Điều bạn cần biết về việc di chuyển hộp thư IMAP của bạn sang Office 365

Bạn có thể di chuyển nội dung của hộp thư người dùng từ hệ thống email nguồn của mình sang Office 365. Sử dụng Giao thức Truy nhập Thông điệp Internet (IMAP) để di chuyển email khi:

  • Hệ thống email nguồn của bạn hỗ trợ IMAP.

Nếu tùy chọn này không hiệu quả với bạn, hãy xem mục Các cách di chuyển email tới Office 365 để biết các tùy chọn khác.

Để biết các bước về Windows PowerShell, hãy xem Sử dụng PowerShell để thực hiện di chuyển IMAP vào Office 365.

Những điều cần cân nhắc

Dưới đây là một số giới hạn cần chú ý:

  • Bạn chỉ có thể di chuyển các mục trong hộp thư đến của người dùng hoặc thư mục thư khác. Kiểu di chuyển này không di chuyển liên hệ, mục lịch hoặc nhiệm vụ.

  • Bạn có thể di chuyển tối đa 500.000 mục từ hộp thư của người dùng (email được di chuyển từ mới nhất đến cũ nhất).

  • Email lớn nhất mà bạn có thể di chuyển có kích cỡ 35 MB.

  • Nếu bạn đã giới hạn số kết nối với hệ thống email nguồn của mình, bạn nên tăng số lượng kết nối này để cải thiện hiệu năng di chuyển. Các giới hạn kết nối thường gặp bao gồm tổng kết nối máy khách/máy chủ, kết nối mỗi người dùng và kết nối địa chỉ IP trên máy chủ hoặc trên tường lửa.

Ảnh hưởng của việc di chuyển đối với người dùng

Để di chuyển email, bạn cần quyền truy nhập vào hộp thư người dùng trong hệ thống email nguồn của bạn. Nếu bạn biết mật khẩu người dùng hoặc có thể truy nhập hộp thư của họ bằng thông tin xác thực người quản trị, thì sẽ không có bất kỳ ảnh hưởng nào đối với người dùng cho đến khi bạn tắt hệ thống email nguồn của mình.

Nếu bạn không thể truy nhập vào hộp thư người dùng, bạn sẽ phải đặt lại mật khẩu. Điều này cho phép bạn truy nhập vào hộp thư người dùng bằng cách sử dụng mật khẩu mới mà bạn biết. Nếu người dùng không biết mật khẩu mới, họ sẽ không thể vào hộp thư cũ của mình trong hoặc sau khi di chuyển email. Bạn có thể phân phát mật khẩu mới sau khi di chuyển nếu bạn muốn người dùng vào hộp thư cũ của họ.

Di chuyển IMAP hoạt động như thế nào?

Các bước chính mà bạn thực hiện để di chuyển email kiểu IMAP được thể hiện trong hình minh họa sau đây.

Quy trình di chuyển email IMAP

Các bước tổng quát này được áp dụng khi bạn đang di chuyển từ Gmail hoặc hệ thống IMAP khác.

  1. Trước tiên, bạn phải tạo người dùng trong Office 365 và gán giấy phép cho họ. Các hộp thư phải tồn tại trong Office 365 mới có thể sử dụng di chuyển IMAP.

  2. Chuẩn bị hệ thống email nguồn IMAP của bạn và nhận thông tin bạn cần di chuyển. Nếu bạn định di chuyển miền của mình tới Office 365, hãy xác nhận với nhà đăng ký tên miền rằng bạn sở hữu miền của mình.

    Tùy thuộc vào loại dịch vụ email mà bạn đang di chuyển từ đó, bạn có thể cần cấu hình một vài thiết đặt hoặc chỉ đơn giản là ghi lại tên máy chủ hoặc dịch vụ email của bạn để dùng sau này. Bạn cũng có thể cần xác nhận tên miền của mình trong hệ thống đăng ký tên miền nếu bạn có tên miền riêng.

  3. Thông báo về thay đổi cho người dùng.

    Bạn nên cho người dùng biết về việc di chuyển email và việc này ảnh hưởng đến họ như thế nào. Cung cấp cho người dùng thông tin về những nhiệm vụ cần phải thực hiện trước, trong và sau khi di chuyển.

  4. Thiết lập thông tin xác thực người quản trị hoặc là lấy hay đặt lại mật khẩu email người dùng.

    Để thực hiện di chuyển, bạn cần một tài khoản người quản trị có quyền, hoặc tên người dùng và mật khẩu cho mỗi hộp thư.

  5. Nếu bạn đang sử dụng các bước được mô tả trong Di chuyển các hộp thư Google Apps tới Office 365 hoặc Di chuyển các loại hộp thư IMAP khác tới Office 365, bạn sẽ cần tạo một danh sách các hộp thư cần di chuyển (tệp CSV). Những hướng dẫn di chuyển này bắt đầu từ Trung tâm quản trị Exchange và bạn sẽ cần tạo một tệp CSV liệt kê địa chỉ email, tên người dùng và mật khẩu cho các hộp thư mà bạn muốn di chuyển.

    Bạn cũng có thể sử dụng trang di chuyển hoặc hướng dẫn thiết lập trong Bản xem trước Trung tâm quản trị để di chuyển từ các hệ thống IMAP như Gmail, Hotmail.com hoặc Outlook.com. Các bước sau đây phù hợp nhất nếu bạn định di chuyển thư chỉ cho một số người dùng (dưới 50 người). Nếu bạn đang di chuyển thư cho nhiều người dùng hơn thì việc sử dụng một tệp CSV để nhập tất cả thông tin cho các tài khoản sẽ dễ dàng hơn.

  6. Kết nối Office 365 với hệ thống email.

    Để di chuyển email thành công, Office 365 cần kết nối và liên lạc với hệ thống email nguồn. Để thực hiện điều này, Office 365 sử dụng một điểm cuối di chuyển, những thiết đặt được dùng để tạo kết nối.

  7. Di chuyển các hộp thư và sau đó xác nhận việc di chuyển.

    Để di chuyển hộp thư, bạn tạo một lô di chuyển, rồi bắt đầu di chuyển. Sau khi chạy lô di chuyển, hãy xác nhận rằng email đã được di chuyển thành công.

  8. Tối ưu hóa thiết đặt email (tùy chọn).

    Bạn có thể đặt cấu hình cho một số cài đặt để email bắt đầu hiển thị trong các hộp thư Office 365 mới của mình một cách nhanh chóng. Hãy xem mục Mẹo tối ưu hóa di chuyển IMAP.

  9. Bắt đầu định tuyến email đến Office 365.

    Bạn cần thay đổi một bản ghi DNS gọi là bản ghi MX để hệ thống email của bạn có thể bắt đầu định tuyến thư đến Office 365.

  10. Xác nhận việc định tuyến rồi ngừng đồng bộ email.

    Sau khi bạn xác nhận rằng tất cả email đang được định tuyến đến Office 365, bạn có thể xóa lô di chuyển để dừng đồng bộ giữa hệ thống email nguồn của bạn và Office 365.

  11. Gửi thư chào mừng đến người dùng.

    Thông báo cho người dùng của bạn về Office 365 và cách đăng nhập vào hộp thư mới của họ.

Bạn sẵn sàng bắt đầu chưa?

Để hoàn tất thành công quá trình di chuyển email, bạn nên cảm thấy thoải mái khi thực hiện các nhiệm vụ này:

  • Bạn tạo một danh sách hộp thư để di chuyển trong Excel. Bạn thêm địa chỉ email của người dùng, tên người dùng và mật khẩu cho tệp này.

  • Bạn sử dụng các trình hướng dẫn từng bước một trong Office 365 để đặt cấu hình và bắt đầu quá trình di chuyển.

  • Sau khi thư đã được di chuyển, bạn thay đổi bản ghi MX của tổ chức để trỏ tới Office 365 khi hoàn thành việc di chuyển. Bản ghi MX của bạn là cách thức để các hệ thống thư khác tìm được vị trí hệ thống email của bạn. Thay đổi bản ghi MX của bạn cho phép các hệ thống thư khác bắt đầu gửi email trực tiếp đến các hộp thư mới trong Office 365. Đối với nhiều nhà cung cấp DNS, chúng tôi có các hướng dẫn cụ thể để thay đổi bản ghi MX của bạn. Nếu không có nhà cung cấp DNS của bạn, hoặc nếu bạn muốn nắm được chỉ dẫn tổng quát, chúng tôi cũng cung cấp hướng dẫn tổng quát cho bản ghi MX.

Nếu bạn cảm thấy thoải mái với những việc liên quan đến di chuyển hộp thư sang Office 365, thì bạn đã sẵn sàng bắt đầu. Bước đầu tiên là xác định xem bạn đang di chuyển từ hệ thống email nguồn nào:

Xem Thêm

Mẹo tối ưu hóa di chuyển IMAP

Tìm hiểu thêm về cách thiết lập kết nối máy chủ IMAP của bạn

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×