Định vị bản ghi cụ thể trong cơ sở dữ liệu

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Khi cơ sở dữ liệu của bạn phát triển, định vị bản ghi cụ thể sẽ liên quan đến nhiều hơn một cái nhìn lướt qua biểu dữ liệu. Trong bài viết này, tìm hiểu năm cách để định vị bản ghi cụ thể dựa trên nhu cầu của bạn.

Bạn muốn làm gì?

Duyệt qua tất cả bản ghi

Đi đến một bản ghi cụ thể

Tìm kiếm bản ghi cụ thể

Bộ lọc để xem một số giới hạn của bản ghi

Tạo một truy vấn để tìm bản ghi cụ thể

Duyệt qua tất cả bản ghi

Bạn có thể duyệt qua bản ghi bằng cách dùng phím TAB khi bạn muốn di chuyển qua các bản ghi tại một thời gian, theo thứ tự, để định vị bản ghi cụ thể. Bạn cũng có thể duyệt qua các bản ghi trong một bảng trong Dạng xem biểu dữ liệu bằng cách dùng các nút dẫn hướng bản ghi. Các nút dẫn hướng bản ghi có sẵn ở phía dưới cùng của bảng hoặc biểu mẫu.

Nút Dẫn hướng

1. đến bản ghi đầu tiên

2. đến bản ghi trước đó

3. hộp ghi hiện thời

4. đến bản ghi kế tiếp

5. đi tới ô cuối cùng ghi

6. mở một bản ghi mới (trống)

7. chỉ báo lọc

8. hộp tìm kiếm

Ghi chú: 

  • Khi bạn bấm vào hộp Bản ghi hiện thời , bạn có thể nhập một số bản ghi, và sau đó nhấn ENTER để dẫn hướng đến bản ghi đó. Số bản ghi được đếm liên tục từ bắt đầu của biểu mẫu hoặc biểu dữ liệu. Nó không tương ứng với bất kỳ giá trị trường.

  • Để biết nếu một bộ lọc đã được áp dụng, hãy xem nút chỉ báo bộ lọc. Nếu có không có bộ lọc được áp dụng hoặc tất cả các bộ lọc đã xóa, nó sẽ hiển thị Không có bộ lọc. Khi nó hiển thị đã lọc, bạn có thể bấm nút này để loại bỏ bộ lọc. Tương tự, khi nó hiển thị chưa được lọc, bạn có thể bấm nút này để áp dụng bộ lọc cuối cùng mà bạn đã sử dụng, nếu có.

  • Khi bạn nhập văn bản trong hộp Tìm kiếm , giá trị khớp đầu tiên được tô sáng trong thời gian thực khi bạn nhập mỗi ký tự. Bạn có thể dùng tính năng này để nhanh chóng tìm kiếm bản ghi có giá trị khớp nhau.

Đầu trang

Đi đến một bản ghi cụ thể

Bạn có thể đến một bản ghi cụ thể trong Access khi bạn biết bản ghi bạn muốn tìm. Đi tới hộp cho phép bạn chọn một bản ghi cụ thể từ một danh sách thả xuống và thường được thêm vào biểu mẫu.

Hộp Đi đến

  • Để dẫn hướng đến một bản ghi cụ thể, hãy bấm vào mũi tên ở bên phải của hộp đến , sau đó chọn bản ghi từ danh sách thả xuống.

    Ghi chú: Nếu bạn biết vài ký tự đầu tiên của bản ghi mà bạn muốn dẫn hướng, bạn có thể nhập các ký tự trong hộp đến để giúp bạn nhanh chóng tìm bản ghi đó.

Đi tới hộp Hiển thị chỉ đủ dữ liệu để nhận dạng duy nhất mỗi bản ghi. Khi bạn chọn một bản ghi từ danh sách, Access sẽ hiển thị phần còn lại của dữ liệu bản ghi đó trong khu vực chính của biểu mẫu.

Đầu trang

Tìm kiếm bản ghi cụ thể

Bạn có thể tìm kiếm bản ghi cụ thể trong một bảng hoặc biểu mẫu bằng cách sử dụng tab Tìm trong hộp thoại Tìm và thay thế . Đây là một lựa chọn hiệu quả để định vị bản ghi cụ thể khi bản ghi mà bạn muốn xác định vị trí đáp ứng tiêu chí cụ thể, chẳng hạn như thuật ngữ tìm kiếm và toán tử so sánh, chẳng hạn như "bằng" hoặc "chứa".

Ghi chú: Bạn chỉ có thể sử dụng hộp thoại Tìm và thay thế nếu bảng hoặc biểu mẫu hiện đang hiển thị dữ liệu. Điều này đúng ngay cả khi không có bản ghi không nhìn thấy được vì một bộ lọc đã được áp dụng.

  1. Mở bảng hoặc biểu mẫu, sau đó bấm vào trường mà bạn muốn tìm kiếm.

  2. Trên trang đầu tab, trong nhóm Tìm , bấm Tìm, hoặc nhấn CTRL + F.

    Hộp thoại Tìm và thay thế xuất hiện, với tab Tìm được chọn.

  3. Trong hộp Tìm gì , hãy nhập giá trị mà bạn muốn tìm kiếm.

  4. Để thay đổi trường mà bạn muốn tìm kiếm hoặc tìm kiếm cơ sở toàn bộ bảng, bấm Tùy chọn thích hợp trong danh sách Tìm trong .

    Mẹo: Danh sách khớp đại diện cho toán tử so sánh của bạn (chẳng hạn như "bằng" hoặc "chứa"). Để mở rộng tìm kiếm của bạn, trong danh sách phù hợp , hãy bấm Bất kỳ phần của trường.

  5. Trong danh sách Tìm kiếm , chọn tất cả, sau đó bấm Tìm tiếp.

  6. Khi mục mà bạn đang tìm kiếm được tô sáng, hãy bấm hủy trong hộp thoại Tìm và thay thế để đóng hộp thoại. Bản ghi khớp với các điều kiện của bạn sẽ được tô sáng

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng hộp thoại Tìm và thay thế , hãy xem bài viết dùng vào hộp thoại tìm và thay thế để thay đổi dữ liệu.

Đầu trang

Bộ lọc để xem một số giới hạn của bản ghi

Bạn có thể lọc để xem một số giới hạn của bản ghi khi bạn muốn xem chỉ các bản ghi đáp ứng tiêu chí cụ thể và toán tử so sánh. Ví dụ, để nhanh chóng thu hẹp các bản ghi được hiển thị, bấm chuột phải vào một trường có giá trị bạn muốn khớp và sau đó chọn bằng, Không bằng, chứahoặc Không chứa ở cuối menu lối tắt. Bộ lọc có thể được bật hoặc tắt, mà giúp dễ dàng chuyển đổi giữa các dạng xem đã lọc và chưa được lọc của cùng một dữ liệu. Không giống như tìm kiếm, một bộ lọc chỉ giới hạn nào trong các bản ghi là Hiển thị.

  1. Để áp dụng bộ lọc dựa trên một vùng chọn, hãy mở bảng hoặc biểu mẫu.

  2. Để bảo đảm bảo rằng các bảng hoặc biểu mẫu không đã lọc, trên tab nhà , trong nhóm sắp xếp & lọc , bấm nâng cao, sau đó bấm Xóa tất cả các bộ lọc, nếu lệnh đó sẵn dùng.

  3. Dẫn hướng đến bản ghi có chứa giá trị mà bạn muốn dùng làm một phần của bộ lọc, rồi bấm vào bên trong cột (trong dạng xem biểu dữ liệu) hoặc điều khiển (trong dạng xem biểu mẫu, báo cáo hoặc bố trí). Để lọc dựa trên một lựa chọn một phần, chọn chỉ các ký tự mà bạn muốn.

  4. Trên trang đầu tab, trong nhóm sắp xếp & lọc , bấm vùng chọn, sau đó bấm bộ lọc mà bạn muốn áp dụng.

  5. Để lọc dựa trên lựa chọn một trường khác, hãy lặp lại bước 3 và 4.

Để biết thêm thông tin về cách áp dụng một bộ lọc, hãy xem bài viết bộ lọc: giới hạn số lượng các bản ghi trong một dạng xem.

Đầu trang

Tạo một truy vấn để tìm bản ghi cụ thể

Kỹ thuật mà bạn có thể dùng để tìm kiếm và bộ lọc bản ghi rất hữu ích cho việc tìm kiếm bản ghi cụ thể cho trường hợp có. Tuy nhiên, bạn có thể muốn thực hiện thao tác tìm kiếm hoặc lọc cùng thường xuyên. Thay vì tái tạo một tập hợp các bước tìm kiếm và bộ lọc mỗi lần, bạn có thể tạo một truy vấn. Một truy vấn là một cách hiệu quả và linh hoạt để định vị bản ghi cụ thể vì nó cho phép bạn thực hiện các kết quả tìm kiếm tùy chỉnh, áp dụng bộ lọc tùy chỉnh và sắp xếp bản ghi. Bạn có thể xây dựng truy vấn của riêng bạn để giúp bạn tập trung vào bản ghi cụ thể và trả lời câu hỏi cụ thể. Sau khi đã tạo, truy vấn có thể lưu và tái sử dụng, và cũng có thể được dùng trong xây dựng biểu mẫu và báo cáo.

Khi bạn dùng truy vấn để tìm kiếm hoặc lọc, bạn có thể sử dụng tiêu chí dựa trên kiểu dữ liệu mà bạn đang tìm. Loại thông tin được lưu dưới dạng kiểu dữ liệu khác nhau. Ví dụ, sinh nhật được lưu dưới dạng dữ liệu ngày/thời gian, trong khi tên được lưu dưới dạng dữ liệu văn bản.

Đôi khi, bạn không thể tìm thấy một bản ghi cụ thể mà bạn biết tồn tại. Điều này có thể xảy ra nếu bạn đang xem bản ghi trong một biểu mẫu hoặc truy vấn mà không hiển thị các bản ghi vì giá trị của một trường cụ thể. Ví dụ sau trình diễn cách sử dụng truy vấn để tìm bản ghi.

Giả sử bạn đang dùng cơ sở dữ liệu được tạo bằng cách dùng mẫu vấn đề về Microsoft Office Access 2007 để theo dõi vấn đề. Bảng vấn đề có một trường được đặt tên là trạng thái, cho biết liệu một vấn đề cụ thể hiện hoạt động, giải quyết hoặc đóng. Bạn có thể tạo một truy vấn Hiển thị các vấn đề có trạng thái đóng bằng cách làm theo các bước sau đây:

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm Thiết kế Truy vấn.

  2. Trong hộp thoại Hiện bảng , bấm đúp vào vấn đề, sau đó bấm đóng.

  3. Trong trình thiết kế truy vấn, bấm đúp vào dấu hoa thị (*) trong bảng vấn đề . Điều này giúp đảm bảo rằng truy vấn sẽ hiển thị tất cả các trường từ các bản ghi, nó trả về.

    Issues.* xuất hiện trong cột đầu tiên của lưới thiết kế, trong hàng trường . Điều này cho biết rằng tất cả các trường từ bảng vấn đề sẽ được trả về.

  4. Trong trình thiết kế truy vấn, bấm đúp vào trạng thái trên bảng vấn đề .

    Trạng thái xuất hiện trong cột thứ hai trong lưới thiết kế, trong hàng trường .

  5. Trong cột thứ hai của lưới thiết kế, hãy xóa hộp kiểm trong hàng hiện . Điều này giúp đảm bảo rằng truy vấn không hiển thị trường trạng thái.

    Nếu bạn không xóa hộp kiểm Hiển thị trong cột trạng thái, trạng thái trường sẽ được hiển thị hai lần trong kết quả truy vấn.

  6. Trong cột thứ hai của lưới thiết kế, trong hàng tiêu chí , hãy nhập = "Đóng". Đây là tiêu chí tìm kiếm của bạn. Đây là cách bạn chắc chắn rằng truy vấn sẽ trả về chỉ là những bản ghi mà giá trị trạng thái "đóng cửa."

    Ghi chú: Trong ví dụ này, tìm kiếm chỉ có một tiêu chí được sử dụng. Bạn có thể dùng nhiều tiêu chí tìm kiếm cho tìm kiếm đã cho bất kỳ bằng cách thêm tiêu chí vào trường khác, và bằng cách sử dụng hàng hoặc và các hàng bổ sung bên dưới hoặc.

    Truy vấn của bạn đã sẵn sàng để chạy, và trông như thế này:

    Lưới thiết kế truy vấn

  7. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Ghi chú: Trừ khi bạn đã bắt đầu theo dõi vấn đề và do đó có dữ liệu trong bảng vấn đề — và bạn có đặt trạng thái của ít nhất một vấn đề để "Đóng" — truy vấn sẽ không trả về kết quả nào. Tuy nhiên, bạn có thể lưu truy vấn và dùng nó vào bất kỳ lúc nào trong tương lai.

  8. Nhấn CTRL+S để lưu truy vấn.

  9. Trong hộp thoại Lưu như , nhập tên cho truy vấn trong trường Tên truy vấn , chẳng hạn như Các vấn đề đã đóng, sau đó bấm OK.

Bây giờ bạn có một truy vấn Hiển thị các vấn đề có trạng thái đóng.

Để tìm hiểu thêm về cách tạo truy vấn để giúp bạn tìm bản ghi, hãy xem bài viết tạo một truy vấn chọn đơn giản.

Để tìm hiểu thêm về tiêu chí tìm kiếm và bộ lọc, hãy xem bài viết ví dụ về tiêu chí truy vấn.

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×