Đặt một mẫu tùy chỉnh cho một thư viện SharePoint

Đặt một mẫu tùy chỉnh cho một thư viện SharePoint

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Khi bạn tạo thư viện tài liệu SharePoint , bạn có thể đặt một kiểu tệp mặc định để mở khi tạo ra một tệp mới (ví dụ, bạn có thể đặt một tệp PowerPoint dưới dạng tệp mặc định để mở). Bạn cũng có thể tùy chỉnh mẫu tệp mặc định cho thư viện đó. Ví dụ, bạn có thể tạo mẫu Word với tùy chỉnh đầu trang và chân trang, hoặc các tính năng tùy chỉnh và dễ mẫu mặc định cho thư viện đó. Sau đó, khi bạn hoặc người dùng của bạn tạo tệp mới, nó sẽ mở ra trong chương trình phù hợp với các tính năng tùy chỉnh của bạn.

Lưu ý: Bạn phải có toàn quyền kiểm soát quyền cho thư viện để thiết lập một mẫu.

Thiết lập một kiểu tệp mặc định khi bạn đang tạo một thư viện

Hãy làm theo quy trình này để đặt một kiểu tệp để mở một tệp trống trong chương trình thích hợp.

  1. Dẫn hướng đến site mà bạn muốn tạo thư viện của bạn.

  2. Bấm Thiết đặt Hình bánh răng hình nút thiết đặt và sau đó bấm Thêm ứng dụng

  3. Chọn Thư viện tài liệu.

  4. Bấm Tùy chọn Nâng cao.

  5. Thêm một tên, mô tả tùy chọn, lập phiên bản, và nếu có, bạn có muốn thư viện nhận email.

  6. Chọn định dạng tệp ứng dụng mặc định và phiên bản từ thả xuống Mẫu tài liệu .

    Chọn một mẫu

  7. Bấm Tạo.

Tùy chỉnh mẫu mặc định cho thư viện tài liệu

Sử dụng thủ tục này để tùy chỉnh mẫu mặc định. Có hai cách bạn có thể thay đổi mẫu mặc định:

  • Nếu thư viện tài liệu hoặc biểu mẫu có mẫu tệp mặc định cho chương trình tương thích với SharePoint, sau đó bạn có thể sửa mẫu mặc định.

  • Đối với các chương trình khác, bạn không thể sửa mẫu mặc định này trực tiếp nhưng bạn có thể sao chép tệp mẫu mới vào thư mục Biểu mẫu của thư viện để xác định mẫu tùy chỉnh.

Sửa mẫu tệp mặc định

  1. Dẫn hướng đến trang thư viện của bạn ở đâu.

  2. Trong SharePoint máy chủ, trên ruy-băng, bấm tab Thư viện , sau đó bấm Thiết đặt thư viện.

    Cho SharePoint Online, bấm thiết đặt Hình bánh răng hình nút thiết đặt sau đó bấm thiết đặt thư viện.

  3. Trong phần Thiết đặt Chung, hãy bấm Thiết đặt nâng cao.

    Bấm Thiết đặt nâng cao từ cửa sổ thiết đặt
  4. Trong phần Mẫu Tài liệu dưới trường URL Mẫu, hãy bấm Sửa Mẫu. Một trong những điều sau xảy ra:

    Nếu trang web của bạn là một phần của thuê bao Office 365, sau đó tại thời điểm này, bạn có thể được yêu cầu nhập tên người dùng thuê bao Office 365 và mật khẩu của bạn.

    • Thư viện tài liệu    Mẫu sẽ mở ra trong ứng dụng đó là tương thích với SharePoint và đó là liên kết với kiểu tệp mẫu hiện tại. Ví dụ, Word sẽ mở nếu mẫu mặc định là một mẫu Word hoặc Excel sẽ mở ra nếu mẫu mặc định là một trang tính Excel.

    • Thư viện biểu mẫu    Mẫu sẽ mở ra trong một chương trình tương thích với SharePoint, hoặc một chương trình thiết kế biểu mẫu dựa trên XML, chẳng hạn như InfoPath, hoặc một trình soạn thảo XML.

      Sửa mẫu
      Sửa mẫu thư viện mặc định

    Lưu ý: Nếu mọi người trên trang của bạn đã điền vào biểu mẫu dựa trên mẫu gốc, bạn nên cân nhắc tới cách thức những thay đổi đó có thể ảnh hưởng đến những biểu mẫu này. Ví dụ thêm trường người dùng bắt buộc phải điền vào có thể gây ra lỗi xuất hiện trong các biểu mẫu gốc đã được điền vào trước khi trường đó được thêm.

  5. Thực hiện các thay đổi mà bạn muốn, và sau đó lưu mẫu. Cho SharePoint Online, lưu mẫu với tên tệp mới. Đóng chương trình nếu bạn không cần mở, hoặc chuyển sang trang web của bạn.

    Lưu ý: Cho SharePoint Online, mẫu tùy chỉnh phải có một tên tệp khác với mặc định. Sử dụng tính năng của máy khách Lưu như để lưu tệp vào thư mục biểu mẫu với tên tệp mới. Ví dụ, dành cho Word, không dùng tên tệp mặc định template.dotx.

  6. Tùy vào chương trình thiết kế mẫu của mình, bạn có thể phát hành lại mẫu đến thư viện trên trang của bạn từ chương trình đó.

  7. Trong trang của bạn, ở phần cuối của Tài liệu hay trang Thiết đặt Nâng Cao Thư viện Biểu mẫu, hãy bấm OK.

Xác định mẫu tệp tùy chỉnh

  1. Tạo và lưu mẫu tùy chỉnh của bạn trong một chương trình tương thích với SharePoint. Thực hiện ghi chú của vị trí của nó, sau đó chuyển sang SharePoint.

    Lưu ý: Nếu mẫu tài liệu mặc định được đặt tên là bất kỳ điều gì khác với template.dotx, không có mẫu mặc định sẽ được hiển thị trong danh sách hoặc thư viện.

  2. Điều hướng tới trang có chứa thư viện mà bạn muốn xác định mẫu tùy chỉnh.

  3. Bạn phải sử dụng Internet Explorer cho bước này. Trong SharePoint Online, bấm Tất cả tài liệu ở phía trên bên phải, rồi bấm dạng xem trong File Explorer.

    Đối với máy chủ SharePoint, bấm tab Thư viện trên ruy-băng, và sau đó trong nhóm kết nối & xuất , bấm mở bằng Explorer.

    Quan trọng: Nếu không mở File Explorer hoặc bạn nhìn thấy thông báo lỗi, bạn có thể phải thêm trang web của bạn dưới dạng site tin cậy trong thiết đặt trình duyệt của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem mở bằng Explorer hoặc dạng xem với File Explorer trong SharePoint.

  4. Trong File Explorer, hãy duyệt để tìm mẫu tùy chỉnh mà bạn vừa tạo.

  5. Bấm chuột phải vào tệp, sau đó bấm Sao trên menu lối tắt.

  6. Bấm nút Lùi cho đến khi bạn trở lại thư viện, sau đó bấm vào thư mục Biểu mẫu để mở nó ra.

  7. Bấm chuột phải vào khu vực trống trong cửa sổ thư mục, sau đó bấm Dán trên menu lối tắt.

  8. Đóng File Explorer và trở lại site.

  9. Bấm vào Nội dung Site ở bên trái.

  10. Tìm thư viện tài liệu của bạn trong phần nội dung, di chuột lên tên, bấm vào dấu chấm lửng (…), sau đó bấm thiết đặt.

    Nếu bạn không nhìn thấy các lệnh ở trên, bạn có thể trong cổ điển SharePoint. Trong trường hợp đó, hãy đi đến thư viện tài liệu của bạn, và trên ruy-băng, hãy bấm tab Thư viện , sau đó Thiết đặt thư viện.

  11. Dưới mục Thiết đặt Chung, hãy bấm Thiết đặt nâng cao.

  12. Trong phần Mẫu tài liệu, hãy thực hiện trong những thao tác sau:

    Thư viện tài liệu    Nhập địa chỉ mẫu tùy chỉnh của bạn trong hộp Mẫu URL. Vị trí là địa chỉ Web của mẫu trên trang, tương ứng với tên của trang. Ví dụ, nếu mẫu của bạn được gọi là Watermark.dotx và bạn thêm nó vào thư mục Biểu mẫu của Tài liệu được Chia sẻ, thì thư viện tài liệu bạn sẽ nhập như sau:

    Chia sẻ Documents/Forms/Watermark.dotx

    Thư viện Biểu mẫu    Nhập địa chỉ của mẫu tùy chỉnh bạn muốn sử dụng trong hộp URL Mẫu. Vị trí là địa chỉ Web của mẫu trên trang, tương ứng với tên của trang. Ví dụ nếu mẫu của bạn được gọi là Orders.xml và bạn thêm nó vào thư mục Biểu mẫu của thư viện biểu mẫu Mua hàng, bạn sẽ nhập như sau:

    Purchases/Forms/Orders.xsn

    Lưu ý:  Nếu các thiết đặt trong hộp Mẫu Tài liệu không sẵn dùng, người quản trị có thể đã thiết lập nhiều loại nội dung. Để xem liệu nhiều loại nội dung này đã được cho phép hay chưa, hãy xác nhận xem bạn đã chọn Có ở dưới mục Cho phép quản lý các loại nội dung? trong phần Loại Nội dung ngay ở trên phần Mẫu Tài liệu. Nếu đúng như vậy, bạn phải sửa mẫu cho loại nội dung đó.

Thêm thông tin về các mẫu tệp trong thư viện tài liệu hoặc biểu mẫu

Dưới đây là một số Mẹo và hướng dẫn cách tạo và sử dụng mẫu.

Kiểu tệp bạn có thể hoặc không thể lưu giữ trong thư viện SharePoint

Tùy thuộc vào tệp có trong thư viện, bạn có thể gặp một trong các tình huống sau:

Các tệp tương thích với công nghệ SharePoint    cho người dùng để tạo một tệp bằng cách sử dụng lệnh mới trong thư viện tài liệu, tệp mẫu phải được tạo ra từ một chương trình tương thích với SharePoint, chẳng hạn như Microsoft Office Word. Khi bạn tạo tệp mới trong thư viện biểu mẫu, chương trình mặc định có thể là một chương trình thiết kế biểu mẫu dựa trên XML tương thích với SharePoint, chẳng hạn như Microsoft InfoPath.

Tệp chương trình khác    Đối với hầu hết các chương trình khác, bạn vẫn có thể lưu giữ và quản lý tệp trong thư viện. Nhưng thay vì tạo trực tiếp tệp từ thư viện tài liệu, bạn có thể tạo tệp trong chương trình của bạn sau đó tải lên thư viện.

Tệp chương trình bị chặn    Vì lý do bảo mật, một số kiểu tệp chương trình, chẳng hạn như .exe bị khóa không thể lưu giữ trong thư viện. Để biết thêm thông tin, hãy xem kiểu tệp mà không thể thêm vào danh sách hoặc thư viện.

Hai kiểu thư viện có sử dụng các mẫu tệp

Hai kiểu thư viện có sử dụng mẫu là thư viện biểu mẫu và tài liệu.

Thư viện Tài liệu    Bạn sử dụng thư viện tài liệu để lưu giữ và quản lý rất nhiều kiểu tệp khác nhau bao gồm các tài liệu, bảng tính, bản trình bày, tệp văn bản và các kiểu tệp khác. Thư viện tài liệu thường là địa điểm chung nhất trên trang nơi bạn có thể tạo, sưu tập, cập nhật và quản lý các tệp với các thành viên trong nhóm và chia sẻ với các đồng nghiệp khác trong doanh nghiệp của mình. Bạn có thể sử dụng thư viện tài liệu như kho tệp mục đích chung, hoặc sử dụng cho mục đích cụ thể. Ví dụ, nhóm tiếp thị có thể có thư viện tài liệu của riêng họ cho việc lập kế hoạch tài liệu, thông cáo báo chí và các ấn phẩm.

Thư viện Biểu mẫu    Thư viện biểu mẫu cung cấp cho bạn cách thức đơn giản để chia sẻ và theo dõi các biểu mẫu dựa trên XML được sử dụng để thu thập thông tin. Ví dụ bạn có thể tạo thư viện biểu mẫu cho các mẫu báo cáo chi phí cho phòng của mình. Mẫu biểu mẫu báo cáo chi phí đó được lưu giữ như mẫu tệp mặc định trong thư viện biểu mẫu. Mỗi khi ai đó tạo báo cáo chi phí, họ mở mẫu đó như biểu mẫu trống có chứa bố trí, các trường và các phép tính của báo cáo chi phí. Khi ai đó điền vào biểu mẫu, dữ liệu báo cáo chi phí (và chỉ có dữ liệu) được lưu dưới dạng tệp XML trong thư viện biểu mẫu. Bằng việc tách dữ liệu khỏi biểu mẫu, việc xử lý mỗi báo cáo chi phí riêng biệt bởi các hệ thống khác, phối dữ liệu hoặc xuất để xử lý hoặc phân tích trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Nơi mẫu tệp được lưu giữ trong thư viện

Khi tài liệu hoặc thư viện biểu mẫu có mẫu tệp mặc định thì mẫu tệp này được lưu giữ trong thư mục Biểu mẫu của thư viện.

Mở thư viện trong File Explorer để xem thư mục biểu mẫu có chứa các mẫu tệp cho thư viện.

Biểu mẫu thư mục để lưu trữ mẫu

Theo mặc định, thư viện tài liệu có mẫu tệp, được gọi là template.dotx, nhưng bạn có thể thay đổi tệp này nếu bạn cần. Để xác định một mẫu khác nhau, bạn cần phải đầu tiên tạo nó trong một chương trình tương thích với SharePoint, chẳng hạn như Word, và sau đó lưu nó vào thư mục biểu mẫu của thư viện. Sau đó, từ thư viện, bạn chỉ định địa chỉ của mẫu tùy chỉnh.

Theo mặc định, thư viện biểu mẫu đi kèm với tệp chỗ dành sẵn được gọi là template.xml mà bạn phải thay thế với mẫu biểu mẫu bạn tạo.

Tạo mẫu tệp cho thư viện biểu mẫu

Để tạo hoặc tùy chỉnh mẫu trong thư viện biểu mẫu, bạn có thể sử dụng một chương trình thiết kế biểu mẫu dựa trên XML tương thích với SharePoint, chẳng hạn như InfoPath. Có thể có các ưu điểm bổ sung để sử dụng chương trình thiết kế biểu mẫu. Ví dụ, khi bạn sử dụng InfoPath, bạn có thể làm như sau:

  • Tạo thư viện biểu mẫu và mẫu trực tiếp từ InfoPath.

  • Sửa hoặc tái phát hành mẫu biểu mẫu đến thư viện biểu mẫu một cách thuận tiện.

  • Phối các tệp dữ liệu XML riêng lẻ được tạo từ mẫu biểu mẫu để xử lý thêm.

  • Tăng cấp các trường của dữ liệu XML cho các cột thư viện trong thư viện biểu mẫu.

Khi người dùng tạo biểu mẫu, nó sẽ mở theo mặc định trong chương trình chỉnh sửa biểu mẫu tương thích với SharePoint trên máy tính khách của người dùng. Nếu chương trình tương thích không được cài đặt, biểu mẫu, nếu nó được thiết kế để mở trong trình duyệt có thể mở trong trình duyệt. Nếu bạn muốn, bạn có thể xác định biểu mẫu được thiết kế để mở trong một trình duyệt luôn sẽ mở ra trong trình duyệt. Bạn có thể thay đổi hành vi mặc định trong thiết đặt Mở tài liệu trong trình duyệt trong các thiết đặt nâng cao của thư viện.

Đi đến Cài đặt, Cài đặt Thư viện
Trong SharePoint online, hãy bấm Thiết đặt, sau đó thiết đặt thư viện

Trong SharePoint online, hãy bấm Thiết đặt, sau đó thiết đặt thư viện

Thiết đặt danh sách trên ruy-băng
Trong SharePoint server, hãy bấm Thiết đặt thư viện trên tab Thư viện trên ruy-băng

Trong SharePoint server, hãy bấm Thiết đặt thư viện trên tab Thư viện trên ruy-băng

Bấm Thiết đặt nâng cao từ cửa sổ thiết đặt

Thiết đặt cho thư viện tài liệu

Ảnh chụp màn hình của trang Thiết đặt Nâng cao cho Thư viện Tài liệu trong SharePoint

Thiết đặt Mở tài liệu trong trình duyệt

Dùng các loại nội dung để thiết lập tài liệu hoặc mẫu thư viện biểu mẫu

Nếu nhiều kiểu nội dung được hỗ trợ và mẫu được xác định cho các kiểu nội dung, thư viện sử dụng các mẫu được xác định bằng các kiểu nội dung, và không phải mẫu tệp mặc định. Trong trường hợp này, nếu bạn muốn tùy chỉnh các mẫu cho thư viện, bạn phải thay đổi các kiểu nội dung. Để biết thêm thông tin về các kiểu nội dung, hãy xem giới thiệu về kiểu nội dung và phát hành kiểu nội dung.

Thiết lập mẫu tệp mặc định khi bạn tạo tài liệu hoặc thư viện biểu mẫu

  1. Điều hướng tới trang bạn muốn tạo thư viện.

  2. Bấm Hành động trang, bấm Xem tất cả nội dung trang, sau đó bấm tạo.

    Lưu ý: Một trang web có thể được sửa đổi đáng kể về diện mạo và dẫn hướng. Nếu bạn không thể tìm thấy một tùy chọn, chẳng hạn như một lệnh, nút hoặc nối kết, hãy liên hệ với người quản trị của bạn.

  3. Bên dưới Thư viện, bấm Thư viện tài liệu hoặc Thư viện biểu mẫu.

  4. Trong hộp Tên, hãy gõ tên cho thư viện ảnh. Bạn bắt buộc phải đặt tên cho thư viện ảnh.

    Tên của thư viện ảnh xuất hiện ở đầu trang thư viện, trở thành một phần của địa chỉ trang thư viện và xuất hiện trong các thành phần dẫn hướng giúp người dùng tìm và mở thư viện.

  5. Trong hộp mô tả , nhập mô tả về mục đích của thư viện. Mô tả là tùy chọn.

    Mô tả xuất hiện ở phía trên cùng của thư viện trang, dưới tên của thư viện. Nếu bạn dự định bật thư viện để nhận nội dung bằng email, bạn có thể thêm địa chỉ email của thư viện để mô tả của nó, để mọi người có thể dễ dàng tìm thấy nó.

  6. Để thêm một nối kết vào thư viện này trên khởi động nhanh, hãy xác nhận rằng được chọn trong phần dẫn hướng.

  7. Trong phần Lịch sử Phiên bản tài liệu , bấm nếu bạn muốn phiên bản, hoặc bản sao, một tệp được tạo ra mỗi khi tệp được kiểm nhập vào thư viện.

  8. Trong phần Mẫu tài liệu , hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    Thư viện tài liệu    Xác định kiểu của tệp dưới dạng mẫu dùng cho tệp mới trong thư viện tài liệu. Các kiểu tệp sau đây sẵn dùng theo mặc định:

    • Không có

    • Tài liệu Microsoft Word 97-2003

    • Bảng tính Microsoft Excel 97/-2003

    • Bản trình bày Microsoft PowerPoint 97-2003.

    • Tài liệu Microsoft Word

    • Bảng tính Microsoft Excel

    • Bản trình bày Microsoft PowerPoint

    • Microsoft OneNote 2010 Notebook

    • Trang Web Microsoft SharePoint Designer

    • Trang cơ bản

    • Trang Phần Web

      Thư viện biểu mẫu    Chọn mẫu biểu mẫu mà bạn muốn xác định dưới dạng biểu mẫu cho tất cả biểu mẫu trong thư viện.

  9. Bấm Tạo.

Thay đổi mẫu tệp mặc định cho tài liệu hoặc thư viện biểu mẫu

Có hai cách bạn có thể thay đổi mẫu mặc định:

  • Nếu thư viện tài liệu hoặc biểu mẫu có mẫu tệp mặc định cho chương trình tương thích với SharePoint 2010, thì bạn có thể sửa mẫu mặc định.

  • Đối với các chương trình khác, bạn không thể sửa mẫu mặc định này trực tiếp nhưng bạn có thể sao chép tệp mẫu mới vào thư mục Biểu mẫu của thư viện để xác định mẫu tùy chỉnh.

Sửa mẫu tệp mặc định

  1. Điều hướng đến trang chứa thư viện mà bạn muốn sửa mẫu mặc định.

  2. Bấm vào tên của thư viện trên khởi động nhanh, hoặc bấm Hành động trang, bấm Xem tất cả nội dung trang, và sau đó trong phần công cụ thư viện thích hợp, bấm vào tên của thư viện.

    Lưu ý: Một trang web có thể được sửa đổi đáng kể về diện mạo và dẫn hướng. Nếu bạn không thể tìm thấy một tùy chọn, chẳng hạn như một lệnh, nút hoặc nối kết, hãy liên hệ với người quản trị của bạn.

  3. Trong ruy-băng, bên dưới phần Công cụ thư viện , bấm tab Thư viện , và sau đó trong nhóm thiết đặt , bấm Thiết đặt thư viện.

  4. Trong phần Thiết đặt Chung, hãy bấm Thiết đặt nâng cao.

  5. Trong phần Mẫu tài liệu , trong hộp URL mẫu , hãy bấm Sửa mẫu. Một trong các thao tác sau sẽ xảy ra:

    Thư viện tài liệu    Mẫu sẽ mở ra trong ứng dụng đó là tương thích với SharePoint 2010 và đó là liên kết với kiểu tệp mẫu hiện tại. Ví dụ, Word 2010 mở khi mẫu mặc định là một mẫu Word hoặc Excel 2010 sẽ mở ra nếu mẫu mặc định là một trang tính Excel.

    Thư viện biểu mẫu    Mẫu sẽ mở ra trong một chương trình tương thích với SharePoint 2010, hoặc một biểu mẫu dựa trên XML chương trình thiết kế, chẳng hạn như InfoPath 2010 hoặc một trình soạn thảo XML.

    Lưu ý: Nếu mọi người trên trang của bạn đã điền vào biểu mẫu dựa trên mẫu gốc, bạn nên cân nhắc tới cách thức những thay đổi đó có thể ảnh hưởng đến những biểu mẫu này. Ví dụ thêm trường người dùng bắt buộc phải điền vào có thể gây ra lỗi xuất hiện trong các biểu mẫu gốc đã được điền vào trước khi trường đó được thêm.

  6. Thực hiện thay đổi những thứ bạn muốn, sau đó lưu mẫu. Đóng chương trình nếu bạn không cần nó mở hoặc chuyển sang trang của bạn.

  7. Tùy vào chương trình thiết kế mẫu của mình, bạn có thể phát hành lại mẫu đến thư viện trên trang của bạn từ chương trình đó.

  8. Trong site của bạn, ở dưới cùng của trang tài liệu hoặc thiết đặt nâng cao thư viện biểu mẫu, hãy bấm OK.

Xác định mẫu tệp tùy chỉnh

  1. Tạo và lưu mẫu tùy chỉnh của bạn trong một chương trình tương thích với SharePoint 2010. Thực hiện ghi chú của vị trí của nó, sau đó chuyển sang SharePoint 2010.

  2. Điều hướng tới trang có chứa thư viện mà bạn muốn xác định mẫu tùy chỉnh.

  3. Bấm vào tên của thư viện trên khởi động nhanh, hoặc bấm Hành động trang, bấm Xem tất cả nội dung trang, và sau đó trong phần công cụ thư viện thích hợp, bấm vào tên của thư viện.

    Lưu ý: Một trang web có thể được sửa đổi đáng kể về diện mạo và dẫn hướng. Nếu bạn không thể tìm thấy một tùy chọn, chẳng hạn như một lệnh, nút hoặc nối kết, hãy liên hệ với người quản trị của bạn.

  4. Trong ruy-băng, bấm tab Thư viện , và sau đó trong nhóm kết nối & xuất , bấm mở bằng Explorer.

  5. Trong Windows Explorer, hãy duyệt để tìm mẫu tùy chỉnh mà bạn đã tạo.

  6. Bấm chuột phải vào tệp, sau đó bấm Sao trên menu lối tắt.

  7. Bấm nút Lùi cho đến khi bạn trở lại thư viện, sau đó bấm vào thư mục Biểu mẫu để mở nó ra.

  8. Bấm chuột phải vào khu vực trống trong cửa sổ thư mục, sau đó bấm Dán trên menu lối tắt.

  9. Đóng Windows Explorer và trở lại thư viện trên trang.

  10. Trên menu thiết đặt , bấm Thiết đặt thư viện.

  11. Dưới mục Thiết đặt Chung, hãy bấm Thiết đặt nâng cao.

  12. Trong phần Mẫu tài liệu, hãy thực hiện trong những thao tác sau:

    Thư viện tài liệu    Nhập địa chỉ của mẫu tùy chỉnh của bạn vào hộp URL mẫu . Vị trí là địa chỉ Web của mẫu trên trang web, so với tên trang. Ví dụ, nếu mẫu của bạn được gọi là Watermark.dotx, và bạn đã thêm vào thư mục biểu mẫu của Tài liệu chia sẻ, thư viện tài liệu, bạn sẽ nhập như sau:

    Chia sẻ Documents/Forms/Watermark.dotx

    Thư viện biểu mẫu    Nhập địa chỉ của mẫu tùy chỉnh mà bạn muốn dùng trong hộp URL mẫu . Vị trí là địa chỉ Web của mẫu trên trang web, so với tên trang. Ví dụ, nếu mẫu của bạn được gọi là Orders.xml, và bạn đã thêm vào thư mục biểu mẫu của thư viện biểu mẫu mua , bạn sẽ nhập như sau:

    Purchases/Forms/Orders.xsn

    Lưu ý:  Nếu các thiết đặt trong hộp Mẫu Tài liệu không sẵn dùng, người quản trị có thể đã thiết lập nhiều loại nội dung. Để xem liệu nhiều loại nội dung này đã được cho phép hay chưa, hãy xác nhận xem bạn đã chọn Có ở dưới mục Cho phép quản lý các loại nội dung? trong phần Loại Nội dung ngay ở trên phần Mẫu Tài liệu. Nếu đúng như vậy, bạn phải sửa mẫu cho loại nội dung đó.

Tìm hiểu thêm về các mẫu tệp trong văn bản hoặc thư viện biểu mẫu

Khi bạn tạo một thư viện tài liệu hoặc biểu mẫu, bạn có thể đặt mẫu tệp mặc định cho thư viện đó. Khi ai đó tạo tệp mới trong thư viện, mẫu mặc định sẽ mở ra trong chương trình thích hợp. Ví dụ trong thư viện tài liệu, bạn có thể đặt một mẫu Word 2010. Khi ai đó tạo tệp mới trong thư viện tài liệu đó, mẫu mở ra trong Word.

Nếu bạn muốn xác định thiết đặt bổ sung hoặc cung cấp nội dung mặc định xuất hiện trong tất cả các tệp mới, chẳng hạn như một dàn bài ưu tiên cho một đề xuất chiến dịch tiếp thị hoặc một miễn trừ trách nhiệm chính thức trong chân trang, bạn cũng có thể thêm thông tin này vào mẫu.

Kiểu tệp bạn có thể hoặc không thể lưu giữ trong thư viện SharePoint

Tùy thuộc vào tệp có trong thư viện, bạn có thể gặp một trong các tình huống sau:

Tệp tương thích với công nghệ SharePoint    Đối với người dùng để tạo một tệp bằng cách sử dụng lệnh mới trong thư viện tài liệu, tệp mẫu phải được tạo từ một chương trình tương thích với SharePoint 2010, chẳng hạn như Word 2010. Khi bạn tạo tệp mới trong thư viện biểu mẫu, chương trình mặc định có thể là một chương trình thiết kế biểu mẫu dựa trên XML tương thích với SharePoint 2010, chẳng hạn như Microsoft InfoPath 2010.

Tệp chương trình khác    Đối với hầu hết các chương trình khác, bạn vẫn có thể lưu trữ và quản lý tệp trong thư viện. Nhưng thay vì trực tiếp tạo tệp từ thư viện tài liệu, bạn có thể tạo tệp trong chương trình của bạn và sau đó thêm nó vào thư viện sau này.

Tệp chương trình bị chặn    Vì lý do bảo mật, một số kiểu tệp chương trình, chẳng hạn như .exe bị khóa không thể lưu giữ trong thư viện.

Tìm hiểu thêm thông tin về các loại tệp bị chặn trong phần Xem thêm .

Hai kiểu thư viện có sử dụng các mẫu tệp

Hai kiểu thư viện có sử dụng mẫu là thư viện biểu mẫu và tài liệu.

Thư viện tài liệu    Bạn sử dụng thư viện tài liệu để lưu trữ và quản lý nhiều kiểu tệp khác, bao gồm tài liệu, bảng tính, bản trình bày, tệp văn bản và các kiểu tệp. Thư viện tài liệu thường là vị trí phổ biến nhất trên một trang nơi bạn có thể tạo, thu thập, Cập Nhật, và quản lý các tệp với thành viên nhóm và chia sẻ với đồng nghiệp khác trong toàn bộ doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể sử dụng thư viện tài liệu dưới dạng một kho lưu trữ tệp đa năng. Hoặc bạn có thể dùng thư viện tài liệu cho một mục đích cụ thể, ví dụ, một nhóm tiếp thị có thể phải riêng của thư viện tài liệu để lập kế hoạch tài liệu, bản phát hành tin tức và Ấn phẩm.

Thư viện biểu mẫu    Thư viện biểu mẫu cung cấp một cách đơn giản cho bạn chia sẻ và theo dõi các biểu mẫu dựa trên XML được sử dụng để thu thập thông tin. Ví dụ, bạn có thể tạo một thư viện biểu mẫu cho biểu mẫu báo cáo chi phí của bộ phận của bạn. Mẫu biểu mẫu báo cáo chi phí được lưu dưới dạng mẫu tệp mặc định trong thư viện biểu mẫu. Mỗi lần một người tạo báo cáo chi phí, họ mở mẫu dưới dạng biểu mẫu trống, chứa các bố trí, trường và các phép tính trong báo cáo chi phí. Khi người nào đó sẽ điền vào mẫu, dữ liệu báo cáo chi phí (và chỉ có dữ liệu) được lưu dưới dạng tệp XML trong thư viện biểu mẫu. Bằng cách tách dữ liệu từ biểu mẫu, thật dễ dàng hơn để xử lý mỗi báo cáo chi phí riêng biệt bằng các hệ thống, phối dữ liệu hoặc xuất cho phân tích và xử lý thêm.

Nơi mẫu tệp được lưu giữ trong thư viện

Khi tài liệu hoặc thư viện biểu mẫu có mẫu tệp mặc định thì mẫu tệp này được lưu giữ trong thư mục Biểu mẫu của thư viện.

Mở thư viện trong Windows Explorer để xem thư mục biểu mẫu , có chứa các mẫu tệp cho thư viện.

Các nội dung của thư mục có tên Thư mục trong thư viện tài liệu

Theo mặc định, thư viện tài liệu có mẫu tệp, được gọi là template.dotx, nhưng bạn có thể thay đổi tệp này nếu bạn cần. Để xác định một mẫu khác nhau, bạn cần phải đầu tiên tạo nó trong một chương trình tương thích với SharePoint 2010, chẳng hạn như Word 2010, và sau đó lưu nó vào thư mục biểu mẫu của thư viện. Sau đó, từ thư viện, bạn chỉ định địa chỉ của mẫu tùy chỉnh.

Theo mặc định, thư viện biểu mẫu đi kèm với tệp chỗ dành sẵn, được gọi là template.xml mà bạn phải thay thế bằng một mẫu biểu mẫu mà bạn tạo.

Tạo mẫu tệp cho thư viện biểu mẫu

Để tạo hoặc tùy chỉnh mẫu trong thư viện biểu mẫu, bạn có thể sử dụng một chương trình thiết kế biểu mẫu dựa trên XML tương thích với SharePoint 2010, chẳng hạn như InfoPath 2010. Có thể có các ưu điểm bổ sung để sử dụng chương trình thiết kế biểu mẫu. Ví dụ, khi bạn sử dụng InfoPath 2010, bạn có thể làm như sau:

  • Tạo thư viện biểu mẫu và mẫu trực tiếp từ InfoPath.

  • Sửa hoặc tái phát hành mẫu biểu mẫu đến thư viện biểu mẫu một cách thuận tiện.

  • Phối các tệp dữ liệu XML riêng lẻ được tạo từ mẫu biểu mẫu để xử lý thêm.

  • Tăng cấp các trường của dữ liệu XML cho các cột thư viện trong thư viện biểu mẫu.

Khi người dùng tạo biểu mẫu, nó sẽ mở theo mặc định trong chương trình chỉnh sửa biểu mẫu tương thích với SharePoint 2010 trên máy tính khách của người dùng. Nếu chương trình tương thích không được cài đặt, biểu mẫu, nếu nó được thiết kế để mở trong trình duyệt có thể mở trong trình duyệt. Nếu bạn muốn, bạn có thể xác định biểu mẫu được thiết kế để mở trong một trình duyệt luôn sẽ mở ra trong trình duyệt. Bạn có thể thay đổi hành vi mặc định trong thiết đặt Mở tài liệu trong trình duyệt trong các thiết đặt nâng cao của thư viện.

Dùng các loại nội dung để thiết lập tài liệu hoặc mẫu thư viện biểu mẫu

Nếu nhiều loại nội dung được cho phép và các mẫu được xác định cho những loại nội dung này thì thư viện sử dụng các mẫu được xác định theo loại nội dung chứ không phải mẫu tệp mặc định. Trong trường hợp này, nếu bạn muốn tùy chỉnh các mẫu cho thư viện, bạn phải thay đổi loại nội dung.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×