Надсилання даних Access до Word за допомогою злиття

У цьому відео

Ось загальна процедура створення Word злиття з Access.

1. Відкрийте базу даних Access, яка містить адреси, які потрібно об'єднати з Word.

2. Якщо область переходів не відкрито, натисніть клавішу F11, щоб відкрити її.

3. Виберіть таблицю або запит, що містить адреси. Якщо поля адреси розташовані в кількох таблицях, створіть простий вибірковий запит із потрібними полями та виберіть цей запит для операції злиття.

4. На вкладці Зовнішні дані в групі Експорт натисніть кнопку Word Об'єднати.

5. Відкриється діалогове вікно Майстер злиття Microsoft Word.

   

6. Укажіть, чи потрібно майстру зв'язувати дані адреси з наявним Word документом або починати з нового пустого документа.

7. Натисніть кнопку OK.

Word запускається та відображається вкладка Розсилки та область злиття.

1. Щоб виконати кроки майстра, клацніть посилання Далі та Назад у нижній частині області Злиття.

2. На кроці 3 майстра не потрібно буде вибирати список одержувачів. Це було визначено, коли ви вибрали його в Access. Однак можна настроїти список, натиснувши кнопку Редагувати список одержувачів. У вікні, що відкриється, можна видалити окремих одержувачів із злиття, застосувати фільтри, відсортувати список тощо.

3. На кроці 4 майстра напишіть букву (якщо ви не працюєте з наявним документом).

4. Установіть курсор у документі там, де мають відображатися дані адреси, і в області злиття клацніть Блок адреси, Рядок привітання або Інші елементи , щоб вставити дані Access у документ. У полях, що з'являться, виберіть потрібний формат і натисніть кнопку Зіставити поля , щоб переконатися, що поля збігаються належним чином.

5. На кроці 5 майстра натисніть кнопки Далі (>>) і Назад (<<), щоб переглянути, як виглядатимуть об'єднані дані під час друку документа.

6. На кроці 6 майстра натисніть кнопку Друк і виберіть потрібні параметри друку.

7. Збережіть і закрийте документ Word.

   Примітки.: 

   • Якщо після завершення роботи майстра потрібно повернутися та відкоригувати будь-які параметри злиття, усі операції доступні на вкладці Розсилки в Word.

   • Якщо внести зміни в макет бази даних Access, можливо, знадобиться змінити деякі параметри злиття в Word, щоб злиття знову працювало належним чином.

   • Майстер злиття призначено для роботи з даними поштових адрес. Проте за допомогою функції злиття можна об'єднати будь-які дані з Word, наприклад записи про запаси, завдання або будь-які дані, які зберігаються в Access.

Докладні відомості про функції злиття Word див. в таких статтях:

• Персоналізація документів за допомогою злиття

• Створення етикеток за допомогою злиття

• Злиття електронної пошти в Word