở dữ liệu sao chép và sử dụng tệp gốc làm cơ sở dữ liệu phía sau

Bước 3: Kết nối mới ngoại vi cơ sở dữ liệu gốc

Dùng một ứng dụng đầu trước/lùi-đầu trong một số phiên bản Access

Truy nhập là gì?

Access 2010 là một cơ sở dữ liệu ứng dụng thiết kế và triển khai cụ mà bạn có thể dùng để theo dõi thông tin quan trọng. Bạn có thể lưu giữ dữ liệu của bạn trên máy tính của bạn, hoặc bạn có thể phát hành lên Web — để những người khác có thể dùng cơ sở dữ liệu của bạn với một trình duyệt web.

Nhiều người bắt đầu sử dụng Access khi chương trình mà chúng dùng để theo dõi nội dung dần sẽ trở thành nhỏ phù hợp cho nhiệm vụ. Ví dụ, giả sử bạn là một trình lập kế hoạch sự kiện, và bạn muốn để theo dõi tất cả các chi tiết mà bạn cần để quản lý để thực hiện các sự kiện của bạn thành công. Nếu bạn dùng word bộ xử lý hoặc chương trình bảng tính để thực hiện điều này, bạn có thể dễ dàng gặp trục trặc với dữ liệu trùng lặp và không nhất quán. Bạn có thể sử dụng phần mềm thông tin lên lịch, nhưng theo dõi thông tin tài chính trong lịch không tốt phù hợp.

Quan hệ cơ sở dữ liệu trong Access

Đôi khi bạn cần một cơ sở dữ liệu quan hệ để theo dõi thông tin đó — kho dữ liệu được phân tách vào bộ sưu tập nhỏ hơn của dữ liệu (được gọi là bảng) để loại bỏ dư thừa, và sau đó có liên quan với nhau dựa trên thông thường bit thông tin (được gọi là trường). Ví dụ, một sự kiện lập kế hoạch cơ sở dữ liệu quan hệ có thể chứa một bảng với thông tin khách hàng, một bảng với nhà cung cấp thông tin và một bảng với thông tin sự kiện. Bảng với thông tin sự kiện có thể có một trường để liên kết bảng khách hàng và trường để liên kết bảng nhà cung cấp. Như vậy, ví dụ, nếu một nhà cung cấp số điện thoại thay đổi, thông tin có thể được thay đổi một lần trong bảng nhà cung cấp, thay vì trong mỗi sự kiện liên quan đến nhà cung cấp.

Truy nhập là một công cụ mà bạn có thể dùng để nhanh chóng và dễ dàng phát triển ứng dụng cơ sở dữ liệu quan hệ giúp bạn quản lý thông tin. Bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu để giúp bạn theo dõi chỉ về bất kỳ loại thông tin, chẳng hạn như hàng tồn kho, chuyên nghiệp liên hệ hoặc quy trình kinh doanh. Thực tế, Access đi kèm với mẫu mà bạn có thể sử dụng ngay lập tức để theo dõi nhiều thông tin, giúp dễ dàng điều thậm chí cho một người mới bắt đầu.

Khi bạn mở truy nhập

Khi bạn bắt đầu Access 2010, bạn hãy xem Microsoft Office dạng xem Backstage, nơi bạn có thể lấy thông tin về cơ sở dữ liệu hiện tại, tạo cơ sở dữ liệu mới, hãy mở cơ sở dữ liệu hiện có, và tính năng xem nội dung từ Office.com.

Dạng xem Backstage của Access 2010

Dạng xem Backstage cũng chứa nhiều lệnh khác mà bạn có thể dùng để điều chỉnh, duy trì hoặc chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn. Các lệnh trong dạng xem Backstage thường áp dụng cho toàn bộ cơ sở dữ liệu, không phải vào đối tượng bên trong một cơ sở dữ liệu.

Ghi chú: Bạn có thể đến dạng xem Backstage ở bất kỳ lúc nào bằng cách bấm vào tab tệp .

Đầu trang

Tìm và áp dụng mẫu

Access cung cấp cho bạn có nhiều mẫu mà bạn có thể dùng để tăng tốc độ lập quá trình tạo cơ sở dữ liệu của bạn. Mẫu là một cơ sở dữ liệu sẵn sàng để dùng chứa tất cả các bảng, truy vấn, biểu mẫu và báo cáo cần thực hiện nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ, không có mẫu có thể được dùng để theo dõi vấn đề, quản lý liên hệ, hoặc lưu bản ghi chi phí. Một số mẫu chứa một vài mẫu bản ghi để giúp sử dụng của họ. Mẫu cơ sở dữ liệu có thể được sử dụng là, hoặc bạn có thể tùy chỉnh chúng để phù hợp hơn với nhu cầu của bạn.

Để tìm và áp dụng mẫu cơ sở dữ liệu của bạn, hãy làm như sau:

  1. Trên tab Tệp, hãy bấm Mới.

  2. Bên dưới Mẫu sẵn dùng, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Để sử dụng lại mẫu mà bạn đã sử dụng gần đây, hãy bấm Mẫu gần đây, sau đó chọn mẫu bạn muốn.

    • Để sử dụng một mẫu mà bạn đã cài đặt, bấm Mẫu của tôi, sau đó chọn mẫu bạn muốn.

    • Để tìm mẫu trên Office.com, bên dưới Mẫu của Office.com, bấm một thể loại mẫu, chọn mẫu bạn muốn, sau đó bấm tải xuống để tải xuống mẫu từ Office .com máy tính của bạn.

      Bạn cũng có thể tìm kiếm mẫu trên Office.com từ trong Access. Trong hộp Tìm kiếm Office.com cho các mẫu , hãy nhập một hoặc nhiều thuật ngữ tìm kiếm và sau đó bấm vào nút mũi tên để tìm kiếm.

  3. Hoặc bạn có thể bấm vào biểu tượng thư mục bên cạnh hộp Tên tệp để duyệt đến vị trí mà bạn muốn tạo cơ sở dữ liệu. Nếu bạn không cho biết vị trí cụ thể, Access tạo cơ sở dữ liệu trong vị trí mặc định được hiển thị bên dưới hộp Tên tệp .

  4. Bấm Tạo.

Access tạo cơ sở dữ liệu và mở nó để sử dụng.

Đầu trang

Tạo một cơ sở dữ liệu từ đầu

Nếu bạn muốn một giới thiệu kỹ hơn về các khái niệm nằm phía sau sử dụng Access để tạo cơ sở dữ liệu, hãy xem bài viết cơ sở dữ liệu thiết kế cơ bản.

Nếu không có mẫu phù hợp với nhu cầu của bạn, hoặc nếu bạn có dữ liệu trong một chương trình khác mà bạn muốn sử dụng trong Access, bạn có thể quyết định rằng đó là tốt hơn để tạo cơ sở dữ liệu từ đầu. Trong Access 2010, bạn có một lựa chọn: cơ sở dữ liệu trên máy tính chuẩn, hoặc cơ sở dữ liệu web.

Để biết thêm thông tin về cơ sở dữ liệu web, hãy xem bài viết xây dựng một cơ sở dữ liệu để chia sẻ trên Web.

Để tạo cơ sở dữ liệu mới, hãy làm như sau:

  1. Khởi động Access.

  2. Trên tab mới trong dạng xem Backstage, bấm Cơ sở dữ liệu trống hoặc Cơ sở dữ liệu Web trống.

    Quan trọng: Lựa chọn mà bạn thực hiện ở đây sẽ xác định những tính năng sẵn dùng trong cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu không thể phát hành web và cơ sở dữ liệu web không hỗ trợ một số tính năng trên máy tính, chẳng hạn như Tổng truy vấn.

  3. Ở bên phải, hãy nhập tên cho cơ sở dữ liệu của bạn trong hộp Tên tệp .

    Để thay đổi vị trí mà bạn tạo tệp, bấm duyệt Ảnh nút bên cạnh hộp Tên tệp , duyệt đến và chọn vị trí mới, và sau đó bấm OK.

  4. Bấm Tạo.

    Access tạo cơ sở dữ liệu, và sau đó mở ra một bảng trắng (có tên là Table1) trong Dạng xem biểu dữ liệu.

  5. Access đặt con trỏ vào ô trống đầu tiên trong cột Bấm để thêm bảng mới.

    Để thêm dữ liệu, bắt đầu nhập — hoặc bạn có thể dán dữ liệu từ nguồn khác, như được mô tả trong phần dán dữ liệu từ nguồn khác vào bảng Access, ở phần sau của bài viết này.

    Ghi chú: 

    • Nhập dữ liệu trong dạng xem biểu dữ liệu được thiết kế có rất giống với việc nhập dữ liệu trong trang tính Excel. Hạn chế chính là dữ liệu phải được nhập trong nhiều hàng và cột, bắt đầu ở góc trên bên trái của biểu dữ liệu. Bạn không nên thử định dạng dữ liệu của bạn bằng cách bao gồm trống hàng hoặc cột khi bạn có thể làm trong một trang tính Excel, vì làm vậy sẽ lãng phí khoảng trống trong bảng của bạn. Bảng chỉ chứa dữ liệu của bạn. Tất cả các bản trình bày trực quan của dữ liệu đó sẽ được thực hiện trong biểu mẫu và báo cáo mà bạn thiết kế sau này.

    • Cấu trúc bảng được tạo trong khi bạn nhập dữ liệu. Bất kỳ lúc nào bạn thêm một cột mới vào biểu dữ liệu, một trường mới được xác định trong bảng. Access sẽ đặt kiểu dữ liệu của trường dựa trên kiểu dữ liệu mà bạn nhập. Ví dụ, nếu bạn có một cột mà bạn đã nhập chỉ các giá trị ngày, Access sẽ đặt kiểu dữ liệu của trường đó sang ngày/giờ. Nếu sau này bạn tìm cách nhập một giá trị ngày (chẳng hạn như tên hoặc số điện thoại) trong trường đó, Access sẽ hiển thị một thông báo cho bạn biết rằng giá trị không khớp với kiểu dữ liệu của cột. Khi có thể xảy ra, bạn nên lập kế hoạch bảng sao cho mỗi cột có cùng loại dữ liệu, dù là văn bản, ngày tháng, số hoặc một số loại khác. Điều này giúp dễ dàng hơn để xây dựng truy vấn, biểu mẫu và báo cáo chọn chỉ có dữ liệu mà bạn muốn.

Nếu bạn không muốn nhập dữ liệu chưa, hãy bấm đóng Ảnh nút .

Ghi chú: Access sẽ xóa Table1 nếu bạn đóng nó mà không lưu.

Đầu trang

Mở cơ sở dữ liệu Access hiện có

Mẹo: Để nhanh chóng mở một cơ sở dữ liệu một số cuối cùng bạn đã mở, trên tab tệp , bấm vào gần đây, sau đó bấm vào tên tệp.

  1. Trên tab Tệp, bấm Mở.

  2. Bấm một lối tắt trong hộp thoại mở — hoặc, trong hộp Tìm , bấm vào ổ đĩa hoặc thư mục chứa cơ sở dữ liệu mà bạn muốn.

  3. Trong danh sách thư mục, bấm đúp vào thư mục cho đến khi bạn mở thư mục chứa cơ sở dữ liệu.

  4. Khi bạn tìm thấy cơ sở dữ liệu, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Để mở cơ sở dữ liệu trong chế độ mở mặc định, bấm đúp vào nó.

    • Để mở cơ sở dữ liệu cho truy nhập được chia sẻ trong một môi trường đa người dùng, để bạn và người dùng khác có thể cả đọc và viết cơ sở dữ liệu cùng lúc, hãy bấm mở.

    • Để mở cơ sở dữ liệu cho truy nhập chỉ đọc, để bạn có thể xem nó nhưng không thể chỉnh sửa nó, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh nút mở , sau đó bấm mở chỉ đọc.

    • Để mở cơ sở dữ liệu cho truy cập riêng, để không ai khác có thể mở nó trong khi bạn có mở, bấm vào mũi tên bên cạnh nút mở , và sau đó bấm Mở riêng.

    • Để mở cơ sở dữ liệu cho truy nhập chỉ đọc, bấm vào mũi tên bên cạnh nút mở và sau đó bấm Mở riêng Federated người dùng khác vẫn có thể mở cơ sở dữ liệu, nhưng họ chỉ có quyền truy nhập chỉ đọc.

Nếu bạn không thể tìm thấy cơ sở dữ liệu mà bạn muốn mở   

  1. Trong hộp thoại mở , hãy bấm lối tắt Máy tính của tôi — hoặc, trong hộp Tìm , bấm vào Máy tính của tôi.

  2. Trong danh sách ổ đĩa, bấm chuột phải vào ổ đĩa mà bạn nghĩ có thể chứa cơ sở dữ liệu, sau đó bấm Tìm kiếm.

  3. Nhập tiêu chí tìm kiếm của bạn, sau đó nhấn ENTER để tìm kiếm cơ sở dữ liệu.

  4. Nếu cơ sở dữ liệu được tìm thấy, mở nó bằng cách bấm đúp vào nó trong hộp thoại Kết quả tìm kiếm .

    Vì tìm kiếm được khởi tạo từ hộp thoại mở , bạn phải bấm hủy trong hộp thoại đó trước khi cơ sở dữ liệu sẽ mở ra.

Bạn có thể trực tiếp mở tệp dữ liệu trong một định dạng tệp bên ngoài (chẳng hạn như dBASE, nghịch lý, Microsoft Exchange hoặc Excel). Bạn cũng trực tiếp có thể mở bất kỳ Nguồn dữ liệu ODBC, chẳng hạn như Microsoft SQL Server hoặc Microsoft FoxPro. Access tự động tạo cơ sở dữ liệu Access mới trong cùng thư mục với tệp dữ liệu, rồi thêm nối kết tới mỗi bảng trong cơ sở dữ liệu bên ngoài.

Đầu trang

Bắt đầu sử dụng cơ sở dữ liệu mới

Tùy thuộc vào mẫu mà bạn đã dùng, bạn có thể cần phải thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau để bắt đầu với cơ sở dữ liệu mới:

  • Nếu Access Hiển thị một hộp thoại đăng nhập với một danh sách trống của người dùng, hãy dùng quy trình sau để bắt đầu:

    1. Bấm người dùng mới.

    2. Điền vào biểu mẫu Chi tiết người dùng .

    3. Bấm Lưu & Đóng.

    4. Chọn tên người dùng bạn vừa nhập, sau đó bấm đăng nhập.

  • Nếu Access Hiển thị một biểu dữ liệu trống, bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu trực tiếp vào biểu dữ liệu đó, hoặc bấm các nút và tab để khám phá cơ sở dữ liệu.

  • Nếu Access Hiển thị một trang Bắt đầu , bạn có thể bấm vào nối kết trên trang đó để tìm hiểu thêm về cơ sở dữ liệu, hoặc bấm các nút và tab để khám phá cơ sở dữ liệu.

  • Nếu Access Hiển thị một thông Báo cảnh báo bảo mật trong thanh thông báo, và bạn tin tưởng nguồn của mẫu, bấm Bật nội dung. Nếu cơ sở dữ liệu yêu cầu một lần đăng nhập, bạn sẽ cần đăng nhập lại.

Cơ sở dữ liệu web và máy tính để bàn, bạn cũng muốn dùng để bắt đầu với một trong các bước:

Đầu trang

Thêm bảng

Bạn có thể thêm một bảng mới vào cơ sở dữ liệu hiện có bằng cách dùng công cụ trong nhóm bảng trên tab tạo .

Nhóm Bảng trên tab Tạo

Ghi chú: Trong một cơ sở dữ liệu web, chỉ lệnh bảng có sẵn trong nhóm bảng .

Bất kể dạng xem mà bạn bắt đầu nhập, bạn luôn có thể chuyển sang dạng xem khác bằng cách dùng các nút dạng xem trên thanh trạng thái của cửa sổ truy nhập.

Tạo một bảng trống trong dạng xem biểu dữ liệu    Trong dạng xem biểu dữ liệu, bạn có thể nhập dữ liệu ngay lập tức, và cho phép truy nhập xây dựng cấu trúc bảng ở phía sau. Tên trường được gán số (Field1, Field2, v.v.) và truy nhập tập hợp trường cho kiểu dữ liệu, dựa trên kiểu dữ liệu mà bạn nhập.

  1. Trên tab tạo , trong nhóm bảng , hãy bấm bảng Ảnh Nút .

  2. Access tạo bảng, và sau đó đặt con trỏ vào ô trống đầu tiên trong cột Bấm để thêm .

  3. Để thêm dữ liệu, bắt đầu nhập vào ô trống đầu tiên — hoặc bạn có thể dán dữ liệu từ nguồn khác, như được mô tả ở phần sau của bài viết này.

    • Để đổi tên cho một cột (trường), hãy bấm đúp chuột vào đầu đề cột, rồi nhập tên mới vào.

      Mẹo: Cung cấp cho một tên có ý nghĩa cho mỗi trường, sao cho bạn có thể biết điều gì đó mà không cần phải xem xét dữ liệu.

    • Để di chuyển một cột, chọn nó bằng cách bấm vào đầu đề cột của nó, rồi kéo nó đến vị trí mà bạn muốn. Bạn cũng có thể chọn nhiều cột liền kề nhau và kéo chúng tất cả tới vị trí mới với nhau.

      Để thêm thêm trường vào bảng của bạn, bạn cũng có thể bắt đầu nhập trong Bấm để thêm cột trong dạng xem biểu dữ liệu, hoặc bạn có thể thêm trường mới bằng cách sử dụng các lệnh trong nhóm Thêm & xóa trên tab trường .

Bắt đầu tạo bảng trong dạng xem thiết kế    Trong dạng xem thiết kế, trước tiên bạn tạo cấu trúc bảng mới. Sau đó bạn hoặc chuyển sang dạng xem biểu dữ liệu để nhập dữ liệu, hoặc bạn nhập dữ liệu của bạn bằng cách dùng phương pháp khác, chẳng hạn như với biểu mẫu.

Dạng xem thiết kế không sẵn dùng cho các bảng trong cơ sở dữ liệu web.

  1. Trên tab tạo , trong nhóm bảng , hãy bấm Thiết kế bảng. Ảnh nút

  2. Đối với mỗi trường trong bảng của bạn, nhập tên trong cột Tên trường , sau đó chọn một kiểu dữ liệu từ danh sách Kiểu dữ liệu .

  3. Bạn có thể nhập các thông tin bổ sung cho mỗi trường trong cột mô tả . Mô tả bạn nhập được hiển thị trong thanh trạng thái khi điểm chèn trong trường đó và được dùng làm văn bản thanh trạng thái cho bất kỳ điều khiển mà bạn tạo bằng cách kéo trường từ ngăn danh Sách trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo, và cho bất kỳ điều khiển được tạo ra cho trường đó bằng trình hướng dẫn biểu mẫu hoặc báo cáo.

  4. Sau khi bạn đã thêm tất cả các trường của bạn, hãy lưu bảng:

    • Trên tab Tệp, bấm vào Lưu.

  5. Bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu vào bảng tại bất kỳ lúc nào bằng cách chuyển đổi sang dạng xem biểu dữ liệu, bấm vào ô trống đầu tiên và nhập. Bạn cũng có thể dán dữ liệu từ nguồn khác, như được mô tả trong phần tiếp theo.

Tạo một bảng dựa trên danh sách SharePoint    Với danh sách SharePoint, dữ liệu của bạn có thể được dùng bởi những người không có quyền truy nhập. Tuy nhiên, danh sách dữ liệu được lưu trữ trên một máy chủ, nói chung cung cấp bảo vệ tốt hơn đối với việc mất dữ liệu hơn tệp được lưu trữ trên máy tính để bàn. Bạn có thể bắt đầu với một danh sách mới, hoặc bạn có thể nối kết đến danh sách hiện có. Bạn phải có đủ quyền trên site SharePoint nơi bạn muốn dùng để tạo danh sách; Điều này có thể khác nhau tùy theo site để liên hệ người quản trị SharePoint của chi tiết về tùy chọn của bạn.

Tính năng này không sẵn dùng trong cơ sở dữ liệu Web.

  1. Trên tab tạo, trong nhóm bảng, bấm danh sách SharePoint.

  2. Bạn có thể dùng một trong các mẫu danh sách để tạo một danh sách SharePoint tiêu chuẩn, chẳng hạn như liên hệ hoặc sự kiện.

    Bạn cũng có thể chọn để tạo danh sách tùy chỉnh, hoặc để nối kết đến hoặc nhập một danh sách hiện có. Bấm vào tùy chọn mà bạn muốn.

  3. Nếu bạn chọn bất kỳ mẫu danh sách hoặc để tạo danh sách tùy chỉnh, hộp thoại Tạo danh sách mới mở ra hướng dẫn bạn thông qua quy trình. Nếu bạn chọn sử dụng danh sách hiện có, hộp thoại Lấy dữ liệu bên ngoài sẽ mở ra để giúp bạn.

Để biết thêm thông tin về các bảng, hãy xem bài viết giới thiệu về bảng.

Đầu trang

Dán dữ liệu từ nguồn khác vào bảng Access

Nếu dữ liệu của bạn hiện đang được lưu trữ trong chương trình khác, chẳng hạn như Excel, bạn có thể sao chép và dán dữ liệu của bạn vào bảng Access. Nói chung, điều này hoạt động tốt nhất khi dữ liệu của bạn đã được phân tách thành các cột, như trong trang tính Excel. Nếu dữ liệu của bạn trong word là xử lý chương trình, bạn nên trước tiên phân tách cột dữ liệu bằng cách sử dụng tab, hoặc chuyển đổi dữ liệu vào bảng trong chương trình word xử lý, và sau đó sao chép dữ liệu. Nếu dữ liệu của bạn cần sửa bất kỳ hoặc thao tác (ví dụ, tách họ tên thành họ và tên), bạn có thể muốn thực hiện điều này trước khi bạn sao chép dữ liệu, đặc biệt là nếu bạn không quen thuộc với quyền truy nhập.

Khi bạn dán dữ liệu vào một bảng trắng, Access sẽ đặt kiểu dữ liệu của mỗi trường theo loại dữ liệu, nó tìm thấy ở đó. Ví dụ, nếu một trường được dán chứa gì, nhưng giá trị ngày, truy nhập phù hợp dữ liệu ngày/thời gian kiểu vào trường đó. Nếu trường được dán chứa chỉ các từ "có" và "không", truy nhập phù hợp có/không có dữ liệu nhập vào trường.

Truy nhập tên trường tùy thuộc vào những gì nó tìm thấy trong hàng đầu tiên của dữ liệu được dán. Nếu hàng đầu tiên của dữ liệu được dán kiểu tương tự như các hàng tiếp theo, Access sẽ quyết định rằng hàng đầu tiên là một phần của dữ liệu và gán các trường tên chung (Field1, Field2, v.v.). Nếu hàng đầu tiên của dữ liệu được dán không phải là tương tự như các hàng tiếp theo, Access sẽ sử dụng hàng đầu tiên làm tên trường, và loại trừ hàng đầu tiên trong dữ liệu thực tế.

Nếu Access gán tên trường chung, bạn phải đổi tên trường càng sớm càng tốt để tránh nhầm lẫn. Sử dụng thủ tục sau đây:

  1. Trên tab tệp , bấm lưu để lưu bảng.

  2. Trong dạng xem biểu dữ liệu, bấm đúp vào từng đầu đề cột, sau đó nhập tên cho cột.

  3. Lưu bảng một lần nữa.

Đầu trang

Nhập hoặc nối kết đến dữ liệu từ nguồn khác

Bạn có thể có dữ liệu mà bạn đã thu thập trong chương trình khác mà bạn muốn sử dụng trong Access. Có lẽ bạn làm việc với những người lưu trữ dữ liệu của họ trong chương trình khác, và bạn muốn làm việc với dữ liệu của họ trong Access. Hoặc, có lẽ bạn có nhiều nguồn khác nhau của dữ liệu, và cần một "đích của bàn phím" nơi bạn có thể đưa chúng cùng lúc tất cả cho phân tích sâu hơn.

Truy nhập giúp dễ dàng để nhập hoặc nối kết dữ liệu từ các chương trình khác. Bạn có thể mang dữ liệu từ một trang tính Excel, từ bảng trong một cơ sở dữ liệu Access, từ danh sách SharePoint, hoặc từ bất kỳ nhiều nguồn khác. Quy trình khác nhau đôi chút tùy thuộc vào nguồn dữ liệu, nhưng hướng dẫn này sẽ giúp bạn bắt đầu:

  1. Trên tab Dữ liệu ngoài , trong nhóm nhập & nối kết , bấm vào lệnh cho kiểu tệp mà bạn đang nhập từ.

    Ví dụ, nếu bạn đang nhập dữ liệu từ một trang tính Excel, bấm vào Excel. Nếu bạn không nhìn thấy kiểu đúng chương trình, bấm Thêm.

    Ghi chú: Nếu bạn không thể tìm thấy chính xác định dạng kiểu trong nhóm nhập & nối kết , bạn có thể cần phải khởi động chương trình mà bạn đã tạo dữ liệu, và sau đó sử dụng chương trình đó để lưu dữ liệu trong một định dạng tệp Access hỗ trợ (chẳng hạn như một tệp văn bản được tách), và sau đó nhập hoặc nối kết đến dữ liệu.

  2. Trong hộp thoại Lấy dữ liệu ngoài , hãy bấm duyệt để duyệt đến tệp dữ liệu nguồn, hoặc nhập đường dẫn đầy đủ của tệp nguồn dữ liệu trong hộp tên tệp .

  3. Bấm vào tùy chọn mà bạn muốn bên dưới xác định cách và nơi bạn muốn lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu hiện tại. Bạn có thể tạo một bảng mới bằng cách sử dụng dữ liệu đã nhập, hoặc tạo một bảng đã nối kết duy trì nối kết đến nguồn dữ liệu.

  4. Bấm OK.

    Tùy thuộc vào lựa chọn của bạn, hộp thoại Nối kết đối tượng hoặc Nhập đối tượng , hộp thoại mở ra.

  5. Sử dụng hộp thoại để hoàn tất quy trình. Thủ tục chính xác, bạn hãy làm theo tùy thuộc vào tùy chọn nhập hoặc nối kết mà bạn đã chọn.

  6. Trên trang cuối cùng của trình hướng dẫn, bấm Kết thúc.

    Nếu bạn đã chọn để nhập, Access sẽ hỏi xem liệu bạn muốn lưu các chi tiết của quá trình nhập mà bạn chỉ cần hoàn thành.

  7. Nếu bạn nghĩ bạn sẽ thực hiện thao tác nhập cùng này một lần nữa, bấm lưu bước nhập, sau đó nhập các chi tiết.

    Bạn có thể rồi dễ dàng tái tạo quá trình nhập bằng cách bấm Vào Excel trong nhóm nhập trên tab Dữ liệu ngoài , bấm vào đặc tả nhập, rồi bấm chạy.

  8. Nếu bạn không muốn lưu các chi tiết của thao tác, hãy bấm đóng.

Truy nhập nhập dữ liệu vào một bảng mới, và sau đó hiển thị bảng bên dưới bảng trong ngăn dẫn hướng.

Để tìm hiểu thêm về cách nhập dữ liệu vào trong Access, hãy làm theo các nối kết trong phần Xem thêm của bài viết này.

Đầu trang

Bước tiếp theo

Phần còn lại của quá trình thiết kế khác nhau dựa trên mục tiêu của bạn, nhưng bạn có thể muốn cân nhắc việc tạo truy vấn, biểu mẫu, báo cáo và macro. Bài viết này không cung cấp thông tin về cách tạo đối tượng cơ sở dữ liệu bổ sung.

Để biết thêm thông tin, hãy xem các bài viết này:

Đầu trang

Nhập dữ liệu từ bảng tính hoặc chương trình khác

Nếu bạn đã quen thuộc với các chương trình cơ sở dữ liệu hoặc bảng tính, bạn có thể biết những điều cơ bản của các ứng dụng này hoạt động như thế và cơ sở dữ liệu nào được sử dụng cho. Truy nhập khác nhau từ nhiều ứng dụng khác của cơ sở dữ liệu bằng cách cho phép bạn tạo cơ sở dữ liệu quan hệ, và thêm nó khác nhau từ hầu hết các chương trình bảng tính bằng cách cung cấp các công cụ phát triển phức tạp truy vấn, biểu mẫu và báo cáo. Access cung cấp nhiều tùy chọn để làm việc với các chương trình cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như SQL Server.

Nhập một trang tính Excel vào Access

Nhiều người bắt đầu để khám phá truy nhập sau khi xây dựng danh sách trong Excel. Excel là nơi tuyệt vời để bắt đầu một danh sách, nhưng khi danh sách phát triển, nó sẽ trở thành khó để sắp xếp và tiếp tục Cập Nhật. Di chuyển danh sách để truy nhập thường là lô-gic bước tiếp theo.

Bảng cơ sở dữ liệu có cấu trúc tương tự như một trang tính, trong đó dữ liệu được lưu trữ trong hàng và cột. Kết quả, thật dễ dàng thường để nhập một trang tính vào một bảng cơ sở dữ liệu. Sự khác biệt chính giữa lưu trữ dữ liệu của bạn trong một trang tính và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu nằm trong cách dữ liệu đang được sắp xếp. Chỉ cần nhập toàn bộ trang tính của bạn dưới dạng một bảng mới trong cơ sở dữ liệu sẽ không giải quyết các vấn đề liên kết với tổ chức và cập nhật dữ liệu của bạn, đặc biệt là nếu trang tính chứa dữ liệu thừa. Để giải quyết các vấn đề, bạn phải tách dữ liệu bảng tính vào bảng riêng biệt, mỗi một có chứa dữ liệu liên quan. Để biết thêm thông tin về cách sắp xếp dữ liệu trong bảng của bạn, hãy xem bài viết cơ sở dữ liệu thiết kế cơ bản.

Truy nhập các tính năng trình hướng dẫn phân tích các bảng, có thể giúp bạn hoàn thành quy trình này. Sau khi nhập dữ liệu của bạn vào bảng, trình hướng dẫn sẽ giúp bạn tách bảng thành bảng riêng biệt, mỗi tình chứa dữ liệu mà không bị trùng lặp trong bất kỳ các bảng khác. Trình hướng dẫn cũng sẽ tạo ra các mối quan hệ cần giữa các bảng.

Đầu trang

Nhập một trang tính Excel dưới dạng bảng trong cơ sở dữ liệu mới

  1. Trên tab tệp , bấm mới, sau đó bấm Cơ sở dữ liệu trống.

  2. Nhập tên cho cơ sở dữ liệu mới trong hộp Tên tệp , sau đó bấm tạo.

    Cơ sở dữ liệu mới mở ra và Access tạo một bảng trống mới, Table1.

  3. Đóng Table1.

    Khi được yêu cầu nếu bạn muốn lưu các thay đổi thiết kế của Table1, hãy bấm không.

  4. Trên tab Dữ liệu ngoài , trong nhóm nhập & nối kết , hãy bấm vào Excel. Ảnh nút

  5. Trong hộp thoại Lấy dữ liệu ngoài , hãy bấm duyệt.

  6. Sử dụng hộp thoại Mở tệp để định vị tệp của bạn.

  7. Chọn tệp và bấm Mở.

  8. Trong hộp thoại Lấy dữ liệu ngoài , hãy đảm bảo rằng tùy chọn nhập dữ liệu nguồn vào một bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện tại được chọn.

  9. Bấm OK.

    Trình hướng dẫn nhập bảng tính khởi động và yêu cầu bạn một số câu hỏi về dữ liệu của bạn.

  10. Hãy làm theo các hướng dẫn, bấm kế tiếp hoặc lùi để dẫn hướng qua các trang. Trên trang cuối cùng của trình hướng dẫn, hãy bấm kết thúc.

    Ghi chú: Access sẽ hỏi xem liệu bạn muốn lưu các chi tiết của quá trình nhập mà bạn chỉ cần hoàn thành. Nếu bạn nghĩ rằng bạn sẽ thực hiện điều này giống nhập phép toán một lần nữa, bấm , sau đó nhập các chi tiết. Bạn có thể rồi dễ dàng tái tạo thao tác trong tương lai bằng cách bấm Vào Excel trong nhóm nhập trên tab Dữ liệu ngoài . Nếu bạn không muốn lưu các chi tiết của thao tác, hãy bấm đóng.

Truy cập nhập dữ liệu vào một bảng mới, và sau đó hiển thị bên dưới Tất cả các bảng trong ngăn dẫn hướng.

Đầu trang

Dùng trình hướng dẫn phân tích bảng để sắp xếp dữ liệu của bạn

Sau khi dữ liệu của bạn đã được nhập vào bảng Access, bạn có thể dùng trình hướng dẫn phân tích bảng để nhanh chóng nhận dạng dữ liệu thừa. Trình hướng dẫn rồi cung cấp một cách đơn giản để sắp xếp dữ liệu vào bảng riêng biệt, sao cho nó lưu trữ theo cách hiệu quả nhất. Truy nhập giữ lại bảng gốc làm bản sao lưu, và sau đó tạo bảng mới mà bạn có thể dùng làm cơ sở cho ứng dụng cơ sở dữ liệu của bạn.

  1. Mở cơ sở dữ liệu Access có chứa bảng bạn muốn phân tích.

  2. Trên tab Công cụ cơ sở dữ liệu , trong nhóm phân tích , bấm Phân tích bảng.

    Khởi động trình hướng dẫn phân tích bảng.

    Trước tiên hai trang của trình hướng dẫn chứa một hướng dẫn ngắn — hoàn thành với các nút mà bạn có thể bấm để xem ví dụ. Nếu bạn không nhìn thấy trang giới thiệu, nhưng thay vào đó hãy xem một hộp kiểm có nhãn Hiển thị trang giới thiệu?, chọn hộp kiểm, sau đó bấm trở lại hai lần để xem phần giới thiệu. Nếu bạn không muốn xem các trang giới thiệu lại sau khi đọc phần giới thiệu, bạn có thể xóa các Hiển thị trang giới thiệu? hộp kiểm.

  3. Trên các bảng nào chứa trường có giá trị được lặp lại trong nhiều bản ghi? trang, chọn bảng mà bạn muốn phân tích, sau đó bấm tiếp theo.

  4. Bạn có thể để trình hướng dẫn quyết định trường nào vào bảng nào, hoặc bạn có thể làm quyết định rằng mình. Nếu bạn thực hiện theo hướng dẫn gợi ý, bạn vẫn có thể thực hiện thay đổi sang bố trí bảng trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn.

    Ghi chú: Nếu bạn cho phép trình hướng dẫn quyết định trường nào để đặt trong bảng nào, các lựa chọn của nó có thể luôn không thích hợp cho dữ liệu của bạn, đặc biệt là nếu không có nhiều dữ liệu để làm việc với. Bạn nên kiểm tra kết quả của trình hướng dẫn kỹ. Mặt khác, trình hướng dẫn có thể gợi ý một tổ chức hiệu quả hơn hơn mà bạn đang nghĩ đến, vì vậy thật nên tối thiểu thử trình hướng dẫn quyết định một lần. Nếu bạn không thích các gợi ý, bạn có thể vẫn sắp xếp lại các trường theo cách thủ công, và bạn luôn có thể bấm quay lại và sắp xếp tất cả các trường chính bạn.

  5. Bấm tiếp theo. Trên Trang này, bạn chỉ định bảng nào chứa trường nào. Nếu bạn đã chọn để cho phép các quyết định hướng dẫn, bạn sẽ thấy nhiều bảng được kết nối bằng đường quan hệ. Nếu không, Access sẽ tạo ra chỉ có một bảng chứa tất cả các trường. Trong trường hợp, bạn có thể thực hiện thay đổi trên Trang này.

    • Bạn có thể kéo trường từ bảng vào vùng trống của trang để tạo một bảng mới có chứa các trường đó. Access sẽ nhắc bạn cho một tên bảng.

    • Bạn có thể kéo trường từ một bảng đến bảng khác nếu bạn nghĩ rằng họ sẽ được lưu trữ hiệu quả có.

    • Hầu hết các bảng sẽ được cung cấp ID hoặc một trường ID duy nhất tạo . Để tìm hiểu thêm về các trường ID, hãy bấm Mẹo ở góc trên bên phải của trình hướng dẫn.

    • Để hoàn tác một thay đổi, hãy bấm nút hoàn tác .

    • Để đổi tên bảng, bấm đúp vào thanh tiêu đề của nó, nhập tên mới, sau đó bấm OK.

  6. Sau khi bạn có các trường sắp xếp theo cách mà bạn muốn, hãy bấm tiếp theo.

  7. Nếu trình hướng dẫn tìm có giá trị cũng tương tự như các bản ghi, nó sẽ xác định các giá trị như có thể xảy ra lỗi in và trình bày màn hình, nơi bạn có thể xác nhận việc cần làm về chúng. Cuộn qua danh sách để tìm bất kỳ có giá trị trong cột sửa lỗi , sau đó bấm mục phù hợp trong danh sách thả xuống. Chọn (Hãy giữ nguyên là-là) để giữ cho trình hướng dẫn thực hiện bất kỳ thay đổi giá trị. Khi bạn thực hiện xong, hãy bấm tiếp theo.

  8. Trình hướng dẫn hỏi liệu bạn muốn tạo một truy vấn tương tự như bảng gốc của bạn. Nếu bạn đã tạo biểu mẫu và báo cáo dựa trên bảng gốc, tạo một truy vấn là một ý kiến hay. Nếu bạn chọn có, tạo truy vấn, trình hướng dẫn đổi tên bảng ban đầu bằng chắp "_OLD" tên bảng, và sau đó tên truy vấn mới bằng cách dùng tên của bảng ban đầu. Biểu mẫu và báo cáo được dựa trên bảng bây giờ sử dụng truy vấn cho dữ liệu của họ và họ tiếp tục làm việc như trước.

  9. Bấm Kết thúc.

    Trình hướng dẫn tạo bảng mới đã được xác định, và sau đó mở chúng. Đóng chúng khi bạn kết thúc việc kiểm tra kết quả.

Đầu trang

Làm việc với dữ liệu từ các chương trình khác

Access 2010 cung cấp các tính năng để làm việc với dữ liệu được lưu trữ trong các chương trình.

Tạo cơ sở dữ liệu Access mới đó nối kết tới dữ liệu trong định dạng tệp khác    Bạn có thể sử dụng Access để mở một tệp trong định dạng tệp khác chẳng hạn như văn bản, dBASE hoặc bảng tính. Access tự động tạo cơ sở dữ liệu Access và nối kết tệp cho bạn.

  1. Khởi động Access.

  2. Trên tab Tệp, bấm Mở.

  3. Trong hộp thoại mở , hãy bấm kiểu tệp mà bạn muốn mở trong danh sách. Nếu bạn không chắc chắn loại tệp, bấm tất cả các tệp (*. *).

  4. Nếu cần thiết, hãy duyệt đến thư mục có chứa tệp mà bạn muốn mở. Khi bạn tìm thấy tệp, bấm đúp vào nó để mở nó.

  5. Hãy làm theo các hướng dẫn trong trình hướng dẫn. Trên trang cuối cùng của trình hướng dẫn, hãy bấm kết thúc.

Nhập hoặc nối kết dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Access hiện có    Bạn có thể hoặc nhập dữ liệu từ các chương trình và các nguồn khác vào truy nhập bảng dữ liệu được nằm trong tệp Access, hoặc bạn có thể nối kết đến dữ liệu từ Access sao cho dữ liệu vẫn nằm trong tệp gốc (bên ngoài truy nhập tệp).

  1. Trên tab Dữ liệu ngoài , trong nhóm nhập & nối kết , hãy bấm định dạng dữ liệu được lưu trữ.

    Bạn có thể nhập hoặc nối kết đến dữ liệu từ các nguồn sau đây:

    • Excel    Bạn có thể mang dữ liệu từ một trang tính hoặc một phạm vi đã đặt tên trong sổ làm việc Excel. Mỗi trang tính hoặc phạm vi có tên phải được nhập hoặc nối kết riêng biệt.

    • Truy nhập    Đây là rất thuận tiện để tách quy trình của bạn từ dữ liệu của bạn, tạo cơ sở dữ liệu tách. Có nghĩa là, bạn có thể dùng một cơ sở dữ liệu để chứa tất cả các biểu mẫu, báo cáo, và macro và giữ dữ liệu của bạn trong cơ sở dữ liệu khác. Bạn có thể phát triển rồi cải tiến mà không cần phải gián đoạn cơ quan của bất kỳ ai. Bạn cũng có thể kết hợp dữ liệu từ nhiều khác quyền truy nhập cơ sở dữ liệu trong một, giúp dễ dàng hơn tóm tắt dữ liệu trong các bộ phận hoặc giữa các đối tác kinh doanh.

    • Cơ sở dữ liệu ODBC    Nhiều chương trình hỗ trợ các định dạng này, bao gồm nhiều sản phẩm máy chủ cơ sở dữ liệu. Điều này giúp bạn tạo "đích của bàn phím" cơ sở dữ liệu, nơi bạn kết hợp dữ liệu từ hệ thống khác nhau.

    • Tệp văn bản    Bạn có thể kết nối với một tệp văn bản đơn giản, và thậm chí có thể sử dụng Access để thay đổi nội dung của tệp đó. Điều này có thể giúp dễ truy nhập dữ liệu để sử dụng nhiều chương trình.

    • Tệp XML    Định dạng này cũng sẽ cung cấp tính tương thích với nhiều chương trình khác, bao gồm một số máy chủ web.

    • Danh sách SharePoint    Điều này làm cho dữ liệu của bạn có thể dùng với một trình duyệt web, cách chuẩn để sử dụng danh sách SharePoint.

    • Dịch vụ dữ liệu    Bạn có thể kết nối với dịch vụ dữ liệu web bên trong doanh nghiệp của bạn.

    • Tài liệu HTML   

    • Thư mục Outlook    Bạn có thể kết nối với thư mục Outlook, để bạn dễ dàng hơn tích hợp thông tin liên hệ của bạn với phần còn lại của dữ liệu của bạn.

    • tệp dBase    dBase là một hệ thống cơ sở dữ liệu thay thế phổ biến được hỗ trợ bởi Access

      Hộp thoại Lấy dữ liệu ngoài xuất hiện.

  2. Hãy làm theo các hướng dẫn trong hộp thoại.

    Access sẽ nhập hoặc nối kết dữ liệu vào cơ sở dữ liệu của bạn. Đối với hầu hết các định dạng, bạn phải xác định vị trí của dữ liệu, sau đó chọn cách bạn muốn dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Đầu trang

Sử dụng cơ sở dữ liệu Phiên bản cũ trong một số phiên bản Access

Nếu cơ sở dữ liệu Access hoặc truy nhập dự án của bạn đã được tạo trong Access 2000 trở lên, bạn có thể sử dụng cơ sở dữ liệu hoặc dự án trong phiên bản Access trong mà nó đã được tạo ra hoặc trong bất kỳ phiên bản mới hơn — ngay cả khi tệp là bảo mật hỗ trợ. Ví dụ, Access 2000 tệp có thể dùng trong Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 và Access 2010.

Bạn có thể có một tình huống nơi bạn muốn giữ lại dữ liệu của bạn trong phiên bản trước của Access, nhưng bạn có người dùng với phiên bản mới hơn của Access mà bạn muốn nối kết đến dữ liệu đó nhưng vẫn có thể tận dụng lợi thế của một số tính năng của phiên bản mới hơn. Giải pháp là để tạo cơ sở dữ liệu "ngoại vi" mới trong phiên bản mới hơn (có chứa biểu mẫu, báo cáo, truy vấn, macro, nhưng bảng không có) và nối kết đến các bảng trong tệp phiên bản cũ hơn. Sử dụng một trong các thủ tục sau đây, tùy thuộc vào việc cơ sở dữ liệu của bạn trong một tệp, hoặc đã được phân tách thành một Ứng dụng đầu trước/đầu sau.

Sử dụng một tệp cơ sở dữ liệu Access trong một số phiên bản Access

Nếu tất cả các bảng, biểu mẫu và các đối tượng cơ sở dữ liệu Access phiên bản cũ của bạn chứa trong một tệp, và bạn muốn sử dụng cơ sở dữ liệu trong một số phiên bản Access, bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu ngoại vi mới trong phiên bản mới hơn và nối kết đến tệp gốc. Người dùng có phiên bản trước của Access sẽ vẫn có thể sử dụng cơ sở dữ liệu gốc. Người dùng có phiên bản mới hơn có thể sử dụng cơ sở dữ liệu ngoại vi mới để nối kết đến cùng một dữ liệu. Bạn có thể tạo một vài ngoại vi phiên nếu bạn cần để phù hợp với các phiên bản Access.

Đầu trang

Bước 1: Tạo bản sao của cơ sở dữ liệu hiện có, và lưu nó ở định dạng mới

Dùng quy trình sau để chuyển đổi cơ sở dữ liệu thành bất kỳ trong ba định dạng gần đây nhất: Access 2000, Access 2002-2003, hoặc Access 2007. Lệnh này giữ nguyên các cơ sở dữ liệu gốc trong định dạng gốc, và tạo một bản sao trong định dạng mà bạn xác định.

  1. Đóng tệp Access. Nếu tệp cơ sở dữ liệu Access đa người dùng nằm trên một máy chủ hoặc trong một thư mục dùng chung, đảm bảo rằng không ai khác có thể mở nó.

  2. Khởi động Access 2010.

  3. Trên tab Tệp, bấm Mở.

  4. Duyệt đến vị trí của tệp mà bạn muốn chuyển đổi và sau đó bấm đúp vào nó để mở nó.

    Nếu hộp thoại Cơ sở dữ liệu nâng cao , hỏi xem bạn muốn cải thiện cơ sở dữ liệu, bấm không.

  5. Nếu biểu mẫu mở ra khi bạn khởi động cơ sở dữ liệu, hãy đóng biểu mẫu.

  6. Trên tab tệp , bấm Lưu cơ sở dữ liệu dưới dạng.

  7. Trong hộp thoại Lưu như , hãy nhập tên cho cơ sở dữ liệu mới.

    Ghi chú: Trừ khi bạn sẽ lưu cơ sở dữ liệu mới trong một vị trí khác, tên của nó phải khác với của cơ sở dữ liệu gốc. Trong trường hợp, thường là tốt nhất là sử dụng một cái tên khác, sao cho bạn có thể dễ dàng phân biệt giữa cơ sở dữ liệu phía trước và cơ sở dữ liệu phía sau. Tuy nhiên, nếu bạn chuyển đổi sang định dạng Access 2007, mở rộng tên tệp thay đổi từ .mdb thành .accdb, do đó bạn có thể sử dụng cùng tên tệp.

  8. Bấm Lưu.

Đầu trang

Bước 2: Tách cơ sở dữ liệu sao chép và sử dụng tệp gốc làm cơ sở dữ liệu phía sau

Tách cơ sở dữ liệu đã chuyển đổi bằng cách sử dụng thủ tục sau đây:

  • Trên tab Công cụ cơ sở dữ liệu , trong nhóm Di chuyển dữ liệu , hãy bấm Cơ sở dữ liệu Access. Ảnh nút

  • Trong hộp thoại Đường phân tách cơ sở dữ liệu , hãy bấm tách cơ sở dữ liệu.

    Bạn có thể tạo bản sao lưu nếu bạn muốn, nhưng bạn có thể cũng chỉ tái tạo bản sao bằng cách sử dụng cơ sở dữ liệu gốc.

  • Nhập tên cho cơ sở dữ liệu phía sau, sau đó bấm tách.

Đầu trang

Bước 3: Kết nối mới ngoại vi cơ sở dữ liệu gốc

  1. Xóa bỏ cơ sở dữ liệu phía sau mà công cụ đường phân tách cơ sở dữ liệu đã tạo — được cẩn thận không để xóa bỏ cơ sở dữ liệu gốc.

  2. Nối kết cơ sở dữ liệu ngoại vi mới với các bảng trong cơ sở dữ liệu ban đầu: trên tab Dữ liệu ngoài , trong nhóm nhập & nối kết , bấm Quản lý bảng nối kết. Ảnh nút

  3. Bấm Chọn tất cả, sau đó chọn hộp kiểm luôn nhắc đối với vị trí mới .

  4. Bấm OK, duyệt đến cơ sở dữ liệu Phiên bản cũ hơn, và sau đó bấm đúp vào nó.

    Nếu tất cả suôn, Access sẽ hiển thị một thông báo rằng tất cả các bảng được nối kết đã chọn được làm mới thành công.

Bây giờ bạn có thể cải thiện cơ sở dữ liệu ngoại vi mới để hỗ trợ tính năng mới cho người dùng có các phiên bản mới hơn của Access. Người dùng có phiên bản cũ hơn có thể tiếp tục sử dụng cơ sở dữ liệu Phiên bản cũ hơn.

Đầu trang

Dùng một ứng dụng đầu trước/lùi-đầu trong một số phiên bản Access

Nếu cơ sở dữ liệu Access đã là một Ứng dụng đầu trước/đầu sau, bạn có thể chuyển đổi phía trước theo định dạng tệp mới. Không có thay đổi được cần thiết cho cơ sở dữ liệu phía sau.

Thủ tục sau đây cho bạn biết cách dùng lệnh Lưu cơ sở dữ liệu dưới dạng để chuyển đổi cơ sở dữ liệu phía trước thành bất kỳ một trong ba định dạng gần đây nhất: Access 2000, Access 2002-2003, hoặc Access 2007. Lệnh này giữ nguyên các cơ sở dữ liệu gốc trong định dạng gốc và tạo một bản sao trong định dạng mà bạn xác định.

  1. Đóng cơ sở dữ liệu phía trước. Nếu tệp cơ sở dữ liệu Access đa người dùng nằm trên một máy chủ hoặc trong một thư mục dùng chung, hãy đảm bảo rằng không ai khác có thể mở nó.

  2. Khởi động Access 2010.

  3. Trên tab Tệp, bấm Mở.

  4. Duyệt đến vị trí của cơ sở dữ liệu phía trước và sau đó bấm đúp vào nó để mở nó.

    Nếu hộp thoại Cơ sở dữ liệu nâng cao , hỏi xem bạn muốn cải thiện cơ sở dữ liệu, bấm không.

  5. Nếu biểu mẫu xuất hiện khi bạn mở cơ sở dữ liệu, hãy đóng biểu mẫu.

  6. Trên tab tệp , bấm Lưu cơ sở dữ liệu dưới dạng.

  7. Trong hộp thoại Lưu như , hãy nhập tên cho cơ sở dữ liệu mới.

  8. Bấm Lưu.

Bây giờ bạn có thể cải thiện cơ sở dữ liệu ngoại vi mới để hỗ trợ tính năng mới.

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×