Використання помічника з планування в інтернет-версії Outlook

1. Увійдіть в інтернет-версію Outlook.

2. Унизу сторінки клацніть піктограму , щоб перейти до Календаря.

3. Угорі сторінки натисніть кнопку Нова подія.

4. У поле Запросити учасників введіть імена або адреси електронної пошти користувачів, яких потрібно запросити.

   Виберіть необов'язково , щоб додати необов'язкових учасників.

5. На боці форми події переглядайте події та відомості про зайнятість інших учасників у поданні "день". Відомості про зайнятість учасників відображатимуться червоним кольором у верхній частині подій календаря.

   

6. Клацніть будь-де в сітці, щоб вибрати новий час для події.

Помічник із планування можна використовувати, коли відомості про подію вже надано, або до цього. Якщо спочатку вказати дату, час і тривалість події та додати учасників, а потім відкрити помічник із планування, ці відомості буде перенесено та їх можна буде змінити за потреби.

У помічнику з планування відразу відображається календар учасника, щоб можна було визначити його доступність (вільний або зайнятий) у день і час події.

Відкриття помічника з планування

1. Увійдіть в інтернет-версію Outlook.

2. Унизу сторінки клацніть піктограму , щоб перейти до Календаря.

3. Угорі сторінки натисніть кнопку Нова подія.

4. У верхній частині форми події виберіть помічник із планування.

У помічнику з планування можна додати учасників і кімнату, а також змінити дату й час події, але не можна змінити назву події.

Додавання учасників

1. У помічнику з планування виберіть елемент Додати обов'язковий учасник або додайте необов'язковий учасник.

2. Введіть ім'я або адресу електронної пошти особи, яку потрібно додати, і натисніть клавішу ВВІД.

Додати чат

1. У помічнику з планування виберіть пункт Додати кімнату.

2. Виберіть кімнату зі списку. Ви можете змінити будівлі, вибравши розкривне меню у верхній частині списку.

   Якщо вибрати список кімнат, помічник із планування покаже конференц-зали та їхню доступність.

Перегляд календарів

Коли ви додаєте учасників і розташування, відомості їхніх календарів відображаються в сітці календаря.

• Виберіть дату у верхній частині помічника з планування, щоб вибрати нову дату для наради. У календарі виберіть місяць або скористайтеся клавішами зі стрілками вгору або вниз, щоб змінити місяць.

• Виберіть час початку або час завершення, щоб змінити, коли починається або завершується нарада.

• Використовуйте смугу прокручування в нижній частині помічника з планування, щоб переглянути доступність учасників до або після вибраного вами часу.

• Крім того, можна вибрати дату й час, безпосередньо на сітці, а також змінити розмір виділення в сітці, щоб змінити тривалість події.

Повідомлення про запрошення на нараду

1. Натисніть кнопку " виконати ", щоб зберегти зміни та закрити помічник із планування.

2. Натисніть кнопку " перемістити ", щоб відправити запрошення на нараду.

Помічник із планування можна використовувати, коли відомості про подію вже надано, або до цього. Якщо спочатку вказати дату, час і тривалість події та додати учасників, а потім відкрити помічник із планування, ці відомості буде перенесено та їх можна буде змінити за потреби.

У помічнику з планування відразу відображається календар учасника, щоб можна було визначити його доступність (вільний або зайнятий) у день і час події.

1. На панелі інструментів пошта або календар виберіть елемент створити події календаря.

2. На сторінці Відомості для нової події виконайте одну з цих дій:

   • Додайте відомості про подію, наприклад заголовок і розташування, дату початку та час завершення, а також інші відомості за потреби, додайте користувачів, а потім виберіть помічник із планування .

   • Виберіть помічник із планування , а потім, якщо потрібно, додайте учасників і додайте номер.

В області відомостей у помічнику з планування можна змінити дату й час події, але не можна змінити її назву. На сторінці "Відомості" для події передбачено додаткові параметри, недоступні в помічнику з планування. Наприклад, на цій сторінці можна настроїти нагадування про нараду, додати нагадування електронною поштою, надати опис або інші відомості про подію.

Учасники можна додати до події до або після вибору помічника з планування. Якщо на сторінці відомостей про подію додати учасників і відкрити помічник із планування, їхні календарі відобразяться в сітці праворуч від області відомостей. Кроки в цьому розділі дають змогу додавати учасників лише в помічнику з планування.

1. В області відомостей у полі Учасники введіть ім’я особи, яку потрібно запросити на подію.

   

   Примітка.: Щойно ви введете перший символ, в Outlook відобразяться імена відповідних людей в організації (або тих, з ким ви переписувалися).

2. Виберіть ім’я зі списку пропозицій, який з’явиться під полем Учасники, або елемент Пошук у каталозі.

   Примітка.: Для кожної доданої особи автоматично встановлюється стан Обов’язково. Календар кожної з них (у порядку, у якому їх вибрано) відображається праворуч від вашого календаря в області календаря, утворюючи сітку. Додаючи людей, ви бачитимете загальну кількість запрошених осіб і кількість наявних конфліктів.

   

3. Щоб змінити стан учасника, клацніть його ім’я правою кнопкою миші (якщо використовується сенсорний пристрій, торкніться імені й утримуйте його) і виконайте одну з цих дій:

   • Натисніть кнопку Видалити , щоб видалити учасника. Або натисніть кнопку видалити поряд з іменем учасника.

   • Виберіть пункт Присутність необов’язкова.

Якщо відкрити помічник із планування, ще не додавши приміщення до розташування події, це можна зробити тут. Кнопка Додати приміщення внизу області відомостей помічника з планування дає змогу переглянути конференц-зали зі списку адрес організації. У помічнику з планування автоматично відображаються лише доступні на вказаний час приміщення, але якщо потрібно, можна переглянути й інші.

Якщо в організації багато приміщень, адміністратор може впорядкувати їх у списки. Списки приміщень – це колекції приміщень, які зазвичай мають схожі характеристики, наприклад приміщень в одній будівлі.

1. Натисніть кнопку Додати приміщення.

2. Виберіть приміщення або список приміщень, а потім – одне з доступних приміщень у списку.

   

Вибране приміщення буде додано до сітки календаря. Щоб змінити конференц-залу, натисніть кнопку Змінити приміщення. Щоб видалити конференц-зал, клацніть його правою кнопкою миші або, якщо використовується сенсорний пристрій, торкніться та утримуйте його, а потім натисніть кнопку Видалити.

Коли ви додаєте учасників і розташування, відомості їхніх календарів відображаються в сітці календаря.

У верхній частині календаря можна вибрати подання дня або тижня. Якщо вибрати подання тижня, у сітці календаря відображатиметься об’єднане подання календарів учасників.

Завершивши працювати в помічнику з планування, виконайте одну з цих дій:

• Натисніть кнопку OK , щоб зберегти внесені зміни.

• Натисніть кнопку скасувати , щоб скасувати дію.

Ви повернетеся до сторінки "Відомості" для нової події, де можна додати більше інформації про нараду, якщо потрібно. Коли все буде готово, виконайте одну з цих дій:

• Натисніть кнопку " перемістити ", щоб відправити запрошення на подію.

• Натисніть кнопку скасувати , щоб скасувати всі зміни.