Tìm hiểu đối tượng cơ sở dữ liệu

Bảng

Access sắp xếp thông tin của bạn vào các bảng: danh sách các hàng và cột gợi nhớ đến bảng hoặc bảng tính của nhân viên kế toán. Mỗi bảng đều lưu trữ thông tin về một đối tượng cụ thể, vì vậy hầu hết các cơ sở dữ liệu đều chứa nhiều bảng.

Mỗi hàng trong bảng được gọi là một bản ghivà mỗi cột được gọi là một trường. Một bản ghi chứa tất cả các thông tin cụ thể cho một thực thể cụ thể, chẳng hạn như một khách hàng hoặc một đơn hàng. Trường là một mục thông tin duy nhất về thực thể đó. Ví dụ: trong bảng Sản phẩm, mỗi hàng hoặc bản ghi sẽ chứa thông tin về một sản phẩm. Mỗi cột hoặc trường sẽ chứa một số loại thông tin về sản phẩm đó, như tên hoặc giá cả. Nếu bạn chưa quen với chúng, hãy tìm hiểu thông tin cơ bản về cơ sở dữ liệu.

Truy vấn

Trong một cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt, dữ liệu bạn muốn trình bày thông qua biểu mẫu hoặc báo cáo thường nằm trên nhiều bảng. Bạn sử dụng truy vấn để kéo thông tin đó từ các bảng khác nhau rồi kết hợp thông tin đó để hiển thị trong biểu mẫu hoặc báo cáo.

Truy vấn có thể là một yêu cầu về kết quả dữ liệu từ cơ sở dữ liệu của bạn, hoặc nó có thể được dùng để thực hiện một hành động trên dữ liệu, hoặc nó có thể là cả hai. Sử dụng truy vấn để nhận câu trả lời cho các câu hỏi đơn giản, thực hiện tính toán bằng dữ liệu, kết hợp dữ liệu từ các bảng khác nhau và thêm, thay đổi hoặc xóa dữ liệu khỏi cơ sở dữ liệu.

Có nhiều kiểu truy vấn nhưng hai kiểu cơ bản là:

Biểu mẫu

Biểu mẫu giống như các trường hợp hiển thị trong cửa hàng—giúp bạn xem hoặc truy nhập các mục cơ sở dữ liệu mình muốn dễ dàng hơn. Tương tự như biểu mẫu giấy, biểu mẫu Access là các đối tượng mà qua đó bạn hoặc những người dùng khác có thể thêm, chỉnh sửa hoặc hiển thị dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Access trên máy tính của bạn. Điều quan trọng là cần chú ý đến thiết kế biểu mẫu của bạn. Ví dụ: nếu dành cho nhiều người dùng, một biểu mẫu được thiết kế tốt sẽ giúp nhập dữ liệu chính xác, nhanh chóng và hiệu quả.

Báo cáo

Báo cáo đưa ra phương thức để xem, định dạng và tóm tắt thông tin từ cơ sở dữ liệu Access của bạn. Ví dụ: tạo một báo cáo đơn giản bao hàm các số điện thoại cho tất cả các liên hệ của bạn hoặc một báo cáo tóm tắt về tổng doanh số của các vùng và các khoảng thời gian khác nhau.

Báo cáo rất tiện dụng khi bạn muốn trình bày thông tin trong cơ sở dữ liệu của mình để:

• Hiển thị hoặc phân phối một tóm tắt dữ liệu.

• Lưu trữ ảnh tức thời của dữ liệu.

• Cung cấp chi tiết về các bản ghi riêng lẻ.

• Tạo nhãn.

Macro

Macro là một công cụ cho phép bạn tự động hóa các tác vụ và thêm chức năng vào biểu mẫu, báo cáo và điều khiển. Ví dụ: nếu bạn thêm nút lệnh vào biểu mẫu và liên kết sự kiện OnClick của nút đó với macro thì nút đó sẽ thực hiện một lệnh mỗi lần bấm nút.

Access cung cấp môi trường thiết kế để giúp bạn tạo macro. Về cơ bản, bạn sử dụng một ngôn ngữ lập trình đơn giản hóa để xây dựng danh sách các hành động cần thực hiện. Một số hành động yêu cầu thông tin bổ sung, như trường nào hiển thị điền. Môi trường thiết kế giúp tạo macro dễ dàng hơn khi bạn chọn từ danh sách các hành động và điền thông tin.

Macro được sử dụng để tự động hóa một chuỗi các hành động, thực hiện thay đổi cho dữ liệu trong cơ sở dữ liệu và nhiều thao tác khác. Thông qua cửa sổ Thiết kế, macro sẽ cung cấp tập hợp con các lệnh sẵn dùng trong Visual Basic for Applications (VBA). Hầu hết mọi người thấy rằng việc xây dựng macro để thêm chức năng vào biểu mẫu, báo cáo và điều khiển dễ dàng hơn là viết mã VBA nhưng bạn luôn có thể chuyển đổi macro thành VBA từ bên trong dạng xem Thiết kế.

Giả sử bạn muốn mở một báo cáo trực tiếp từ một trong các biểu mẫu mục nhập dữ liệu của bạn. Thêm nút vào biểu mẫu của bạn, rồi tạo macro mở báo cáo. Macro có thể là một macro độc lập (một đối tượng riêng biệt trong cơ sở dữ liệu) được liên kết với thuộc tính sự kiệnOnClick của nút, hoặc macro có thể được nhúng trực tiếp vào thuộc tính sự kiện OnClick của các nút đó. Dù bằng cách nào, khi bạn bấm vào nút, macro sẽ chạy và mở báo cáo.

Mô-đun

Mô-đun là mã VBA mà bạn viết để tự động hóa các tác vụ trong ứng dụng của mình và để thực hiện các hàm cao hơn. Bạn viết mô-đun bằng ngôn ngữ lập trình VBA. Mô-đun là tập hợp các khai báo, câu lệnh và thủ tục được lưu cùng nhau dưới dạng một đơn vị.