Створення таблиці та додавання полів

Створення таблиці

Проста база даних, як-от список контактів, може складатися лише з однієї таблиці. Проте зазвичай бази даних містять кілька таблиць. Створюючи нову базу даних, ви створюєте новий файл на комп’ютері, який виконує роль контейнера для всіх об’єктів у базі даних, зокрема таблиць.

Створити таблицю можна кількома способами: створивши нову базу даних, вставивши таблицю в наявну базу даних, імпортувавши таблицю (чи встановивши зв’язок із нею) з іншого джерела даних, наприклад із книги Microsoft Excel, документа Microsoft Word, текстового файлу або іншої бази даних. Коли ви створюєте пусту базу даних, у ній автоматично створюється пуста таблиця. Відтак у неї можна ввести дані, щоб почати визначати поля.

На початок сторінки

Створення таблиці в новій базі даних

1. Виберіть Файл > Створити, а потім клацніть Пуста база даних.

2. У поле Ім’я файлу введіть назву нової бази даних.

3. Щоб перейти до іншого розташування та зберегти таблицю, клацніть піктограму папки.

4. Натисніть кнопку Створити.

   Відкриється нова база даних. У ній буде створено нову таблицю під назвою "Таблиця1", яка відкриється у вікні табличного подання даних.

На початок сторінки

Створення таблиці в наявній базі даних

1. Виберіть Файл > Відкрити та клацніть необхідну базу даних, якщо вона відображається в списку Останні. Якщо її там немає, виберіть один із параметрів браузера, щоб знайти необхідну базу даних.

2. У діалоговому вікні Відкриття виберіть базу даних, яку потрібно відкрити, і натисніть кнопку Відкрити.

3. На вкладці Створити у групі Таблиці натисніть кнопку Таблиця.

   У базу даних буде вставлено нову таблицю, яка відкриється у вікні табличного подання даних.

На початок сторінки

Створення таблиці за допомогою імпорту або зв’язування

Таблицю можна створити, імпортувавши дані, які зберігаються в іншому розташуванні, або встановивши з ними зв’язок. Це, зокрема, дані аркуша Excel, списку SharePoint, файлу XML, іншої бази даних Access, папки Microsoft Outlook тощо.

Під час імпортування даних створюється копія даних у новій таблиці поточної бази даних. Подальші зміни у джерелі даних не впливають на імпортовані дані, а зміни в імпортованих даних не впливають на джерело даних. Підключившись до джерела даних та імпортувавши з нього дані, їх можна використовувати, більше не підключаючись до джерела даних. Також можна змінювати макет імпортованої таблиці.

Коли встановлюється зв’язок із даними, у поточній базі даних створюється зв’язана таблиця, яка підтримує постійний зв’язок із наявними даними, що зберігаються в іншому розташуванні. Якщо змінити дані у зв’язаній таблиці, вони також зміняться у джерелі. Якщо дані змінюються у джерелі, зміни також відображаються у зв’язаній таблиці. Коли використовується зв’язана таблиця, необхідно забезпечити постійне підключення до джерела даних. Змінити макет зв’язаної таблиці не можна.

На початок сторінки

Установлення властивостей таблиці

Крім властивостей поля, також можна встановити властивості, які застосовуватимуться до всієї таблиці або до всіх записів.

1. Виберіть таблицю, у якій потрібно встановити властивості.

2. На вкладці Основне у групі Подання натисніть кнопку Вигляд і виберіть пункт Конструктор.

3. На вкладці Конструктор таблиць у групі Відобразити або приховати натисніть кнопку Аркуш властивостей.

   

   Відкриється вікно властивостей таблиці.

4. У вікні властивостей виберіть вкладку Загальні.

5. Клацніть поле ліворуч від властивості, яку потрібно встановити, і введіть значення для неї.

   Обов’язково натисніть клавіші Ctrl+S, щоб зберегти внесені зміни.

   Властивість таблиці	Дія
   Відображати подання на сайті SharePoint	Використовується для визначення того, чи можуть подання, основані на таблиці, відображатися на сайті SharePoint. Примітка.: Дія цього параметра залежить від параметра властивості Відображати всі подання на сайті SharePoint для бази даних.
   Підтаблицю даних розгорнуто	Використовується для розгортання всіх підтаблиць після відкриття таблиці.
   Висота підтаблиці даних	Виконайте одну з наведених нижче дій. якщо потрібно, щоб вікно підтаблиці розгорталося для відображення всіх рядків, залишіть для цієї властивості значення 0"; щоб керувати висотою підтаблиці, введіть потрібну висоту в сантиметрах.
   Орієнтація	Використовується для настроювання орієнтації подання відповідно до напрямку читання мови: зліва направо чи справа наліво.
   Опис	Опис таблиці. Він відображатиметься в підказках до таблиці.
   Правило перевірки	Використовується для введення виразу, який має бути істинний під час кожного додавання або змінення запису.
   Текст перевірки	Використовується для введення повідомлення, яке відображатиметься, якщо запис суперечить виразу в полі властивості Правило перевірки.
   Фільтр	Використовується для визначення умов для відображення лише відповідних рядків у вікні табличного подання даних.
   Розташування за	Використовується, щоб вибрати одне або кілька полів для визначення порядку сортування за промовчанням для рядків у вікні табличного подання даних.
   Ім’я підтаблиці даних	Використовується для визначення того, чи потрібно відображати підтаблицю у вікні табличного подання даних, і якщо це так, для визначення таблиці або запиту, що надаватиме рядки для підтаблиці.
   Зв’язати основні поля	Використовується для перелічення в таблиці або запиті полів, що використовуються для підтаблиці та відповідають указаній для таблиці властивості Зв’язати основні поля.
   Зв’язати дочірні поля	Використовується для перелічення в таблиці полів, які відповідають указаній для таблиці властивості Зв’язати дочірні поля.
   Фільтрувати в разі завантаження	Використовується для автоматичного застосування умов фільтра у властивості Фільтр (установленням значення Так), коли таблицю відкрито у вікні табличного подання даних.
   Порядок розташування в разі завантаження	Використовується для автоматичного застосування умов сортування у властивості Розташування за (установленням значення Так), коли таблицю відкрито у вікні табличного подання даних.

   Порада    Щоб відкрити допоміжне поле введення або редагування значення параметра в полі властивості, натисніть клавіші Shift+F2. Відкриється вікно Масштаб. Якщо для властивості Правило перевірки визначається вираз і вам потрібна допомога в його створенні, натисніть кнопку поруч із полем властивості Правило перевірки, щоб відобразити вікно конструктора виразів.

На початок сторінки

Збереження таблиці

Створивши або змінивши таблицю, потрібно зберегти її макет. Якщо ви зберігаєте таблицю вперше, дайте їй ім’я, що описує дані, які вона містить. Можна використовувати до 64 букв і цифр, включно з пробілами. Наприклад, назвіть таблицю "Клієнти", "Запаси деталей" або "Товари".

Access пропонує широкі можливості йменування таблиць. Однак існують деякі обмеження, які потрібно врахувати. Ім’я таблиці може містити не більше 64 символів. Воно може складатися з будь-якого поєднання букв, чисел, пробілів і спеціальних символів, за винятком крапки (.), знаку оклику (!), квадратних дужок ([]), початкового пробілу, знаку рівності (=) і недрукованих символів, наприклад символу повернення каретки. Ім’я також не може містити такі символи: ` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

1. Виберіть Файл > Зберегти або натисніть клавіші Ctrl+S.

2. Якщо ви зберігаєте таблицю вперше, введіть ім’я для таблиці, а потім натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Налаштування первинного ключа

У таблиці бажано налаштувати первинний ключ. Проте якщо ви маєте певну причину не робити цього, його можна не встановлювати. Програма Access автоматично створює індекс для первинного ключа, який може підвищити продуктивність бази даних, а також стежить за тим, щоб кожен запис мав унікальне значення в полі первинного ключа. Унікальність значень украй важлива, оскільки це єдиний спосіб надійно розрізняти рядки між собою.

Коли ви створюєте нову таблицю у вікні табличного подання даних, програма Access автоматично створює первинний ключ і призначає йому ім’я поля ідентифікатора та тип даних "Автонумерація".

У режимі конструктора можна змінити або видалити первинний ключ, а також установити первинний ключ для таблиці, яка ще не має його.

На початок сторінки

Визначення полів, які слід використовувати як первинний ключ

Інколи ви вже маєте дані, які потрібно використати як первинний ключ. Наприклад, у вас уже є наявні ідентифікатори для працівників. Якщо ви створюєте таблицю, щоб упорядкувати відомості про працівників, імовірно, найоптимальнішим первинним ключем для неї стануть ці ідентифікатори. Або може так трапитися, що ідентифікатор працівника унікальний лише в поєднанні з ідентифікатором відділу, тому як первинний ключ потрібно використовувати обидва поля разом. Поле, яке підходить для первинного ключа, має задовольняти такі вимоги:

• Кожен запис має унікальне значення для поля або комбінації полів.

• Поле або комбінація полів не можуть бути пусті або нульові – вони завжди мають значення.

• Ці значення незмінні.

Якщо у вас ще немає даних, які підходять для первинного ключа, ви можете створити нове поле для цієї мети. Створюючи нове поле, яке використовуватиметься як первинний ключ, установіть для поля тип даних "Автонумерація", щоб подбати про його відповідність усім трьом вимогам із попереднього списку.

На початок сторінки

Установлення або змінення первинного ключа

1. Виберіть таблицю, первинний ключ якої потрібно задати або змінити.

2. На вкладці Основне у групі Подання натисніть кнопку Вигляд і виберіть пункт Конструктор.

3. На бланку таблиці виберіть поле або поля, які потрібно використовувати як первинний ключ.

   Щоб вибрати одне поле, клацніть маркер виділення рядка для потрібного поля.

   Щоб вибрати кілька полів, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl, клацніть маркери виділення рядка для кожного поля.

4. На вкладці Конструктор таблиць у групі Знаряддя натисніть кнопку Первинний ключ.

   Ліворуч від поля або полів, вибраних як первинний ключ, відобразиться символ ключа.

На початок сторінки

Видалення первинного ключа

1. Виберіть таблицю, первинний ключ якої потрібно видалити.

2. На вкладці Основне у групі Подання натисніть кнопку Вигляд і виберіть пункт Конструктор.

3. Клацніть маркер виділення рядка для поточного первинного ключа. Якщо первинний ключ складається з кількох полів, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl, клацніть маркери виділення рядка для кожного поля.

4. На вкладці Конструктор таблиць у групі Знаряддя натисніть кнопку Первинний ключ.

   Піктограма ключа видаляється з поля або полів, які було попередньо вибрано як первинний ключ.

Якщо ви спробуєте зберегти таблицю без первинного ключа, програма Access відобразить запит на його створення. Натисніть кнопку Так, щоб програма Access створила поле ідентифікатора з типом даних "Автонумерація", завдяки якому кожному запису буде надаватися унікальне значення . Якщо в таблиці вже є поле з типом "Автонумерація", програма Access використовуватиме його як первинний ключ. Якщо натиснути кнопку Ні, поле не буде додано й первинний ключ не буде встановлено.

На початок сторінки

Додавання полів

Щоб зберегти нові дані про предмет, для якого вже створено таблицю Access, слід додати до цієї таблиці нове поле. Наприклад, у вас є таблиця, у якій збережено прізвище, ім’я, адресу електронної пошти, номер телефону та поштову адресу кожного з ваших клієнтів. Якщо вам потрібно відстежувати основний спосіб зв’язку з кожним клієнтом, додайте до таблиці поле для зберігання цих даних.

Кожний елемент даних, який потрібно відстежувати, зберігається в полі. Наприклад, у таблиці контактів створюються поля "Прізвище", "Ім’я", "Номер телефону" й "Адреса". У таблиці товарів створюються поля "Назва товару", "Код товару" та "Ціна".

Кожне поле має певні основні характеристики, зокрема ім’я, яке унікально визначає поле в межах таблиці, тип даних, який визначає природу даних, операції, які можна виконувати з даними, а також потрібний дисковий простір для збереження кожного значення.

Перш ніж створювати поля, спробуйте розділити дані на найменші значущі складові. За потреби ви без зусиль зможете знову об’єднати їх. Наприклад, замість поля "Повне ім’я" варто створити окремі поля "Прізвище" та "Ім’я". Так вам буде легше шукати та сортувати дані за іменем, прізвищем або обома значеннями. Якщо певний елемент даних потрібно використовувати під час створення звітів або для обчислень, сортування чи пошуку, розмістіть його в окремому полі.

Створивши поле, ви також можете встановити властивості полів, щоб мати можливість керувати його відображенням і поведінкою. Наприклад, властивість Формат визначає, як дані виглядатимуть у вікні табличного подання даних або формі, які містять це поле.

На початок сторінки

Додавання поля за допомогою введення даних

Коли ви створюєте таблицю або відкриваєте наявну у вікні табличного подання даних, до неї можна додати поле, ввівши дані у стовпець Клацніть, щоб додати(1). Access автоматично призначає тип даних полю залежно від того, яке значення ви вводите. Якщо введені дані не відповідають жодному типу даних, Access вибере текстовий тип, але ви можете змінити його.

Щоб ввести дані в стовпець Клацніть, щоб додати, зробіть ось що:

1. Створіть або відкрийте таблицю у вікні табличного подання даних, клацнувши правою кнопкою миші потрібну таблицю в області переходів і вибравши команду Подання таблиці.

2. У стовпці Клацніть, щоб додати введіть ім’я поля, яке потрібно створити.

   Виберіть змістовне ім’я, щоб полегшити визначення поля.

3. Введіть дані в нове поле.

На початок сторінки

Додавання поля за допомогою шаблону поля

Інколи краще вибрати зі списку попередньо визначене поле, ніж створювати його вручну. Щоб вибрати додатковий шаблон поля, ви можете скористатися списком Інші поля. Шаблон поля – це попередньо визначений набір характеристик і властивостей, які описують поле. Визначення шаблону поля включає ім’я поля, тип даних, значення для властивості Формат цього поля та інші його властивості.

1. На вкладці Основне в групі Подання натисніть кнопку Подання та виберіть пункт Подання таблиці.

2. На вкладці Поля таблиці в групі Додати & Видалити натисніть кнопку Інші поля.

   

3. Виберіть поле зі списку Інші поля, щоб вставити новий стовпець. В Access це поле буде додано праворуч від стовпця, у якому встановлено курсор. Якщо вибрати один із типів поля в розділі "Легкий початок" (наприклад, "Адреса"), Access створить у таблиці кілька полів, щоб зберегти в них різні частини адреси.

На початок сторінки

Установлення властивостей поля

Після створення поля можна встановити його властивості. Це дасть змогу керувати його відображенням і поведінкою.

Наприклад, установлення властивостей поля надає такі можливості:

• керувати відображенням даних у полі;

• уникати введення в поле хибних даних;

• указувати для поля значення за промовчанням;

• прискорити пошук і сортування даних у полі.

Деякі доступні властивості поля можна встановити під час роботи у вікні табличного подання даних. Однак, щоб отримати доступ до властивостей поля й визначити повний їх список, потрібно перейти в режим конструктора.

Властивості, які можна задати, залежать від типу даних поля.

На початок сторінки

Установлення властивостей поля у вікні табличного подання даних

Під час роботи у вікні табличного подання даних можна перейменувати поле та змінити його тип даних, властивість Формат і деякі інші властивості.

1. В області переходів двічі клацніть таблицю, яку потрібно відкрити.

2. У контекстному меню виберіть пункт Подання таблиці.

На початок сторінки

Установлення властивостей поля в режимі конструктора

Працюючи з таблицею в режимі конструктора, можна встановити будь-яку властивість поля. У режимі конструктора тип даних поля встановлюється в бланку таблиці, а інші властивості – в області Властивості поля.

1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші потрібну таблицю.

2. У контекстному меню виберіть пункт Конструктор.

На початок сторінки

Переміщення поля

Щоб перемістити поле, перетягніть його в потрібне місце. Щоб вибрати для переміщення кілька суміжних полів, клацніть перше з них, натисніть клавішу SHIFT і, утримуючи її, клацніть останнє поле. Тепер виділену групу полів можна перетягнути в нове місце.

Перетягуванням можна змінити розташування поля у вікні табличного подання даних, але не порядок полів у конструкторі таблиць. У разі доступу до полів програмними засобами застосовується вихідний порядок. Наприклад, якщо ви перетягнете поле в нове місце у вікні табличного подання даних, а потім створите форму з таблиці за допомогою кнопки «Форма», це поле буде у своєму вихідному розташуванні.

На початок сторінки

Див. також

Додавання обчислюваного поля до таблиці

Додавання поля до форми або звіту