Đếm dữ liệu bằng truy vấn

Đếm dữ liệu bằng truy vấn

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Bài viết này giải thích cách đếm dữ liệu trả về một truy vấn. Ví dụ, biểu mẫu hoặc báo cáo, bạn có thể đếm số lượng các mục trong một hoặc nhiều trường bảng hoặc điều khiển. Bạn cũng có thể tính toán giá trị trung bình, và tìm các giá trị nhỏ nhất, lớn nhất, sớm nhất, và mới nhất. Ngoài ra, Access cung cấp một tính năng được gọi là tổng hàng mà bạn có thể dùng để đếm các dữ liệu trong biểu dữ liệu mà không cần phải thay đổi thiết kế truy vấn của bạn.

Bạn muốn làm gì?

Tìm hiểu về cách đếm dữ liệu

Đếm dữ liệu bằng cách dùng một hàng tổng

Đếm dữ liệu bằng cách dùng truy vấn tổng

Tham khảo hàm tổng hợp

Tìm hiểu về cách đếm dữ liệu

Bạn có thể đếm số lượng các mục trong một trường (cột giá trị) bằng cách dùng hàm Count . Hàm Count thuộc một tập hợp các hàm được gọi là hàm tổng hợp. Bạn sử dụng hàm tổng hợp để thực hiện một phép tính trên một cột dữ liệu và trả về một giá trị duy nhất. Access cung cấp một số hàm tổng hợp ngoài đếm, chẳng hạn như:

  • Tính tổng, để tính tổng một cột số.

  • Trung bình, cho một cột số trung bình.

  • Tối đa, để tìm giá trị cao nhất trong một trường.

  • Tối thiểu, để tìm giá trị thấp nhất trong một trường.

  • Độ lệch tiêu chuẩn , đo độ giá trị phân tán từ một giá trị trung bình (trung bình).

  • Phương sai, đo thống kê phương sai của tất cả giá trị trong cột.

Access cung cấp hai cách để thêm Count và hàm tổng hợp khác vào một truy vấn. Bạn có thể:

  • Mở truy vấn trong dạng xem biểu dữ liệu và thêm một hàng tổng. Tổng hàng cho phép bạn sử dụng hàm tổng hợp trong một hoặc nhiều cột của một kết quả truy vấn mà không cần phải thay đổi thiết kế truy vấn của bạn.

  • Tạo truy vấn tổng. Truy vấn tổng tính tổng phụ trong các nhóm bản ghi. Ví dụ, nếu bạn muốn tất cả doanh thu theo thành phố tổng phụ hoặc theo quý, bạn dùng truy vấn tổng để nhóm các bản ghi của bạn bằng thể loại mà bạn muốn và sau đó tính tổng các số liệu bán hàng. Ngược lại, một hàng tổng tính tổng cộng cho một hoặc nhiều cột (trường) của dữ liệu.

Lưu ý: Các phần hướng dẫn trong tài liệu này làm nổi bật bằng cách dùng hàm Count , nhưng hãy nhớ rằng bạn có thể dùng các hàm tổng hợp khác trong các hàng tổng và truy vấn. Để biết thêm thông tin về cách sử dụng các hàm tổng hợp khác, hãy xem tham chiếu hàm tổng hợp ở phần sau của bài viết này.

Để biết thêm thông tin về những cách sử dụng các hàm tổng hợp khác, hãy xem bài viết Hiển thị tổng cột trong một biểu dữ liệu.

Các bước trong phần sau đây sẽ giải thích cách thêm một hàng tổng và cách dùng truy vấn tổng đếm dữ liệu. Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ rằng hàm Count hoạt động trên một số lớn hơn các kiểu dữ liệu so với các hàm tổng hợp khác. Ví dụ, bạn có thể chạy một hàm Count đối với bất kỳ kiểu trường ngoại trừ một có chứa phức tạp, lặp vô hướng dữ liệu, chẳng hạn như một trường đa giá trị danh sách.

Ngược lại, nhiều trong các hàm tổng hợp hoạt động chỉ trên dữ liệu trong các trường được đặt kiểu dữ liệu cụ thể. Ví dụ, hàm Sum hoạt động chỉ với các trường được đặt thành các kiểu dữ liệu số, số thập phân hoặc tiền tệ. Để biết thêm thông tin về các kiểu dữ liệu mỗi hàm yêu cầu, hãy xem hàm tổng hợp tham chiếu, ở phần sau của bài viết này.

Để biết thông tin chung về kiểu dữ liệu, hãy xem bài viết Sửa đổi hoặc thay đổi kiểu dữ liệu được đặt cho một trường.

Đầu Trang

Đếm dữ liệu bằng cách dùng một hàng tổng

Bạn thêm một hàng tổng vào một truy vấn bằng cách mở truy vấn của bạn trong dạng xem biểu dữ liệu, thêm hàng, và sau đó chọn hàm Count hoặc hàm tổng hợp khác, chẳng hạn như Sum, tối thiểu, tối đahoặc Trung bình. Các bước trong phần này giải thích cách tạo một truy vấn chọn cơ bản và thêm một hàng tổng.

Tạo một truy vấn chọn cơ bản

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm vào Thiết kế Truy vấn.

    Ảnh Ribbon Access

  2. Trong hộp thoại Hiện bảng , bấm đúp vào bảng hoặc bảng mà bạn muốn sử dụng truy vấn của bạn, sau đó bấm đóng.

    Đã chọn bảng hoặc bảng xuất hiện dưới dạng windows ở phần trên của trình thiết kế truy vấn. Hình này hiển thị bảng thông thường trong trình thiết kế truy vấn:

    Một truy vấn có ba trường trong lưới thiết kế

  3. Bấm đúp vào các trường bảng bạn muốn sử dụng ở truy vấn của mình.

    Bạn có thể bao gồm trường có chứa dữ liệu mang tính mô tả, chẳng hạn như tên và mô tả, nhưng bạn phải bao gồm trường có chứa các giá trị mà bạn muốn đếm.

    Mỗi trường sẽ xuất hiện trong một cột trong lưới thiết kế truy vấn.

  4. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Kết quả của truy vấn được hiển thị trong dạng xem biểu dữ liệu.

  5. Hoặc bạn có thể trở lại dạng xem thiết kế và điều chỉnh truy vấn của bạn. Để làm điều này, bấm chuột phải vào tab Tài liệu cho truy vấn và bấm Dạng xem thiết kế. Bạn có thể rồi điều chỉnh truy vấn bằng cách thêm hoặc loại bỏ trường bảng. Để loại bỏ một trường, hãy chọn cột trong lưới thiết kế và nhấn DELETE.

  6. Hoặc bạn có thể lưu truy vấn của bạn.

Thêm một hàng Tổng

  1. Mở truy vấn trong dạng xem biểu dữ liệu. Để làm cho một cơ sở dữ liệu trong định dạng tệp .accdb, bấm chuột phải vào tab Tài liệu cho truy vấn và bấm Dạng xem biểu dữ liệu.

    -hoặc-

    Cho một .mdb tệp định dạng cơ sở dữ liệu được tạo bằng phiên bản cũ hơn của Access, trên trang đầu tab, trong nhóm dạng xem , bấm mũi tên bên dưới dạng xem rồi bấm Dạng xem biểu dữ liệu.

    -hoặc-

    Trong ngăn dẫn hướng, bấm đúp vào truy vấn. Cách này sẽ chạy truy vấn và tải kết quả vào một biểu dữ liệu.

  2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bản ghi, bấm vào Tổng.

    Ảnh Ribbon Access

    Một hàng tổng mới xuất hiện bên dưới hàng cuối cùng trong dữ liệu trong biểu dữ liệu của bạn.

  3. Trong hàng tổng , bấm vào trường mà bạn muốn tính tổng, và sau đó chọn đếm từ danh sách.

Ẩn một hàng Tổng

  • Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bản ghi, bấm vào Tổng.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng một hàng Tổng, hãy xem bài viết Hiển thị tổng cột trong một biểu dữ liệu.

Đầu Trang

Đếm dữ liệu bằng cách dùng truy vấn tổng

Bạn đếm dữ liệu bằng cách sử dụng truy vấn tổng thay vì một hàng tổng, khi bạn cần đếm một vài hoặc tất cả bản ghi trả về bởi một truy vấn. Ví dụ, bạn có thể đếm số lượng các giao dịch bán hàng, hoặc số lượng các giao dịch trong một thành phố duy nhất.

Thông thường, bạn dùng truy vấn tổng thay vì một hàng tổng khi bạn cần phải sử dụng giá trị kết quả trong một phần khác của cơ sở dữ liệu của bạn, chẳng hạn như báo cáo.

Đếm tất cả các bản ghi trong một truy vấn

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm Thiết kế Truy vấn.

    Ảnh Ribbon Access

  2. Trong hộp thoại Hiển thị Bảng, bấm đúp vào bảng bạn muốn sử dụng ở truy vấn của mình, rồi bấm Đóng.

    Bảng sẽ xuất hiện trong một cửa sổ ở mục bên trên của trình thiết kế truy vấn.

  3. Bấm đúp vào trường mà bạn muốn sử dụng trong truy vấn, và đảm bảo rằng bạn đưa vào trường mà bạn muốn đếm. Bạn có thể đếm trường của hầu hết các kiểu dữ liệu, ngoại lệ là trường có chứa phức tạp, lặp vô hướng dữ liệu, chẳng hạn như một trường đa giá trị danh sách.

  4. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Hiển thị/Ẩn, bấm Tổng.

    Hàng tổng sẽ xuất hiện trong lưới thiết kế và Nhóm bằng cách xuất hiện trong hàng cho mỗi trường trong truy vấn.

  5. Trong hàng tổng , hãy bấm vào trường mà bạn muốn đếm và chọn đếm từ danh sách.

  6. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Kết quả của truy vấn được hiển thị trong dạng xem biểu dữ liệu.

  7. Hoặc bạn có thể lưu truy vấn.

Đếm số bản ghi trong một nhóm hoặc thể loại

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm Thiết kế Truy vấn.

    Ảnh Ribbon Access

  2. Trong hộp thoại Hiện bảng , bấm đúp vào bảng hoặc bảng mà bạn muốn sử dụng truy vấn của bạn, sau đó bấm đóng.

    Bảng hoặc bảng xuất hiện trong một cửa sổ trong phần bên trên của trình thiết kế truy vấn.

  3. Bấm đúp vào trường có chứa dữ liệu thể loại của bạn, và cũng trường có chứa các giá trị mà bạn muốn đếm. Truy vấn của bạn không thể chứa các trường tính mô tả.

  4. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Hiển thị/Ẩn, bấm Tổng.

    Hàng tổng sẽ xuất hiện trong lưới thiết kế và Nhóm bằng cách xuất hiện trong hàng cho mỗi trường trong truy vấn.

  5. Trong hàng tổng , hãy bấm vào trường mà bạn muốn đếm và chọn đếm từ danh sách.

  6. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Kết quả của truy vấn được hiển thị trong dạng xem biểu dữ liệu.

  7. Hoặc bạn có thể lưu truy vấn.

Đầu Trang

Tham khảo hàm tổng hợp

Bảng sau đây liệt kê và mô tả các hàm tổng hợp mà Access cung cấp để sử dụng trong hàng tổng và trong truy vấn. Hãy nhớ rằng Access cung cấp nhiều hàm tổng hợp cho các truy vấn hơn nào cho hàng tổng. Ngoài ra, nếu bạn làm việc với dự án Access (truy nhập một phía trước được kết nối với cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server), bạn có thể sử dụng bộ lớn hơn về các hàm tổng hợp SQL Server cung cấp. Để biết thêm thông tin về đó tập hợp các hàm, hãy xem Microsoft SQL Server sách trực tuyến.

Hàm

Mô tả

Sử dụng với (các) loại dữ liệu

Tổng

Thêm các mục vào một cột. Chỉ hoạt động với dữ liệu số và tiền tệ.

Số, Thập phân, Tiền tệ

Trung bình

Tính toán giá trị trung bình cho một cột. Cột phải chứa dữ liệu số, tiền tệ hoặc ngày/giờ. Hàm bỏ qua các giá trị null.

Số, Thập phân, Tiền tệ, Ngày/Giờ

Tổng số

Đếm số mục trong một cột.

Tất cả các kiểu dữ liệu, ngoại trừ những chứa lặp vô hướng dữ liệu phức tạp, chẳng hạn như một cột đa giá trị danh sách.

Để biết thêm thông tin về các danh sách đa giá trị, hãy xem bài viết Hướng dẫn về trường đa giá trịThêm hoặc thay đổi trường tra cứu cho phép bạn lưu trữ nhiều giá trị.

Tối đa

Trả về mục có giá trị cao nhất. Đối với dữ liệu văn bản, giá trị cao nhất là giá trị bảng chữ cái cuối cùng và truy nhập bỏ qua trường hợp. Hàm bỏ qua giá trị null.

Số, Thập phân, Tiền tệ, Ngày/Giờ

Tối thiểu

Trả về mục có giá trị thấp nhất. Đối với dữ liệu văn bản, giá trị thấp nhất là giá trị bảng chữ cái đầu tiên và truy nhập bỏ qua trường hợp. Hàm bỏ qua giá trị null.

Số, Thập phân, Tiền tệ, Ngày/Giờ

Độ lệch chuẩn

Số đo độ các giá trị phân tán từ một giá trị trung bình (trung bình).

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng hàm này, hãy xem bài viết Hiển thị tổng cột trong một biểu dữ liệu.

Số, Thập phân, Tiền tệ

Phương sai

Đo phương sai thống kê của mọi giá trị trong cột. Bạn chỉ có thể sử dụng hàm này trên dữ liệu số và tiền tệ. Nếu bảng chứa dưới hai hàng, Access sẽ trả về giá trị null.

Để biết thêm thông tin về các hàm phương sai, hãy xem bài viết Hiển thị tổng cột trong một biểu dữ liệu.

Số, Thập phân, Tiền tệ

Đầu Trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×