Đóng và mở tệp dữ liệu Outlook (.pst)

Đóng và mở tệp dữ liệu Outlook (.pst)

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Outlook là một phần của thói quen hàng ngày của bạn. Bạn dùng nó để gửi thông điệp email, để thiết lập sự kiện lịch, và để tạo nhiệm vụ và các mục khác. Nhưng bạn có tự hỏi làm thế nào và trong đó tất cả các mục được lưu trữ? Chúng thường đang lưu trữ tự động và đã lưu trong một Tệp Dữ liệu Outlook (.pst). Và với Outlook, bạn có thể mở và đóng Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) tệp và quản lý cách và nơi mục được lưu trữ.

  1. Mở Outlook, và trên tab tệp , chọn mở & xuất > Mở tệp dữ liệu Outlook.

    Mở tệp dữ liệu Outlook

    Ghi chú: Tùy thuộc vào cách Outlook thiết lập, có thể vào thư mục nơi lưu tệp .pst sẽ tự động mở ra. Nếu không, hãy duyệt đến vị trí của tệp. Nếu bạn không chắc chắn nơi có tệp dữ liệu Outlook , hãy xem định vị tệp dữ liệu Outlook.

  2. Chọn Tệp Dữ liệu Outlook (.pst), sau đó chọn mở.

  3. Trong thư mục tệp dữ liệu outlook — thường là ở dưới cùng của ngăn thư mục của bạn — chọn thư mục mà bạn muốn mở.

    Để mở tệp dữ liệu outlook, hãy chọn mũi tên kế bên nó.

Bạn có thể loại bỏ một tệp dữ liệu Outlook từ ngăn thư mục bằng cách đóng tệp. Điều này không, Tuy nhiên, loại bỏ tệp từ máy tính của bạn.

  • Trong ngăn thư mục, bấm chuột phải vào tệp dữ liệu outlook, sau đó chọn Đóng "tệp dữ liệu Outlook".

Bạn muốn làm gì?

Nếu bạn có một Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) không xuất hiện trong Ngăn Dẫn hướng, bạn có thể thêm nó để bạn có thể làm việc với các mục trong tệp dữ liệu.

  1. Trên tab Tệp, bấm Thiết đặt Tài khoản > Thiết đặt Tài khoản.

    Thiết đặt Tài khoản trong dạng xem Backstage

  2. Trên tab Tệp dữ liệu , hãy bấm Thêm.

  3. Bấm vào tệp Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) mà bạn muốn mở, sau đó bấm OK.

Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) tạo ra bằng Outlook 2010 này được lưu trên máy tính của bạn trong thư mục Documents\Outlook Files. Nếu bạn đang dùng Windows XP, các tệp được tạo trong thư mục của tôi Documents\Outlook Files.

Tệp được tạo trong phiên bản trước của Outlook được lưu ở vị trí khác trong một thư mục ẩn.

  • Windows 7 và Windows Vista
    ổ đĩa: \Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook

  • Windows XP
    ổ đĩa: \Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Mẹo:  Để biết thông tin về thư mục ẩn trong Windows, hãy xem Trợ giúp và Hỗ trợ Windows.

Tên tệp mà bạn xác định cho một Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) xuất hiện trong ngăn dẫn hướng. Trước khi Outlook 2010, tên hiển thị mặc định cho Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) là Thư mục cá nhân. Điều này có thể gây nhầm lẫn nếu bạn làm việc với nhiều tệp dữ liệu Outlook (.pst) đã được tạo trong phiên bản trước của Outlook. Chúng tôi khuyên bạn dùng một tên mô tả Hiển thị cho từng Tệp Dữ liệu Outlook (.pst).

  1. Trên tab Tệp, bấm Thiết đặt Tài khoản > Thiết đặt Tài khoản.

  2. Trên tab Tệp dữ liệu , bấm vào tệp Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) > thiết đặt.

  3. Trong hộp tên , nhập tên mô tả cho Tệp Dữ liệu Outlook (.pst).

    Hộp thoại Tệp Dữ liệu Outlook

    Ghi chú: Thay đổi tên hiển thị không đổi tên tệp. Chỉ có tên như nó xuất hiện trong ngăn dẫn hướng được thay đổi.

Khi bạn không còn cần thường xuyên truy nhập vào một Tệp Dữ liệu Outlook (.pst), bạn có thể đóng tệp. Đóng tệp không còn xuất hiện trong ngăn dẫn hướng, nhưng không bị xóa khỏi máy tính của bạn.

  • Bấm chuột phải vào tên của Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) mà bạn muốn loại bỏ từ ngăn dẫn hướng, sau đó bấm đóng tên.

    Lệnh Đóng Tệp Dữ liệu Outlook (.pst)

Thận trọng: Nếu lệnh đóng không sẵn dùng, bạn có thể đang cố gắng loại bỏ tệp Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) mặc định, được dùng để lưu thư mới của bạn. Nếu bạn loại bỏ tệp dữ liệu đó, thư mới sẽ có hư không đi.

Nếu bạn đã tạo một tệp .pst mà không xuất hiện trong ngăn dẫn hướng, thêm tệp .pst vào Outlook để bạn có thể làm việc với các mục trong đó.

  1. Trên menu tệp , trỏ tới mở, sau đó bấm Tệp dữ liệu Outlook.

  2. Bấm vào tệp .pst mà bạn muốn mở, sau đó bấm OK.

    Ghi chú: Tên thư mục được liên kết với tệp dữ liệu xuất hiện trong danh Sách thư mục. Để xem danh Sách thư mục, trên menu đi , hãy bấm Danh sách thư mục. Theo mặc định, thư mục sẽ được gọi là Thư mục cá nhân.

Những điều sau đây là danh sách của vị trí tệp dữ liệu Outlook được lưu trên máy tính của bạn. Một số trong các thư mục có thể là thư mục ẩn. Để xem chúng, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

  1. Bấm nút Bắt đầu rồi bấm Ngăn Điều khiển.

  2. Bấm Tùy chọn Thư mục.

    Tùy chọn Thư mục

  3. Bấm tab xem , sau đó bấm Tùy chọn hiện tệp và ẩn thư mục .

Vị trí tệp trong Windows Vista

Tệp dữ liệu Outlook (.pst)    ổ đĩa: \User\user name\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Tệp thư mục ngoại tuyến (.ost)    ổ đĩa: \User\user name\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Vị trí tệp trong Windows XP

Tệp dữ liệu Outlook (.pst)    ổ đĩa: \Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Tệp thư mục ngoại tuyến (.ost)    ổ đĩa: \Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Hãy nhớ các điểm:

  • Bạn có thể lưu, sao chép hoặc di chuyển một tệp dữ liệu (không phải là tệp được dùng làm vị trí chuyển phát mặc định của bạn) vào một vị trí khác trên ổ đĩa cứng của bạn hoặc để chia sẻ trên mạng. Hãy nhớ rằng bạn phải có quyền truy nhập đọc/ghi để mở một tệp thư mục cá nhân (.pst) từ một mạng chia sẻ.

  • Nếu bạn cần để truy nhập bất kỳ tệp dữ liệu được lưu trữ trên một mạng chia sẻ hoặc trên máy tính khác, hãy đóng bất kỳ chương trình nào có thể đang dùng tệp đó. Tệp dữ liệu có thể truy nhập bằng chỉ một người dùng hoặc chương trình tại một thời điểm.

  • Tệp .pst dữ liệu không hỗ trợ chỉ-đọc đa phương tiện chẳng hạn như đĩa CD và DVD.

Nếu bạn sử dụng tài khoản Microsoft Exchange, thông thường của bạn thông điệp email, lịch, liên hệ, và các mục được gửi đến và lưu trữ trong hộp thư của bạn trên máy chủ. Khi bạn cài đặt Outlook trên một máy tính mới và cấu hình tài khoản Exchange, tất cả các mục trên máy chủ sẽ sẵn có cho bạn một lần nữa. Thông tin còn lại trong bài viết này không áp dụng cho bạn, trừ khi bạn đã lưu trữ tệp dữ liệu cục bộ hoặc đã xác định thông điệp email Exchange của bạn được chuyển tới một tệp dữ liệu cục bộ.

Nếu bạn dùng một tài khoản email POP3 là một trong các loại phổ biến của tài khoản email cá nhân, thông điệp email được tải xuống từ máy chủ email POP3 của bạn tại nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) tới máy tính của bạn và được chuyển đến và lưu trữ cục bộ trong một tệp thư mục cá nhân (.pst) có tên là Outlook.pst (tên tệp dữ liệu mặc định). Outlook.PST được lưu trong ổ đĩa: \Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook thư mục.

Ghi chú: Vị trí mặc định của tệp .pst là một thư mục ẩn. Dùng Windows Explorer để dẫn hướng đến thư mục này, trước tiên bạn phải bật trên màn hình của thư mục ẩn.

  • Trong Windows Explorer, trên menu công cụ , bấm Tùy chọn thư mục.

  • Trên tab dạng xem , dưới Thiết đặt nâng cao, bên dưới tệp và thư mục, dưới tệp và ẩn thư mục, bấm hiện tệp và ẩn thư mục.

  • Nếu bạn muốn xem tất cả các phần mở rộng tên tệp, hãy xóa hộp kiểm ẩn phần mở rộng cho các loại tệp bên dưới tệp và thư mục.

    Thư mục ẩn xuất hiện bị mờ đi để biểu thị rằng họ không phải là thư mục thông thường.

Bạn có thể di chuyển bất kỳ tệp .pst Outlook vào bất kỳ vị trí trên máy tính của bạn. Ví dụ, một số người muốn giữ tệp của họ Outlook dữ liệu trên ổ D hoặc bên dưới tài liệu của tôi, sao cho việc tạo tệp sao lưu dễ dàng hơn.

Trước khi bạn di chuyển tệp .pst của bạn, bạn có thể muốn thay đổi tên hiển thị của nó từ thư mục cá nhân cho số có ý nghĩa hơn cho bạn. Thay đổi tên giúp bạn phân biệt giữa các tệp dữ liệu khác nhau Outlook khi bạn làm việc với nhiều hơn một tệp .pst.

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào Thư mục cá nhân, sau đó bấm thuộc tính cho "thư mục cá nhân".

    Thuộc tính Tệp

    Thư mục cá nhân luôn là một thư mục mức cao nhất trong ngăn dẫn hướng trong thư.

    Thuộc tính Thư mục Cá nhân

  2. Bấm Nâng cao.

  3. Trong hộp văn bản tên , nhập tên có ý nghĩa cho bạn, chẳng hạn như Greta của dữ liệu Outlook.

    Thư mục Cá nhân

  4. Bấm OK hai lần.

Bây giờ bạn có thể bắt đầu di chuyển tệp dữ liệu Outlook sang vị trí khác trên máy tính của bạn.

  1. Trong Outlook, thực hiện ghi chú của vị trí tệp và tên.

    • Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào Thư mục cá nhân hoặc tên xuất hiện cho tệp .pst của bạn, sau đó bấm thuộc tính cho tên thư mục.

    • Bấm Nâng cao.

    • Trong hộp văn bản tên tệp , hãy ghi chú của hoàn chỉnh đường dẫn tệp cùng tên của tệp .pst.

  2. Thoát khỏi Outlook và sau đó di chuyển tệp.

    • Sử dụng Windows Explorer để sao chép tệp .pst mỗi từ vị trí mặc định trong ổ đĩa: \Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook thư mục vào bất kỳ thư mục trên máy tính của bạn mà bạn muốn.

      Ghi chú: Vị trí mặc định là một thư mục ẩn. Dùng Windows Explorer để dẫn hướng đến thư mục này, trước tiên bạn phải bật trên màn hình của thư mục ẩn.

      • Trong Windows Explorer, trên menu công cụ , bấm Tùy chọn thư mục.

      • Trên tab dạng xem , dưới Thiết đặt nâng cao, bên dưới tệp và thư mục, dưới tệp và ẩn thư mục, bấm hiện tệp và ẩn thư mục.

      • Nếu bạn muốn xem tất cả các phần mở rộng tên tệp, hãy xóa hộp kiểm ẩn phần mở rộng cho các loại tệp bên dưới tệp và thư mục.

        Thư mục ẩn xuất hiện bị mờ đi để cho biết họ không phải là thư mục thông thường.

  3. Trong Panel điều khiển, bấm Tài khoản người dùng, sau đó bấm thư.

    Ghi chú: Nếu bạn đang sử dụng dạng xem cổ điển trong Pa-nen điều khiển, bấm đúp vào thư.

  4. Bấm Hiện hồ sơ, sau đó chọn hồ sơ có chứa tệp .pst.

  5. Bấm thuộc tính, sau đó bấm Tệp dữ liệu.

  6. Chọn tệp dữ liệu từ danh sách, sau đó bấm thiết đặt.

  7. Khi một thông báo xuất hiện, thông báo cho bạn không thể tìm thấy tệp dữ liệu ở vị trí cũ, hãy bấm OK.

  8. Duyệt đến vị trí thư mục mới, chọn tệp dữ liệu, sau đó bấm mở.

  9. Bấm OK, sau đó bấm đóng hai lần.

  10. Bấm OK và khởi động lại Outlook.

Nếu bạn làm việc ngoại tuyến với Outlook hoặc sử dụng Exchange với chế độ đệm ẩn Exchange, bạn có thể thay đổi vị trí của tệp cục bộ các thư mục ngoại tuyến (.ost) vào thư mục khác hoặc ổ đĩa cứng.

  1. Thoát khỏi Outlook.

  2. Bấm Bắt đầu, rồi bấm Panel Điều khiển.

  3. Bấm đúp vào thư, sau đó bấm Tài khoản email.

  4. Bấm Hiện hồ sơ, sau đó chọn hồ sơ có chứa tệp .pst.

  5. Bấm thuộc tính, sau đó bấm Tệp dữ liệu.

  6. Chọn tài khoản Exchange, sau đó bấm thiết đặt.

  7. Trên tab nâng cao , hãy xóa hộp kiểm Chế độ Exchange đệm ẩn sử dụng .

    Ghi chú: Khi bạn thấy thông báo này: bạn phải khởi động lại Outlook để những thay đổi có hiệu lực, bấm OK.

  8. Bấm thiết đặt, và trên tab nâng cao , bấm Thư mục tệp thiết đặt ngoại tuyến.

  9. Bấm Tắt Sử dụng Ngoại tuyến, sau đó bấm trong hộp thoại xuất hiện.

  10. Bấm thiết đặt tệp thư mục ngoại tuyến.

  11. Bấm duyệt, đi đến vị trí mà bạn muốn lưu tệp .ost của bạn, nhập tên trong hộp tên tệp , sau đó bấm mở.

  12. Bấm OK, sau đó chọn hộp kiểm Chế độ Exchange đệm ẩn sử dụng .

  13. Bấm OK. Khi bạn thấy thông báo này: bạn phải khởi động lại Outlook để những thay đổi có hiệu lực, bấm OK.

  14. Bấm Đóng.

    Lần sau khi bạn bắt đầu Outlook, .ost tệp mới sẽ được đồng bộ hóa với hộp thư của bạn trên máy chủ đang chạy Exchange.

Hiện không có cách nào để mật khẩu bảo vệ Outlook trên khởi động hoặc để khóa Outlook nếu bạn cần để nhanh chóng đi khỏi máy tính khác bằng cách sử dụng Microsoft Windows của bạn đăng nhập mật khẩu hoặc bằng cách sử dụng bên thứ ba phần mềm viết dành riêng cho mật khẩu bảo vệ Outlook. Tuy nhiên, bạn có thể đặt mật khẩu trên tệp thư mục cá nhân của bạn (.pst). Nếu bạn dùng một tài khoản email Internet trong Outlook, chẳng hạn như một POP3 hoặc tài khoản HTTP, thông điệp email của bạn được chuyển đến một tệp .pst dữ liệu trên ổ đĩa cứng của máy tính của bạn. Bạn có thể dùng mật khẩu trên tệp .pst của bạn để giúp ngăn chặn việc vô tình xâm nhập bởi những người khác mà bạn chia sẻ với máy tính của bạn.

  1. Trên menu đi , hãy bấm Danh sách thư mục.

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Nếu bạn có tài khoản email POP3, bấm chuột phải vào Thư mục cá nhân, sau đó bấm thuộc tính cho "thư mục cá nhân" trên menu lối tắt.

      Ghi chú: Nếu bạn cung cấp tên hiển thị tùy chỉnh cho tệp dữ liệu của bạn, thay thế đó tên cho Thư mục cá nhân.

    • Nếu bạn có một IMAP hoặc HTTP e-mail tài khoản, chẳng hạn như Microsoft Windows Live Mail, bấm chuột phải vào tên tài khoản, sau đó bấm thuộc tính cho tài khoản tên trên menu lối tắt.

  3. Trên tab chung , bấm nâng cao.

  4. Bấm Đổi Mật khẩu.

  5. Trong hộp thoại Đổi mật khẩu , nhập mật khẩu mới của bạn — các ký tự tối đa 15 — và xác nhận nó bằng cách gõ lại nó.

    Ghi chú: 

    • Dùng mật khẩu mạnh kết hợp chữ hoa và chữ cái, số, và ký hiệu. Yếu mật khẩu không nên trộn lẫn các thành phần. Ví dụ về mật khẩu mạnh: Y6dh! et5, và ví dụ về mật khẩu yếu: House27. Mật khẩu phải 8 hoặc nhiều ký tự trong độ dài. Một cụm từ pass dùng 14 hoặc nhiều ký tự là tốt hơn. Để biết thêm thông tin, hãy xem tạo mật khẩu mạnh và bảo vệ chúng.

    • Đó là quan trọng là bạn nhớ mật khẩu của bạn. Nếu bạn quên mật khẩu của bạn, Microsoft không thể truy xuất. Lưu trữ mật khẩu mà bạn ghi lại ở một nơi bảo mật ra khỏi những thông tin mà họ giúp bảo vệ.

  6. Hãy đảm bảo rằng hộp kiểm lưu mật khẩu này trong danh sách mật khẩu của bạn được xóa. Điều này ngăn mật khẩu được đệm ẩn, vì vậy bạn sẽ cần phải nhập mật khẩu mỗi lần bạn chạy Outlook. Đừng quên mật khẩu.

    Quan trọng: Cả Microsoft, nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP), lẫn người quản trị email của bạn có quyền truy nhập mật khẩu của bạn, và họ có thể giúp bạn khôi phục nội dung của tệp .pst nếu bạn quên mật khẩu.

  7. Bấm OK ba lần.

Khi bạn bấm vào thư mục tài khoản email, bạn sẽ được nhắc để mật khẩu của bạn. Sau khi bạn lấy lại quyền truy nhập, bạn sẽ không phải nhập lại mật khẩu cho phiên làm việc đó. Nếu bạn thoát ra và sau đó khởi động lại Outlook, bạn sẽ được nhắc nhập mật khẩu khi bạn bấm vào thư mục tài khoản email.

Quan trọng: Tính năng mật khẩu .pst không nhằm cung cấp bảo mật đối với trước tin tặc. Đó là một cách để ngăn không cho vô tình xâm nhập bởi người khác mà bạn tin cậy và chia sẻ máy tính của bạn, chẳng hạn như ở nhà với gia đình của bạn. Một cách an toàn hơn bảo vệ dữ liệu của bạn trên máy tính mà bạn chia sẻ với người khác là tạo một bảo vệ bằng mật khẩu tài khoản người dùng Windows cho mỗi người dùng máy tính.

Tên hiển thị mặc định của tệp thư mục cá nhân (.pst) là Thư mục cá nhân. Điều này có thể gây nhầm lẫn nếu bạn làm việc với nhiều tệp .pst, tất cả đều có cùng tên. Thực hành tốt nhất là tên hiển thị tùy chỉnh.

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào Thư mục cá nhân, sau đó bấm thuộc tính cho "thư mục cá nhân".

    Thuộc tính Thư mục Cá nhân

  2. Bấm Nâng cao.

    Thư mục Cá nhân

  3. Trong hộp tên , nhập tên có ý nghĩa cho bạn, chẳng hạn như Greta của dữ liệu Outlook.

  4. Bấm OK hai lần.

Trong ngăn dẫn hướng, bạn thấy một thư mục trên cùng với tên mà bạn đã nhập. Bây giờ bạn có thể nhanh chóng phân biệt các tệp dữ liệu của bạn từ bất kỳ người khác.

Mẹo: Tùy chỉnh tên tệp cũng rất hữu ích nếu bạn lưu giữ nhiều .pst tệp lưu trữ. Ví dụ, nếu bạn tạo một tệp .pst hàng tháng để lưu trữ tất cả các mục đã gửi của bạn cho tháng đó, bạn có thể đổi tên tên hiển thị từ thư mục cá nhân vào thân thiện hơn, chẳng hạn như Gửi thư lưu trữ – tháng mười hai năm 2007.

Ngay cả khi bạn có một xu hướng hoard email, bạn có thể muốn bỏ chọn một số ít quan trọng trong ngăn dẫn hướng. Bạn có thể không luôn luôn cần quyền truy nhập nhắn tin tức thời vào một tệp .pst kho lưu trữ. Bạn có thể loại bỏ tệp dữ liệu Outlook từ ngăn dẫn hướng mà không xóa tệp từ máy tính của bạn.

  • Bấm chuột phải vào thư mục cá nhân mà bạn muốn loại bỏ từ ngăn dẫn hướng, sau đó bấm Đóng thư mục cá nhân.

Nếu tùy chọn Thư mục cá nhân đóng không sẵn dùng, bạn có thể tìm cách loại bỏ tệp .pst mà Outlook dùng cho việc lưu thư mới của bạn. Nếu bạn loại bỏ tệp dữ liệu đó, thư mới sẽ có hư không đi.

Mẹo: Sợ xóa một tệp và làm mất dữ liệu của bạn? Đóng một tệp .pst sẽ không xóa tệp hoặc bất kỳ mục nào đó. Tệp chỉ không còn xuất hiện trong ngăn dẫn hướng. Bạn luôn có thể thêm bất kỳ tệp .pst trở về màn hình bằng cách thực hiện các thao tác sau:

  1. Trên menu tệp , trỏ tới mở, sau đó bấm Tệp dữ liệu Outlook.

  2. Bấm vào tệp .pst mà bạn muốn mở, sau đó bấm OK.

Tìm hiểu thêm về Outlook tệp dữ liệu

Để biết thêm thông tin về Outlook tệp dữ liệu, hãy xem các chủ đề sau đây:

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×