Робота з папками повідомлень в інтернет-версії Outlook

За замовчуванням в обліковому записі є такі папки:

• Вхідні Вхідні повідомлення надходять до папки "Вхідні", крім випадків, коли для папки створено Правило для вхідних, яке пересилатиме їх до іншої папки, або коли вони визначаються як небажана пошта.

• Небажана пошта Повідомлення, які мають характеристики небажаної пошти, але не блокуються фільтром спаму, перш ніж вони потраплять до поштової скриньки, автоматично переміщуються до цієї папки. Дізнайтеся більше про те , як фільтрувати небажану пошту та спам в Інтернет-версії Outlook.

• <c0>Чернетки</c0>. Якщо ви створюєте повідомлення або відповідаєте на нього, але не маєте змоги відразу завершити його, воно автоматично зберігається до папки «Чернетки». Пізніше можна повернутися до цього повідомлення, щоб відредагувати та надіслати його.

• <c0>Надіслані</c0>. За промовчанням копія кожного повідомлення, яке ви надсилаєте, розміщується в папці «Надіслані».

• <c0>Видалені</c0>. Коли ви видаляєте повідомлення, воно переміщується до папки «Видалені».

Більшу частину дій із папками можна виконати за допомогою контекстного меню, яке викликається клацанням папки правою кнопкою миші.

• <c0>Створити підпапку</c0>. Використовується, щоб створити нову вкладену папку в папці, яку ви клацнули правою кнопкою миші.

• <c0>Видалити папку</c0>. Під час видалення папка та весь її вміст буде переміщено до папки "Видалені елементи".

• Видалення всіх Під час видалення всі елементи у вибраній папці буде переміщено до папки "Видалені елементи".

• Позначити всі як прочитані Позначає як прочитані всі елементи у вибраній папці.

• <c0>Перейменувати</c0>. Дає змогу змінити ім’я папки. Стандартні папки, як-от папка "Вхідні", перейменовувати не можна.

Щоб упорядкувати повідомлення на свій смак, можна створювати додаткові папки. Наприклад, ви можете створити папку для певного проекту, для всіх повідомлень від певної особи або для всіх повідомлень, надісланих групі розсилки, до складу якої ви входите.

створити нову папку;

1. У нижній частині списку папок виберіть пункт Створити папку.

2. У відповідному полі введіть ім’я для нової папки та натисніть клавішу Enter.

Створення вкладеної папки

1. В області ліворуч клацніть правою кнопкою миші папку, до якої потрібно додати вкладену папку.

2. Виберіть Створити нову вкладену папку.

3. У відповідному полі введіть ім’я для нової папки та натисніть клавішу Enter.

1. В області папки клацніть правою кнопкою миші папку, яку потрібно перейменувати.

2. Виберіть команду Перейменувати.

3. Введіть ім’я для папки та натисніть клавішу Enter.

1. В області папки правою кнопкою миші клацніть папку або вкладену папку, яку потрібно видалити.

2. Виберіть пункт Видалити папку.

3. Натисніть кнопку OK для підтвердження.

У Інтернет-версія Outlook папка "Уподобання" автоматично містить такі папки: Вхідні, надіслані та видалені елементи. Ви можете додавати папки до вподобань, щоб спростити відстеження найважлиших для них папок. Додавання папки до вподобань не переміщує папку, а натомість створить посилання на нього. Папки, додані до вподобань, все ще зберігаються в особистій папці.

• Щоб додати папку до обраного, клацніть її правою кнопкою миші й виберіть Додати до вподобань.

• Щоб змінити порядок папок, виберіть папку та перетягніть її до нового розташування в ієрархії. Або клацніть правою кнопкою миші папку, а потім у списку виберіть команду вгору або вниз.

• Щоб видалити папку з обраного, клацніть її правою кнопкою миші й виберіть Видалення з обраного. Ця дія видаляє лише посилання на папку, тому сама папка нікуди не зникає з вашої особистої папки.

Залежно від політик організації можна додати до вподобань спільну папку. Щоб отримати відомості про те, як створити спільну папку в Інтернет-версія Outlook та додати його до вподобань, перегляньте статтю створення та надання спільного доступу до спільної папки.

Політики архівування та збереження дають змогу автоматично переміщатися або видаляти повідомлення після того, як вони були в поштовій скриньці протягом певного проміжку часу. Щоб дізнатися більше про ці політики та про те, як призначити їх, перегляньте статтю призначення міток збереження та політики архівування в Інтернет-версії Outlook.

Коли ви видаляєте повідомлення, воно спершу потрапляє до папки "Видалені елементи". Ви можете видаляти повідомлення з неї вручну або налаштувати Інтернет-версія Outlook на автоматичне очищення папки "Видалені елементи" під час виходу з облікового запису.

Очищення папки "Видалені елементи" під час виходу

1. Угорі сторінки виберіть Налаштування .

2. Виберіть пункт Пошта > Обробка повідомлень.

3. У розділі Параметри повідомленняустановіть прапорець очищати папку "Видалені".

4. Натисніть кнопку Зберегти.

Щоб дізнатися, як відновити видалені повідомлення в інтернет-версії Outlook, див. цю статтю.

За допомогою команд у рядку меню OutlookІнтернет-версія Outlook або правил OutlookІнтернет-версія Outlook можна автоматично переміщати повідомлення до певної папки під час їх отримання.

Автоматична обробка повідомлень за допомогою команд

Такі команди, як Організувати та Перемістити до, дають змогу автоматично видаляти або переміщати всі повідомлення від певного відправника. Вони відображаються в рядку меню OutlookІнтернет-версія Outlook, коли вибрано повідомлення в папці "Вхідні".

• За допомогою команди Організувати можна швидко видалити непотрібні електронні листи в папці "Вхідні". Вибравши повідомлення, ви можете автоматично видалити всю вхідну пошту від його відправника, зберегти лише останні повідомлення або видалити повідомлення, отримані понад 10 днів тому.

• Команда Перемістити до дає змогу перемістити певне повідомлення або автоматично переміщати всі повідомлення від певного відправника до іншої папки.

Автоматична обробка повідомлень за допомогою правил

Використовуйте правила, щоб щойно отримані повідомлення автоматично переміщалися до певної папки.

1. У папці "Вхідні" виберіть потрібне повідомлення, до якого потрібно призначити правила, та виберіть пункт на панелі команд.

2. Виберіть пункт Створити правило. Відкриється діалогове вікно Створення правила .

3. Виберіть папку, до якої потрібно перемістити повідомлення від цього відправника.

4. Щоб вибрати інші умови та дії, виберіть пункт Додаткові параметри.

   За замовчуванням установлено прапорець припинити обробку інших правил . Наступні правила ігноруватимуться, навіть якщо вони стосуються повідомлення.

5. Натисніть кнопку OK, щоб зберегти вибрані параметри та повернутися до вікна створення правила.

За замовчуванням в обліковому записі є такі папки:

• <c0>Вхідні</c0>. Вхідні повідомлення надходять до папки "Вхідні", крім випадків, коли створено правило для папки Вхідні, яке пересилатиме їх до іншої папки, або коли вони визначаються як небажана пошта.

• <c0>Несуттєві</c0>. Допомагає фільтрувати пошту з урахуванням того, як ви обробляли її в минулому. Якщо цю функцію ввімкнуто, поштовий сервер відстежує, які повідомлення ви читаєте, а які – ні. Повідомлення, які ви не читаєте, переміщаються до папки "Несуттєві".

• <c0>Надіслані</c0>. За промовчанням копія кожного повідомлення, яке ви надсилаєте, розміщується в папці «Надіслані».

• <c0>Видалені</c0>. Коли ви видаляєте повідомлення, воно переміщується до папки «Видалені».

У Інтернет-версія Outlook, якщо вибрати пункт Додатково в розділі папки, ви знайдете ці папки за замовчуванням, упорядкованих в розділі уподобання. Однакові папки за замовчуванням також перелічено в особистій папці та стають частиною довшого списку папок, багато з яких може створити адміністратор. Папки, до яких може додаватися адміністратор, містить такі дії:

• <c0>Чернетки</c0>. Якщо ви створюєте повідомлення або відповідаєте на нього, але не маєте змоги відразу завершити його, воно автоматично зберігається до папки «Чернетки». Пізніше можна повернутися до цього повідомлення, щоб відредагувати та надіслати його.

• Небажана пошта Повідомлення, які мають характеристики небажаної пошти, але не блокуються фільтром спаму, перш ніж вони потраплять до поштової скриньки, автоматично переміщуються до цієї папки. Докладні відомості про папку небажаної пошти та Фішингове повідомлення про спам у цій статті.

• <c0>Нотатки</c0>. Це – папка, доступна тільки для читання. Створювати елементи в цій папці або видаляти їх можна лише у програмі Програма Outlook.

• <c0>Журнал розмов</c0>. За замовчуванням копія кожної розмови в "Skype для бізнесу" поміщається в папку "Журнал розмов".

Більшу частину дій із папками можна виконати за допомогою контекстного меню, яке викликається клацанням папки правою кнопкою миші. Ярлик, який відображається, залежить від того, чи вибрано папку "Уподобання" або під особистою папкою.

Папка "Обране"

У папці "Обране" відображаються основні поштові папки. Контекстне меню містить команди, які найчастіше використовуються під час роботи з такими папками.

• Переміщення в списку або Переміщення вниз у списку за допомогою одного з цих параметрів можна змінити розташування папки вище або нижче в ієрархії папок.

• <c0>Видалення з обраного</c0>. Видаляє папку з обраного. При цьому папка не видаляється з вашої особистої папки.

• <c0>Видалити все</c0>. Видаляє весь вміст папки разом із вкладеними папками.

• <c0>Позначити все як прочитане</c0>. Позначає кожен елемент у папці як прочитаний.

• <c0>Призначити політику</c0>. Призначає політику архівації або збереження для повідомлень у папці. Цей параметр може бути недоступний, якщо адміністратор не ввімкнув його.

• <c0>Дозволи</c0>. Використовується, щоб надати іншим користувачам доступ до папок у поштовій скриньці.

Особиста папка

Особиста папка – це збірка всіх поштових папок, доступних для вас. Контекстне меню, вкладене до особистих папок, пропонує додаткові можливості, ніж контекстне меню з папкою "Уподобання". Проте не всі варіанти доступні для всіх папок, а деякі варіанти можуть бути недоступні через адміністративні дозволи.

У контекстному меню особистої папки є чотири додаткових команди:

• <c0>Створити папку</c0>. Використовується, щоб створити нову вкладену папку в папці, яку ви клацнули правою кнопкою миші.

• <c0>Перейменувати</c0>. Дає змогу змінити ім’я папки. Стандартні папки, як-от папку "Вхідні", перейменовувати не можна.

• <c0>Додати до вподобань</c0>. Дає змогу додати (посилання на) поточну папку до обраного.

• <c0>Перемістити</c0>. Відкриває вікно, яке дає змогу перемістити вибрану папку до нового розташування в ієрархії папок. Крім того, папку можна просто перетягнути до нового розташування.

  Примітка.: Під час наступного входу папки, які ви створили, будуть впорядковані в алфавітному порядку.

Щоб упорядкувати повідомлення на свій смак, можна створювати додаткові папки. Наприклад, ви можете створити папку для певного проекту, для всіх повідомлень від певної особи або для всіх повідомлень, надісланих групі розсилки, до складу якої ви входите.

Створення нової папки

1. У розділі Папки виберіть Більше.

   

2. Виконайте одну з таких дій:

   • Поруч із пунктом уподобання або ім'я особистої папки натисніть кнопку Створити нову папку . .

   • Клацніть особисту папку правою кнопкою миші й виберіть Створити папку.

3. У відповідному полі введіть ім’я для нової папки та натисніть клавішу Enter.

Створення вкладеної папки

1. У розділі Папки виберіть Більше.

   

2. В особистій папці клацніть правою кнопкою миші папку, до якої потрібно додати вкладену папку, і виберіть Створити нову вкладену папку.

3. У відповідному полі введіть ім’я для нової вкладеної папки та натисніть клавішу Enter.

1. У розділі Папки виберіть Більше.

   

2. В особистій папці клацніть правою кнопкою миші папку, яку потрібно перейменувати, і виберіть Перейменувати.

3. Введіть ім’я для папки та натисніть клавішу Enter.

Ви можете перетягнути папку до нового розташування в ієрархії або скористатися для цього командою Перемістити в контекстному меню.

1. У розділі Папки виберіть Більше.

   

2. В особистій папці клацніть правою кнопкою миші папку, яку потрібно перемістити, і виберіть Перемістити.

3. У вікні Перемістити папку виберіть кінцеву папку, а потім натисніть кнопку Перемістити.

Ви також можете створити нову папку, щоб пересунути папку, клацнувши правою кнопкою миші батьківську папку та вибравши команду Створити нову папку. Використовуйте правила для папки "Вхідні" , щоб автоматично перенести вхідні повідомлення до певних папок відповідно до умов, які ви вибрали.

1. У розділі Папки виберіть Більше.

   

2. Правою кнопкою миші клацніть вкладену папку, яку потрібно видалити, і виберіть Видалити.

3. Натисніть кнопку OK для підтвердження.

У Інтернет-версія Outlook папка "Уподобання" автоматично містить такі папки: "Вхідні", "несуттєво", "Надіслані", "Видалені елементи". Ви можете додавати папки до вподобань, щоб спростити відстеження найважлиших для них папок. Додавання папки до вподобань не переміщує папку, а натомість створить посилання на нього. Папки, додані до вподобань, все ще зберігаються в особистій папці.

• Щоб додати папку до обраного, клацніть її правою кнопкою миші й виберіть Додати до вподобань.

• Щоб змінити порядок папок, виберіть папку та перетягніть її до нового розташування в ієрархії. Або клацніть правою кнопкою миші папку, а потім у списку виберіть команду вгору або вниз.

• Щоб видалити папку з обраного, клацніть її правою кнопкою миші й виберіть Видалення з обраного. Ця дія видаляє лише посилання на папку, тому сама папка нікуди не зникає з вашої особистої папки.

Залежно від політик організації можна додати до вподобань спільну папку. Щоб отримати відомості про те, як створити спільну папку в Інтернет-версія Outlook та додати його до вподобань, перегляньте статтю створення та надання спільного доступу до спільної папки.

Політики архівування та збереження дають змогу автоматично переміщатися або видаляти повідомлення після того, як вони були в поштовій скриньці протягом певного проміжку часу. Щоб дізнатися більше про ці політики та про те, як призначити їх, перегляньте статтю призначення міток збереження та політики архівування в Інтернет-версії Outlook.

Коли ви видаляєте повідомлення, воно спершу потрапляє до папки "Видалені". Ви можете видаляти повідомлення з неї вручну або налаштувати Інтернет-версія Outlook на автоматичне очищення папки "Видалені" під час виходу з облікового запису. Ваш адміністратор також може призначити політику очищення папки "Видалені" після закінчення певного терміну.

Очищення папки "Видалені" під час виходу

1. У верхній частині екрана натисніть кнопку настройки .

2. У розділі Параметри ваших програм виберіть пункт Пошта.

3. Виберіть Автоматична обробка > Параметри повідомлення > Очищати папку "Видалені" під час виходу.

4. Натисніть кнопку Зберегти  .

Щоб дізнатися, як відновити видалені повідомлення, див. Відновлення видалених повідомлень електронної пошти в інтернет-версії Outlook.

За допомогою команд у рядку меню Інтернет-версія Outlook або правил Інтернет-версія Outlook можна автоматично переміщати повідомлення до певної папки під час їх отримання.

Автоматична обробка повідомлень за допомогою команд

Такі команди, як Почистити та Перемістити до, дають змогу автоматично видаляти або переміщати всі повідомлення від певного відправника. Вони відображаються в рядку меню Інтернет-версія Outlook, коли вибрано повідомлення в папці «Вхідні».

• За допомогою команди Організувати можна швидко видалити непотрібні електронні листи в папці "Вхідні". Вибравши повідомлення, ви можете автоматично видалити всю вхідну пошту від його відправника, зберегти лише останні повідомлення або видалити повідомлення, отримані понад 10 днів тому.

• Команда Перемістити до дає змогу перемістити певне повідомлення або автоматично переміщати всі повідомлення від певного відправника до іншої папки.

Автоматична обробка повідомлень за допомогою правил

Використовуйте правила, щоб щойно отримані повідомлення автоматично переміщалися до певної папки.

1. У папці "Вхідні" виберіть повідомлення, до якого потрібно призначити правило, і клацніть в рядку меню Інтернет-версія Outlook.

   

2. Виберіть Створити правило. Відкриється діалогове вікно (форма) Нове правило папки "Вхідні".

   • <c0>Ім’я</c0>. У цьому полі відображається ім’я відправника.

   • <c0>Коли надходить повідомлення, а також якщо воно відповідає всім наведеним умовам</c0>. Для отриманого повідомлення за замовчуванням встановлено три умови. Клацніть стрілки, щоб вибрати інші умови. Якщо потрібно використовувати додаткові умови, натисніть кнопку Додати умову.

   • <c0>Виконувати всі наведені дії</c0>. За замовчуванням вибрано одну з трьох визначених дій. Клацніть стрілки, щоб вибрати інші дії. Якщо потрібно визначити іншу дію, натисніть кнопку Додати дію.

   • <c0>За винятком, коли виконано будь-яку з наведених умов</c0>. За замовчуванням винятки не налаштовано. Клацніть стрілку, щоб налаштувати винятки для зазначених вище умов. Натисніть кнопку Додати виняток, якщо потрібно більше одного винятку.

   • <c0>Зупинити обробку інших правил</c0>. За замовчуванням цей прапорець установлено. Наступні правила ігноруватимуться, навіть якщо вони стосуються повідомлення.

3. Натисніть кнопку OK, щоб зберегти правило. Залежно від структури вашого облікового запису може з’явитися попередження про змінення правил. За потреби зверніться до адміністратора.