Bài viết này cung cấp tổng quan ngắn gọn về cơ sở dữ liệu -- cơ sở dữ liệu là gì, tại sao bạn có thể muốn sử dụng cơ sở dữ liệu hay vai trò của các phần khác nhau trong cơ sở dữ liệu. Bộ thuật ngữ hướng đến cơ sở dữ liệu Microsoft Access, nhưng các khái niệm có thể áp dụng cho tất cả các sản phẩm cơ sở dữ liệu.
Trong bài viết này
Cơ sở dữ liệu là gì?
Cơ sở dữ liệu là một công cụ thu thập và sắp xếp thông tin. Cơ sở dữ liệu có thể lưu trữ thông tin về con người, sản phẩm, đơn hàng, hoặc bất kỳ điều gì khác. Nhiều cơ sở dữ liệu bắt đầu dưới dạng một danh sách trong chương trình xử lý văn bản hoặc bảng tính. Khi danh sách trở nên lớn hơn, sự dư thừa và không nhất quán bắt đầu xuất hiện trong dữ liệu. Dữ liệu trở nên khó hiểu ở dạng danh sách và có ít cách thức tìm kiếm hoặc kéo tập con của dữ liệu ra để xem lại. Sau khi các sự cố này bắt đầu xuất hiện, một ý hay là truyền dữ liệu vào cơ sở dữ liệu được tạo bởi một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS), chẳng hạn như Access.
Cơ sở dữ liệu trên máy tính là một bộ chứa các đối tượng. Một cơ sở dữ liệu có thể chứa nhiều hơn một bảng. Ví dụ: hệ thống theo dõi hàng tồn kho sử dụng ba bảng nhưng không phải là ba cơ sở dữ liệu, mà là một cơ sở dữ liệu có chứa ba bảng. Trừ khi cơ sở dữ liệu được thiết kế đặc biệt để sử dụng dữ liệu hoặc mã từ nguồn khác, cơ sở dữ liệu Access lưu trữ các bảng trong một tệp đơn, cùng với các đối tượng khác như các biểu mẫu, báo cáo, macro và mô-đun. Cơ sở dữ liệu được tạo theo định dạng Access 2007-2016 (cũng được sử dụng bởi Access cho Microsoft 365, Access 2021 và Access 2019) có phần mở rộng tệp .accdb và các cơ sở dữ liệu được tạo ở các định dạng Access cũ hơn có phần mở rộng tệp .mdb.
Khi sử dụng Access, bạn có thể:
-
Thêm dữ liệu mới vào cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như một mặt hàng mới trong bảng kiểm kê
-
Chỉnh sửa dữ liệu hiện có trong cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như thay đổi vị trí hiện tại của một mặt hàng
-
Xóa thông tin, nếu một mặt hàng được bán hoặc bị loại bỏ
-
Sắp xếp và xem dữ liệu theo nhiều cách khác nhau
-
Chia sẻ dữ liệu với người khác thông qua các báo cáo, thư email, mạng nội bộ hoặc Internet
Các phần của cơ sở dữ liệu Access
Các phần sau đây mô tả ngắn gọn về các phần của một cơ sở dữ liệu Access điển hình.
Bảng
Để có được sự linh hoạt cao nhất trong cơ sở dữ liệu, dữ liệu cần được sắp xếp vào các bảng để không có sự dư thừa. Ví dụ, nếu bạn đang lưu trữ thông tin về các nhân viên, mỗi nhân viên sẽ chỉ cần phải nhập một lần vào trong một bảng được thiết lập chỉ để lưu trữ dữ liệu nhân viên. Dữ liệu về sản phẩm sẽ được lưu trữ trong một bảng riêng và dữ liệu về văn phòng chi nhánh sẽ được lưu trữ trong bảng khác. Quy trình này được gọi là chuẩn hóa.
Mỗi hàng trong bảng được coi là một bản ghi. Bản ghi là nơi lưu trữ từng đoạn thông tin. Mỗi bản ghi này bao gồm một hoặc nhiều trường. Trường tương ứng với các cột trong bảng. Ví dụ: bạn có thể có một bảng có tên là "Nhân viên" trong đó mỗi bản ghi (hàng) chứa thông tin về một nhân viên khác nhau, và mỗi trường (cột) chứa các loại thông tin khác nhau như tên, họ, địa chỉ, v.v.. Phải chỉ định trường theo một kiểu dữ liệu nhất định, như văn bản, ngày hoặc giờ, số, hoặc một số kiểu khác.
Một cách khác để mô tả các bản ghi và trường là hiển thị một danh mục thẻ thư viện kiểu cũ. Mỗi thẻ trong tủ tương ứng với một bản ghi trong cơ sở dữ liệu. Mỗi đoạn thông tin trên từng thẻ (tác giả, tiêu đề, v.v.) tương ứng với một trường trong cơ sở dữ liệu.
Để tìm hiểu thêm về bảng, vui lòng xem bài viết Giới thiệu về bảng.
Biểu mẫu
Bạn có thể lập trình các nút lệnh để xác định dữ liệu xuất hiện trên biểu mẫu, mở biểu mẫu hoặc báo cáo khác, hoặc thực hiện nhiều tác vụ khác. Ví dụ: bạn có thể có một biểu mẫu tên là "Biểu mẫu Khách hàng" mà bạn làm việc với dữ liệu khách hàng. Biểu mẫu khách hàng có thể có một nút để mở ra biểu mẫu đơn hàng mà bạn có thể nhập một đơn hàng mới cho khách hàng đó.
Biểu mẫu cũng cho phép bạn kiểm soát cách thức người dùng khác tương tác với dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Ví dụ: bạn có thể tạo một biểu mẫu chỉ hiển thị một số trường và chỉ cho phép thực hiện một số thao tác nhất định. Điều này giúp bảo vệ dữ liệu và đảm bảo dữ liệu được nhập đúng cách.
Để tìm hiểu thêm về biểu mẫu, vui lòng xem bài viết Giới thiệu về biểu mẫu.
Báo cáo
Bạn có thể chạy báo cáo bất kỳ lúc nào và sẽ luôn luôn phản ánh các dữ liệu hiện hành trong cơ sở dữ liệu. Báo cáo thường được định dạng để in ra, nhưng chúng cũng có thể được xem trên màn hình, xuất sang một chương trình khác, hoặc gửi dưới dạng tập đính kèm vào một thư email.
Để biết thêm thông tin về báo cáo, hãy xem bài viết Giới thiệu về báo cáo trong Access.
Truy vấn
Một số truy vấn nhất định "có thể cập nhật", nghĩa là bạn có thể chỉnh sửa dữ liệu trong bảng cơ sở thông qua biểu dữ liệu truy vấn. Nếu bạn đang làm việc với một truy vấn có thể cập nhật, hãy nhớ rằng các thay đổi của bạn đang thực sự được thực hiện trong bảng, chứ không chỉ trong biểu dữ liệu truy vấn.
Truy vấn có hai loại cơ bản: truy vấn chọn và truy vấn thực hiện. Một truy vấn chọn chỉ đơn giản truy xuất dữ liệu và làm dữ liệu khả dụng. Bạn có thể xem các kết quả truy vấn trên màn hình, in ra hoặc sao chép vào bảng tạm. Hoặc, bạn có thể dùng kết quả truy vấn làm nguồn bản ghi cho một biểu mẫu hoặc báo cáo.
Một truy vấn thực hiện, như ngụ ý trong tên, sẽ thực hiện một tác vụ với dữ liệu. Truy vấn thực hiện có thể được dùng để tạo bảng mới, thêm dữ liệu vào bảng hiện có, cập nhật dữ liệu, hoặc xóa dữ liệu.
Để tìm hiểu thêm về truy vấn, vui lòng xem bài viết Giới thiệu về truy vấn.
Macro
Để biết thêm thông tin về macro, xem bài viết Giới thiệu về lập trình Access.
Mô-đun
Để biết thêm thông tin về mô-đun, xem bài viết Giới thiệu về lập trình Access.
