|
Увага! Служби Access Services 2010 і 2013 буде вилучено з наступного випуску SharePoint. Рекомендуємо перенести наявні програми на альтернативну платформу, як-от Microsoft Power Apps, і не створювати нові веб-програми. Ви можете надавати доступ до даних Access за допомогою Dataverse — хмарної бази даних, на якій можна створювати програми Power Platform, автоматизовані робочі цикли, віртуальні агенти та багато іншого для Інтернету, телефону або планшета. Докладні відомості див. в статті Початок роботи. Перенесення даних Access до Dataverse. |
Для створення веб-баз даних можна використовувати служби Access Services (компонент SharePoint). Це дає змогу:
-
захищати доступ до даних і керувати ним;
-
спільно використовувати дані в організації або в Інтернеті;
Примітка.: У цій статті пояснюється, як використовувати веб-бази даних у програмі Access 2010. Це не пояснює веб-програми Access, які використовують SQL Server для зберігання даних, і пропонують безліч інших покращень у веб-базах даних. Щоб отримати докладніші відомості, перегляньте статтю створення веб-програми Access.
Примітка.: Для доступу до веб-бази даних потрібний обліковий запис користувача. Анонімний доступ не підтримується.
-
створювати застосунки баз даних, для використання яких не потрібна програма Access.
У цій статті наведено огляд макета веб-бази даних Access. Для розробки в конструкторі баз даних у цій статті наведено відомості про створення нової бази даних для настільних комп'ютерів і конструювання баз даних.
Увага!: Хоча, використовуючи цю версію програми Access можна відкрити веб-базу даних, опублікувати, редагувати її та синхронізувати зміни, створити в ній нову веб-базу даних не вдасться.
У цій статті/що потрібно зробити? /Я хочу
Огляд
Служби Access Services (додатковий компонент служби SharePoint) надають платформу для створення баз даних, які можна використовувати в Інтернеті. Веб-база даних розробляється та публікується за допомогою програми Access і служби SharePoint, а працювати з нею за допомогою браузера можуть користувачі, що мають облікові записи SharePoint.
Принцип роботи
Під час публікування веб-бази даних служби Access Services створюють сайт SharePoint, на якому розміщується база даних. Усі дані та об’єкти бази даних переміщуються до розміщених на цьому сайті списків SharePoint. Після публікування відвідувачі сайту SharePoint зможуть використовувати цю базу даних відповідно до своїх дозволів для цього сайту SharePoint.
-
<c0>Повний доступ</c0>. Дозволяється вносити зміни до даних і макета.
-
<c0>Участь</c0>. Дозволяється вносити зміни до даних, але макет змінювати не можна.
-
<c0>Читання</c0>. Дозволяється читати дані, але вносити зміни не можна.
Веб-базу даних можна відкрити у програмі Access, змінити макет, а потім синхронізувати внесені зміни, зберігши їх на сайті SharePoint. Також можна користуватися своєю базою даних в автономному режимі, використовуючи автономну версію, а потім синхронізувати дані та зміни макета після підключення до Інтернету.
Примітка.: Щоб створити веб-базу даних на сайті SharePoint, на якому вона публікуватиметься, необхідно мати дозвіл "Повний доступ".
Робота з формами та звітами у браузері
Форми, звіти та більшість макросів запускаються у браузері. Завдяки цьому програма Access може оновлювати дані на екрані, не обробляючи повторно всю сторінку.
Щоб полегшити роботу користувачів із застосунком, можна створити форму. Для цього можна скористатися новим навігаційним елементом керуванням, який дає змогу легко додавати до форми стандартні веб-кнопки переходів.
Примітка.: Область переходів (функція, яка використовується у програмі Access для перегляду об’єктів у базі даних) недоступна у браузері.
Збереження даних у списках SharePoint
Усі таблиці перетворюються на списки SharePoint, а записи – на елементи списків. Це дає можливість використовувати дозволи для сайту SharePoint, щоб керувати доступом до веб-бази даних, а також використовувати переваги інших можливостей сайту SharePoint.
Примітка про безпеку.: Рядок підключення для зв’язаних таблиць незашифрований, включно з іменем користувача та паролем, якщо цю інформацію збережено (а також якщо об’єкт посилання підтримує облікові записи користувачів). Якщо база даних має посилання на список SharePoint і це посилання включає ім’я користувача та пароль, зловмисний користувач може скористатися збереженими обліковими даними та змінити об’єкт посилання на інший список. Навіть якщо облікові дані не збережено в рядку підключення, зловмисний користувач може змінити дозволи на сайті SharePoint, скориставшися допомогою свого спільника, який уже має необхідні дозволи. Будьте дуже обачні, надаючи доступ до копій бази даних, яка містить посилання на списки в опублікованій веб-базі даних.
Виконання запитів і макросів даних на сервері
Уся обробка запитів SQL виконується на сервері. Це сприятливо впливає на ефективність роботи мережі, тому що трафік складається лише з наборів результатів.
Примітка.: Якщо веб-база даних має "клієнтські" об’єкти – запити, форми, звіти, тощо, які не вдасться використати у браузері – усі інструкції SQL, використані в цих об’єктах, обробляються у програмі Access на вашому комп’ютері.
Інтрамережа або Інтернет
Базу даних можна опублікувати на власному сервері SharePoint в інтрамережі або в Інтернеті. Корпорація Майкрософт пропонує рішення SharePoint для роботи через Інтернет, а сторонні постачальники можуть також пропонувати послуги хостингу.
Редагування веб-бази даних
У цьому розділі описуються основні завдання створення веб-бази даних.
У цьому розділі
Попередня інформація
Перш ніж почати створення веб-бази даних, слід виконати кілька завдань. Крім того, існують відмінності між локальними базами даних і веб-базами даних, про які слід знати, особливо якщо ви досвідчений розробник Access.
-
<c0>З’ясуйте призначення бази даних</c0>. Майте чіткий план, на основі якого можна приймати правильні рішення щодо особливостей макета.
-
<c0>Знайдіть і впорядкуйте необхідну інформацію</c0>. У веб-базі даних не можна використовувати зв’язані таблиці. Будь-які потрібні дані, які розміщуватимуться за межами бази даних, потрібно спочатку імпортувати. Якщо на самому початку правильно впорядкувати дані, можна уникнути необхідності змінювати макет через несподівані зміни даних.
-
<c0>Визначте сайт SharePoint, на якому публікуватиметься база даних</c0>. Публікування без сайту SharePoint неможливе. Якщо під час розробки ви захочете перевірити свій макет у браузері (а це хороша думка), вам доведеться спочатку опублікувати макет.
-
<c0>Сплануйте систему безпеки</c0>. Можна скористатися перевагами системи безпеки сайту SharePoint, яка дає змогу керувати доступом до веб-бази даних. Сплануйте систему безпеку заздалегідь, щоб її можна було інтегрувати у свій макет.
Відмінності між макетами локальних баз даних і веб-баз даних
Деякі функції баз даних, які використовуються в локальній базі даних, недоступні у веб-базах даних. Проте існують нові функції, які підтримують багато таких самих сценаріїв, як і в локальних базах даних.
У наведеній нижче таблиці перелічено функції, що використовуються лише в локальних базах даних, а також нові функції, які підтримують такий самий сценарій.
|
Сценарій |
Функція локальної бази даних |
Функція веб-бази даних |
|---|---|---|
|
Створення об’єктів баз даних |
Режим конструктора |
Покращене вікно табличного подання даних; подання макета |
|
Перегляд підсумованих даних, таких як сума, середнє значення та групи |
Функції групи |
Макроси даних; функції групи у звітах |
|
Програмовані події |
VBA |
Макроси та макроси даних; нові можливості конструктора макросів із технологією IntelliSense |
|
Перехід до об’єкта бази даних |
Область переходів; кнопкові форми |
Навігаційний елемент керування або інший елемент форми |
Примітка.: У веб-базі даних можна створювати багато клієнтських об’єктів, але їх не можна використовувати у браузері. Однак вони становлять частину веб-бази даних, і їх можна використовувати у програмі Access для настільних ПК. Відкривши веб-базу даних у програмі Access, користувачі зможуть користуватися цими клієнтськими об’єктами. Це ефективний спосіб спільного використання бази даних, який також відкриває нові можливості для спільної роботи в Інтернеті. Будь-які помилки сумісності обробляються на сайті SharePoint.
Функції, реалізовані тільки для ПК, які не підтримуються у веб-базах даних
Цей список не вичерпний.
-
Запити на об’єднання.
-
Перехресні запити.
-
Елементи керування, що перекриваються, у формах.
-
Зв’язки таблиць
-
Умовне форматування.
-
Різноманітні дії макросів і вирази.
Відкриття веб-бази даних у програмі Access
Існує два способи, за допомогою яких можна відкрити веб-базу даних: з браузера або із програми Access.
Відкриття із браузера. Перейдіть до сайту веб-бази даних і в лівому верхньому кутку головної форми навігації (трохи нижче панелі інструментів браузера) виберіть елемент Параметри, а потім виберіть пункт Відкрити в Access.
Відкриття із програми Access. Відкрийте файл, як звичайний файл бази даних: натисніть сполучення клавіш Ctrl+O та скористайтеся діалоговим вікном Відкрити.
Створення веб-таблиці
Після відкриття веб-бази даних у програмі Access на стрічці виберіть вкладку Створення, а потім у групі Таблиці натисніть кнопку Таблиця.
Новостворена таблиця містить одне поле: поле ідентифікатора AutoNumber. До таблиці можна додавати нові поля, у яких зберігатимуться потрібні дані, відповідно до призначення таблиці. Наприклад, вам потрібно додати поле, у якому зберігатиметься дата початку відстеження певної події.
Додавання поля
До таблиці можна додавати різні заздалегідь підготовлені поля. Це можна робити двома способами:
-
на стрічці виберіть елемент Поля, а потім у групі Додавання й видалення виберіть потрібний тип поля;
-
або у таблиці даних виберіть команду Клацніть, щоб додати, а потім виберіть потрібний тип поля.
Змінення властивостей поля
Форматування та властивості визначають поведінку поля, зокрема тип даних, які можуть у ньому зберігатися. Ці настройки можна змінювати, що дає змогу отримувати потрібну поведінку поля.
-
Виберіть поле з форматуванням і властивостями, які потрібно змінити.
-
На стрічці відкрийте вкладку Поля.
-
Щоб змінити настройки, скористайтеся командами у групах Форматування та Властивості.
Додавання обчислюваного поля
У таблиці можна додавати поле зі значенням, яке обчислюється на основі інших даних тієї самої таблиці. Дані з інших таблиць не можна використовувати як джерело для обчислюваних даних. Обчислювані поля не підтримують деякі вирази.
-
У відкритій таблиці клацніть напис Клацніть, щоб додати.
-
Виберіть пункт Обчислюване поле та вкажіть потрібний тип даних для поля.
Відкриється вікно "Побудовник виразів".
-
За допомогою побудовника виразів створіть обчислення для поля. Пам'ятайте, що ви можете використовувати лише інші поля з тієї самої таблиці, що й джерела даних для обчислення. Щоб отримати довідку з використання побудовника виразів, перегляньте статтю створення виразу.
Настроювання правил перевірки даних
Щоб перевірити дані для більшості полів, можна скористатися виразом. Ви також можете скористатися виразом, щоб перевірити вхід для таблиці, який може бути корисний, якщо потрібно перевірити вхід для поля, який не підтримує перевірку, або, якщо потрібно перевірити ввід полів на основі значень інших полів у таблиці. Щоб отримати ретельніше пояснення перевірки, перегляньте статтю обмежити ввід даних за допомогою правила перевірки.
Також можна вказувати повідомлення, яке відображатиметься, коли правило перевірки блокує введення даних. Це повідомлення називається повідомленням перевірки.
Настроювання повідомлення та правила перевірки поля
-
Виберіть поле, до якого слід додати правило перевірки.
-
На стрічці відкрийте вкладку Поля.
-
У групі Перевірка поля натисніть кнопку Перевірка та виберіть пункт Правило перевірки поля.
Відкриється вікно "Побудовник виразів".
-
Створіть правило перевірки за допомогою побудовника виразів. Щоб отримати довідку з використання побудовника виразів, перегляньте статтю створення виразу.
-
У групі Перевірка поля натисніть кнопку Перевірка та виберіть пункт Повідомлення про перевірку.
-
Введіть повідомлення, яке відображатиметься після введення неприпустимих даних, і натисніть кнопку OK.
Настроювання повідомлення та правила перевірки запису
Правило перевірки запису можна використовувати для уникнення повторюваних записів або для призначення умови істинності певного поєднання фактів про запис, наприклад, щоб значення [Дата початку] перевищувало 1 січня 2013 року, і не перевищувало значення [Дата завершення]
-
Відкрийте таблицю, до якої слід додати правило перевірки.
-
На стрічці відкрийте вкладку Поля.
-
У групі Перевірка поля натисніть кнопку Перевірка, а потім виберіть пункт Правило перевірки запису.
Відкриється вікно "Побудовник виразів".
-
Створіть правило перевірки за допомогою побудовника виразів. Щоб отримати довідку з використання побудовника виразів, перегляньте статтю створення виразу.
-
У групі Перевірка поля натисніть кнопку Перевірка та виберіть пункт Повідомлення про перевірку запису.
-
Введіть повідомлення, яке відображатиметься після введення неприпустимих даних, і натисніть кнопку OK.
Створення зв’язку між двома веб-таблицями
Зв’язки між таблицями показують, що дві таблиці мають спільні дані, що одна з них використовує дані з іншої, або, можливо, навпаки. Наприклад, для кожного завдання призначено відповідального працівника, і цей факт представлено в таблиці завдань у полі "Ідентифікаційний номер працівника" – ключовому полі таблиці "Працівники". Поглянувши на дані про завдання, можна включити дані про відповідального працівника, знайшовши його в таблиці "Працівники" та використавши поле "Ідентифікаційний номер працівника", або, краще сказати, це зробить за вас програма Access.
Щоб створити зв’язок у веб-базі даних, потрібно скористатися майстром підстановок для створення поля підстановки. Поле підстановки створюється в таблиці, яка є елементом зв’язку "багато" та вказує на таблицю, яка є елементом зв’язку "один".
Створення поля підстановки у вікні табличного подання даних
-
Відкрийте таблицю, яка має бути елементом зв’язку "багато", – вона містить кілька записів для одного значення ключа.
-
Клацніть стрілку поруч із написом Клацніть, щоб додати та виберіть пункт Підстановка та зв’язок.
-
Щоб створити поле підстановки, виконайте дії, описані в майстрі підстановок.
Змінення поля підстановки у вікні табличного подання даних
-
Відкрийте таблицю з полем підстановки, яке потрібно змінити.
-
Виконайте одну з наведених нижче дій.
-
На вкладці Поля у групі Властивості натисніть кнопку Змінити підстановки.
-
Клацніть правою кнопкою миші поле підстановки та виберіть пункт Змінити підстановки.
-
-
Виконайте дії, описані в майстрі підстановок.
Збереження цілісності даних за допомогою макросів даних
За допомогою макросів даних можна впроваджувати каскадні оновлення та видалення. Використовуючи команди на вкладці "Таблиця" можна створювати вбудовані макроси, які змінюють дані.
Створення веб-запиту
Запит можна використовувати як джерело даних для форм і звітів. Запити виконуються на сервері, завдяки чому зменшується мережний трафік.
Наприклад, ви використовуєте веб-базу даних для відстеження благодійних внесків. Вам потрібно дізнатися, хто зробив внески під час благодійної акції. За допомогою запиту можна вибрати дані та підготувати їх для використання у формах і звітах.
У цій процедурі для прикладу використовується шаблон благодійних внесків. Щоб краще зрозуміти процедуру, вам слід створити нову базу даних, використовуючи шаблон бази даних благодійних внесків.
-
На вкладці Створення у групі Запити натисніть кнопку Запит.
-
У діалоговому вікні Відображення таблиці двічі клацніть кожну таблицю, яку потрібно додати, а потім натисніть кнопку Закрити.
У цьому прикладі двічі клацніть таблиці "Спонсори", "Пожертви", "Події" й "Учасники_події".
-
Створіть необхідні з’єднання, перетягнувши у вікні макета запиту поля з одного об’єкта до іншого.
У цьому прикладі перетягніть поле "Ідентифікатор" із таблиці "Спонсори" до поля "Ідентифікатор_спонсора" в таблиці "Пожертви", а потім перетягніть поле "Ідентифікатор_спонсора" з таблиці "Пожертви" до поля "Ідентифікатор_спонсора" в таблиці "Учасники_події".
-
Додайте потрібні поля. Щоб додати поле до сітки, перетягніть або двічі клацніть його.
У цьому прикладі додайте поле "Подія" з таблиці "Події", поле "Дата_пожертви" з таблиці "Пожертви" та поля "Примітки", "Ім’я" та "Прізвище" з таблиці "Спонсори".
-
Додайте умови, які слід застосувати.
У цьому прикладі слід обмежити значення в полі "Дата_пожертви", щоб воно відображало період між значеннями "Дата_початку" та "Дата_завершення" для події. У сітці макета запиту в рядку Умови у стовпці "Дата_пожертви" введіть >=[Дата_початку] AND <=[Дата_завершення].
Створення веб-форми
Форми – це основний спосіб вводу та редагування даних у веб-базі даних, а також зручні дані для аналізу даних. Форми запускаються в браузері, допомагаючи оптимізувати продуктивність. Коли ви відкриваєте форму, браузер отримує потрібні дані з сервера SharePoint. Ви можете фільтрувати та сортувати дані у формі без того, щоб отримати дані з сервера ще раз.
Порада.: Для найкращої продуктивності обмежте записи, які отримуються в основних формах і звітах.
-
Виберіть таблицю або запит, що використовуватиметься як джерело даних.
Примітка.: Якщо потрібно створити вільну форму, пропустіть цей крок.
-
На вкладці Створення у групі Форми натисніть одну з таких кнопок:
-
Форма. Створення простої форми, у якій одночасно відображається лише один запис, використовуючи вибраний об’єкт як джерело даних.
Примітка.: Якщо створюється вільна форма, ця кнопка недоступна.
-
<c0>Кілька елементів</c0>. Створення форми, у якій одночасно відображаються кілька записів, використовуючи вибраний об’єкт як джерело даних.
Примітка.: Якщо створюється вільна форма, ця кнопка недоступна.
-
<c0>Пуста форма</c0>. Створення пустої форми.
-
Дані у табличному поданні. Створення форми, яка своїм виглядом і властивостями схожа на таблицю даних, використовуючи вибраний об’єкт як джерело даних.
Примітка.: Якщо створюється вільна форма, ця кнопка недоступна.
-
Створення веб-звіту
Звіти – це основний спосіб перегляду та друку даних із веб-бази даних. Звіти виконуються у браузері, що позитивно впливає на продуктивність. Під час відкриття звіту браузер отримує необхідні дані із сервера SharePoint. Щоб фільтрувати та сортувати дані у звіті, їх не потрібно знову отримувати із сервера.
Порада.: Для найкращої продуктивності обмежте записи, які отримуються в основних формах і звітах.
-
Виберіть таблицю або запит, що використовуватиметься як джерело даних.
-
На вкладці Створення у групі Звіти натисніть одну з таких кнопок:
-
<c0>Звіт</c0>. Створення базового звіту, використовуючи вибраний об’єкт як джерело даних.
-
<c0>Пустий звіт</c0>. Створення пустого звіту.
-
Створення форми навігації та встановлення її як форми за промовчанням для відображення під час запуску
Користувачам потрібен спосіб навігації в програмі. Пам'ятайте: область переходів недоступна у веб-браузері. Для людей, які використовують об'єкти бази даних, потрібно надати їм відповідні кошти. Ви можете створити форму для переходу та вказати, що він відображатиметься щоразу, коли хтось відкриє програму у браузері. Крім того, якщо ви не вкажете форму, яка відображатиметься під час запуску програми, не відкриється форма, щоб будь-хто міг використовувати програму.
Форму навігації можна створювати в кінці. Тоді до неї можна додати всі об’єкти.
-
На стрічці відкрийте вкладку Створення.
-
У групі Форми натисніть кнопку Навігація та виберіть зі списку макет навігації.
-
Щоб додати елемент, перетягніть його з області переходів до елемента керування переходами.
Примітка.: До елемента керування переходами можна додавати лише форми та звіти.
-
Додайте всі необхідні елементи керування до форми навігації. Наприклад, можна створити можливість пошуку в усіх формах, додавши кілька елементів керування до форми навігації.
Установлення форми навігації як веб-форми відображення за промовчанням
-
На вкладці Файл у розділі Довідка виберіть пункт Параметри.
-
У діалоговому вікні "Параметри Access" виберіть категорію Поточна база даних.
-
У розділі Параметри застосунку в розкривному списку Веб-форма перегляду виберіть потрібну форму.
Веб-формою відображення необов’язково встановлювати свою форму навігації. Можна вказувати будь-яку веб-форму.
Публікування та синхронізація змін, внесених до програми
Публікування веб-бази даних
-
На вкладці Файл виберіть пункт Зберегти та опублікувати, а потім – Публікувати в Access Services.
-
Натисніть кнопку Запустити засіб контролю сумісності.
засіб перевірки сумісності допомагає переконатися, що база даних опублікує належним чином. Якщо засіб виявить проблеми, їх слід вирішити перед публікуванням.Якщо буде виявлено проблеми, програма Access збереже їх у таблиці під назвою "Помилки веб-сумісності". Кожний рядок у цій таблиці містить посилання на інформацію про виправлення неполадок.
-
У розділі Публікувати в Access Services заповніть необхідні поля.
-
У полі URL-адреса сервера введіть веб-адресу сервера SharePoint, на якому публікуватиметься база даних. Наприклад, http://Contoso/.
-
У полі ім'я сайту введіть ім'я для веб-бази даних. Це ім'я буде додано до URL-адреси сервера для створення URL-адреси для програми. Наприклад, якщо URL-адреса сервера – http://contoso/ , а ім'я сайту – це служба клієнта, URL-адреса – http://contoso/customerservice.
-
-
Натисніть кнопку Публікувати в Access Services.
Синхронізація веб-бази даних
Після змінення макета або автономної роботи з базою даних виникає потреба її синхронізувати. Під час синхронізації усуваються відмінності між файлом бази даних на комп’ютері та на сайті SharePoint.
-
Відкрийте веб-базу даних у програмі Access і внесіть зміни в макет.
-
Завершивши, виберіть вкладку Файл і натисніть кнопку Синхронізувати все.
