Протягом багатьох років організації покладаються на групи розсилки, щоб спілкуватися та співпрацювати з групами людей як усередині компанії, так і за її межами. Проте тепер групи Microsoft 365 в Outlook пропонують потужніше рішення для співпраці.
Порада.: Якщо вам потрібні відомості про використання груп контактів Outlook, щоб надсилати повідомлення певній групі осіб, наприклад компанії приятелів, див. статтю Створення групи контактів або списку розсилки в Outlook для ПК.
Що таке Microsoft 365 групи?
Налаштовувавши групуMicrosoft 365 у програмі Outlook, можна вибрати набір людей, з якими потрібно співпрацювати, і легко налаштувати набір ресурсів для спільного використання. Немає необхідності вручну призначати дозволи на всі ці ресурси, тому що, додаючи користувачів до групи, ви автоматично надаєте їм потрібні дозволи на інструменти, наявні у вашій групі.
До таких додаткових ресурсів належать:
-
Спільна папка "Вхідні" – тут відбуваються розмови, які ви традиційно маєте в списках розсилки. Цю спільну папку "Вхідні" можна повністю знайти, тому вона створює живий архів повідомлень групи. Новачки групи можуть шукати або прокручувати журнал, щоб швидко прискорити публікацію в групі раніше. Див . статтю Групова розмова в Outlook.
Порада.: Якщо ваші користувачі й надалі бажають отримувати групові повідомлення у своїх особистих папках "Вхідні", як це було зі списками розсилки, їм потрібно лише підписатися на групу, натиснувши кнопку Участь на стрічці в Outlook.
-
Бібліотека спільних файлів . Ваша група має бібліотеку файлів SharePoint, у якій користувачі можуть зберігати документи, книги, презентації, зображення або будь-який інший файл, над яким їм потрібно працювати, а також спільно використовувати їх. Див. статтю Надання спільного доступу до файлів групи.
-
Спільний календар . Ваша група отримує спільний календар, щоб публікувати події, пов'язані з групою. Кожен учасник, який підписався на групу, автоматично запрошується на події, опубліковані в календарі, щоб ці події також відображалися в їхніх особистих календарях, якщо забажаю. Див. статтю Планування наради в календарі групи в Outlook.
-
Спільний блокнот OneNote . Група автоматично має спільний блокнот OneNote, у якому учасники групи можуть збирати інформацію та співпрацювати над ними. Багато груп використовують блокнот для створення живого вікі-сайту з запитаннями й відповідями та іншими ресурсами.
-
Гостьовий доступ – раніше можна було додавати зовнішні контакти до груп розсилки, але все, що вони отримали, – це електронна пошта. Завдяки групам ви можете надати гостям доступ до розмов електронної пошти, файлів і навіть спільного блокнота OneNote. Див. статтю Гостьовий доступ у Групи Microsoft 365.
-
Вміст видимий . За замовчуванням групи в Outlook загальнодоступні, що означає, що іншим користувачам в організації легко знаходити матеріали та приєднуватися до них або переглядати їх. Якщо вміст групи конфіденційніший, ви можете змінити її на приватну, що приховує вміст від неучасників і вимагає від власника групи затверджувати будь-які запити на приєднання.
-
Самостійне створення - ІТ не потрібно засмучувати запити користувачів на створення груп. За потреби користувачі можуть створювати власні групи. Відомості про те, які користувачі в організації можуть створювати групи, див. в статті Керування правами на створення Групи Microsoft 365.
Це лише кілька функцій, які роблять групи потужнішим рішенням, ніж групи розсилки.
Адміністрування груп
Microsoft 365 пропонує низку корисних інструментів і можливостей для зручнішого керування групами та їх адміністрування. Щоб отримати докладні відомості про кожну з цих переваг, клацніть заголовки нижче.
Керування каталогом має велике значення для кожного адміністратора. Нижче наведено кілька інструментів, які Microsoft 365 пропонуємо, щоб спростити цю проблему.
-
Політики іменування – політики іменування дають змогу визначити, що є прийнятними іменами груп, а які – ні. Це не дає користувачам надавати групам ненормативні або заборонені імена. Крім того, до імен груп можна застосовувати стандартні префікси або суфікси компанії.
Динамічна участь . Динамічна участь дає змогу встановити членство в групі за правилом, яке додає (або видаляє) учасників групи на основі метаданих (наприклад, відділу або ролі) у вашому active directory. Докладні відомості про створення динамічної участі див. в статті Використання атрибутів для створення розширених правил .
-
Прихована участь. Якщо у вас є причина для прихованої участі в групі (наприклад, якщо учасниками є студенти), ви можете приховати участь від сторонніх осіб.
-
Дозволи на створення . У вашій організації можуть бути певні користувачі, яким не потрібно створювати нові групи. Існує кілька методів керування дозволами на створення в каталозі. Див . статтю Керування створенням груп Microsoft 365.
-
Контрольні журнали . Ви можете впевненіше дозволяти користувачам створювати групи та керувати членством у групі, оскільки контрольні журнали Microsoft 365 груп дають змогу відстежувати, хто створив або видалив певну групу або вніс зміни до членства в групі. Див. статтю Пошук у контрольному журналі в Центрі відповідності & безпеки Microsoft 365.
Завдяки різним можливостям, передбаченим у функції "Керування доставкою", ви можете визначати, як повідомлення мають надсилатись або отримуватись у групі. Крім того, є засоби для відстеження потоку таких повідомлень.
-
Надсилання від імені іншої особи. Ці параметри дозволяють указаним користувачам надсилати електронні листи від імені групи.
-
Обмеження відправника . Ці параметри дають змогу керувати дозволами на надсилання повідомлень групі. Групу можна настроїти так, щоб дозволити надсилання повідомлень електронної пошти від сторонніх осіб, але ви можете обмежити це лише певними зовнішніми сторонами.
-
Підтримка зовнішніх користувачів . Запрошуючи гостей до групи, ви можете включити їх у розмови електронною поштою в групі. Див. статтю Гостьовий доступ у Групи Microsoft 365.
-
Правила транспортування . Правила транспортування працюють для груп так само, як і для сервера Exchange. Правила можуть шукати повідомлення, які відповідають певним умовам, а потім виконувати дії з цими повідомленнями.
-
Поштові поради – це інформативні повідомлення, які відображаються користувачам під час створення повідомлення. Вони можуть допомогти зменшити кількість звітів про недоставку, попередивши користувача, якщо його повідомлення може перейти до зовнішніх сторін або перевищити квоти повідомлень.
-
Кілька адрес проксі-сервера . Група може мати псевдоніми так само, як поштова скринька користувача. Додаткові адреси проксі-сервера можуть бути зручні для прийняття повідомлень, надісланих на ці інші псевдоніми, або для полегшення зв'язування з групою, яка має довге або важке ім'я для написання. Див. статтю Підтримка для груп Microsoft 365 для кількох доменів – довідка Admin
-
Максимальній розмір надсилання й отримання. Ці квоти можуть допомогти зменшити проблеми з надсиланням (або одержанням) дуже великих повідомлень, щоб краще керувати вимогами до сховища та смуги пропускання.
Microsoft 365 також надає деякі засоби для керування видом вмісту, до якого надається спільний доступ у вашій групі.
-
Рекомендації з використання . Ви зможете визначити рекомендації щодо використання груп Microsoft 365, щоб навчити користувачів дотримуватися практичних порад, які допомагають підтримувати їхні групи ефективними та навчати їх внутрішнім політикам вмісту.
-
Класифікація даних . Ви зможете створити настроювану систему класифікації даних для груп Microsoft 365, яка дає змогу розподіляти групи за типом політики (наприклад, "некласифікованими", "корпоративною конфіденційною" або "секретною"). Таким чином групи можуть демонструвати політики іншого вмісту у вашій організації. Розширювана політика дає змогу вашій організації настроювати кінцеву точку, яка викликається щоразу, коли створюється або змінюється група, і ви можете впроваджувати власні політики для створення або змінення груп.
Керування змінами
Іноді користувачам незручно змінюватися, тому важливо зв'язатися з наявними учасниками списків розсилки, щоб повідомити їм, чого очікувати. Ось деякі відомості, які слід додати до цього повідомлення, а також деякі відповіді, які можуть виявитися корисними.
Що таке групи в Outlook?
Microsoft 365 групи в Outlook – це єдине рішення для співпраці для груп і груп, яким потрібно надати спільний доступ до обговорень, файлів, календарів і нотаток в єдиний спосіб, який легко знайти. Мабуть, головною перевагою є зберігання журналу обговорень у папці "Вхідні" групи, завдяки чому можна легко знайти попередні обговорення.
Для чого потрібна ця зміна?
Користувачі часто просили надати можливість шукати повідомлення, опубліковані в нашому списку розсилки, щоб знаходити інформацію, яка обговорювалася раніше. Перехід зі списку розсилки на групу позбавить користувачів необхідності постійно повторювати ті самі запитання й відповіді.
Крім того, нова група міститиме календар для подій нашої групи, бібліотеку спільних файлів і блокнот OneNote, де ми можемо співпрацювати та збирати інформацію для подальшого використання.
Чи потрібно мені щось зробити, щоб приєднатися до цієї групи, якщо я був учасником списку розсилки?
Ні, якщо ви вже були учасником списку розсилки, ви автоматично станете учасником нової групи.
Як отримати доступ до нової групи в Outlook? А в інтернет-версії Outlook?
Щоб отримати доступ до нової групи в Outlook, просто перейдіть до категорії Групи в нижній частині області переходів ліворуч. Якщо ви часто використовуєте цю групу, радимо закріпити її як уподобання, клацнувши її правою кнопкою миші та вибравши команду Показати як уподобання.
Крім того, є безкоштовні мобільні клієнти для Microsoft 365 Groups, доступні на кожній мобільній платформі (iOS, Android тощо), щоб ви могли легко отримати доступ до групи в дорозі.
Чи можна й надалі просто користуватись електронною поштою?
Так, звісно. Той самий псевдонім електронної пошти, який ви використовували для списку розсилки, і надалі працюватиме для групи в Outlook.
Додаткові можливості
Не забудьте розповісти користувачам, коли відбудеться ця зміна та до кого їм слід звертатися, якщо в них виникнуть додаткові запитання.
Перенесення списків розсилки
Готові оновити список розсилки до групи? Див. статтю Перенесення списків розсилки до груп Microsoft 365 – довідка Admin.
Які списки розсилки не можна перенести до груп Microsoft 365?
Ви можете оновити лише хмарні прості не вкладені списки розсилки до груп Microsoft 365. Див. статтю Не вдалося оновити списки розсилки до груп Microsoft 365 – Exchange | Microsoft Learn
Подальші дії
Після оновлення групи розсилки до групиMicrosoft 365 є кілька подальших завдань, які потрібно виконати, щоб забезпечити її плавне виконання.
-
Подальші дії з користувачами . Повертайтеся до них одразу після завершення оновлення, а потім знову через кілька днів. Показуючи, що ви слухаєте і реагуєте на будь-які запитання, які вони могли б мати, буде йти довгий шлях до того, щоб зробити їх щасливими і зручними з змінами.
-
Відстеження звітів про залучення . На порталі Microsoft 365 Admin є кілька корисних звітів, які можуть показати, скільки користувачів використовують групу, як часто та які функції вони використовують. Ці звіти допоможуть вам розробити подальше навчання та навчання користувачів, а також визначити, де користувачі отримують найбільше значення від нової групи. Див. статтю Звіти про дії в Центр адміністрування Microsoft 365.
-
Поділіться своїми враженнями . Повідомте іншим командам у своїй компанії, що ви оновили групу розсилки та які кроки ви вжили, щоб зробити її успішною! Надання спільного доступу до цієї інформації може допомогти цим іншим командам наслідувати ваш приклад і мати успішне оновлення самостійно.
Див. також
Маєте запитання про групи Microsoft 365 ?
Відвідайте технічну спільноту Групи Microsoft 365.
Ми дослухаємося до вас
Востаннє цю статтю оновлено 16 жовтня 2020 р. завдяки вашим відгукам. Якщо ви виявили, що вона направляла вас до корисної інформації та тим паче, якщо ні, клацніть елементи зворотного зв'язку нижче та залиште нам конструктивні коментарі, щоб ми могли й надалі вдосконалювати її. Дякуємо!
