У програмі Publisher є світ даних за допомогою програми Publisher, але як імпортувати дані та убезпечити її? Відповідь – це все про те, що ви маєте правильні зв'язки.
Імпорт зовнішніх даних за допомогою майстра зв'язків даних
У програмі Publisher імпорт зовнішніх даних здійснюється за допомогою злиття. Використовуйте злиття, щоб створити велику кількість документів, які здебільшого ідентичні, але містять деякі унікальні відомості, як-от оголошення про продукт, які ви надсилаєте на початок клієнтів 100. Ви також можете імпортувати текстові файли, аркуші Excel і таблиці Access або запити безпосередньо, не використовуючи файл підключення. Докладні відомості наведено в статті створення повідомлення електронної пошти або злиття в програмі Publisher.
Імпорт текстового файлу з роздільниками-комами (CSV) – простий. Якщо текстовий файл – це CSV-файл, який не використовує символ роздільника списку, визначений на комп'ютері, або якщо текстовий файл не є файлом CSV, можна використати файл Schema.ini, щоб указати потрібний формат файлу.
Імпорт файлу
-
На вкладці Розсилки натисніть кнопку Вибрати одержувачів і виберіть пункт Використовувати наявний список.
-
У діалоговому вікні Вибір джерела даних виконайте одну з наведених нижче дій.
-
Щоб використати наявний файл ODC, двічі клацніть файл ODC. Дані імпортуються, і ви закінчите.
-
Щоб створити файл ODC, натисніть кнопку Створити джерело, а потім виконайте кожний крок у процедурі.
Відкриється майстер зв'язків даних.
-
-
На сторінці Ласкаво просимо до майстра зв'язків даних натисніть кнопку інші/додатково.
Відкриється діалогове вікно Властивості посилання на дані .
Щоб отримати докладні відомості про різні варіанти в різних діалогових вікнах, натисніть кнопку Довідка.
-
На вкладці постачальник виберіть постачальника послуг OLE DB Microsoft Jet 4,0і натисніть кнопку Далі.
-
На вкладці підключення в полі вибір або введіть ім'я бази даних введіть повний шлях до папки, яка містить текстовий файл.
Щоб полегшити пошук папки, натисніть кнопку Огляд поруч із полем.
-
Перейдіть на вкладку Усі , виберіть пункт розширені властивості, а потім натисніть кнопку змінити значення.
-
У полі значення властивості введіть один із наведених нижче варіантів.
-
Якщо текстовий файл містить заголовки стовпців, наберіть текст; HDR = YES.
-
Якщо текстовий файл не містить заголовків стовпців, укажіть текст; HDR = No.
-
-
Натисніть кнопку OK.
-
Щоб переконатися, що ви ввели потрібні відомості, перейдіть на вкладку підключення , а потім натисніть кнопку перевірити підключення.
-
Виконайте одну з таких дій:
-
Якщо з'явиться повідомлення про помилку, повторно Перевірте значення, введені в попередні кроки.
-
Якщо ви отримали повідомлення "тестовий зв'язок завершено", натисніть кнопку OK.
-
-
Натисніть кнопку OK.
Майстер зв'язків даних знову з'явиться.
-
На сторінці вибір бази даних і таблиці в стовпці ім'я виберіть текстовий файл, який потрібно імпортувати, а потім натисніть кнопку Далі.
-
У полі зберегти файл підключення до даних і завершення введіть ім'я файлу ODC у поле ім'я файлу , а потім натисніть кнопку завершити.
Щоб змінити розташування папки, що є папкою " Мої джерела даних " за замовчуванням, натисніть кнопку Огляд.
-
За потреби, щоб зробити файл підключення зручнішим, можна вказати додаткові відомості в полях Опис, зрозуміле ім'ята Пошук ключових слів .
Використання Schema.ini файлу для визначення іншого символу роздільника списку або формату текстового файлу
Файл Schema.ini – це текстовий файл, який містить пункти, які замінять параметри драйвера тексту за замовчуванням у реєстрі Windows. Загалом, щоб використовувати Schema.ini файл, потрібно виконати наведені нижче дії.
-
Зберігайте файл Schema.ini в тій самій папці, що й текстовий файл, який імпортується.
-
Назвіть файл Schema.ini.
-
У першому рядку файлу Schema.ini введіть ім'я текстового файлу, до якого ви посилаєтеся, в оточенні квадратних дужок.
-
Додайте додаткові відомості, щоб указати інший формат текстового файлу.
У наведених нижче розділах показано поширені приклади використання файлу Schema.ini.
Приклад: Укажіть символ крапки з комою (;) як роздільник
[Categories.txt] Format=Delimited(;)
Приклад: Укажіть символ табуляції як роздільник.
[Products.txt] Format=TabDelimited
Приклад: вкажіть файл із фіксованою шириною
[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24
Імпортуйте текстовий файл за допомогою драйвера ODBC, принаймні два кроки. По-перше, за потреби визначте DSN користувача на комп'ютері для текстового драйвера ODBC. По-друге, імпортуйте текстовий файл за допомогою DSN користувача. Якщо текстовий файл – це файл даних із роздільниками-комами (CSV), який не використовує символ роздільника списку, визначений на комп'ютері, або якщо текстовий файл не є файлом CSV, можна використати файл Schema.ini, щоб указати потрібний формат файлу.
Визначення DSN користувача
-
Відкрийте панель керування, а потім виберіть пункт система та безпека > адміністрування , > джерела даних ODBC (32-розрядна версія) або ODBC (64-розрядна версія).
-
У діалоговому вікні адміністратор джерела даних ODBC на вкладці DSN користувача натисніть кнопку Додати.
-
У діалоговому вікні створення нового джерела даних виберіть пункт текстовий драйвер Microsoft (*. txt; *. CSV), а потім натисніть кнопку завершити.
Відкриється діалогове вікно Настроювання тексту ODBC .
-
Введіть ім'я в імені джерела даних.
-
Зніміть прапорець використовувати Поточний каталог .
-
Натисніть кнопку вибрати каталог.
-
У діалоговому вікні вибір каталогу знайдіть папку, що містить текстовий файл, який потрібно імпортувати, переконайтеся, що в списку під полем ім'я файлу з'явиться текстовий файл, а потім натисніть кнопку OK.
-
Натисніть кнопку OK двічі поспіль.
Щоб отримати докладні відомості про різні варіанти в різних діалогових вікнах, натисніть кнопку Довідка.
Імпорт файлу
-
На вкладці Розсилки натисніть кнопку Вибрати одержувачів і виберіть пункт Використовувати наявний список.
-
У діалоговому вікні Вибір джерела даних виконайте одну з наведених нижче дій.
-
Щоб використати наявний файл ODC, двічі клацніть файл ODC. Дані імпортуються, і ви закінчите.
-
Щоб створити файл ODC, натисніть кнопку Створити джерело, а потім виконайте кожний крок у процедурі.
Відкриється майстер зв'язків даних.
-
-
На сторінці Ласкаво просимо до майстра зв'язків даних натисніть кнопку DSN ODBC.
-
На сторінці підключення до джерела даних ODBC виберіть ЩОЙНО створений DSN користувача, а потім натисніть кнопку Далі.
-
На сторінці вибір бази даних і таблиці виберіть текстовий файл у стовпці ім'я , а потім натисніть кнопку Далі.
-
У полі зберегти файл підключення до даних і завершення введіть ім'я файлу ODC у поле ім'я файлу , а потім натисніть кнопку завершити.
Щоб змінити розташування папки, що є папкою " Мої джерела даних " за замовчуванням, натисніть кнопку Огляд.
-
За потреби, щоб зробити файл підключення зручнішим, можна вказати додаткові відомості в полях Опис, зрозуміле ім'ята Пошук ключових слів .
Використання Schema.ini файлу для визначення іншого символу роздільника списку або формату текстового файлу
Файл Schema.ini – це текстовий файл, який містить пункти, які замінять параметри драйвера тексту за замовчуванням у реєстрі Windows. Загалом, щоб використовувати Schema.ini файл, потрібно виконати наведені нижче дії.
-
Зберігайте файл Schema.ini в тій самій папці, що й текстовий файл, який імпортується.
-
Назвіть файл Schema.ini.
-
У першому рядку файлу Schema.ini введіть ім'я текстового файлу, до якого ви посилаєтеся, в оточенні квадратних дужок.
-
Додайте додаткові відомості, щоб указати інший формат текстового файлу.
У наведених нижче розділах показано поширені приклади використання файлу Schema.ini.
Приклад: визначення заголовка стовпця
[Categories.txt] ColNameHeader=True
Приклад: Укажіть символ крапки з комою (;) як роздільник
[Categories.txt] Format=Delimited(;)
Приклад: Укажіть символ табуляції як роздільник.
[Products.txt] Format=TabDelimited
Приклад: вкажіть файл із фіксованою шириною
[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24
-
На вкладці Розсилки натисніть кнопку Вибрати одержувачів і виберіть пункт Використовувати наявний список.
-
У діалоговому вікні Вибір джерела даних виконайте одну з наведених нижче дій.
-
Щоб використати наявний файл ODC, двічі клацніть файл ODC. Дані імпортуються, і ви закінчите.
-
Щоб створити файл ODC, натисніть кнопку Створити джерело, а потім виконайте кожний крок у процедурі.
Відкриється майстер зв'язків даних.
-
-
На сторінці Ласкаво просимо до майстра зв'язків даних натисніть кнопку Microsoft SQL Server.
-
На сторінці підключення до бази даних Server виконайте наведені нижче дії.
-
Введіть ім'я сервера бази даних в полі ім'я сервера .
Якщо база даних розміщена на комп'ютері, (локальна).
-
У розділі облікові дані для входувиконайте одну з наведених нижче дій.
-
Щоб використовувати ім'я користувача та пароль Windows, виберіть посилання Використовувати автентифікацію Windows.
-
Щоб використати ім'я користувача та пароль бази даних, виберіть команду використовувати таке ім'я користувача та пароль, а потім введіть ім'я користувача бази даних і пароль у відповідні поля.
-
-
-
Натисніть кнопку Далі.
-
На сторінці вибір бази даних і таблиці виберіть базу даних у полі база даних , виберіть таблицю, подання або визначену користувачем функцію в стовпці ім'я , а потім натисніть кнопку Далі.
-
У полі зберегти файл підключення до даних і завершення введіть ім'я файлу ODC у поле ім'я файлу , а потім натисніть кнопку завершити.
Щоб змінити розташування папки, що є папкою " Мої джерела даних " за замовчуванням, натисніть кнопку Огляд.
-
За потреби, щоб зробити файл підключення зручнішим, можна вказати додаткові відомості в полях Опис, зрозуміле ім'ята Пошук ключових слів .
Імпорт даних із бази даних SQL Server за допомогою драйвера ODBC – це двоетапний процес. По-перше, за потреби визначте DSN користувача на комп'ютері для драйвера ODBC. По-друге, Імпортуйте дані з бази даних SQL Server.
Визначення DSN користувача
-
Відкрийте панель керування, а потім виберіть пункт система та безпека > адміністрування , > джерела даних ODBC (32-розрядна версія) або ODBC (64-розрядна версія).
-
У діалоговому вікні адміністратор джерела даних ODBC виберіть вкладку DSN користувача , а потім натисніть кнопку Додати.
-
У діалоговому вікні створення нового джерела даних виберіть елемент SQL Server, а потім натисніть кнопку завершити.
Відкриється діалогове вікно створення нового джерела даних для SQL Server .
-
Введіть ім'я джерела даних в полі ім'я .
-
За потреби введіть Опис джерела даних у полі Опис .
-
Введіть ім'я сервера бази даних у полі сервер .
Якщо база даних розміщена на комп'ютері, (локальна).
-
Натисніть кнопку Далі.
-
У розділі як має бути SQL Server перевірка АВТЕНТИЧНОСТІ ідентифікатора входу?виконайте одну з наведених нижче дій.
-
Щоб використовувати ім'я користувача та пароль Windows, клацніть з автентифікацією Windows NT за допомогою ідентифікатора входу в мережі.
-
Щоб використовувати ім'я користувача бази даних і пароль, клацніть із автентифікацією SQL Server, використовуючи ідентифікатор входу та пароль, введені користувачем, а потім введіть ідентифікатор входу до бази даних і пароль у відповідних полях.
-
-
Двічі натисніть кнопку Далі , а потім – завершити.
-
Щоб переконатися, що ви ввели потрібні відомості, натисніть кнопку перевірити джерело даних .
-
Виконайте одну з таких дій:
-
Якщо з'явиться повідомлення про помилку, повторно Перевірте значення, введені в попередні кроки.
-
Якщо ви отримали повідомлення "ТЕСТУВАННЯ завершено успішно!", натисніть кнопку OK.
-
-
Натисніть кнопку OK двічі поспіль.
Щоб отримати докладні відомості про різні варіанти в різних діалогових вікнах, натисніть кнопку Довідка.
Імпорт даних із бази даних SQL Server
-
На вкладці Розсилки натисніть кнопку Вибрати одержувачів і виберіть пункт Використовувати наявний список.
-
У діалоговому вікні Вибір джерела даних виконайте одну з наведених нижче дій.
-
Щоб використати наявний файл ODC, двічі клацніть файл ODC. Дані імпортуються, і ви закінчите.
-
Щоб створити файл ODC, натисніть кнопку Створити джерело, а потім виконайте кожний крок у процедурі.
Відкриється майстер зв'язків даних.
-
-
На сторінці Ласкаво просимо до майстра зв'язків даних натисніть кнопку DSN ODBC.
-
На сторінці підключення до джерела даних ODBC виберіть ім'я джерела даних, яке ви визначили в попередньому розділі, а потім натисніть кнопку Далі.
-
На сторінці вибір бази даних і таблиці виберіть базу даних у полі база даних , виберіть таблицю, подання або функцію під стовпцем ім'я , а потім натисніть кнопку Далі.
-
У полі зберегти файл підключення до даних і завершення введіть ім'я файлу ODC у поле ім'я файлу , а потім натисніть кнопку завершити.
Щоб змінити розташування папки, що є папкою " Мої джерела даних " за замовчуванням, натисніть кнопку Огляд.
-
За потреби, щоб зробити файл підключення зручнішим, можна вказати додаткові відомості в полях Опис, зрозуміле ім'ята Пошук ключових слів .
Див. також
Використання майстра зв'язків даних для імпорту даних у програму Word