Áp dụng hoặc loại bỏ một chính sách xóa tài liệu cho một trang trong SharePoint Server 2016

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Các tổ chức thường có thể tuân thủ, Pháp lý hoặc quy định các yêu cầu họ để giữ lại các tài liệu cho một khoảng thời gian. Tuy nhiên, vẫn giữ lại các tài liệu hơn yêu cầu có thể hiển thị tổ chức để pháp lý rủi ro. Lý do này, tổ chức của bạn có thể tạo một chính sách xóa tài liệu cho trang của bạn — ví dụ, tài liệu kinh doanh chung có thể yêu cầu bị xóa năm năm sau khi đã tạo ra.

Tùy theo tổ chức của bạn, một chính sách xóa tài liệu có thể:

  • Bắt buộc Người sở hữu trang không thể chọn không tham gia một chính sách bắt buộc, được tự động áp dụng cho site.

  • Mặc định Chính sách mặc định được tự động áp dụng cho một trang web, nhưng người sở hữu trang có thể:

    • Chọn một chính sách nếu sẵn dùng.

    • Chọn không tham gia vào chính sách hoàn toàn nếu nó không liên quan đến nội dung trong trang.

  • Không bắt buộc lẫn mặc định Trong trường hợp này, chính sách không được tự động áp dụng cho site, và người sở hữu trang cần thực hiện các thao tác để áp dụng một.

Chính sách xóa tài liệu có thể chứa nhiều hơn một quy tắc — ví dụ, một quy tắc có thể nói xóa tài liệu một năm sau khi đã tạo ra, nhưng các quy tắc khác có thể nói xóa tài liệu một năm sau khi chúng được sửa đổi lần cuối. Nếu một chính sách chứa nhiều hơn một quy tắc, bạn có thể chọn quy tắc tốt nhất áp dụng cho trang web của bạn. Xóa bỏ quy tắc sẽ được áp dụng cho tất cả thư viện trong site. Chỉ có một chính sách và một quy tắc có thể hoạt động trong một trang cùng một lúc. Như một chính sách, quy tắc có thể được đặt làm mặc định, sao cho nó sẽ được áp dụng tự động khi chính sách được áp dụng.

Cuối cùng, tài liệu xóa chính sách được thừa kế. Khi bạn chọn một chính sách hoặc quy tắc cho trang của bạn, chọn kế thừa bằng tất cả các site con, mặc dù một chủ sở hữu site con có thể ngắt kế thừa quyền bằng cách chọn một chính sách khác nhau hoặc quy tắc. Khi bạn chọn một chính sách hoặc quy tắc, hãy cân nhắc nội dung của site con bên dưới trang web của bạn.

Xem các chính sách xóa tài liệu sẵn dùng trong một tuyển tập trang

Tổ chức của bạn có thể gán chính sách khác nhau cho tuyển tập trang khác nhau. Ở cấp tuyển tập trang, một chủ sở hữu của tuyển tập trang có thể xem tất cả các các chính sách xóa tài liệu sẵn dùng cho tuyển tập trang đó. Các chính sách có thể đã được thực hiện sẵn dùng để mẫu tuyển tập site (và do đó tất cả tuyển tập site được tạo từ mẫu này) hoặc tuyển tập trang cụ thể này.

  1. Trong trang mức đỉnh trong tuyển tập trang, ở góc trên bên phải, chọn thiết đặt [biểu tượng bánh răng] > Thiết đặt trang.

  2. Bên dưới quản trị tuyển tập trang > các chính sách xóa tài liệu.

    Ghi chú: Nối kết Chính sách xóa tài liệu sẽ không xuất hiện, trừ khi chính sách đã được gán vào tuyển tập trang. Ngoài ra, nối kết không xuất hiện ngay sau khi chính sách đã được gán vào site — có thể lên đến một thời gian trễ 24 giờ từ khi các chính sách được gán cho khi nối kết Tài liệu xóa chính sách xuất hiện.

  3. Trên Trang này, bạn có thể xem:

    • Các chính sách hiện đang được gán và các quy tắc được liên kết. Chọn một chính sách để xem các quy tắc trong ngăn bên phải.

    • Chính sách mặc định, nếu có, Hiển thị trong cột mặc định .

    • Một thông báo được hiển thị bên dưới danh sách nếu chính sách đã được gán là bắt buộc.

Xóa tài liệu chính sách được gán cho một tuyển tập trang

Danh sách này là chỉ xem, cho người sở hữu tuyển tập trang để xem tất cả các quy tắc và chính sách sẵn dùng. Để áp dụng một chính sách, hãy xem phần tiếp theo.

Áp dụng hoặc loại bỏ một chính sách xóa tài liệu cho một trang

Dưới dạng một chủ sở hữu site hoặc chủ sở hữu tuyển tập trang, tổ chức của bạn có thể đã tạo chính sách mà bạn có thể áp dụng cho trang web của bạn hoặc chọn mặt hoàn toàn.

  1. Ở góc trên bên phải của trang, chọn thiết đặt [biểu tượng bánh răng] > Thiết đặt trang.

  2. Bên dưới quản trị tuyển tập trang > các chính sách xóa tài liệu.

    Ghi chú: Nối kết Chính sách xóa tài liệu sẽ không xuất hiện, trừ khi chính sách đã được gán vào tuyển tập trang. Ngoài ra, nối kết không xuất hiện ngay sau khi chính sách đã được gán vào site — có thể lên đến một thời gian trễ 24 giờ từ khi các chính sách được gán cho khi nối kết Tài liệu xóa chính sách xuất hiện.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để áp dụng một chính sách, chọn một chính sách > chọn quy tắc trong chính sách đó > lưu.

      Chỉ có một chính sách và một quy tắc có thể hoạt động trong một trang cùng một lúc. Tổ chức của bạn có thể cung cấp một vài chính sách và các quy tắc để chọn từ, hoặc chỉ một chính sách hoặc quy tắc.

      Chọn tùy chọn chính sách

    • Để chọn ra khỏi một chính sách, chọn lựa chọn xuất: thực hiện ghi chú xóa > lưu.

      Là người sở hữu trang, bạn có thể chọn không tham gia một chính sách xóa tài liệu nếu bạn xác định chính sách không được áp dụng đối với nội dung trong trang web của bạn. Tuy nhiên, bạn không thể chọn không tham gia một chính sách đã được đánh dấu là bắt buộc.

      Tùy chọn lựa chọn xuất

Tài liệu xóa chính sách ghi đè lên chính sách khác

Một trang web có thể sử dụng chính sách khác để duy trì và xóa bỏ nội dung:

  • Kiểu nội dung các chính sách cho tuyển tập trang.

  • Chính sách quản lý thông tin cho danh sách hoặc thư viện.

Nếu bạn áp dụng chính sách xóa tài liệu cho trang đã dùng kiểu nội dung chính sách hoặc chính sách quản lý thông tin cho danh sách hoặc thư viện, những chính sách được bỏ qua trong khi chính sách xóa tài liệu hiệu lực. Nếu chính sách khác sẽ bị bỏ qua, bạn sẽ thấy thông báo nội dung trên trang web này sử dụng các chính sách xóa tài liệu.

Điều này nghĩa là bạn nên lập kế hoạch cho một trang web để sử dụng chính sách chỉ vốn dành cho nội dung có cấu trúc (thông tin quản lý chính sách và kiểu nội dung chính sách) hoặc nội dung Phi cấu trúc (tài liệu chính sách xóa), không phải cả hai. Nếu bạn chọn không tham gia một chính sách xóa tài liệu, cảnh báo sẽ không được hiển thị và các loại chính sách sẽ tiếp tục làm việc.

Trang chính sách không bị ảnh hưởng bởi các chính sách xóa tài liệu.

Xác định nếu chính sách kiểu nội dung đang được bỏ qua

Nếu trang web của bạn bằng cách dùng kiểu nội dung chính sách và bạn bây giờ hãy xem thông báo này, những chính sách đó sẽ không còn hiệu lực. Để khôi phục các kiểu nội dung chính sách, bạn có thể loại bỏ chính sách xóa tài liệu từ trang web của bạn, như được mô tả trước đó, nếu có một lựa chọn tùy chọn sẵn dùng. Nếu không có tùy chọn nào để chọn tham gia, chính sách xóa tài liệu là bắt buộc, và bạn cần liên hệ với nhân viên tuân thủ trong tổ chức của bạn.

  1. Ở góc trên bên phải, chọn thiết đặt [biểu tượng bánh răng] > Thiết đặt trang.

  2. Bên dưới quản trị trang > kiểu nội dung chính sách mẫu.

    Cảnh báo trên trang tài liệu xóa chính sách đang được dùng

Xác định nếu chính sách quản lý thông tin được được bỏ qua

Nếu trang web của bạn đã sử dụng chính sách quản lý thông tin và bây giờ bạn thấy thông báo này, những chính sách đó sẽ không còn hiệu lực. Để khôi phục các chính sách quản lý thông tin, bạn có thể loại bỏ chính sách xóa tài liệu từ trang web của bạn, như được mô tả trước đó, nếu có một lựa chọn tùy chọn sẵn dùng. Nếu không có tùy chọn nào để chọn tham gia, chính sách xóa tài liệu là bắt buộc, và bạn cần liên hệ với nhân viên tuân thủ trong tổ chức của bạn.

  • Danh sách hoặc thư viện, trên ruy-băng > tab Thư viện > Thiết đặt thư viện > bên dưới quyền và quản lý > Thiết đặt chính sách quản lý thông tin.

    Cảnh báo trên trang tài liệu xóa chính sách đang được dùng

Thêm thông tin

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×