Bắt đầu với truy vấn

Hãy dùng thử!

Dùng truy vấn để trả lời các câu hỏi của doanh nghiệp hoặc các câu hỏi khác dựa trên dữ liệu và để nhanh chóng và dễ dàng thực hiện cập nhật hàng loạt hoặc xóa thông tin khỏi cơ sở dữ liệu.

Truy vấn là gì?

Trong Access, truy vấn cũng giống như những câu hỏi bạn yêu cầu tìm thông tin liên quan, thậm chí rất cụ thể trong cơ sở dữ liệu của mình.

Trong truy vấn, đôi khi bạn chỉ sử dụng dữ liệu từ một bảng và những thời điểm khác từ nhiều bảng. Ví dụ, bạn có thể chỉ muốn tìm số điện thoại của một liên hệ, đòi hỏi một truy vấn đơn giản của trường số điện thoại cho một người cụ thể trong bảng liên hệ. Hoặc bạn có thể kết hợp dữ liệu từ nhiều bảng, chẳng hạn như thông tin khách hàng và thông tin đơn hàng để xem một khách hàng đã đặt hàng gì.

Trong Access, truy vấn là đối tượng cơ sở dữ liệu. Nó không lưu trữ dữ liệu. Thay vào đó, Nó hiển thị dữ liệu được lưu trữ trong các bảng và làm cho dữ liệu đó sẵn dùng để bạn làm việc cùng. Truy vấn có thể hiển thị dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng, từ các truy vấn khác hay kết hợp cả hai. Ví dụ:

• Xem dữ liệu với truy vấn chọn. Tìm và xem thông tin từ một hoặc nhiều bảng bằng cách xác định các tiêu chí mà dữ liệu phải đáp ứng và phân loại những giá trị nào cần hiển thị. Ví dụ: bạn có thể yêu cầu xem tất cả các sản phẩm do Tailspin Toys tạo.

• Nhập tiêu chí và tìm kiếm nhanh . Tạo truy vấn có thể dùng lại mà luôn yêu cầu bạn về tiêu chí tìm kiếm. Ví dụ: bạn có thể tạo một truy vấn yêu cầu người dùng tên của nhà cung cấp tìm kiếm, rồi hiển thị tất cả sản phẩm đã mua được từ nhà cung cấp đó.

• Cập nhật hoặc thêm dữ liệu dựa trên truy vấn. Truy vấn dữ liệu rồi sử dụng kết quả để tự động nhập hoặc cập nhật thông tin. Ví dụ: nếu Tailspin Toys đã thêm "TT" vào đầu tên của tất cả các sản phẩm của công ty đó, hãy tìm kiếm tất cả các sản phẩm của công ty, rồi cập nhật tên sản phẩm để mỗi mục nhập bắt đầu bằng "TT"—tất cả đều thông qua truy vấn cập nhật.

• Xóa dữ liệu dựa trên truy vấn. Tìm thông tin hoặc bản ghi rồi xóa chúng. Ví dụ: nếu Tailspin Toys không còn kinh doanh và sản phẩm của công ty không còn sẵn có để bán, hãy tìm tất cả sản phẩm của họ và tự động xóa chúng khỏi các bảng liên quan.

Sử dụng Trình hướng dẫn Truy vấn để tạo truy vấn chọn hiển thị thông tin trong Dạng xem Biểu dữ liệu.

Tạo truy vấn

1. Chọn Tạo Trình > Vấn .

2. Chọn Trình hướng dẫn Truy vấnĐơn giản , rồi chọn OK.

3. Chọn bảng hoặc truy vấn có chứa trường, rồi thêm trường vào danh sách Trường được Chọn. Khi bạn hoàn tất, hãy chọn Tiếp theo.

   Thêm bao nhiêu trường tùy thích từ các bảng tùy ý.

   Nếu bạn đã thêm một trường số

   Nếu bạn thêm bất kỳ trường số nào, trình hướng dẫn sẽ hỏi xem bạn muốn truy vấn trả về chi tiết hay dữ liệu tóm tắt. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Nếu bạn muốn xem các bản ghi riêng lẻ, hãy chọn Chi tiết, rồi chọn Tiếp theo. Chuyển thẳng đến bước 4.

   • Nếu bạn muốn xem dữ liệu số tóm tắt, chẳng hạn như giá trị trung bình, hãy chọn Tóm tắt, rồi chọn Tùy chọn Tóm tắt. Chỉ định các trường bạn muốn tóm tắt và cách tóm tắt dữ liệu. Chỉ các trường số được liệt kê. Đối với mỗi trường số, hãy chọn một hàm:

     • Sum   Truy vấn trả về tổng của tất cả các giá trị thuộc trường.

     • Avg    Truy vấn trả về giá trị trung bình của các giá trị thuộc trường.

     • Min    Truy vấn trả về giá trị nhỏ nhất của trường.

     • Max   Truy vấn trả về giá trị lớn nhất của trường.

   • Nếu bạn muốn kết quả truy vấn bao gồm số lượng bản ghi trong nguồn dữ liệu, hãy chọn mục Đếm số bản ghi trong tên bảng cho bảng đó.

     Nếu bạn đã thêm trường ngày/giờ

     Trình hướng dẫn Truy vấn sẽ hỏi cách bạn muốn nhóm các giá trị ngày. Ví dụ: giả sử bạn thêm một trường số, như giá cả và trường ngày/giờ, như thời gian giao dịch, vào truy vấn, rồi chỉ định trong hộp thoại Tùy chọn Tóm tắt mà bạn muốn xem giá trị trung bình của trường giá cả. Vì bạn đã đưa trường ngày/giờ vào nên bạn có thể tính toán giá trị tóm tắt cho từng giá trị ngày và thời gian duy nhất cho mỗi ngày, tháng, quý hoặc năm.

     Chọn khoảng thời gian bạn muốn sử dụng để nhóm các giá trị ngày và giờ, rồi chọn Tiếp theo.

     Lưu ý: Trong Dạng xem Thiết kế, bạn có nhiều tùy chọn hơn để nhóm các giá trị ngày và giờ.

4. Đặt tiêu đề cho truy vấn.

5. Xác định xem bạn muốn mở truy vấn (trong Dạng xem Biểu dữliệu) hay sửa đổi truy vấn (trong Dạng xem Thiết kế). Sau đó, chọn Hoàn tất.

Bạn muốn xem thêm?

Tạo và chạy truy vấn cập nhật

Đào tạo về Excel

Đào tạo về Outlook