Để đảm bảo Word có thể tìm thấy một cột trong tệp dữ liệu tương ứng với mọi địa chỉ hoặc thành phần lời chào, bạn có thể cần khớp các trường phối thư trong Word với các cột trong tệp dữ liệu của mình.
Khi bạn bấm Khớp Trường trong nhóm & Chèn Trường của tab Gửi thư, hộp thoại Khớp Trường sẽ mở ra.
Các thành phần của địa chỉ và lời chào được liệt kê ở bên trái. Tiêu đề cột từ tệp dữ liệu được liệt kê ở bên phải.
Word tìm kiếm cột khớp với từng thành phần. Trong hình minh họa, Word tự động khớp cột Tiêu đề của tệp dữ liệu với Tiêu đề Lịch sự. Nhưng Word không thể khớp các thành phần khác. Ví dụ: từ tệp dữ liệu này, Word thể khớp với Tên Đệm.
Trong danh sách ở bên phải, bạn có thể chọn cột từ tệp dữ liệu của mình khớp với thành phần ở bên trái. Không sao khi Tiêu đề Lịch sự, Mã định danh Duy nhất không khớp. Nhãn phối thư của bạn không cần phải sử dụng mọi trường. Nếu bạn thêm trường không chứa dữ liệu từ tệp dữ liệu, trường đó sẽ xuất hiện trong tài liệu được phối dưới dạng chỗ dành sẵn trống — thường là dòng trống hoặc trường ẩn.
Word cho máy Mac hiện không cung cấp cách sửa các trường không khớp. Như một giải pháp thay thế, hãy mở nguồn dữ liệu của bạn trong Excel, Word hoặc một ứng dụng khác để xem lại tiêu đề của các trường và thực hiện sửa lỗi trong Word hoặc trong nguồn dữ liệu.
