Áp dụng định dạng điều kiện trong Excel

Định dạng điều kiện cho phép bạn áp dụng màu cho các ô dựa trên các điều kiện nhất định, chẳng hạn như các giá trị trùng lặp, giá trị đáp ứng các tiêu chí nhất định, chẳng hạn như lớn hơn 100 hoặc bằng "Doanh thu" với Quy tắc Tô sáng Ô và Quy tắc Đỉnh/Đáy. Bạn cũng có thể hiển thị cách các ô riêng lẻ xếp hạng dựa trên một dải giá trị với Thanh Dữ liệu, Dải Màu và Bộ Biểu tượng. Định dạng điều kiện là động, vì vậy, khi giá trị của bạn thay đổi, định dạng sẽ tự động điều chỉnh.

Các tùy chọn định dạng điều kiện

Định dạng điều kiện với Thang Màu

Các vùng chọn của Định dạng Điều kiện

Định dạng có điều kiện với thang ba màu

Ghi chú: Trước Excel 2007, các quy tắc định dạng điều kiện cần được tạo bằng công thức và chỉ được hỗ trợ ba cấp độ. Từ Excel 2007, định dạng điều kiện đã có nhiều quy tắc được xác định trước dễ áp dụng và có thể hỗ trợ tới 64 cấp độ. Nếu bạn gặp tình huống định dạng không thể tạo bằng các định dạng điều kiện được xác định trước thì bạn vẫn có thể sử dụng công thức để áp dụng định dạng điều kiện.

Trong chủ đề này, chúng tôi sẽ trình bày một vài phương pháp áp dụng một số quy tắc định dạng điều kiện được xác định trước. Chỉ cần lưu ý rằng có hàng ngàn kết hợp khác nhau mà bạn có thể tạo, vì vậy bạn nên thử nghiệm chúng cho đến khi bạn tìm thấy được những gì phù hợp nhất với mình. Bạn cũng nên cân nhắc đến người xem vì bạn có thể dễ dàng áp dụng nhiều định dạng điều kiện khác nhau đến nỗi bạn có thể khiến cho một số người cảm thấy khó xác định được bạn đang cố gắng trình bày điều gì.

Bạn có thể tô sáng các mục trùng lặp trong một cột dữ liệu:

Các giá trị trùng lặp của Định dạng Điều kiện được tô sáng

  1. Chọn dải ô bạn muốn định dạng các giá trị trùng lặp bằng một màu, chẳng hạn như cột Tên Nhân viên trong trường hợp này.

  2. Trên tab Trang chủ , bấm vào Định dạng Có điều kiện > Quy tắc Tô sáng Ô > Giá trị Trùng lặp.

    Giá trị trùng lặp

  3. Chọn một định dạng từ danh sách thả xuống tùy chọn, rồi bấm OK để định dạng các ô.

    Các tùy chọn Tô sáng định dạng Trùng lặp

Bây giờ, dải ô đã được định dạng với các mục trùng lặp được tô sáng bằng màu mà bạn đã chọn.

Sắp xếp theo màu

Bạn có thể thực hiện tìm kiếm trùng lặp thêm một bước bằng cách sắp xếp danh sách của bạn theo màu. Điều này có thể giúp bạn dễ áp dụng nhiều thay đổi cho các mục trùng lặp hơn, chẳng hạn như việc xóa.

  1. Bấm vào bất kỳ đâu trong dải dữ liệu của bạn, rồi trên tab Dữ liệu, bấm vào Sắp xếp & Lọc > Sắp xếp.

  2. Chọn Tên Nhân viên cho tùy chọn Sắp xếp theo, Sắp xếp Theo > Màu Ô, rồi Thứ tự > Chọn Màu sắp xếp > Trên Cùng, rồi bấm OK.

Dữ liệu > Sắp xếp > Tùy chọn Sắp xếp theo Màu

Bảng được sắp xếp sẽ nhóm các giá trị trùng lặp ở trên cùng:

Các giá trị Trùng lặp của định dạng điều kiện được sắp xếp ở đầu danh sách

Tùy chọn 10 Mục Trên cùng có thể nhanh chóng xác định được những người thực hiện tốt nhất trong một dải ô, chẳng hạn như 10 khách hàng hàng đầu trong một danh sách dựa theo xếp hạng. Tương tự, bạn cũng có thể chọn 10 Mục Dưới cùng, 10 % Trên cùng/Dưới cùng hoặc Trung bình Trên/Dưới. Bạn có thể thay đổi 10 thành giá trị bất kỳ mà bạn muốn sau khi bạn đã chọn quy tắc. Trong ví dụ sau đây, chúng tôi đang tô sáng 10 hiệu suất doanh thu hàng đầu.

10 Mục Hàng đầu củaĐịnh dạng Điều kiện được áp dụng cho một dải
  1. Chọn dải ô bạn muốn định dạng. Trong ví dụ trên đây, đó là cột Doanh thu.

  2. Trên tab Trang đầu, bấm vào Định dạng Điều kiện > Quy tắc Trên cùng/Dưới cùng > 10 Mục Trên cùng.

    Tùy chọn 10 định dạng Hàng đầu của Định dạng Điều kiện
  3. Sau đó, bạn có thể điều chỉnh số tùy chọn bạn muốn tăng hoặc giảm và màu tô.

    Vùng chọn 10 Mục Hàng đầu của định dạng điều kiện

Khi bạn sử dụng tính năng định dạng điều kiện để hiển thị Thanh Dữ liệu, Excel sẽ vẽ một thanh trong từng ô có độ dài tương ứng với giá trị trong ô liên quan tới các ô khác trong dải ô được chọn.

Các Thanh Dữ liệu của Định dạng Điều kiện được áp dụng cho một dải
  1. Chọn dải ô bạn muốn định dạng. Trong trường hợp này, đó là cột Doanh thu.

  2. Trên tab Trang đầu, bấm vào Định dạng Điều kiện > Thanh Dữ liệu > Chọn kiểu Chuyển màu hoặc Tô màu Đặc theo lựa chọn của bạn.

    Thư viện Kiểu Thanh Dữ liệu của định dạng điều kiện
  3. Nếu bạn muốn sắp xếp danh sách sau khi áp dụng các thanh dữ liệu, chỉ cần chọn cột, rồi trên tab Dữ liệu, hãy bấm Sắp xếp & lọc, sau đó, chọn tùy chọn Sắp xếp Nhanh Tăng dần hoặc Sắp xếp Nhanh giảm dần để sắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.

Qua việc sử dụng một bộ biểu tượng, bạn có thể hiển thị một cách trực quan vị trí của các giá trị trong một dải ô nhất định trên một thang số hoặc phần trăm. Trong ví dụ sau đây, chúng tôi đang hiển thị hiệu suất khu vực cho một mục tiêu có các biểu tượng tốt Biểu tượng Dương của Định dạng Điều kiện , bình thường Biểu tượng Trung lập của định dạng điều kiện và không tốt Biểu tượng Âm của định dạng điều kiện .

Áp dụng Bộ Biểu tượng của Định dạng Điều kiện cho một dải
  1. Chọn dải ô bạn muốn định dạng.

  2. Trên tab Trang đầu, bấm vào Định dạng Điều kiện > Bộ Biểu tượng > chọn kiểu bộ biểu tượng theo lựa chọn của bạn.

    Các tùy chọn Bộ Biểu tượng của định dạng điều kiện
  3. Excel sẽ tìm cách hiểu dữ liệu của bạn và định dạng phù hợp nhưng nếu bạn muốn thay đổi, bạn có thể đi tới tab Trang đầu, bấm vào Định dạng Điều kiện > Quản lý Quy tắc > chọn Quy tắc Đặt Biểu tượng > Chỉnh sửa Quy tắc. Sau đó, điều chỉnh mục “Hiển thị từng biểu tượng theo các quy tắc này”. Trong trường hợp này, chúng tôi đang đặt quy tắc sao cho mọi giá trị lớn hơn 45.000 là tốt, mọi giá trị nằm trong khoảng từ 40.000 đến 45.000 là bình thường và mọi giá trị nhỏ hơn 40.000 là không tốt.

    Hộp thoại tùy chọn Bộ Biểu tượng của Định dạng Điều kiện

Định dạng có điều kiện với thang ba màu

Khi sử dụng Dải Màu, bạn có thể tô sáng các giá trị để hiển thị một dải, rồi so sánh các mức cao và thấp, trong trường hợp này là Tháng 1 - Tháng 6.

  1. Chọn dải chứa các giá trị bạn muốn định dạng.

  2. Trên tab Trang đầu, bấm vào Định dạng Điều kiện > Dải Màu > chọn dải màu theo lựa chọn của bạn. Trong trường hợp này, chúng tôi đã sử dụng Dải Màu Đỏ – Vàng - Lục .

    Thang màu đỏ vàng lục

Nếu bạn muốn áp dụng định dạng cho mọi hàng khác trong dữ liệu của mình, bạn có thể thực hiện điều đó với công thức định dạng điều kiện nhưng việc chỉ định dạng dữ liệu của bạn dưới dạng bảng sẽ dễ dàng hơn nhiều. Chọn một ô trong dải dữ liệu của bạn và đi tới Trang đầu > Kiểu > Định dạng như Bảng > chọn kiểu mà bạn chọn từ Thư viện Kiểu, rồi Excel sẽ chuyển ngay dữ liệu của bạn thành bảng.

Thư viện Kiểu của Bảng Excel

Nếu bạn chỉ muốn định dạng bảng mà không cần tới chức năng bổ sung của bảng, bạn có thể chuyển đổi bảng trở về một dải. Bấm vào bất kỳ đâu trong dải bảng, rồi bấm vào tab Công cụ Bảng trên các Dải băng > Thiết kế > Công cụ > Chuyển đổi sang Khoảng.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về Bảng Excel tại đây: Tạo hoặc xóa bảng Excel trong một trang tính.

Nếu không tùy chọn nào ở trên là tùy chọn bạn đang tìm kiếm, bạn có thể tạo quy tắc định dạng có điều kiện của riêng mình.

  1. Chọn những ô bạn muốn định dạng.

  2. Trên tab Trang đầu, bấm vào Định dạng có Điều kiện > Quy tắc Mới.

    Quy tắc định dạng mới

  3. Tạo quy tắc và chỉ định tùy chọn định dạng cho quy tắc, rồi bấm vào OK. Bạn cũng có thể xem mục Sử dụng công thức để áp dụng định dạng điều kiện để biết thêm chi tiết.

Bạn cần thêm trợ giúp?

Bạn luôn có thể nhờ chuyên gia trong Cộng đồng Kỹ thuật Excel, tìm sự hỗ trợ trongCộng đồng Giải pháp hoặc đề xuất tính năng hay cải tiến mới trên Excel User Voice.

Xem Thêm

Bắt đầu nhanh: Áp dụng định dạng điều kiện

Sử dụng công thức để áp dụng định dạng điều kiện

Sử dụng định dạng điều kiện để tô sáng ngày tháng trong Excel

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×