Phụ lục về quyền riêng tư đối với Microsoft Access 2010

Sử dụng mẫu Office.com

Tab mới trong dạng xem Backstage của Microsoft Office (bấm vào tab tệp , rồi bấm vào mới) có thể cung cấp cho bạn trợ giúp cập nhật được tải xuống từ Office.com cho các tài liệu dựa trên mẫu. Bạn cũng có thể gửi phản hồi về các mẫu và cung cấp một đánh giá số cho từng mẫu mà bạn tải về.

Khi bạn mở một mẫu hoặc một tệp dựa trên mẫu, Access 2010, tùy thuộc vào thiết đặt trợ giúp trực tuyến của bạn, liên hệ Office.com. Nó sẽ gửi ID cho mẫu đó, chương trình và phiên bản mà bạn hiện đang sử dụng, cùng với thông tin máy tính chuẩn.

ID mẫu được sử dụng để xác định mẫu ban đầu như được tải xuống từ Office.com hoặc bao gồm trong bản cài đặt 2010 Access của bạn. Nó không xác định duy nhất cơ sở dữ liệu Access của bạn. ID là giống nhau cho tất cả người dùng của cùng một mẫu.

Nối kết đến nguồn dữ liệu

Các bảng được liên kết và các nguồn dữ liệu khác được lưu ở siêu dữ liệu như một phần của cơ sở dữ liệu Access 2010 của bạn. Trong một số trường hợp, liên kết có thể bao gồm tên người dùng hoặc thông tin của bạn về máy chủ trên mạng của bạn. Trong trường hợp của kết nối dữ liệu, bạn có thể chọn lưu tên người dùng hoặc mật khẩu trong liên kết kết nối dữ liệu.

Ngoài ra, nếu bạn có cơ sở dữ liệu liên kết, vị trí của cơ sở dữ liệu được liên kết được lưu trong cơ sở dữ liệu Access.

In ấn

Khi bạn in một tệp Access 2010 và sau đó lưu tệp đó, Access 2010 sẽ lưu đường dẫn đến máy in của bạn với tệp. Trong một số trường hợp, đường dẫn có thể bao gồm tên người dùng hoặc tên máy tính.

Site không gian tài liệu

Access 2010 cho phép bạn truy nhập vào trang web không gian làm việc tài liệu trên trang web Microsoft SharePoint Foundation 2010. Site không gian làm việc của tài liệu là một khoảng trắng được chia sẻ, nơi bạn có thể cộng tác với các thành viên nhóm khác trên một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu Access.

Khi bạn truy nhập vào một site không gian làm việc tài liệu, hãy truy nhập 2010 tải xuống dữ liệu từ trang web không gian làm việc tài liệu để cung cấp cho bạn thông tin về site đó. Dữ liệu này bao gồm:

• Tên của site SharePoint Foundation

• URL hoặc địa chỉ của trang

• Tên, địa chỉ email và mức cấp phép của người dùng trang

• Danh sách các tài liệu, nhiệm vụ và các thông tin khác có sẵn từ trang web

Access 2010 cũng lưu trữ danh sách các site SharePoint Foundation mà bạn đã truy nhập trên máy tính của mình, trong biểu mẫu của cookie. Danh sách này được dùng để cung cấp cho bạn quyền truy nhập nhanh vào các site mà bạn đã truy cập trước đó. Danh sách các site mà bạn đã truy nhập không truy nhập được Microsoft và không được tiếp xúc với Internet trừ khi bạn chọn làm cho danh sách sẵn dùng rộng rãi hơn.

SharePoint Foundation

Microsoft SharePoint Foundation 2010 cung cấp các trang không gian làm việc được chia sẻ, nền web, nơi bạn có thể cộng tác trên các tài liệu hoặc cuộc họp.

Khi bạn truy nhập vào một trang SharePoint, bằng cách sử dụng trình duyệt web hoặc bất kỳ chương trình Office nào, site sẽ lưu một cookie vào máy tính của bạn nếu bạn có quyền tạo một site con mới trên site đó. Khi hoạt động cùng nhau, các cookie này tạo nên danh sách các site mà bạn có quyền truy nhập. Danh sách này được một số chương trình Office cung cấp cho bạn quyền truy nhập nhanh vào các site mà bạn đã truy cập trước đó.

Danh sách các site mà bạn đã truy nhập không truy nhập được Microsoft và không được tiếp xúc với Internet trừ khi bạn chọn làm cho danh sách sẵn dùng rộng rãi hơn.

Trong SharePoint Foundation, khi bạn tạo một trang web hoặc danh sách mới hoặc thêm hoặc mời mọi người vào một trang web hoặc danh sách hiện có, thì trang sẽ lưu như sau cho từng người, bao gồm:

• Họ Tên

• Địa chỉ email

ID người dùng được thêm vào tất cả các thành phần mà bạn hoặc những người dùng khác của site thêm vào hoặc sửa đổi trên site. Như với tất cả nội dung trên site SharePoint, chỉ những người quản trị và các thành viên của site chính nó sẽ có quyền truy nhập vào thông tin này.

Tất cả các thành phần của site SharePoint bao gồm hai trường: được tạo bởi và sửa đổi theo. Trường được tạo theo được điền với tên người dùng của người ban đầu đã tạo thành phần tử và ngày khi nó được tạo ra. Trường được sửa đổi theo được điền với tên người dùng của người đã sửa đổi cơ sở dữ liệu Access 2010 và ngày khi nó được sửa đổi lần cuối.

Người quản trị của các máy chủ trong đó các site SharePoint được lưu trữ có quyền truy nhập vào một số dữ liệu từ các trang này, được dùng để phân tích các mẫu sử dụng của site và cải thiện tỷ lệ phần trăm của thời gian mà trang đó sẵn dùng. Dữ liệu này chỉ sẵn dùng với người quản trị máy chủ và không được chia sẻ với Microsoft trừ khi Microsoft đang lưu trữ site SharePoint. Dữ liệu được giữ cụ thể bao gồm tên, địa chỉ email và quyền của tất cả mọi người có quyền truy nhập vào site.

Tất cả người dùng có quyền truy nhập tới một site SharePoint cụ thể có thể tìm kiếm và xem mọi nội dung sẵn có ở site này.

Kiểm tra

Microsoft SharePoint Foundation 2010 cung cấp các tính năng kiểm nghiệm cho phép người quản trị giữ đường mòn kiểm tra đáng tin cậy về cách người dùng đang làm việc với nội dung nhất định.

Khi người quản trị SharePoint Foundation bật tính năng kiểm tra, máy chủ sẽ tự động ghi trong cơ sở dữ liệu nội dung SharePoint do người dùng thực hiện. Những hành động này bao gồm xem, sửa, kiểm nhập và kiểm xuất. Đối với mỗi hành động đã ghi, thì bản ghi máy chủ sẽ xác định thông tin về tệp, hành động và ID SharePoint của người dùng. Không có dữ liệu nào được gửi đến Microsoft như là một phần của tính năng này.

Tính năng này được tắt theo mặc định và chỉ sẵn dùng cho người quản trị của site SharePoint trong đó nội dung được lưu trữ.

Thu thập dữ liệu trong Access

Access 2010 cho phép bạn thu thập dữ liệu qua email bằng cách gửi các biểu mẫu dựa trên HTML hoặc dựa trên Microsoft InfoPath 2010. Khi bạn gửi thông điệp email thu thập dữ liệu, địa chỉ email của tất cả những người nhận đều được thu thập và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Access. Bạn có thể sử dụng thông tin này để theo dõi dữ liệu nhận được từ người nhận và gửi email đến chúng trong tương lai. Bạn có thể chọn để có dữ liệu được gửi qua email được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu tự động hoặc theo cách thủ công.

Nơi có thể lưu trữ tên của bạn

Trong một số trường hợp, Access 2010 lưu trữ tên của bạn để cung cấp cho bạn một trải nghiệm tốt hơn khi sử dụng một số tính năng. Ví dụ, tên của bạn được lưu trữ trong những vị trí sau:

• Trường tác giả

• Thuộc tính tệp Authorname

Bạn có thể loại bỏ tên của bạn khỏi các trường và thuộc tính này bằng cách thực hiện các thao tác sau:

1. Bấm tab Tệp.

2. Bên dưới Trợ giúp, bấm tùy chọn, rồi bấm vào cơ sở dữ liệu hiện tại.

3. Bên dưới tùy chọn ứng dụng, chọn hộp kiểm loại bỏ thông tin cá nhân khỏi thuộc tính tệp trên lưu .

Bạn có thể loại bỏ tên và tắt của bạn khỏi các trường tên và tắt .

Các giải pháp Microsoft Office được tạo bởi các công ty khác cũng có thể bao gồm tên của bạn hoặc thông tin cá nhân khác trong các thuộc tính tùy chỉnh được liên kết với tệp của bạn.

Nếu bạn sử dụng Microsoft Office web Control, truy nhập dữ liệu Microsoft Excel, DataCalc hoặc các tính năng khác cho phép bạn kết nối trực tiếp với nguồn dữ liệu khác, thông tin ủy quyền của bạn (ID người dùng và mật khẩu) có thể được lưu trong cơ sở dữ liệu Access của bạn. Để thay đổi hoặc xóa thông tin ủy quyền này, bạn cần thay đổi các thuộc tính của kết nối phù hợp.

Chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử là một tính năng tùy chọn có thể giúp bạn xác thực danh tính của người đã gửi cho bạn một cơ sở dữ liệu Access. Chữ ký điện tử là một giá trị duy nhất được mã hóa của dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Access mà bạn đang đăng nhập. Khi bạn gửi một cơ sở dữ liệu Access bằng chữ ký điện tử, chữ ký sẽ được gửi đến người nhận, cùng với dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Access và chứng chỉ số tin cậy của bạn từ bạn (người gửi). Chứng chỉ số được phát hành bởi một cơ quan cấp chứng chỉ, chẳng hạn như VeriSign và chứa thông tin để xác thực người gửi và xác nhận rằng nội dung ban đầu của cơ sở dữ liệu Access không được thay đổi. Access có thể tự động liên hệ với cơ quan cấp chứng chỉ trực tuyến để xác nhận chữ ký điện tử.

Khi bạn ký vào cơ sở dữ liệu Access, bạn sẽ thấy một hộp thoại hiển thị các thông tin được bao gồm trong chữ ký điện tử, chẳng hạn như ngày và hệ thống của bạn, số phiên bản hệ điều hành, số phiên bản Microsoft Office và truy nhập số phiên bản 2010.

Bảo vệ cơ sở dữ liệu

Bảo vệ cơ sở dữ liệu sẽ giúp bạn bảo vệ cơ sở dữ liệu Access 2010 của bạn bằng cách mã hóa nó bằng mật khẩu.

Để mã hóa cơ sở dữ liệu bằng mật khẩu, hãy thực hiện các thao tác sau:

1. Bấm tab Tệp.

2. Bấm thông tin, rồi bấm mã hóa bằng mật khẩu.

3. Nhập mật khẩu vào hộp mật khẩu và xác nhận.

Mật khẩu mà bạn nhập không được lưu trữ với tệp và được sử dụng để tạo khóa để mã hóa tệp. Bạn có thể tùy chọn loại bỏ mật khẩu và mã hóa trên cơ sở dữ liệu. Để loại bỏ mã hóa, hãy thực hiện các thao tác sau:

1. Bấm tab Tệp.

2. Bấm thông tin, rồi bấm giải mã cơ sở dữ liệu.

3. Nhập mật khẩu của bạn vào hộp mật khẩu .

Đệm ẩn và đồng bộ hóa dữ liệu

Thông tin chứa trong cơ sở dữ liệu Access 2010 của bạn, hoặc trong các bảng bên ngoài được liên kết với cơ sở dữ liệu Access của bạn có thể được lưu trữ cục bộ trên máy tính của bạn dưới dạng bảng Access trong cơ sở dữ liệu của bạn. Việc này được thực hiện để giúp cải thiện hiệu suất của Access 2010. Bạn có thể tắt tính năng này bằng cách:

1. Bấm tab Tệp.

2. Dưới mục Trợ giúp, bấm Tùy chọn.

3. Bấm vào tab cơ sở dữ liệu hiện tại .

4. Bấm không bao giờ bộ đệm ẩn.

Tệp ứng dụng Microsoft Office web

Truy nhập một số tệp 2010 tải xuống thông tin từ Internet hoặc mạng nội bộ. Điều này sẽ gửi thông tin máy tính chuẩn vào nguồn thông tin. Hộp thoại sẽ yêu cầu bạn nếu bạn muốn gửi thông tin này lần đầu tiên bạn mở một ứng dụng đã phát hành. Bạn có thể chọn bỏ hộp thoại này cho các yêu cầu trong tương lai bằng cách bấm vào hộp kiểm không Hiển thị lại thông báo này .

Điều khiển trình duyệt web

Khi bạn mở một biểu mẫu trong tệp Access 2010 có điều khiển trình duyệt web, dữ liệu từ ứng dụng của bạn có thể được gửi đến một trang web Internet được xác định bởi điều khiển trình duyệt web.

Các hàm Access

Khi bạn mở một tệp Access 2010, tệp đó có thể có một biểu thức sử dụng các hàm, chẳng hạn như CurrentWebUser, CurrentWebUserGroups hoặc IsCurrentWebUserInGroup. Tệp có thể bao gồm các hàm truy xuất tên người dùng, tên đăng nhập, địa chỉ email hoặc thông tin liên quan đến những nhóm người dùng từ một site SharePoint. Theo mặc định, thông tin này được lưu trữ trong tệp Access 2010 trong chế độ ngoại tuyến. Bạn có thể chọn không lưu trữ thông tin này trong tệp bằng cách thực hiện các thao tác sau:

1. Bấm tab Tệp.

2. Dưới mục Trợ giúp, bấm Tùy chọn.

3. Bấm Cơ sở Dữ liệu Hiện tại.

4. Bên dưới dịch vụ Web caching và bảng SharePoint, hãy chọn hộp kiểm sử dụng định dạng bộ đệm ẩn tương thích với Microsoft Access 2010 hoặc sau này , sau đó chọn hộp kiểm xóa bộ đệm ẩn khi đóng hoặc hộp kiểm không bao giờ hết bộ đệm ẩn .

Đầu Trang