Початок роботи з базами даних

Щоб зробити макет активним, підсумуйте призначення бази даних і часто посилайтеся на зведення. Наприклад, якщо вам потрібна невелика база даних для домашнього бізнесу, можна написати щось просте, наприклад: "База даних клієнтів зберігає список відомостей про клієнтів для створення розсилок і звітів". У корпоративній базі даних може знадобитися кілька абзаців, які описують, коли та як користувачі з різними ролями використовуватиме базу даних і її дані. Створіть конкретну та детальну заяву, на які слід звертатися в процесі проектування.

Почніть із наявних відомостей і методів відстеження. Наприклад, ви зараз записуєте замовлення на придбання в книгу або зберігаєте відомості про клієнтів у паперових формах. Використовуйте ці джерела, щоб указувати відомості, які ви записуєте (наприклад, усі поля у формах). Де ви не записали важливу інформацію, подумайте про те, яка інформація вам потрібна. Кожен окремий тип даних стає полем у базі даних.

Не хвилюйтеся, щоб створити перший список бездоганно – ви можете налаштувати його з часом. Але врахуйте всіх користувачів, які використовують цю інформацію, і попросіть їхні ідеї.

Далі подумайте про те, що ви хочете видалити з бази даних, а також типи звітів або розсилок, які потрібно створити. Потім переконайтеся, що записана інформація, необхідна для досягнення цих цілей. Наприклад, якщо ви хочете, щоб у звіті відображались обсяги збуту за регіонами, потрібно записати дані про збут на регіональному рівні. Спробуйте створити ескізи звіту з фактичними відомостями, щоб побачити його. Потім перелічте дані, потрібні для створення звіту. Виконайте те саме для розсилок або інших результатів, які потрібно отримати з бази даних.

Приклад

Припустімо, ви надаєте клієнтам можливість періодично отримувати (або не) періодичні оновлення електронної пошти та хочете надрукувати список користувачів, які погодились із ним. У таблиці "Клієнти" потрібен стовпець "Надіслати електронний лист" зі значеннями "Так" і "Ні".

Для тих, хто боїться отримувати електронні листи, вам знадобиться адреса електронної пошти, яка також вимагає вказувати поле. Якщо потрібно додати правильне з вітання (наприклад, "пане", "пані" або "Пані"), додайте поле з вітання. Якщо потрібно адресувати клієнтів за іменем у повідомленнях електронної пошти, додайте поле "Ім'я".

Створив список обов'язкових відомостей, визначте основні сутності (або теми), які потрібно впорядкувати. Уникайте числення даних між сутностями. Наприклад, попередній список бази даних про продажі товарів може мати такий вигляд:

Основними сутностями є: клієнти, постачальники, товари та замовлення. Отже, почніть із цих чотирьох таблиць: одна для фактів про клієнтів, одна для фактів про постачальників тощо. Це не остаточна конструкція, але це хороша від початку.

Щоб зрозуміти, чому більше таблиць краще, ніж менше, розглянемо показаною тут таблицю:

Кожен рядок містить відомості про товар і про його постачальника. Оскільки у вас багато товарів від одного постачальника, ім'я та адресу постачальника потрібно повторити багато разів. Це призведе до використання зайвого дискового простору. Натомість запишіть відомості про постачальника лише один раз в окремій таблиці "Постачальники", а потім зв'яжіть цю таблицю з таблицею "Товари".

Друга проблема такої конструкції проявляється, коли потрібно змінити відомості про постачальника. Припустімо, вам потрібно змінити адресу постачальника. Оскільки вона з’являється в багатьох місцях, ви можете випадково змінити її один раз, але забути зробити це в інших місцях. Вирішує проблему, записану за адресою постачальника лише в одному місці.

Нарешті, припустімо, що постачальником Coho Winery є лише один продукт, який ви хочете видалити, але зберегти ім'я та адресу постачальника. У такому макеті як видалити запис товару, не втрачаючи відомості про постачальника? Це неможливо. Оскільки кожен запис містить відомості про товар на додаю до фактів про постачальника, не можна видалити один запис, не видаляаючи іншого. Щоб зберігати ці факти окремо, розділіть цю таблицю на дві: першу – відомості про товар, а друга – для відомостей про постачальника. Потім, видалячи запис товару, ви видаляєте тільки факти про товар, а не факти про постачальника.

Після того як ви вибрали тему таблиці бази даних, у стовпцях цієї таблиці мають зберігатися лише відомості про цю тему. Наприклад, у таблиці товарів слід зберігати відомості лише про товари, а не про їхніх постачальників.

Щоб вирішити, яку інформацію слід відстежувати в таблиці, скористайтеся списком, створеним раніше. Наприклад, таблиця "Клієнти" може містити такі поля: "Ім'я", "Прізвище", "Адреса", "Надіслати повідомлення електронної пошти", "Звертання" та "Адреса електронної пошти". Кожен запис (клієнт) у таблиці містить однаковий набір стовпців, тому для кожного клієнта потрібно зберігати однакову інформацію.

Створіть перший список, а потім перегляньте та ухибніть його. Не забудьте розділити інформацію на найменші можливі поля. Наприклад, якщо початковий список містить поле "Адреса", розбийте його на поля "Вулиця", "Місто", "Область" і "Поштовий індекс" або ще більше полів (якщо ваші клієнти глобальні). Таким чином можна, наприклад, робити розсилки в правильному форматі або звіті про замовлення за штатом.

Уточнивши стовпці даних у кожній таблиці, можна вибрати первинний ключ для кожної таблиці.

Потрібно створити унікальний спосіб ідентифікації кожного рядка в кожній таблиці. Пам'ятаєте раніший приклад того, де два клієнти мають однакове ім'я? Оскільки вони мають спільне ім'я, вам потрібен спосіб ідентифікувати кожне з них окремо.

Тому кожна таблиця має містити стовпець (або набір стовпців), які однозначно ідентифікують кожний рядок. Цей первинний ключ називається унікальним числом, наприклад ідентифікаційним номером працівника або серійним номером. Програма Access використовує первинні ключі, щоб швидко зіставити дані з кількох таблиць і об'єднати їх для вас.

Іноді первинний ключ складається з кількох полів. Наприклад, у таблиці "Відомості про замовлення", у якій зберігаються позиції замовлень, первинний ключ може містити два стовпці: "Ідентифікатор замовлення" та "Ідентифікатор товару". Якщо первинний ключ використовує кілька стовпців, він також називається складеним ключем.

Якщо у вас уже є унікальний ідентифікатор для інформації в таблиці, наприклад номерів продуктів, які однозначно ідентифікувати кожен товар у каталозі, використовуйте його, але лише якщо значення відповідають цим правилам для первинних ключів:

• Ідентифікатор завжди буде різний для кожного запису. Повторювані значення в первинному ключі заборонено.

• Для елемента завжди є значення. Кожен запис у таблиці має містити первинний ключ. Якщо для створення ключа використовується кілька стовпців (наприклад, "Сімейство частин" і "Номер запон"), завжди мають бути присутні обидва значення.

• Первинний ключ – це значення, яке не змінюється. Оскільки на ключі посилаються інші таблиці, будь-які зміни на первинний ключ в одній таблиці означаються змінами, на які посилається цей ключ. Часті зміни збільшують ризик помилок.

Якщо у вас немає очевидного ідентифікатора, використовуйте довільне унікальне число як первинний ключ. Наприклад, можна призначити кожному замовленні унікальний номер замовлення тільки для визначення замовлення.