Можна підключитися до зовнішнього списку, який містить клієнти, завдання, зустрічі або записи з Microsoft Outlook 2013. Після підключення ви можете переглядати, редагувати та друкувати дані за допомогою звичного інтерфейсу користувача Outlook, як-от рідну інформацію Outlook.
Якщо дані, які ви оновлюєте, – це Контактна інформація, наприклад, пов'язана з клієнтами, ви можете телефонувати їм, надсилати їм повідомлення електронної пошти та створювати запрошення на нараду. Синхронізація даних є двостороннім або двонапрямним. Зміни, внесені в Outlook 2013, автоматично синхронізуються з зовнішнім джерелом даних. Зміни, внесені до зовнішнього джерела даних, синхронізуються з елементами Outlook 2013, хоча може знадобитися операція оновлення.
Докладні відомості див. в статті Пошук вмісту про зовнішні дані.
У цій статті
Підготовка
Щоб забезпечити захищений доступ до зовнішніх даних, перед роботою з ними необхідно виконати певні попередні завдання. Наведені нижче відомості допоможуть вам спланувати подальші дії. Якщо ж у вас виникнуть проблеми під час роботи із зовнішніми даними, ці відомості допоможуть вам виявити причину. Щоб отримати доступ до зовнішніх даних, вам або адміністратору слід виконати такі дії:
Загальні передумови для виконання завдань
Підготування зовнішнього джерела даних. Можливо, адміністратору доведеться створити обліковий запис і надати дозволи на доступ до джерела даних відповідним людям, щоб захистити ці дані від сторонніх. Крім того, адміністратор може створити певні таблиці, подання, запити тощо в зовнішній базі даних, щоб залишити лише потрібні результати й підвищити продуктивність.
Настроювання служб і облікових записів SharePoint Адміністратор має активувати служби підключення до бізнес-даних і служби захищеного сховища.
Настроювання служб захищеного сховища. Адміністратор повинен визначити найкращий режим доступу до зовнішнього джерела даних, створити цільову програму й настроїти для неї облікові дані.
Настроювання служб підключення до бізнес-даних Адміністратор повинен переконатися, що користувач, який створив зовнішній тип вмісту, має дозвіл на сховище метаданих підключення до бізнес-даних, і відповідні користувачі мають доступ до зовнішнього типу вмісту, на якому засновано зовнішній список.
Створення зовнішнього типу вмісту. Користувач повинен визначити зовнішній тип вмісту з відомостями про підключення, доступ, методи роботи, стовпці, фільтри та інші метадані, потрібні, щоб отримати дані із зовнішнього джерела даних.
Створення зовнішнього списку. Користувач повинен створити зовнішній список на основі зовнішнього типу вмісту, а також, якщо потрібно, одне або кілька подань цього зовнішнього списку.
Переконайтеся, що продукти Office готові до використання Щоб синхронізувати зовнішні дані за допомогою продуктів Office, необхідно мати ОС Windows 7 або пізнішу версію, а також наведені нижче безкоштовні програмні продукти, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 і WCF Data Services 5,0 для OData V3 на кожному клієнтському комп'ютері (якщо потрібно, ви автоматично отримаєте запит на завантаження програмного забезпечення). Крім того, переконайтеся, що вибрано параметр інсталяції Office, служби підключення до бізнес-послуг (це за замовчуванням). Цей параметр інсталює клієнтське середовище служби підключення до бізнес-даних, який виконує такі дії: кешує та синхронізує дані з зовнішніми даними, зіставляє бізнес-дані з зовнішніми типами вмісту, відображає вибір зовнішнього елемента в продуктах Office і запускає спеціальні рішення в продуктах Office.
Спеціальні передумови для програми Outlook
Активація функції "Автономна синхронізація для зовнішніх списків" Функція "ферми та сайт", " Автономна синхронізація для зовнішніх списків" також має бути активною. Ця функція активна за замовчуванням на рівні ферми, але не активна за замовчуванням на рівні сайту.
Створення зовнішнього типу вмісту, підтримуваного програмою Outlook Під час створення зовнішнього типу вмісту користувач має ввімкнути параметр " Автономний режим синхронізації " та настроїти поле " тип елемента Office " на один із таких пунктів: контакт, зустріч, завданняабо посада.
Зіставлення відповідних полів Користувач має зіставити один або кілька полів зовнішнього типу вмісту з відповідними полями Outlook.
Під час зіставлення зовнішнього типу вмісту як-от клієнт, до типу елемента Outlook, наприклад контакту, потрібно явно зіставити окремі поля в зовнішньому типі вмісту, як-от ім'я клієнта, прізвище клієнта, адресу клієнтата телефон клієнта, до відповідних полів типу елемента Outlook, як-от firstname, прізвище, ділова адресата bustsphone.
Вам не потрібно зіставляти всі відповідні поля, але слід зіставляти наведені нижче поля.
|
Тип елемента Outlook |
Поле елемента Outlook |
|---|---|
|
Контакт |
LastName |
|
Завдання |
Тема |
|
Зустріч |
Початок, кінцева та тема |
|
Пост |
Тема |
Не зіставлені поля, залежно від числа, відображаються як розширені властивості, як описано нижче.
-
Прилеглих Додається до області форми в нижній частині сторінки форми Outlook (2 – 5 полів).
-
Окремих Додано як нову сторінку до форми Outlook (6 або більше полів).
Якщо зовнішній тип вмісту не зіставляти безпосередньо з будь-яким типом елемента Outlook, можна зіставити поля з типом елемента Outlook Post, який є найбільш загальним типом елемента.
Підключення зовнішнього списку до програми Outlook 2013
-
Перейдіть на сайт SharePoint, що містить зовнішній список.
-
Виберіть пункт список > підключитися до програми Outlook.
-
Якщо потрібно, Outlook 2013 відкриється та створить новий файл даних Outlook (BCSStorage. PST), який називається зовнішніми списками SharePoint в області переходів, а потім створить папку з іменем <site>-<зовнішнім списком>.
Порада.: За замовчуванням дані автоматично оновлюватимуться кожні шість годин, але це значення можна змінити. Щоб переконатися, що дані відображаються в зовнішньому джерелі даних, клацніть папку правою кнопкою миші та виберіть пункт синхронізувати зараз.
Примітка.: За замовчуванням Outlook 2013 відображає лише поля, які явно зіставляються з відповідними полями Outlook автором зовнішнього типу вмісту. Крім того, щоб переглянути всі поля з зовнішнього списку, чи зіставлено або не зіставлені, можна виконати наведені нижче дії.
-
Відкрийте один елемент у формі (на вкладці контакт у групі відобразити натисніть кнопку <ім'я> відомості).
-
Створіть настроюване подання Outlook і додайте всі поля з зовнішнього списку.
Дізнайтеся більше про відображення полів і створення власних подань у довідці в системі Outlook.
