Đặt quy tắc phối thư

Tìm hiểu về các quy tắc phối thư và khám phá cách thức từng quy tắc có thể được sử dụng bởi tổ chức của bạn. Khi bạn tạo thư hoặc email cho tất cả khách hàng của mình và muốn thư thông báo về những nội dung khác nhau tùy theo các giá trị khác nhau trong các trường nhất định của nguồn dữ liệu-bạn có thể thiết lập một quy tắc.

Ví dụ: bạn đã tạo thư về một sự kiện sắp tới sẽ được tổ chức ở ba vị trí địa lý khác nhau trên thế giới. Bạn đã tạo thư bằng tùy chọn Bắt đầu Phối Thư trên tab Gửi thư trong Word nhưng sau khi xem xét tài liệu, bạn thấy rằng không chỉ có nội dung lặp lại mà bạn còn nhận ra một số nội dung cần phải thay đổi dựa trên địa điểm của sự kiện. Trong trường hợp đó, bạn có thể sử dụng Quy tắc trong nhóm Viết & Chèn Trường để đề cập đến nhiều điều kiện khác nhau.

Sử dụng các quy tắc

Thêm các quy tắc vào một tài liệu phối thư sẽ mang tới cho bạn cơ hội giúp cho quy trình dòng công việc trở nên hiệu quả hơn và cũng mang lại tính linh hoạt. Với các quy tắc, bạn có thể bỏ qua nhu cầu tạo nhiều tài liệu và thiết lập những nội dung có thể bị thay đổi nhanh chóng.

Bạn có thể thêm các quy tắc trong khi đang thiết lập phối thư.

  1. Trên tab Gửi thư, trong nhóm Viết & Chèn Trường, chọn Quy tắc.

    Nhóm Viết & Chèn Trường trên tab Gửi thư trong Word

  2. Chọn một quy tắc sẵn có.

    Danh sách thả xuống các trường Quy tắc trong nhóm Viết & Chèn Trường của tab Gửi thư trong Word

Bạn không thể truy nhập các quy tắc cho đến khi khởi động quá trình phối thư. Để biết chi tiết về cách thiết lập trường bất kỳ, trong hộp thoại của quy tắc đã chọn, hãy chọn biểu tượng ?. Bạn cũng có thể tìm kiếm tên trường trong Trợ giúp Word.

Mẹo: Để chuyển đổi giữa việc hiển thị và ẩn các mã trường, nhấn ALT+F9.

Trường

Mô tả

Ví dụ và phương pháp

Yêu cầu

Sử dụng để lặp lại yêu cầu cho cùng một thông tin ở nhiều nơi trong một tài liệu. Phản hồi cho lời nhắc sẽ xuất hiện trong tài liệu được phối

Trong Trường Chèn Word: Hộp thoại Yêu cầu có một hộp kiểm Yêu cầu một lần. Chọn hộp kiểm nếu bạn muốn lời nhắc chỉ xuất hiện vào đầu phối thư cuối cùng. Hoặc xóa hộp kiểm (cài đặt mặc định) nếu bạn muốn lời nhắc xuất hiện cho mỗi bản ghi.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Trường Yêu cầu.

Có một bữa nghỉ hưu được lên kế hoạch cho những nhân viên đã dành nhiều năm bán sản phẩm được tổ chức của bạn sản xuất. Một lời mời được gửi qua thư email đến những người bên trong và bên ngoài tổ chức để mời mọi người tham gia.

Trong Trường Chèn Word: Hộp thoại Yêu cầu, trong hộp Thẻ đánh dấu, nhập Lời mời.

Trong hộp Lời nhắc, nhập Bạn có tham gia bữa tiệc nghỉ hưu cùng chúng tôi không?

Trong hộp Văn bản thẻ đánh dấu mặc định, hãy gõ .

Chọn OK khi hoàn tất.

Điền

Sử dụng trường Điền khi bạn muốn đặt một câu hỏi. Trường Điền tương tự trường Yêu cầu, nhiều lần trong một tài liệu.

Trong Trường Chèn Word: Hộp thoại Điền có hộp kiểm Yêu cầu một lần. Chọn hộp kiểm nếu bạn muốn phản hồi áp dụng cho mọi bản ghi được phối. Hoặc xóa hộp kiểm (cài đặt mặc định) nếu bạn muốn được nhắc cho từng bản ghi.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Trường Điền.

Tổ chức của bạn đang tài trợ cho một sự kiện kiểm tra sức khỏe. Có một biểu mẫu đăng ký bí mật được gửi tới mỗi nhân viên. Biểu mẫu đó sẽ hỏi các thông tin—độ tuổi, chiều cao, cân nặng—cần được cung cấp.

Trong Trường Chèn Word: Hộp thoại Điền, trong hộp Lời nhắc , nhập Bạn bao nhiêu tuổi?

Chọn OK khi hoàn tất.

Nếu Sau đó Còn gì nữa

Sử dụng để xác định một điều kiện cần đáp ứng. Nếu điều kiện xác định được đáp ứng thì thông tin cụ thể được cung cấp. Nhưng nếu điều kiện xác định không được đáp ứng thì các thông tin khác biệt được cung cấp.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Trường Nếu.

Bạn duy trì một cơ sở dữ liệu tư cách thành viên lớn cho một tổ chức từ thiện. Các thành viên sẽ nhận được các thông báo khác nhau về những sự kiện gây quỹ sắp tới dựa trên vị trí địa lý của họ.

Trong Trường Chèn Word: Hộp thoại NẾU, trong danh sách thả xuống Tên trường, hãy chọn tên cột vị trí trong nguồn dữ liệu của bạn (thường là bảng tính Excel).

Trong danh sách thả xuống So sánh , hãy chọn Bằng.

Trong hộp So sánh với, nhập: Nam Mỹ. Sau đó trong hộp Chèn văn bản này, hãy nhập nội dung được chèn nếu so sánh được đáp ứng. Và nếu so sánh không được đáp ứng thì nội dung được cung cấp trong hộp Nếu không hãy chèn văn bản này sẽ được thêm.

Chọn OK khi hoàn tất.

Phối Bản ghi #

Sử dụng để ghi lại số bản ghi thực tế trong nguồn dữ liệu được bao gồm trong tài liệu được phối. Số này phản ánh bất kỳ sự phân loại hoặc lọc nào bạn đã áp dụng cho nguồn dữ liệu trước khi phối.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Trường Phối Bản ghi.

Sử dụng trường Phối Bản ghi cạnh trường Ngày in để tạo các số hóa đơn duy nhất.

Trên tab Gửi thư, trong nhóm Viết & Chèn Trường, chọn Quy tắc, rồi chọn Phối Bản ghi#.

Trình tự Phối #

Sử dụng khi bạn muốn đếm bản ghi trong tài liệu được phối.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Trường Trình tự Phối.

Bạn đã phối một lô thư và bản ghi cuối cùng trong một lô thư biểu mẫu sẽ hiển thị tổng số thư. Bạn có thể dùng tổng này để tính toán chi phí bưu điện.

Trên tab Gửi thư, trong nhóm Viết & Chèn Trường, chọn Quy tắc, rồi chọn Trình tự Phối#.

Bản ghi Tiếp theo

Sử dụng để chèn bản ghi dữ liệu tiếp theo vào tài liệu hiện tại mà không cần bắt đầu một tài liệu mới.

Để biết thêm thông tin, xem Trường Tiếp theo.

Trên tab Gửi thư, trong nhóm Viết & Chèn Trường, chọn Quy tắc, rồi chọn Bản ghi Tiếp theo.

Bản ghi Tiếp theo Nếu

Sử dụng để so sánh hai giá trị. Một kết quả khớp giữa nội dung trường dữ liệu và giá trị xác định khi bản ghi tiếp theo nên được phối vào tài liệu hiện tại hoặc vào một tài liệu mới.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Trường Tiếp theo Nếu.

Trên tab Gửi thư, trong nhóm Viết & Chèn Trường, chọn Quy tắc, rồi chọn Bản ghi Tiếp theo Nếu.

Trong danh sách Tên trường, chọn tên trường phối, như Thành phố.

Trong danh sách So sánh, chọn toán tử bạn muốn. Ví dụ: để chọn ra những người nhận tại một thành phố cụ thể, hãy chọn Bằng.

Trong hộp So sánh với, nhập giá trị bạn muốn sử dụng. Ví dụ: để chọn ra những người nhận ở Tokyo, nhập Tokyo.

Đặt Thẻ đánh dấu

Sử dụng để liên kết một tên thẻ đánh dấu cho một giá trị cụ thể. Thẻ đánh dấu có thể được đặt ở nhiều vị trí trong một tài liệu. Bất cứ nơi nào bạn chèn thẻ đánh dấu trong tài liệu, giá trị đã được liên kết tới thẻ đánh dấu sẽ xuất hiện.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Trường Đặt.

Tổ chức của bạn đang chuẩn bị công bố một bản tóm tắt về công tác môi trường sẽ được thực hiện trong một khu vực cụ thể. Các nhà quản lý dự án có một tiêu đề dự án sơ bộ nhưng cảnh báo tiêu đề đó có thể thay đổi. Lựa chọn tốt nhất ở đây là thêm một thẻ đánh dấu vì nếu tiêu đề thay đổi, bạn chỉ thay đổi thẻ đánh dấu, chứ không phải mọi tham chiếu đến tiêu đề.

Trong Trường Chèn Word: Hộp thoại Đặt, trong hộp Thẻ đánh dấu, nhập Tên dự án..

Trong khối Giá trị, nhập Big Frog Hollow Remediation

Chọn OK khi hoàn tất.

Bỏ qua Bản ghi Nếu

Sử dụng để so sánh nội dung của một trường dữ liệu với một giá trị, rồi bỏ qua việc đưa vào bản ghi dữ liệu hiện tại nếu so sánh là đúng.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Trường Bỏ qua Nếu.

Bạn sở hữu một cửa hàng quần áo và thấy rằng bạn trữ quá nhiều một loại Áo phông cụ thể nhưng không có kích cỡ phổ biến nhất. Vì vậy, khi bạn sẵn sàng gửi tờ bướm bán hàng, bạn sẽ loại trừ những khách hàng mặc một cỡ nhất định.

Trong Trường Chèn Word: Hộp thoại Bỏ qua Bản ghi Nếu, trong danh sách thả xuống Tên trường, hãy chọn tên cột Kích cỡ trong nguồn dữ liệu của bạn (thường là bảng tính Excel).

Trong danh sách thả xuống So sánh , hãy chọn Bằng.

Trong hộp So sánh với, nhập XL. Chọn OK khi hoàn tất. Bất kỳ khách hàng nào mặc Áo phông XL sẽ không nhận được tờ bướm bán hàng.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×