Đặt quy tắc phối thư

Khi bạn gửi thư vào danh sách gửi thư của mình, thông báo có thể được tùy chỉnh--ví dụ, bao gồm các từ, "trước đây" cho một số người nhận dựa trên các giá trị trong một số trường nhất định của nguồn dữ liệu. Tùy chỉnh dựa trên quy tắc chạy khi bạn thực hiện việc sáp nhập.

Ví dụ "quá khứ" sẽ sử dụng nếu... Sau đó,... Quy tắc khác, xác định để đưa vào văn bản, "do trước" cho người nhận có giá trị của trường ngày đến hạn trong quá khứ.

Thiết lập quy tắc đi kèm sau khi chọn người nhận để phối thư và sau khi chèn các trường phối trong tài liệu..

Đi đến gửi thư> quy tắcvà chọn quy tắc dựa trên mô tả dưới đây.

Giả sử bạn gửi cùng một lời mời cho một cuộc họp hàng quý. Nguồn dữ liệu của bạn không lưu trữ ngày họp và ngày họp sẽ xuất hiện nhiều hơn một lần trong thư mời.

Bằng cách đặt thẻ đánh dấu trong tài liệu của bạn và bao gồm trường Ask, bạn có thể chạy cùng một phối cho mỗi cuộc họp. Điều duy nhất bạn cần nhập là ngày họp, và bạn sẽ chỉ nhập một lần.

  1. Trong tài liệu phối, hãy nhấn Ctrl + F9, rồi nhập tên để tạo thẻ đánh dấu. Lặp lại điều này, sử dụng cùng tên, ở mọi nơi bạn muốn trả lời cho trường Ask xuất hiện trong tài liệu.

  2. Đặt con trỏ ở đâu đó trong tài liệu, trước khi thẻ đánh dấu đầu tiên bạn vừa tạo.

  3. Trong tab gửi thư, đi tới quy tắc> hỏi.

  4. Chọn thẻ đánh dấu mà bạn vừa tạo (hoặc nhập tên của nó) và nhập lời nhắc, chẳng hạn như "ngày sự kiện?" trong hộp lời nhắc .

  5. Chọn OK, rồi bấm lại OK .

  6. Khi kết thúc quy trình, khi bạn nhấn hoàn tất việc phối &, hãy chọn chỉnh sửa tài liệu riêng lẻ. Bạn sẽ được nhắc trả lời cho từng người nhận. Phản hồi đó sẽ được chèn vào thẻ đánh dấu bạn đã xác định, trong các tài liệu kết quả là từ phối.

Thông tin thêm: mã trường: trường Ask

Giả sử bạn gửi cùng một lời mời cho một cuộc họp hàng quý. Nguồn dữ liệu của bạn không lưu trữ ngày họp và ngày họp chỉ xuất hiện một lần trong thư mời.

Bằng cách đặt trường fill-in trong tài liệu, bạn có thể chạy cùng một phối cho mỗi cuộc họp. Điều duy nhất bạn cần nhập là ngày họp.

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bạn muốn chuyển văn bản điền vào.

  2. Trong tab gửi thư, đi tới các quy tắc> điền vào.

  3. Nhập lời nhắc, chẳng hạn như "ngày sự kiện?" trong hộp lời nhắc .

  4. Chọn OK, rồi bấm lại OK .

  5. Khi kết thúc quy trình, khi bạn nhấn hoàn tất việc phối &, hãy chọn chỉnh sửa tài liệu riêng lẻ. Bạn sẽ được nhắc trả lời cho từng người nhận. Phản hồi đó sẽ được chèn trong trường fill-in, trong các tài liệu kết quả từ phối.

Thông tin thêm: mã trường: trường fill-in

Giả sử bạn đang gửi thư đến danh sách những người dự hội thảo đang đi du lịch cả trong nước và quốc tế. Trường quốc gia/khu vực trong nguồn dữ liệu của bạn có thể trống cho những người dự trong nước. Bạn có thể sử dụng một nếu... Sau đó,... Nếu không... quy tắc để cá nhân hóa thư cho tất cả người nhận. Ví dụ: người nhận có trường quốc gia/khu vực là trống có thể thấy ", bạn sẽ được chào đón tại cổng khi đến nơi", trong khi tất cả những người nhận khác có thể thấy ", bạn sẽ được chào đón tại bàn làm việc gần Hải quan."

  1. Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn chuyển văn bản có điều kiện.

  2. Trong tab gửi thư, đi tới quy tắc> nếu... Sau đó,... Khác.

  3. Trong danh sách tên trường , chọn trường từ nguồn dữ liệu của bạn mà sẽ xác định văn bản có điều kiện.

  4. Trong danh sách so sánh , chọn một cách so sánh giá trị dữ liệu.

  5. Trong hộp so sánh với , nhập giá trị so sánh (bỏ qua nếu bạn chọn là trống hoặc không trống khi so sánh).

  6. Trong hộp văn bản chèn này , hãy nhập văn bản đi trong tài liệu khi tiêu chí so sánh được đáp ứng.

  7. Trong hộp văn bản chèn nếu không , hãy nhập văn bản đi trong tài liệu khi tiêu chí so sánh không được đáp ứng.

  8. Chọn OK.

Thông tin thêm: mã trường: trường if

Giả sử bạn muốn hiển thị từng người nhận vị trí của mình trong một danh sách waitlist. Bạn sẽ sắp xếp danh sách người nhận theo thứ tự thời gian của đăng ký, rồi sử dụng quy tắc phối # # để hiển thị vị trí đánh số của người nhận trong danh sách.

Số bản ghi phản ánh mọi sắp xếp hoặc lọc mà bạn đã áp dụng cho nguồn dữ liệu trước khi phối.

Mẹo: Sử dụng quy tắc phối # # bên cạnh trường ngày in để tạo các số hóa đơn duy nhất.

  1. Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn số bản ghi xuất hiện.

  2. Trong tab gửi thư, đi tới quy tắc> phối bản ghi #.

Thông tin thêm: mã trường: trường MergeRec

Giả sử bạn muốn hiển thị thư cho từng người nhận tổng số người đăng ký cho sự kiện. Trình tự phối # quy tắc cung cấp cho bạn một số lượng các bản ghi trong tài liệu được sáp nhập.

  1. Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn số bản ghi xuất hiện.

  2. Trong tab gửi thư, đi tới quy tắc> trình tự phối #.

Thông tin thêm: mã trường: trường MergeSeq

Giả sử bạn đang sử dụng tính năng phối thư để in danh sách liên hệ của bạn trên một tờ giấy đơn lẻ. Sử dụng quy tắc bản ghi tiếp theo để kể từ đó tiếp tục đến bản ghi tiếp theo mà không bắt đầu một trang mới.

Lưu ý: Một tờ nhãn gửi thư được đặt ra dưới dạng bảng trong Word. Để đặt địa chỉ tiếp theo trong nhãn, Word sử dụng quy tắc bản ghi kế tiếp trong mỗi ô của bảng.

  1. Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn dữ liệu từ bản ghi tiếp theo xuất hiện.

  2. Trong tab gửi thư, đi tới các quy tắc> bản ghi tiếp theo.

  3. Chèn trường phối cho dữ liệu bạn muốn tiếp theo
    Ví dụ như danh sách tên công ty có thể trông giống như thế này:

    «Company_Name»
    «Tiếp Record» «Company_Name»
    «Tiếp Record» «Company_Name»

Thông tin thêm: mã trường: trường tiếp theo

Giả sử bạn muốn có danh sách những người tham dự hội thảo du lịch trong nước trên một tờ giấy và những người dự du lịch quốc tế được liệt kê trên một tờ giấy khác. Trường quốc gia/khu vực trong nguồn dữ liệu của bạn có thể trống cho các khách du lịch trong nước. Bạn có thể sử dụng một bản ghi tiếp theo nếu quy tắc ngăn không cho Word bắt đầu một trang mới cho đến khi nó đạt đến người nhận có trường quốc gia/khu vực không phải là trống. Để đạt được điều này, trước tiên bạn sẽ sắp xếp nguồn dữ liệu của bạn theo quốc gia/khu vực.

  1. Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn dữ liệu từ bản ghi tiếp theo xuất hiện.

  2. Trong tab gửi thư, đi tới các quy tắc> bản ghi tiếp theo nếu.

  3. Trong danh sách tên trường , chọn tên trường phối, chẳng hạn như thành phố.

  4. Trong danh sách so sánh , chọn một cách so sánh giá trị dữ liệu. Ví dụ: để chọn ra những người nhận tại một thành phố cụ thể, hãy chọn Bằng.

  5. Trong hộp so sánh với , hãy nhập giá trị bạn muốn sử dụng. Ví dụ, để rời khỏi người nhận ở Tokyo, hãy nhập Tokyo (bỏ qua nếu bạn chọn là trống hoặc không trống khi so sánh).

Thông tin thêm: mã trường: trường NextIf

Giả sử bạn đang chuẩn bị thư mời vào hội thảo mà diễn giả phát âm vẫn chưa được hoàn tất. Bạn có thể rời chỗ dành sẵn cho tên của người nói trong tài liệu của mình và đưa vào một quy tắc đặt thẻ, nơi bạn nhập tên của diễn giả một lần, và nó sẽ xuất hiện trong tất cả chỗ dành sẵn.

Chỗ dành sẵn là các trường ref; quy tắc đặt thẻ đánh dấu sẽ chèn một trường không được hiển thị trong tài liệu (trừ khi bạn nhấn Alt + F9 để hiện mã trường).

  1. Đặt con trỏ ở bất kỳ đâu trong tài liệu.

  2. Trong tab gửi thư, đi tới các quy tắc> đặt thẻ đánh dấuvà nhập tên, rồi chọn OK.

  3. Đặt con trỏ ở bất kỳ nơi nào mà bạn sẽ muốn văn bản thẻ đánh dấu xuất hiện.

  4. Trên tab chèn , đi tới trường phần nhanh > , rồi chọn ref.

  5. Chọn tên thẻ đánh dấu mà bạn vừa tạo, rồi chọn OK.

  6. Chèn trường ref ở mọi nơi mà bạn muốn văn bản thẻ đánh dấu xuất hiện.

  7. Trước khi bạn chạy phối, hãy bấm chuột phải vào trường Set, chọn sửa trườngvà nhập văn bản bạn muốn trong hộp văn bản .

  8. Chọn OK.

Thông tin thêm: mã trường: trường thiết đặt 

Giả sử bạn sở hữu một cửa hàng quần áo và tìm thấy bạn có một con số thừa của áo thun đặc biệt nhưng không có kích cỡ phổ biến nhất. Khi bạn chuẩn bị sẵn sàng để gửi một tờ bướm bán hàng, bạn sẽ loại trừ những khách hàng đã mang theo một kích cỡ nhất định. Sử dụng bản ghi bỏ qua nếu quy tắc để so sánh nội dung của dữ liệu kích cỡ của khách hàng đến kích cỡ bạn muốn loại trừ.

  1. Trong tab gửi thư, đi tới các quy tắc> bỏ qua bản ghi nếu.

  2. Trong danh sách tên trường , chọn tên trường phối, chẳng hạn như kích cỡ.

  3. Trong danh sách so sánh , chọn một cách so sánh giá trị dữ liệu. Ví dụ, để rời khỏi khách hàng cho những người mang một kích cỡ cụ thể, hãy chọn bằng.

  4. Trong hộp so sánh với , hãy nhập giá trị bạn muốn sử dụng. Ví dụ, để rời khỏi khách hàng những người mang kích cỡ Extra-sall, hãy chọn XS (bỏ qua nếu bạn chọn là trống hoặc không trống khi so sánh).

Thông tin thêm: mã trường: trường SkipIf

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×