Đồng bộ hóa danh sách SharePoint 2010 với Access 2010

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bạn có thể đồng bộ hóa dữ liệu giữa các danh sách SharePoint 2010 và Office Access 2010, và giữ cả hai tập dữ liệu Cập Nhật. Ví dụ: bạn có thể muốn duy trì chiến dịch bán hàng theo dõi thông tin trong danh sách SharePoint, vì vậy thật dễ dàng cộng tác với những người khác trong nhóm của bạn, nhưng cũng có thể thực hiện theo định kỳ báo cáo, truy vấn, và hàng loạt những thay đổi bằng cách sử dụng Access 2010.

Trong bài viết này

Giới thiệu việc đồng bộ hóa danh sách SharePoint với Access

Đồng bộ hóa danh sách dữ liệu bằng cách dùng mở với quyền truy nhập lệnh

Đồng bộ hóa danh sách dữ liệu bằng cách sử dụng theo dõi danh sách lệnh này trong dạng xem biểu dữ liệu

Đồng bộ hóa danh sách dữ liệu bằng cách sử dụng lệnh danh sách SharePoint từ Access

Các ưu điểm của nối kết bảng Access với một danh sách SharePoint

Tra cứu dữ liệu

Thay đổi cấu trúc

Hiệu suất

Sửa hàng loạt

Lấy dữ liệu ngoại tuyến và giải quyết xung đột

Cân nhắc khi đồng bộ hóa dữ liệu

So sánh các danh sách được đồng bộ hóa với ứng dụng cơ sở dữ liệu web

Đồng bộ hóa danh sách SharePoint với Access

Làm mới dữ liệu được đồng bộ hóa

Giới thiệu việc đồng bộ hóa danh sách SharePoint với Access

Bạn có thể đồng bộ hóa dữ liệu giữa các danh sách SharePoint 2010 và Access 2010, và giữ cả hai tập dữ liệu Cập Nhật. Ví dụ, bạn có thể muốn duy trì chiến dịch bán hàng theo dõi thông tin trong danh sách SharePoint, vì vậy thật dễ dàng cộng tác với những người khác trong nhóm của bạn, nhưng cũng có thể thực hiện theo định kỳ báo cáo, truy vấn, và hàng loạt những thay đổi bằng cách sử dụng Access 2010.

Không có ba cách để đồng bộ hóa dữ liệu giữa các danh sách SharePoint và Access 2010. Dù bằng cách nào bạn đã chọn, đồng bộ hóa này là hai chiều, hoặc song hướng. Thay đổi được thực hiện trong truy nhập vào dữ liệu danh sách được tải lên máy chủ SharePoint, và thay đổi được thực hiện trên máy chủ vào danh sách SharePoint sẽ được tải về Access trên máy tính của bạn.

Để đồng bộ hóa danh sách SharePoint, bạn phải cài đặt trên máy tính khách Access 2010 và bạn phải có quyền đóng góp vào danh sách.

Tìm thêm thông tin về cách sử dụng SharePoint 2010 với Access 2010 trong phần Xem thêm và trong hệ thống trợ giúp Access 2010.

Ghi chú: Bạn không thể đồng bộ hóa danh sách ngoài SharePoint với Access 2010.

Đầu trang

Đồng bộ hóa danh sách dữ liệu bằng cách dùng mở với quyền truy nhập lệnh

Bạn có thể đồng bộ hóa dữ liệu trong danh sách SharePoint với Access 2010 bằng cách dùng lệnh mở bằng Access trong ruy-băng danh sách. Lệnh này sẽ tạo ra một bảng Access được nối kết với danh sách SharePoint và bổ sung UserInfo bảng có chứa thông tin bổ sung, chẳng hạn như tên người dùng, tài khoản và địa chỉ email.

Mỗi lần bạn mở danh sách SharePoint hoặc truy nhập bảng đã nối kết, bạn thấy dữ liệu mới nhất. Khi danh sách SharePoint vẫn sẽ được Cập Nhật, bạn có thể cũng theo cách thủ công làm mới truy nhập bảng đã nối kết với các thay đổi danh sách mới nhất. Khi bảng được nối kết truy nhập vẫn sẽ được Cập Nhật, bạn có thể cũng theo cách thủ công làm mới dữ liệu danh sách SharePoint với các thay đổi mới nhất của Access.

Đầu trang

Đồng bộ hóa danh sách dữ liệu bằng cách sử dụng theo dõi danh sách lệnh này trong dạng xem biểu dữ liệu

Bạn cũng có thể đồng bộ hóa danh sách SharePoint từ dạng xem biểu dữ liệu bằng cách sử dụng theo dõi danh sách lệnh này sẵn dùng trong dạng xem biểu dữ liệu ngăn tác vụ, cũng sẽ tạo ra một bảng đã nối kết trong Access. Sử dụng lệnh bổ sung trong ngăn tác vụ, bạn có thể cũng đồng bộ hóa dữ liệu danh sách và làm như sau:

  • Báo cáo với Access.

  • Xuất sang Access.

Để biết thêm thông tin, hãy xem dạng xem biểu dữ liệu hệ thống trợ giúp (ở dưới cùng của dạng xem biểu dữ liệu, bấm vào nối kết Trợ giúp .)

Đầu trang

Đồng bộ hóa danh sách dữ liệu bằng cách sử dụng lệnh danh sách SharePoint từ Access

Từ Access 2010, bạn có thể cũng nối kết bảng vào danh sách SharePoint hiện có bằng cách dùng Danh sách SharePoint lệnh trong nhóm nhập & nối kết trên tab Dữ liệu ngoài .

Bạn cũng có thể tạo một danh sách SharePoint trống từ Access. Trong ruy-băng, trên Tab tạo , trong nhóm bảng , bấm danh sách SharePoint, sau đó bấm một trong những thao tác sau: liên hệ, nhiệm vụ, vấn đề, sự kiệnhoặc tùy chỉnh.

Tìm thêm thông tin về cách dùng truy nhập trong hệ thống trợ giúp Access 2010.

Đầu trang

Các ưu điểm của nối kết bảng Access với một danh sách SharePoint

Dù bằng cách nào bạn chọn để đồng bộ hóa danh sách SharePoint, Access 2010 sẽ tạo ra một bảng đã nối kết phản ánh cấu trúc và nội dung của danh sách SharePoint. Access sẽ chọn kiểu dữ liệu bên phải cho mỗi trường tương ứng với cột danh sách. Các bảng được nối kết đó hoạt động giống như bất kỳ bảng Access và vì vậy bạn có thể tạo truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, Macro hoặc mã để làm việc với dữ liệu trong Access 2010.

Đầu trang

Tra cứu dữ liệu

Access cũng tự động tạo bảng được nối kết cho tất cả các danh sách tra cứu (trừ khi các danh sách tra cứu đã được nối kết với cơ sở dữ liệu). Nếu danh sách tra cứu chứa cột có giao diện lập danh sách khác, các danh sách được cũng bao gồm trong quá trình nối kết, sao cho danh sách tra cứu của mỗi bảng đã nối kết có một bảng đã nối kết tương ứng trong cơ sở dữ liệu. Access cũng tạo mối quan hệ giữa các bảng được nối kết.

Đầu trang

Thay đổi cấu trúc

Là trường hợp với các kiểu bảng được nối kết, bạn không thể thêm, xóa bỏ hoặc sửa đổi các trường trong một bảng đã nối kết trong khi làm việc trong Access. Nếu bạn muốn thực hiện thay đổi cấu trúc, chẳng hạn như cách loại bỏ hoặc thay đổi một cột, bạn phải mở danh sách trên trang SharePoint. Từ Access, bạn có thể đến trang thiết đặt danh sách SharePoint để thay đổi cấu trúc danh sách. Bấm chuột phải truy nhập bảng trong ngăn dẫn hướng, trỏ tới Thêm tùy chọn, sau đó bấm sửa đổi cột và thiết đặt.

Cấu trúc thay đổi đối với danh sách SharePoint tự động không được phản ánh trong một bảng đã nối kết. Để cập nhật một bảng đã nối kết bằng cách áp dụng cấu trúc danh sách mới nhất, bấm chuột phải truy nhập bảng trong ngăn dẫn hướng, trỏ tới Thêm tùy chọn, sau đó bấm Làm mới danh sách.

Đầu trang

Hiệu suất

Vì dữ liệu từ danh sách SharePoint được nối kết tự động đồng bộ hóa với cục bộ bảng và người dùng luôn hoạt động đối với dữ liệu cục bộ, hiệu suất của một bảng Access được nối kết đã được cải thiện, so với các phiên bản trước khi Access 2010.

Đầu trang

Sửa hàng loạt

Đồng bộ hóa danh sách SharePoint với Access 2010 sẽ giúp bạn dễ dàng hơn để hàng loạt thay đổi đối với dữ liệu danh sách SharePoint của bạn. Để thêm hàng loạt, Cập Nhật hoặc xóa bỏ dữ liệu từ danh sách SharePoint, chạy chắp thêm, Cập Nhật, xóa bỏ truy vấn trong Access 2010, và sau đó mở hoặc làm mới danh sách SharePoint.

Đầu trang

Lấy dữ liệu ngoại tuyến và giải quyết xung đột

Nếu bạn cần thực hiện một số nhà làm việc với bạn hoặc trên đường, bạn có thể thực hiện danh sách SharePoint được nối kết của bạn ngoại tuyến bằng cách sử dụng Access 2010. Ví dụ, bạn có thể cung cấp một phần danh mục cho một máy khách trong khi bạn đang ở trên đường. Bạn có thể làm việc trên dữ liệu của bạn trong Access 2010 và sau đó đồng bộ hóa thay đổi của bạn khi bạn kết nối lại với SharePoint site tại một thời điểm sau.

Nếu xung đột xảy ra — ví dụ, nếu ai đó Cập Nhật bản ghi cùng một máy chủ hoặc trong khi người đó cũng làm việc ngoại tuyến — bạn có thể giải quyết xung đột khi trạng thái trực tuyến trở lại bằng cách dùng hộp thoại Giải quyết xung đột . Hộp thoại này sẽ hiển thị thông tin về xung đột, chẳng hạn như lý do lỗi xảy ra, và cung cấp các tùy chọn để bạn có thể thử để gửi dữ liệu lại hoặc loại bỏ thay đổi của bạn. Nếu có nhiều lỗi, bạn có thể xem chi tiết của từng lỗi bằng cách bấm vào nút trướctiếp theo trong hộp thoại. Một số lỗi có thể được phân giải chỉ bằng cách loại bỏ thay đổi của bạn.

Đầu trang

Cân nhắc khi đồng bộ hóa dữ liệu

Bảng sau đây giải thích một số điều cần cân nhắc cần ghi nhớ khi đồng bộ hóa dữ liệu giữa các danh sách SharePoint và truy nhập bảng đã nối kết.

Tính năng

So sánh

Cột

Access không hỗ trợ quá 256 trường trong bảng, để bao gồm bảng đã nối kết chỉ các 256 cột đầu tiên.

Thư mục

Mỗi thư mục trong danh sách SharePoint xuất hiện dưới dạng bản ghi trong bảng Access. Mục bên trong một thư mục cũng xuất hiện dưới dạng bản ghi, ngay bên dưới bản ghi tương ứng với thư mục đó.

Cột tra cứu

Nếu một cột tra cứu các giá trị trong danh sách khác và danh sách liên quan chưa nằm trong cơ sở dữ liệu, Access sẽ tự động tạo bảng được nối kết dành cho các danh sách liên quan.

Ghi chú: Một cột kiểu người hoặc nhóm là một kiểu đặc biệt của cột tra cứu tra cứu các giá trị trong danh sách thông tin người dùng. Nếu bạn nối kết với một danh sách có chứa một người hoặc nhóm cột, Access sẽ tự động tạo một bảng đã nối kết cho danh sách thông tin người dùng.

Cột được tính toán

Kết quả trong một cột được tính toán được hiển thị trong trường tương ứng, nhưng bạn không thể xem hoặc sửa đổi công thức trong Access.

Phần đính kèm

Cột phần đính kèm của danh sách sẽ được hiển thị ở dạng một trường có tên là Phần đính kèm.

Cột chỉ đọc

Các cột có dạng chỉ đọc trong danh sách SharePoint sẽ tiếp tục có dạng chỉ đọc trong Access. Ngoài ra, bạn có thể không thể thêm, xóa bỏ hoặc sửa đổi cột trong Access.

Cột đa giá trị

Một cột loại lựa chọn hoặc tra cứu có thể chứa nhiều giá trị. Đối với cột như vậy, quá trình nối kết tạo các trường hỗ trợ nhiều giá trị. Cột tra cứu đa giá trị được tạo trong bảng đã nối kết nếu cột là loại tra cứu.

Danh sách không được hỗ trợ

Danh sách sau đây được hỗ trợ:

  • Khảo sát

  • Bảng thảo luận

Đầu trang

So sánh các danh sách được đồng bộ hóa với ứng dụng cơ sở dữ liệu web

Bạn có thể sử dụng dịch vụ Access, một cấu phần mới của SharePoint Server 2010, và Access 2010 để xây dựng ứng dụng cơ sở dữ liệu web. Dịch vụ Access cung cấp một nền tảng máy chủ để tạo cơ sở dữ liệu mà bạn có thể sử dụng trên Web. Bạn thiết kế và phát hành cơ sở dữ liệu web bằng cách sử dụng Access 2010 và SharePoint 2010, và sau đó người dùng cơ sở dữ liệu web trong một trình duyệt Web. Điều này giúp bạn bảo mật và quản lý quyền truy nhập vào dữ liệu của bạn, chia sẻ dữ liệu trong toàn bộ một tổ chức hoặc qua Internet và tạo cơ sở dữ liệu ứng dụng cho người dùng mà không yêu cầu Access 2010 trên máy tính khách của họ.

Khi bạn phát hành các ứng dụng cơ sở dữ liệu web, Access Services sẽ tạo ra một site SharePoint tùy chỉnh chứa cơ sở dữ liệu Access. Tất cả các đối tượng cơ sở dữ liệu web tương thích với tự động được chuyển đổi thành chức năng SharePoint — chẳng hạn như biểu mẫu danh sách, trang Web và dòng công việc — di chuyển đến trang web này, và chạy trên trang web này. Thông thường, bạn cũng tạo biểu mẫu dẫn hướng sử dụng nút kiểu Web dẫn hướng và tab cho người dùng để điều khiển các ứng dụng cơ sở dữ liệu web. Cuối cùng, tất cả các bảng truy nhập web tương thích được sao chép vào danh sách SharePoint và mỗi bảng được chuyển đổi thành bảng Access được nối kết với mỗi danh sách SharePoint.

Đồng bộ hóa danh sách SharePoint và phát hành các ứng dụng cơ sở dữ liệu Web các cách tiếp cận bổ sung để làm việc với SharePoint 2010 và Access 2010. Tuy nhiên, ở đó là sự khác biệt quan trọng, bạn nên biết:

  • Dịch vụ Access yêu cầu SharePoint Server 2010, phiên bản Enterprise, trong khi bạn có thể đồng bộ hóa danh sách SharePoint với SharePoint Foundation 2010.

  • Trong ứng dụng cơ sở dữ liệu web, dữ liệu phải có nguồn gốc trong Access 2010, trong khi dữ liệu trong một danh sách được đồng bộ hóa nguồn gốc trong danh sách SharePoint. Tuy nhiên, sau khi hoàn tất quá trình đồng bộ hóa, đồng bộ hóa là hai chiều hoặc hai chiều trong cả hai trường hợp.

  • Khi bạn lần đầu tiên tạo ứng dụng cơ sở dữ liệu web, bạn cũng sẽ tạo một site SharePoint tùy chỉnh được thiết kế dành cho ứng dụng cơ sở dữ liệu web, nhưng giới hạn trong chức năng. Bạn không thể cộng tác với các danh sách SharePoint được tạo trong site SharePoint tùy chỉnh này theo cách giống như một danh sách SharePoint được đồng bộ hóa trên trang nhóm.

  • Khi so sánh với danh sách SharePoint được đồng bộ hóa, ứng dụng web cơ sở dữ liệu có quan trọng hiệu suất lợi ích. Tất cả SQL xử lý sẽ xảy ra trên máy chủ và điều này giúp cải thiện hiệu suất mạng bằng cách giới hạn lưu lượng đến tập hợp kết quả. Trong nhiều trường hợp, dữ liệu được làm mới trên trang mà không cần phải làm mới trang toàn bộ.

    Sử dụng dịch vụ Access, bạn cũng có thể làm việc với các dữ liệu đáng kể nhiều hơn một danh sách SharePoint được đồng bộ hóa, vốn không sử dụng dịch vụ Access và đó là phải tuân theo mặc định ngưỡng danh sách SharePoint của 5.000 được xác định trong tuyển tập trang. Dịch vụ Access tự động có thể truy xuất dữ liệu theo lô 2.000 mục tại một thời điểm và sau đó từng dữ liệu. Giới hạn mặc định là mục 50.000 mặc dù điều này có thể thay đổi người quản trị cụm máy chủ.

Tìm thêm thông tin về web cơ sở dữ liệu ứng dụng trong phần Xem thêm và hệ thống trợ giúp Access 2010.

Đầu trang

Đồng bộ hóa danh sách SharePoint với Access

  1. Dẫn hướng đến trang SharePoint có chứa danh sách bạn muốn đồng bộ hóa với chương trình bảng tính.

  2. Bấm vào tên của danh sách trên khởi động nhanh, hoặc bấm Hành động trang, bấm Xem tất cả nội dung trang, và sau đó trong phần danh sách thích hợp, bấm vào tên của danh sách.

    Ghi chú:  Bạn có thể chỉnh sửa đáng kể hình thức và dẫn hướng của trang SharePoint. Nếu bạn không thể định vị tùy chọn, chẳng hạn như lệnh, nút, hoặc nối kết, hãy liên hệ với người quản trị.

  3. Trong ruy-băng, bấm tab danh sách , và sau đó trong nhóm kết nối & xuất , bấm mở bằng Access.

  4. Chọn một vị trí cho cơ sở dữ liệu mới hoặc hiện có, hoặc bấm duyệt để định vị một cơ sở dữ liệu.

  5. Chọn nối kết đến dữ liệu trên SharePoint site, sau đó bấm OK.

    Ghi chú: Bạn cũng có thể bấm xuất bản sao của dữ liệu. Xuất dữ liệu, không giống như cách nối kết dữ liệu, là một phép toán lần sao chép dữ liệu hiện tại và không tạo đồng bộ hóa giữa bảng Access được tạo ra và danh sách SharePoint.

  6. Nếu bạn được nhắc xác nhận thao tác này, hãy bấm OK.

  7. Trong hộp thoại Tải Tệp xuống, hãy bấm Mở.

  8. Nếu bạn được hỏi có muốn bật kết nối dữ liệu trên máy tính của bạn hay không, hãy bấm Bật nếu bạn tin việc kết nối với dữ liệu ở trang SharePoint là an toàn khi bật.

Access 2010 sẽ tạo ra một bảng Access được nối kết đến danh sách SharePoint, UserInfo bảng và bảng được nối kết bổ sung nếu danh sách SharePoint có chứa cột tra cứu.

Đầu trang

Làm mới dữ liệu được đồng bộ hóa

Mỗi lần bạn mở danh sách SharePoint được đồng bộ hóa hoặc truy nhập bảng đã nối kết, bạn thấy dữ liệu mới nhất. Để đảm bảo nhìn thấy dữ liệu mới nhất trong khi danh sách SharePoint hoặc truy nhập bảng đã nối kết đang mở, bạn có thể theo cách thủ công làm mới dữ liệu.

Làm mới dữ liệu được đồng bộ hóa, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

  • Từ Access 2010, trong ruy-băng truy nhập bảng đã nối kết, trên trang đầu tab, trong nhóm bản ghi , hãy bấm làm mới, sau đó bấm làm mới.

  • Từ danh sách SharePoint thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Trong dạng xem biểu dữ liệu, trong ruy-băng, bấm tab danh sách , và sau đó trong nhóm biểu dữ liệu , hãy bấm Làm mới dữ liệu.

    • trong dạng xem chuẩn, trên thanh địa chỉ Internet Explorer, bấm làm mới hoặc nhấn F5.

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×