Đặt cấu hình Hộp thư đến Ưu tiên cho mọi người trong tổ chức của bạn

Người đóng góp: Diane Faigel
Cập nhật gần nhất: 27/02/2017

Tôi đã quên tên người dùng hoặc mật khẩu cho tài khoản mà tôi sử dụng với Office.

Nếu bạn chịu trách nhiệm đặt cấu hình cách hoạt động của email cho TẤT CẢ MỌI NGƯỜI trong một doanh nghiệp thì bài viết này là dành cho bạn! Bài viết sẽ giải thích cách tùy chỉnh email hoặc tắt email cho doanh nghiệp của bạn, đồng thời giải đáp thắc mắc về mối quan hệ giữa Hộp thư đến Ưu tiên và Thư không quan trọng.

Nếu bạn chỉ muốn tắt Hộp thư đến Ưu tiên của mình, vui lòng xem mục Tắt Hộp thư đến Ưu tiên.

Nếu bạn muốn đảm bảo rằng người dùng của mình nhận được thư email dành riêng cho doanh nghiệp, ví dụ: từ bộ phận nhân sự hoặc bảng lương, bạn có thể đặt cấu hình Hộp thư đến Ưu tiên để các thư này đến dạng xem Ưu tiên. Bạn cũng có thể kiểm soát những người dùng trong tổ chức của mình có nhìn thấy Hộp thư đến Ưu tiên trong hộp thư của họ hay không.

Bật hoặc Tắt Hộp thư đến Ưu tiên trong tổ chức của bạn

Bạn sử dụng PowerShell để bật hoặc tắt Hộp thư đến Ưu tiên cho tất cả mọi người trong tổ chức của mình. Bạn có muốn thực hiện thao tác này trong Trung tâm quản trị Office 365 không? Hãy cho nhóm Kỹ thuật của chúng tôi biết. Biểu quyết tại đây!

Để tắt Hộp thư đến Ưu tiên:

Ví dụ về PowerShell sau đây thể hiện cách Tắt Hộp thư đến Ưu tiên trong tổ chức của bạn. Tuy nhiên, PowerShell sẽ không chặn tình trạng sẵn dùng của tính năng này đối với người dùng của bạn. Nếu muốn, họ vẫn có thể kích hoạt lại Hộp thư đến Ưu tiên trên từng máy khách của mình.

  1. Kết nối với Exchange Online bằng PowerShell từ xa

  2. Bạn cần được gán quyền trước khi có thể thực hiện (các) quy trình này. Để biết mình cần những quyền gì, hãy xem mục "Quy tắc truyền dẫn" trong Chính sách gửi thư và các quyền tuân thủ.

  3. Chạy lệnh ghép ngắn Get-OrganizationConfig.

    Get-OrganizationConfig
  4. Tìm kiếm FocusedInboxOn để xem cài đặt hiện tại:

    Phản hồi từ PowerShell về trạng thái của Hộp thư đến Ưu tiên.

  5. Chạy lệnh ghép ngắn sau đây để tắt Hộp thư đến Ưu tiên.

    Set-OrganizationConfig -FocusedInboxOn $false
  6. Chạy lại lệnh ghép ngắn Get-OrganizationConfig và bạn sẽ thấy FocusedInboxOn được đặt là $false, nghĩa là Hộp thư đến Ưu tiên đã bị tắt.

Để bật Hộp thư đến Ưu tiên:

  • Trong Bước 5 ở trên, chạy lệnh ghép ngắn sau đây để bật Hộp thư đến Ưu tiên.

    Set-OrganizationConfig -FocusedInboxOn $true

Người dùng sẽ thấy gì sau khi tôi bật Hộp thư đến Ưu tiên?

Người dùng của bạn sẽ chỉ thấy dạng xem Ưu tiên sau khi đóng và khởi động lại Outlook. Khi khởi động lại Outlook, họ sẽ thấy một Mẹo trong giao diện người dùng Outlook cung cấp cho họ tùy chọn sử dụng Hộp thư đến Ưu tiên mới.

Hình ảnh của Hộp thư đến Ưu tiên khi một người dùng mở Outlook trên web lần đầu.

Nếu bạn đang chuyển từ Thư không quan trọng sang Hộp thư đến Ưu tiên, họ có thể quyết định bật (“Dùng thử”) hoặc bỏ tính năng này. Nếu người dùng có nhiều máy khách (được hỗ trợ), họ có thể bật/tắt Hộp thư đến Ưu tiên riêng cho từng máy khách. Mẹo có dạng như sau:

Hình ảnh Hộp thư đến Ưu tiên giống như khi được triển khai đến người dùng của bạn và Outlook đã mở lại.

Khi người dùng quyết định bắt đầu sử dụng Hộp thư đến Ưu tiên, Thư không quan trọng sẽ tự động bị tắt. Thư mục Thư không quan trọng sẽ được chuyển đổi thành thư mục chuẩn, cho phép người dùng đổi tên hoặc xóa thư mục đó.

Bật hoặc Tắt Hộp thư đến Ưu tiên cho người dùng cụ thể

Ví dụ này sẽ Tắt Hộp thư đến Ưu tiên cho Tim Matthews trong tổ chức Contoso. Tuy nhiên, PowerShell sẽ không chặn trạng thái sẵn dùng của tính năng này đối với Tim Matthews. Nếu muốn, anh ấy vẫn có thể kích hoạt lại Hộp thư đến Ưu tiên trên từng máy khách của mình.

  1. Kết nối với Exchange Online bằng PowerShell từ xa

  2. Bạn phải được gán quyền trước khi có thể thực hiện (các) quy trình này. Để biết mình cần những quyền gì, hãy xem mục nhập "Quy tắc truyền dẫn" trong chủ đề Chính sách gửi thư và các quyền tuân thủ.

  3. Chạy lệnh ghép ngắn Get-FocusedInbox.

    Get-FocusedInbox -Identity <tim@contoso.com>
  4. Tìm kiếm FocusedInboxOn để xem cài đặt hiện tại:

    Phản hồi từ PowerShell về trạng thái của Hộp thư đến Ưu tiên.

  5. Chạy lệnh ghép ngắn sau đây để tắt Hộp thư đến Ưu tiên.

    Set-FocusedInbox -Identity <tim@contoso.com> -FocusedInboxOn $false
  6. HOẶC chạy lệnh ghép ngắn sau đây để bật:

    Set-FocusedInbox -Identity <tim@contoso.com> -FocusedInboxOn $true

Sử dụng giao diện người dùng để tạo quy tắc truyền dẫn thư email trực tiếp tới dạng xem Ưu tiên cho tất cả người dùng của bạn

  1. Đi đến Bấm vào đây để đi tới Trung tâm quản trị Office 365. .

    Đi đến Trung tâm quản trị Office 365.

    Đi đến Trung tâm quản trị Office 365.

  2. Đi tới Trung tâm quản trị > Exchange.

  3. Trong Trung tâm quản trị Exchange, dẫn hướng tới dòng thư > Quy tắc. Bấm vào Ảnh chụp màn hình: Biểu tượng Thêm của EAC , rồi chọn Tạo quy tắc mới....

  4. Sau khi bạn tạo quy tắc mới xong, bấm vào lưu để bắt đầu quy tắc.

    Hình ảnh sau đây sẽ cho thấy ví dụ khi tất cả các thư có chủ đề "Nhân Sự" được chuyển phát tới Hộp thư đến Ưu tiên.

Ảnh chụp màn hình: Tạo và lưu quy tắc Hộp thư đến Ưu tiên mới

Sử dụng PowerShell để tạo quy tắc truyền dẫn thư email trực tiếp tới dạng xem Ưu tiên cho tất cả người dùng của bạn

  1. Kết nối với Exchange Online bằng PowerShell từ xa

  2. Bạn cần được gán quyền trước khi có thể thực hiện (các) quy trình này. Để biết mình cần những quyền gì, hãy xem mục "Quy tắc truyền dẫn" trong Chính sách gửi thư và các quyền tuân thủ.

  3. Chẳng hạn như chạy lệnh sau đây để cho phép tất cả các thư từ “Nhân Sự" được chuyển phát tới Hộp thư đến Ưu tiên.

    New-TransportRule -Name <name_of_the_rule> -SubjectContainsWords "Human Resources" -SetHeaderName "X-MS-Exchange-Organization-BypassFocusedInbox" -SetHeaderValue "true"

    Quan trọng: 

    • Trong ví dụ này, cả "X-MS-Exchange-Organization-BypassFocusedInbox" và "true" phân biệt chữ hoa/chữ thường.

    • Hộp thư đến ưu tiên sẽ ưu tiên tiêu đề X bỏ qua thư không quan trọng, vì vậy nếu bạn sử dụng cài đặt này trong Thư không quan trọng thì cài đặt này cũng sẽ được sử dụng trong Hộp thư đến Ưu tiên.

    Để biết thông tin về cú pháp và tham số chi tiết, hãy xem mục New-TransportRule.

Làm thế nào để bạn biết được việc này hiệu quả?

Bạn có thể kiểm tra thông tin thư email để xem liệu những email xuất hiện trong Hộp thư đến có phải do bỏ qua quy tắc truyền dẫn của Hộp thư đến Ưu tiên không. Chọn một thư email từ một hộp thư có áp dụng quy tắc truyền dẫn Hộp thư đến Ưu tiên trong tổ chức của bạn. Xem các tiêu đề đóng dấu trên thư và bạn sẽ thấy tiêu đề X-MS-Exchange-Organization-BypassFocusedInbox: đúng. Điều này có nghĩa là tính năng bỏ qua đang hoạt động. Xem qua chủ đề Xem thông tin tiêu đề Internet cho thư email để biết thông tin về cách tìm thông tin tiêu đề.

Bật/Tắt tính năng Thư không quan trọng

Chúng tôi đã nhận được báo cáo rằng Thư không quan trọng đột ngột ngừng hoạt động đối với một số người dùng. Nếu điều này xảy ra, bạn có thể bật lại Thư không quan trọng cho những người dùng cụ thể. Xem mục Đặt cấu hình Thư không quan trọng cho tổ chức của bạn.

Các câu hỏi thường gặp về Hộp thư đến Ưu tiên

Đây là câu trả lời cho Các câu hỏi Thường Gặp về Hộp thư đến Ưu tiên. Nếu bạn không thể tìm thấy câu trả lời cho câu hỏi của mình, hãy cho chúng tôi biết bằng cách để lại nhận xét và chúng tôi sẽ thêm câu hỏi đó vào danh sách.

Cập nhật Gần nhất: 12/12/2017

Tôi có thể kiểm soát cách tôi triển khai Hộp thư đến Ưu tiên trong tổ chức của mình không?

Có. Bạn có thể bật hoặc tắt Hộp thư đến Ưu tiên cho toàn bộ tổ chức của mình hoặc cho người dùng đã xác định. Xem mục bên trên.

Tính năng Hộp thư đến Ưu tiên CHỈ sẵn dùng đối với máy khách Office 2016 phải không?

Đúng, chỉ những người dùng sử dụng Office 2016 mới bị ảnh hưởng. Tính năng này sẽ không được áp dụng trở lại cho Outlook 2013 trở xuống.

Mất bao lâu để các thay đổi trong Hộp thư đến Ưu tiên hoạt động trong Outlook?

Sau khi bạn bật hoặc tắt Hộp thư đến Ưu tiên, cài đặt sẽ có hiệu lực sau khi người dùng của bạn đóng và khởi động lại Outlook.

Điều gì sẽ xảy ra với Thư không quan trọng sau khi tôi bật Hộp thư đến Ưu tiên?

Sau khi chuyển đổi, bạn sẽ không còn nhận được email ít có tính thực tiễn trong thư mục Thư không quan trọng. Thay vào đó, email sẽ được tách ra thành tab Ưu tiên và tab Khác trong hộp thư đến. Thuật toán tương tự đã di chuyển các mục vào thư mục Thư không quan trọng giờ sẽ hỗ trợ Hộp thư đến Ưu tiên, nghĩa là mọi email đã được đặt để di chuyển sang mục Thư không quan trọng giờ sẽ được di chuyển sang tab Khác. Mọi thư đã nằm trong thư mục Thư không quan trọng sẽ vẫn nằm ở đó cho đến khi bạn quyết định xóa hoặc di chuyển thư.

Xem qua bài đăng này của Tony Redmond, Microsoft MVP: Cách Hộp thư đến Ưu tiên Thay thế Thư không quan trọng Trong Office 365.

Tôi có thể duy trì người dùng trên Thư không quan trọng không? Microsoft đề xuất gì khi sử dụng Thư không quan trọng thay vì Hộp thư đến Ưu tiên?

Có, bạn có thể duy trì Thư không quan trọng cho người dùng và tắt Hộp thư đến Ưu tiên nhưng cuối cùng thì Thư không quan trọng sẽ được thay thế hoàn toàn bằng Hộp thư đến Ưu tiên nên Microsoft đề xuất chuyển sang Hộp thư đến Ưu tiên ngay. Để tìm hiểu thêm về thời gian bạn có thể sử dụng Thư không quan trọng với Exchange Online, hãy xem bài đăng blog này: Cập nhật về Hộp thư đến Ưu tiên và kế hoạch của chúng tôi với Thư không quan trọng.

Tôi có nên tắt Thư không quan trọng cho người dùng cuối của mình nếu chúng tôi dự định sẽ chuyển mọi người sang Hộp thư đến Ưu tiên không?

Không. Bạn có thể tắt Thư không quan trọng cho một hộp thư đến chỉ cần chạy lệnh ghép ngắn Set-Clutter. Tuy nhiên, nếu bạn làm như vậy, chủ sở hữu hộp thư thấy thư đã được chuyển hướng tới thư mục Thư không quan trọng trước đó sẽ duy trì trong Hộp thư đến và họ sẽ phải xử lý những thư này cho đến khi họ nâng cấp máy khách của mình lên một phiên bản hỗ trợ Hộp thư đến Ưu tiên. Vì vậy, tốt nhất bạn không nên tắt Thư không quan trọng cho đến khi có sẵn các máy khách được nâng cấp.

Tại sao có hai lệnh ghép ngắn khác nhau để quản lý Hộp thư đến Ưu tiên?

Có hai trạng thái liên kết với Hộp thư đến Ưu tiên.

  • Mức Tổ chức: Trạng thái Hộp thư đến Ưu tiên và tem thời gian cập nhật gần nhất được liên kết.

  • Mức Hộp thư: Trạng thái Hộp thư đến Ưu tiên và tem thời gian cập nhật gần nhất được liên kết

Outlook quyết định hiển thị trải nghiệm Hộp thư đến Ưu tiên với hai trạng thái này hay như thế nào?

Outlook quyết định hiển thị trải nghiệm bằng cách chọn lệnh ghép ngắn có tem thời gian mới nhất. Theo mặc định, cả hai tem thời gian đều "null" và trong trường hợp này, tính năng sẽ được bật.

Tại sao lệnh ghép ngắn Get-FocusedInbox trả về “true” khi tôi đã tắt Hộp thư đến Ưu tiên trong tổ chức của mình?

Có hai lệnh ghép ngắn để kiểm soát Hộp thư đến Ưu tiên. Khi bạn chạy Get-FocusedInbox cho hộp thư, lệnh ghép ngắn này sẽ trả về trạng thái tính năng ở cấp độ hộp thư. Trải nghiệm trong Outlook được chọn dựa trên trạng thái của lệnh ghép ngắn được sửa đổi gần nhất.

Tôi có thể chạy một tập lệnh để xem ai đã bật Hộp thư đến Ưu tiên không?

Không, đây là chủ ý có sẵn. Việc bật Hộp thư đến Ưu tiên là một cài đặt từ phía máy khách nên tất cả những gì mà lệnh ghép ngắn có thể thực hiện là cho bạn biết hộp thư của người dùng đủ điều kiện cho trải nghiệm máy khách. Hộp thư đến Ưu tiên có thể đồng thời được bật ở một vài máy khách và tắt trên những máy khác, ví dụ: bật trong ứng dụng Outlook và Outlook Mobile nhưng tắt trong Outlook trên web.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×