Phối thư: Chèn Trường Phối

Trong bài viết này

Thông tin về trường phối thư

Thêm trường hoặc chỗ dành sẵn

Thông tin về trường phối thư

Chỗ dành sẵn, chẳng hạn như địa chỉ và lời chào, được gọi là các trường phối thư. Các trường trong Word tương ứng với đầu đề cột trong tệp dữ liệu mà bạn chọn.

Tệp dữ liệu với các cột (thể loại) và hàng (bản ghi)

1. Các cột trong tệp dữ liệu biểu thị các thể loại thông tin. Trường mà bạn thêm vào tài liệu chính là chỗ dành sẵn cho các thể loại này.

2. Các hàng trong tệp dữ liệu biểu thị các bản ghi thông tin. Word tạo bản sao của tài liệu chính cho mỗi bản ghi khi bạn thực hiện phối thư.

Bằng cách đặt trường vào tài liệu chính, bạn chỉ rõ rằng bạn muốn một thể loại thông tin nhất định, chẳng hạn như tên hoặc địa chỉ, xuất hiện ở vị trí đó.

Các trường được chèn vào tài liệu Word

Lưu ý: Khi bạn chèn một trường phối thư vào tài liệu chính, tên trường đó sẽ luôn nằm trong cặp dấu chữ V (« »). Những dấu chữ V này không xuất hiện trên các nhãn cuối cùng. Chúng chỉ giúp bạn phân biệt các trường trong tài liệu chính của nhãn với phần văn bản thông thường.

Khi bạn thực hiện phối thư, thông tin từ hàng đầu tiên trong tệp dữ liệu sẽ thay thế các trường trong tài liệu chính để tạo tài liệu phối đầu tiên. Sau đó, thông tin từ hàng thứ hai trong tệp dữ liệu sẽ thay thế các trường trong tài liệu phối thứ hai, v.v.

sáp nhập thông tin từ tệp dữ liệu vào tài liệu

Thêm trường hoặc chỗ dành sẵn

  1. Trong tài liệu chính, hãy nhập bất kỳ nội dung nào mà bạn muốn xuất hiện trên tất cả các bản sao của tài liệu.

    Để thêm hình ảnh, ví dụ như logo, hãy bấm Hình ảnh trong nhóm Hình minh họa trên tab Chèn.

  2. Hãy bấm vào vị trí bạn muốn chèn trường đó.

  3. Dùng nhóm Trường Viết & Chèn trên tab Thư.

    Ribbon của Office 2010

  4. Thêm bất kỳ nội dung nào sau đây:

    Khối Địa chỉ có tên, địa chỉ và các thông tin khác

    1. Hãy bấm Khối Địa chỉ.

    2. Trong hộp thoại Chèn Khối Địa chỉ, hãy chọn các thành phần địa chỉ mà bạn muốn bao gồm và các định dạng mà bạn mong muốn, rồi bấm OK.

    3. Nếu hộp thoại Khớp Trường xuất hiện, Word có thể tìm được một số thông tin cần thiết cho khối địa chỉ. Hãy bấm vào mũi tên bên cạnh (không khớp), rồi chọn trường từ nguồn dữ liệu tương ứng với trường bắt buộc phải có để phối thư.

    Dòng Lời chào

    1. Bấm Dòng Lời chào.

    2. Chọn định dạng dòng lời chào, trong đó bao gồm lời chào, định dạng tên và dấu chấm câu sau đây.

    3. Hãy chọn văn bản mà bạn muốn xuất hiện trong trường hợp Microsoft Word không thể diễn giải tên của người nhận, ví dụ như khi nguồn dữ liệu không chứa tên hoặc họ của một người nhận, mà chỉ có tên công ty.

    4. Bấm OK.

    5. Nếu hộp thoại Khớp Trường xuất hiện, Word có thể không tìm được một số thông tin cần thiết cho dòng lời chào. Hãy bấm vào mũi tên bên cạnh (không khớp), rồi chọn trường từ nguồn dữ liệu tương ứng với trường bắt buộc phải có để phối thư.

    Các trường riêng lẻ

    Bạn có thể chèn thông tin từ các trường riêng lẻ, chẳng hạn như tên, số điện thoại hoặc số tiền đóng góp từ danh sách các nhà tài trợ. Để thêm nhanh một trường từ tệp dữ liệu vào tài liệu chính, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Chèn Trường Phối rồi bấm vào tên trường.

    Để xem thêm tùy chọn cho chèn trường riêng lẻ vào tài liệu, hãy làm như sau:

    1. Trên tab Thư, trong nhóm Trường Viết & Chèn, hãy bấm Chèn Trường Phối.

    2. Trong hộp thoại Chèn Trường Phối, hãy thực hiện một trong những thao tác sau đây:

      • Để chọn trường địa chỉ sẽ tự động tương ứng với các trường trong nguồn dữ liệu của bạn, ngay cả khi trường của nguồn dữ liệu không có cùng tên với trường của bạn, hãy bấm Trường Địa chỉ.

      • Để chọn các trường luôn lấy dữ liệu trực tiếp từ một cột trong tệp dữ liệu, hãy bấm Trường Cơ sở dữ liệu.

    3. Trong hộp Trường, hãy bấm vào trường mà bạn muốn.

    4. Bấm Chèn rồi bấm Đóng.

    5. Nếu hộp thoại Khớp Trường xuất hiện, Word có thể không tìm được một số thông tin cần thiết để chèn trường. Hãy bấm vào mũi tên bên cạnh (không khớp), rồi chọn trường từ nguồn dữ liệu tương ứng với trường bắt buộc phải có để phối thư.

      Lưu ý: Nếu bạn chèn một trường từ danh sách Trường Cơ sở dữ liệu và sau đó chuyển tới nguồn dữ liệu không chứa cột có cùng tên, Word sẽ không thể chèn thông tin trường đó vào tài liệu đã phối.

Đầu Trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×