Перейти до основного
Підтримка
Вхід
Вхід за допомогою облікового запису Microsoft
Увійдіть або створіть обліковий запис.
Вітаємо,
Виберіть інший обліковий запис.
У вас є кілька облікових записів
Виберіть обліковий запис, за допомогою якого потрібно ввійти.

У програмах Office можна зберігати файли у форматі PDF або перетворювати їх на документи PDF, щоб надавати до них спільний доступ і друкувати їх у друкарнях. Для цього не потрібне інше програмне забезпечення або надбудови.

Формат PDF варто використовувати в наступних випадках:

  • файл має мати однаковий вигляд на більшості комп’ютерів;

  • файл має бути невеликим за розміром;

  • файл має відповідати галузевому формату.

Приклади: резюме, юридичні документи, бюлетені, файли, призначені для читання (не редагування) і друку, а також файли, призначені для професійного друку.

Увага!: 

  • Багато програм, зокрема Microsoft Word, можуть відкривати та редагувати PDF-файли. Просто надати спільний доступ до файлу PDF недостатньо, щоб гарантувати, що одержувач не зможе редагувати файл.

  • Якщо перетворити електронну таблицю на файл PDF, під час перетворення буде втрачено внутрішні посилання в електронній таблиці, тому посилання потрібно перевірити. Зовнішні посилання на інші джерела, однак, буде добре.

Щоб переглянути покрокові вказівки, виберіть програму Office із розкривного списку.

  1. Відкрийте таблицю або звіт, який потрібно опублікувати як файл PDF.

  2. На вкладці Зовнішні дані в групі Експорт натисніть кнопку PDF або XPS.

    Зображення кнопки ''PDF або XPS''

  3. У полі Ім'я файлу введіть або виберіть ім'я документа.

  4. У списку Тип файлу виберіть PDF (*.pdf) .

    • Якщо для документа потрібна висока якість друку, виберіть Стандартний (публікація в Інтернеті та друк) .

    • Якщо розмір файлу важливіший за якість друку, виберіть Мінімальний розмір (публікація в Інтернеті).

  5. Натисніть кнопку Параметри , щоб настроїти друк сторінки, вибрати, чи потрібно друкувати виправлення, і вибрати параметри виводу. Натисніть кнопку OK .

  6. Натисніть кнопку Опублікувати.

Примітка.: Збереження файлів програми Power View у форматі PDF неможливе.

  1. Перейдіть на вкладку Файл .

  2. Натисніть кнопку Зберегти як .
    Щоб відкрити діалогове вікно Збереження документа в програмі Excel 2013 або Excel 2016, потрібно вибрати розташування та папку.

  3. У полі Ім'я файлу введіть ім'я файлу, якщо ви ще цього не зробили.

  4. У списку Тип файлу виберіть PDF (*.pdf) .

    • Щоб файл відкрився у вибраному форматі після збереження, установіть прапорець Відкрити файл після публікації .

    • Якщо для документа потрібна висока якість друку, виберіть Стандартний (публікація в Інтернеті та друк) .

    • Якщо розмір файлу важливіший за якість друку, виберіть Мінімальний розмір (публікація в Інтернеті) .

  5. Натисніть кнопку Параметри , щоб настроїти друк сторінки, вибрати, чи потрібно друкувати виправлення, і вибрати параметри виводу. Докладні відомості про діалогове вікно "Параметри" в Excel див. в статті Додаткові відомості про параметри PDF . Завершивши , натисніть кнопку OK .

  6. Натисніть кнопку Зберегти .

  1. Перейдіть на вкладку Файл .

  2. Натисніть кнопку Експорт .

  3. У розділі Експорт поточного виберіть частину блокнота, який потрібно зберегти у форматі PDF.

  4. У розділі Вибір формату виберіть PDF (*.pdf) , а потім натисніть кнопку Експорт .

  5. У діалоговому вікні Збереження документа в полі Ім'я файлу введіть ім'я блокнота.

  6. Натисніть кнопку Зберегти .

  1. Перейдіть на вкладку Файл .

  2. Натисніть кнопку Зберегти як .
    Щоб відкрити діалогове вікно Збереження документа в програмі PowerPoint 2013 або PowerPoint 2016, потрібно вибрати розташування та папку.

  3. У полі Ім'я файлу введіть ім'я файлу, якщо ви ще цього не зробили.

  4. У списку Тип файлу виберіть PDF (*.pdf) .

    • Щоб файл відкрився у вибраному форматі після збереження, установіть прапорець Відкрити файл після публікації .

    • Якщо для документа потрібна висока якість друку, виберіть Стандартний (публікація в Інтернеті та друк) .

    • Якщо розмір файлу важливіший за якість друку, виберіть Мінімальний розмір (публікація в Інтернеті) .

  5. Натисніть кнопку Параметри , щоб настроїти друк сторінки, вибрати, чи потрібно друкувати виправлення, і вибрати параметри виводу. Завершивши , натисніть кнопку OK .

  6. Натисніть кнопку Зберегти .

  1. На вкладці Файл натисніть кнопку Зберегти як .
    Щоб відкрити діалогове вікно Зберегти як у програмі Project 2013 або Project 2016, потрібно вибрати розташування та папку.

  2. У полі Ім'я файлу введіть ім'я файлу, якщо ви ще цього не зробили.

  3. У списку Тип файлу виберіть Файли PDF (*.pdf) або Файли XPS (*.xps) і натисніть кнопку Зберегти .

  4. У діалоговому вікні Параметри експорту документів виберіть діапазон публікації , чи включати недруковані відомості та відповідність ISO 19500-1 (лише PDF).

Поради з форматування

Project не підтримує всі функції форматування файлів типу PDF або XPS, але за допомогою параметрів друку можна змінити вигляд кінцевого документа.

Виберіть Файл > Друк , а потім змініть будь-який із цих параметрів:

  • дати;

  • орієнтація;

  • розмір паперу;

  • параметри сторінки.

У діалоговому вікні Параметри сторінки можна змінити параметри на таких вкладках:

  • «Поля»;

  • «Легенда»;

  • «Вигляд».

  1. Перейдіть на вкладку Файл .

  2. Натисніть кнопку Зберегти як .
    Щоб відкрити діалогове вікно Збереження документа в програмі Publisher 2013 або Publisher 2016, потрібно вибрати розташування та папку.

  3. У полі Ім'я файлу введіть ім'я файлу, якщо ви ще цього не зробили.

  4. У списку Тип файлу виберіть PDF (*.pdf) .

  5. Щоб змінити спосіб оптимізації документа, натисніть кнопку Змінити . (У програмі Publisher 2013 або Publisher 2016 виберіть Параметри.)

    • Змініть роздільну здатність зображень і параметри недрукованих відомостей.

    • Натисніть кнопку Параметри друку , щоб змінити параметри друку документа.

    • Завершивши , натисніть кнопку OK .

  6. Щоб файл відкрився у вибраному форматі після збереження, установіть прапорець Відкрити файл після публікації .

  7. Натисніть кнопку Зберегти .

  1. Перейдіть на вкладку Файл .

  2. Натисніть кнопку Зберегти як .
    Щоб відкрити діалогове вікно Збереження документа у Visio 2013 або Visio 2016, потрібно вибрати розташування та папку.

  3. У полі Ім'я файлу введіть ім'я файлу, якщо ви ще цього не зробили.

  4. У списку Тип файлу виберіть PDF (*.pdf) .

    • Щоб файл відкрився у вибраному форматі після збереження, установіть прапорець Автоматично переглядати файл після збереження .

    • Якщо для документа потрібна висока якість друку, виберіть Стандартний (публікація в Інтернеті та друк) .

    • Якщо розмір файлу важливіший за якість друку, виберіть Мінімальний розмір (публікація в Інтернеті) .

  5. Натисніть кнопку Параметри , щоб настроїти друк сторінки, вибрати, чи потрібно друкувати виправлення, і вибрати параметри виводу. Натисніть кнопку OK .

  6. Натисніть кнопку Зберегти .

  1. Якщо файл збережено раніше, виберіть Файл > Зберегти копію.
    Якщо файл не збережено, виберіть Файл > Зберегти як.

  2. Натисніть кнопку Огляд , щоб вибрати розташування на комп'ютері, де потрібно зберегти файл.

  3. У розкривному списку виберіть ЕЛЕМЕНТ PDF.

    Зображення з виділеним фрагментом "PDF(*.pdf) з розкривного меню

  4. Виберіть команду Зберегти.

Виберіть Додаткові параметри > Параметри , щоб настроїти PDF-файл.

  • Щоб створити файл PDF лише з деяких сторінок у документі, виберіть потрібний параметр у розділі Діапазон сторінок.

  • Щоб включити відстежені зміни у файл PDF, у розділі Опублікувати виберіть документ із виправленнями. В іншому разі переконайтеся, що вибрано документ .

  • Щоб створити набір закладок у файлі PDF, виберіть елемент Створити закладки за допомогою. Потім виберіть заголовки або, якщо до документа додано закладки, Word закладки.

  • Якщо потрібно додати властивості документа до PDF-файлу, переконайтеся, що встановлено прапорець Властивості документа .

  • Щоб полегшити читання тексту в документі, виберіть теги структури документа для спеціальних можливостей.

  • Сумісний з ISO 19005-1 (PDF/A) Цей параметр дає змогу створити документ PDF версії PDF 1.7, тобто стандарту архівування. Вигляд документа формату PDF/A не змінюється, якщо його відкрити на іншому комп’ютері.

  • Текст точкового рисунка, якщо шрифти не можна вбудувати Якщо шрифти не можна вбудувати в документ, для збереження початкового вигляду тексту у файлі PDF використовуються точкові зображення. Якщо цей параметр не встановлено, а у файлі є шрифт, який не можна вбудувати, програма для читання файлів PDF може замінити його на інший.

  • Шифрування документа паролем Виберіть цей параметр, щоб файл PDF могли відкрити лише користувачі, які знають пароль. Коли ви натиснете кнопку OK, Word відкриється вікно Шифрування документа у форматі PDF, де можна ввести й повторно ввести пароль.

Відкриття файлу PDF і копіювання його вмісту в програмі Word

Щоб скопіювати будь-який вміст із файлу PDF, можна відкрити його в програмі Word.

Перейдіть до розділу Файл > Відкрити та перейдіть до PDF-файлу. Програма Word відкриє його вміст у новому файлі. Тепер із нього можна копіювати будь-який вміст, зокрема зображення й схеми.

Щоб зберегти файл у форматі PDF в Office для Mac, зробіть ось що:

  1. Виберіть Файл.

  2. Натисніть кнопку Зберегти як.

  3. Виберіть Пункт Формат файлу в нижній частині вікна.

    Збереження файлів в інших форматах, наприклад PDF, за допомогою знаряддя File Format (Формат файлу) меню Save As (Зберегти як) у Word
  4. Виберіть PDF-файл зі списку доступних форматів файлів.

  5. Введіть ім'я файлу, якщо його ще немає, а потім натисніть кнопку Експорт.

Примітка.: Якщо використовується функція Best for printing (Найкраще для друку), гіперпосилання можуть перетворюватись неправильно. Це відома проблема в Word для Mac.

Увага!: 

Щоб перетворити документ на файл PDF, можна скористатися вебпрограмами Word, PowerPoint і OneNote для Інтернету.

  1. Виберіть Файл > Друк > Друк (у PowerPoint буде вибрано один із трьох форматів).

  2. У розкривному меню в розділі Принтер виберіть Зберегти у форматі PDF , а потім натисніть кнопку Зберегти.

    Параметр збереження у форматі PDF для друку.

  3. Потім у меню Провідника, що відкриється, можна назвати ФАЙЛ PDF і вибрати розташування для збереження, а потім натиснути кнопку Зберегти.

Так ви створите простий PDF-файл зі структурою й форматом вихідного документа.

Якщо вам потрібно більше можливостей керування файлом PDF, наприклад додаванням закладок, скористайтеся класичною програмою, щоб перетворити документ на файл PDF. Натисніть кнопку Відкрити в класичній програмі на панелі інструментів PowerPoint і OneNote, щоб почати роботу з класичною програмою, а потім у Word спочатку виберіть розкривний список Редагування, а потім натисніть кнопку Відкрити в класичній програмі .

Зображення команди "Відкрити в класичній програмі"

Якщо у вас немає класичної програми, ви можете спробувати або придбати Microsoft 365.

Щоб експортувати Word документ або книгу Excel у формат PDF на пристрої з iOS, торкніться кнопки Файл у верхньому лівому куті, виберіть Експорт, а потім – PDF.

Виберіть "Файл > Експорт", щоб експортувати документ у файл PDF.

Portable Document Format (PDF) зберігає форматування документа й надає можливість спільного використання файлів. Під час перегляду або друку файлу у форматі PDF потрібний формат файлу буде збережено. Формат PDF також використовується для документів, які відтворюються за допомогою комерційних методів друку. Багато агентств і організацій вважають формат PDF припустимим, і засоби перегляду для PDF-файлів доступні на більшій кількості платформ, ніж для XPS.

XML Paper Specification (XPS) – це електронний формат файлу, який зберігає форматування документа й надає можливість спільного використання файлів. Завдяки формату XPS файл зберігає потрібний формат під час перегляду в Інтернеті або в друкованому стані, і дані у файлі не можна легко змінити.

Увага!: Більшість сучасних браузерів можуть відкривати та відображати PDF-файл. Якщо у вас старіша версія операційної системи, можливо, на пристрої знадобиться пристрій читання PDF-файлів, наприклад Acrobat Reader, доступний в Adobe Systems.

Див. також

Потрібна додаткова довідка?

Потрібні додаткові параметри?

Ознайомтеся з перевагами передплати, перегляньте навчальні курси, дізнайтесь, як захистити свій пристрій тощо.

Спільноти допомагають ставити запитання й відповідати на них, надавати відгуки та дізнаватися думки висококваліфікованих експертів.

Знайдіть вирішення поширених проблем або отримайте довідку від агента підтримки.

Чи ця інформація була корисною?

Наскільки ви задоволені якістю мови?
Що вплинуло на ваші враження?
Натиснувши кнопку "Надіслати", ви надасте свій відгук для покращення продуктів і служб Microsoft. Ваш ІТ-адміністратор зможе збирати ці дані. Декларація про конфіденційність.

Дякуємо за відгук!

×